Ostatnie badanie wykazało, że że menedżerowie tracą rocznie 683 godziny na rozpraszanie uwagi - co stanowi 1/3 ich czasu pracy! 42% ankietowanych stwierdziło, że z trudem udaje im się pracować bez przerwy przez całą godzinę, a średnio ludzie spędzają prawie 127 godzin rocznie na regeneracji po rozpraszaniu uwagi. Każdego roku kosztuje to amerykańską gospodarkę 468 miliardów dolarów.
Eksperci z różnych branż nieustannie pracują nad poprawą wydajności pracowników. Organizacje próbują nowoczesnych narzędzi, automatyzacji, generatywnej sztucznej inteligencji itp. w celu wsparcia pracowników. Jednak dodanie większej ilości technologii bez naprawienia podstawowych zachowań może prowadzić do słabych wyników.
Jedną z najczęściej stosowanych taktyk behawioralnych w celu osiągnięcia szczytowej wydajności są sprinty produktywności. Ale czym jest sprint wydajności? Co sprawia, że działa? Jak wdrożyć sprint wydajności?
Mamy odpowiedzi na te pytania. Uruchom zegary już teraz! ⏱️
Zrozumienie sprintów wydajności
Podobnie jak zwinny model rozwoju dzieli duże, złożone projekty na mniejsze sprinty, sprinty wydajności zwiększają koncentrację i wydajność poprzez dzielenie zadań na krótkie, intensywne zrywy pracy, po których następują krótkie przerwy.
Przejdźmy do szczegółów.
Czym są sprinty wydajnościowe?
Sprint wydajności to krótki zryw pracy, po którym następuje krótsza przerwa. Jest on podobny do techniki Pomodoro, która zaleca 25 minut pracy, a następnie pięciominutową przerwę.
Jedyna różnica polega na tym, że w sprincie produktywności to ty decydujesz, jak długo musisz się skupić i ile przerwy potrzebujesz, w oparciu o swój czas skupienia. W przeciwieństwie do zwinnego sprintu, który zazwyczaj trwa dwa tygodnie, sprint wydajności może trwać tak długo, jak potrzebujesz: godzinę, kilka dni, tydzień lub miesiąc. Najlepiej jednak nie robić zbyt długich sprintów, ponieważ mogą one przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Korzyści ze sprintów produktywności
Sprinty wydajności, podobnie jak sprinty zaplanowane w Wydarzenia Scrum , oferują niezwykłe korzyści dla wykonywanej pracy. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.
Focus
Przed rozpoczęciem sprintu, Teams wspólnie podejmują decyzje dotyczące zadań, nad którymi będą pracować, oczekiwanych rezultatów, szacowanego czasu, zależności itd. Tak więc, dobrze zaprojektowany sprint wydajności oferuje jasną, małą, możliwą do zarządzania listę rezultatów, które mają zostać zakończone w określonym czasie.
Ta jasność stwarza idealne warunki dla każdej osoby, aby skupić się na jednym zadaniu w danym czasie. Niezależnie od tego, czy pracują indywidualnie, czy wspólnie, wiedzą, kiedy i gdzie mają się pojawić oraz do zrobienia.
Speed
Sprint to zazwyczaj okres nierozproszonej wydajności. Oznacza to, że nie ma spotkań, działań integracyjnych, pilnych problemów itp., które mogą zrujnować harmonogram. W wyniku tego, Teams realizują swoje zadania z większą prędkością.
Zarządzanie czasem
Sprinty są z natury ograniczone czasowo. Taka natura tworzy poczucie pilności. Członkowie Teams rozumieją, co muszą zrobić w godzinach pracy, co inspiruje ich do efektywnego zarządzania swoimi dniami.
Wykorzystanie zasobów
Jako zespół, sprint wydajności umożliwia lepsze wykorzystanie zasobów. Pomaga poszczególnym osobom planować pracę w oparciu o zależności i ich scenę w cyklu pracy.
Przykładowo, analityk jakości może zaplanować swoją pracę w sprincie dwa dni po tym, jak deweloper zakończy swoją pracę.
Poziom energii pracowników
Ważną częścią każdego sprintu jest przerwa. Pod koniec intensywnej pracy, sprinty wydajnościowe zachęcają do przerwy, czasami o połowę dłuższej niż sam sprint.
Daje to każdemu członkowi zespołu czas na regenerację po intensywnej pracy. To docenia ich wysiłek i zachęca do regeneracji.
