Średnio amerykańskie małe firmy otrzymują płatności 8,2 dnia po terminie.
Nie jest to idealna sytuacja, gdy próbujesz zamknąć księgi, osiągnąć cele lub utrzymać się na powierzchni. Oprócz obciążenia finansowego opóźnienia w płatnościach zwiększają ryzyko kredytowe, zakłócają przepływ gotówki i wyczerpują i tak już nadwyrężone zespoły.
Wdrożenie sztucznej inteligencji w procesie płatności może jednak przyspieszyć działania i zapewnić większą kontrolę oraz widoczność operacji finansowych.
W tym poście na blogu omówimy konkretne korzyści płynące z wykorzystania AI w zarządzaniu należnościami (AR) oraz najlepsze narzędzia do modernizacji procesów AR. (Uwaga, spoiler: to ClickUp, a my pokażemy Ci dlaczego!)
⭐️ Polecany szablon
Szablon planu działania w zakresie należności ClickUp to cenne narzędzie do monitorowania postępów firmy w zarządzaniu należnościami. Pozwala szybko identyfikować i rozwiązywać wszelkie powtarzające się problemy, które mogą powodować opóźnienia w płatnościach, zapewniając zdrowy i przewidywalny przepływ gotówki.
Czym są należności (AR) i dlaczego stanowią wąskie gardło
Należności od klientów to terminowe płatności, których firma oczekuje od klientów za dostarczone towary lub usługi. Stanowią one wpływy pieniężne jako aktywa obrotowe w bilansie.
Terminowe ściąganie należności poprawia zarządzanie przepływami pieniężnymi, pomagając firmom pokrywać wydatki, płacić dostawcom i finansować rozwój. Z drugiej strony opóźnienia mogą prowadzić do braku gotówki, utraty możliwości i uzależnienia od zewnętrznego finansowania.
Typowe problemy związane z należnościami
Zarządzanie należnościami wydaje się proste: wysyłanie faktur, windykacja zaległych płatności i uzgadnianie sald. Jednak proces ten jest często powolny, ręczny i reaktywny, co prowadzi do kosztownych wąskich gardeł organizacyjnych.
Według Xero Small Business Insights (XSBI) , nawet jeden dzień opóźnienia w płatnościach faktur prowadzi do wzrostu zadłużenia małych firm w danym kwartale o 1, 1%, co stanowi około 278, 7 mld dolarów dodatkowego zadłużenia na wszystkich rynkach.
Firmy, które mają 7–8 dni opóźnienia w płatnościach, zwiększają poziom zadłużenia o 6,8%. Powoduje to obciążenie kapitału obrotowego i zwiększa zależność od wysokoprocentowych, krótkoterminowych kredytów.
Większość małych firm nie zwraca się do banków, gdy pojawiają się problemy z przepływem gotówki. Zamiast tego zaciągają pożyczki od pozabankowych pożyczkodawców, którzy oferują wyższe oprocentowanie i krótsze cykle spłaty, co z czasem pogłębia ich problemy finansowe.
Ręczne cykle pracy tylko pogarszają sytuację. Wiele zespołów nadal:
- Wysyłanie przypomnień z opóźnieniem lub nieregularnie
- Polegaj na arkuszach kalkulacyjnych do śledzenia przeterminowanych faktur
- Brak zautomatyzowanych cykli pracy eskalacji
W konsekwencji następują opóźnienia w płatnościach, napięte relacje z klientami i gwałtowny wzrost wskaźnika DSO (dni spłaty należności). Zespoły finansowe mają również trudności z identyfikacją kont wysokiego ryzyka lub realistyczną oceną kwoty środków pieniężnych, które można odzyskać w ciągu najbliższych 30 dni.
Brak widoczności może prowadzić do utraty terminów płatności, opóźnień w inwestycjach i niepewności w ostatniej chwili.
AI w księgowości może to zmienić. Możesz wprowadzić automatyzację i inteligencję do procesu obsługi należności, aby uzyskać kontrolę, szybkość i wgląd w dane, a tym samym maksymalne korzyści.
👀 Czy wiesz, że? Firmy w Wielkiej Brytanii tracą około 56,4 miliona godzin na egzekwowanie zaległych płatności.
Jak AI jest wykorzystywana w obszarze należności
Dłuższe terminy płatności mogą przyciągać klientów, ale często wiążą się z większym zadłużeniem i ryzykiem przepływów pieniężnych.
