Jeśli myślisz o terminie "bramka fazowa" i zastanawiasz się, czy to kolejny skandal z udziałem celebrytów, nie obwiniamy Cię. Jednak w zarządzaniu projektami bramka fazowa nie jest nawet w najmniejszym stopniu kontrowersyjna.
W rzeczywistości, w ramach proces rozwoju produktu jest to potężna struktura, która zapewnia strukturę, zmniejsza ryzyko i zapewnia postęp poprzez dobrze zdefiniowane sceny.
Czym więc jest bramka fazowa? Dlaczego jest niezbędna? Jak można ją wykorzystać w zarządzaniu projektami? Dowiedzmy się.
Zrozumienie procesu bramki fazowej
Bramka fazowa, czasami nazywana bramką sceniczną, to proces, który prowadzi projekt krok po kroku od koncepcji do zakończenia. Nazywa się to bramką fazową, ponieważ jest to dosłownie faza, po której następuje bramka.
- Faza: 'Faza' reprezentujescena zarządzania projektamijak generowanie pomysłów, analiza wykonalności, rozwój, testowanie i wdrażanie
- Bramka: Pomiędzy każdą fazą znajduje się "brama", punkt decyzyjny, w którym ocenia się postęp projektu i podejmuje decyzje o przejściu do następnej fazy
Oprócz faz i bramek, proces ma jeszcze trzy podstawowe elementy.
- Dostawy: Kluczowe wydajności lub produkty pracy, które mają być zakończone na końcu każdej fazy, aby przejść przez bramkę
- Kryteria: Wstępnie zdefiniowane standardy używane do oceny projektu na każdym etapie
- Osoby odpowiedzialne za bramkę: Osoby decyzyjne, które oceniają projekt na każdej bramce i decydują, czy powinien on zostać zatrzymany, dostosowany, czy posunięty naprzód
Jak działa proces bramkowania etapów?
Teoretycznie pod koniec każdej fazy interesariusze spotykają się, aby przeanalizować postępy i podjąć decyzje. Tak więc, po każdej fazie istnieje brama, która otwiera się tylko wtedy, gdy realizacja poprzedzającej ją sceny spełnia kryteria powodzenia.
Przykładowy system bramek fazowych[Via Wikimedia Commons ]
Na przykład, po zebraniu wymagań, menedżerowie produktu upewnią się, że mają wszystko, co potrzebne do rozpoczęcia rozwoju i wyrażenia zgody 🚦
W praktyce może to być nieco bardziej skomplikowane. Dlatego kierownicy projektów korzystają z różnych narzędzi i ram, aby zapewnić powodzenie fazy.
Jakie narzędzia i struktury są wykorzystywane w procesach phase-gate?
Zasadniczo bramka fazowa to naprzemienny proces działań i decyzji. Aby zwiększyć szanse na powodzenie, Teams wykorzystują szereg ram decyzyjnych po drodze. Niektóre z najczęstszych są następujące.
Zbieranie informacji
Przed rozpoczęciem projektu rozwoju oprogramowania, menedżerowie produktu i analitycy biznesowi współpracują ze sobą, aby dokładnie zebrać wszystkie istotne informacje. Obejmuje to:
- Wymagania
- Kryteria akceptacji i wskaźniki powodzenia
- Aktualny stan infrastruktury i procesów
- Listę interesariuszy w całym projekcieMatryca RACI W procesie bramek fazowych zebrane informacje kierują decyzjami w określonych bramkach.
Na przykład, wskaźniki użyteczności mogą się różnić w zależności od produktu, branży i persony użytkownika. Jeśli tworzysz stronę dla użytkownika ze starszej grupy demograficznej, możesz chcieć użyć dużej typografii, łatwej w użyciu nawigacji i dużej przestrzeni między elementami, aby przypadkowo w nic nie kliknął.
Zespół ds. produktu oceni wydajność fazy projektowania pod kątem tych wskaźników użyteczności przed podjęciem decyzji o kontynuowaniu rozwoju.
