Wszyscy braliśmy udział w spotkaniach, które pojawiały się znienacka, wykolejały nasz dzień i sprawiały, że wszyscy zastanawiali się, co się właśnie stało.
Według raportu Microsoft 2022 Work Trend Index Annual Report, przeciętny użytkownik Teams doświadczył oszałamiającej liczby takich sytuacji 252% wzrost tygodniowego czasu spotkań od 2020 roku, a liczba cotygodniowych spotkań również wzrosła o 153%.
Chociaż wzrost częstotliwości spotkań może czasami wydawać się przytłaczający, regularne odprawy są ważne dla utrzymania spójnej komunikacji i dostosowania teamów.
Spotkania cykliczne są skutecznym sposobem na osiągnięcie tego celu. Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom w zakresie planowania i planowania cyklicznych spotkań, aby zmaksymalizować ich wpływ.
Czym są spotkania cykliczne?
Spotkania cykliczne to wcześniej zaplanowane i powtarzalne spotkania, które odbywają się co tydzień, co miesiąc lub co kwartał. Te regularne odstępy czasu zapewniają ciągłą komunikację, pomagając członkom zespołu skutecznie przekazywać swoje pomysły, postępy i problemy we właściwym czasie.
Jednym z przykładów spotkań cyklicznych są spotkania typu stand-up, podczas których każdy uczestnik krótko informuje o swojej bieżącej pracy. A powodzenie spotkania stand-up dostarcza ważnych spostrzeżeń liderowi zespołu i ustawia jasne oś czasu na zakończenie projektu.
Fun Fact: Przeciętne spotkanie stand-up trwa około 15 minut - wystarczająco krótko, aby wszyscy byli skupieni, ale wystarczająco długo, aby wyrównać zespół. Jednak dalsze skracanie stand-upów może zwiększyć zaangażowanie zespołu, ponieważ zachęca do zwięzłych aktualizacji i mniejszej liczby punktów stycznych.
Znaczenie powtarzających się spotkań
Skutecznie zarządzane, cykliczne spotkania mogą zwiększyć wydajność i usprawnić proces podejmowania decyzji. Firmy mogą czerpać korzyści z regularnych spotkań, które pomagają wyjaśnić cele i sprostać bieżącym wyzwaniom.
Oto jak to zrobić:
Spójność i odpowiedzialność
Spotkania cykliczne zapewniają spójną komunikację i odpowiedzialność, niezależnie od tego, czy zespół pracuje w biurze, czy zdalnie. Ze względu na swój charakter, spotkania te wymagają od uczestników przygotowania, udostępniania aktualnych informacji i aktywnego udziału w dyskusjach.
Monitorowanie postępów
Członkowie zespołu mogą z łatwością śledzić długoterminowe projekty i oś czasu, aby przeglądać trwające prace, omawiać postępy w projektach i rozwiązywać wszelkie problemy. Ustrukturyzowany charakter powtarzających się spotkań ustanawia rytm, zapewniając, że wszyscy uczestnicy wiedzą, kiedy i gdzie się spotkać. Jest to szczególnie korzystne w przypadku zarządzania dużymi teamami lub złożonymi projektami.
Teams building
Powtarzające się spotkania pomagają rozwinąć poczucie koleżeństwa i wzajemnego zrozumienia, co jest niezbędne do stworzenia wydajnego i opartego na współpracy środowiska. Pozwalają one członkom Teams wspólnie rozwiązywać wyzwania, szukać pomocy i świętować kamienie milowe.
Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi do spotkań online dla Teams (Free & Paid)
Najlepsze praktyki dla wydajnych spotkań cyklicznych
Powtarzające się spotkania są korzystne, ale mogą również prowadzić do problemów, jeśli są niewłaściwie zorganizowane
Na przykład, jeśli odwołasz spotkanie cykliczne bez wcześniejszej informacji, ludzie mogą tracić czas czekając na spotkanie
Aby zapobiec takim scenariuszom, zalecamy przyjęcie następujących zasad najlepsze praktyki dla spotkań o wysokiej wydajności :
Wyczyszczone cele
Wszystkie zaplanowane spotkania powinny mieć jasno określone cele. W ten sposób ludzie mogą dowiedzieć się jak przygotować się do spotkania . Brak ustawienia jasnych celów spotkania może być nieproduktywny, marnując czas, który lepiej poświęcić na zadania, które można wykonać.
