Jako przedsiębiorca lub freelancer, fakturowanie może wydawać się kłopotliwe - zadanie stojące między tobą a nagrodami finansowymi za twoją ciężką pracę. Odpowiedni szablon faktury handlowej może jednak uprościć ten proces, zaoszczędzić czas i sprawić, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie.
W tym artykule przeanalizowaliśmy 11 solidnych szablonów faktur handlowych, które pomogą ci przejąć kontrolę nad rozliczeniami, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne - rozwijaniu swojego biznesu. 💪
Czym są szablony faktur handlowych?
Szablon faktury handlowej to gotowy do użycia dokument, który sprawia, że fakturowanie jest szybkie i łatwe dla firm. Zawiera wszystkie kluczowe dane potrzebne do wystawić klientowi rachunek , takie jak informacje o sprzedawcy i kupującym, numer faktury oraz terminy rozliczeń i płatności.
Znajdziesz tu również listę sprzedanych produktów lub usług z opisami, ilościami, cenami jednostkowymi i sumami. Wiele układów zawiera obowiązujące podatki, ostateczną kwotę do zapłaty i warunki płatności.
przykład: Szablon faktury za subskrypcję jest idealny dla firm oferujących członkostwo w oprogramowaniu lub usługi strumieniowego przesyłania multimediów. Zamiast listy poszczególnych produktów lub jednorazowych usług, faktura ta zawiera szczegóły subskrypcji, takie jak typ planu, czas trwania subskrypcji oraz wszelkie dodatkowe funkcje lub dodatki.
Pro Tip: Jeśli wystawiasz fakturę za towary, pomocne jest śledzenie tego, co zostało faktycznie otrzymane przez kupującego. A Notatka o otrzymanych towarach jest doskonałym narzędziem do dopasowania faktury handlowej do fizycznie otrzymanych elementów.
Co składa się na dobry szablon faktury handlowej?
Skuteczny szablon faktury nadaje ton profesjonalnemu doświadczeniu w zakresie fakturowania, zapewniając żądanie płatności jest wyczyszczone. Oto, czego należy szukać:
- Kompletne, wyczyszczone informacje: Wybierz szablon, który zawiera wszystkie kluczowe szczegóły, od danych kontaktowych sprzedawcy i kupującego po numer faktury i daty, aby klienci mogli łatwo zweryfikować i przetworzyć płatność
- Szczegółowe informacje o elementach: Szukaj szablonu, który zawierastrukturę podziału kosztów towarów lub usług z opisami, ilościami, cenami jednostkowymi i sumami, dając klientom pełną widoczność każdej opłaty
- Zdefiniowane warunki płatności: Wybierz szablon, który określa terminy płatności, akceptowane metody płatności i wszelkie obowiązujące opłaty za zwłokę, ustawiając jasne oczekiwania
- Pola podatków i wysyłki: Wybierz szablon z przestrzenią na stawki podatkowe, opłaty za wysyłkę lub informacje niestandardowe, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z klientami międzynarodowymi lub masz określone potrzeby w zakresie zgodności z przepisami
- Profesjonalny układ: Użyj szablonu o zorganizowanym, atrakcyjnym wizualnie wyglądzie, który jest łatwy do odczytania i odzwierciedla twój profesjonalizm
- Konfigurowalny układ: Wybierz szablon, który pozwala na szybkie aktualizacje, dzięki czemu możesz dostosować go do różnych transakcji i uchwycić wszystkie istotne szczegóły
💡 Pro Tip: Dobry szablon zawiera podstawowe informacje, ale nie tylko integracja AI w księgowości może przyspieszyć fakturowanie poprzez automatyzację wprowadzania danych, oznaczanie błędów i generowanie wglądów finansowych.
11 darmowych szablonów faktur komercyjnych
Istnieje kilka narzędzi, które pomogą Ci stworzyć fakturę, ale wysłanie jej to dopiero pierwszy krok. Aby skutecznie otrzymywać płatności, musisz śledzić swoje rachunki i w razie potrzeby podejmować działania następcze.
