Formularze ręczne mogą wydawać się nieszkodliwe, dopóki nie zaczną pochłaniać godzin, spowalniać podejmowania decyzji i wprowadzać możliwych do uniknięcia błędów w procesach. Pod każdym wnioskiem o urlop, zgłoszeniem klienta lub formularzem opinii kryje się powtarzalny proces, który czeka na optymalizację.
Rozwiązaniem nie jest tworzenie większej liczby formularzy. Jest nim inwestowanie czasu i pieniędzy w inteligentniejsze formularze.
W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, jak zautomatyzować formularze za pomocą sztucznej inteligencji, aby stworzyć cykle pracy, które samodzielnie myślą, kierują i reagują. I tak, wszystko jest zrobione za pomocą ClickUp — pierwszego na świecie zintegrowanego obszaru roboczego opartego na sztucznej inteligencji!
Zacznijmy! ✅
Dlaczego warto zautomatyzować formularze za pomocą sztucznej inteligencji?
Ręczne przetwarzanie formularzy spowalnia wszystko, niezależnie od tego, czy chodzi o wdrażanie nowych pracowników, zatwierdzanie dokumentów czy obsługę wniosków klientów. Automatyzacja oparta na AI zmienia tę sytuację, przejmując żmudne zadania wykonywane za kulisami.
Oto, co oferuje:
- Zmniejszony wysiłek ręczny: zautomatyzuj wypełnianie formularzy, wprowadzanie danych, walidację i przekazywanie, aby zaoszczędzić czas pracowników działu kadr
- Skrócenie czasu realizacji: przetwarzaj i analizuj formularze w ciągu kilku minut zamiast kilku dni
- Zwiększona dokładność danych: Wykrywaj błędy na wczesnym etapie dzięki wbudowanym funkcjom walidacji i kontroli logicznej
- Ulepszona obsługa: Dostosuj formularze do potrzeb docelowych odbiorców i zmniejsz trudności związane z ich zakończeniem
- Skalowane operacje: Obsługuj rosnącą liczbę formularzy bez zwiększania zatrudnienia
- Niższe koszty operacyjne: Ogranicz papierkową robotę, zmniejsz ilość poprawek i zminimalizuj opóźnienia
👀 Czy wiesz, że... Ponad 80% danych przedsiębiorstw jest uwięzionych w nieustrukturyzowanych dokumentach (w tym formularzach). Automatyzacja formularzy oparta na AI — poprzez inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) — odblokowuje te dane, przekształcając faktury, umowy i formularze podatkowe w ustrukturyzowane informacje, które mogą być faktycznie wykorzystane przez systemy.
Typowe zastosowania automatyzacji formularzy opartej na AI
Pomyśl o każdym formularzu, z którym ma do czynienia Twój zespół — wnioskach urlopowych, rozliczeniach wydatków, listach kontrolnych dla nowych pracowników, formularzach rejestracyjnych klientów lub ankietach opinii. Teraz wyobraź sobie, że formularze te natychmiast się porządkują, weryfikują wprowadzone dane, są kierowane do odpowiednich osób w celu podjęcia działań i aktualizują połączone rekordy.
To właśnie siła automatyzacji opartej na AI. Zobaczmy, gdzie ma ona największy wpływ. 📈
- Przetwarzanie kredytów i faktur: Wyodrębnia i weryfikuje dane finansowe z formularzy, aby przyspieszyć procesy zatwierdzania, płatności i audytów
- KYC i weryfikacja tożsamości: Wykorzystuje optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i uczenie maszynowe do skanowania dokumentów tożsamości i automatycznego wypełniania danych klientów w systemach zgodności
- Weryfikacja CV i wdrażanie nowych pracowników: dopasowuje kandydatów do roli, automatycznie generuje dokumenty rekrutacyjne i zakończone procesy związane z zatrudnieniem nowych pracowników
- Urlop, wynagrodzenia i oceny wyników: śledzenie sald, sygnalizowanie niespójności i zarządza cyklami ocen przy minimalnym nakładzie pracy
- Zarządzanie umowami i dokumentami prawnymi: automatyczne tworzenie projektów, śledzenie zmian i zapewnienie zgodności bez konieczności ręcznego monitorowania
- Obsługa klienta i kierowanie zgłoszeń: Rejestruje zgłoszenia, przypisuje bilety i wysyła automatyczne aktualizacje w czasie rzeczywistym
📖 Przeczytaj również: Możliwości formularzy ClickUp dla zespołów programistów
Najważniejsze funkcje, na które należy zwrócić uwagę w narzędziach do automatyzacji formularzy opartych na sztucznej intel
Nie wszystkie narzędzia AI do tworzenia formularzy są takie same. Niektóre służą wyłącznie do gromadzenia danych, inne pomagają w podejmowaniu decyzji.
