Wszyscy doświadczyliśmy różnicy, jaką robi prawdziwie współpracująca przestrzeń robocza. To coś więcej niż tylko wspólna praca z kimś nad skomplikowanym lub ambitnym zadaniem; to środowisko, które obejmuje otwartość, w którym pomysły przepływają swobodnie, a każdy czuje się upoważniony do wniesienia wkładu.
Gdy cały zespół, biuro lub organizacja uosabia takie podejście, sprzyja to tworzeniu obszarów roboczych opartych na współpracy - jednego z kluczowych składników zdrowej, wspierającej kultury firmy i długotrwałego powodzenia.
Na tym blogu przedstawimy wskazówki i szablony dotyczące tworzenia takiego obszaru roboczego w organizacji.
Co to jest obszar roboczy oparty na współpracy?
Obszary robocze do współpracy pomagają zespołom lepiej pracować razem i indywidualnie. Unsplash ]
Obszar roboczy do współpracy to środowisko pracy, w którym pracownicy mają bezpieczny dostęp do aplikacji, plików i wszelkich zasobów potrzebnych do efektywnej współpracy na dowolnym urządzeniu i z dowolnej lokalizacji.
Innymi słowy, obszary robocze do współpracy są zaprojektowane w celu ułatwienia współpracę w Teams , komunikacja i wydajność pracy zespołowej
Najpierw przejrzyjmy podstawy takich obszarów roboczych, abyś był uzbrojony we wszystkie właściwe informacje i narzędzia umożliwiające zarządzanie pracą zespołową .
Rodzaje obszarów roboczych do współpracy
Obszar roboczy do współpracy może przybierać różne formy, w tym cyfrową. Znalezienie odpowiedniego rozwiązania dla swojego zespołu może stanowić różnicę między osiągnięciem celów, a ich nieosiągnięciem. Istnieje pięć głównych sposobów na stworzenie idealnego obszaru roboczego do współpracy:
- Wspólna przestrzeń biurowa: Ta, którą wszyscy znamy - otwarty plan siedzeń z zespołami z różnych działów pracującymi w tej samej przestrzeni. Zachęca to do komunikacji imiędzyfunkcyjną ideację i współpracę teamów.
- Przestrzenie coworkingowe: Przestrzenie coworkingowe można znaleźć na całym świecie. Takie przestrzenie robocze są świetnym rozwiązaniem dla małych firm, które nie potrzebują całego obszaru roboczego, ale chcą obniżyć koszty i skorzystać z zalet tradycyjnego ustawienia biura.
- Hot Desking: Dokładnie tak, jak udostępnianie przestrzeni biurowej, z jedną kluczową różnicą - bez przypisanych biurek dla pracowników. Pozwala to ludziom siedzieć tam, gdzie chcą, niezależnie od ich działu. Hot deski to świetny sposób na zachęcenie członków różnych działów do interakcji.
- Wirtualne obszary robocze: W związku z tym, że praca zdalna jest na porządku dziennym, wiele firm na całym świecie przenosi niektóre, jeśli nie wszystkie, swoje zespoły do wirtualnych obszarów roboczych. Taka przestrzeń do współpracy pozwala zaoszczędzić na kosztach infrastruktury, zapewnia globalną pulę talentów do zatrudnienia i pomaga w dobrym samopoczuciu pracowników.
- Pokoje spotkań: Czasami potrzebna jest współpraca jeden na jeden z zespołem bez rozpraszania uwagi. To właśnie tutaj pojawiają się pokoje spotkań. Są one przeznaczone do współpracy w małych grupach od dwóch do czterech osób. Sale spotkań natomiast zachęcają do współpracy większe zespoły lub działy. Zarówno huddle roomy, jak i sale spotkań mogą być również cyfrowe.
Przeczytaj również: Sposoby na poprawę współpracy przy projektach
Korzyści ze współpracy w obszarach roboczych
Jakie są najważniejsze korzyści płynące ze współpracy w obszarze roboczym? Z pewnością ułatwia planowanie zarówno spotkań, jak i drinków po pracy. Ale co ważniejsze, środowisko pracy oparte na współpracy usprawnia cykl pracy, poprawia wydajność zespołu i usprawnia komunikację.
