Nawet z solidnym planem zaopatrzenia, czy twoje transakcje utknęły w martwym punkcie? Czy dostawcy nie wywiązują się ze spotkań lub nie udzielają obiecanych rabatów ilościowych?
Takie typowe przeszkody mogą zniweczyć cały wysiłek włożony w usprawnienie zaopatrzenia. Nawet przy wielu godzinach spędzonych na zarządzanie ofertami często pomijamy kluczowy szczegół: umowę zakupową - prawdopodobnie najważniejszą część procesu.
Dostawcy mogą łatwo wycofać się z wypowiedzianych obietnic, ale dzięki umowie zakupu muszą trzymać się swoich commitów.
Zapoznajmy się ze szczegółami, korzyściami i rodzajami umów zakupowych, aby usprawnić proces zawierania transakcji i zmaksymalizować korzyści! Spotkaj się również z platformą ClickUp - usprawnia ona zarządzanie umowami z automatycznym odnawianiem, zapewniając bezproblemowe doświadczenie.
Co to jest umowa zakupowa?
Umowa zakupowa to prawnie wiążąca umowa między kupującym a sprzedającym, określająca warunki nabycia towarów, usług lub prac. To ustalenie umowne służy jako ramy regulujące cały proces zakupu proces zamówień wyszczególniając specyfikacje produktu, ilość, ceny, harmonogramy dostaw, warunki płatności i wszelkie inne istotne warunki uzgodnione przez obie strony.
Pomyśl o niej jak o czystej kartce, na której zapisujesz kluczowe punkty umowy ze sprzedawcą - obejmujące jakość materiałów, terminy dostaw, koszty i inne. Po podpisaniu umowy przez obie strony, sprzedawcy są prawnie zobowiązani do dotrzymania swoich obietnic.
Umowa zakupu działa w obie strony - wiąże również prawnie kupującego z otrzymaniem dostawy i uregulowaniem rachunku za materiały lub usługi koszty projektu . Umowa przetargowa eliminuje domysły, wyczyszczone wątpliwości po obu stronach i sprzyja solidnej współpracy relacje klient-dostawca . Ułatwia to również życie zespołowi zakupowemu, zapobiegając kłopotom w ostatniej chwili lub niepowodzeniom w realizacji zobowiązań.
Korzyści z używania umów zakupowych
Umowy zakupowe przynoszą długoterminowe korzyści. Oto dlaczego zdecydowanie zalecamy ich stosowanie:
1. Jasność i pewność
W świecie zmian geopolitycznych, zmian polityki i dynamiki rynku, Business powinien wykorzystywać wszystko, co pomaga zmniejszyć niepewność.
Umowy zakupowe mogą pomóc w kierowaniu operacjami Business z zachowaniem jasności. Solidna umowa zapewnia jasne warunki, pozwala uniknąć nieporozumień oraz oszczędza czas i pieniądze wszystkich zaangażowanych stron.
2. Ochrona przed potencjalnym ryzykiem
Umowa zakupowa może chronić przed niepewnością rynkową, taką jak wahania kursów, zapewniając dostawy towarów po wcześniej ustalonej cenie.
Umowy pozwalają kupującym i sprzedającym współpracować z pozycji zaufania. Chronią odsetki obu stron i pomagają im pewnie współpracować. Wyraźnie określając wszystkie warunki umowy, pomagają one firmom uniknąć niepotrzebnego ryzyka.
3. Dostawca informacji biznesowych
Dzięki liście wszystkich uzgodnionych szczegółów - cen, jakości materiałów, parametrów usług, dat itp. - umowy dotyczące zamówień lub zakupów zapewniają przejrzystość i pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji.
Przykładem mogą być długoterminowe umowy z dostawcami. Zapewniają one przyszłe ceny zaopatrzenia. Pozwala to na prognozę przyszłych wydatków, opracowanie dokładniejszych cen i ocenę, czy otrzymujesz wystarczającą wartość za swoje pieniądze od dostawcy.
3 rodzaje umów zakupowych
Istnieją różne umowy z dostawcami, które można dopasować do poziomu ryzyka, celów firmy itp.
Umowy zakupowe można zasadniczo podzielić na trzy rodzaje. Przyjrzyjmy się każdemu z nich w szczegółach
1. Umowa o stałej cenie
Jak sama nazwa wskazuje, umowy o stałej cenie określają stałą cenę za zakontraktowane towary lub usługi.