Fakturowanie to jednak tylko część większej całości. Aby rozwijać swój biznes, musisz równolegle przyglądać się przychodzącym zamówieniom i istniejącym zapasom. A zarządzanie wszystkimi tymi procesami za pomocą oddzielnych narzędzi może szybko stać się logistycznym bólem głowy.
Wejdź ClickUp ta kompleksowa platforma do zarządzania projektami może usprawnić cykl pracy, w tym ten związany z fakturowaniem. Pełni również funkcję oprogramowanie do zarządzania zamówieniami , pomagając śledzić przychodzące możliwości sprzedaży i upewniając się, że masz wystarczającą ilość zapasów, aby je zrealizować.
Obszar roboczy ClickUp posiada wbudowaną automatyzację przypomnień o zaległych płatnościach oraz integrację z narzędziami CRM lub szablony księgi głównej pomaga w prowadzeniu dokładnej i aktualnej dokumentacji finansowej. Posiada również asystenta AI, który może generować przydatne spostrzeżenia, aby utrzymać obieg faktur na właściwym torze.
Niemniej jednak, jeśli twoje potrzeby są prostsze, istnieje wiele szablonów offline, które pomogą ci zacząć. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pakietu pełnego funkcji, czy tylko prostego formatu, zebraliśmy poniżej nasze ulubione szablony, aby pomóc Ci znaleźć idealne dopasowanie.
1. Szablon faktury ClickUp
Szablon faktury ClickUp
Szablon Szablon faktury ClickUp to przyjazna dla początkujących strona w stylu Wiki, która upraszcza proces wystawiania faktur za dostarczone produkty lub usługi.
Szablon jest w pełni konfigurowalny, umożliwiając dodanie logo firmy, danych kontaktowych i kluczowych informacji o fakturze, takich jak numer faktury, data rozliczenia i termin płatności. Istnieje również dedykowana przestrzeń na adres klienta i wszelkie warunki płatności, które należy uwzględnić.
Dodatkowo, układ posiada wbudowaną tabelę z predefiniowanymi kolumnami dla ilości i cen elementów. Możesz łatwo rozszerzyć o dodatkowe tabele, aby pomieścić większe lub bardziej szczegółowe projekty.
⚡️Ideal dla: Freelancerów zarządzających projektami wielu klientów i chcących tworzyć szczegółowe, profesjonalne faktury
2. Szablon do śledzenia faktur ClickUp
Szablon do śledzenia faktur ClickUp
Szablon Szablon do śledzenia faktur ClickUp zapewnia elastyczny sposób śledzenia faktur.
W widoku listy szablonu możesz dodać każdą fakturę jako zadanie i śledzić kluczowe szczegóły, takie jak informacje o kliencie, rodzaj płatności i status (niezapłacona, zaległa lub zapłacona). A dzięki ustawieniu terminów płatności dla każdej faktury, zawsze będziesz wiedzieć, kiedy należy podjąć dalsze działania.
Ten średnio zaawansowany szablon ma również funkcję widoku tablicy, dzięki czemu można łatwo przenosić faktury w ramach cyklu pracy, utrzymując wszystko uporządkowane według statusu.
Ponadto widok kalendarza pozwala wizualizować nadchodzące terminy i można je dostosować, po prostu przeciągając zadania. Wreszcie, widok osi czasu pomaga śledzić faktury według klienta, zapewniając przejrzysty przegląd terminów w czasie.
Z ClickUp Brain w ClickUp Brain można jeszcze bardziej zautomatyzować śledzenie faktur, np. ustawiając przypomnienia, gdy zbliża się termin płatności faktury lub jest ona przeterminowana. Narzędzie oparte na AI może również pomóc uprościć zadania następcze, takie jak powiadamianie odpowiednich członków zespołu lub klientów o zaległych fakturach.