Pomaga to również skupić się na dyskusjach, zapewniając, że uczestnicy rozumieją i pracują nad pożądanymi wynikami. Mając pomysły wszystkich na tabeli, można zdecydować o kursie, aby osiągnąć swoje cele.
Wybierz odpowiednią częstotliwość i czas trwania
czy wiesz, że **Według rocznego raportu Microsoft 2023 Work Trend Index, nieefektywne spotkania są raportowane jako główny zabójca wydajności a na trzecim miejscu znajduje się zbyt duża liczba spotkań.
Podkreśla to, dlaczego wybór odpowiedniej częstotliwości i czasu trwania spotkań jest ważny - uzyskanie właściwej równowagi może pomóc uniknąć niepotrzebnych przerw i utrzymać wydajność na właściwym torze.
Czy chciałbyś uczestniczyć w powtarzających się spotkaniach częściej niż dwa razy w tygodniu? Pomijając wyjątkowe przypadki, o czym dyskutowałbyś codziennie bez żadnego rzeczywistego postępu?
Zbyt długie spotkania tracą zaangażowanie uczestników, odwracają ich uwagę od celu i marnują czas. Dlatego też, jeśli prowadzisz spotkanie cykliczne raz lub dwa razy w tygodniu, idealny czas trwania to 30-60 minut.
💡 Pro Tip: Dostosuj częstotliwość spotkań do potrzeb zespołu - zbyt często, a ryzykujesz wypalenie; zbyt rzadko, a stracisz kierunek.
Tworzenie i udostępnianie agend
Agenda dostarcza kluczowych informacji na temat spotkania, dzięki czemu uczestnicy wiedzą, czego mogą się spodziewać. Wiedza o tym, co będzie omawiane na spotkaniu, pomaga zaoszczędzić czas i przejść od razu do dyskusji.
Zanim zostaniesz zasypany pytaniami o to, jakie informacje zawrzeć w agendach przyszłych spotkań i gdzie je udostępniać, jesteśmy tutaj z odpowiedziami!
An idealny program spotkania zawiera informacje takie jak czas spotkania, miejsce i temat dyskusji. Aby uporządkować i ustrukturyzować te informacje, można użyć Szablon agendy ClickUp który umożliwia udostępnianie wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu.
Szablon agendy ClickUp
Szczegóły spotkania mogą obejmować jego rodzaj, zakres, datę, godzinę i lokalizację (sala spotkań osobistych lub połączony link dla spotkania zdalne ). Za pomocą tego szablonu można:
- Przypisać określone role uczestnikom, takie jak moderator, osoba sporządzająca notatki i uczestnicy, zapewniając jasność obowiązków
- Utworzyć tabelę zawierającą porządek obrad, odpowiadające mu elementy działań i osoby odpowiedzialne za każde zadanie
- Śledzenie postępów każdego uczestnika, upewniając się, że realizują swoje cele na czas i pozostają odpowiedzialni przed grupą
- Dodaj szczegóły po spotkaniu do agendy, takie jakpodsumowanie spotkania (lub link do nagranego spotkania) i informacje o następnym spotkaniu.
Aby udostępniać tę agendę, można użyć publicznego lub zastrzeżonego łącza, pobrać ją w formacie PDF, HTML lub markdown i wysłać pocztą. Możesz także przesłać plik na Dysk Google i załączyć jego link do zaproszenia na zaplanowane spotkanie w kalendarzu Google.
Udostępnianie tej agendy wewnętrznym członkom zespołu jest jeszcze łatwiejsze dzięki ClickUp - aplikacja do wszystkiego w pracy -która centralizuje zarządzanie projektami, dokumentami i wiedzą. Możesz bezpośrednio zaprosić wybranych członków zespołu do dokumentu lub udostępniać go w obszarze roboczym lub przestrzeni zespołu na ClickUp.
Upewnij się, że żaden członek zespołu nie przegapi notatek ze spotkania dzięki wielu opcjom udostępniania ClickUp
Zachęcaj do uczestnictwa
Nie ma sensu organizować spotkania, jeśli nikt się na nim nie pojawi, prawda? Twoja rola nie kończy się na planowaniu i planowaniu spotkań. Musisz upewnić się, że spotkania Teams są zabawne, wydajne i angażujące aby zachęcić do różnorodnych perspektyw podczas spotkania.
