Badania pokazują, że typowy pracownik umysłowy nawiązuje codziennie połączenie z sześcioma osobami tylko po to, aby jego praca była zrobiona, a każde z tych połączeń generuje więcej dokumentacji do opracowania.
Ale rzecz w tym, że nauka automatyzacji dokumentacji za pomocą AI jest prostsza niż myślisz. Dzięki narzędziom takim jak ClickUp (i odpowiednim strategiom) możesz zamienić godziny ręcznego pisania na minuty inteligentnej automatyzacji.
Zacznijmy od razu! 💪🏼
Dlaczego automatyzacja dokumentacji ma znaczenie
Masz dość ciągłego pisania tych samych rzeczy? Rozumiemy to. Ręczne dokumentowanie projektów jest najgorsze.
- To pochłania Twój czas ⏳
- To powtarzalne 📋
- A zbyt łatwo jest coś zepsuć ❌
A teraz wyobraź sobie następującą sytuację:
- Aktualizacje odbywają się samodzielnie
- Niezbędne dane są natychmiast synchronizowane między narzędziami
- Wszyscy są zawsze na tej samej stronie
To właśnie automatyzacja dla Ciebie. Pozwala ona na gromadzenie informacji w czasie rzeczywistym, zachowanie spójności i uwolnienie czasu na wykonywanie zadań strategicznych wymagających bystrości umysłu, w przeciwieństwie do tradycyjnych procesów ręcznych, które zwiększają ryzyko błędu ludzkiego i spowalniają pracę zespołów.
Czym są narzędzia do dokumentacji oparte na AI?
Narzędzia do dokumentacji oparte na AI to oprogramowanie, które automatycznie tworzy i porządkuje dokumenty biznesowe przy użyciu sztucznej inteligencji.
Te narzędzia AI wykorzystują technologie takie jak przetwarzanie języka naturalnego, wizja komputerowa, optyczne rozpoznawanie znaków i uczenie maszynowe, aby dokładnie identyfikować i organizować istotne informacje z danych nieustrukturyzowanych i zeskanowanych dokumentów.
Zamiast ręcznego wprowadzania danych, można je pobierać z wielu źródeł, w tym z wiadomości e-mail, dokumentów projektowych lub zgłoszeń klientów. Twoje rozmowy wideo, system zarządzania projektami lub komunikacja zespołowa są przekazywane do AI.
Następnie narzędzie wspomagające pisanie analizuje informacje, identyfikuje kluczowe punkty i generuje dokumentację dostosowaną do preferowanego formatu.
Jak zautomatyzować automatyzację dokumentacji za pomocą AI
Jak więc zautomatyzować dokumentację za pomocą AI?
Omówmy to krok po kroku, korzystając z ClickUp, aplikacji do pracy, która łączy zarządzanie projektami, zarządzanie wiedzą i czat — wszystko to oparte na AI, która pomaga pracować szybciej i mądrzej.
Posłużymy się jednym przykładem: Twój zespół produktowy właśnie wprowadził nową funkcję i chcesz udokumentować to wydanie, aktualizować je w miarę rozwoju sytuacji i udostępniać innym zespołom.
Oto dokładny opis, jak zautomatyzować zarządzanie cyklem życia dokumentów. 💁
Krok 1: Przed rozpoczęciem pisania ustal jasną strukturę
Zacznij od planowania rodzaju dokumentacji procesów, której Twój zespół potrzebuje do wydania produktu.
Oto kilka typowych rodzajów dokumentów, które można wykorzystać w nowej funkcji:
- Przegląd produktu
- Notatka o aktualizacji
- Podsumowanie kontroli jakości i testów
- Znane problemy i rozwiązywanie problemów
- Narzędzie do śledzenia opinii klientów niestandardowych
- Instrukcje obsługi
- Standardowe procedury operacyjne
Utwórz dokument ClickUp dla danej funkcji i podziel go na zagnieżdżone strony dla każdej z tych sekcji. Dzięki temu dokument będzie łatwy w nawigacji i aktualizacji w miarę napływania nowych informacji. Możesz połączyć dokument z funkcją ClickUp zadanie ClickUp, aby zawsze pozostawał połączony z pracą.
Dokumenty te będą częścią większej struktury uporządkowanych plików i folderów w Docs Hub, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł się do nich odwoływać w razie potrzeby.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze parsery PDF do automatyzacji przetwarzania dokumentów
Krok 2: Przygotuj zawartość publikacji na podstawie rzeczywistych danych dotyczących zadań
Gdy dokument jest gotowy, czas zacząć go wypełniać. Ręczne wpisywanie wszystkiego spowalnia pracę zespołu, zwłaszcza gdy kluczowe szczegóły są już zawarte w zadaniach.