Oto krótkie spojrzenie na to, w jaki sposób obszar roboczy oparty na współpracy może być pomocny:
Zwiększona wydajność
Praca zespołowa może sprawić, że marzenie się ziści, ale do zbudowania zespołu potrzebna jest przede wszystkim znacząca współpraca. Obszary robocze do współpracy pozwalają wszystkim członkom zespołu na udział w innowacyjnych pomysłach i przekazywanie informacji zwrotnych. Tworzą pozytywne środowisko, które pielęgnuje otwarte kanały komunikacji i zwiększa wydajność.
Opłacalność
Wirtualny obszar roboczy pozwala obniżyć koszty infrastruktury. Ale to nie wszystko. Mnóstwo narzędzi, takich jak Google Obszar roboczy umożliwiają efektywną zdalną współpracę między Teams. Będziesz mieć wszystkie zasoby potrzebne do prowadzenia dochodowego biznesu bez wychodzenia z domu!
Wirtualne obszary robocze pozwalają obniżyć koszty, oferując jednocześnie większą elastyczność [via Unsplash ]
Wykorzystanie przestrzeni
Obszar roboczy do współpracy nie tylko pomaga zespołom rozwijać się w wydajnym środowisku, ale także pomaga firmom wydobyć więcej z fizycznych przestrzeni. Stosunkowo mniej boksów, osobistych biur i ścian oznacza, że otrzymujesz bardziej otwartą przestrzeń do pracy i możesz wygodnie pomieścić więcej osób w tej samej przestrzeni. Design jest wszystkim.
Wolność wyboru
Praca zdalna zakończyła proces zmiany sposobu, w jaki pracujemy. Wirtualny obszar roboczy może otworzyć nieograniczone możliwości dla sposobu, w jaki Ty i Twój zespół pracujecie razem. Jest to łatwe z pomocą oprogramowanie do współpracy online i narzędzia dla wirtualnych teamów
Wdrażanie obszaru roboczego opartego na współpracy: Wyzwania i rozwiązania
Teraz, gdy znasz już niektóre z różnych typów obszarów roboczych do współpracy, nadszedł czas, aby porozmawiać o trzech wyzwaniach, które możesz napotkać podczas ustawienia jednego z nich i jak sobie z nimi poradzić.
Konsekwencje dla bezpieczeństwa
Niezależnie od tego, czy pracujesz w fizycznym biurze, czy też skłaniasz się ku cyfrowym obszarom roboczym, istnieją potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, na które musisz być przygotowany. Udostępnianie urządzeń (w przestrzeniach biurowych) i sieci (szczególnie w przypadku pracowników zdalnych) jest podatne na naruszenie danych. Korzystanie z wielu programów i narzędzi naraża dane i naraża na naruszenie haseł lub wyciek danych
Rozwiązanie
Aby poradzić sobie z tym ryzykiem, możesz przeszkolić swoich pracowników w zakresie prywatności i środków ostrożności związanych z bezpieczeństwem danych, wdrożyć solidne szyfrowanie i silne przepisy dotyczące haseł, wdrożyć ścisłą kontrolę dostępu i przeprowadzać regularne audyty
Można również zdecydować się na narzędzie takie jak ClickUp z funkcjami zaprojektowanymi w celu zaoszczędzenia czasu i wysiłku oraz pomagają teamom efektywnie współpracować .
Przeczytaj również: Bezpieczne narzędzia do współpracy dla całego obszaru roboczego
Prywatność
Obszary robocze do współpracy są z założenia otwarte i często mają funkcję udostępniania biurek. W takich przypadkach pracownikom może być trudno znaleźć przestrzeń osobistą lub skupić się na głębokiej pracy bez rozpraszania uwagi. W większych organizacjach może to być szczególnie trudne do opanowania.
