Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się, że nie wiedziałeś, kto co robi w danym projekcie?
Domyślną reakcją byłoby zwołanie spotkania w trybie pilnym i nadzieja, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Gdy wszyscy są zaangażowani w ten sam cel, obowiązki często się rozmywają. Rozmycie obowiązków, szczególnie w przypadku gaszenia pożarów lub sytuacji ad-hoc, prowadzi do nakładania się zasobów.
Idealnym rozwiązaniem tego szaleństwa jest umowa o pracy zespołowej.
Od dostępności po koncentrację indywidualnych wysiłków, dokumenty te budują zaufanie i strategiczne dostosowanie.
Chcesz stworzyć strukturę i zwiększyć wydajność? Ten artykuł wyjaśnia wszystko, co musisz wiedzieć o tym, dlaczego potrzebujesz umowy o pracę zespołową i jak ją stworzyć.
Co to jest umowa o pracę zespołową?
Umowa robocza to kontrakt zespołu, który lider tworzy w celu określenia, w jaki sposób członkowie będą współpracować skutecznie. To ustalenie oczekiwań dotyczących komunikacji, podejmowania decyzji i odpowiedzialności
Skuteczne porozumienia dotyczące pracy zespołowej pozwalają osiągnąć następujące cele:
- Określają konkretne procesy i procedury, których zespół będzie przestrzegać, aby osiągnąć celrezultatów projektuw tym wszystko, od protokołów komunikacyjnych po metody podejmowania decyzji
- Upewnienie się, że wszyscy rozumieją i zgadzają się co do celów, wartości i ogólnego podejścia do pracy zespołu
- Zapewnienie ram dlarozwiązywania potencjalnych konfliktów i wyzwaniami przed ich eskalacją
Kluczowe elementy porozumienia o pracy zespołowej
Po omówieniu podstaw, oto najważniejsze elementy skutecznej umowy o pracę w zespole, które można wykorzystać do budować wydajne i zwinne Teams :
Role i obowiązki
Po zakres projektu jest sfinalizowany, pierwszym krokiem jest zdefiniowanie roli i obowiązków każdego członka zespołu w ramach projektu lub zespołu. Jest to szczególnie pomocne podczas procesu wdrażania, ponieważ zapewnia, że wszyscy rozumieją swoje cele i zapobiega nieporozumieniom lub nakładaniu się obowiązków obecnych i nowych członków zespołu.
Należy również uwzględnić proces ponownego przydzielania zadań lub system zastępstw, aby dostępność nie wpływała na wydajność.
Przeczytaj również: Wyjaśnienie ról w Agile
Komunikacja i protokoły pracy
Drugą częścią każdej umowy dotyczącej pracy zespołu jest ustalenie sposobu komunikowania się ze sobą. Obejmuje to preferowane kanały komunikacji, czasy reakcji i procedury eskalacji w pilnych sprawach.
Umowy o pracę zespołową muszą również zawierać szczegółową sekcję dotyczącą harmonogramów pracy, dostępności i planowania urlopów, aby pomóc firmie w zarządzaniu zasobami.
Umowy robocze powinny ponadto określać etykiety komunikacyjne, takie jak ton i język, aby członkowie byli na tej samej stronie w odniesieniu do wartości organizacji.
Czytaj więcej: Jak uniknąć błędnej komunikacji w miejscu pracy
Proces podejmowania decyzji
Teams projektowe często napotykają na zmiany w trakcie postępu projektu: koszty muszą zostać zatwierdzone, procesy muszą zostać poprawione, a zasoby muszą zostać dostosowane.
Aby płynnie reagować na te zmiany, umowy Teams określają podejmowanie decyzji metody. Mogą one obejmować podejście oparte na konsensusie, głosowaniu większościowym lub wyznaczonym decydencie.
Najlepiej jest również nakreślić proces rewizji decyzji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ponadto idealna umowa podkreśla znaczenie poszanowania ostatecznej decyzji, nawet jeśli istnieją różne opinie.
