Jak stworzyć strukturę podziału kosztów (z przykładami)?

"Ile będzie mnie kosztował ten projekt?

Jest to prawdopodobnie jedno z najczęstszych, ale najważniejszych pytań, które zada ci każdy klient lub wewnętrzny interesariusz. A jeśli oszacowanie, które podajesz, nie jest dokładne lub nawet zbliżone do realistycznego, może to narazić projekt na ryzyko.

Oczywiście szacunek kosztów nie zawsze może być dokładny do ostatniego dolara, ale wyobraź sobie, że podajesz kwotę X za projekt, tylko po to, aby zdać sobie sprawę, że będziesz potrzebować 2 razy więcej budżetu, gdy projekt faktycznie się rozpocznie.

Nie jest to sytuacja, w której chciałbyś się znaleźć.

W tym miejscu Cost Breakdown Structure (CBS) może pomóc uzyskać jasny obraz finansów projektu. Rozbija ona wszystkie przewidywane koszty na możliwe do zarządzania kategorie, dając ci jasny obraz tego, na co idą twoje pieniądze. Umożliwia to podejmowanie świadomych decyzji budżetowych i zarządzanie kosztami projektu efektywnie.

Co więcej, pomoże ci również śledzić projekt pod kątem potencjalnych przekroczeń kosztów na wczesnym etapie, pomagając w dostarczeniu projektu na czas i w ramach określonego budżetu.

Ale czym właściwie jest CBS i czym różni się od struktury podziału pracy (WBS)? W tym przewodniku odpowiemy na te i inne pytania.

**Co to jest struktura podziału kosztów w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie projektami obejmuje zarządzanie wieloma aspektami projektu, w tym zakresem, czasem i kosztami. Podczas gdy śledzenie projektu i dotrzymywanie terminów ma kluczowe znaczenie, równie ważne jest utrzymanie budżetu. W tym miejscu struktura podziału kosztów (CBS) staje się niezbędnym narzędziem.

CBS to dokument, który wyszczególnia wszystkie koszty, które zostaną poniesione w ramach danego projektu. Każda linia lub wiersz w CBS oznacza element kosztów związany z projektem. Rozbija te koszty na jasno określone kategorie, dostarczając szczegółową mapę drogową dla finansów projektu.

Dlaczego struktura podziału kosztów jest ważna?

W każdym cyklu życia zarządzania projektami najbardziej krytyczną częścią jest zapewnienie, że projekt zostanie dostarczony na czas i w ramach określonego budżetu. Jeśli jedno lub drugie pójdzie nie tak, mogą pojawić się komplikacje w powodzeniu całego projektu. Dzięki strukturze podziału kosztów dodanej do strategii zarządzania projektami, można:

• Ulepszyć budżetowanie i szacowanie kosztów poprzez identyfikację wszystkich potencjalnych elementów struktury kosztów z góry. Pozwala to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości i zminimalizować ryzyko wzrostu wydatków poza określony limit
• Dokładniejsze planowanie projektu, ponieważ można zidentyfikować potencjalne kosztyryzyko związane z kosztami projektu i działania na wczesnym etapie, zapewniając, że można opracować strategie łagodzące lub zminimalizować wpływ tych zagrożeń
• Wyczyszczone oczekiwania wobec projektu dla wszystkich interesariuszy, w tym klientów, sponsorów i członków zespołu. Zapewnia to przejrzystość i gwarantuje, że wszyscy są zgodni co do celu projektu

Różnica między strukturą podziału kosztów a strukturą podziału pracy

Struktura podziału kosztów może wydawać się bardzo podobna do struktury podziału pracy struktura podziału pracy (WBS) ponieważ w obu przypadkach sporządzamy listę wszystkich działań i interesariuszy zaangażowanych w projekt. Jednak podczas gdy CBS koncentruje się na kontroli kosztów lub zarządzaniu wydatkami projektu, WBS polega na zrozumieniu wszystkich działań niezbędnych do powodzenia projektu.

Niektóre z subtelnych różnic obejmują:

Rozbicie struktury podziału kosztów

Struktura podziału kosztów jest tworzona przy użyciu wielu komponentów, w tym:

1. Struktura podziału pracy

Podstawą CBS jest WBS. Dokument ten określa produkty projektu i zadania, które składają się na projekt. Potraktuj go jako plan tego, co musi zostać zrobione.