Rozwiązanie
Projektując obszar roboczy, uwzględnij kilka przestrzeni przyjaznych prywatności, takich jak budki telefoniczne, kapsuły solo, ciche pokoje itp. Zapewni to, że ktoś, kto potrzebuje spokojnego miejsca do pracy w skupieniu lub prywatnych rozmów, będzie miał gdzie się udać.
Zapewnij prywatne przestrzenie w biurze do pracy zespołowej [via Unsplash ]
Wyzwania technologiczne
Niezależnie od tego, czy jest to przestrzeń wirtualna, czy fizyczna, obszar roboczy do współpracy wymaga określonych narzędzi i technologii do efektywnej funkcji. Przy przenoszeniu się do jednego z nich, teams mogą zmagać się z nowymi narzędziami lub opierać się zmianie, ponieważ wydaje się ona zbyt duża.
Rozwiązanie
Zapewnienie wystarczających szkoleń wszystkim pracownikom, aby pomóc im w nauce i przyjęciu nowej technologii wymaganej w pracy. Od wideokonferencji po dokumentację opartą na współpracy, stwórz przewodniki użytkownika i samouczki ekspertów, aby zespoły mogły je pewnie przyjąć. Możesz również ustawić dedykowany kanał wsparcia technicznego lub adres e-mail, aby pomóc tym, którzy potrzebują pomocy.
Porada profesjonalisty: W ustawieniach wirtualnych, ClickUp Clip jest doskonałym narzędziem do podnoszenia kwalifikacji zespołów, pokazywania komuś szybkiego poradnika lub po prostu przedstawiania pomysłu członkom zespołu.
Twórz filmy szkoleniowe i instruktażowe dla swojego zespołu dzięki ClickUp Clips
Jak stworzyć obszar roboczy do współpracy
Tworzenie obszaru roboczego opartego na współpracy nie polega na zrobieniu jednej rzeczy - musisz stworzyć odpowiednie środowisko fizyczne lub wirtualne i zapewnić dostawcom narzędzia potrzebne do odniesienia sukcesu.
Ustawienie odpowiedniego środowiska
Obszar roboczy do współpracy wymaga odpowiedniego środowiska, aby zwiększyć wydajność i usprawnić współpracę.
Proste rzeczy, takie jak ergonomiczne meble, oświetlenie, udogodnienia i udogodnienia zapewniają, że Twoje Teams są szczęśliwe i pracują w sprzyjającym środowisku.
Na przykład naturalne światło zwiększa wydajność bez negatywnego wpływu na osoby wrażliwe na światło fluorescencyjne. Podobnie, określone kolory mogą zwiększyć wydajność i krytyczne myślenie, podczas gdy rośliny i teksturowane powierzchnie, takie jak dźwiękoszczelne ściany, mogą zapewnić pracownikom spokojne środowisko.
Obszar roboczy sprzyjający współpracy zależy w równym stopniu od środowiska fizycznego, jak i ludzi. Zatrudniaj pracowników z pozytywną pozycją, którzy potrafią dobrze współpracować z innymi. Przeszkol obecnych pracowników, aby poprawić ich komunikację i współpracę w zespole umiejętności.
Inwestuj w narzędzia i technologie
Stworzenie cyfrowego obszaru roboczego do współpracy, w biurze lub wirtualnie, to pierwszy krok w kierunku sensownej pracy. Cyfrowe obszary robocze mogą być często bardziej sprzyjające współpracy, ponieważ oferują zakres zintegrowanych narzędzi, które ułatwiają komunikację, udostępnianie pomysłów i współpracę w czasie rzeczywistym .
Nowoczesne, kompleksowe oprogramowanie do współpracy, takie jak ClickUp, może pomóc w łatwym przejściu do bardziej opartego na współpracy miejsca pracy bez konieczności dodawania tuzina oddzielnych narzędzi do wszystkich potrzeb związanych ze współpracą.