Rozwiązywanie konfliktów
Jedną z najważniejszych części porozumienia o pracy zespołowej jest proces rozwiązywania konfliktów. Może to obejmować wyznaczonych mediatorów, otwarte kanały komunikacji lub ustalone procedury deeskalacji.
Zachęcaj do wczesnego i bezpośredniego rozwiązywania konfliktów. Wspieraj kulturę szacunku, w której starzy i nowi członkowie czują się komfortowo wyrażając swoje obawy bez obawy o odwet, aby zapobiec nieporozumieniom.
Wytyczne dotyczące spotkań
Nikt nie chce spotkania, które prowadzi donikąd. Umowy robocze Teams określają, w jaki sposób będą prowadzone spotkania zespołu, w tym częstotliwość, komunikację agendy, zarządzanie czasem i etykietę uczestnictwa, aby zapewnić wydajność i skupienie na spotkaniach.
Rozważ przypisanie ról takich jak chronometrażysta, scrum master lub osoba sporządzająca notatki.
Czytaj więcej: Etykieta spotkań na Zoomie
Jak stworzyć umowę dotyczącą pracy w zespole
Oto sześciostopniowy przewodnik dotyczący tworzenia umów roboczych zespołu w celu wspierania współpracy i wspólnego rozumienia norm zespołu. Omówimy również, jak Rozwiązanie do zarządzania zasobami ClickUp sprawia, że proces ten jest bezproblemowy.
Krok 1: Zbierz dane wejściowe
Aby stworzyć umowy robocze, należy zacząć od zebrania opinii od wszystkich członków teamu. Zebranie tych informacji pomaga menedżerom zespołów wziąć pod uwagę perspektywy i obawy wszystkich osób oraz promować poczucie własności
Oto kilka pytań, na które należy odpowiedzieć, aby usprawnić proces:
- Jakie metody komunikacji są najlepsze dla wszystkich?
- Jakie są preferowane godziny pracy i dostępność?
- Czy zespół ma jakieś aspiracje co do projektu lub profilu?
- W jaki sposób Teams chce radzić sobie z konfliktami lub nieporozumieniami?
- Jakie są preferowane procesy decyzyjne?
- Jakiego wsparcia członkowie zespołu potrzebują od siebie nawzajem do zrobienia celów zespołu?
Dane wejściowe powinny być zbierane poprzez rozmowy jeden na jeden lub formularze opinii. ClickUp oferuje dedykowane narzędzia platformy, aby uczynić to bez wysiłku.
natychmiastowy kontakt, tworzenie notatek i etykieta dla każdego członka zespołu dzięki ClickUp Chat_ ClickUp Chat to doskonała platforma czatu, która upraszcza zbieranie opinii od członków Teams. Jeśli chcesz uzyskać szczegółową perspektywę, oznacz odpowiednią osobę etykietą i natychmiast rozpocznij dyskusję.
Rozpoczęcie dyskusji grupowej lub utworzenie zadania uzupełniającego jest również łatwe w ClickUp Chats, co czyni go idealnym do przeglądania lub negocjowania konkretnych klauzul umowy o pracę.
Używaj przypisanych komentarzy w ClickUp, aby upewnić się, że każda informacja zwrotna od zespołu zostanie odebrana i rozwiązana
Członkowie Teams mogą używać Przypisane komentarze w ClickUp aby podzielić się swoimi przemyśleniami na temat konkretnych warunków lub zapisów w umowie. Liderzy Teams następnie rozwiązują problem i budują konsensus.
uprość zbieranie danych wejściowych i wizualizuj wszystkie odpowiedzi natychmiast dzięki ClickUp Forms_ Formularze ClickUp to idealne rozwiązanie dla menedżerów poszukujących wyczyszczonych i prostych danych wejściowych. Narzędzie to pozwala na stworzenie udostępnianego formularza ze standardowymi pytaniami. Dzięki temu zbieranie danych jest stosunkowo proste i pomaga w wizualizacji danych wejściowych.
