Jakiś czas temu ponad 500 pracowników oddziału Amazon zajmującego się przetwarzaniem w chmurze podpisało petycję wzywającą firmę do ponownego rozważenia pięciodniowego mandatu w biurze. Ich przesłanie było głośne i jasne: praca zdalna i hybrydowa są teraz sposobem na życie.
Choć firma ta ostatecznie nakazała zakończenie pracy zdalnej, dla wielu profesjonalistów fizyczne spotkania stają się coraz rzadsze, a silna komunikacja i cyfrowe miejsca pracy są normą.
Właśnie dlatego firmy zwracają obecnie większą uwagę na nowoczesne rozwiązania intranetowe, które pomagają wypełnić luki komunikacyjne w cyfrowym miejscu pracy.
Potraktuj intranet jako platformę społecznościową do współpracy, która personalizuje komunikację, zwiększa zaangażowanie pracowników i wspiera strategie employee experience. Bonus? Jest dostępny na każdym urządzeniu z połączeniem internetowym - nie wymaga dojazdów do biura.
Ciekawi? Zanurzmy się głębiej w to, dlaczego nowoczesne systemy intranetowe zwracają na siebie uwagę.
60-sekundowe podsumowanie
- Nowoczesny intranet to interaktywna, przyjazna dla użytkownika platforma, która centralizuje komunikację, aktualizacje projektów i katalogi pracowników, dostępne na dowolnym urządzeniu
- Podstawowe funkcje nowoczesnego intranetu obejmują: Centralna komunikacja: Udostępnianie firmowych wiadomości, aktualizacji i ogłoszeń Narzędzia do współpracy: Umożliwiają współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym w różnych lokalizacjach Dostosowywane pulpity: Dostarczanie widoków istotnych informacji dla poszczególnych ról Repozytorium z możliwością przeszukiwania: Przechowywanie i dostęp do firmowych dokumentów, zasad i zasobów
- Scentralizowana komunikacja: Udostępnianie firmowych wiadomości, aktualizacji i ogłoszeń
- Narzędzia do współpracy: Umożliwiają współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym w różnych lokalizacjach
- Konfigurowalne pulpity: Dostawca widoków dostosowanych do roli, aby uzyskać istotne informacje
- Repozytorium z możliwością wyszukiwania: Przechowuj i uzyskuj dostęp do firmowych dokumentów, zasad i zasobów
- Przynosi to korzyści organizacjom w postaci lepszej komunikacji, która przełamuje silosy i informuje wszystkich na bieżąco
- Chroni wrażliwe informacje za pomocą zapór ogniowych i danych logowania. Zwiększa również morale pracowników, podkreślając osiągnięcia i zapewniając łatwy dostęp do materiałów szkoleniowych i zasad
- Nowoczesne intranety, w przeciwieństwie do statycznych elektronicznych tablic ogłoszeń z przeszłości, oferują współpracę w czasie rzeczywistym, wyszukiwanie oparte na AI, dostępność mobilną i spersonalizowane pulpity nawigacyjne
- Aby wdrożyć nowoczesne intranety, należy: Ocenić potrzeby organizacji i zaangażować pracowników w plan Wdrażać funkcje etapami i nadać priorytet doświadczeniu użytkowników Efektywnie zarządzać zawartością i wspierać zaangażowanie od samego początku Zabezpieczyć intranet za pomocą uprawnień opartych na rolach
- Oceń potrzeby organizacji i zaangażuj pracowników w planowanie
- Wdrażaj funkcje etapami i nadaj priorytet doświadczeniu użytkownika
- Skutecznie zarządzaj zawartością i wspieraj zaangażowanie od samego początku
- Zabezpiecz intranet dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- Aplikacja do wszystkiego w pracy, taka jak ClickUp, zapewnia kompleksową platformę do zarządzania zadaniami i dokumentami, która integruje się z intranetem, aby zapewnić jedno źródło prawdy
- Potężne, konfigurowalne pulpity ClickUp i narzędzia do współpracy, takie jak czat i tablice, dodatkowo zwiększają wydajność i zaangażowanie
- Scentralizowana komunikacja: Udostępnianie firmowych wiadomości, aktualizacji i ogłoszeń
- Narzędzia do współpracy: Umożliwiają współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym w różnych lokalizacjach
- Konfigurowalne pulpity: Dostawca widoków dostosowanych do roli, aby uzyskać istotne informacje
- Repozytorium z możliwością wyszukiwania: Przechowuj i uzyskuj dostęp do firmowych dokumentów, zasad i zasobów
- Oceń potrzeby organizacji i zaangażuj pracowników w planowanie
- Wdrażaj funkcje etapami i nadaj priorytet doświadczeniu użytkownika
- Skutecznie zarządzaj zawartością i wspieraj zaangażowanie od samego początku
- Zabezpiecz intranet dzięki uprawnieniom opartym na rolach
Czym jest nowoczesny intranet?
