Notion Mail vs. Gmail: która platforma e-mail wygra w 2025 roku?

Jesteś w trakcie planowania sprintów na następny tydzień, gdy nagle ding! kolejny e-mail wyrywa Cię z pracy. 📧

Ale nie jest to tylko jedna wiadomość. Twoja skrzynka odbiorcza jest pełna e-maili: link do dokumentu, aktualizacja zadania i newsletter, którego nie pamiętasz, dlaczego subskrybujesz.

Notion Mail obiecuje wyeliminować te codzienne utrudnienia, łącząc pocztę e-mail z obszarem roboczym. Gmail nie jest jednak całkowicie przestarzały — jest szybki, niezawodny i nadal stanowi wybór milionów użytkowników.

Kto wygra pojedynek Notion Mail vs. Gmail? Sprawdźmy to. 🎯

Czym jest Notion Mail?

Narzędzie łączy konto Gmail w celu synchronizacji komunikacji z zadaniami. Możesz osadzać wiadomości e-mail na stronach, łączyć je z zadaniami lub zamieniać wątki na elementy, które można wykonać.

Funkcje Notion Mail

Oto kilka funkcji tego oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail, które mogą zwiększyć wydajność. 💁

Funkcja nr 1: Automatyczne etykietowanie oparte na sztucznej inteligencji

Możesz skonfigurować Notion AI tak, aby automatycznie etykietować przychodzące wiadomości e-mail za pomocą prostych, podobnych do ludzkich poleceń. Wystarczy poprosić: „Etykietuj wiadomości e-mail wysłane bezpośrednio do mnie, nie newslettery”, a system zacznie działać.

Po oznaczeniu etykietą możesz utworzyć niestandardowe widoki na pasku bocznym, organizując wiadomości e-mail według dowolnych kryteriów, od nadawcy po pilność. To sprytny sposób na przejęcie kontroli nad skrzynką odbiorczą, wykraczający poza zwykłe foldery i filtry.

Funkcja nr 2: Właściwości i filtrowanie w stylu bazy danych

Podobnie jak reszta Notion, Notion Mail traktuje e-maile jak dane. Możesz dodawać właściwości do każdego e-maila (np. status, priorytet, a nawet etykiety), a następnie sortować, grupować lub filtrować je na podstawie tych właściwości.

Chcesz śledzić wiadomości z serii lub wyświetlać wiadomości o wysokim priorytecie? Nie ma problemu. Możesz filtrować według dowolnych kryteriów: nadawcy, słów kluczowych, załączników lub niestandardowych właściwości.

Funkcja nr 3: Bogate formatowanie i pisanie oparte na sztucznej inteligencji

Pisanie e-maili w Notion Mail przypomina tworzenie dokumentu Notion. Możesz używać nagłówków, pól wyboru, objaśnień, a nawet kolorów.

Ułatwia to organizowanie myśli, udostępnianie elementów do wykonania lub po prostu sprawia, że wiadomości są bardziej angażujące, zwłaszcza w przypadku komunikacji zespołowej.

Ponadto Notion AI pobiera dane z obszaru roboczego, aby pomóc w pisaniu odpowiedzi e-mailowych AI, które brzmią jak Ty lub Twoja marka. Możesz nawet skonfigurować automatyczne sugerowanie odpowiedzi w miarę napływania wiadomości e-mail i poprawiać swoje teksty.

Ceny Notion Mail

(Notion Mail jest dostępny w ramach planu Notion, a nie jako oddzielna subskrypcja)*

Czym jest Gmail?

Narzędzie łączy się z innymi usługami Google, takimi jak Dysk Google, Kalendarz i Meet, i jest dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych, aplikacji mobilnych i klientów poczty e-mail innych firm.

Gmail obsługuje również wiele kont i oferuje usprawnioną skrzynkę odbiorczą.

Funkcje Gmaila

Oto kilka funkcji Gmaila, które możesz wypróbować. 👇

Funkcja nr 1: Odpowiedzi AI i porządkowanie skrzynki odbiorczej

Najnowszą funkcją Gmaila jest kontekstowa pomoc w pisaniu od Gemini, jego asystenta AI. To ogromna oszczędność czasu, gdy skrzynka odbiorcza jest przepełniona, a Ty musisz kontynuować rozmowy.