⚡️Ideal dla: Agencje, które chcą śledzić wiele faktur klientów, terminy i statusy płatności w jednym miejscu
3. Szablon zapytania ofertowego ClickUp
Szablon zapytania ofertowego ClickUp
Szablony ofert cenowych ułatwiają zbieranie profesjonalnych wycen od potencjalnych sprzedawców lub dostawców. Oraz Szablon zapytania ofertowego (RFQ) ClickUp idzie o krok dalej, oferując przyjazną dla początkujących stronę Wiki, która upraszcza proces.
Szablon zawiera przestrzenie na logo firmy, nazwę i adres, a także kluczowe szczegóły, takie jak data, numer oferty i ID klienta. Można również spersonalizować go za pomocą specjalnych instrukcji, warunków płatności, podatków i innych wymagań.
Szablon dodatkowo pełni funkcję dwóch tabel: jedna służy do organizowania danych sprzedawcy, w tym jego imienia i nazwiska, numeru zamówienia i szczegółów wysyłki (takich jak metoda, data i punkt FOB). Druga służy do wyceny elementów, która pokazuje ilości, ceny jednostkowe i sumy.
⚡️Ideal dla: Business, który chce efektywnie zbierać i porównywać oferty dostawców, aby zapewnić najlepszą wartość dla swoich projektów
4. Szablon faktury ClickUp Trucking
Szablon faktury ClickUp Trucking
Szablon Szablon faktury ClickUp Trucking to przyjazny dla początkujących układ dla firm transportowych do tworzenia i śledzenia faktur za swoje usługi na przystępnej stronie Wiki.
Możesz łatwo wprowadzić dane swojej firmy, wraz z niezbędnymi informacjami, takimi jak numer faktury i warunki płatności. Ponadto szablon umożliwia uwzględnienie numeru podróży, numeru kierowcy ciężarówki i nazwiska kierowcy, a także zawiera tabelę do podziału działań, ocen i sum.
Pole "Dokonaj płatności czekiem" sprawia, że klienci wiedzą, gdzie wysłać płatność.
Jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować wyjaśnień dotyczących oceny, terminu płatności lub innych szczegółów, możesz używać Czat ClickUp aby uzyskać szybkie odpowiedzi od swojego zespołu - bez konieczności przełączania się między różnymi platformami lub śledzenia wykonywanego zadania.
⚡️Ideal dla: Firm transportowych, które chcą śledzić szczegóły podróży, stawki za usługi i statusy płatności na jednej stronie
5. Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp
Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp
Szablony formularzy zamówień są kluczem do zarządzania i śledzenia przepływu produktów. Oraz Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp nie jest wyjątkiem.
Ten przyjazny dla początkujących szablon zawiera centralny formularz dla klientów do składania zamówień za pośrednictwem witryny lub sklepu internetowego. Przechwytuje wszystkie kluczowe szczegóły, takie jak kategoria produktu, ilość, informacje o dostawie i metody płatności, wykorzystując kombinację pól tekstowych i kolorowych opcji rozwijanych dla łatwego wyboru.
Po złożeniu zamówienia pojawia się ono na liście nowych zamówień szablonu. Dzięki niestandardowym polom do monitorowania typu klienta (D2C, C2B, B2G itp.), rodzaju zamówienia (hurtowe lub detaliczne) i szczegółów wysyłki, możesz wizualizować wszystko na pierwszy rzut oka. Lista ta zawiera również wbudowane formuły do obliczania całkowitej ceny i śledzenia, ile dni minęło od złożenia zamówienia.
Aby uzyskać bardziej wizualne podejście, przełącz się na tablicę "Status zamówienia", która porządkuje zamówienia według ich statusu, pomagając ci być na bieżąco z postępem zamówienia.
Ponadto wszelkie problemy związane z zamówieniami (takie jak opóźnienia, zagubione paczki lub brakujące produkty) można śledzić na liście "Problemy z zamówieniami", wraz z wszelkimi opiniami i komentarzami klientów.