Wiele firm poszukuje kompleksowej platformy komunikacyjnej dla swoich teamów, niezależnie od tego, czy chodzi o wiadomości firmowe, aktualizacje projektów czy katalogi pracowników. Nowoczesny intranet oferuje dokładnie to.
W przeciwieństwie do starszego, statycznego oprogramowania intranetowego - nowoczesne oprogramowanie intranetowe jest interaktywne, przyjazne dla użytkownika i dostępne na każdym urządzeniu. Co najważniejsze, płynnie integruje się z narzędziami, z których już korzysta Twój zespół, takimi jak platformy do zarządzania projektami, aplikacje komunikacyjne i systemy przechowywania dokumentów.
Oznacza to, że pracownicy mogą szybciej znajdować informacje, wydajniej współpracować i pozostać zaangażowani - niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują zdalnie.
Co jeszcze? Oto, co zyskujesz dzięki nowoczesnym intranetom:
- Scentralizowana platforma komunikacyjna do udostępniania firmowych wiadomości, aktualizacji i ogłoszeń
- Narzędzie do współpracy dla Teams umożliwiające wspólną pracę nad projektami w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji
- Konfigurowalne pulpity dla poszczególnych ról, dzięki którym pracownicy widzą to, co jest dla nich najbardziej istotne
- Przeszukiwalne repozytorium firmowych dokumentów, zasad i zasobów
Korzyści z nowoczesnego intranetu
Jak można sobie wyobrazić, główne korzyści obejmują lepszą komunikację i współpracę. W jaki sposób można to osiągnąć? Korzystając z jednej platformy do aktualizacji, narzędzi i zasobów firmy. Oto kilka dodatkowych korzyści płynących z korzystania z nowoczesnych rozwiązań intranetowych:
- Usprawniona komunikacja: Przełamuje silosy, zapewniając, że wszyscy są na bieżąco informowani i współpracują
- Lepsze bezpieczeństwo: Używa prywatnej, specyficznej dla organizacji sieci chronionej przez zapory ogniowe i dane logowania, zapewniając, że poufne informacje pozostają dostępne tylko dla autorów
- Uznanie pracowników: Podkreśla osiągnięcia, zwiększając morale
- Uproszczone wdrażanie: Oferuje łatwy dostęp do materiałów szkoleniowych i zasad firmy
- Spersonalizowane doświadczenie: Dostarcza zawartość i zasoby specyficzne dla danej roli
- Zmniejszone przeciążenie informacjami: Centralizacja informacji dla łatwego dostępu
- Przejrzystość: Informuje pracowników na bieżąco o celach i postępach firmy
Pro Tip: Chcesz przetestować rozwiązania intranetowe dla swoich Teams? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszym oprogramowaniu intranetowym do bezpiecznego połączenia Teams.
Różnice między tradycyjnym a nowoczesnym intranetem
Zanim platformy takie jak WhatsApp, Teams czy Slack stały się popularne, firmy polegały na nieporęcznych wewnętrznych stronach internetowych do komunikacji. Te statyczne strony - nazywane elektronicznymi tablicami ogłoszeń (EBB) - były rewolucyjne, zapewniając sposób udostępniania dokumentów i dostępu do wewnętrznych zasobów bez odchodzenia od biurka.
Ale bądźmy szczerzy: te EBB nie zaspokoją dzisiejszych potrzeb w miejscu pracy. Właśnie dlatego nowoczesny intranet przyniósł wiele zmian dla organizacji.
🧠 Do zrobienia: Według Deloitte, 73% pracowników współpracujących ze sobą osiąga lepsze wyniki, a 60% uważa, że napędza to innowacje - praca zespołowa naprawdę spełnia marzenia!