Przejdź do strony z informacjami o wydaniu i użyj ClickUp Brain, zintegrowanego asystenta opartego na AI, aby wygenerować pierwszy szkic. Wpisz „/” i wybierz Write with AI, lub użyj ikony AI i podpowiedź, np. „Sporządź szkic informacji o wydaniu na podstawie szczegółów z połączonego zadania”.
Możesz również skorzystać z obszernej biblioteki szablonów zawartości platformy, aby szybko uporządkować informacje o aktualizacjach, poprawkach błędów lub dokumentację funkcji.
ClickUp Brain skanuje zadanie, dziennik zmian, notatki programistów i komentarze wewnętrzne, a następnie tworzy przejrzyste podsumowanie. Możesz je przeglądać, edytować i umieszczać na stronie bez konieczności przełączania się między narzędziami do automatyzacji przepływu pracy.
clickUp Brain MAX to zoptymalizowana pod kątem komputerów stacjonarnych AI, stworzona z myślą o dyktowaniuJeśli pracujesz z długimi instrukcjami, nagraniami ze spotkań lub zbiorczymi aktualizacjami dokumentów, skorzystaj z ClickUp Brain MAX — wersji Brain zoptymalizowanej pod kątem komputerów stacjonarnych. Jej wyróżniającą się funkcją jest Talk-to-Text*: dyktuj lub przesyłaj nagrania na komputer, a Brain MAX przekształci je w uporządkowane, gotowe do wyszukiwania dokumenty (nagłówki, podsumowania punktowane i sugerowane zadania).
Szybkie korzyści:
- Dyktuj notatki ze spotkań lub przesyłaj nagrania ekranu → natychmiastowy szkic z sygnaturami czasowymi
- Przetwarzaj zbiorczo długie transkrypcje bez utraty formatu lub kontekstu
- Uzyskaj gotowe do przeglądu podsumowania i sugestie zadań, które możesz umieścić w dokumencie wydania
Krok 3: Dokumentacja powinna być powiązana z aktualną pracą
Dokumenty są najbardziej przydatne, gdy są połączone z rzeczywistymi działaniami Twojego zespołu. Połączenie dokumentu z zadaniami gwarantuje, że zawsze odzwierciedla on rzeczywisty postęp i kontekst.
W ClickUp możesz tworzyć relacje między dokumentami a zadaniami. Aby skorzystać z tej funkcji, połącz dokument wydania z głównym zadaniem i wszelkimi podzadaniami dotyczącymi rozwoju, kontroli jakości i opinii. Te linki do zadań pojawiają się na pasku bocznym, umożliwiając Twojemu zespołowi przełączanie się między dokumentacją a zadaniami do wykonania za pomocą jednego kliknięcia.
Załóżmy, że Twój zespół wsparcia technicznego odnotowuje wzrost liczby zgłoszeń dotyczących tego samego problemu. Może on otworzyć dokument, sprawdzić sekcję dotyczącą rozwiązywania problemów i bezpośrednio połączyć z nią nowe zadania wsparcia technicznego. Poprawia to jakość dokumentacji i pozwala na lepszą obsługę klienta.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: skorzystaj z analiz (lub zapytaj oprogramowanie AI), aby zidentyfikować dokumenty, które mają duży ruch, ale niskie zaangażowanie. Są to najlepsze kandydatki do wyjaśnienia, wzbogacenia o multimedia lub ulepszenia układu.
Krok 4: Automatyczne wyzwalanie aktualizacji w miarę postępów w realizacji zadań
Po oznaczeniu zadania jako zakończonego możesz zaktualizować notatkę o wydaniu, powiadomić inne zespoły lub utworzyć listę kontrolną działań następczych. Wszystko to można zautomatyzować.
Wykorzystaj automatyzacje ClickUp, aby jako wyzwalacze działań związanych z dokumentacją wykorzystywać status zadania, eliminując zbędne procesy ręczne.
Na przykład:
- Kiedy zadanie przechodzi do statusu „Zrobione”
- Uruchom wyzwalacz AI, aby podsumować zadanie
- Wstaw podsumowanie na stronie z notatką o wydaniu
- Powiadom kanał wspierania, że dokument został zaktualizowany
Teraz, gdy Twój programista zakończy zadanie, możesz polegać na zautomatyzowanym rozwiązaniu do przetwarzania dokumentów, które samo się aktualizuje i powiadamia wszystkich zainteresowanych.