Taka umowa jest również nazywana umową ryczałtową. Określa ona cenę nabywcy za zamówione materiały lub usługi, niezależnie od wahań rynkowych lub innych czynników. Może to być idealny rodzaj umowy dla podstawowych dostaw niezbędnych dla Twojej firmy funkcji Business . Umowy te są korzystne na dwa sposoby:
- Po pierwsze, zmniejszają wszelkie szanse na przekroczenie kosztów, ponieważ znasz dokładną cenę, jaką zapłacisz za określoną ilość produktu
- Po drugie, pomaga sprzedawcy dokładnie oszacować swoje zarobki, o ile jest on w stanie dostarczyć zakontraktowane produkty w oczekiwanej ilości
Jedyną rzeczą, o której należy pamiętać, jest regularna ocena jakości, zwłaszcza w przypadku wahań cen rynkowych. Umowy o stałej cenie można podzielić na trzy kategorie. Obejmują one:
Stała cena
Ta najbardziej podstawowa umowa zapewnia, że dostawca przestrzega wcześniej ustalonej stawki i warunków. Aby lepiej ją zrozumieć, pomyśl o tym, jak działają kontrakty rządowe.
Polegają one na wcześniejszym ustawieniu ceny za końcowy projekt.
Stała cena i opłata motywacyjna (FPIF)
Ten układ jest formą wyrównywania poziomów, w której dajesz sprzedawcy zachętę, gdy przekroczy on zwykłe oczekiwania.
Jest to system oparty na nagrodach z ustaloną ceną za świadczone usługi, ale z góry określoną zachętą za każdym razem, gdy dostawca osiągnie lepsze wyniki. Ten formularz umowy działa na korzyść dostawcy i jest zwykle wykorzystywany w przypadkach, gdy dane towary są rzadkie.
Stała cena z ekonomiczną korektą ceny (FPEPA)
Umowa o stałej cenie z ekonomiczną korektą ceny określa zakres prac i cenę do zapłaty, ale z zastrzeżeniem zmian cen rynkowych i inflacji. Oznacza to, że ostateczna cena może zostać dostosowana w przypadku wzrostu kosztów produkcji z powodu czynników pozostających poza kontrolą dostawcy.
Jest to najczęściej stosowana umowa w przypadku umów wieloletnich, w których dostawca potrzebuje rezerwy na nieprzewidziane okoliczności rynkowe. Jest również powszechnie stosowana, gdy nabywcy chcą zabezpieczyć zapasy produktu, na który spodziewają się popytu przez lata.
2. Umowy podlegające zwrotowi kosztów
W umowie ze zwrotem kosztów sprzedawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów opracowania, wydajności i dostarczenia produktu przy założeniu, że kupujący zwróci te koszty po pomyślnym zakończeniu umowy.
Chociaż istnieje możliwość wprowadzenia zmian, kupujący i sprzedający uzgadniają potencjalny budżet i ustalają maksymalną dopuszczalną cenę. Różne rodzaje umów o zwrot kosztów obejmują:
Koszt plus stała cena (CPFF)
Czy dostawcy projektu wahają się z powodu postrzeganego ryzyka? Nie ma problemu - wystarczy pokryć całe ryzyko.
W tego rodzaju umowie sprzedawca otrzymuje płatność za wszystkie swoje koszty plus stałą kwotę, co zapewnia mu bezpieczeństwo przed jakimkolwiek ryzykiem lub niepewnością płatności. Stała kwota może stanowić procent całkowitej ceny.
Jeśli sprzedawca nie jest w stanie spełnić warunków umowy, może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności w ramach tej umowy, aby ponieść pewne koszty.
Koszt plus opłata motywacyjna (CPIF)
W odróżnieniu od poprzedniej umowy, ta wiąże się ze stałym kosztem, pokrywa ryzyko po stronie kupującego i wprowadza system motywacyjny oparty na wynikach sprzedawcy.
Zachęta w tym przypadku zależy od tego, ile wyniki sprzedawcy mogą zaoszczędzić. Wszystko to jest z góry określone w umowie, więc nie ma potrzeby stresowania się zmiennymi kwotami.
Jeśli sprzedawca nie jest w stanie dotrzymać warunków umowy, koszty nieudanego projektu muszą być udostępniane między kupującym a sprzedającym.
Koszt plus opłata za udzielenie zamówienia (CPAF)
W przypadku tego rodzaju umowy, kupujący zwraca sprzedającemu koszt produkcji powiększony o dodatkową opłatę za udzielenie zamówienia. Opłata ta może być tak wysoka lub niska, jak zdecyduje kupujący.
Koszt plus procent kosztów (CPPC)
W tym ostatnim typie umowy podlegającej zwrotowi kosztów, sprzedawca otrzymuje zapłatę w całości - pokrywając koszt usługi plus procent kosztów jako zysk.
Zachęca to sprzedawcę do zwiększenia sprzedaży w celu zwiększenia procentu zysku. Aby uzyskać optymalne wyniki, należy tylko zwracać uwagę na jakość usług.
3. Umowa na czas i materiały
Jeśli nadal wahasz się, czy zdecydować się na umowę o stałych kosztach czy umowę o zwrot kosztów, a chcesz cieszyć się obiema korzyściami, możesz rozważyć umowę na czas i materiały.
