Syndrom "To spotkanie mogło być e-mailem" szerzy się w świecie Businessu. Nie wierz nam na słowo - statystyki mówią głośniej niż słowa:
- Badanie 182 menedżerów wyższego szczebla wykazało, że 71% respondentów uznało spotkania za nieefektywne i nieproduktywne
- Ponad połowa pracowników sprawdza e-maile, pisze teksty lub w inny sposób pracuje wielozadaniowo podczas spotkań
- Średnio,31 godzin jest marnowanych miesięcznie na bezproduktywne spotkania
Z drugiej strony, spotkania typu stand-up są uważane za bardziej efektywne czasowo niż większość więc ich wdrożenie jest doskonałym sposobem na uniknięcie snoozefestów. 🥱
Ten przewodnik nauczy Cię, jak przeprowadzać krótkie i słodkie codzienne stand-upy, które utrzymują zespół w synchronizacji bez pochłaniania cennego czasu pracy.
Co to jest spotkanie stand-up?
Spotkanie stand-up to krótka odprawa, która pozwala skontaktować się z zespołem i omówić zakończone i nadchodzące zadania oraz wszelkie wyzwania. Zostało ono spopularyzowane przez rozwój oprogramowania teams używający metodologia zwinna -zestaw projektów zasady zarządzania koncentruje się na współpracy międzyfunkcyjnej i iteracyjne podejście do ciągłego doskonalenia . 📈
Stand-upy są zazwyczaj przeprowadzane codziennie, choć można dostosować kadencję do swojego cyklu pracy. Spotkanie może trwać od 5 do 15 minut, co powinno wystarczyć na szybkie i skuteczne wykonanie niezbędnych kroków.
Jak przeprowadzić spotkanie stand-up
Mechanizm stojący za codziennymi spotkaniami stand-up jest prosty - zbierasz swój zespół i pozwalasz im na zmianę odpowiadać na trzy pytania:
- "Co zrobiłeś wczoraj?"
- "Co zrobisz dzisiaj?"
- czy jest coś, co blokuje twój postęp?
Jest to tak zwane podejście "Round Robin", ale można również użyć metody "Walk the Tablica", w której cały zespół omawia każde zadanie na tablicy w określonej kolejności (zazwyczaj od lewej do prawej).
Pomyśl o powyższych pytaniach jako o krokach, które każdy członek zespołu musi przejść, aby spotkanie przyniosło pożądane wyniki. Wyjaśnijmy każdy z nich bardziej szczegółowo, abyś wiedział, czego szukać w odpowiedziach.
Pytanie 1: "Co robiłeś wczoraj?"
To pytanie służy kilku ważnym celom poza oczywistym podsumowaniem zakończonych zadań. Pokazuje, czy członek zespołu potrafi nadawać priorytety zadaniom wrażliwym na czas nad tymi, które mogą poczekać, co jest kluczowe w szybko zmieniającym się środowisku. 🏃
Widok obciążenia pracą zespołu za pomocą widoku osi czasu umożliwia śledzenie postępów i dostosowywanie terminów zadań
Na tej scenie można również ukryć wszelkie potencjalne nieefektywności i błędy w planie. Na przykład, jeśli jeden członek zespołu twierdzi, że nie zrobił zbyt wiele, podczas gdy inny został zasypany zadaniami, jest to wyraźny znak, że należy zrównoważyć cykl pracy i odpowiednio dostosować obciążenie pracą.
Wreszcie, wymiana informacji o zakończonych zadaniach może pomóc zespołowi współpracować bardziej efektywnie i uzyskać cenne spostrzeżenia, których będą potrzebować w nadchodzącej pracy.
Ktoś mógł zakończyć zadanie podobne do tego, nad którym inny członek zespołu będzie pracował w następnej kolejności, więc może zaoferować pomocną dłoń.
Pytanie 2: "Co zrobisz dzisiaj?"
Jednym z głównych punktów codziennego stand-upu jest ustawienie kursu na nadchodzący dzień i upewnienie się, że nadchodzące zadania są zgodne z nadrzędnym celem. Ten krok pozwala proaktywnie odfiltrować pracę o niskiej wartości i zwiększyć wydajność zespołu.