Aby to wyjaśnić, oto tabela porównująca tradycyjny intranet z nowoczesnym intranetem:
| Era | Cechy | Limity | Nowoczesne rozwiązanie | Przykład z życia wzięty |
| Wczesne intranety (lata 90.) | Statyczne strony internetowe do udostępniania dokumentów i zasobów wewnętrznych | Limit do udostępniania dokumentów; brak interaktywności lub personalizacji | Scentralizowane huby z interaktywnymi narzędziami do współpracy w czasie rzeczywistym, wyszukiwaniem opartym na AI i spersonalizowanymi pulpitami | Firma produkcyjna udostępniająca harmonogramy zmian za pośrednictwem tablicy ogłoszeń w intranecie zastąpiła go nowoczesnym intranetem, aby umożliwić zespołowe przesyłanie wiadomości i udostępnianie zasobów |
| Druga generacja (lata 2000) | Rozszerzone możliwości dzięki wiki, blogom i etykiecie zawartości | Nadal w dużym stopniu zależny od IT w zakresie aktualizacji; brak dostępności mobilnej | Przyjazne dla użytkownika, zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych platformy umożliwiające pracownikom samodzielne tworzenie, udostępnianie i uzyskiwanie dostępu do zawartości | Globalna sieć detaliczna uaktualniła swoje narzędzia do wersji przyjaznej dla urządzeń mobilnych, umożliwiając kierownikom sklepów przesyłanie raportów sprzedaży w podróży |
| Intranety Web 2.0 (2010) | Społecznościowe intranety z profilami użytkowników, komentarzami i zaangażowaniem społeczności | Funkcje społecznościowe były odizolowane; rozdrobnione platformy doprowadziły do powstania silosów | Ujednolicone platformy integrujące narzędzia do komunikacji, współpracy i udostępniania wiedzy | Startup technologiczny wdrażający intranet, który zintegrował Slack, obszar roboczy Google i śledzenie projektów w celu zapewnienia płynnego cyklu pracy |
| Nowoczesne intranety (2020+) | Kompleksowe platformy cyfrowego doświadczenia pracownika (DEX) z AI, wyszukiwaniem w przedsiębiorstwie i automatyzacją | Brak (zaprojektowany do adaptacji i skalowania wraz z ewoluującymi potrzebami miejsca pracy) | Scentralizowane, oparte na AI narzędzia oferujące mobilną dostępność, zaangażowanie społeczne i funkcje zwiększające wydajność | Zdalna firma korzystająca z intranetu opartego na AI do wdrażania pracowników, zarządzania zadaniami i skutecznego wspierania zaangażowania |
Kluczowe funkcje nowoczesnego intranetu
Co sprawia, że intranet pracowniczy jest tak niezbędny do komunikacji z pracownikami? Rozłóżmy to na czynniki pierwsze:
1. Wydajność oparta na chmurze
Po pierwsze, większość nowoczesnych systemów intranetowych jest obecnie oparta na chmurze. Oznacza to takie korzyści jak automatyczne tworzenie kopii zapasowych, zarządzanie zawartością w czasie rzeczywistym i brak ograniczeń związanych z lokalizacją.
A ponieważ 83% globalnej siły roboczej twierdzi, że praca hybrydowa jest idealna, intranet oparty na chmurze doskonale wpisuje się w tę ewoluującą potrzebę elastyczności.
2. Zintegrowane narzędzia Business
Twój intranet powinien płynnie integrować się z narzędziami takimi jak Slack, Microsoft 365, obszar roboczy Google i Zendesk. Ich konsolidacja w ramach jednej platformy oznacza mniej czasu spędzonego na przełączaniu zakładek, a więcej na zakończeniu zadań.
Przeczytaj także: Best Business Communication Software for Effective Messaging (Najlepsze oprogramowanie do komunikacji w biznesie )
3. Najwyższy poziom bezpieczeństwa
Nikt nie lubi wycieków danych, ale stają się one coraz częstsze niż zwykle. Bezpieczny intranet wykorzystuje uprawnienia oparte na rolach, aby zapewnić dostęp do poufnych informacji firmowych tylko tym, którzy ich potrzebują, trzymając wścibskie oczy (i hakerów) na dystans.