Planuj, organizuj i współpracuj nad dowolnym projektem razem z ClickUp Tasks
Oto krótka lista tego, co można zrobić za pomocą przyjaznej dla użytkownika platformy ClickUp:
- Uprość zarządzanie zadaniami dziękiZadania ClickUp aby promować własność i zapewnić sprawne działanie niezależnie od lokalizacji lub harmonogramu pracy zespołu
- Promocjaotwartą komunikację wokół zadań roboczych poprzez zintegrowane komentarze do zadań iClickUp Chatzapewniając, że wszyscy członkowie Teams są na tej samej stronie
- Centralizacja wiedzy i zasad w jednym miejscu dziękiDokumenty ClickUpnarzędzie do współpracy nad dokumentacją, które umożliwia zespołom wspólną pracę nad dokumentami. Wykrywanie współpracy w ClickUp automatycznie pozwala śledzić, kiedy inne osoby komentują, edytują, a nawet wyświetlają widok tego samego zadania, co Ty
- Pomysł, plan i wykonanie pracy z virtualTablice ClickUp gdzie Teams pracują razem bez względu na lokalizację
- Budowanie odpowiedzialności i przejrzystości w teamach dzięki współpracy przy ustalaniu celów przy użyciuCele ClickUp aby utrzymać wyrównane wysiłki Teams iPulpity ClickUp aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, jak sobie radzą
- Spraw, aby informacje z całego ClickUp i połączonych aplikacji były łatwo dostępne dla wszystkich członków zespołu dziękiClickUp's Connected Search ### Usprawnienie procesów
Wyczyszczone procedury SOP i procesy dla codziennych operacji pomogą w rozwoju miejsca pracy opartego na współpracy. Pomóż Teamsom zrozumieć zasady ogólne Twojego obszaru roboczego, na przykład:
- Etykieta spotkań i czatów
- Jak rezerwować i korzystać z sal spotkań
- Zasady korzystania ze stref ciszy
- Obowiązkowe dni w biurze dla pracowników hybrydowych
Szybkie tworzenie dokumentów SOP we współpracy w ClickUp Docs
Zachęcaj również Teams do ustawiania regularnych standupów (osobiście lub zdalnie), podczas których dzielą się aktualizacjami, omawiają obawy lub blokady i sprawdzają postępy innych zespołów. Pomaga to poprawić komunikację między zespołami.
Dobra współpraca między zespołami, lokalizacjami i strefami czasowymi wymaga planowania i koordynacji. Utwórz udostępniane kalendarze, aby Teams mogli widzieć swoje harmonogramy i planować spotkania i wydarzenia, pamiętając o wszystkich.
Wskazówka dla profesjonalistów: Widok kalendarza w ClickUp pomaga zespołom lepiej się synchronizować. Ponadto integruje się z Kalendarzem Google, aby przenieść wszystkie harmonogramy na jeden ekran i ułatwić zarządzanie nimi. I oczywiście udostępnianie tylko wybranym osobom
Organizuj spotkania lub działania następcze za pomocą widoku kalendarza ClickUp
Bez względu na miejsce pracy - wirtualne, fizyczne lub hybrydowe - wszyscy uwielbiamy spotkania, które szanują czas każdego z nas, kończą się i zaczynają punktualnie, osiągają to, co powinny i stanowią scenę dla współpracy i przyszłych działań.
Aby to osiągnąć, dodaj poniższy szablon do swojego zestawu narzędzi powodzenia, aby sprawić, że Twoje spotkania będą miały jak największą wydajność
Szablon komunikacji w zespole i matryca spotkań ClickUp
Szablon komunikacji w zespole i matryca spotkań ClickUp pomaga szybko stworzyć szczegółowy plan komunikacji w zespole.
Skorzystaj z tego szablonu, aby zbudować odpowiedzialność, ustanowić wyczyszczone linie komunikacji między członkami zespołu i ustawić efektywne harmonogramy spotkań. Szablon pomaga:
- Określić role i obowiązki dla każdego projektu lub zadania
- Ustanowić wytyczne dotyczące regularnych odpraw lub standupów
- Stworzyć oś czasu dla nadchodzących projektów lub zadań
Przeczytaj również: Szablony planów komunikacji opartej na współpracy
Rozważania i najlepsze praktyki dotyczące utrzymania obszaru roboczego opartego na współpracy
Komfort, zdrowie i wydajność
Czy John lubi biurko stojące, podczas gdy Mariella woli worek z fasolą? Czy Pedro z księgowości potrzebuje cichego środowiska do zrobienia wydajności, w przeciwieństwie do Katie z marketingu, która rozwija się w zgiełku ruchliwego biura?