Dlatego strategiczne zarządzanie należnościami jest niezbędne. Należy aktywnie wystawiać faktury klientom i stworzyć system przypomnień o płatnościach, pomimo wydłużonych osi czasu.
Modele AI i uczenia maszynowego (ML) przetwarzają ogromne ilości danych wewnętrznych i zewnętrznych, takich jak zachowania klientów i historia płatności, aby odkrywać wzorce, tworzyć prognozy i generować rekomendacje.
Uzyskaj dostęp do wydajnych procesów obsługi należności, które zachęcają do terminowych płatności i skalowania bez zakłócania operacji finansowych.
Oto kilka praktycznych przykładów zastosowania narzędzi AI w księgowości, które mają realny wpływ na działalność firmy:
1. Generowanie faktur i zarządzanie nimi
Ręczne fakturowanie opóźnia windykację, zanim jeszcze przejdziesz do fazy działań następczych. Literówka lub nieprawidłowy termin płatności mogą opóźnić płatności o tygodnie i wyzwolić niepotrzebną korespondencję z klientami.
Wykorzystanie rozwiązań AI zmienia tę sytuację, zapewniając dokładne, elastyczne i szybkie przetwarzanie faktur.
🔍 Automatyczne generowanie faktur można wykorzystać do:
- Wyodrębnij szczegóły rozliczeń z umów, zamówień i wpisów CRM, aby automatycznie generować faktury przy minimalnym nakładzie pracy ręcznej. Wykorzystaj informacje z poprzednich płatności do śledzenia i automatycznego stosowania odpowiednich stawek podatkowych, warunków rabatowych lub instrukcji płatności na podstawie historii klienta
- Oznacz brakujące dane, błędy formatowania lub niespójności przed wysłaniem faktury, zmniejszając prawdopodobieństwo sporów
📌 Wykorzystaj narzędzia AI zintegrowane z systemem ERP, aby uruchamiać tworzenie faktur po oznaczeniu zadania jako zakończone lub potwierdzeniu wysyłki. Eliminuje to lukę między świadczeniem usługi a wystawieniem faktury.
📖 Przeczytaj również: Przykłady i formaty księgi głównej w rachunkowości
2. Prognozy płatności i ocena ryzyka
Wiedza o tym, z kim należy się skontaktować i kiedy, może utrudniać procesy związane z należnościami. Nie wszyscy klienci zachowują się tak samo. Niektórzy są niezawodni i płacą przed terminem, inni regularnie potrzebują przypomnienia, a jeszcze inni płacą dopiero po eskalacji.
Tradycyjnie identyfikowanie tych wzorców wymagało przeglądania raportów dotyczących przeterminowanych należności i opierania się na założeniach. Jednak AI zmienia tę sytuację, przekształcając surowe dane dotyczące płatności w jasne, przyszłościowe informacje.
🔍 Oto, jak to działa:
- Przeprowadź analizę predykcyjną na podstawie historycznych zachowań płatniczych, trendów branżowych i zewnętrznych danych kredytowych, aby prognozować terminy płatności konkretnych klientów
- Przypisz w czasie rzeczywistym ocenę ryzyka każdemu klientowi lub fakturze, wskazując konta, które wykazują tendencję do zaległości w płatnościach, korzystając z uczenia maszynowego
- Zsymuluj, jak opóźnienia kluczowych klientów mogą wpłynąć na ogólną płynność finansową i zarządzanie przepływami pieniężnymi
📌 Dzięki dokładnym prognozom zespoły finansowe mogą ustalać priorytety windykacji, tworzyć rezerwy lub renegocjować warunki przed wystąpieniem kryzysu płynnościowego.
⭐️ Studium przypadku: Analiza predykcyjna w celu ukierunkowania wysiłków związanych z odzyskiwaniem należności
Wiodący producent rur PCV stanął przed rosnącym wyzwaniem: narastającymi zaległościami w płatnościach, które blokowały przepływ gotówki i utrudniały działalność. Tradycyjne procesy windykacyjne nie nadążały, a zespół finansowy potrzebował inteligentniejszego sposobu identyfikacji rachunków wymagających pilnej uwagi.