🧠 Czy wiesz: Organizacje potrzebują średnio 204 dni, aby zidentyfikować naruszenie danych i kolejne 73 dni, aby je powstrzymać. Koszt samych powiadomień o naruszeniach wzrósł do 370 tys. dolarów w 2023 roku.
4. Przyjazne dla użytkownika zarządzanie zawartością
Aktualizacja stron intranetowych zazwyczaj nie wymaga dużej wiedzy technicznej. Nowoczesny system zarządzania treścią (CMS) umożliwia pracownikom samodzielne tworzenie, aktualizowanie i udostępnianie zawartości, z płynną integracją z narzędziami takimi jak Google Drive.
5. Uznanie i nagrody
Wyrażaj uznanie tam, gdzie jest ono należne. W końcu pracownicy, którzy regularnie otrzymują wyrazy uznania, są 20 razy bardziej zaangażowani niż ci, którzy nigdy nie słyszą prostego "dziękuję". "
Nowoczesne intranety zachęcają do wzajemnego uznawania, ułatwiając świętowanie osiągnięć poprzez okrzyki, komentarze lub ogłoszenia w całej firmie.
6. Inteligentny katalog pracowników
Koniec z zastanawianiem się "kto jest za to odpowiedzialny?". Katalog pracowników z możliwością wyszukiwania pozwala znaleźć współpracowników według nazwiska, działu lub tytułu stanowiska, dzięki czemu współpraca staje się dziecinnie prosta.
7. Dostępność mobilna
Przy pracy hybrydowej, przyjazne dla urządzeń mobilnych intranety lub dedykowane aplikacje zapewniają pracownikom połączenie z dowolnego urządzenia mobilnego, w dowolnym miejscu.
8. Stworzony do pracy zespołowej
Obecnie zespoły współpracują za pomocą narzędzi do współpracy, takich jak Google Workspace i Microsoft Teams. Nowoczesne intranety płynnie się z nimi integrują, oferując narzędzia do zarządzania projektami, wiadomości w czasie rzeczywistym i udostępniane obszary robocze, aby zapewnić płynną pracę zespołową.
Rola nowoczesnego intranetu w budowaniu zaangażowania pracowników
Omówiliśmy już, w jaki sposób nowoczesny intranet zapewnia pracownikom oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej, aby scentralizować ją w celu lepszej pracy zespołowej, dzięki czemu jest ona dostępna w dowolnym miejscu i czasie.
Aby jednak zrozumieć sposób, w jaki przekształca on typowe wyzwania w miejscu pracy w możliwości zaangażowania pracowników, przetestujmy go w kilku typowych scenariuszach.
scenariusz 1: Pracownicy zdalni czują się rozłączeni
Pracownicy zdalni często tracą możliwość spontanicznych interakcji w biurze i czują się odizolowani.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Nowoczesny intranet wypełnia lukę, zapewniając scentralizowane cyfrowe miejsce pracy, w którym pracownicy zdalni mogą uzyskać dostęp do aktualizacji firmy, współpracować nad projektami i łączyć się społecznie za pośrednictwem wirtualnych społeczności i narzędzi do czatu. Funkcje takie jak dostęp mobilny zapewniają, że nikt nie czuje się pominięty, bez względu na to, gdzie pracuje.
scenariusz 2: Przytłaczający nadmiar informacji
Pracownicy mają trudności ze znalezieniem istotnych informacji zagrzebanych w niekończących się e-mailach i dokumentach.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Dzięki funkcjom takim jak systemy zarządzania zawartością i zaawansowane narzędzia wyszukiwania, nowoczesne intranety organizują i priorytetyzują informacje. Spersonalizowane pulpity zapewniają, że pracownicy widzą aktualizacje i zasoby, które są dla nich ważne, przebijając się przez szum.
scenariusz 3: Niskie uznanie i morale pracowników
Pracownicy czują się niedoceniani, gdy ich osiągnięcia pozostają niezauważone, co prowadzi do braku zaangażowania.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Narzędzia uznawania pracowników, takie jak tablice pochwał i funkcje shout-out, zachęcają do publicznego doceniania. Te momenty uznania sprzyjają poczuciu przynależności i motywacji.