Narzędzie jest łatwe w użyciu i atrakcyjne wizualnie, dzięki czemu udostępnianie danych wejściowych jest angażującym doświadczeniem dla wszystkich.
Krok 2: Zdefiniuj oczekiwania
Po zebraniu danych wejściowych, kolejnym krokiem jest zdefiniowanie jasnych oczekiwań.
Dlaczego? Ustawienie granic wokół komunikacji, płynniejszej współpracy i wydajności pomaga zespołowi pozostać skoncentrowanym i zapewnia, że ich wysiłki przyczyniają się do szerszego obrazu.
Przekazuj zespołowi oczekiwania w przejrzysty sposób i wyjaśnij "dlaczego " budować zaufanie i zapobiegać przyszłym nieporozumieniom.
Na tej scenie będzie oczywiste, czy cele biznesowe mogą nadmiernie obciążyć zespół. Uwzględnienie dodatkowego planu zatrudnienia lub propozycji szkoleniowych w celu przedstawienia ich decydentom wykonawczym.
Krok ten obejmuje również przeniesienie oczekiwań do projektu umowy o pracę w zespole. Dlatego tak ważne jest, aby mieć gotowe narzędzie do dokumentacji współpracy. Dedykowane narzędzie ClickUp poradzi sobie z tym zadaniem.
Mapuj projekt umowy, twórz kolejne zadania i edytuj zawartość za pomocą ClickUp Docs
Jeśli szukasz możliwości wspólnej edycji, bogatych opcji formatu i kompleksowej dokumentacji, Dokumenty ClickUp to narzędzie.
Dzięki językowi Markdown, ClickUp umożliwia tworzenie przejrzystych banerów, etykiet i sformatowanego tekstu, który sprawia, że każda klauzula umowy jest łatwa do zrozumienia. Korzystając z funkcji edycji na żywo, możesz wspólnie z zespołem stworzyć mapę oczekiwań i pracować nad wspólną wizją.
Oddeleguj pracę, przydzielając zadania bezpośrednio zespołowi lub @wzmiankując je w komentarzu
Jeśli masz punkty uzupełniające, przekształć notatki w zadania w Zadania ClickUp i oddelegować je. Dodatkowo, ClickUp Docs umożliwia dodawanie podstron w ramach tego samego dokumentu, aby utrzymać ostateczną umowę roboczą zespołu uporządkowaną i wolną od bałaganu.
Jeśli notowanie oczekiwań jest dla Ciebie łatwe, ale chcesz dopracować swoje teksty, ClickUp pełni również funkcję dedykowanego narzędzia AI.
podsumowanie oczekiwań, dopracowanie klauzul umownych i natychmiastowe generowanie wniosków dzięki ClickUp Brain_ ClickUp Brain to najlepszy asystent pisania i edycji AI do sporządzania umów i podsumowań. Narzędzie jest zintegrowane z ClickUp Docs, aby pomóc dopracować oczekiwania i notatki.
AI udostępnia ponadto wgląd w to, jakie zadania lub elementy umów zespołu oczekują na realizację. Upraszcza to proces monitorowania i pomaga wcześnie wykryć wąskie gardła.
Krok 3: Dokumentowanie umowy
Mając mapę oczekiwań i gotowy projekt, trzecim krokiem jest udokumentowanie umowy, aby została ona sprawdzona i sfinalizowana.
Udostępnianie projektu zespołowi w celu przeglądu i dyskusji. Pozwól zespołowi zadawać pytania i przekazywać informacje zwrotne. Jeśli niektóre pomysły nie są wykonalne, wyjaśnij powody i zasugeruj potencjalne daty przeglądu, pokazując zespołowi, że ich obawy są potwierdzone.
Sfinalizowanie umowy w formie formalnego dokumentu po procesie przeglądu pokazuje twoje zaangażowanie w uwzględnienie wszystkich członków zespołu. Ponadto zachowuje przejrzystość i strukturę procesu.