Po zaplanowaniu spotkania, jasno nakreśl i dostosuj działania następcze, aby przełożyć dyskusje ze spotkania na konkretne wyniki. Jeśli jednak nie lubisz robić notatek (jak my wszyscy!), możesz użyć Szablon protokołu ze spotkania ClickUp do tworzenie uporządkowanych notatek ze spotkań .
💡 Pro Tip: Twórz agendy przy użyciu wskaźników, osi czasu projektu lub KPI, aby zapewnić, że spotkania są zorientowane na wyniki, a nie tylko na litanię aktualizacji statusu.
Szablon protokołu ze spotkania ClickUp
Łatwy w użyciu format szablonu, z gotowymi stronami na podsumowania spotkań, zapewnia uchwycenie kluczowych wyników i wniosków. Jest to narzędzie do współpracy, które jest świetne zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych użytkowników i jest w pełni konfigurowalne.
Co więcej? Z ClickUp Brain możesz automatycznie podsumowywać dyskusje podczas spotkań i przekształca je w możliwe do wykonania zadania. Następnie możesz przypisać te zadania do członków swojego zespołu w ClickUp i wysyłać automatyczne przypomnienia o postępach.
Natychmiastowe podsumowywanie notatek ze spotkań dzięki ClickUp Brain
W ten sposób uczestnicy spotkania mogą natychmiast skupić się na swoich elementach działania i zobowiązać się do dotrzymania terminów. Pozwala to również Twojemu zespołowi skoncentrować się na działaniach o wysokiej wartości, zamiast grzęznąć w pracy administracyjnej.
Twórz szczegółowe agendy spotkań za pomocą ClickUp Brain
Dzięki ClickUp Brain możesz łatwo tworzyć agendy spotkań, wprowadzając kluczowe szczegóły, takie jak cele, uczestnicy i tematy. Usprawnia to proces planowania i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie przed rozpoczęciem spotkania.
Aby jednak cała ta magia mogła się wydarzyć, potrzebne są odpowiednie narzędzia. Narzędzia takie jak ClickUp, Kalendarz Google, Zoom i asystenci AI pomagają zarządzać planowaniem, dokumentowaniem i śledzeniem powtarzających się spotkań. Omówimy je bardziej szczegółowo w następnej sekcji!
ClickUp Brain generuje agendę spotkania na podstawie informacji z obszaru roboczego i planowanych spotkań
Dzięki wszechstronnym funkcjom ClickUp do zarządzania projektami, takim jak automatyczne aktualizacje zadań, możesz zapewnić swoim Teamsom cykliczność kluczowych projektów, zapewniając spójną komunikację i śledzenie postępów.
🧠Fun Fact: McKinsey raportuje, że liderzy we wdrażaniu AI odnotowują wzrost o średnią redukcję kosztów o 5-10% . Jednocześnie przenoszą uwagę swoich pracowników na bardziej wartościowe zadania i wspierają innowacje. Może to oznaczać szybsze cykle w testach badawczo-rozwojowych lub rozwoju kodu lub po prostu zachęcanie do większej kreatywności wśród swoich teamów.
Przeczytaj również: Jak przeprowadzić spotkanie podsumowujące?
Jak zaplanować spotkanie cykliczne
Ustawienie wyczyszczonych celów, wybór odpowiedniej częstotliwości spotkań i wykorzystanie narzędzi takich jak Spotkania ClickUp , Kalendarz Google i Zoom mogą prowadzić do wydajnych, angażujących spotkań, które napędzają postęp projektu i zapewniają odpowiedzialność.
Przeczytaj również: 10 najlepszych aplikacji do planowania dla właścicieli małych firm w 2024 roku
Planowanie powtarzających się spotkań w różnych narzędziach do spotkań
Jeśli szukasz miejsca do scentralizowania swoich kalendarzy i śledzenia wszystkich spotkań i zadań clickUp jest właściwym narzędziem dla Ciebie. Integruje się z istniejącymi aplikacjami kalendarza i synchronizuje się z nimi w czasie rzeczywistym.
Jeśli masz zaplanowane spotkanie w Kalendarzu Google, wydarzeniach Zoom lub Kalendarzu Apple, możesz wyświetlić je wszystkie w aplikacji ClickUp Widok kalendarza ClickUp . Można również tworzyć małe zadania przed i po spotkaniu oraz ustawić przypomnienia o ich zakończeniu, aby zapewnić wysoką wydajność spotkania.