2. Zidentyfikuj koszty związane z każdym działaniem

Dla każdego CBS istnieją cztery główne kategorie kosztów do rozważenia:

• Koszty pracy: Wynagrodzenia, płace i świadczenia członków zespołu przypisanych do zadania. Potraktuj to jako koszt wysiłku ludzkiego
• Koszty materiałów: Surowce, materiały i sprzęt potrzebne do zakończenia zadania. Może to być wszystko, od tuszu do drukarki po drewno, zależnie od projektu
• Koszty sprzętu: wynajem lub zakup specjalistycznego sprzętu wymaganego do wykonania zadania
• Koszty pośrednie: Są to czynniki inne niż koszty bezpośrednie, które mogą zwiększyć budżet projektu. Obejmują one wynajem biura, media, ubezpieczenie, koszty administracyjne i inne

3. Zrozumienie możliwości kosztowych

Plan CBS nie tylko pomaga w planowaniu kosztów; pomaga również zrozumieć potencjalne kierunki działania. Na przykład, jeśli musisz stworzyć stronę internetową dla klienta.

Jeśli koszt zatrudnienia zewnętrznych zasobów jest znacznie wyższy niż oczekiwano, możesz podjąć proaktywne decyzje, takie jak zakończenie niektórych zadań we własnym zakresie. Pomaga to zminimalizować ogólne koszty projektu i pomaga przejąć kontrolę nad jego jakością.

Jak stworzyć strukturę podziału kosztów

Teraz, gdy rozumiesz moc CBS, przejdźmy do praktycznych kroków związanych z jego tworzeniem. Szczegółowe struktury podziału kosztów można tworzyć za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami lub narzędzia, które pomaga analizować lub monitorować wszystkie działania i zasoby zaangażowane w dany projekt. Aby stworzyć szczegółowy i dokładny CBS, możesz wykonać poniższe kroki:

Krok 1: Poznaj wszystkie działania i wymagania dotyczące zasobów

Pierwszym krokiem do powodzenia planowania projektu i szacowania kosztów jest znajomość działań i zasobów potrzebnych do jego realizacji. Zazwyczaj obejmuje to:

• Dokument zakresu projektu: Dokument ten określa cele projektu, rezultaty i oś czasu. Służy on jako podstawa zarówno dla WBS, jak i CBS
• Struktura podziału pracy (WBS): Dobrze zdefiniowany WBS jest niezbędny dla CBS. Dostarcza on ram dla identyfikacji elementów kosztów związanych z każdym zadaniem projektu
• Narzędzia do szacowania kosztów: Dostępne są różne narzędzia do szacowania kosztów, w zakresie od prostych arkuszy kalkulacyjnych po bardziej zaawansowane oprogramowanie. Wybierz metodę, która najlepiej pasuje do złożoności i budżetu twojego projektu

Krok 2: Identyfikacja kategorii kosztów

Kolejnym krokiem jest oszacowanie wymaganych kosztów dla każdego zadania, działania lub zasobu. Zadania te można podzielić na wiele aspektów zależnie od ich wpływu i obszaru pracy, takich jak:

• Koszty bezpośrednie: Są to materialne wydatki bezpośrednio połączone z konkretnymi zadaniami projektu. Zazwyczaj obejmują one:
  
  • Koszty pracy: Wynagrodzenia, płace i świadczenia członków zespołu przypisanych do zadań.
  • Koszty materiałowe: Surowce, materiały i sprzęt potrzebny do zakończenia zadania.
  • Koszty sprzętu: Wynajem lub zakup specjalistycznego sprzętu wymaganego do realizacji zadań
• Koszty pośrednie: Często określane jako koszty ogólne, są to wydatki, które stanowią wsparcie dla całego projektu, ale nie są bezpośrednio związane z pojedynczym zadaniem. Przykłady obejmują:
  
  • Czynsz za biuro i media
  • Ubezpieczenie
  • Koszty administracyjne
  • Subskrypcje oprogramowania

Biorąc pod uwagę zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, minimalizujesz ryzyko dodania do budżetu nieznanego zadania lub czynnika kosztowego.