Studium wykonalności
Pierwszym krokiem w zarządzaniu projektami jest podjęcie decyzji, czy można je zrobić, czyli studium wykonalności. W tej fazie Teams projektu analizują wykonalność w następujących wymiarach.
- Finansowym: Czy budżet pokryje koszty i zapewni oczekiwaną rentowność?
- Techniczny: Czy produkt może zostać opracowany, aby spełnić wymagania w ramach proponowanego stosu technologicznego?
- Operacyjne: Czy posiadamy umiejętności i narzędzia do zrobienia tego produktu? Czy możemy dotrzymać rozsądnych terminów?
- Inne: W niektórych przypadkach zespoły muszą również zapytać, czy ten produkt ma miejsce na rynku. Czy narusza on jakieś ramy prawne?
Chociaż studium wykonalności jest zwykle przeprowadzane w celu informowania o decyzjach na początkowych etapach procesu, czasami może informować o decyzjach później, gdy sytuacja się zmienia.
Na przykład, jeśli tworzysz aplikację mobilną innej firmy do korzystania z X \ [wcześniej znanej jako Twitter], zmiany w API platformy mogą sprawić, że cały produkt stanie się niewykonalny. W takich sytuacjach studia wykonalności mogą być wykorzystywane do ponownej oceny praktyczności w razie potrzeby.
AnalizaSWOT
To proste i popularne narzędzie pomaga zespołom biznesowym podejmować kluczowe decyzje przed rozpoczęciem podróży rozwoju produktu. Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) jest przeprowadzana w następujący sposób rozpoczęcia projektu faza oceny potencjału wewnętrznego i rynkowego projektu.
W procesie fazowym analiza SWOT może być dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby podjąć decyzję "idź / nie idź" już na scenie początkowej.
Zarządzanie ryzykiem
Każdy projekt rozwoju oprogramowania jest narażony na szereg zagrożeń pochodzących ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Mogą one być tak krytyczne i wrażliwe na czas, jak atak DDoS (Distributed Denial-of-Service) na serwery lub tak przyziemne, ale brutalne, jak nagłe odejście kluczowego zasobu projektu.
Tak czy inaczej, zespoły projektowe przeprowadzają analizę zarządzania ryzykiem w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń i opracowania planów ich łagodzenia. Ryzyka te są oceniane na każdym etapie, aby zapewnić płynną realizację.
Elementy te są uwzględniane w przeglądach bramek, pomagając interesariuszom w podjęciu decyzji o kontynuowaniu, dostosowaniu lub wstrzymaniu projektu w oparciu o zebrane dane i analizy.
Wdrażanie procesu Phase-Gate
Patrząc na to, proces phase-gate jest prosty: Praca, przerwa, praca, przerwa, praca i tak dalej. Jednak przy tworzeniu oprogramowania istnieją dziesiątki ruchomych części, kilku członków zespołu, ograniczenia techniczne i limity zasobów.
Powodzenie procesu phase-gate w złożonych projektach rozwoju oprogramowania wymaga:
- Strategicznego podejścia [które nakreślamy poniżej]
- Solidnegonarzędzie do zarządzania projektami takie jak ClickUp Zobaczmy, jak te dwa narzędzia działają w tandemie.
1. Zdefiniuj fazy projektu
Aby z powodzeniem wdrożyć bramkę sceny, należy starannie zidentyfikować początek i koniec każdej fazy. Na przykład, dodanie bramki w środku sprintu może utrudnić cykl pracy. Jeśli zakończysz projektowanie i rozwój bez bramki, możesz skończyć z wieloma przeróbkami.
Tak więc, przed czymkolwiek innym, jasno zdefiniuj odrębne fazy projektu . Zazwyczaj Teams używają faz takich jak inicjacja, plan, rozwój, testowanie i uruchomienie. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić dobrze z każdym z nich free oprogramowanie do zarządzania projektami .