Załóżmy, że odkryłeś lukę w zabezpieczeniach uwierzytelniania, którą należy pilnie załatać. Jeśli jeden z członków teamu powie, że jego pierwotnym planem na ten dzień było zakończenie mniej czasochłonnego zadania, takiego jak refaktoryzacja starszej wersji kodu, możesz powiedzieć mu, aby odłożył to na później i zajął się problemem bezpieczeństwa.
Szybki widok, dodawanie, przypisywanie lub komentowanie zależności bezpośrednio w zadaniu ClickUp
Mówienie o nadchodzącej pracy zapobiega również wszelkiego rodzaju nieporozumieniom. Eliminuje nakładanie się zadań, wyjaśnia zależności i zapewnia obsługę krytycznych zadań. ✅
Pytanie 3: "Czy jest coś, co blokuje twój postęp?"
Ostatnia scena spotkań stand-up poświęcona jest wykryciu i usunięciu blokad, takich jak:
- Członek zespołu nie ma dostępu do informacji lub narzędzi, których potrzebuje, aby zakończyć swoje codzienne zadania
- Musi czekać na zakończenie poprzedniego zadania przypisanego komuś innemu
- Zadanie wymaga zatwierdzenia, zanim będzie mogło zostać zakończone
Zachęcaj swój Teams do proaktywnego podejścia do blokad, tak aby cała niezbędna komunikacja odbywa się podczas stand-upu. Pomaga to uniknąć niepotrzebnych rozmów i kolejnych spotkań, wyczyszczone drogę dla zespołu, aby osiągnąć swoje cele. 🎯
6 wskazówek dotyczących prowadzenia efektywnych codziennych spotkań stand-up
Prowadząc krótkie spotkania, takie jak codzienne stand-upy, powinieneś sprawić, by liczyła się każda minuta . ⏱️
Poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek, jak zminimalizować marnotrawstwo i zapewnić wszystkim wartość ze spotkania. Dowiesz się również, jak przenieść spotkania na wyższy poziom dzięki ClickUp -Platforma do zarządzania projektami typu "wszystko w jednym" przeznaczona dla zwinnych Teams każdej wielkości.
Wskazówka 1: Zachowaj prostotę
Stand-upy powinny być szybkie i dynamiczne - zbierz wszystkich w jednym miejscu, poproś o odpowiedź na trzy kluczowe pytania i pozwól im zająć się codzienną pracą. Aby zachować zwinność, trzymaj się przejrzystego procesu w połączeniu z jednym lub dwoma prostymi narzędziami do zarządzania spotkaniami.
Nie masz czasu na przeszukiwanie dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych, aby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte śledzenie postępów w trakcie realizacji projektu -potrzebujesz centralnego huba do utrzymywania krytycznych informacji w widoczności dla członków zespołu. Spotkania ClickUp pozwala cieszyć się taką przejrzystością i zminimalizować ręczną pracę podczas stand-upów. Możesz tworzyć listy kontrolne dla każdego członka zespołu i przypisywać komentarze w locie, aby upewnić się, że ważne szczegóły nie umkną uwadze.
Upewnij się, że Twoje komentarze są widoczne, przypisując je użytkownikom bezpośrednio w zadaniach i uzyskaj szybki widok przypisanych komentarzy na liście kontrolnej
Opcja Super Rich Editing w ClickUp pozwala notować notatki ze spotkań, podkreślać ważne punkty i osadzać różne rodzaje zawartości, aby zachować wszystkie kluczowe pomysły w jednym miejscu. Jeśli Twój cykl pracy obejmuje powtarzające się zadania, takie jak udoskonalanie zaległości i przeglądy kodu, możesz ustawić je jako powtarzające się, aby automatycznie pojawiały się w Twoich stand-upach. 🔄
Ustaw powtarzające się zadania, aby wyeliminować powtarzającą się pracę podczas tworzenia agend spotkań
Wskazówka 2: Wybierz czas (i trzymaj się go)
Wyznacz konkretny przedział czasowy na spotkania stand-up i spraw, by był on stały. To zapewnia strukturę i przewidywalność, co pomaga zespołowi pozostać zorganizowanym i poprawia frekwencję.