Aby rozwiązać ten problem, firma nawiązała współpracę z Nitor Infotech w celu wdrożenia systemu analiz predykcyjnych opartego na AI/ML. Pierwszym krokiem było skonsolidowanie wieloletnich danych historycznych dotyczących sprzedaży i płatności w centralnej hurtowni danych. Dzięki temu AI mogło analizować wzorce zachowań klientów i oznaczać konta wysokiego ryzyka, dając zespołowi jasny widok obszarów, na których należy skoncentrować wysiłki windykacyjne.
Wpływ był znaczący. W ciągu zaledwie 24 tygodni firma zmniejszyła zaległe należności o 75% i skróciła średni czas oczekiwania na płatności do 20 dni. To, co kiedyś było reaktywnym, czasochłonnym procesem, stało się proaktywną strategią opartą na AI, zapewniającą zdrowszy przepływ gotówki i pozwalającą zespołowi finansowemu skoncentrować się na rozwoju, a nie na ściganiu płatności.
3. Zautomatyzowane działania następcze i windykacja
Monitorowanie zaległych faktur jest jednym z najbardziej powtarzalnych i czasochłonnych zadań w obszarze należności. Wymaga konsekwencji, terminowości i odpowiedniego tonu. AI pomaga spersonalizować i ustalić priorytety działań następczych, zastępując ogólne wiadomości lub arkusze kalkulacyjne
🔍 Pomaga Ci:
- Spersonalizuj terminy i sposób kontaktu na podstawie danych klientów (jeśli klient odpowiada na e-maile we wtorki, wysyłaj przypomnienia w tym dniu)
- Dostosuj komunikację do nastroju i historii klienta — przyjazne przypomnienia dla stałych klientów vs. stanowcze przypomnienia dla osób chronicznie opóźnionych w płatnościach
- Zmień kolejność kolejek działań następczych, aby najpierw zająć się fakturami o wysokiej wartości lub zagrożonymi
📌 Pozwól AI eskalować działania następcze na podstawie wyzwalaczy, takich jak „5 dni przeterminowania” lub „brak odpowiedzi po dwóch przypomnieniach”. System może przypisywać zadania lub wysyłać e-maile, dzięki czemu zespół ds. należności może skupić się na pilniejszych sprawach.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Możesz użyć niestandardowych agentów AI Autopilot ClickUp, aby wysyłać automatyczne przypomnienia do kanałów i grup klientów na podstawie określonych terminów i kryteriów. Oto, jak mogą pomóc agenci AI:
- Automatyczne przypomnienia: Możesz skonfigurować agenta AI do monitorowania terminów lub pól niestandardowych (takich jak „Termin płatności”) w zadaniach lub rekordach klientów. Agent może następnie automatycznie wysyłać przypomnienia (za pośrednictwem komentarzy, wiadomości czatu lub e-maili) w przypadku zbliżającego się terminu płatności lub opóźnienia w płatności
- Niestandardowe wyzwalacze: agenci mogą być skonfigurowani tak, aby wyzwalać działania na podstawie zmian statusu zadania, pól niestandardowych lub dat — idealne rozwiązanie do śledzenia płatności
- Integracja: Jeśli korzystasz z zewnętrznych narzędzi płatniczych (takich jak Stripe, QuickBooks itp.), możesz zintegrować je z ClickUp. Agenci AI mogą następnie reagować na aktualizacje statusu płatności z tych narzędzi
Dowiedz się, jak skonfigurować tych agentów, oglądając film wyjaśniający przygotowany przez Kena, jednego z menedżerów produktu ClickUp:
👀 Czy wiesz, że... Skrócenie terminów płatności o jeden dzień zwiększyłoby łączny przepływ środków pieniężnych przedsiębiorstw w UE o 0,9% i pozwoliło im zaoszczędzić 158 mln euro na kosztach finansowania.
4. Zarządzanie sporami i ich rozwiązywanie
Pojedynczy błąd w pozycji lub przeoczenie warunków zamówienia może opóźnić płatności o kilka tygodni. Co gorsza, spory często pozostają niewidoczne, dopóki klient nie zgłosi zastrzeżeń, a wtedy przepływ gotówki już ucierpiał.
AI wykrywa i zapobiega sporom, zanim jeszcze do nich dojdzie, a także reguluje sposób, w jaki zespoły zarządzają nimi i rozwiązują je, gdy już się pojawią.