Aby naprawdę usprawnić cykl pracy, narzędzia muszą wykraczać poza tworzenie formularzy i bezpośrednio wspierać realizację, przejrzystość i automatyzację na dużą skalę. Powinieneś:
- Wybierz dynamiczną logikę warunku: Wybierz narzędzia z adaptacyjnymi ścieżkami pytań, które reagują na dane wprowadzane przez użytkownika, skracając długość formularza i zwiększając wskaźnik zakończonych
- Priorytetowe traktowanie płynnej integracji: Wybierz platformy, które łatwo łączą się z systemami CRM, HRIS lub systemami wsparcia, aby wyeliminować ręczne przesyłanie danych i zapewnić spójność cyklu pracy
- Poszukaj analiz i pulpitów nawigacyjnych działających w czasie rzeczywistym: Wybierz narzędzia do wypełniania formularzy, które zapewniają natychmiastową widoczność w przesłanych danych, punktach rezygnacji i trendach, umożliwiając ciągłą optymalizację
- wymagaj niestandardowych pól i mapowań: *Upewnij się, że narzędzie oferuje wsparcie dla dostosowanych pól, takich jak priorytet lub typ żądania, aby dane trafiały bezpośrednio do cyklu pracy z pełnym kontekstem
📖 Przeczytaj również: Najlepsze alternatywy dla Jotform, które warto wypróbować
Jak zautomatyzować formularze za pomocą AI
Oto przewodnik krok po kroku pokazujący, jak zautomatyzować formularze za pomocą sztucznej inteligencji. Znajdziesz w nim praktyczne przykłady i dowiesz się, w jaki sposób ClickUp zapewnia wsparcie dla każdego kroku, łącząc formularze, zadania ClickUp, dokumenty, czaty i procesy w jedną potężną aplikację.
Krok 1: Zdefiniuj problem, który chcesz rozwiązać
Zanim przejdziesz do narzędzi, dowiedz się, gdzie formularze spowalniają Twoją pracę.
Czy formularze opinii klientów piętrzą się bez żadnej reakcji? A może dział kadr ręcznie przetwarza każdy wniosek urlopowy?
Zidentyfikuj kluczowe problemy, takie jak opóźnienia, czas poświęcany na ręczne wprowadzanie danych lub niespójne rekordy danych.
Krok 2: Wybierz zestaw narzędzi do automatyzacji formularzy
Jeśli szukasz niezawodnego rozwiązania, ClickUp obejmuje zarówno tworzenie formularzy, jak i dalsze działania.
Ta potężna platforma zwiększająca produktywność zawiera wbudowane oprogramowanie do tworzenia formularzy, które łączy zadania, dokumenty, cele i przepływy pracy w jednym miejscu. Została zaprojektowana, aby pomóc zespołom w zarządzaniu projektami, automatyzacji procesów i efektywnej współpracy, bez problemów związanych ze zmianą kontekstu spowodowaną rozrostem pracy.
Formularze ClickUp umożliwiają tworzenie profesjonalnych formularzy bez konieczności pisania kodu bezpośrednio w obszarze roboczym ClickUp. Oznacza to, że możesz gromadzić zgłoszenia, opinie lub inne rodzaje danych i płynnie zintegrować je z procesem zarządzania projektami.