Zrozumienie i zaakceptowanie unikalnych preferencji każdej osoby pomoże ci stworzyć komfortowy obszar roboczy. Chociaż nie można zaspokoić indywidualnych potrzeb każdej osoby, ważne jest, aby zapewnić pewne elastyczne opcje.
Posiadanie biura na otwartym planie z różnymi obszarami zaspokajającymi potrzeby różnych stylów pracy to strzał w dziesiątkę. Biurka stojące, kapsuły, pokoje spotkań, pokoje wypoczynkowe, a nawet worki z fasolą, pozwalają ludziom wybierać obszary, w których czują się komfortowo podczas pracy.
Zapewnij przestrzenie, które pozwalają na głęboką pracę w spokojnym ustawieniu /%img/ Unsplash ]
Bądź elastyczny i włączający
Obszar roboczy do współpracy potrzebuje czegoś więcej niż stołówki i pokoju gier. Czy Twoja organizacja jest inkluzywna? Czy masz pokój do modlitwy? Czy jest dostępna dla osób niepełnosprawnych? Czy można zmienić jasność oświetlenia w niektórych obszarach dla osób wrażliwych na światło?
Poza fizycznymi udogodnieniami, możesz również przyjrzeć się promocji kultury współpracy poprzez politykę miejsca pracy. Oto kilka przykładów:
- Oferowanie możliwości wyboru pracy zdalnej lub hybrydowej
- Wsparcie elastycznych harmonogramów pracy w celu dostosowania ich do indywidualnych potrzeb
- Zachęcanie do tworzenia kanałów opartych na odsetkach na czacie zespołu - klub ciekawostek, fani gier i nie tylko
Zachęcanie do rozmów
Zaangażuj cały zespół w planowanie i ulepszanie przestrzeni biurowej do współpracy. Pomaga to również stworzyć większe poczucie własności i przynależności. Przyjmuj sugestie od wszystkich podczas planowania przestrzeni, a później wdróż mechanizm informacji zwrotnej, aby ludzie mogli przekazywać ci pomysły na ulepszenia.
Zaplanuj regularne spotkania w ratuszu, podczas których kierownictwo udostępnia aktualizacje i pomysły oraz może odpowiedzieć na zapytania i wątpliwości wszystkich pracowników.
Porada dla profesjonalistów: Uwielbiamy Formularze ClickUp ze względu na ich skuteczność w zbieraniu opinii. Są one nie tylko proste w ustawieniu i łatwe w użyciu, ale także pozwalają mniej głośnym członkom Teams na wyrażenie swoich opinii. Wypróbuj je we własnym procesie zbierania opinii.
The Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp pomaga w ustawieniu przejrzystych procesów komunikacji, które angażują wszystkich członków Teams i interesariuszy. To świetny sposób na utrzymanie spójności i wydajności zespołów.
Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp
Ten gotowy do użycia, konfigurowalny szablon jest doskonały dla teamów, które rozwijają się w oparciu o własność i wyczyszczoną komunikację. Oferuje scentralizowane miejsce dla interakcji zespołu, śledzenie aktualizacji i wsparcie w zarządzaniu zadaniami.
Pomaga do zrobienia tego poprzez:
- Organizowanie rozmów, ogłoszeń i dokumentów w jednym miejscu
- Ułatwienie komunikacji z całym zespołem
- Zapewnienie przejrzystości procesów i inicjatyw obejmujących cały zespół
Komunikacja i informacje zwrotne pomagają konsekwentnie ulepszać obszar roboczy i pozytywnie wpływać na wydajność i zaangażowanie pracowników.
Wykorzystaj konfigurowalne formularze w ClickUp do tworzenia ankiet i sondaży
Idź naprzód z technologią
Technologia uwalnia potencjał obszaru roboczego do współpracy, przekształcając go w płynne środowisko cyfrowe, w którym pomysły przepływają swobodnie.
