Teams z różnych krajów i profesjonaliści wyposażeni do pracy zdalnej z dowolnego miejsca, czy można sobie wyobrazić nowoczesne miejsce pracy bez wideo? platforma do połączeń konferencyjnych jak Zoom?
Ponieważ dynamika pracy ewoluuje, Zoom jest tak samo niezbędny jak ekspres do kawy. Podobnie jak wiedza o tym, jak zachowywać się podczas tych spotkań - wirtualna etykieta.
Opanowanie Zoom etykieta spotkań to nie tylko bycie uprzejmym. Chodzi o wspieranie profesjonalnej, wydajnej i ostatecznie bardziej powodzenia komunikacji dla wszystkich zaangażowanych.
Najlepsze praktyki, takie jak punktualność i kontakt wzrokowy, są częścią uniwersalnej etykiety spotkań, wirtualnych lub innych. Ale platforma do wideokonferencji wymaga od nas również znajomości kilku innych niewypowiedzianych zasad.
Czym jest etykieta spotkań Zoom?
Etykieta spotkań Zoom to ustawienie wytycznych dotyczących odpowiedniego zachowania podczas rozmów wideo. Obejmuje wszystko, od stroju i tła po sposób komunikacji.
Opanowanie tych zasad sprzyja pozytywnemu i wydajnemu środowisku, maksymalizując korzyści płynące z wirtualnych spotkań. ⭐
Pomyśl o etykiecie Zoom jako o niewypowiedzianych zasadach, które tworzą pełne szacunku, skoncentrowane środowisko, w którym każdy czuje się wysłuchany, a pomysły przepływają swobodnie. A wszystko to przy pełnym wykorzystaniu unikalnych funkcji platformy.
Znaczenie etykiety spotkań Zoom
Właściwa etykieta spotkań Zoom ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznej i pełnej szacunku interakcji. Minimalizuje rozpraszanie uwagi, promuje aktywne słuchanie i zapewnia wyczyszczoną, zwięzłą komunikację. W wyniku tego można spodziewać się lepszego zrozumienia i współpracy w zespole.
Oto niektóre z korzyści płynących z przestrzegania etykiety Zoom:
- Zwiększona wydajność: Kiedy wszyscy przestrzegają ustalonej etykiety, spotkania przebiegają płynniej i pozwalają na skoncentrowane dyskusje. Prowadzi to do szybszego podejmowania decyzji i efektywnego wykorzystania czasu 📈
- Zwiększony profesjonalizm: Zwracanie uwagi na swój ubiór i tło oraz aktywne zaangażowanie w rozmowę pomaga zachować profesjonalny wizerunek. Przestrzeganie właściwej etykiety Zoom pokazuje również szacunek dla innych uczestników spotkania
- Pozytywna dynamika zespołu: Komunikacja oparta na szacunku i uważne zachowanie podczas wirtualnych spotkań sprzyjają poczuciu zaufania i koleżeństwa w zespole, nawet jeśli jego członkowie są oddaleni od siebie o wiele kilometrów
- Zmniejszony stres: Gdy wszyscy przestrzegają ustalonych wytycznych, obawy związane z wirtualnymi interakcjami zmniejszają się, tworząc bardziej komfortowe i bezstresowe środowisko spotkań dla wszystkich
W tej notatce przyjrzyjmy się, czego nie robić podczas rozmowy przez Zoom.
Najczęstsze błędy etykiety podczas spotkań z Zoomem
Oto kilka typowych pułapek, których należy unikać podczas wirtualnego spotkania:
1. Wielozadaniowość
Sprawdzanie e-maili, przeglądanie mediów społecznościowych lub praca nad innymi zadaniami podczas spotkania jest lekceważąca i nieproduktywna. Bądź w pełni obecny i zaangażowany w rozmowę.
2. Ignorowanie tła
Niechlujne lub rozpraszające tło może odciągnąć uwagę od rozmowy. Wybierz czyste, neutralne tło lub w razie potrzeby skorzystaj z wirtualnego tła. Jeśli nie jest to możliwe, możesz rozmyć tło.
3. Dominujące dyskusje
Mówienie nad innymi, monopolizowanie uwagi lub ciągłe przerywanie może utrudniać uczestnictwo i tworzyć wrogą atmosferę. Ćwicz aktywne słuchanie i pozwalaj innym mówić.
4. Jedzenie przed kamerą
Choć pozornie nieszkodliwe, odgłosy przeżuwania i połykania mogą rozpraszać i odstraszać. Unikaj jedzenia podczas rozmów wideo.