💡 Porada dla profesjonalistów: Wykorzystaj logikę warunkową w formularzach ClickUp, aby dostosować pytania do odpowiedzi użytkownika. W ten sposób jeden formularz może obsługiwać wiele rodzajów wniosków, takich jak urlop, problemy informatyczne lub opinie, bez obciążania użytkownika nieistotnymi polami.
Oto jak możesz stworzyć proces przyjmowania danych dla dowolnego działu za pomocą formularzy ClickUp:
Krok 3: Utwórz i skonfiguruj formularz
W tym miejscu projektujesz formularz, aby uchwycić to, czego potrzebujesz. Oto kilka najlepszych praktyk:
- Pytaj tylko o to, co jest potrzebne. Formularze powinny być krótkie, a pola warunkowe powinny wyświetlać pytania na podstawie poprzednich odpowiedzi
- Utwórz wiele typów pól, aby dopasować je do swoich danych (np. wybór daty dla osi czasu, lista rozwijana dla wyborów)
- Grupuj powiązane pytania, aby uniknąć niejasności i powtórzeń
Oto jak można to zrobić w ClickUp:
- Otwórz listę, na której chcesz umieścić przesłane
- Dodaj widok formularza, klikając przycisk + Widok, wybierając opcję Formularz i nadając mu nazwę


- Kliknij przycisk Dodaj pytanie na dole, aby dodać nowe pola

- Zastosuj logikę warunkową, aby dostosować formularz do różnych scenariuszy
- Dostosuj swój formularz, zmieniając jego kolory, tekst przycisków i dodając swoje logo, aby zachować spójność z wizerunkiem marki

💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Po utworzeniu formularza nie zapomnij dostosować sposobu obsługi odpowiedzi:
- Wybierz miejsce tworzenia zadań: Upewnij się, że przesłane formularze trafiają do właściwej listy ClickUp
- Przekierowanie po przesłaniu: Przekieruj użytkowników do niestandardowego komunikatu potwierdzającego lub określonego adresu URL
- Dostosuj niestandardowy przycisk przesyłania: Dopasuj ton formularza za pomocą niestandardowych etykiet przycisków, takich jak Prześlij żądanie lub Wyślij opinię
Krok 4: Wytrenuj AI, aby pomogła Ci działać mądrzej
Zanim opublikujesz formularz, poświęć chwilę na jego ulepszenie dzięki analizom opartym na AI. ClickUp Brain, kontekstowy asystent AI ClickUp, pomaga tworzyć inteligentniejsze formularze i przygotować się na przyszłe zadania poprzez analizę danych historycznych i optymalizację ustawień. Wykorzystaj go jako swojego drugiego pilota, aby kształtować formularze w oparciu o rzeczywisty kontekst.
Wynik? Inteligentniejsze formularze, czystsze dane i cykl pracy, który już przed nadejściem pierwszej odpowiedzi myśli z wyprzedzeniem. Dzięki ClickUp Brain możesz:
Dzięki temu Twoje formularze będą bardziej przemyślane, skierowane (na cel) i pomocne, zanim jeszcze zbierzesz nowe odpowiedzi.

🚀 Wypróbuj podpowiedzi, takie jak:
- Podsumuj typowe skargi z poprzednich zgłoszeń, abym mógł dodać odpowiednie opcje do formularza
- Twórz pytania do formularzy onboardingowych na podstawie najczęściej zadawanych pytań nowych pracowników z ostatnich 3 miesięcy
- Lista powtarzających się problemów z raportów incydentów, aby wstępnie wypełnić kategorie przyczyn źródłowych w formularzu
Krok 5: Zautomatyzuj kolejne działania
Zanim formularze zostaną uruchomione, wykorzystaj AI i automatyzację do działania na podstawie zebranych danych. Skonfiguruj wyzwalacze i reguły, aby przypisywać zadania, powiadamiać odpowiednie osoby, aktualizować pola lub przenosić elementy w ramach cyklu pracy.