Pomóż teamom łączyć się ze sobą na różne sposoby, oferując narzędzia do wideokonferencji i komunikatory internetowe. Upewnij się również, że masz możliwość komunikacji synchronicznej i asynchronicznej
Użyj widoku czatu w ClickUp, aby lepiej współpracować ze swoim zespołem
Jeśli jesteś zmęczony przełączaniem się między wieloma narzędziami i rozproszonymi rozmowami, ClickUp Chat scentralizuje i usprawni Twoje dyskusje. Preferujesz rozmowy wideo? Rozpocznij rozmowę Zoom bezpośrednio w ClickUp dzięki integracji z Zoom.
Zaawansowana technologia oznacza również proste rozwiązania dla niekończących się nieporozumień. ClickUp Clip pomogą Ci nagrać "Przewodnik po ustawieniach webinaru dla opornych" lub wyjaśnić nowemu pracownikowi, jak dokładnie dodawać obrazy do ClickUp Docs.
Być może najważniejsze jest to, że przyspiesza pracę i skraca czas poświęcany na rutynowe czynności i proste zadania. Z Automatyzacja ClickUp teams może automatyzować monotonne, ale niezbędne zadania, takie jak aktualizowanie statusów zadań, wysyłanie przypomnień i wiele innych.
Porada dla profesjonalistów: Zdobądź ClickUp Brain zintegrowany asystent AI, który automatycznie generuje aktualizacje projektów i przypomnienia o zadaniach oraz udostępnia je odpowiednim członkom zespołu. Pomaga to zmniejszyć liczbę spotkań i działań następczych w kalendarzach wszystkich osób - przygotuj się więc na bycie ulubionym współpracownikiem wszystkich!
Otwarte drzwi przyszłości
To proste - współpracujące obszary robocze to przyszłość pracy, a współpracujące cyfrowe obszary robocze pozwalają nam pracować z dowolnego miejsca. "Moje drzwi są zawsze otwarte" może być dziś tylko figurą retoryczną, ale obszary robocze oparte na współpracy są najdokładniejszą formą tej metafory. Umożliwiają one zespołom - pod tym samym dachem lub na różnych kontynentach - płynną pracę i pomagają sobie nawzajem w rozwoju.
Obszary robocze sprzyjają kreatywności, tworzą środowisko sprzyjające rozwojowi i innowacjom oraz pozwalają pracownikom być najlepszą wersją samych siebie.
Rozwiązania do wspólnego zarządzania zadaniami i projektami, takie jak ClickUp, mogą pomóc w osiągnięciu tego celu bez wysiłku. Nie wierz nam na słowo - załóż darmowe konto już dziś i przekonaj się sam. Zarejestruj się już dziś !
Często zadawane pytania (FAQ)
Jaki jest przykład pracy zespołowej?
Wyobraźmy sobie, że zespoły marketingu i marki muszą współpracować nad kampanią. Obszar roboczy do współpracy pozwoli im wymyślić, wykonać, wdrożyć i śledzić nową kampanię bez konieczności wymiany niezliczonych e-maili lub uzyskiwania licznych zatwierdzeń.
Czym jest platforma do pracy zespołowej?
Platforma pracy zespołowej to oprogramowanie, które pomaga teamom rozwiązywać problemy biznesowe lub osiągać określone cele poprzez wspólną pracę. Może to być połączenie udostępniania pomysłów, zarządzania dokumentami i zarządzania zadaniami. Platforma pracy zespołowej jest podstawą nowoczesnego obszaru roboczego opartego na współpracy.
Dlaczego ważna jest organizacja obszaru roboczego?
Zorganizowany obszar roboczy tworzy środowisko sprzyjające skupieniu, kreatywności, jasnym myślom i mniejszym szansom na rozproszenie uwagi. Zorganizowany obszar roboczy może również poprawić wydajność, ponieważ mniejsza liczba czynników rozpraszających może wynikać z krótszego czasu do zrobienia tego samego zadania.