Jeśli zarządzasz zamówieniami publicznymi w ramach procesu zamawiania, ClickUp może również pomóc w śledzeniu warunków tych umów. Ta integracja zapewnia, że zamówienia, umowy i płatności są do siebie dopasowane
⚡️Ideal dla: Firm z branży e-commerce lub handlu detalicznego, które chcą usprawnić cykl przetwarzania i realizacji zamówień
6. Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp
Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp
Szablony zamówień zakupu są niezbędne do zachowania porządku podczas równoważenia przychodzących zamówień z istniejącymi zapasami. Oraz Szablon zamówień i zapasów ClickUp ułatwia śledzenie wszystkiego na bieżąco. Jest on podzielony na dwa łatwe w nawigacji podfoldery: "Inventory" i "Purchase Orders", oba oferujące widoki listy i tablicy, aby dopasować się do stylu pracy.
W podfolderze "Zapasy" można szybko sprawdzić poziom zapasów według statusu wraz z priorytetem i terminami, dzięki czemu zawsze wiadomo, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności.
Podfolder "Zamówienia zakupu" pomaga być na bieżąco z zamówieniami, umożliwiając ich organizowanie, ustalanie priorytetów i śledzenie w intuicyjny sposób.
Aby uzyskać jeszcze większą kontrolę, możesz zintegrować aplikację narzędzie do analizy zamówień do śledzenia trendów, wydatków i wzorców zapasów.
⚡️Ideal dla: Menadżerów ds. zaopatrzenia poszukujących szablony inwentaryzacji aby uniknąć braków lub nadmiernych zapasów
7. Szablon faktury handlowej PDF by IncoDocs
przez IncoDocs The Szablon faktury handlowej PDF od IncoDocs upraszcza fakturowanie, organizując wszystkie ważne szczegóły w jeden przejrzysty i zwięzły dokument.
Od podstawowych informacji o fakturze, takich jak numer i data, po wyczerpujące dane kontaktowe sprzedawcy i kupującego, szablon uwzględnia wszystkie kluczowe dane. Zawiera on również szczegółowe informacje o przesyłce, takie jak sposób transportu, opisy produktów i kody HS (systemy zharmonizowane), dzięki czemu transakcje są dobrze udokumentowane i zgodne z przepisami.
Dzięki wbudowanym sekcjom dotyczącym warunków płatności, ubezpieczenia i danych bankowych, układ stanowi scenę dla płynnych transakcji.
⚡️Ideal dla: Międzynarodowych sprzedawców, którzy chcą tworzyć wyczyszczone, zgodne z przepisami faktury ułatwiające odprawę celną i przetwarzanie płatności
8. Szablon faktury handlowej QuickBooks
przez QuickBooks The Szablon faktury handlowej QuickBooks został zaprojektowany tak, aby fakturowanie było płynne i wydajne, pomagając szybko uchwycić istotne szczegóły, takie jak informacje o firmie, numer faktury i termin płatności. Jest idealny do użytku offline lub jeśli chcesz wydrukować fakturę w formacie Excel, Word lub PDF.
W sekcji produktu/usługi można łatwo wyświetlić listę opisu, ilości, stawki i całkowitego kosztu każdego elementu, zapewniając dokładność rozliczeń. Sekcja podsumowania podsumowuje wszystko z jasnymi obliczeniami sum częściowych, rabatów, podatków i ostatecznego salda do zapłaty.
Chcesz dodać osobisty akcent lub dodatkowe instrukcje? Na to również znajdzie się przestrzeń.
⚡️Ideal dla: Przedsiębiorców lub freelancerów, którzy sprzedają fizyczne produkty lub oferują usługi na podstawie projektów
9. Szablon faktury handlowej według Xero
przez Xero The Szablon faktury handlowej według Xero to rozwiązanie do fakturowania w formacie PDF dla biznesów zarejestrowanych w GST i niezarejestrowanych w GST. Dostarcza dwie wersje: jedną dla celów podatkowych i jedną dla standardowych faktur.