Jeśli chodzi o kiedy spotkanie powinno się odbyć, to zależy to od twojego cyklu pracy. Idealnie byłoby, gdybyś przeprowadził stand-up z samego rana, aby twój team był ustawiony na cały dzień przed jego zakończeniem. Nie musi to być pierwsza rzecz do zrobienia, ale upewnij się, że spotkanie odbędzie się zanim zespół będzie gotowy do zakasania rękawów.
Jest to łatwiejsze do zrobienia niż do powiedzenia zdalne ustawienie zwłaszcza jeśli członkowie teamu są rozproszeni po całym świecie. Twój poranek może być dla kogoś martwą nocą, co komplikuje sprawę.
Jeśli nie możesz znaleźć czasu, który działa dla wszystkich, async stand-up może być jedyną opcją. Nie jest to tak efektywne jak spotkanie w czasie rzeczywistym, ale i tak lepsze niż całkowite pominięcie członka zespołu w stand-upie.
Porada 3: Miej kompleksowy przegląd swoich stand-upów
Niezależnie od tego, czy Twój zespół jest na miejscu, hybrydowy, czy w pełni zdalny, ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest zapamiętywanie tego, co dzieje się podczas stand-upu - lub oczekiwanie, że Twój zespół to zrobi. Powinien istnieć papierowy ślad wszystkiego, co zostało omówione, aby upewnić się, że wszyscy pozostają na tej samej stronie.
Przynajmniej będziesz potrzebować arkusza kalkulacyjnego do śledzenia obecności każdego członka zespołu, zadań, blokad i innych istotnych informacji.
Chociaż nie ma nic złego w korzystaniu z podstawowy arkusz kalkulacyjny , będziesz potrzebował bardziej solidnego, intuicyjnego rozwiązania, które nie wymaga tworzenia całego systemu od podstaw. Jeśli potrzebna jest pomocna dłoń, można skorzystać z aplikacji Szablon spotkania ClickUp Daily Standup może być nieocenionym dodatkiem do Twoich spotkań.
Szablon spotkania ClickUp Daily Standup pozwala ustrukturyzować spotkanie dzięki opcjom takim jak niestandardowe statusy, niestandardowe pola i niestandardowe widoki
Zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby usystematyzować swoje spotkania i utrzymać je w porządku. Możesz wpisać zadania na listę z niestandardowymi statusami i przypisać etykiety priorytetów, aby zdefiniować jasną hierarchię i szybko zająć się pilnymi zadaniami. ⚡
Solidny Widok tablicy pozwala wziąć udział i wyraźnie widzieć zadania każdego członka zespołu, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco z postępem projektu. Udostępnianie tego kompleksowego przeglądu swojemu zespołowi sprawi, że nie będziesz musiał martwić się o silosy projektowe lub nieporozumienia.
Możesz również zachęcić zespół do samodzielnego wypełniania swoich pól, co w pewnym stopniu rozwiązuje wspomniany wcześniej limit stand-upów w różnych strefach czasowych.
Powiedz tym, którzy nie mogą wziąć udziału w spotkaniu, do zrobienia tego zaraz po rozpoczęciu dnia pracy, a pozostaną na bieżąco.
Wskazówka 4: Utrzymuj wyraźnego lidera i strukturę
Zanim zaczniesz przeprowadzać stand-upy, powinieneś wyznaczyć lidera, który będzie tworzyć agendy i moderować spotkania. Jeśli używasz aplikacji Metodologia Scrum -jak wiele zwinnych teamów - będzie to najprawdopodobniej Scrum Master .
Jeśli nie, może to być menedżer produktu lub inny lider pełniący podobne obciążenie.