📮 ClickUp Insight: 1 na 4 pracowników używa co najmniej czterech narzędzi tylko po to, aby stworzyć kontekst w pracy. Kluczowe informacje mogą być ukryte w e-mailu, rozwinięte w wątku Slacka i udokumentowane w oddzielnym narzędziu, co zmusza zespoły do marnowania czasu na poszukiwanie informacji zamiast wykonywania pracy.
ClickUp łączy cały cykl pracy w jedną zunifikowaną platformę. Dzięki funkcjom takim jak ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Dokumenty i ClickUp Brain wszystko pozostaje w połączeniu, zsynchronizowane i natychmiast dostępne. Pożegnaj się z „pracą nad pracą” i odzyskaj swój wydajny czas.
💫 Rzeczywiste wyniki: Dzięki ClickUp zespoły mogą zaoszczędzić ponad 5 godzin tygodniowo, co daje ponad 250 godzin rocznie na osobę, eliminując przestarzałe procesy zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co Twój zespół mógłby osiągnąć, mając dodatkowy tydzień wydajności w każdym kwartale!
Krok 5: Automatycznie pobieraj informacje z powiązanych zadań
Po uruchomieniu funkcji pojawią się nowe zadania, takie jak opinie klientów, błędy i wewnętrzne zgłoszenia. Twoja AI do dokumentacji powinna to odzwierciedlać bez konieczności ręcznego przepisywania.
Użyj pól AI w widoku listy ClickUp, aby automatycznie generować podsumowania, dzienniki opinii lub kolejne kroki dla każdego powiązanego zadania. Następnie przenieś te wyniki do nowej sekcji dokumentu, np. „Wnioski po uruchomieniu” lub „Najważniejsze opinie klientów”.
Na przykład, jeśli Twój zespół wsparcia zarejestruje pięć zadań związanych z opiniami, możesz ustawić pole AI, aby podsumować każde z nich i wkleić te podsumowania bezpośrednio do dokumentu.
📖 Przeczytaj również: Free szablony i formaty SOP (standardowych procedur operacyjnych)
Krok 6: Przeglądaj i aktualizuj dokumentację bez konieczności rozpoczynania od nowa
Dokumenty, które pozostają nietknięte, szybko stają się nieaktualne, dlatego warto wprowadzić regularne cykle przeglądów, aby Twój zespół mógł udoskonalać zawartość w miarę rozwoju sytuacji.
Skonfiguruj powtarzające się zadania w ClickUp, aby przypominać zespołowi o comiesięcznym przeglądaniu dokumentu dotyczącego wydania. W odpowiednim momencie użyj ClickUp Brain w dokumencie, aby przepisać starsze sekcje, podsumować długie strony lub usunąć nieaktualne sformułowania.
Na przykład, gdy Twój zespół wydaje poprawkę lub niewielką aktualizację, zaznacz starą sekcję w dokumencie i podpowiedź Brain, aby ją przepisał przy użyciu nowych danych zadania. W ciągu kilku sekund otrzymasz przejrzystą, zaktualizowaną zawartość.
💡 Porada dla profesjonalistów: Zastosuj strukturę „piramidy dokumentacji”. Uporządkuj swoją wiedzę w warstwach:
- Warstwa 1: Szybkie odpowiedzi (często zadawane pytania, jednozdaniowe odpowiedzi)
- Warstwa 2: Instrukcje i standardowe procedury operacyjne
- Warstwa 3: Głęboki kontekst (dokumenty techniczne, uzasadnienie)
AI może lepiej poruszać się po wszystkich danych, gdy są one przejrzyście uporządkowane i spójnie formatowane.
Najlepsze oprogramowanie AI do automatyzacji dokumentacji
Istnieje kilka narzędzi, które mogą pomóc w automatyzacji różnych części procesu dokumentacji. Niektóre skupiają się na tworzeniu zawartości, podczas gdy inne łączą dokumentację z pracą nad projektem.
Dla zespołów, które chcą stworzyć uporządkowaną, skalowalną dokumentację, mamy kilka opcji. 📋
1. Grammarly
Grammarly pomaga udoskonalić Twój styl pisania podczas pracy, sugerując poprawki dotyczące tonu, gramatyki i przejrzystości, dzięki czemu złożone dokumenty pozostają przejrzyste i łatwe do zrozumienia. Niezależnie od tego, czy tworzysz specyfikacje produktów, oferty czy e-mail, Grammarly zapewnia profesjonalny i spójny przekaz w narzędziach takich jak Dokumenty Google, Slack i Gmail.