Krok 3: Oszacowanie kosztów pracy

Po uwzględnieniu wszystkich czynników kosztowych, które będą miały wpływ na budżet, nadszedł czas, aby rozpocząć szacowanie kosztów zakończenia określonego elementu działania. Na przykład, jeśli chcesz wykonać zadanie X, ile czasu potrzebują członkowie twojego zespołu do jego zrobienia? Ile zasobów będą potrzebować, aby je zakończyć? Odpowiedzi te pozwolą ci uwzględnić ogólny budżet potrzebny do zakończenia zadania X.

Po zrobieniu tego dla wszystkich zadań w projekcie, można to wykorzystać do podania ostatecznego kosztu projektu. Jest to kluczowy proces, szczególnie w przypadku szacowania budżetu dla projektów na dużą skalę, takich jak projekty budowlane.

Dzięki dokładnemu śledzeniu zadań i zasobów wymaganych dla danego projektu oraz innym wpływom przy użyciu oprogramowanie do zarządzania budową , możesz zapewnić, że Twoje projekty zostaną zakończone w ramach określonej osi czasu i budżetu.

Krok 4: Zbuduj plan awaryjny dla swojego CBS

Nawet po skrupulatnym planie, nieprzewidziane wydarzenia mogą zwiększyć koszty projektu. Na przykład, jeśli musisz zakupić materiały od dostawcy i nie ma ich w magazynie, może być konieczne pozyskanie ich z innego źródła. Ich koszt może być wyższy, a nawet może być konieczne uiszczenie dodatkowej opłaty na rzecz tego samego dostawcy, jeśli potrzebne materiały są niedostępne w magazynie.

Aby zminimalizować to ryzyko, uwzględnij margines na nieprzewidziane wydatki w swoim CBS. Jest to bufor przeznaczony na nieoczekiwane wydatki, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Wielkość marginesu na nieprzewidziane wydatki będzie zależała od nieodłącznych czynników ryzyka związanych z projektem.

Pobierz szablon

Skuteczne radzenie sobie z przyszłymi incydentami dzięki odpowiedniemu planowi awaryjnemu ClickUp

Aby rozpocząć planowanie, skorzystaj z szablonu Szablon planu awaryjnego ClickUp i zadbaj o bezpieczeństwo swojego biznesu.

Ten szablon oferuje zarówno widok listy, jak i tablicy, pomagając w opracowaniu planu awaryjnego i efektywnym wykorzystaniu go w projektach. Pomaga stworzyć jasną mapę drogową na wypadek nieoczekiwanych wydarzeń poprzez:

• Analizę potencjalnych zagrożeń i ich wpływu na działalność firmy
• Identyfikację niezbędnych zasobów i personelu
• Testowanie alternatywnych scenariuszy w celu zapewnienia najlepszych wyników

Krok 5: Sprawdzanie sensowności

Ostatnim krokiem w tworzeniu struktury podziału kosztów jest dokładne sprawdzenie planu. Poszukaj niespójności lub brakujących informacji. Udostępnianie CBS kluczowym interesariuszom w celu uzyskania ich opinii i sfinalizowanie dokumentu po uwzględnieniu ich opinii.

Analiza struktury podziału kosztów: Krytyczne narzędzie

W przypadku każdego projektu opóźnienia są często kosztowne. Na przykład, gdybyśmy byli firmą budowlaną, niewielkie opóźnienie w pozyskiwaniu zasobów mogłoby oznaczać wstrzymanie prac, a to z kolei zwiększyłoby wydatki całego projektu. Właśnie dlatego analiza CBS ma kluczowe znaczenie dla organizacji.

Dzięki regularnej analizie struktury podziału kosztów można zapewnić, że finanse i oś czasu projektu są stale monitorowane, co pomaga wyeliminować ryzyko kosztowe. Pomaga to również w:

• Proaktywnym zarządzaniu kosztami, ponieważ można wcześnie zidentyfikować przekroczenia kosztów i podjąć działania naprawcze, takie jak dostosowanie alokacji zasobów lub negocjacje z dostawcami, aby pozostać w ramach budżetu
• Poprawa kontroli i zarządzania projektami, ponieważ można monitorować aspekty WBS podczas analizy dokumentacji CBS
• identyfikacja potencjalnych zagrożeń, w tym kosztów lub planu zasobów, co pozwala zminimalizować ich wpływ na cały projekt