Możesz również skonfigurować automatyczne przekazywanie wiadomości na platformie.

Potrzebujesz wiosennych porządków? Poproś Gemini o usunięcie „wszystkich nieprzeczytanych promocji z ostatniego roku” lub zarchiwizowanie newsletterów, które już przejrzałeś. Asystent wykona te nudne zadania, dzięki czemu spędzisz mniej czasu na klikaniu „usuń”.

Funkcja nr 2: Płynne planowanie i elastyczny wyświetlanie

Gdy wiadomość e-mail zaczyna dryfować w kierunku kalendarza, Gmail to zauważa. Pojawia się mały panel z wolnymi terminami, gotowymi do wklejenia do wątku. Klienci wybierają termin, Ty klikasz „Potwierdź” i kalendarze wszystkich zostają zaktualizowane.

Dodatkowo zyskujesz elastyczne opcje widoku

Wybierz widok domyślny, wygodny lub kompaktowy, aby zmieścić na ekranie tyle wiadomości, ile chcesz. Włącz okienko podglądu, aby przeczytać wiadomość podczas przeglądania listy. Mniej kliknięć, szybsza selekcja.

Funkcja nr 3: Solidna organizacja poczty e-mail i zarządzanie zadaniami

Etykiety działają jak foldery, ale są lepsze. Możesz oznaczyć jeden e-mail wieloma etykietami, przypisać im kolory i ukryć te, których nie potrzebujesz dzisiaj. Gwiazdki oznaczają wszystko, co ważne, a filtry automatycznie ukrywają spam i wiadomości o niskim priorytecie.

Wystarczy jedno dotknięcie, aby zamienić wiadomość e-mail w zadanie, które trafi do Google Tasks i Twojego kalendarza. Terminy, przypomnienia i działania następcze są zawsze pod ręką – nic nie gubi się między aplikacjami.

Ceny Gmaila

(Ceny Gmaila są zawarte w planach cenowych Google Workspace)*

Notion Mail a Gmail: porównanie funkcji

Jeśli porównujesz Notion Mail i Gmail, aby uprościć komunikację, oczywiste jest, że działają one w różny sposób. Jedna z nich stawia na integrację obszaru roboczego i personalizację, podczas gdy druga wyróżnia się dzięki AI i niezawodności.

Przyjrzyjmy się bliżej, czym różnią się te dwa narzędzia zwiększające wydajność pracy z pocztą e-mail. ⚒️

Funkcja nr 1: Organizacja poczty e-mail

Uporządkowanie skrzynki odbiorczej zaczyna się od uporządkowania wiadomości e-mail. Zobaczmy, jak radzi sobie z tym każde z tych narzędzi.

Notion Mail

Notion Mail to przede wszystkim personalizacja. Możesz tworzyć własne etykiety, takie jak „Klienci”, „Biuletyny” lub „Pilne”, a AI automatycznie je sortuje. Jest elastyczny i można go dostosować do niszowych cykli pracy, umożliwiając tworzenie „mini skrzynek odbiorczych” w ramach głównej skrzynki odbiorczej.

Gmail

Gmail oferuje również solidne narzędzia do organizacji — takie jak etykiety, filtry i kategorie — ale większość z nich wymaga ręcznej obsługi. Jest niezawodny, ale mniej dynamiczny, jeśli potrzebujesz czegoś bardziej elastycznego lub opartego na sztucznej inteligencji.

Funkcja nr 2: AI i automatyzacja

Zobacz, jak oba narzędzia wykorzystują AI i automatyzację, aby e-maile były inteligentniejsze i szybsze.

Notion Mail

Notion Mail poważnie traktuje AI w e-mailach.

Może tworzyć szkice e-maili, generować inteligentne odpowiedzi, podsumowywać wątki, a nawet ustalać priorytety wiadomości, które trafiają do skrzynki odbiorczej jako pierwsze.

Narzędzie obsługuje również fragmenty wielokrotnego użytku i automatyzuje powtarzalne zadania, dzięki czemu jest bardziej asystentem cyklu pracy niż tylko klientem poczty e-mail.