🔍 Możesz to wykorzystać do:
- Identyfikuj powtarzające się przyczyny sporów na podstawie danych historycznych, takich jak problemy z ilością produktów, rozbieżności w fakturach itp. , i z wyprzedzeniem oznaczaj faktury wysokiego ryzyka
- Skanuj e-maile lub zgłoszenia do pomocy technicznej, aby wykryć frustrację, co pozwoli na szybsze eskalowanie problemów lub ich rozwiązywanie
- Przekazuj spory do odpowiednich osób w firmie i proponuj rozwiązania na podstawie wcześniejszych wyników
📌 Szybsze rozwiązywanie problemów skraca czas oczekiwania na płatności i poprawia satysfakcję klientów — dwa wyniki, które zazwyczaj trudno jest pogodzić.
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony księgowe w Excelu i ClickUp
5. Prognozowanie przepływów pieniężnych
Przepływ środków pieniężnych decyduje o możliwościach działania, rozwoju i wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom. Jednak tradycyjne metody prognozowania, takie jak arkusze kalkulacyjne i statyczne modele, nie są w stanie nadążyć za zmieniającymi się zachowaniami klientów i niepewnością gospodarczą.
AI oferuje sposób na przejście od planowania retrospektywnego i reaktywnego do prognozowania w czasie rzeczywistym opartego na danych.
🔍 Jak to pomaga:
- Połącz raporty dotyczące przeterminowanych należności, wzorce płatności, status faktur i trendy makroekonomiczne
- Automatyczne dostosowywanie prognoz w miarę wystawiania nowych faktur lub wpływu płatności
- Symuluj zmiany np. co się stanie, jeśli 10 największych klientów opóźni płatności o 5 dni, i zobacz wpływ na dalsze etapy procesu
📌 Twórz pulpity oparte na sztucznej inteligencji, aby śledzić przewidywane i rzeczywiste wpływy gotówki oraz ustawiać alerty w przypadku większych odchyleń.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Twórz pulpity nawigacyjne oparte na sztucznej inteligencji, które nie tylko śledzą oczekiwane i rzeczywiste płatności, ale także wyjaśniają dlaczego tak się dzieje. Dzięki kartom AI w pulpitach nawigacyjnych ClickUp możesz dodawać widżety, które automatycznie podsumowują trendy, sygnalizują anomalie, a nawet tworzą proste w zrozumieniu analizy bezpośrednio w pulpicie nawigacyjnym. Zamiast ręcznie przeglądać raporty, otrzymujesz proaktywne alerty i kontekst, dzięki czemu możesz szybko reagować, gdy różnice mają największe znaczenie.
Korzyści z zastosowania AI w obszarze należności
Wraz z wydłużaniem się cykli płatności i wzrostem kosztów operacyjnych zespoły finansowe muszą wykonywać coraz więcej zadań przy mniejszych zasobach. AI przekształca ręczne procesy obsługi należności w proaktywne systemy oparte na analizie danych.
Oto kilka korzyści płynących z zastosowania AI w operacjach związanych z należnościami:
- Zmniejsz wskaźnik DSO poprzez identyfikację i priorytetyzację faktur najbardziej narażonych na opóźnienia
- Skaluj działalność efektywnie, obsługując więcej faktur bez zwiększania zatrudnienia
- Zwiększ widoczność, konsolidując statusy faktur, zachowania klientów, dane finansowe i prognozy w jednym pulpicie nawigacyjnym
- Przeprowadzaj ocenę ryzyka kredytowego, przypisując dynamiczne oceny ryzyka i wykrywając wczesne trendy płatnicze
- Odciąż zespoły, automatyzując rutynowe zadania, takie jak przypomnienia, eskalacje i wprowadzanie danych
👀 Czy wiesz, że... Tylko 44% firm zautomatyzowało procesy obsługi należności, aby poprawić swoje wyniki finansowe.
Najlepsze narzędzia AI dla należności
Odpowiednie narzędzia do automatyzacji obsługi należności mogą ułatwić Ci windykację i śledzenie płatności.
Oto trzy narzędzia, które zapewniają inteligentną automatyzację i prognozowanie w obszarze obsługi należności:
1. Versapay
Versapay łączy automatyzację AR z funkcjami współpracy z klientami, aby pomóc firmom przyspieszyć płatności i poprawić przejrzystość.