Przeprowadzając analizę CBS, upewnij się, że szukasz standardowych wpływów na projekt, takich jak:

• Odchylenia kosztów: Śledzenie wszelkich odchyleń między kosztami budżetowanymi a kosztami faktycznie poniesionymi. Przeanalizuj przyczyny tych odchyleń i w razie potrzeby podejmij działania naprawcze.
• Kamienie milowe projektu: Przeprowadzenie analizy CBS w kluczowych momentach projektukamieniach milowych projektu aby ocenić wyniki finansowe i zidentyfikować obszary wymagające korekty. Użycie Kamienie milowe w ClickUp aby wizualizować cele na pierwszy rzut oka i upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do ich osiągnięcia.
• Zmiany zakresu projektu: Wszelkie zmiany zakresu projektu mogą mieć wpływ na koszty. Przeanalizuj swój CBS, aby zrozumieć finansowe implikacje zmian zakresu i upewnić się, że są one zgodne z ogólnym budżetem.

Wdrożenie CBS z ClickUp

Aby uzyskać jak najdokładniejszą wycenę projektu, musisz być w stanie rozbić wszystkie zadania, w tym wszystkie zasoby, rzeczywiste koszty, koszty logistyczne i każdą zaangażowaną aktywność. Dla większości firm często okazuje się to trudne, ponieważ wszystkie ich działania i zespoły pracują w silosach i na różnych platformach.

To jest właśnie miejsce, w którym end-to-end oprogramowanie do zarządzania projektami takie jak ClickUp może pomóc w usprawnieniu i usprawnieniu pracy.

ClickUp widok zespołu dla dokładnego zarządzania projektami i ich realizacji

ClickUp wykracza poza podstawowe zarządzanie zadaniami, oferując solidny zestaw funkcji, które doskonale uzupełniają potrzeby CBS. Dzięki niemu możesz:

• Podzielić rezultaty projektu na możliwe do zarządzania zadania i podzadania, tworząc przejrzystą wizualną mapę drogową. Pozwala to lepiej oszacować budżet projektu w oparciu o zaangażowane działania i zasoby
• Śledzenie powiązanych kosztów poprzez przypisywanie szacunkowych kosztów do każdego zadania, kategoryzowanie wydatków i śledzenie faktycznie poniesionych kosztów. Zapewnia to scentralizowaną lokalizację do zarządzania wszystkimi finansami projektu
• Wizualizuj podział kosztów według kategorii, śledź odchylenia budżetowe i uzyskaj cenny wgląd w finanse projektu
• Udostępnianie dokumentu CBS członkom zespołu, przydzielanie zadań z szacowanymi kosztami i informowanie wszystkich o finansach projektu poprzez aktualizacje w czasie rzeczywistym

Łatwe zarządzanie wszystkimi zadaniami związanymi z projektem na jednej platformie dzięki ClickUp Tasks

Z Zarządzanie projektami ClickUp , otrzymujesz zaawansowane funkcje, które mogą Ci pomóc:

• Planować i ustalać priorytety wszystkich szczegółów projektu z łatwością, pomagając całemu zespołowi uzyskać jasne zrozumienie zakresu, alokacji i działań
• WykorzystaćClickUp BrainAsystent zarządzania projektami oparty na AI, aby uprościć codzienną pracę. Może automatycznie generować elementy działań i podzadania, podsumowywać wątki komentarzy, tworzyć tabele danych, znajdować odpowiednie szczegóły w ClickUp i połączonych aplikacjach oraz tworzyć i udostępniać automatyczne aktualizacje postępów. Używaj go jako menedżera projektów AI
• Szybciej osiągaj konsensus i rozpoczynaj projekty z jasnością, korzystając z jednej platformy do współpracy nad wizją projektu, szacowania kosztów i dostarczania projektów szybciej i zgodnie z budżetem

Dostarcza również gotowe do użycia, w pełni konfigurowalne szablony szacowania, które pomagają natychmiast rozpocząć szacowanie projektów CBS i WBS. Instancja Budżet projektu ClickUp z szablonem WBS sprawia, że śledzenie kosztów jest łatwe i proste dzięki podziałowi projektu na zadania.