Jeśli jesteś inżynierem oprogramowania, prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony do planowanie sprintów i metodologii Scrum. Jednak sprinty nie muszą ograniczać się do agile/Scrum. Można je zastosować do każdego rodzaju roli lub pracy. Zobaczmy jak to zrobić.
Jak zaplanować i przeprowadzić sprint wydajnościowy
Ideą sprintu produktywności nie jest zapewnienie nieracjonalnie wysokiej wydajności na każdy dzień w roku. Zamiast tego, dobry sprint wydajności pomaga zaplanować pracę w najbardziej efektywny i wolny od wypalenia sposób.
Oto przewodnik krok po kroku, jak rozpocząć pracę przy wsparciu solidnego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp Sprinty .
1. Ustawienie wyczyszczonych celów
Przed rozpoczęciem sprintu musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Ustawienie właściwych celów pomaga skierować całą pracę zrobioną podczas sprintu we właściwym kierunku.
Cele powinny być SMART. Ustaw konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie cele.
Pamiętaj, że podczas gdy najlepszą praktyką przy ustawianiu celów jest zorientowanie na wyniki, to w przypadku sprintów wydajności jest nieco inaczej. Tutaj skupiasz się na ustawieniu celów dla zadań, które musisz zakończyć, aby osiągnąć swoje cele organizacyjne.
Na przykład, jeśli celem jest uruchomienie kampanii marketingowej dla nowego produktu, cele SMART mogą być następujące:
- Stworzenie tagline'u dla kampanii do dnia 2
- Napisanie briefów kreatywnych dla 20 zawartości mediów społecznościowych do dnia 3
- Sfinalizowanie budżetu na reklamę cyfrową do dnia 5
Cele te pozwalają efektywnie zaplanować pracę. Na przykład, możesz zaplanować sesję burzy mózgów z zespołem marketingowym pierwszego dnia, 2-3 godziny czasu na pisanie briefów drugiego dnia i 2-3 godziny czasu na budżetowanie piątego dnia. Jeśli masz trudności z ustawieniem celów, Szablon SMART celów ClickUp może pomóc.
2. Rozbicie celów na konkretne zadania
Gdy masz już swoje cele, ustaw zadania potrzebne do ich osiągnięcia. Nie musisz za każdym razem zaczynać od zera. Spróbuj Szablon planowania sprintu Agile firmy ClickUp aby ustawić swój zespół na powodzenie.
Szablon zwinnego planowania sprintów ClickUp
Podczas gdy szablon oferuje strukturę, definiowanie zadań i projektowanie projektu zależy od Ciebie. Zastanów się więc, jak podzielisz swoje zadania. Na przykład, zadania związane z tworzeniem tagline mogą być następujące:
- Burza mózgów z zespołem kreatywnym
- Stworzenie listy wszystkich możliwych tagline'ów
- Wybór najlepszych sloganów
- Eksperymentowanie z zastosowaniem sloganu w różnych kanałach
- Finalizacja sloganu
Zaplanuj terminy dla każdego z tych działań. Z Zadania ClickUp masz możliwość ustawienia unikalnych zadań lub podzadań, jeśli wolisz. Możesz także dodawać opisy, przypisywać użytkowników, ustawiać terminy i współpracować z członkami zespołu zaangażowanymi w zagnieżdżone komentarze. Co więcej? Połączone zadania i zarządzanie zależnościami, wszystko w jednym miejscu.
Zarządzanie złożonymi zadaniami za pomocą ClickUp Tasks
Jesteś nowy w planowaniu sprintów? Bez obaw. Wybierz szablon planowania sprintu który sprawdzi się w Twoim przypadku i dostosuj go do swoich potrzeb!
3. Tworzenie realistycznej osi czasu
Kiedy Teams mówią o sprintach jako o intensywnej pracy, często zakładają, że oznacza to przeładowanie tygodnia niezliczonymi zadaniami. Wręcz przeciwnie, dobry sprint wydajności zakłada realistyczne oś czasu.
Przejrzyj swój backlog: Użyj Listy ClickUp aby zebrać elementy backlogu i określić, co może zmieścić się w sprincie. Można również niestandardowy Szablon Backlogu Sprintu ClickUp'a aby uczynić ten proces znacznie szybszym i bardziej efektywnym.
Szacowany czas: W ramach zadań ClickUp można dodawać szacowane czasy dla każdego zadania i wykorzystywać je do planowania sprintu.