Jeśli chodzi o agendę, zazwyczaj wygląda ona mniej więcej tak:
- Lodołamacz lub krótka rozmowa, aby ustawić nastrój
- Trzy pytania stand-up (jeśli używasz metody Round Robin)
- Wszelkie różne aktualizacje projektu
- Cele i elementy działań
Oczywiście jest to tylko sugestia i możesz zorganizować spotkanie w dowolny sposób, który odpowiada Twojemu zespołowi i przepływowi pracy.
Jeśli potrzebujesz platformy do opracowania skutecznej agendy, możesz użyć Dokumenty ClickUp -an Narzędzie oparte na AI które umożliwia tworzenie wszelkiego rodzaju dokumentów, od prostych notatki ze spotkań do obszernych wiki. 📃
ClickUp Docs oferuje niezliczone opcje niestandardowe i formatowe. Możesz użyć Polecenia/Slash, aby dodać bloki kodu, widżety, klikalne przyciski i inne interaktywne elementy, które przyczyniają się do dynamicznych agend.
Użyj poleceń / Slash Commands w ClickUp Docs, aby formatować i edytować agendę bez kłopotów
ClickUp Docs pozwala również przypisywać elementy działań, podsumowywać spotkania i zakończyć wiele innych zadań, które można zautomatyzować za pomocą ClickUp AI . The zdolne narzędzie AI może zdjąć z Twoich barków wiele przyziemnych obowiązków, dając Ci więcej czasu na skupienie się na samym spotkaniu.
Porada 5: Skup się na swoich celach
Skuteczne spotkania stand-up to coś więcej niż zwykła odprawa - pomagają one śledzić cele sprintu i upewnić się, że zespół nie zboczy z kursu. Każdy stand-up powinien dokładnie informować o tym, jak blisko jesteś do zrobienia danego celu i czy jest coś, co możesz zrobić, aby go osiągnąć zoptymalizować cykl pracy .
Aby tak się stało, potrzebujesz sposobu na przedstawienie postępów wykraczających poza surowe liczby i aktualizacje statusu. Aby uzyskać kompleksowy, atrakcyjny wizualnie przegląd, możesz użyć Cele ClickUp .
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz śledzenie OKR-ów (Cele i kluczowe wyniki), cykle sprintów lub dowolne konkretne cele, ClickUp Goals zapewnia interaktywny pulpit połączony ze wszystkimi funkcjami, których potrzebujesz, aby być na bieżąco z postępami.
Łatwe śledzenie cykli sprintów, kamieni milowych i ogólnego postępu projektu dzięki ClickUp Goals.
Możesz na przykład połączyć wszystkie zadania w ramach sprintu z jednym nadrzędnym celem, a pasek postępu wypełni się automatycznie, gdy Twój zespół oznaczy zadania jako zakończone. Możesz także tworzyć podsumowania postępów dla kamieni milowych w ramach celu i uzyskać szczegółowy wgląd w najnowsze aktualizacje. 🔔
Dzięki ClickUp Goals nie ma miejsca na domysły i zamieszanie. Ustaw swoje cele, przypisz zadania i terminy, a będziesz miał pewny wgląd w swoje zaległości aby upewnić się, że nie wymknie się spod kontroli.
Porada 6: Wbij szpilkę w złożone problemy
Wczoraj > dzisiaj > blokery > do zrobienia!
Tak powinny wyglądać spotkania stand-up - nic więcej, nic mniej. A jednak może pojawić się wiele tematów wymagających dalszej dyskusji. Ostatnią rzeczą do zrobienia jest ugrzęźnięcie w nich, ponieważ jest to pewny sposób na przeciągnięcie spotkania. 🐌
Zamiast tego, odłóż problem na później i powiedz jednemu z członków zespołu, że możecie omówić go osobno po zakończeniu stand-upu. W ten sposób każdy będzie miał szansę omówić wszystkie niezbędne kwestie, a spotkanie przebiegnie sprawnie.