Skorzystaj z Versapay, aby:
- Wdrożenie uczenia maszynowego w celu automatyzacji aplikacji gotówkowych i dopasowywania płatności do przelewów
- Przewiduj ryzyko płatności na podstawie zachowań klientów i historii sporów
- Organizuj windykację dzięki wbudowanej funkcji komentowania i portalom dla klientów
📖 Przeczytaj również: Darmowe szablony faktur handlowych ułatwiające rozliczenia
2. HighRadius
HighRadius oferuje kompleksowy zestaw narzędzi opartych na sztucznej inteligencji dla działu finansowego, z silnym naciskiem na automatyzację obsługi należności i lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi.
Oto, jak może Ci to pomóc:
- Przewiduj terminy płatności dzięki zaawansowanym modelom behawioralnym
- Przyspiesz rozstrzyganie sporów dzięki sugestiom odpowiedzi i przekierowaniom sugerowanym przez AI
- Dopasuj płatności do faktur w różnych formatach i ze różnych źródeł
3. ClickUp
ClickUp, aplikacja do pracy, która zawiera wszystko, zapewnia pełną widoczność statusu płatności i informacji o koncie bez konieczności korzystania z wielu arkuszy kalkulacyjnych lub niepołączonych narzędzi.
ClickUp dla zespołów finansowych
Dzięki ClickUp dla finansów możesz:
- Oblicz liczbę dni przeterminowania należności na podstawie terminu płatności i daty zakończenia. Pola niestandardowe
- Oznacz faktury, które przekraczają średni próg przeterminowania w Twojej firmie, korzystając z automatycznych alertów i analiz AI z pulpitów ClickUp
- Prognozuj potencjalny wpływ na miesięczny przepływ środków pieniężnych na podstawie otwartych sald i ogólnych danych finansowych. Na przykład pola niestandardowe w ClickUp umożliwiają śledzenie punktów danych, takich jak numer przetwarzania faktury, status płatności, nazwa klienta, kwota należna i inne, aby uzyskać kontekst
- Możesz również dodać pola formuł, aby wykonywać obliczenia w czasie rzeczywistym w obszarze roboczym. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów finansowych przyzwyczajonych do logiki arkuszy kalkulacyjnych
Informacjami tymi można zarządzać w widoku tabeli ClickUp, który przypomina arkusz kalkulacyjny (tylko z lepszą funkcjonalnością). Każdy wiersz przekształca się w zadanie, a każda kolumna staje się polem danych na żywo, na którym można bezpośrednio wykonywać działania. Zespoły ds. należności mogą zarządzać statusem faktur, aktualizować notatki dotyczące płatności i przypisywać zadania do wykonania.
ClickUp Brain
Zespoły AR mogą również po prostu wpisać swoje zapytanie do ClickUp Brain zamiast uciekać się do żmudnych obliczeń i ręcznej analizy!
ClickUp Brain to wbudowany asystent AI ClickUp, który rozumie Twoje zadania, dokumenty i komunikację z klientami. Możesz poprosić go o podsumowanie historii płatności klientów, wygenerowanie e-maili z przypomnieniem lub oznaczenie faktur, które nie zostały opłacone w ciągu tygodnia.
Na przykład, jeśli klient ma trzy otwarte faktury, ClickUp Brain może sporządzić e-mail zawierający odniesienia do wcześniejszej korespondencji, terminów i kwot. W ciągu kilku sekund możesz skontaktować się z klientem, wysyłając spersonalizowane przypomnienie o płatności.
📌 Nadal polegasz na ChatGPT lub innym LLM do obsługi procesów związanych z należnościami? Teraz możesz korzystać z ChatGPT, Gemini i Claude, a wszystko to w ramach ClickUp Brain, zamiast przełączać się między aplikacjami.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli chcesz pominąć kłopotliwe ustawienia i od razu zacząć zarządzać procesami AR, najszybszym sposobem jest skorzystanie z szablonu ClickUp Invoices. Jest to gotowa do użycia lista, zaprojektowana specjalnie dla zespołów finansowych i właścicieli firm, którzy chcą śledzić, wysyłać i monitorować faktury z poziomu scentralizowanego pulpitu, bez konieczności budowania systemu od podstaw.
Automatyzacja ClickUp
Automatyzacja ClickUp oferuje doskonałe ustawienia dla powtarzalnych lub żmudnych zadań. Przesuwaj zadania do przodu, ustawiając warunki i wyzwalacze, które automatycznie wykonują działania w całym procesie obsługi należności.
Na przykład, możesz utworzyć cykl pracy za pomocą automatyzacji ClickUp, aby automatycznie wysłać do klienta e-mail przygotowany przez ClickUp Brain i profesjonalnie poprosić o płatność.