Najlepsze funkcje Grammarly
- Wykrywa problemy gramatyczne, ortograficzne i interpunkcyjne w czasie rzeczywistym
- Dostosowuje ton do kontekstu — formalny, przyjazny lub pewny siebie
- Sugeruje przeróbki zdań w celu uzyskania większej jasności i zwięzłości
- Działa w przeglądarkach, e-mailach i aplikacjach do współpracy
Ograniczenia Grammarly
- Może czasami nadmiernie korygować kreatywne lub konwersacyjne teksty
- Aby korzystać z pełnej funkcji, wymagane jest połączenie z Internetem
Ceny GrammarlyBezpłatna wersjaPremium: 30 USD/miesiącBiznes: ceny niestandardowe
Oceny i recenzje GrammarlyG2: 4,7/5 (ponad 11 000 recenzji)Capterra: 4,7/5 (ponad 7000 recenzji)
2. Zapier
Zapier łączy Twoje aplikacje, aby zautomatyzować zadania w różnych narzędziach. Możesz ustawić go tak, aby powiadamiał członków zespołu o aktualizacji zawartości, przenosił dane z formularzy do dokumentacji, uruchamiał działania następcze jako wyzwalacz, a nawet umożliwiał dostęp do historii wersji dokumentów.
Najlepsze funkcje Zapier
- Integruje się z ponad 6000 aplikacji, w tym ClickUp, Slack i Arkusze Google
- Wielostopniowe cykle pracy („Zaps”) do złożonej automatyzacji
- Logika warunkowa dla zaawansowanego routingu
- Ustawienia bez kodowania dzięki gotowym szablonom
Ograniczenia Zapier
- Złożone automatyzacje mogą stać się kosztowne na dużą skalę
- Sporadyczne opóźnienia synchronizacji w przypadku dużych zbiorów danych
Ceny ZapierFreeStarter: 29,99 USD/miesiącProfessional: 73,50 USD/miesiącTeam: 103,50 USD/miesiącCompany: ceny niestandardowe
Oceny i recenzje ZapierG2: 4,5/5 (ponad 1800 recenzji)Capterra: 4,7/5 (ponad 2600 recenzji)
3. Speechify
Speechify pomaga słuchać zawartości pisemnej lub przekształcać własną mowę na edytowalny tekst. Jest to idealne rozwiązanie do robienia notatek, burzy mózgów lub tworzenia konspektów pomysłów w podróży. Dzięki opcjom głosowym opartym na AI możesz naturalnie czytać lub dyktować dokumenty w Internecie i na urządzeniach mobilnych.
Najlepsze funkcje Speechify
- Konwertuje tekst na mowę za pomocą naturalnie brzmiących głosów /AI
- Przepisuje notatki głosowe na edytowalny tekst
- Działa w przeglądarkach, telefonach i plikach PDF
- Regulowana prędkość odtwarzania i style głosu
Ograniczenia Speechify
- Zaawansowane funkcje głosowe i dokładność transkrypcji wymagają płatnego planu
- Ograniczona offline funkcja na niektórych urządzeniach
Ceny SpeechifyBezpłatna wersja Premium: 11,58 USD/miesiąc (rozliczane rocznie) Dostęp do audiobooków: ceny niestandardowe
Oceny i recenzje SpeechifyG2: 4,6/5 (ponad 150 recenzji)Capterra: 4,7/5 (ponad 80 recenzji)
4. ClickUp
ClickUp przenosi proces dokumentacji do tej samej przestrzeni, w której odbywa się rzeczywista praca. Łączy zawartość z zadaniami, osiami czasu i zespołami, dzięki czemu dokumenty pozostają aktualne i przydatne.