Podział na fazy: Wybierz granice faz, aby dopasować je do unikalnych potrzeb i sytuacji w projekcie. Upewnij się, że każda faza reprezentuje znaczący segment projektu z określonymi celami i rezultatami.
Na przykład, małe projekty mogą mieć rozwój i przegląd kodu jako jedną fazę. Duże organizacje z oddzielnymi Teams wykonującymi te zadania mogą podzielić je na dwie fazy. Zrób to, co będzie dla Ciebie najlepsze.
Niech każda faza będzie odrębna. Jeśli dwie fazy nakładają się na siebie, możliwość wstawienia bramki pomiędzy nimi będzie utrudniona.
Komunikacja: W narzędziu do zarządzania projektami, z którego korzystasz, nadaj każdej fazie wyraźną etykietę, aby uniknąć nieporozumień. W ClickUp można użyć folderów do zarządzania każdą fazą. Możesz dodać Etykiety lub Pola niestandardowe, aby ustawić etykiety.
skorzystaj z przewodnika po hierarchii ClickUp, aby bez wysiłku skonfigurować bramkę fazową
Zarządzanie Teams: Spraw, by zespół zrozumiał granice, zadania i kamienie milowe dla każdej fazy. Szablon karty projektu ClickUp to świetne miejsce do konsolidacji wszystkich informacji o projekcie, jego fazach i bramkach.
Zrzut ekranu szablonu Karty Projektu Doskonalenia Procesów ClickUp
Udostępnij ją swojemu zespołowi, oznacz odpowiednich interesariuszy i przypisz zadania bezpośrednio z tego miejsca - użyj jej jako żywego, oddychającego dokumentu do zarządzania projektami w fazie. Aby ułatwić wykonanie, użyj dowolnego z szablonów przeglądu projektu aby to ustawić
2. Ustanowienie kryteriów bramki
Znasz już swoje fazy; teraz nadszedł czas na zainstalowanie bramek. Zasadniczo, proces bramy-sceny wymaga bramy na końcu każdej fazy. Oznacza to, że nie musisz się martwić o to, gdzie umieścić bramki lub co jest potrzebne do ich otwarcia.
Zdefiniuj kryteria bramek, których użyjesz do określenia, czy projekt może przejść z jednej fazy do następnej. Na przykład bramka na końcu sceny inicjacji projektu może wymagać następujących elementów:
- Wymagania od Business
- Badania wykazujące wykonalność projektu
- Plan ograniczania ryzyka
- Plan alokacji zasobów
- Zatwierdzenia od zainteresowanych stron
Wykorzystaj tę listę jako część swoich zarządzanie projektami aby upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby iść naprzód. Jeśli tego nie masz, kierownik projektu musi wrócić i to przynieść. Upewnij się, że produkty są jasno zdefiniowane.
Następnie należy poświęcić czas na zapoznanie każdego członka zespołu z tymi kryteriami, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
ClickUp Goals do zarządzania kryteriami celów i wskaźnikami powodzenia Cele ClickUp oferuje prosty, wizualny sposób na ustawienie kryteriów bramek i połączenie ich z codzienną pracą. Możesz tworzyć cele i zadania i organizować je w folderach, które będą używane na końcu odpowiedniego etapu.
Raporty z postępów pokazują postępy w czasie rzeczywistym. Przy każdej bramce można wyświetlić pulpit ClickUp Dashboards i wspólnie ocenić wydajność.
3. Przypisywanie strażników
Dla każdej bramki przypisz konkretne osoby lub zespoły odpowiedzialne za zapewnienie spełnienia kryteriów bramki przed przejściem dalej. Ci strażnicy są niezbędni, aby zapewnić, że nic - choćby najmniejszego - nie umknie uwadze. Pomagają oni w utrzymaniu odpowiedzialności, podejmowaniu kluczowych decyzji, zatwierdzaniu i usuwaniu blokad.
Zazwyczaj rolę strażników pełnią sponsorzy projektu, kierownicy wyższego szczebla lub kluczowi interesariusze. Często mają oni dostęp do danych związanych z zarządzaniem projektami i otrzymują regularne raportowanie.