Pobierz szablon

Obsługuj złożone projekty z finezją dzięki ClickUp Project Budget z szablonem WBS

Korzystając z tego szablonu, możesz uprościć działania związane z budżetowaniem projektu, ponieważ pozwala on na:

• Sporządzenie mapy działań i szacunkowych kosztów
• Uporządkowanie wszystkich danych dotyczących projektu w jednym miejscu
• Ciągłe śledzenie wydatków w celu uniknięcia przekroczenia budżetu

Zawiera szczegółową strukturę podziału pracy (WBS), w tym:

• Niestandardowe statusy: Do oznaczania statusów zadań jako Anulowane, Zrobione, W trakcie, Wstrzymane i Do zrobienia
• Pola niestandardowe: Do kategoryzowania i dodawania atrybutów w celu zarządzania zadaniami i łatwej wizualizacji działań i budżetu projektu
• Niestandardowe widoki: Wizualizacja informacji w wielu widokach do śledzenia i zarządzania projektami
• Zarządzanie projektami: Ulepsz budżet projektu i śledzenie WBS dzięki możliwościom śledzenia czasu, etykietom, ostrzeżeniom o zależnościach, e-mailom i nie tylko

Szablony te zapewniają wstępnie zdefiniowaną strukturę WBS, pola szacowania kosztów i funkcje śledzenia budżetu bez konieczności wykonywania wszystkich zadań ręcznie lub rozpoczynania od zera.

Pobierz szablon

Śledź koszty projektu jak profesjonalista dzięki w pełni konfigurowalnemu szablonowi do zarządzania kosztami projektu ClickUp

Przygotuj swój plan budżetu projektu z ClickUp

Oto najlepszy przewodnik, który pomoże ci w planowaniu i szacowaniu budżetu projektu. Zapewnia on jasny i kompleksowy obraz finansów projektu, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji budżetowych, proaktywne identyfikowanie potencjalnego ryzyka kosztowego i ostatecznie dostarczanie projektów na czas i w ramach budżetu.

Mierz i analizuj czas spędzony na zadaniach, aby zapewnić wydajność i przestrzeganie budżetu dzięki ClickUp's Project Time Tracking

Dzięki ClickUp możesz sprawić, że cały Twój zarządzanie projektami proces znacznie bardziej efektywny i śledzenie budżetów i zadań na tej samej platformie.

Niezależnie od tego, czy są to kierownicy projektów, czy dział finansowy lub handlowy, wszyscy mogą współpracować, planować projekty i współpracować w razie potrzeby. Lub, jak powiedziałby Michael Scott, jest to potrójna wygrana.

Wszystko w jednym oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala zarządzać cyklami pracy, dokumentami, pulpitami w czasie rzeczywistym i nie tylko, pomagając zespołowi działać szybciej, pracować mądrzej i oszczędzać czas.

Gotowy do przejęcia kontroli nad kosztami projektu? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i doświadcz korzyści płynących z usprawnionego i opartego na współpracy podejścia CBS!

Często zadawane pytania (FAQ)

**1. Co zawiera struktura podziału kosztów?

Struktura podziału kosztów (CBS) obejmuje wszystkie koszty poniesione w danym projekcie. Obejmuje ona cztery główne kategorie kosztów:

• Koszty pracy: Pieniądze wydane na ludzi, którzy będą realizować projekt
• Koszty materiałów: Wszelkie materiały zakupione przez Business, w tym surowce, części i komponenty, materiały produkcyjne, ubezpieczenie i fracht
• Koszty sprzętu: Rzeczywisty sprzęt
• Koszty ogólne lub pośrednie: Wydatki nieprzypisane bezpośrednio do konkretnego kosztu, takie jak przestrzeń biurowa, media, świadczenia i podatki

**2. Co to jest metoda podziału kosztów?

Metoda podziału kosztów odnosi się do procesu tworzenia struktury podziału kosztów. Obejmuje to identyfikację wszystkich działań w ramach projektu na podstawie struktury podziału pracy (WBS), przypisanie kosztów do każdego działania i zsumowanie ich w celu uzyskania całkowitego budżetu projektu.

**3. Jaka jest różnica między strukturą podziału kosztów a strukturą podziału pracy (WBS)?

Struktura podziału pracy (WBS) określa rezultaty projektu, dzieląc je na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania. CBS koncentruje się na finansowych aspektach projektu, przypisując koszty do każdego elementu WBS. Razem zapewniają one kompleksowy widok zakresu i finansów projektu.