Automatyzacje ClickUp można wykorzystać do:
- Automatyczna zmiana statusu zadań na podstawie terminów lub potwierdzenia płatności
- Przypisuj eskalacje, jeśli klient nie odpowiedział w ustalonym okresie
- Dodawaj podzadania lub komentarze na podstawie etykiet ryzyka lub wartości faktur
- Powiadom menedżerów, gdy kluczowe konta przekroczą próg przeterminowania
📮ClickUp Insight: Niedawno odkryliśmy, że około 33% pracowników wiedzy wysyła codziennie od 1 do 3 wiadomości do innych osób, aby uzyskać potrzebne informacje. A co by było, gdyby wszystkie informacje były udokumentowane i łatwo dostępne?
Dzięki menedżerowi wiedzy AI ClickUp Brain przełączanie się między kontekstami stanie się przeszłością. Po prostu zadaj pytanie bezpośrednio w obszarze roboczym, a ClickUp Brain pobierze informacje z obszaru roboczego i/lub połączonych aplikacji innych firm!
Pulpity ClickUp
Aby monitorować wpływy, wydatki, zobowiązania i należności, możesz tworzyć niestandardowe pulpity ClickUp, które dokładnie odzwierciedlają potrzeby Twojego zespołu. Pulpity pobierają dane na żywo z cyklu pracy zadań, więc w momencie zmiany statusu, przypisania lub potwierdzenia płatności, zmiany te są odzwierciedlane w raportach.
Dzięki pulpitom ClickUp możesz śledzić:
- Należności według statusu, wieku lub windykatora
- Liczba faktur w statusie eskalacji, monitorowania lub rozliczonych
- Trendy windykacyjne według tygodnia, regionu lub typu klienta
- Średnie DSO i wskaźnik ściągalności w stosunku do celów
W rzeczywistości pulpity ClickUp doskonale sprawdzają się podczas spotkań dotyczących przeglądu należności lub gdy kadra kierownicza potrzebuje szybkiego podglądu wyników w zakresie należności.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z ClickUp University, aby zaoszczędzić czas i przeszkolić swoich pracowników. Praca w ekosystemie ClickUp zapewnia dostęp do interesujących przewodników i pozwala opanować niezbędne narzędzia.
Podczas gdy wizualne pulpity nawigacyjne w ClickUp standaryzują finansowe wskaźniki KPI, możesz również uporządkować sposób przetwarzania informacji.
Formularze ClickUp
Formularze ClickUp standaryzują zadania lub wnioski wymagające dalszych działań, zanim trafią one do procesu. Możesz je tworzyć dla zespołów wewnętrznych w celu przesyłania wniosków o faktury, zawierających wymagane pola, takie jak nazwa klienta, kwota faktury, termin, numer zamówienia i dane kontaktowe.
Każde przesłane zadanie w formularzach ClickUp jest automatycznie przekształcane w zadanie ClickUp. Następnie jest ono przypisywane do właściwej osoby wraz z całym niezbędnym kontekstem.
Zespoły ds. należności mogą korzystać z formularzy ClickUp, aby:
- Oszczędzaj czas, eliminując konieczność wielokrotnego wyjaśniania kwestii
- Wyzwalaj określone automatyzacje na podstawie danych wprowadzonych do formularza (np. automatyczne przypisywanie faktur o wysokiej wartości do starszych windykatorów)
- Połącz przesłane formularze z niestandardowymi cyklami pracy w celu eskalacji lub zatwierdzenia
Dokumenty ClickUp
Dokumenty ClickUp zapewniają zespołom ds. należności scentralizowaną przestrzeń, w której znajdą wszystko, czego potrzebują, aby zachować spójność.
Przechowuj zbiory podręczników, szablony e-maili z przypomnieniami, przewodniki dotyczące rozwiązywania sporów i zasady eskalacji w Dokumentach. Można je połączyć bezpośrednio z zadaniami, dzięki czemu wszyscy będą mieli dostęp do tych samych informacji i będą stosować spójny język.
Na przykład, aby przygotować się do zadania związanego z roszczeniem klienta, przydzielony windykator może uzyskać dostęp do odpowiedniej dokumentacji i śledzić zmiany w procesie, korzystając z historii wersji.