W ClickUp możesz zautomatyzować proces raportowania i włączyć widoki tylko do odczytu, do których strażnicy będą mieli dostęp w dowolnym momencie.
4. Tworzenie zadań i podzadań dla każdej fazy
Na tym zakończyliśmy część procesu tworzenia bramek fazowych związaną z planem. Teraz przechodzimy do fazy wykonania. Podziel każdą fazę na szczegółowe Zadania i Podzadania. Dla każdego Zadania udokumentuj wszystko, co musi zostać zrobione do zrobienia, aby spełnić kryteria bramki.
widok listy ClickUp dla każdego podziału na fazy_
W ClickUp można wyraźnie rozróżnić fazy, tworząc indywidualne Listy, takie jak koncepcja, rozwój i testowanie.
Jeśli dopiero zaczynasz, spróbuj Etapowy szablon projektu ClickUp . Ten przyjazny dla początkujących szablon pomaga podzielić większe zadania na mniejsze części, zapewniając zakończoną widoczność i efektywne zarządzanie.
Szablon projektu podzielonego na etapy
W razie wątpliwości należy zapoznać się z różnymi szablony do zarządzania projektami dostępnych na platformie.
5. Ustawienie użytkowników, osi czasu i zależności
Przypisywanie użytkowników: Upewnij się, że wszystkie Zadania mają przypisane osoby. Pomoże to utrzymać odpowiedzialność i widoczność.
Ustawienie terminów: Dla każdego Zadania i Podzadania przypisz termin wykonania. Pomoże to ustalić oś czasu projektu harmonogram kluczowych produktów i kamieni milowych.
Zaznacz zależności: Żadne zadanie nie jest samotną wyspą, więc zwróć szczególną uwagę na to, jak każde z nich odnosi się do innego. Jeśli zadanie zależy od poprzedniego, połącz je ze sobą w ClickUp.
Po zrobieniu tego, użyj opcji Funkcja wykresu Gantta w ClickUp aby sporządzić mapę osi czasu projektu. Upewnij się, że połączyłeś zadania i kamienie milowe w poszczególnych fazach z zależnościami między zadaniami, aby projekt postępował tylko wtedy, gdy spełnisz wymagane kryteria. Do zrobienia dokładnego planu użyj funkcji szablon planu projektu .
uzyskaj szczegółowy widok projektu dzięki wykresowi Gantta ClickUp_
6. Śledzenie postępów i monitorowanie ryzyka
Nie pozwól, aby wszystkie problemy kumulowały się u bram. Śledź postęp Zadań na każdym etapie i monitoruj ryzyka, które mogą się pojawić. Ustawienie Pulpity ClickUp dla wglądu w czasie rzeczywistym.
Na potrzeby zarządzania ryzykiem utwórz pola niestandardowe i aktualizuj dzienniki zarządzania ryzykiem. Regularnie przeglądaj informacje na każdym etapie, aby ustalić, czy uwzględniłeś wszystkie zagrożenia przed przejściem do następnej fazy.
Wgląd w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Dashboards
7. Przeprowadzanie przeglądów bramek i dokumentowanie
Przeprowadź przegląd bramy na końcu każdej fazy, aby ocenić, czy projekt jest gotowy do kontynuowania. W typowym przeglądzie bramek:
- Teams projektu przedstawia rezultaty pracy
- Gatekeeperzy oceniają wydajność na podstawie kryteriów bramki
- Decydenci udzielają zatwierdzeń lub informacji zwrotnych dotyczących przeróbek
Użycie Dokumenty ClickUp aby udokumentować proces przeglądu bramy i załączyć wszelkie istotne dokumenty, takie jak zakończone raportowanie lub wyniki testów. Pomaga to zachować przejrzystość i odpowiedzialność w całym procesie zarządzania projektami.