Gmail

Gmail ma wbudowane inteligentne funkcje, takie jak filtrowanie spamu, inteligentne odpowiedzi i przypomnienia. Są one niezawodne, ale mniej konfigurowalne, lepsze do ogólnego użytku niż do złożonych cykli pracy.

Dzięki Gemini Gmail oferuje wsparcie AI w pisaniu, podsumowywaniu i rozumieniu kontekstu, choć nadal wydaje się to raczej dodatkiem niż natywnym narzędziem do cyklu pracy.

Funkcja nr 3: Integracja i ekosystem

Zobaczmy, jak każde z tych narzędzi wpisuje się w szerszy ekosystem obszarów roboczych i aplikacji.

Notion Mail

Notion Mail ściśle integruje się z pakietem Notion, w tym z kalendarzem, dokumentami i projektami. W wiadomościach e-mail możesz odwoływać się do stron Notion i planować spotkania ze skrzynki odbiorczej. Jednak bezpośrednie łączenie wiadomości e-mail z bazami danych Notion nie jest jeszcze dostępne, co ogranicza głębszą integrację.

Gmail

Integracje Gmaila doskonale sprawdzają się w ekosystemie Google.

Wszystko, od Kalendarza Google po Dysku i Meet, jest dostępne za jednym kliknięciem. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów, które już korzystają z Google Workspace.

Funkcja nr 4: Bezpieczeństwo i prywatność

Bezpieczeństwo ma znaczenie, zwłaszcza w skrzynce odbiorczej. Oto, jak każde z tych narzędzi chroni Twoje dane.

Notion Mail

Notion Mail jest bezpieczny, zgodny z SOC 2 Type 1 i HIPAA. Jednak po przejęciu Skiff zrezygnował z szyfrowania end-to-end, rozczarowując niektórych użytkowników dbających o prywatność.

Gmail

Gmail jest liderem w zakresie dojrzałych zabezpieczeń klasy korporacyjnej. Otrzymujesz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), zaawansowaną ochronę przed phishingiem i regularne poprawki zabezpieczeń.

Jednak jako produkt Google, krytycy prywatności często wskazują na jego model biznesowy oparty na reklamach.

Notion Mail vs. Gmail na Reddicie

Nadal nie możesz się zdecydować? Być może pomogą Ci prawdziwe recenzje z serwisu Reddit!

Chociaż nie ma konkretnych wątków porównujących te dwie platformy, oto opinia użytkownika na temat Notion Mail:

Moje pierwsze wrażenie jest takie, że przypomina mi to Notion i wydaje się bardziej funkcjonalne w porównaniu z innymi aplikacjami do obsługi poczty Gmail, które wypróbowałem w przeszłości. Myślę, że wiele z tego wynika z możliwości dostosowywania widoków (filtry, grupowanie, właściwości)... W tej chwili jedyną rzeczą, która mnie dezorientuje, jest to, czy właściwości są uniwersalne, czy tylko powiązane z jednym widokiem. Wydaje mi się, że ciągle widzę właściwości „Priorytet” i „Status”, które moim zdaniem powinny być tym samym. Nie jestem tylko pewien, jak domyślne są one dla aplikacji/systemu.

Niektórzy użytkownicy wspominają, że jest to alternatywa dla interfejsu Gmaila:

Po przetestowaniu nowej aplikacji Notion Mail doszliśmy do wniosku, że nasze wyobrażenie o niej było błędne. Nie jest to aplikacja, która zmieni nasze życie – to po prostu alternatywny interfejs Gmaila… Wygląda znacznie lepiej. Zapewnia prosty przegląd wiadomości e-mail. Pomaga sortować wiadomości e-mail za pomocą automatycznych etykiet (widoków). Ale to wszystko... Będę z niej korzystać, ponieważ nie ma żadnych prawdziwych wad – ale dopóki nie zobaczymy integracji między Notion Mail a bazami danych Notion, nie ma żadnych poważnych powodów, aby z niej korzystać.

Poznaj ClickUp — najlepszą alternatywę dla Notion Mail i Gmaila

Nie możesz się zdecydować między niestandardowymi opcjami dostosowywania Notion Mail a niezawodnością Gmaila? Być może nadszedł czas, aby przestać wybierać między skrzynkami odbiorczymi.

ClickUp to kompleksowa aplikacja do pracy , która łączy zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację zespołową w jednej platformie — przyspieszonej przez automatyzację i wyszukiwanie AI nowej generacji.