Korzystaj z uprawnień ClickUp, aby pewnie i bezpiecznie udostępniać dostęp do danych i zasobów
ClickUp Docs umożliwia natychmiastowe udostępnianie projektu umowy za pomocą bezpiecznych połączeń i niestandardowych uprawnień. Możesz przechodzić przez kolejne rundy recenzji i aktualizacji, aż do osiągnięcia najlepszego możliwego konsensusu.
Jednak tworzenie standardu od podstaw jest żmudne. ClickUp oszczędza czas dzięki gotowym do użycia szablonom umów o pracę zespołową.
Mapa oczekiwań w umowie i wykorzystanie wizualizacji do wyjaśnienia informacji dzięki szablonowi umowy roboczej ClickUp
Szablon umowy o pracę ClickUp to wstępnie zaprojektowane ramy pozwalające zaoszczędzić czas i stworzyć kompleksową umowę. Pełni on funkcję gotowych do wypełnienia przestrzeni, które w kreatywny sposób przedstawiają harmonogramy pracy, aspiracje zawodowe i inne kwestie związane z celami zespołu.
Kolejną zaletą jest to, że szablon ma wbudowaną legendę, która ułatwia zrozumienie nowym członkom zespołu.
Wstępnie zaprojektowana struktura ma również niestandardowe statusy zadań i niestandardowe widoki, aby uprościć zakończenie zadania, synergię i współpracę.
Krok 4: Przejrzyj i popraw
Po sfinalizowaniu umowy o pracę, monitoruj ją w celu ciągłego doskonalenia. Regularne przeglądanie umowy jest niezbędne, jeśli twój team ma otwarte punkty do rozwiązania lub jeśli nastąpiły zmiany w umowie dynamika zespołu lub siły roboczej.
Przegląd pomaga być na bieżąco z potrzebami zespołu i zapewnia zgodność z celami organizacyjnymi.
Przeprowadzaj regularne spotkania przeglądowe, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Możesz ustawić powtarzające się zadanie w ClickUp, aby upewnić się, że nie zostanie ono pominięte w stresie dnia codziennego.
Oto kilka kroków, które należy podjąć podczas tych spotkań, aby wprowadzić ulepszenia:
- Ustawienie jasnej agendy i udostępnianie jej z wyprzedzeniem, aby dyskusje były skoncentrowane na temacie
- Odniesienie się do wszelkich otwartych punktów z poprzedniego spotkania
- Zbieranie informacji zwrotnych na temat tego, co działa, a co wymaga korekty
- Zachęcanie członków Teams do udostępniania swoich spostrzeżeń i sugestii
- Dokumentuj elementy działań i przypisuj obowiązki, aby zapewnić odpowiedzialność
Współpracuj w czasie rzeczywistym, aby wprowadzać zmiany w umowach roboczych jednocześnie w ClickUp Docs
Śledzenie zmian wprowadzonych do umowy roboczej po takich spotkaniach przeglądowych za pomocą historii wersji w ClickUp Docs.
Krok 5: Monitorowanie zgodności z przepisami
Teraz, gdy umowa robocza jest gotowa, a mechanizm przeglądu jest już wdrożony, prawdziwe korzyści płyną z monitorowania jej wpływu i wydajności.
Piąty krok koncentruje się na przestrzeganiu porozumienia roboczego. Wykorzystaj pulpity do wizualnego śledzenia postępów i uzyskania wglądu w wyniki indywidualne i zespołowe.
Dodatkowo należy ustawić powiadomienia, aby informować cały zespół o terminach i aktualizacjach. Monitorowanie promuje również niezawodność i własność tematu wśród członków zespołu.
ClickUp oferuje konfigurowalne narzędzie pulpitu, aby ulepszyć wizualizacje i usprawnić śledzenie.
wizualizacja postępów i wprowadzanie ulepszeń za pomocą ClickUp Dashboards Pulpity ClickUp to potężne narzędzie wizualizacyjne dla Teams do śledzenia postępów i wydajności w czasie rzeczywistym. Mapa kluczowych wskaźników z oszałamiającymi wizualizacjami ułatwia monitorowanie istotnych aspektów umowy roboczej.