Łączy ona w sobie to, co najlepsze z obu światów - umowy o stałej cenie i umowy o zwrocie kosztów - oferując idealne rozwiązanie. W ramach takich umów kupujący zgadza się zapłacić sprzedającemu za czas i materiały zainwestowane w usługę lub produkt. Aby utrzymać wydatki pod kontrolą, umowa określa stałą stawkę za materiały i robociznę oraz ustawienie limitu czasu i materiałów, które można poświęcić. Jest to najlepszy sposób w przypadku projektów, w których nie można dokładnie określić zakresu lub wymagań.
Umowa na czas i materiały zapewnia sprzedającym i kupującym spokój ducha, równomiernie dzieląc ryzyko po obu stronach.
Decydując się na tę umowę, należy ustawić górny limit, aby zabezpieczyć się przed potencjalnymi przekroczeniami.
Proces zawierania umów zakupowych: Szczegółowy przegląd
Teraz, gdy wiesz już o różnych umowach zakupu, możesz śmiało dokonać najlepszego wyboru dla swoich potrzeb. Oto szczegółowy przegląd procesu zakupowego, który pomoże ci zacząć.
Krok 1: Określenie zakresu prac
Pierwszy krok w rzeczywistości nie należy do Ciebie. Pochodzi on od zarządzanie projektami zespół, który identyfikuje wymóg biznesowy i wysyła wniosek o zakup.
Przed zaangażowaniem zespołu ds. zamówień wnioskodawca powinien dokładnie ocenić zakres prac i wymagania dotyczące towarów i usług. Po otrzymaniu wniosku należy zapoznać się z potrzebami zespołu i specyfikacją produktu.
2. Poproś o oferty od dostawców
Po zrozumieniu zakresu zadania, należy skontaktować się z potencjalnymi dostawcami i zebrać oferty. Jeśli wymagania są podobne do wcześniej zamówionych, możesz po prostu skontaktować się z poprzednimi dostawcami i zebrać oferty prośba o wycenę .
Jednak w przypadku nowych wymagań należy poprosić potencjalnych dostawców o zaproponowanie planu działania i zamiast tego złożyć zapytanie ofertowe.
3. Wybór propozycji dostawcy
Mając do dyspozycji wszystkie propozycje i oferty dostawców, możesz teraz wybrać dostawcę, który najlepiej spełnia Twoje wymagania.
Przeglądając propozycje, zwróć uwagę na te, które ściśle spełniają Twoje wymagania biznesowe i oferują największą wartość dla Twojej inwestycji. Poszukaj równowagi między skutecznym spotkaniem z Twoimi potrzebami a dostarczaniem opłacalnych rozwiązań. Zapewni to realizację celów biznesowych i maksymalne wykorzystanie zasobów finansowych.
4. Sporządzanie umowy zakupu
Teraz, gdy wybrałeś już sprzedawcę, przejdźmy do kluczowego kroku, o którym rozmawialiśmy - sporządzenia umowy.
W przypadku standardowych umów użyj szablony umów i wpisać swoje dane. Jeśli jednak jest to wyjątkowy przypadek, konieczne może być stworzenie umowy od podstaw i zasięgnięcie porady działu prawnego.
5. Zatwierdź umowę
Po przygotowaniu umowy, jest ona ponownie sprawdzana przez dział zakupów, zanim zostanie wysłana do sprzedawcy.
Wszelkie negocjacje dotyczące warunków umowy mają miejsce na tej scenie, a gdy obie strony dojdą do porozumienia, podpisują umowę. Gwarantuje to, że wszyscy są na tej samej stronie, a uzgodnione warunki są oficjalnie udokumentowane w podpisanej umowie.
6. Złożenie umowy
Po sfinalizowaniu i podpisaniu umowy przez obie strony, należy przechowywać ją w dedykowanym repozytorium. Umożliwi to łatwy dostęp do umowy i odwoływanie się do niej w przypadku pojawienia się problemów lub sporów w przyszłości.
Przechowywanie wszystkich umów w jednym miejscu sprawia, że są one łatwe do znalezienia i zachowują kompletny zapis do wykorzystania w przyszłości, zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność.
7. Kontynuacja procesu zakupu
Teraz, gdy wszystko jest już ustawione, nadszedł czas, aby złożyć zamówienie na towary za pomocą zamówienia zakupu.
Po dostarczeniu zakontraktowanych produktów lub usług, upewnij się, że są one zgodne ze specyfikacjami umowy. Możesz dopasować zamówienie zakupu, pokwitowanie dostawy i fakturę dostawcy.
Gdy wszystko zostanie sprawdzone, zwolnij płatność w uzgodnionym terminie. Ten ostatni krok zapewnia, że cały proces zaopatrzenia, od złożenia zamówienia do płatności, jest zakończony i zgodny z uzgodnionymi warunkami.