Zobaczmy, jak to narzędzie do zarządzania zadaniami e-mail wypada w porównaniu z tymi dwoma narzędziami. ⚖️

Przewaga ClickUp nr 1: Zarządzanie projektami za pomocą poczty e-mail

E-maile i zarządzanie projektami nie zawsze idą w parze. Możesz otrzymać prośbę od klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej, przejść do menedżera zadań, aby ją zarejestrować, oznaczyć członka zespołu na kanale komunikacyjnym w celu podjęcia dalszych działań, a następnie zapomnieć, w której zakładce znajduje się załącznik.

Zarządzanie projektami ClickUp Email eliminuje ten problem.

Narzędzie do zarządzania projektami e-mailowymi dosłownie przenosi skrzynkę odbiorczą do cyklu pracy.

Scentralizuj komunikację dzięki zarządzaniu projektami ClickUp Email

Załóżmy, że jesteś członkiem zdalnego zespołu startupowego zajmującego się obsługą klientów. Klient wysyła Ci e-mail z kilkoma pytaniami i prośbami. Wystarczy połączyć wiadomość e-mail z zadaniem w ClickUp, przypisać je do członka zespołu i załączyć wszystkie odpowiednie pliki.

Masz już zestaw stałych narzędzi do obsługi poczty e-mail? Nie musisz z nich rezygnować.

Integracja ClickUp z Gmailem pozwala przekształcić skrzynkę odbiorczą w narzędzie zwiększające wydajność. Możesz tworzyć zadania bezpośrednio z Gmaila, dołączać e-maile do istniejących zadań, a nawet komentować zadania, korzystając z treści wiadomości e-mail.

Ułatwia to rejestrowanie ważnych wniosków, przydzielanie zadań i ustawianie terminów w czasie rzeczywistym.

Możesz również skonfigurować automatyzację ClickUp, aby wyzwalać tworzenie zadań lub odpowiedzi e-mail na podstawie aktywności w Gmailu.

Integracja ClickUp i Outlook zapewnia użytkownikom Microsoft ten sam usprawniony cykl pracy. Możesz również odpowiadać na wiadomości e-mail lub wysyłać je z poziomu ClickUp, używając swojego adresu Outlook.

Zobacz, co Samantha Dengate, starszy kierownik projektu, ma do powiedzenia na temat korzystania z ClickUp w firmie Diggs:

Przed wprowadzeniem ClickUp spotkania i wymiana wiadomości e-mail prowadziły do powstania czarnej dziury, w której elementy pozostawały niewidoczne i bez nadzoru. Z tego powodu zadania nie były sprawdzane na czas i nikt nie wiedział, jak przebiega proces twórczy. Teraz wszyscy członkowie zespołu mogą wyraźnie zobaczyć, kiedy należy wykonać zadania, rozmawiać i współpracować w ramach zadań.

Przewaga ClickUp nr 2: kontekstowa pomoc AI

Podczas gdy Gmail i Notion mają asystentów opartych na sztucznej inteligencji, ClickUp na nowo definiuje sposób wykonywania pracy dzięki specjalnie zaprojektowanej sztucznej inteligencji, która wykracza daleko poza skrzynkę odbiorczą.

ClickUp Brain to silnik neuronowej sztucznej inteligencji platformy służący do zarządzania pracą.

W przeciwieństwie do ogólnych asystentów AI, ClickUp Brain jest wbudowany bezpośrednio w cykle pracy, oferując inteligentne, kontekstowe wsparcie w ramach projektów, dokumentów i zespołów.

Załóżmy, że kierujesz wprowadzeniem produktu na rynek i zajmujesz się dziesiątkami różnych zadań: badaniami rynku, tworzeniem szkiców tekstów, zatwierdzaniem projektów i zbieraniem opinii interesariuszy. ClickUp Brain wkracza jako AI Knowledge Manager, aby natychmiast znaleźć odpowiednie dokumenty lub aktualizacje.

Wystarczy zapytać „Jaka jest najnowsza wersja osi czasu uruchomienia?”, a otrzymasz dokładnie to, czego potrzebujesz.