5. Nieodpowiednie ubieranie się
Nieprofesjonalny strój sprawia, że wyglądasz niedbale, niezależnie od charakteru spotkania. Ubieraj się profesjonalnie na spotkania służbowe, nawet jeśli pracujesz z domu.
6. Nieutrzymywanie kontaktu wzrokowego
Wyobraź sobie rozmowę twarzą w twarz z kimś bez patrzenia mu w oczy. Niemożliwe, prawda? A jednak często zapominamy do zrobienia tego w wirtualnym spotkaniu i spędzamy więcej czasu patrząc na nasz obraz lub ogólny kierunek ekranu. Lub, co gorsza, wyłączamy kamerę.
Wskazówki dotyczące etykiety spotkań Zoom w celu promocji skutecznej komunikacji
Teraz, gdy zajęliśmy się pułapkami, oto kilka praktycznych wskazówek, jak poruszać się po świecie połączeń Zoom z gracją i wydajnością:
Przygotuj się jak profesjonalista
Przygotowanie przed spotkaniem pozwala zachować pewność siebie i brak stresu podczas spotkań. Podobnie jak w przypadku tradycyjnej prezentacji lub dyskusji na tablicy, postępuj zgodnie z profesjonalną listą kontrolną w ramach etykiety spotkań Zoom. Jest to jeszcze ważniejsze dla gospodarzy spotkań.
- Pamiętaj o swojej strefie czasowej: Zaplanuj spotkania w dogodnym czasie dla wszystkich uczestników
- Ustaw agendę i udostępniaj materiały: Jeśli jesteś gospodarzem spotkania, upewnij się, że przekazujesz informacje dotycząceagenda spotkania z wyprzedzeniem. Wszystkie zaproszone osoby muszą rozumieć, czego mogą się spodziewać i jaka będzie ich rola w spotkaniu. Równie ważne jest wysyłanie zaproszeń tylko do odpowiednich osób. Zapraszanie współpracowników, którzy nie muszą uczestniczyć w spotkaniu lub podejmować decyzji, może obniżyć jego jakość. Jeśli zostałeś zaproszony na spotkanie Zoom, uważnie przeczytaj agendę i zadawaj pytania, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości przed spotkaniem.
- Przetestuj swoją technologię: Dokładnie sprawdź swój sprzęt i połączenie internetowe przed dołączeniem do spotkania, aby uniknąć awarii technicznych. Chociaż jest to kluczowe dla gospodarza spotkania, każdy uczestnik musi przetestować swój mikrofon i kamerę, aby zapobiec rozpraszaniu uwagi i opóźnieniom
- Znajdź ciche miejsce: Hałas w tle może przeszkadzać i rozpraszać. Wybierz cichą lokalizację, wolną od zakłóceń, aby zapewnić sobie i współpracownikom możliwość skupienia się na dyskusji
- Przybądź wcześniej: Nadaj odpowiedni ton, logując się kilka minut przed zaplanowanym czasem
- Streszczaj się lub planuj przerwy: Spotkania Zoom rzadko muszą trwać dłużej niż 45-60 minut. Jeśli musisz zaplanować długie spotkanie, zaplanuj krótkie przerwy pomiędzy nimi, aby uczestnicy nie czuli się wyczerpani.
Wskazówka bonusowa: Stwórz listy kontrolne, których możesz używać w całym zespole i zapisz je jako szablony z
Listy kontrolne ClickUp
Streamline Zoom meeting agendy i przygotowanie z listą kontrolną szablonów w ClickUp
Przedstawienia
Jako gospodarz, Twoim zadaniem jest przedstawienie siebie i wszystkich innych na początku spotkania. Pomaga to uniknąć przedłużającej się niezręcznej ciszy i nieporozumień.
Alternatywnie, możesz zachęcić uczestników do przedstawienia się.
- Utrzymywanie włączonej kamery: Jako gospodarz, zasadą etykiety jest posiadanie włączonej kamery i wyciszonego mikrofonu w momencie rozpoczęcia rozmowy. To ty prowadzisz spotkanie, więc niegrzecznie jest, gdy wszyscy wpatrują się w pustą prostokątną plamę na ekranie komputera. Jeśli jesteś osobą zaproszoną, dopuszczalne jest bycie poza kamerą, jeśli inni uczestnicy również są poza kamerą.
- **Jeśli dołączasz do rozmowy z głównej strony, kawiarni lub innego miejsca niż biuro, najlepszą praktyką jest ustawienie bardziej profesjonalnego lub neutralnego wirtualnego tła. Eliminuje to rozpraszanie uwagi przez ruch lub ludzi wokół ciebie.