scenariusz 4: Trudności w zarządzaniu projektami zespołowymi
Teams mają trudności z efektywną współpracą, zwłaszcza w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Narzędzia do współpracy zintegrowane z nowoczesnymi intranetami ułatwiają zarządzanie projektami. Od udostępniania obszarów roboczych po przesyłanie wiadomości w czasie rzeczywistym, pracownicy mogą przeprowadzać burze mózgów, przydzielać zadania i śledzić postępy na jednej platformie - zwiększając wydajność i pracę zespołową.
scenariusz 5: Nieefektywny onboarding dla nowych pracowników
Nowi pracownicy czują się zagubieni bez jasnego zrozumienia procesów, zasad i dynamiki zespołu.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Nowoczesne intranety upraszczają wdrażanie, oferując dostosowane huby zawartości z zasobami szkoleniowymi, zasadami firmy i wprowadzeniem do zespołu. Dzięki temu nowi pracownicy czują się mile widziani i przygotowani do rozpoczęcia pracy.
Pro Tip: Użyj scentralizowanej platformy do tworzenia, niestandardowego dostosowywania i dystrybucji zasad i wytycznych w całej organizacji. Aby rozpocząć, zapoznaj się z listą najlepszych programów do tworzenia podręczników dla pracowników.
scenariusz 6: Silosowe działy utrudniają współpracę
Działy działają w izolacji, co prowadzi do błędnej komunikacji i nieefektywności.
Jak pomaga nowoczesny intranet: Nowoczesny intranet sprzyja współpracy między działami dzięki udostępnianym przestrzeniom do dzielenia się wiedzą, aktualizacji projektów i komunikacji. Pracownicy mogą łatwo znaleźć kolegów z różnych zespołów za pomocą katalogu pracowników, przełamując silosy i promując jednolitą kulturę.
Przeczytaj także: Najlepsze oprogramowanie dla portali pracowniczych
Wdrażanie nowoczesnego intranetu w organizacjach
Przejście na nowoczesny intranet to nie lada wyzwanie. Organizacje często zmagają się z brakiem zaangażowania pracowników i nieefektywnymi narzędziami komunikacji w miejscu pracy.
Fascynujące jest jednak to, jak skuteczne narzędzie może naprawdę rozwiązać resztę problemów. A przynajmniej ClickUp do zrobienia. Szybkie wprowadzenie - ClickUp to wszystko do pracy, które łączy zarządzanie projektami, czat i wiedzę na jednej platformie. Bonus: wszystko to jest dostarczane z najbardziej spójnym AI do pracy na świecie.
Oto przewodnik krok po kroku, jak wdrożyć intranet, który naprawdę spełni Twoje potrzeby i dopasuje się do Twojego zespołu.
Krok 1: Zrozum, czego naprawdę potrzebuje Twoja organizacja
Zanim zagłębisz się w rynek błyszczących platform intranetowych, zatrzymaj się i zastanów nad tym, czego brakuje. Na przykład:
- Czy luki komunikacyjne spowalniają projekty?
- Czy pracownicy zdalni czują się odłączeni?
- Czy pracownicy toną w nieistotnych informacjach?
Przeprowadzenie oceny potrzeb pomoże Ci odkryć te bolączki i nakreślić niezbędne funkcje dla Twojego intranetu.
Na przykład, czy Twój zespół potrzebuje systemów zarządzania zawartością do zrobienia porządku w zasobach? A może narzędzi do współpracy, które usprawnią pracę zespołową? Wiedząc, co jest zepsute, łatwiej jest znaleźć narzędzie, które to naprawi.
Dzięki zadaniom ClickUp możesz udokumentować te potrzeby, dzieląc je na możliwe do wykonania kroki. Na przykład przypisuj zadania badawcze do konkretnych zespołów, ustalaj priorytety funkcji za pomocą pól niestandardowych i śledź postępy w realizacji tego, co najważniejsze.
Krok 2: Włącz swoich pracowników do rozmowy
Jednym z największych błędów popełnianych przez organizacje jest pomijanie pracowników w procesie planowania. Twój intranet nie jest tylko dla działu HR lub IT - jest dla wszystkich.
Już teraz jesteś o krok przed zaangażowaniem pracowników, angażując ich z różnych działów w ocenę potencjalnych rozwiązań.