Oto dodatkowe funkcje oprogramowania do automatyzacji dokumentacji dostępne w ClickUp:
- *wizualizuj swoje procesy: planuj przepływ dokumentacji, łącz pomysły z zadaniami i przekształcaj burze mózgów w uporządkowane dokumenty dzięki tablicom ClickUp Whiteboards
- Monitoruj postępy: Skonfiguruj niestandardowe karty na żywo w panelach ClickUp, które śledzą aktualizacje dokumentów, zaległe recenzje i obciążenie pracą zespołu
- Łatwe planowanie pracy: Przypisuj terminy pisania, sprawdzania i publikowania dokumentów bez opuszczania swojego cyklu pracy dzięki ClickUp Assign Comments
- *podziel zadania za pomocą list kontrolnych: Przydziel konkretne sekcje dokumentu różnym członkom zespołu i śledź postępy realizacji za pomocą podzadań w ClickUp
- Skup się na rozmowach: udostępniaj aktualizacje w czasie rzeczywistym i rozwiązywaj problemy bez zmiany kontekstu dzięki ClickUp Chat do współpracy zespołowej
- Natychmiastowe wyszukiwanie zawartości: przeszukuj zadania, dokumenty i komentarze, aby szybko usprawnić ekstrakcję danych dzięki funkcji ClickUp Connected Search
Ograniczenia ClickUp
- Stroma krzywa uczenia się dla początkujących użytkowników ze względu na rozbudowane funkcje
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUpG2: 4,7/5 (ponad 10 000 recenzji)Capterra: 4,6/5 (ponad 4000 recenzji)
ClickUp ma wiele do zaoferowania w jednym miejscu, np. zarządzanie projektami, opcje burzy mózgów, zarządzanie zadaniami, planowanie projektów, zarządzanie dokumentacją itp. Zdecydowanie ułatwiło nam życie, ponieważ jest łatwe w użyciu, ma dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika i ułatwia współpracę w ramach zespołu oraz z innymi zespołami. Byliśmy w stanie lepiej zarządzać pracą, łatwo śledzić i raportować postępy, a dzięki codziennym spotkaniom dotyczącym postępów łatwo było planować przyszłość.
ClickUp ma wiele do zaoferowania w jednym miejscu, np. zarządzanie projektami, opcje burzy mózgów, zarządzanie zadaniami, planowanie projektów, zarządzanie dokumentacją itp. Zdecydowanie ułatwiło nam życie, ponieważ jest łatwe w użyciu, ma dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika i ułatwia współpracę w ramach zespołu oraz z innymi zespołami. Byliśmy w stanie lepiej zarządzać pracą, łatwo śledzić i raportować postępy, a dzięki codziennym spotkaniom dotyczącym postępów łatwo było planować przyszłość.
Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji dokumentacji
Oto kilka technik automatyzacji dokumentacji. 👀
- Zamień wiedzę ukrytą w zasoby, które można przeszukiwać: Zapisz ukrytą wiedzę specjalistyczną, automatycznie dokumentując uzasadnienia decyzji, rozwiązania zastępcze i wnioski wyciągnięte z analizy projektów po ich zakończeniu
- Twórz predykcyjne cykle pracy zarządzania dokumentacją : Wykorzystaj AI, aby zidentyfikować procesy, które najprawdopodobniej będą wymagały aktualizacji w oparciu o sezonowe wzorce, zmiany w zespole lub fazy rozwoju firmy, a następnie proaktywnie oznacz je do przeglądu
- Skonfiguruj dynamiczne materiały szkoleniowe: Twórz dokumentację dostosowaną do różnych stylów uczenia się i poziomów doświadczenia, automatycznie dostosowując stopień złożoności i przykłady w oparciu o rolę i doświadczenie czytelnika
- wdrażaj automatyzację dokumentacji informacji o klientach: *Przekształcaj opinie klientów, zgłoszenia do wsparcia technicznego i rozmowy sprzedażowe w praktyczną wiedzę biznesową
💡 Porada dla profesjonalistów: Oznaczaj lub redaguj poufne dane przed opublikowaniem dokumentów publicznych lub udostępnianych dzięki moderacji zawartości opartej na AI, aby zapewnić zgodność z przepisami (np. dane osobowe, poświadczenia bezpieczeństwa). Jest to szczególnie pomocne w przypadku baz wiedzy przeznaczonych dla klientów.
Przełącz swoje dokumenty na autopilota dzięki ClickUp
Ręczne tworzenie dokumentacji spowalnia pracę zespołów, powoduje błędy i odwraca uwagę od zadań o dużym znaczeniu. Gdy wszystkie procesy, decyzje i aktualizacje przepływają przez scentralizowany system, współpraca ulega poprawie, a realizacja zadań przyspiesza.
ClickUp łączy uporządkowane dokumenty, natychmiastową pomoc AI i zaawansowane automatyzacje w jednym, przyjaznym dla użytkownika interfejsie. Zespoły tworzą aktywną, przeszukiwalną, praktyczną i stale aktualizowaną dokumentację, która ewoluuje wraz z ich pracą.
Na co czekasz? Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! ✅