Dzięki ClickUp Automatyzacjom tworzenie tych cyklów pracy jest jeszcze łatwiejsze i nie wymaga żadnego kodowania. Wystarczy wybrać wyzwalacz, ustawić akcję, a ClickUp zajmie się resztą.

Oto jak to zrobić:
- Przejdź do listy, na której wyświetlane są zadania związane z formularzami, i kliknij przycisk Automatyzuj u góry listy. Spowoduje to otwarcie centrum automatyzacji dla tej listy
- Kliknij + Dodaj automatyzację lub Utwórz automatyzację
- Wybierz „Po utworzeniu zadania” jako wyzwalacz. Dzięki temu każde nowe przesłane formularza uruchomi automatyzację
- Wykorzystaj warunki (takie jak typ żądania lub pilność) do dostosowania działań na podstawie odpowiedzi w formularzu
- Dodaj działania, aby usprawnić cykl pracy:
- Przypisuj zadania na podstawie danych wprowadzonych do formularza
- Aktualizuj status lub tagi w celu śledzenia i ustalania priorytetów
- Wysyłaj powiadomienia za pośrednictwem ClickUp, e-maila lub Slacka
- Zastosuj szablony, takie jak szablony formularzy opinii z podzadaniami, listami kontrolnymi lub polami niestandardowymi
- Przenoś lub kopiuj zadania automatycznie do odpowiedniej listy lub folderu
- Przetestuj za pomocą przesłanego formularza, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Dodaj osoby obserwujące w ClickUp dynamicznie, w zależności od tego, co zostało przesłane. Jeśli wybrano konkretną nazwę klienta lub zadanie zostało oznaczone tagiem zespołu, użyj automatyzacji, aby włączyć odpowiednich interesariuszy bez konieczności ręcznego oznaczania ich za każdym razem.
Obejrzyj to wideo, aby poznać nasze wskazówki dotyczące tworzenia automatyzacji ClickUp przy użyciu komend w języku naturalnym:
Krok 6: Przetestuj, opublikuj i udostępnij swój formularz
Gdy to wszystko zostanie już zrobione, należy:
- Podgląd formularza: Sprawdź przepływ użytkowników, przetestuj logikę warunkową i upewnij się, że automatyzacje działają poprawnie
- Opublikuj swój formularz: Po sfinalizowaniu wystarczy jedno kliknięcie, aby go uruchomić
- udostępnij adres URL formularza: *Rozpowszechniaj go za pośrednictwem e-mail, czatu lub umieść go na swojej stronie internetowej. Pamiętaj, że każde przesłane formularza powoduje natychmiastowe utworzenie zadania na wybranej liście w ClickUp
Krok 7: Śledzenie, analizuj i ulepszaj
Po uruchomieniu automatyzacji zadbaj o jej ciągłą optymalizację. Oto nasze sugestie:
- Użyj widoku listy, kalendarza lub tablicy, aby wyświetlić zarejestrowane odpowiedzi
- Wykorzystaj pulpity nawigacyjne ClickUp, aby wizualizować trendy w przesłanych
- Poproś ClickUp Brain o podsumowanie powtarzających się problemów lub analizę nastrojów na podstawie odpowiedzi

- Dostosuj pola formularzy, logikę lub reguły automatyzacji w oparciu o wydajność
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z agentów AI ClickUp, aby automatycznie sortować przesłane formularze. Gdy pojawi się nowy formularz zgłoszeniowy, agent może analizować odpowiedzi, kategoryzować zgłoszenia, przypisywać je do odpowiedniego zespołu i natychmiast ustalać priorytet lub termin. To tak, jakbyś miał zawsze dostępnego koordynatora, który dba o porządek w przepływie zgłoszeń i krótki czas odpowiedzi.