Uwzględnienie obciążenia pracą: Uwzględnij urlopy członków zespołu, istniejące zobowiązania i historyczną prędkość sprintu. Widok obciążenia pracą w ClickUp jest świetnym punktem wyjścia.
widok obciążenia pracą ClickUp to świetny sposób na zapewnienie efektywnej alokacji zasobów
Spójrz na zależności: Ustawiając terminy, weź pod uwagę, w jaki sposób zadania łączą się ze sobą. Przejrzyj zwinny cykl pracy aby zobaczyć, jakie zadania muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem kolejnego.
Użyj widoku ClickUp Gantt Chart do zarządzania zależnościami w projekcie
Dodaj czas buforowy: Łatwo jest zaplanować pracę od początku do końca, ale rzeczy mogą pójść nie tak. Zaplanuj więc czas buforowy. Gwarantuje to, że praca zaplanowana w sprincie może zostać zakończona bez względu na wszystko.
Pro Tip: Rozważ użycie funkcji Szablon ClickUp Sprints aby rozpocząć.
4. Przygotowanie obszaru roboczego
Głównym celem sprintu wydajności jest zminimalizowanie czynników rozpraszających. Powyższy proces eliminuje rozpraszanie uwagi spowodowane procesem planowania projektu. Ale za inne czynniki rozpraszające, w tym osobiste, odpowiadasz sam.
Wyczyść swoją fizyczną przestrzeń i usuń niepotrzebne elementy z biurka. Wycisz telefon lub włącz tryb skupienia na czas pracy i wycisz wszystkie powiadomienia, których nie potrzebujesz. Następnie przygotuj obszar roboczy do sprintu.
Wybierz zwinne zarządzanie projektami widok, który działa dla Ciebie. ClickUp dla zespołów Agile oferuje konfigurowalny widok główny, w którym można zobaczyć wszystko, co jest potrzebne do rozpoczęcia sprintu. Możesz także wybrać widok Kalendarza lub Tablicy w zależności od preferencji.
Wypróbuj widok Tablica, aby zarządzać zadaniami w trakcie realizacji
5. Wykonywanie sprintu wydajnościowego
Po zrobieniu ustawień nadszedł czas na wykonanie sprintu wydajności. Oznacza to tylko tyle, że będziesz teraz do zrobienia zgodnie z planem.
- Wybierz zaplanowane zadania
- Przejrzyj brief lub opis każdego zadania, aby w pełni zrozumieć jego kontekst
- Do zrobienia głębokiej pracy nad tym konkretnym zadaniem
- Pamiętaj, aby mierzyć czas spędzony nad danym zadaniem za pomocąŚledzenie czasu ClickUp* Zrób sobie przerwę na koniec sprintu
Jeśli okaże się, że nie jesteś w stanie zakończyć zadania w ramach danego sprintu zgodnie z planem, zastanów się, jak chcesz kontynuować. Możesz dodać je z powrotem do backlogu, przełożyć na następny sprint lub przenieść w jego miejsce inne zadanie.
Podejmuj te decyzje w sposób przemyślany, opierając się na spostrzeżeniach uzyskanych za pomocą narzędzia do zarządzania zaległościami produktowymi .
6. Wykorzystanie technik zarządzania czasem
Aby z powodzeniem wdrożyć sprint wydajności, rozsądnie jest polegać na wsparciu niektórych sprawdzonych najlepszych praktyk. Oto kilka technik zarządzania czasem, które warto rozważyć. Technika Pomodoro : Wykonuj intensywną pracę przez 25 minut, po czym zrób pięciominutową przerwę. Możesz również pracować przez 50 minut i zrobić dziesięciominutową przerwę. Śledź swoje postępy, korzystając z dowolnej z poniższych metod Aplikacje Pomodoro dostępne już dziś. Blokada czasowa : Podziel swój dzień na bloki czasu, z których każdy przeznaczony jest na określone zadania lub czynności. Łącz podobne zadania, aby zapobiec przełączaniu kontekstu i poprawić wydajność. Śledzenie czasu : Monitoruj, jak spędzasz czas w ciągu dnia lub dwóch, aby zidentyfikować marnowanie czasu, obszary wymagające poprawy i najbardziej wydajne godziny.
7. Śledzenie postępów i refleksja
Przez cały czas trwania sprintu pilnie śledź swoje postępy. Pod koniec sprintu poświęć czas na refleksję. Oto kilka sposobów na osiągnięcie tego celu.
Standups
Korzystaj z codziennych spotkań standup, aby dzielić się aktualnymi informacjami na temat postępów zespołu, omawiać zakończone zadania i identyfikować blokady. Niektóre Teamsy pracują zdalnie? Nie ma problemu! Użyj Widok ClickUp Chat dla asynchronicznej konfiguracji.