Wykorzystaj ankiety lub dyskusje w ratuszu, aby zebrać opinie na temat tego, jakie narzędzia i funkcje ułatwiłyby im pracę. Dzięki Tablicom ClickUp możesz wizualnie mapować opinie pracowników, zapewniając, że każdy pomysł zostanie uchwycony i wzięty pod uwagę.
Krok 3: Wdrażanie etapami
Narzucanie każdej funkcji pracownikom pierwszego dnia może wydawać się skuteczne, ale jest to przepis na przytłoczenie.
Etapowe wdrażanie pozwala zespołom na komfortowe korzystanie z intranetu krok po kroku.
Zacznij od podstawowych funkcji, takich jak narzędzia komunikacyjne lub udostępnianie dokumentów i stopniowo wprowadzaj zaawansowane funkcje, takie jak pakiety współpracy w czasie rzeczywistym lub analizy.
Zadania ClickUp i pulpity ClickUp sprawiają, że proces ten przebiega bezproblemowo. Twórz zadania dla każdej fazy wdrażania, przydzielaj obowiązki i śledź postępy - wszystko w jednym miejscu.
Możesz także używać pulpitów do monitorowania wskaźników adopcji i zbierania opinii pracowników, dostosowując doświadczenie w miarę postępów.
Czy nie byłoby wspaniale, gdybyś mógł połączyć narzędzia takie jak ClickUp Custom Fields i Custom Statuses, aby dodać określone atrybuty do zadań?
Szablon komunikacji z pracownikami ClickUp umożliwia tę funkcję wraz z uporządkowanym układem dla przejrzystej komunikacji. A co najlepsze? Jest on wstępnie skonfigurowany i pomaga od razu rozpocząć pracę!
Krok 4: Nadaj priorytet doświadczeniu użytkownika
Powodzenie intranetu zależy od łatwości jego obsługi. Jeśli pracownicy nie mogą poruszać się po platformie lub szybko znaleźć informacji, nie będą z niej korzystać.
Zasadniczo skup się na intuicyjnym designie, kompatybilności z urządzeniami mobilnymi i spersonalizowanych pulpitach. Weź pod uwagę swoich użytkowników - pracowników zdalnych, Teams na polach lub pracowników biurowych - i upewnij się, że platforma spełnia ich potrzeby.
Po raz kolejny ClickUp wyróżnia się tutaj swoimi konfigurowalnymi pulpitami.
Pracownicy mogą dostosowywać swoje widoki, aby wyświetlać to, co jest najbardziej istotne, od postępu projektu po aktualizacje zespołu. Został zaprojektowany jako jedno źródło prawdy, minimalizując szum i maksymalizując przejrzystość.
Przeczytaj także: Najlepsze oprogramowanie Digital Workplace dla nowoczesnych Teams
Krok 5: Efektywnie zarządzaj swoją zawartością
Pamiętaj: Intranet bez dobrze zorganizowanej, odpowiedniej zawartości jest tylko kolejnym narzędziem, którego pracownicy będą unikać.
Zawartość musi być łatwa do znalezienia, regularnie aktualizowana i niestandardowa dla użytkowników. Obejmuje to wszystko, od zasad firmy po materiały szkoleniowe i zasoby zespołu.
Analityka może również odgrywać ogromną rolę w zrozumieniu tego, co działa - czy pracownicy angażują się w zawartość?
Przykład: Co by było, gdyby wielu członków zespołu mogło jednocześnie edytować dokument dotyczący polityki lub udoskonalać propozycję projektu, pozostawiając komentarze i sugestie bezpośrednio w dokumencie? Znacznie przyspieszyłoby to współpracę i zwiększyło widoczność. ClickUp Docs sprawia, że jest to możliwe.
Integracja tych dokumentów w centralnym hubie wiedzy zapewnia pracownikom dostęp do tego, czego potrzebują w ciągu kilku sekund, a nie godzin:
- Używaj folderów do grupowania powiązanych dokumentów według działów lub projektów
- Dodaj etykiety do szybkiego filtrowania, takie jak "Aktualizacja zasad" lub "Onboarding"
- Połącz powiązane zasoby, aby zapewnić pełny kontekst, np. połączenie briefu projektu z odpowiednimi listami zadań
- Udostępnianie dokumentów między zespołami za pomocą połączonego linku
- Przypisywanie zadań bezpośrednio w dokumencie dla elementów akcji
- Korzystaj z komentarzy i wzmianek, aby uzyskać natychmiastową informację zwrotną
Przeczytaj także: How to Manage a Team: Umiejętności, strategie, narzędzia
Krok 6: Wspieraj zaangażowanie od samego początku
Nawet najbardziej zaawansowany intranet zawiedzie, jeśli pracownicy nie będą zaangażowani. Aby zbudować zaangażowanie, pokaż, w jaki sposób platforma ułatwi im życie.