Następnie działa jako AI Project Manager, podsumowując postępy projektu, tworząc aktualizacje dla zespołu i generując projekty treści kampanii marketingowej. Dzięki ponad 100 wbudowanym narzędziom AI dostosowanym do konkretnych ról, ClickUp Brain przyspiesza przepływ pracy.

Na wierzchu znajduje się ClickUp AI Notetaker, asystent spotkań, który sprawia, że każda rozmowa ma znaczenie, nawet gdy nie ma Cię w pomieszczeniu.

Załóżmy, że Twój zespół UX ma sesję poświęconą opiniom interesariuszy. Podczas spotkania AI Notetaker transkrybuje całą rozmowę w czasie rzeczywistym, rejestrując każdy punkt opinii.

Zanim rozmowa się zakończy, osoba sporządzająca notatki wygeneruje już podsumowanie, zidentyfikuje kluczowe elementy do działania i przypisze zadania, takie jak „poprawienie makiet” lub „aktualizacja przepływu użytkowników”, odpowiednim członkom zespołu w ClickUp.

Przewaga ClickUp nr 3: Narzędzia do współpracy

Podczas gdy ClickUp Brain zajmuje się automatyzacją, narzędzia do współpracy ClickUp zapewniają wszystkim dostęp do tych samych informacji.

Zacznijmy od ClickUp Chat, wbudowanego huba komunikacyjnego, który pozwala Twojemu zespołowi prowadzić rozmowy dokładnie tam, gdzie odbywa się praca.

Załóżmy na przykład, że Twój zespół marketingowy przeprowadza burzę mózgów na temat pomysłów na kampanię na kanale czatu, a ktoś sugeruje: „Przeprowadźmy ankietę dotyczącą opinii klientów”. Możesz przekształcić tę wiadomość w zadanie, przypisać je, ustawić termin i połączyć z listą kampanii na drugi kwartał — wszystko to bez opuszczania czatu!

Co więcej, ClickUp Brain podsumowuje całe wątki czatu, sugeruje kolejne kroki, a nawet zapewnia szybki TL;DR, jeśli dołączysz do czatu z opóźnieniem. Kierownicy zespołów mogą również prowadzić szybkie połączenia audio lub wideo za pomocą SyncUps.

Potrzebujesz szybkiej odpowiedzi na pytanie i nie wiesz, gdzie jej szukać? Po prostu zapytaj jednego z agentów AI Autopilot, a nie będziesz musiał czekać na odpowiedź współpracownika z innej strefy czasowej.

Szukasz rozwiązania umożliwiającego bardziej zorganizowaną współpracę, np. tworzenie ofert lub materiałów szkoleniowych dla nowych pracowników?

Dokumenty ClickUp wychodzą na scenę.

Współpracuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym, korzystając z dokumentów ClickUp

Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu wprowadzającym nowy produkt. Otwierasz dokument ClickUp, aby sporządzić plan wprowadzenia produktu. Podczas pisania możesz osadzić listę zadań z terminami, oznaczyć projektanta, aby zatwierdził makiety, oraz wstawić tablicę Kanban pokazującą postępy w czasie rzeczywistym.

Zespół może współpracować, komentować, edytować, formatować i śledzić zmiany.

Dzięki konfigurowalnym, gotowym szablonom do wszystkiego, od ofert po wiki zespołu, nigdy nie zaczynasz od zera. Potrzebujesz szybkiego dostępu? Hub dokumentów sprawia, że znalezienie czegokolwiek jest dziecinnie proste.

Usprawnij komunikację w miejscu pracy dzięki ClickUp

Jeśli chodzi o wybór między Gmailem a Notion Mail, właściwy wybór zależy od Twoich priorytetów. Czy chcesz sprawdzony ekosystem Gmaila, czy też świeże podejście Notion Mail do minimalistycznej, skoncentrowanej komunikacji?

Ale jest jeden haczyk: żadna z tych platform nie obsługuje niczego poza pocztą e-mail.

W tym miejscu pojawia się ClickUp, aplikacja do pracy, która oferuje wszystko. Łączy skrzynkę odbiorczą, zadania, pliki i notatki ze spotkań z AI i narzędziami do współpracy, pomagając zespołom w uzyskaniu jasności w zakresie wszystkich spraw związanych z pracą.

Na co czekasz? Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! ✅