Możesz również zautomatyzować notatki standup używając ClickUp Brain , który zestawia wszystkie aktualizacje dokonane na platformie poprzedniego dnia.
Wypróbuj ClickUp Brain, aby uzyskać podsumowanie na stojąco
Raportowanie
Twórz raporty, których potrzebujesz dzięki Pulpity ClickUp . Niestandardowe karty i wybór liczb, które chcesz zobaczyć w jednym miejscu. Możesz również korzystać z określonych raportowań, takich jak wykresy spalania/wypalania, indywidualne raporty wydajności, zadania według statusu itp. w swoim pulpicie nawigacyjnym spotkania dotyczące przeglądu sprintu .
Twórz w pełni konfigurowalne pulpity na ClickUp
Retrospektywy
Wreszcie, przeprowadzaj retrospektywy z zespołem na koniec każdego sprintu. Doceń dobrą pracę, świętuj zwycięstwa i zbadaj wyzwania, przed którymi stanąłeś podczas sprintu. Na koniec Szablon retrospektywnej burzy mózgów ClickUp dla sprintu oferuje wizualną i interaktywną strukturę do prowadzenia retrospektyw.
Szablon retrospektywy sprintu ClickUp
Prowadzenie spotkania retrospektywnego może być trudne. Wiąże się to bowiem z omawianiem emocjonalnych aspektów pracy, jak i tych zawodowych, a nie wszystkie z nich mogą być pozytywne. Prowadzenie takich spotkań może być trudne dla początkujących kierowników projektów, ale ClickUp jest tutaj, aby pomóc:
Te przykłady retrospektyw sprintu oferują pewną inspirację. A kiedy już poczujesz się gotowy do samodzielnego prowadzenia spotkań, wypróbuj następujące rozwiązania szablony retrospektyw sprintu aby poprowadzić swoją podróż. A na dokładkę, oto bonusowa lektura na temat tego, jak przeglądy sprintów różnią się od retrospektyw .
Biorąc to wszystko pod uwagę, jeśli wdrożenie sprintu wydajności nadal brzmi jak garstka, użyj jednego z poniższych zwinne szablony aby ustawić podstawy.
Najlepsze praktyki dla powodzenia sprintów
Stojąc na ramionach gigantów można zajść daleko. Oto kilka mędrców w formie wypróbowanych i przetestowanych najlepszych praktyk, które ułatwią planowanie sprintów pod kątem wydajności.
Rób sobie przerwy: Odejdź na krok od biurka, rozciągnij się lub idź na spacer. Unikaj ekranów lub mediów społecznościowych podczas przerw, aby uzyskać lepszy efekt. W przypadku dłuższych sprintów, weź dzień wolnego, aby odświeżyć umysł.
Świętuj: Nie pozwól, by powodzenie pozostało niedocenione. Świętuj osiągnięcia ze swoim zespołem.
Dbaj o siebie: Utrzymuj zdrowe nawyki, takie jak wystarczająca ilość snu, spożywanie pożywnych posiłków i regularne ćwiczenia.
Komunikuj się: Szukaj wsparcia, jeśli masz trudności lub czujesz się przytłoczony. Korzystaj ze wszystkich dostępnych korzyści i opcji.
Refleksja i nauka: Wykorzystaj raportowanie i retrospektywy do refleksji. Zastanów się, co mógłbyś osobiście poprawić. Symuluj optymalizacje procesów w celu uzyskania lepszych wyników.
On Your Marks, Ready, Set, ClickUp
Jest to teraz akceptowane jako konwencjonalna mądrość że lepiej jest mieć bardzo skoncentrowane, krótkie okresy pracy, z przerwami pomiędzy nimi, niż być częściowo skoncentrowanym przez długie okresy czasu. Niezależnie od tego, czy pracujesz indywidualnie, czy w zespole, sprinty są świetnym sposobem do zrobienia.
Jednak powodzenie sprintu wymaga czegoś więcej niż tylko dobrych chęci. Wiąże się to z wyczyszczonym planem, przemyślanym harmonogramem, prognozą, szacowaniem i ciągłym zarządzaniem.
To jest właśnie miejsce, w którym narzędzie do planowania sprintów takie jak ClickUp może pomóc, z funkcjami dla każdego aspektu zarządzania sprintem, w tym zadań, osi czasu, pulpitów, komunikacji, automatyzacji i innych.
Dostosuj swój sprint do swojego stylu dzięki ClickUp. Zarejestruj się za Free już dziś!