Śledzenie i zarządzanie wszystkimi spotkaniami w jednym miejscu dzięki scentralizowanemu widokowi kalendarza ClickUp
Jeśli wiele zadań i spotkań jest zaplanowanych na ten sam dzień, możesz przeciągać i upuszczać je w odpowiednie miejsca i dostosowywać ich priorytet, aby wyróżnić ważne zadania i spotkania w pierwszej kolejności. Ponadto widoki dzienne, tygodniowe i miesięczne pozwalają wizualizować pracę i śledzić postępy w danym okresie.
Synchronizacja ClickUp z aplikacjami kalendarza
Oto kroki, aby zsynchronizować ClickUp z innymi aplikacjami kalendarza:
- Otwórz ClickUp. Przejdź do menu szybkich akcji, klikając ikonę obok ikony swojego profilu w prawym górnym rogu
Śledź wszystkie spotkania, zadania i zobowiązania w jednym miejscu dzięki widokowi kalendarza ClickUp
- Przejdź do Centrum aplikacji
- Wybierz wszystkie aplikacje, które chcesz zintegrować z ClickUp
Zintegruj swoje ulubione narzędzia z ClickUp, aby przechowywać najważniejszą pracę w jednym miejscu
- W nowym oknie kliknij połącz, a zostaniesz przekierowany na stronę logowania do konta Google powiązanego z Kalendarzem Google
- Zaakceptuj niezbędne warunki i ustaw uprawnienia. Po zrobieniu tego, kliknij Zezwól i wszystko gotowe
W ClickUp wszystkie wydarzenia są identyfikowane jako Zadania ClickUp . Po zintegrowaniu kalendarza można użyć Szablon spotkania ClickUp do organizowania spotkań (zadań).
Szablon spotkań ClickUp
Ten szablon pokazuje wszystkie zaplanowane zadania i ich szczegóły, w tym temat, szacowany czas, termin i priorytet.
Tworzenie powtarzającego się zadania (spotkania) w ClickUp
Teraz, po zintegrowaniu ClickUp z innymi kalendarzami, zobaczmy jak zaplanować spotkanie w ClickUp:
- Otwórz ClickUp i przejdź do widoku kalendarza lub użyj widoku zadań, aby utworzyć nowe wydarzenie
- Kliknij przycisk Dodaj zadanie w prawym górnym rogu, aby rozpocząć planowanie spotkania
- Dodaj tytuł spotkania, termin, priorytet i inne szczegóły
- Aby ustawić powtarzające się zadanie, przejdź do spotkań z lewego panelu i przejdź do spotkania, które chcesz ustawić jako powtarzające się. Pod kolumną z terminem kliknij ikonę kalendarza i kliknij Ustaw jako cykliczne w lewym dolnym rogu
Ustawianie powtarzających się zadań w widoku kalendarza ClickUp
- Przypisz zadanie do odpowiednich członków zespołu. Aby ustawić przypomnienia, przejdź do zadania w kalendarzu, kliknij je prawym przyciskiem myszy i kliknij Przypomnij mi
Ustaw przypomnienia o ważnych zadaniach w ClickUp i upewnij się, że nigdy nie przegapisz żadnego terminu
- Zapisuj i wyświetlaj spotkania wraz z zadaniami, projektami i terminami w scentralizowanym kalendarzu
Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu znacznie ułatwia zarządzanie dużym zespołem. Jeśli postęp zadania jest powolny, można edytować priorytet lub ustawić przypomnienia w celu jego szybkiego zakończenia. Możesz także dodać time tracker do dowolnego zadania (spotkania) i śledzić czas spędzony na każdym spotkaniu.