Narzędzia do współpracy, takie jak ClickUp Chat, @wzmianki i ClickUp Assign Comments pomagają wspierać komunikację w czasie rzeczywistym i odpowiedzialność, zapewniając, że nikt nie czuje się pominięty.
Krok 7: Zabezpiecz swój intranet
Bezpieczeństwo = podstawa nowoczesnego systemu intranetowego.
Zabezpieczenie intranetu oznacza, że poufne dane pozostają chronione, a platforma pozostaje niezawodna przez lata.
Od ochrony tajemnic firmy po kontrolowanie poziomów dostępu, bezpieczny intranet buduje zaufanie w całej organizacji.
Pro Tip: ClickUp ulepsza doświadczenie dzięki uprawnieniom opartym na rolach, zapewniając pełną kontrolę nad tym, kto może wyświetlać, edytować lub udostępniać zadania, dokumenty, pulpity i nie tylko. Dzięki temu właściwa zawartość znajduje się we właściwych rękach.
Pokonywanie wyzwań związanych z wdrażaniem nowoczesnych intranetów
Żadna podróż nie jest zakończona bez wyzwań. Przynajmniej świadomość ich istnienia pomaga lepiej planować.
Rozpoznajmy niektóre typowe wyzwania związane z nowoczesną integracją intranetu i dowiedzmy się, jak im sprostać.
Wyzwanie #1: Brak personalizacji
Jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich, zwłaszcza w miejscu pracy. Pracownicy nie chcą przekopywać się przez nieistotną zawartość, aby znaleźć to, czego potrzebują. Bez spersonalizowanej zawartości dostosowanej do roli, Teams lub lokalizacji, intranet może stać się kolejnym nieużywanym narzędziem.
Rozwiązanie:
Nowoczesne intranety muszą zapewniać personalizację opartą na rolach. Oznacza to, że pracownicy widzą zawartość odpowiednią dla ich roli, działań i lokalizacji.
Funkcje takie jak niestandardowe pulpity lub celowe powiadomienia sprawiają, że intranet jest angażujący i użyteczny dla wszystkich.
Przeczytaj także: Najlepsze aplikacje do komunikacji w Teams
Wyzwanie #2: Nieefektywna funkcja wyszukiwania
Prawie dwie trzecie pracowników (64%) przyznaje, że ma trudności ze znalezieniem czasu i energii na zakończenie swoich zadań i jest 3. 5 razy częściej zmagają się z innowacyjnością i myśleniem strategicznym.
Czy chcemy utrudniać im życie kiepskimi narzędziami do zrobienia wyszukiwania? Tradycyjne wyszukiwarki oparte na prostych słowach kluczowych nie zaspokoją potrzeb Twoich pracowników.
Rozwiązanie:
Nowoczesne intranety potrzebują inteligentnych funkcji wyszukiwania, które dostarczają wyniki w oparciu o preferencje, filtry i dane użytkownika.
Funkcja połączonego wyszukiwania ClickUp pomaga znaleźć wszystko w obszarze roboczym za pomocą podstawowych słów kluczowych, zaawansowanych filtrów lub osi czasu. Co więcej, przekształca dane obrazów i wideo w zawartość, którą można przeszukiwać, dzięki czemu żaden plik nie pozostanie niezauważony.
Wyzwanie nr 3: Brak możliwości wyszukiwania informacji
Czy tysiące e-maili, materiałów wideo, dokumentów tekstowych i innych treści Enterprise są uporządkowane? Cóż, nie.
Tradycyjne intranety mają trudności z wydobywaniem tych danych, co prowadzi do niewykorzystanego potencjału i słabego podejmowania decyzji.
Rozwiązanie:
Narzędzia AI do eksploracji wiedzy to najlepsza rzecz, jaka może przydarzyć się nowoczesnym intranetom.