Najlepsze narzędzia do automatyzacji wypełniania formularzy za pomocą sztucznej inteligencji
Jeśli rozważasz zakup narzędzi do automatyzacji formularzy opartych na AI, oto kilka platform, które warto wziąć pod uwagę:
1. Kreator formularzy AI SafetyCulture
Jeśli kiedykolwiek marzyłeś o tym, aby formularze tworzyły się same, to ten przewodnik jest właśnie dla Ciebie. Kreator formularzy AI firmy SafetyCulture zamienia krótkie podpowiedzi tekstowe w gotowe do kontroli formularze — idealne do kontroli bezpieczeństwa, audytów lub ocen jakości. Możesz nawet załączać media, takie jak zdjęcia i wideo, aby wzbogacić kontekst.
Najlepsze funkcje
- Kreator szablonów typu „przeciągnij i upuść” do inspekcji, list kontrolnych i formularzy, w tym załączników multimedialnych (zdjęć itp.) dla pracowników terenowych
- Cykl pracy zorientowany na zgodność i operacje: przypisuj zadania na podstawie wyników formularzy, integruj z innymi systemami i monitoruj działania następcze
- Wsparcie przede wszystkim urządzeń mobilnych (rejestrowanie danych w terenie w trybie offline, synchronizacja później) oraz pulpity nawigacyjne z danymi z formularzy/kontroli w czasie rzeczywistym dla wszystkich zespołów
Limits
- Niektórzy użytkownicy zgłaszają ograniczoną elastyczność/możliwości dostosowywania w przypadku bardzo niestandardowych układów formularzy lub złożonej logiki rozgałęzień
Ceny
- Niestandardowe ceny
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,6/5 (ponad 150 ocen)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 240 ocen)
2. Tally
Tally tworzy w pełni warunkowy formularz na podstawie celów podanych prostym językiem. Stanowi on doskonałą alternatywę dla SurveyMonkey i Google Forms, a ponadto zapewnia szyfrowanie zgodne z RODO, dzięki czemu idealnie nadaje się do środowisk, w których prywatność ma szczególne znaczenie.
Najlepsze funkcje
- Twórz nieograniczoną liczbę formularzy i przesłanych w ramach bezpłatnego pakietu (w ramach uczciwego użytkowania)
- Wykorzystaj zaawansowaną logikę formularzy, obliczenia, przekazywanie odpowiedzi i ukryte pola w celu dostosowania formularzy do własnych potrzeb
- Jego redaktor działa jak dokument tekstowy: wystarczy wpisać tekst, aby dodać bloki/pytania, a następnie użyć skrótów, aby zrobione były zadania
Limits
- Chociaż Tally jest niezwykle wydajny w przypadku standardowych formularzy, może mieć mniej rozbudowane funkcje związane z intensywnymi cyklami pracy biznesowymi (np. zaawansowane branch, wieloetapowa automatyzacja) w porównaniu z najlepszymi platformami do obsługi formularzy dla przedsiębiorstw
Ceny
- Free
- Pro: 29 USD/miesiąc
- Biznes: 89 USD/miesiąc
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,8/5 (ponad 50 ocen)
- Capterra: Niewystarczająca liczba recenzji
3. Intellistack (dawniej Formstack AI)
Intellistack (zmieniona marka Formstack) oferuje zespołom biznesowym tworzenie formularzy AI bez kodowania, generowanie dokumentów i automatyzację cyklu pracy. Platforma kładzie nacisk na pełne procesy cyklu pracy — od data powstania formularzy, poprzez generowanie dokumentów, aż po realizację cyklu pracy — co czyni ją atrakcyjną dla finansów, HR, ubezpieczeń i innych zastosowań back-office wymagających przetwarzania dużych ilości danych.
Najlepsze funkcje
- Wprowadź podpowiedź, aby wygenerować formularz, zamiast ręcznie dodawać każde pole
- Uzyskaj wsparcie dla przetwarzania dokumentów na dużą skalę w cyklach pracy
Limits
- Niektórzy użytkownicy dokonują raportowania, że bardziej zaawansowane funkcje automatyzacji/przepływu pracy wymagają dłuższego okresu nauki
Ceny
- Formularze: od 99 USD miesięcznie
- Pakiet: od 250 USD miesięcznie
- Przedsiębiorstwa: Ceny niestandardowe
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,3/5 (ponad 450 recenzji)
- Capterra: 4,0/5 (ponad 110 recenzji)
📖 Przeczytaj również: Jak utworzyć formularz w programie Excel
Dlaczego ClickUp wyróżnia się spośród narzędzi do tworzenia formularzy opartych na AI?