Wraz z konfigurowalnymi wykresami i grafami, które pomagają zespołowi uzyskać szybki przegląd postępów, ClickUp Dashboard podkreśla odpowiedzialność i identyfikuje obszary wymagające poprawy.
Krok 6: Ułatwienie komunikacji
Ostatnim krokiem w skutecznym porozumieniu o pracy zespołowej jest ułatwienie otwartej komunikacji.
Wdrażaj to poprzez zachęcanie innych członków zespołu do regularnego dzielenia się informacjami zwrotnymi i omawiania wyzwań. Jeśli to konieczne, ustaw blokadę kalendarza co tydzień.
Płynna współpraca dzięki komentarzom w czasie rzeczywistym i @wzmiankom w ClickUp Comments & Mentions
Narzędzia do współpracy, takie jak Komentarze ClickUp i Wzmianki pomagają każdemu czuć się wysłuchanym i zaangażowanym w ciągły proces doskonalenia i ułatwiają tworzenie przejrzystego środowiska.
Przeczytaj również: Nadmierna komunikacja w pracy
Korzyści z porozumienia o pracy zespołowej
Wiesz już, jak stworzyć porozumienie w zespole. Oto korzyści płynące z wdrożenia skutecznego porozumienia:
Zwiększona wydajność i produktywność
Jak wspomniano wcześniej, umowy zespołowe zapewniają jasne oczekiwania i usprawniony cykl pracy . Wyjaśnienie roli, obowiązków i preferowanych metod komunikacji pomaga ograniczyć nieporozumienia i rozprasza uwagę, zapewniając efektywną współpracę.
Takie dostosowanie zwiększa wydajność i zapewnia, że wszyscy pracują na rzecz wspólnych celów, zwiększając ogólną wydajność .
Zwiększone zaufanie i współpraca
Podstawowe zasady komunikacji i współpracy oparte na szacunku zachęcają do otwartego dialogu w zespole. Tworzysz zaufanie, wyjaśniając, czego członkowie Teams powinni oczekiwać od siebie nawzajem, katalizując budowanie zespołu .
Dokument porozumienia roboczego również prowadzi do wzajemnego zrozumienia i środowiska wsparcia, w którym każdy czuje się wartościowy.
Przeczytaj również: Budowanie miejsca pracy opartego na współpracy
Większa autonomia i własność
Kiedy obowiązki są mapowane, każdy członek zespołu otrzymuje własność swojego zakresu pracy. Tworzysz autonomię, co prowadzi do zwiększonej motywacji i proaktywnego sposobu myślenia. Z wyczyszczonymi wytycznymi, wiele teamów działać niezależnie, zachowując zgodność z ogólnymi celami.
Lepsza wydajność
Oprócz własności i autonomii, zmniejsza się potrzeba mikrozarządzania. Określone standardy i oczekiwania tworzą również jasne cele, definiują role i zwiększają koncentrację.
Gdy wysiłki są skoncentrowane, członkowie zespołu mogą wizualizować swój wpływ na wspólny wynik. Wiedza ta zachęca wszystkich do osiągania jak najlepszych wyników, czego wynikiem jest lepsza wydajność i dążenie do osiągnięcia celów biznesowych.
Przeczytaj także: Jak zbudować wysokowydajny zespół
Synergia i porozumienie w pracy zespołowej dzięki ClickUp
Umowy dotyczące pracy zespołowej kierują zwinne zespoły w stronę właściwych celów i kierunków. Lepsza koncentracja napędza rozwój biznesu, ciągłość i wydajność zespołu na nowe wyżyny.
Chociaż przedstawiliśmy kroki tworzenia umów roboczych, równie ważne jest korzystanie z odpowiednich narzędzi. Umowy robocze zespołów rozwijają się dzięki współpracy i monitorowaniu, w których ClickUp przoduje.
ClickUp oferuje funkcje obejmujące zarządzanie zadaniami, dokumentację i oszałamiające wizualizacje. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i poprowadź swój zespół w jasnym kierunku umów o pracę!