Dokumentuj przeglądy i poprawiaj wiedzę organizacyjną dzięki ClickUp Docs
8. Iteruj i dostosowuj
Jeśli pojawią się nieoczekiwane problemy lub pojawią się nowe informacje, należy ponownie skalibrować plan i kryteria projektu. Pozwól na szybkie dostosowanie cyklu pracy w projekcie, co ułatwi wprowadzanie zmian. Zachowaj elastyczność, jednocześnie przestrzegając ustrukturyzowanego podejścia procesu fazowego.
Kiedy używasz Szablon mapy drogowej projektu ClickUp dla procesu etapowego, będziesz mógł iterować i niestandardowe elementy w miarę postępów.
Szablon mapy drogowej projektu ClickUp
Dobry proces phase-gate łączy najlepsze praktyki z różnych dyscyplin i modeli. Na przykład, możesz już używać wersji tego procesu podczas retrospektyw sprintów. Dlaczego więc warto stworzyć formalne podejście phase-gate? Oto dlaczego.
Zalety i wady procesu Phase-Gate
Proces phase-gate jest kolejną strukturą lub ramą, która kieruje zarządzaniem projektami. Wdrożenie go wiąże się z własnymi korzyściami i wyzwaniami. Omówimy je poniżej, abyś mógł podjąć świadomą decyzję, czy go przyjąć, czy nie.
Zalety stosowania procesu phase-gate w zarządzaniu projektami
Ustrukturyzowany postęp: Proces bramek fazowych zapewnia jasną i zorganizowaną strukturę z wyraźnymi fazami, określonymi celami i dostawcami. Takie etapowe podejście zapewnia, że Teams:
- Zakończone krytyczne zadania i osiągnięcie kamieni milowych przed przejściem do następnej sceny
- Skupiają się na kluczowych zadaniach, unikając zamieszania
- Śledzenie projektu na bieżąco
- Naturalne punkty kontrolne do oceny postępów i wykrywania odchyleń
- Zgodność z celami projektu i zmniejszenie prawdopodobieństwa pominięcia istotnych kroków w cyklu życia projektu
Ograniczenie ryzyka: Dzięki metodologii phase-gate, Teams oceniają i przygotowują się na ryzyko na każdej ze scen realizacji projektu . Każda bramka jest okazją do zidentyfikowania, oceny i wyeliminowania ryzyka finansowego, technicznego, operacyjnego lub rynkowego przed przystąpieniem do realizacji projektu.
Kontrola kosztów: Dzięki wczesnemu wychwytywaniu zagrożeń, proces etapowy zmniejsza ryzyko napotkania poważnych problemów na późniejszym etapie projektu, które mogą prowadzić do opóźnień, przekroczenia kosztów lub niepowodzenia. Systematyczny przegląd na każdym etapie pozwala Teams dostosować swoje strategie lub przydzielić dodatkowe zasoby w celu złagodzenia potencjalnych zagrożeń.
Lepsze podejmowanie decyzji: Poza zgiełkiem projektu, wszyscy interesariusze mają chwilę, aby odetchnąć i ocenić swoje projekty. Kierując się wcześniej ustalonymi kryteriami bramek, interesariusze projektu mogą podejmować świadome, oparte na dowodach decyzje.
Oceniając dane, takie jak prognozy finansowe, wskaźniki wydajności i oceny ryzyka, Teams zapewniają dostosowanie decyzji do ogólnych celów biznesowych i efektywną alokację zasobów.
Zaplanowane wcześniej punkty kontrolne zapobiegają kontynuowaniu projektu nieproduktywną ścieżką.
Kontrola jakości: Proces bramek fazowych zapewnia ciągłą kontrolę jakości, wymagając od Teams spełnienia określonych rezultatów i kryteriów na każdym etapie. Testowanie, ocena i walidacja w każdej fazie zapewniają, że opracowany produkt lub rozwiązanie spełnia wymagane standardy i specyfikacje.
Egzekwowanie tych kontroli jakości przed przejściem do następnej fazy zmniejsza ryzyko dostarczenia niedostatecznej lub wadliwej wydajności, ostatecznie prowadząc do wyższej jakości produktu końcowego.