Narzędzia te pozyskują dane z aplikacji wewnętrznych i zewnętrznych, wzbogacają je o metadane i dostarczają spersonalizowane wyniki za pośrednictwem kognitywnych wyszukiwarek Enterprise. Oznacza to, że pracownicy mogą w razie potrzeby uzyskać płynny dostęp nawet do nieustrukturyzowanych danych.
Oto pomocny przewodnik po budowaniu i zarządzaniu własną bazą wiedzy AI!
Pro Tip: ClickUp Brain to menedżer wiedzy oparty na AI, który płynnie połączy zadania, dokumenty i czaty w obszarze roboczym ClickUp, aby natychmiast wyświetlić odpowiednie informacje. Koniec z przekopywaniem się przez bałagan - wystarczy zapytać w prostym języku angielskim, a ClickUp Brain dostarczy precyzyjnych odpowiedzi, usprawniając cykl pracy i utrzymując zgodność Teams.
Wyzwanie #4: Nadawanie celowych wiadomości
Tradycyjne intranety są często ograniczone do uniwersalnych wiadomości. Staje się to poważnym problemem w przypadku zarządzania zdalnymi lub hybrydowymi Teams, które wymagają dostosowanych aktualizacji w oparciu o ich role, języki lub lokalizacje.
Rozwiązanie:
Nowoczesne intranety umożliwiają ukierunkowaną komunikację, pozwalając na wysyłanie spersonalizowanych wiadomości do określonych grup.
Menedżerowie mogą na przykład przekazywać aktualizacje zasad zespołom kierowniczym, jednocześnie zachowując wiadomości dotyczące wdrażania skierowane do nowych pracowników. Zapewnia to, że właściwe osoby otrzymują wiadomości bez spamowania wszystkich innych.
Wyzwanie nr 5: Intranet jest oddzielony od innych narzędzi cyfrowych
Odłączony intranet to przepis na frustrację. Pracownicy nie powinni przełączać się między aplikacjami, aby znaleźć informacje lub zakończyć zadania. Tradycyjne intranety, często statyczne i silosowe, powodują nieefektywność i tłumią wydajność.
Rozwiązanie:
Nowoczesne intranety działają jak ujednolicone cyfrowe obszary robocze, integrując komunikację, współpracę i narzędzia do zarządzania zawartością.
📮ClickUp Insight: Typowy pracownik wiedzy musi połączyć się średnio z 6 osobami do zrobienia. Oznacza to codzienne docieranie do 6 kluczowych połączeń w celu zebrania niezbędnego kontekstu, uzgodnienia priorytetów i posunięcia projektów do przodu.
Zmagania są prawdziwe - ciągłe działania następcze, zamieszanie w wersjach i czarne dziury w widoczności obniżają wydajność zespołu. Scentralizowana platforma, taka jak ClickUp, z połączonym wyszukiwaniem i menedżerem wiedzy AI, rozwiązuje ten problem, zapewniając natychmiastowy dostęp do kontekstu na wyciągnięcie ręki. Koniec z przeskakiwaniem między aplikacjami!
Przeczytaj także: Jak społecznościowy intranet zmienia komunikację w miejscu pracy
Innowacje w intranecie zaczynają się od ClickUp
Migracja do ClickUp była najważniejszą rzeczą, jaką zrobił nasz zespół. Od czasu wprowadzenia zmiany, nasza wydajność, efektywność, współpraca w zespole i ogólne morale znacznie się poprawiły.
Migracja do ClickUp była najważniejszą rzeczą, jaką zrobił nasz zespół. Od czasu wprowadzenia zmiany, nasza wydajność, efektywność, współpraca w zespole i ogólne morale znacznie się poprawiły.
Jeśli budujesz intranet dla swojej organizacji, wybierz platformę taką jak ClickUp, która rozwija się wraz z Tobą.
ClickUp łączy wszystko, czego potrzebujesz, w jeden płynny, skalowalny obszar roboczy, od zarządzania zadaniami i dokumentami po konfigurowalne pulpity i uprawnienia oparte na rolach.
Narzędzia do współpracy, takie jak czat, tablice i dokumenty, zapewniają Twojemu zespołowi połączenie, zaangażowanie i wydajność - bez względu na to, gdzie pracują.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i stwórz cyfrowe miejsce pracy, na jakie zasługuje Twój zespół!