Śledzenie czasu trwania spotkań za pomocą Funkcja śledzenia czasu w ClickUp
Planowanie powtarzających się spotkań w Kalendarzu Google
Kto nie słyszał o Kalendarzu Google? Jest Free i łatwy w użyciu.
przez robinpowered.com Zobaczmy, jak można zaplanować powtarzające się spotkanie w Kalendarzu Google:
- Otwórz Kalendarz Google, kliknij przycisk "Utwórz" w lewym górnym rogu i wybierz Wydarzenie z rozwijanego menu
- Wprowadź szczegóły spotkania, takie jak tytuł, data i godzina
- Pod rozwijaną listą "Nie powtarza się" wybierz schemat cykliczności - może to być codzienny, tygodniowy, miesięczny lub niestandardowy, do zrobienia zgodnie z preferowaną częstotliwością
- Wyślij prośbę o spotkanie do uczestników spotkania, wprowadzając ich adresy e-mail
- Ustaw wszelkie niezbędne przypomnienia lub powiadomienia i kliknij Zapisz
- Wydarzenie w kalendarzu zostanie utworzone i dodane do Kalendarza Google wszystkich zaproszonych uczestników
Planowanie powtarzających się spotkań Teams w Zoom
Wykonaj poniższe kroki, aby zaplanować cykliczne spotkanie w Zoom:
- Zaloguj się na swoje konto Zoom
- Kliknij opcję Zaplanuj spotkanie na pulpicie nawigacyjnym
- Wpisz tytuł, opis i godzinę spotkania
- Zaznacz pole Spotkanie cykliczne
- Wybierz ustawienia cykliczności, w tym częstotliwość, datę końcową i częstotliwość powtarzania spotkania (codziennie, co tydzień itp.). Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz
- Skopiuj wygenerowany link do spotkania lub wyślij zaproszenie na spotkanie bezpośrednio do uczestników
przez Społeczność ZoomIntegracja ClickUp z Kalendarzem Google i Zoom pozwala na planowanie i zarządzanie dyskusjami, zapewniając jednocześnie, że szczegóły spotkania są przechowywane w jednym miejscu. Możesz również ustawić przypomnienia, aby powiadomić uczestników przed spotkaniem, zachęcając ich do większego uczestnictwa.
Widok i zarządzanie Kalendarzem Google w widoku kalendarza ClickUp z dwukierunkową synchronizacją między dwiema aplikacjami
The Integracja z ClickUp Zoom to fantastyczny sposób na zwiększenie wydajności poprzez połączenie zarządzania zadaniami z wideokonferencjami.
Rozpocznij spotkanie Zoom bezpośrednio z obszaru roboczego ClickUp za pomocą kilku kliknięć
Oto, do czego może Ci to posłużyć:
- Łatwe planowanie spotkań: Możesz zaplanować powtarzające się zadanie Zoom bezpośrednio z ClickUp Tasks, dzięki czemu jest to szybkie i bezproblemowe
- Bądź na bieżąco: Otrzymuj powiadomienia o nowych spotkaniach Zoom związanych z Twoimi zadaniami, dzięki czemu Twój zespół będzie na bieżąco
- Rozpoczynaj natychmiastowe spotkania: Uruchamiaj spotkania Zoom bezpośrednio z zadań ClickUp lub czatu za pomocą prostych komend
- Dostęp do nagrań: Jeśli nagrywasz spotkanie, ClickUp może połączyć je z nagraniami i transkrypcjami, ułatwiając znalezienie ważnych informacji
Ta integracja pomaga usprawnić cykl pracy, łącząc zarządzanie projektami z narzędziami komunikacyjnymi, dzięki czemu wszystko jest bardziej wydajne!
Przeczytaj również: 25 najlepszych rozwiązań do zarządzania spotkaniami i agendą w 2024 roku
Bądź zorganizowany i na bieżąco dzięki ClickUp
Nie można twierdzić, że pamięta się każdy element z cotygodniowej listy rzeczy do zrobienia (a jeśli tak, to się kłamie!)
Powtarzające się spotkania pomagają w zapamiętywaniu i łatwym kontrolowaniu rzeczy poprzez utrzymywanie spójnej komunikacji, śledzenie postępów w projektach i wspieranie współpracy w teamach. Wydajne spotkania są potężnym narzędziem do utrzymywania połączenia w teamach, szczególnie w dzisiejszych hybrydowych i zdalnych środowiskach pracy.
ClickUp ułatwia planowanie cyklicznych spotkań, przechowuje wszystkie szczegóły spotkania w jednym miejscu i umożliwia łatwe śledzenie elementów działań i postępów. Potężne możliwości integracji z narzędziami do spotkań, z których korzystasz na co dzień, sprawiają, że jest to idealny wybór do łączenia zadań i rozmów w jedną platformę. Zacznij korzystać z ClickUp już dziś!