Zwiększona odpowiedzialność: Proces bramkowania faz sprzyja poczuciu odpowiedzialności i własności wśród wszystkich członków teamu. Znają oni swoje role i oczekiwania na każdym etapie.
Ta regularna ocena pomaga również zidentyfikować wszelkie problemy związane z niską wydajnością lub obszary wymagające poprawy. Tworzy to przejrzystość, zapewniając widoczność postępów i zgodność z celami projektu.
Jak każda inna struktura, bramka fazowa nie jest idealna. Oto niektóre z jej typowych wad:
Wady procesu phase gate
Czasochłonność: Jedną z głównych wad procesu phase gate jest to, że wydłuża on czas trwania każdej fazy. Sekwencyjny charakter procesu oznacza, że żadna faza nie może się rozpocząć, dopóki poprzednia nie zostanie zakończona i zatwierdzona.
Może to prowadzić do opóźnień, zwłaszcza gdy wymagane są złożone procesy przeglądu lub rozszerzenie dokumentacji przy każdej bramce. W branżach, które wymagają szybkiego rozwoju i iteracji, czas wymagany do zatwierdzenia bramek może spowolnić postęp, dramatycznie wpływając na zwinność.
Nieelastyczność: Proces fazowo-bramkowy może być sztywny, co utrudnia zespołom dostosowanie się do nowych informacji lub zmian w zakresie projektu. Gdy projekt postępuje przez określone bramki, powrót do poprzednich decyzji może zamienić się w labirynt.
Chociaż pomaga to uniknąć scope creep brak elastyczności może hamować kreatywność i innowacyjność. Może zniechęcać Teams do odkrywania nowych pomysłów lub dostosowywania się do zmieniających się potrzeb klientów lub trendów rynkowych.
Wymaga dużych zasobów: Proces phase-gate jest dodatkowym obciążeniem w zarządzaniu projektami. Jego powodzenie wymaga dodatkowych zasobów, w szczególności czasu, personelu i dokumentacji.
Ponadto przeprowadzanie formalnych przeglądów, angażowanie interesariuszy i wprowadzanie iteracyjnych zmian w oparciu o informacje zwrotne może wymagać dodatkowych zasobów ludzkich i finansowych.
Ryzyko biurokracji: Proces phase-gate może prowadzić do biurokratycznej nieefektywności, szczególnie w dużych organizacjach. Wielokrotne podpisy i wkład interesariuszy mogą tworzyć niepotrzebne wąskie gardła, opóźniając ogólny postęp projektu.
Nacisk na proces i formalne przeglądy może skutkować skupieniem się na zgodności, a nie na innowacjach lub danych powstania, przy czym Teams są bardziej zaniepokojeni spotkaniem z wymaganiami bramy niż faktycznym postępem.
Otwórz bramy do nowych możliwości dzięki ClickUp
Choć prosty, proces phase-gate jest potężną techniką zarządzania projektami. Zapewnia jasność co do tego, co należy zrobić i co zespół musi osiągnąć.
Ludzie pragną porządku i organizacji. Proces phase-gate zapewnia to, dzieląc pracę na łatwe do zarządzania fragmenty i pozwalając teamom na zatrzymanie się, dostosowanie i pójście naprzód.
Z drugiej strony, proces phase-gate może być postrzegany jako antyteza agile. Krytycy twierdzą, że celowo tworzy on blokady drogowe [w postaci bramek], odciągając zespół od praktyk ciągłego doskonalenia.
Realiści rozumieją, że bramka fazowa może być niezwykle skuteczna, gdy jest właściwie stosowana. Dodaje spójności do codziennej pracy, jednocześnie zachowując jasność co do szerszego obrazu. Zarządzana za pomocą wirtualnego obszaru roboczego, takiego jak ClickUp, daje wszystkim korzyści w postaci widoczności, przejrzystości, struktury i niezawodności.
Ustaw procesy bramek fazowych za pomocą ClickUp. Wypróbuj ClickUp za darmo dzisiaj.