Integracje ClickUp
Gromadź informacje o fakturach za pomocą formularzy, zarządzaj zadaniami za pomocą pól niestandardowych i automatyzacji, monitoruj postępy na pulpitach, korzystaj z dokumentów w celu zapewnienia spójności i łącz swoje zasoby finansowe za pomocą integracji ClickUp.
Na przykład ClickUp integruje się z QuickBooks, aby zsynchronizować aktywność faktur z zarządzaniem zadaniami. Kiedy w QuickBooks wystawiona zostanie nowa faktura, w ClickUp może zostać automatycznie utworzone odpowiednie zadanie wraz z warunkami płatności, danymi klienta i terminami realizacji.
Po otrzymaniu płatności zadanie może zostać automatycznie oznaczone jako zakończone, dzięki czemu cykl pracy pozostaje aktualny.
Informacje te są również przekazywane do ClickUp Brain, który może:
- Twórz spersonalizowane przypomnienia o niezapłaconych fakturach na podstawie zsynchronizowanych danych
- Podsumuj trendy w zachowaniach płatniczych klientów na podstawie danych z QuickBooks
- Rekomenduj działania na podstawie danych dotyczących przeterminowanych płatności lub powtarzających się problemów z płatnościami
ClickUp tworzy kompletny cykl pracy AR dzięki funkcjom przyspieszającym przetwarzanie płatności.
Arnold Rogers, kierownik ds. obsługi klienta w Launch Control, zgadza się z tym:
Zintegrowaliśmy się z Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell itp. Dzięki temu możemy śledzić finanse, retencję, raportowanie i szczegóły klientów w jednej przestrzeni, ponieważ możemy pobierać informacje ze wszystkich używanych narzędzi i kompilować je w ClickUp, aby ułatwić korzystanie bez angażowania wszystkich działów i zajmowania ich czasu.
Zintegrowaliśmy się z Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell itp. Dzięki temu możemy śledzić finanse, retencję, raportowanie i szczegóły klientów w jednej przestrzeni, ponieważ możemy pobierać informacje ze wszystkich używanych narzędzi i kompilować je w ClickUp, aby ułatwić korzystanie bez angażowania wszystkich działów i zajmowania czasu z ich harmonogramów.
Jak rozpocząć korzystanie z AI w zarządzaniu należnościami
Wdrożenie generatywnej sztucznej inteligencji nie oznacza konieczności wymiany całego systemu obsługi należności. Zacznij od automatyzacji zadań, które sprawiają najwięcej problemów.
Oto lista szybkiego startu, pokazująca, gdzie zespoły AR mogą zastosować AI w swoich istniejących systemach w celu terminowego uzyskiwania płatności:
| Zadanie lub wyzwanie | Rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji |
| Windykacja zaległych płatności | Wyzwalacz działań następczych na podstawie terminów lub zachowań klientów |
| Opóźnione lub niekompletne przesłane faktury | Ustandiaj wprowadzanie danych dzięki ustrukturyzowanym formularzom |
| Brak widoczności wyników w zakresie należności | Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, aby śledzić przeterminowane należności, wskaźnik DSO i eskalacje |
| Opóźnienia w rozpatrywaniu i rozwiązywaniu sporów | Automatycznie kieruj problemy i sugeruj działania na podstawie danych historycznych |
👀 Czy wiesz, że? 99% amerykańskich firm kwalifikuje się jako małe przedsiębiorstwa. Dlatego opóźnienia w płatnościach dotykają ponad połowę krajowej siły roboczej.
Nie pozwól, aby należności zamieniły się w długi — zarządzaj nimi lepiej dzięki ClickUp
Nikt nie chce spędzać tygodnia na ściganiu zaległych faktur lub opóźnionych płatności. Dzięki AI w cyklu pracy możesz zastąpić zadania reaktywne systemami proaktywnymi. Wynik? Opracowujesz strategię procesu obsługi należności i cieszysz się znacznymi oszczędnościami kosztów.
ClickUp to kompleksowa platforma, która zapewnia zestaw narzędzi do realizacji tych zadań. Możesz tworzyć projekty działań następczych, konfigurować automatyzację obsługi przypomnień i eskalacji, monitorować trendy płatności w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów na żywo i nie tylko.
Standaryzuje procesy i ogranicza pracę ręczną, dzięki czemu nie musisz już reagować na problemy, ale rozwiązujesz je, zanim się pojawią.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo i stwórz inteligentniejszy, szybszy proces obsługi należności!