Najczęstsze wyzwania stand-upu (i jak je pokonać)
Nawet przy skrupulatnym planie i organizacji, stand-upy nie zawsze przebiegają tak, jak byśmy tego chcieli. Omówmy kilka typowych pułapek i taktyk radzenia sobie z nimi. 💡
Nieregularna frekwencja
Podczas gdy normalnym jest, że kolega z zespołu opuszcza stand-up w rzadkich przypadkach, gdy jest niedostępny, nie powinno to stać się regularną rzeczą. Zaprzecza to jedynemu celowi codziennych spotkań, ponieważ nie można zapewnić, że zespół jest zgodny bez wglądu w zadania, postępy i potencjalne blokady.
Aby zminimalizować nieobecność, upewnij się, że Twój zespół rozumie znaczenie stand-upów. Jasno komunikuj ich wartość i wskaż, że nie jest to kolejna żmudna polityka, ale coś, co bezpośrednio przynosi korzyści zespołowi i może uprościć ich cykl pracy.
Jeśli to nie zadziała, możesz zmotywować swój zespół, wprowadzając zachęty i/lub środki odstraszające. Nie musi to być nic nadzwyczajnego - pomyśl o czymś prostym, takim jak słoik na niestawienie się lub niewielka nagroda token uznania za regularną obecność. 🎖️
Nieefektywność czasowa
Istnieje wiele powodów, dla których spotkania mogą trwać dłużej niż planowano:
- Niektórzy członkowie Teams zajmują zbyt dużo czasu
- Zbyt duża koncentracja na rozwiązywaniu problemów
- Używasz nieefektywnego systemu zarządzania spotkaniami lubplatformy komunikacji zespołowej Unikanie lub naprawianie takich problemów jest obowiązkiem moderatora. Nie powinien on wahać się przed przerywaniem wypowiedzi członkom zespołu, jeśli wdają się oni w zbyt wiele szczegółów i zabierają innym czas. Niech każdy członek zespołu wie, że ma określoną ilość czasu na udzielenie odpowiedzi na niezbędne pytania i że powinien być zwięzły. ⏲️
Twórz karty czasu pracy, aby gromadzić i wyświetlać śledzenie czasu w zadaniach i lokalizacjach w celu szybkiego wglądu w postępy
Na początku można spodziewać się pewnych odchyleń od przydzielonych przedziałów czasowych, podczas gdy zespół wciąż przyzwyczaja się do stand-upów. Zwróć uwagę na główne przyczyny marnotrawstwa i z czasem dostosuj swoje spotkania, aby je zaostrzyć.
Bloki komunikacyjne
Nie każdy czuje się komfortowo przemawiając w grupie. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy członek zespołu ma trudności z zakończonym zadaniem, ponieważ może czuć się zakłopotany lub obawiać się, że wyda się niekompetentny, jeśli poprosi o pomoc lub powie o blokadach.
Istnieje kilka sposobów radzenia sobie z tym problemem. Wspomniane powyżej lodołamacze mogą pomóc rozluźnić atmosferę i sprawić, że członkowie zespołu poczują się bardziej komfortowo. Jeśli zauważysz, że któryś z nich nadal czuje się niekomfortowo, możesz pozwolić mu mówić jako ostatniemu, aby inni mogli nadać ton i sprawić, że wyda się to mniej zniechęcające.
Jeśli nie uzyskasz wszystkich potrzebnych szczegółów, poproś o nie wyraźnie, aby zachęcić członka zespołu do zabrania głosu. Poprzez praktykę i powtarzanie, powinno być im łatwiej wnosić wkład i udostępniać wszystkie istotne aktualizacje. 🗣️
Wstań, wstań!
Opanowanie codziennego spotkania stand-up jest opłacalną inwestycją, ponieważ może usprawnić cykl pracy i doładować sprinty dla całego zespołu. Dobrze przeprowadzony stand-up może również podniecić zespół na nadchodzący dzień, pomagając im zachować wydajność i motywację - aż do następnego stand-upu. 🤩
Jak już zauważyłeś, ClickUp może pomóc Ci czerpać te korzyści, pomagając Ci bez wysiłku organizować i przeprowadzać codzienne spotkania stand-up.
Jeśli chcesz skorzystać z jego wielu funkcji i upewnić się, że nie marnujesz czasu podczas spotkań, zarejestruj się w ClickUp już dziś !