ClickUp nie jest tylko kolejnym narzędziem w Twoim zestawie, ale staje się całym zestawem. Otrzymujesz jeden, połączony system, który rozwija się wraz z Twoim cyklem pracy.
Oto, co wyróżnia go spośród innych narzędzi do automatyzacji formularzy opartych na AI:
👉🏻 Ujednolicone zarządzanie wiedzą: Twórz wewnętrzne wiki, standardowe procedury operacyjne (SOP) i dokumenty do wspólnej edycji wraz z formularzami i zadaniami ClickUp Docs. Burza mózgów lub wizualne mapowanie procesów za pomocą ClickUp Tablica — wszystko na tej samej platformie
👉🏻 Niestandardowe pulpity nawigacyjne i raportowanie: Natychmiastowa wizualizacja odpowiedzi z formularzy dzięki konfigurowalnym pulpitom ClickUp. Połącz dane z formularzy z metrykami projektu, wykresami obciążenia pracą i innymi elementami, aby uzyskać pełny obraz swoich działań
👉🏻 Zaawansowane uprawnienia i zabezpieczenia: Kontroluj, kto może mieć widok, edytować lub przesyłać formularze. Ustal szczegółowe uprawnienia dla wrażliwych cykli pracy, zapewniając zgodność z przepisami i prywatność danych we wszystkich zespołach
📮 ClickUp Insight: 30% pracowników uważa, że automatyzacja pozwoliłaby im zaoszczędzić 1–2 godziny tygodniowo, a 19% szacuje, że dzięki niej zyskałoby 3–5 godzin na głęboką, skoncentrowaną pracę.
Nawet niewielkie oszczędności czasu sumują się: zaledwie dwie godziny zaoszczędzone tygodniowo to ponad 100 godzin rocznie — czas, który można poświęcić na kreatywność, myślenie strategiczne lub rozwój osobisty. 💯
Dzięki agentom AI ClickUp i ClickUp Brain możesz zautomatyzować cykle pracy, generować aktualizacje projektów i przekształcać notatki ze spotkań w praktyczne kolejne kroki — wszystko w ramach tej samej platformy. Nie potrzebujesz dodatkowych narzędzi ani integracji — ClickUp zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do automatyzacji i optymalizacji dnia pracy w jednym miejscu.
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma RevPartners obniżyła koszty SaaS o 50% dzięki konsolidacji trzech narzędzi w ClickUp — uzyskując ujednoliconą platformę z bardziej zaawansowanymi funkcjami, ściślejszą współpracą i jednym źródłem informacji, które jest łatwiejsze w zarządzaniu i skalowaniu.
⚙️ Bonus: Wypróbuj szablon formularza opinii ClickUp, aby zbierać opinie od użytkowników, współpracowników lub klientów i podejmować na ich podstawie odpowiednie działania. Jest to pomocne w gromadzeniu sugestii, zgłoszeń błędów lub recenzji oraz utrzymywaniu porządku.
Formularze tak inteligentne, że mogą po prostu poprosić o urlop
Formularze nie muszą zalegać w skrzynkach odbiorczych ani gubić się w arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki AI mogą one wykonywać złożone zadania i zapewniać płynność pracy bez konieczności ciągłego sprawdzania. Oznacza to mniej opóźnień, mniej błędów i więcej czasu poświęconego na rzeczywistą pracę.
ClickUp łączy cały ten cykl w jedną połączoną platformę.
Możesz tworzyć formularze, które generują zadania, natychmiast je przypisują i aktualizują pola na podstawie odpowiedzi. ClickUp Brain pomaga udoskonalić formularze przy użyciu rzeczywistych danych, dzięki czemu każde pytanie ma swój cel, a każdy cykl pracy przebiega zgodnie z planem.