Obie wersje zawierają dane kontaktowe firmy, kluczowe dane faktury i informacje o odbiorcy. W sekcji produktów można umieścić listę dostarczonych elementów lub oferowanych usług wraz z ilością i ceną. Podsumowanie pokazuje całkowitą należność i zawiera przestrzeń na dodatkowe notatki.
W przypadku firm zarejestrowanych w GST szablon dodatkowo oblicza podatek GST dla każdego pakietu dostawy i wyświetla całkowitą kwotę GST, zapewniając zgodność z przepisami podatkowymi.
⚡️Ideal dla: Startupów zarejestrowanych w GST, które muszą zarządzać obliczeniami podatkowymi i problemami z wystawianiem zgodnych faktur
10. Szablon międzynarodowej faktury handlowej według Invoice Simple
przez Faktura Simple The Szablon międzynarodowej faktury handlowej według Invoice Simple jest idealny dla firm, które chcą uprościć globalne fakturowanie, zachowując zgodność z przepisami i dokładność.
Ten szablon zapewnia uwzględnienie wszystkiego, co niezbędne, od szczegółów fakturowania, takich jak numery i daty, po najdrobniejsze szczegóły, takie jak opisy produktów, ilości i ceny.
Ponadto można łatwo zastosować podatki, rabaty i opłaty za wysyłkę/obsługę, zapewniając płynny proces niezależnie od tego, czy masz do czynienia z klientami krajowymi, czy międzynarodowymi.
⚡️Ideal dla: Firm importowych, które potrzebują prostego i zgodnego z przepisami sposobu generowania faktur dla transakcji globalnych
11. Szablon pustej faktury handlowej Flexport
przez Flexport The Szablon pustej faktury handlowej Flexport jest idealny dla firm zajmujących się fakturowaniem międzynarodowym.
Rozpoczyna się od podstawowych danych fakturowania, takich jak numer faktury i data, po których następują sekcje zawierające informacje o dostawcy i importerze, w tym nazwy i adresy firm.
Sekcja produktu zawiera kluczowe dane, takie jak numery zamówień, SKU, ilości, ceny jednostkowe i wartości całkowite, ułatwiając śledzenie i obliczanie kosztów.
W celu zapewnienia zgodności z przepisami niestandardowymi, szablon zawiera również zawartość materiałów i kraj pochodzenia dla każdego elementu. Wreszcie, sekcja podsumowania wyświetla całkowitą wartość towarów w USD, zapewniając, że wszystko jest uporządkowane i zgodne z międzynarodowymi przepisami handlowymi.
⚡️Ideal dla: Businessu zajmującego się produkcją lub dystrybucją hurtową, eksportującego towary za granicę
Przyspiesz swoje płatności dzięki szablonom faktur handlowych ClickUp
Tradycyjne szablony faktur są świetne do tworzenia listy opłat, ale fakturowanie to tylko połowa sukcesu. Otrzymanie płatności jest momentem, w którym transakcja zostaje faktycznie zamknięta. I właśnie w tym miejscu ClickUp może ułatwić Ci życie.
Dzięki szablonom faktur komercyjnych ClickUp nie poprzestajesz na wysyłaniu faktur; śledzisz je i zarządzasz nimi w jednym miejscu. Ponadto możesz przełączać się między listami i tablicami Kanban, aby zobaczyć przychodzące zamówienia, śledzić poziomy zapasów i monitorować problemy z zamówieniami - wszystko w jednym oknie.
Chcesz wysłać przypomnienie o płatności? Automatyzacja działań następczych. Chcesz zsynchronizować dane faktur z CRM lub narzędziami do zarządzania projektami? Gotowe.
A co najlepsze? Te szablony nic nie kosztują. Zarejestruj się na ClickUp za darmo i przejmij kontrolę nad swoim fakturowaniem - śledź, zarządzaj i otrzymuj płatności szybciej.