Bądź uważnym uczestnikiem
Odłóż telefon, zamknij niepotrzebne zakładki i aktywnie uczestnicz w rozmowie. Okazuj odsetki poprzez mimikę i język ciała, nawet jeśli nie jesteś w kamerze.
- Mów wyraźnie i zwięźle: Wymawiaj słowa, unikaj słów wypełniających, takich jak "um" i "uh", a twoje wypowiedzi powinny być zwięzłe i istotne dla danego tematu
- Wycisz mikrofon, gdy nie mówisz: Eliminuje to hałas w tle i zapobiega niezamierzonym przerwom w dźwięku, zapewniając płynny przepływ rozmowy
- Zwracaj uwagę na język ciała: Utrzymuj dobrą postawę, unikaj wiercenia się i nawiązuj kontakt wzrokowy z kamerą (lub imieniem mówcy). Kiwanie głową, uśmiechanie się i nawiązywanie kontaktu wzrokowego (z kamerą) świadczą o aktywnym słuchaniu i zaangażowaniu
- Poznaj funkcje takie jak reakcje i czat: Przyciski reakcji zapewniają akceptowalną metodę wyrażania opinii lub zadawania pytań, gdy ktoś inny mówi. Na przykład możesz "podnieść rękę", aby mówca wiedział, że ma przerwać i dać ci platformę. Możesz też wyrazić uznanie dla osiągnięć lub uroczystości za pomocą reakcji "klaskania" lub "serca". Podobnie, funkcja czatu jest świetnym sposobem na udostępnianie połączonych linków i pomysłów bez zakłócania przepływu spotkania.
- Przestrzegaj etykiety udostępniania ekranu: Udostępnianie ekranu to potężne narzędzie, ale pamiętaj o tym, co jest widoczne. Zamknij niepotrzebne zakładki i unikaj pokazywania rozpraszających plików osobistych
- Przestrzegaj etykiety nagrywania ekranu: Jeśli chcesz nagrać spotkanie do wykorzystania w przyszłości, zawsze pytaj o pozwolenie i podaj ważny powód. Wszyscy uczestnicy powinni być świadomi, że spotkanie jest nagrywane i jaki jest cel nagrania
Wskazówka bonusowa: Nie lekceważ potęgi uśmiechu! Nawet jeśli jesteś przed kamerą, szczery uśmiech może przekazać ciepło, zaangażowanie i pozytywną energię, ustawiając ton dla bardziej przyjemnego i wydajnego spotkania.
Zmaksymalizuj potencjał spotkania dzięki ulepszeniom technicznym
Poznaj różne funkcje i integracje Zoom, od ankiet i podpokoi po udostępnianie ekranu. Znajdź narzędzia, które usprawnią Twoje spotkania jednocześnie zaspokajając określone potrzeby. Na przykład, można użyć ClickUp jako kompleksowego planowanie spotkań narzędzie.
Widok kalendarza ClickUp
Wyświetlaj wszystkie spotkania, zadania i terminy swojego zespołu w jednym miejscu dzięki funkcji Widok kalendarza ClickUp . Nie musisz przełączać się między platformami ani śledzić ważnych dat. Możesz łatwo filtrować według zespołu, projektu lub osoby, aby skupić się na tym, co istotne.
zarządzaj i organizuj projekty oraz planuj zadania w elastycznym widoku kalendarza ClickUp, aby zespoły były zsynchronizowane
Spotkania ClickUp Spotkania ClickUp wykracza poza podstawowe wideokonferencje, płynnie integrując się z platformą do zarządzania projektami ClickUp.
Jego funkcje obejmują
- Centralne planowanie:: zapraszanie uczestników spotkań i zarządzanie RSVP w ClickUp
- Automatyzacja przypomnień: Dla terminowych powiadomień i utrzymywania wszystkich zgodnie z harmonogramem
- Notatki ze spotkań i elementy działań: Aby uchwycić kluczowe punkty i przypisać dalsze zadania bezpośrednio podczas rozmowy
Tablice ClickUp
ClickUp oferuje następujące rozwiązania wbudowaną funkcję Tablicy która przekształca rozmowę przez Zoom w obszar roboczy do współpracy . Burza mózgów, szkicowanie diagramów lub tworzenie osi czasu w czasie rzeczywistym poprawiając komunikację wizualną i zaangażowanie.
wizualna współpraca z członkami zespołu w ramach ClickUp Whiteboards w celu przeprowadzenia burzy mózgów i przekształcenia pomysłów w elementy, które można wykorzystać w praktyce
Zadania ClickUp
Użyj tej funkcji, aby przekształcić elementy akcji w zadania, które można wykonać w ramach platformy. Usprawnia to komunikację, promuje odpowiedzialność i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie nawet po zakończeniu spotkania.