8. Zamknięcie umowy
Po spotkaniu wszystkich warunków umowy, nadszedł czas, aby rozważyć jej rozwiązanie.
Jeśli usługi sprzedawcy okazały się satysfakcjonujące, możesz zachować je w swojej dokumentacji, tworząc podstawy do długoterminowego i niezawodnego powiązania biznesowego.
W ten sposób można utrzymać powodzenie współpracy, zwiększając stabilność i wydajność procesów zakupowych w dłuższej perspektywie.
Wdrażanie umów zakupowych
Efektywne zarządzanie umowami zakupowymi może wydawać się trudnym zadaniem, ale przy odpowiednim narzędzie do zarządzania zamówieniami można przez to przejść.
ClickUp wyposaża Cię we wszystkie narzędzia potrzebne do rozpoczęcia pracy. Oto kilka sposobów, w jakie ClickUp może sprawić, że procesy zakupowe będą płynniejsze i lepiej zorganizowane.
Zarządzanie umowami ClickUp
Użyj Szablon zarządzania umowami ClickUp aby usprawnić zarządzanie umowami zakupowymi.
Z jego pomocą można monitorować i zarządzać wszystkimi umowami zakupowymi na każdej scenie - od ich opracowania, poprzez zatwierdzenie, aż po przesłanie. Nie ma potrzeby dodatkowe narzędzia do śledzenia procesu zamówień; wszystko to może odbywać się w ClickUp.
Bezproblemowe śledzenie wszystkich umów na każdej scenie, od opracowania, przez zatwierdzenie, aż po przesłane!
Szablony zamówień ClickUp Szablon zamówień ClickUp to kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich potrzeb związanych z zakupami. Pomaga standaryzować procesy, zapewniając przejrzystość i prostsze zarządzanie.
Łatwe zarządzanie procesami zaopatrzenia dzięki niestandardowym statusom i polom niestandardowym. Śledzenie działań związanych z zaopatrzeniem za pomocą etykiet priorytetów, zadań, osób przypisanych i etykiet. Korzystaj z aktualizacji statusów, aby automatycznie informować interesariuszy o postępach.
Śledzenie zadań w widoku listy; analizowanie powiązań z dostawcami w widoku Supplier Tier; tworzenie standardowych procesów w widoku Procurement Standard Operating Procedures; monitorowanie osi czasu w widoku Calendar.
ClickUp pozwala zrezygnować z codziennego sprawdzania kalendarza, wysyłając powiadomienia w odpowiednim czasie. Funkcja ta zapewnia kontrolę nad zadaniami i terminami bez konieczności ciągłego ręcznego monitorowania, usprawniając cykl pracy i zwiększając wydajność procesów zakupowych.
Efektywna nawigacja po całym procesie zamówień dzięki tabelom, listom i dokumentom do różnych celów przy użyciu szablonu zamówień ClickUp
Zadania ClickUp
Czujesz się przytłoczony żonglowaniem wieloma procesami i umowami zakupowymi jednocześnie? Zadania ClickUp odciąża Cię, ułatwiając do zrobienia rzeczy. Dzięki Tasks możesz podzielić swoje procesy na łatwe do zarządzania kroki i podzadania oraz przypisać je różnym właścicielom.
Twórz listy kontrolne, aby śledzić wszystkie elementy do zrobienia i organizować zadania według priorytetów. ClickUp upraszcza również współpracę z zespołem nad różnymi zadaniami dzięki wątkom komentarzy, udostępnianiu nagrań ekranu i udostępnianiu plików. Zwiększa to wydajność, pozwalając osiągnąć więcej.
_Planuj, organizuj i współpracuj nad każdym projektem dzięki zarządzaniu projektami, które można niestandardowo dostosować do każdej potrzeby
Automatyzacja ClickUp
ClickUp Automations rewolucjonizuje procesy związane z umowami zakupowymi poprzez automatyczne wyzwalanie powtarzających się zadań, takich jak odnawianie umów.
Funkcja ta zapewnia terminowe i płynne zarządzanie umowami zakupowymi bez konieczności ręcznej interwencji.
automatyzacja powtarzalnych zadań za pomocą ClickUp AI_
Uprość swoje umowy zakupowe dzięki ClickUp
Teraz, gdy znasz już trzy rodzaje umów zakupowych i ich różne funkcje, możesz bez obaw planować swoją strategię zakupową.
Szablony zakupowe ClickUp, zarządzanie umowami oraz zarządzanie zadaniami funkcje mogą pomóc w tworzeniu wydajnych i skutecznych cykli pracy związanych z zaopatrzeniem. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i spraw, aby zarządzanie umowami zaopatrzeniowymi stało się dziecinnie proste