łatwo i szybko ustawiaj daty rozpoczęcia i zakończenia zadania w ClickUp lub użyj ustawień warunkowych, aby powtarzać daty lub utworzyć nowe zadanie po jego zakończeniu
Zakończenie na wysokiej notatce
Dobre zakończenie to nie tylko odhaczanie kolejnych Boxów. Dodaj osobowość lub humor (zależnie od tonu spotkania), aby pozostawić trwałe wrażenie.
Krótkie "Nie mogę się doczekać, aby zobaczyć, co osiągniemy dalej" lub udostępnianie żartów może wzbudzić oczekiwanie na przyszłość Spotkania z wykorzystaniem Zoomu .
- Gospodarz wychodzi ostatni: Pozwól uczestnikom wyjść we własnym tempie i wypowiedzieć ostatnie słowa przed rozłączeniem. Najlepszą praktyką jest, aby gospodarz rozłączył się po tym, jak wszyscy opuszczą spotkanie
- Podsumuj kluczowe punkty i elementy działania: Krótko podsumuj dyskusję, podkreśl kluczowe wnioski i przypisz jasne elementy działania z terminami, aby upewnić się, że wszyscy opuszczą spotkanie z poczuciem celu i odpowiedzialności
- Pozostaw przestrzeń na pytania: Przed oficjalnym zakończeniem spotkania, pozostaw kilka minut na ostatnie pytania lub wyjaśnienia. Zapewni to, że obawy wszystkich zostaną rozwiązane, a ludzie opuszczą spotkanie z pozytywną notatką
- Podkreślenie osiągnięć: Jeśli w wyniku spotkania nastąpił postęp lub przełom, poświęć chwilę na uznanie wspólnego wysiłku i świętowanie powodzenia. To wzmacniapozytywną pracę zespołowąi motywuje do dalszej współpracy
- Wyrażaj wdzięczność: Podziękuj swoim współpracownikom za ich udział i poświęcony czas. Wzbudza to poczucie uznania i zachęca do aktywnego zaangażowania się w przyszłe spotkania
Wskazówki bonusowe:
- Jeśli ma to zastosowanie, wykorzystaj impet bieżącego spotkania, aby wstępnie zaplanować następne. Oszczędza to czas w przyszłości i pokazuje proaktywność w zarządzaniu projektami
- UżycieNotatki ClickUp aby uchwycić kluczowe punkty i elementy działań w czasie rzeczywistym, umożliwiając wszystkim szybkie odniesienie się do nich po spotkaniu
- Przypisywanie zadań bezpośrednio w ClickUp, ustawienie terminów i przypisanie konkretnych właścicieli do działań następczych
- Zastanów się nad swoją wydajnością i zidentyfikuj obszary wymagające poprawy. Czy mówiłeś zbyt szybko? Czy tło było rozpraszające? Wykorzystaj te spostrzeżenia, aby udoskonalić swoją wirtualną obecność na przyszłych spotkaniach
przechwytywanie notatek ze spotkań i pomysłów w ClickUp w czasie rzeczywistym
Poza rozmową
Etykieta spotkań Zoom obowiązuje nawet po spotkaniu. Ważne jest, aby wysyłanie podsumowań spotkań i elementy działań niezwłocznie po zakończeniu rozmowy. Należy również zachęcać uczestników do dzielenia się swoimi przemyśleniami i sugestiami dotyczącymi przyszłych spotkań. ✏️
Wskazówka bonusowa: Udokumentuj najlepsze praktyki i zasady dotyczące spotkań Zoom. Udostępnij je jako wytyczne w swojej organizacji, aby wszyscy byli na tej samej stronie podczas przyszłych wideokonferencji.
Rozpoczęcie spotkania Zoom bezpośrednio z zadania ClickUp
Prowadzenie przez przykład: Etykieta spotkań Zoom
Wraz z ewolucją miejsc pracy Zoom stał się naszym salonem, salą konferencyjną, a nawet miejscem na happy hour. A skuteczna etykieta Zoom to ulica dwukierunkowa.
Biorąc na siebie odpowiedzialność i traktując innych z szacunkiem, możesz przyczynić się do bardziej wydajnego, angażującego i ostatecznie bardziej powodzenia wirtualnego środowiska dla wszystkich.
Stosując się do tych wskazówek Zoom i wykorzystując moc ClickUp, będziesz na dobrej drodze do poruszania się po świecie spotkań Zoom z pewnością siebie i profesjonalizmem. 🎉 Daj swoim spotkaniom Zoom przewagę dzięki ClickUp już dziś!