Jak stworzyć strukturę podziału zasobów

Anthony Bourdain, znany szef kuchni i autor, zarządzał swoimi kuchniami, stosując system brygadowy. Podzielił kuchnię na stanowiska, które zajmowały się przygotowywaniem poszczególnych elementów posiłku. Każde stanowisko miało swoich zastępców szefa kuchni, kucharzy i pomocników, dysponujących własnymi składnikami, narzędziami i obszarami roboczymi.

Dzięki tej strukturze, jak twierdzi, „wiele, wiele zadań w dużej, ruchliwej kuchni może być, nawet w samym środku wieczornego szczytu, zarządzanych i koordynowanych przez jedną osobę – szefa kuchni”.

W świecie biznesu tego rodzaju hierarchię nazywa się strukturą podziału zasobów. Czym ona jest, pytasz? Sprawdźmy to.

Zrozumienie struktury podziału zasobów

Struktura podziału zasobów (RBS) to uporządkowana hierarchicznie lista wszystkich zasobów potrzebnych do zakończenia projektu. Mogą to być zasoby ludzkie, materialne, finansowe, informacyjne, a nawet czasowe.

Jest to narzędzie do zarządzania zasobami, zazwyczaj zorganizowane na wielu poziomach, z celem projektu na szczycie i różnymi kategoriami zasobów rozgałęziającymi się na każdym etapie. Obejmuje ono wszystkie zasoby, które generują koszty, z wyjątkiem samych środków finansowych.

Co najważniejsze, struktura podziału zasobów nie jest odizolowanym elementem. Ściśle współpracuje z różnymi działaniami związanymi z planowaniem projektu, takimi jak struktura podziału pracy, struktura podziału ryzyka itp. Oto jak to działa.

Struktura podziału pracy (WBS) to dokument, który dzieli pracę na małe, łatwe do zarządzania zadania. Dobra struktura podziału zasobów (RBS) będzie odpowiadać temu dokumentowi, określając, jakie zasoby będą potrzebne na każdym etapie.

Na przykład, jeśli projekt tworzenia oprogramowania jest podzielony na etap minimalnego produktu (MVP), fazy 1, 2 itd., RBS będzie zawierać listę zasobów potrzebnych na każdym etapie. Na etapie MVP mogą być potrzebne:

Po zakończeniu MVP i uruchomieniu produktu możesz potrzebować dodatkowych zasobów, takich jak:

Kolejnym aspektem, z którym RBS się zazębia, jest struktura podziału ryzyka. Na każdym etapie pracy występują pewne ryzyka. Kilka narzędzi ERP łączy RBS, WBS oraz strukturę podziału ryzyka, zapewniając pełny widok.

Na przykład na etapie MVP mogą pojawić się problemy z wydajnością. Jeśli nad MVP pracuje kilku członków zespołu, możesz stanąć w obliczu zagrożeń bezpieczeństwa. Jeśli gromadzisz informacje o użytkownikach, możesz narazić się na ryzyko związane z prywatnością danych.

Struktura podziału zasobów obejmuje elementy niezbędne do ograniczenia tych zagrożeń na każdym etapie. Na etapie MVP struktura RBS prawdopodobnie będzie zawierała dodatkowe zasoby związane z infrastrukturą chmury. Gdy projekt zyska znaczną popularność, do struktury RBS mogą zostać dodani inżynierowie ds. bezpieczeństwa lub konsultanci.

Skoro omówiliśmy już podstawy struktury podziału zasobów, zobaczmy, jak wykorzystuje się ją w zarządzaniu projektami.

Rola i znaczenie RBS w zarządzaniu projektami

Struktura podziału zasobów jest jednym z wielu narzędzi wykorzystywanych przez kierowników projektów do planowania i realizacji. Odgrywa ona kluczową rolę w całym cyklu życia projektu. Oto jak to działa.

Alokacja zasobów

Kiedy wiesz, jakich zasobów potrzebujesz do zakończenia projektu, możesz zatrudnić, przeszkolić i przydzielić odpowiednie osoby we właściwym czasie. RBS pełni rolę planu działania w zakresie alokacji zasobów w trakcie trwania projektu.

Na przykład, jeśli RBS wskazuje, że trzeci sprint wymaga dodatkowych programistów, kierownik projektu może z odpowiednim wyprzedzeniem znaleźć sposoby na zatrudnienie/wdrożenie nowych pracowników.

Planowanie

Chociaż na harmonogramowanie większy wpływ ma struktura podziału pracy (WBS) niż RBS, ta ostatnia nadal odgrywa kluczową rolę. Analizując jednocześnie WBS i RBS, kierownicy projektów mogą planować prace w oparciu o dostępność zasobów.

Na przykład, jeśli masz tylko jednego programistę Scala, który jest zajęty innym projektem w momencie, gdy go potrzebujesz, możesz wykorzystać RBS do przeplanowania pracy w oparciu o jego dostępność zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników.

Dystrybucja obciążenia pracą

Struktura podziału zasobów pozwala z wyprzedzeniem określić, czego potrzebuje projekt: ile osób, na jak długo, w jakim okresie itp. Jeśli faza rozwoju wymaga maksymalnych zasobów, będziesz w stanie zatrudnić/wdrożyć dodatkowych pracowników i równomiernie przeprowadzić dystrybucję obciążenia pracą.

Zarządzanie ryzykiem

W istocie struktura podziału zasobów jest prognozą. Określa ona przyszłe potrzeby w oparciu o bieżące wymagania. Pozwala to ograniczyć kilka rodzajów ryzyka związanego z zarządzaniem projektami, takich jak:

Dobra struktura podziału zasobów przewiduje takie ewentualności i pomaga w tworzeniu planów awaryjnych na wypadek ich wystąpienia.

Analiza ścieżki krytycznej

Metoda ścieżki krytycznej to technika zarządzania projektami, która identyfikuje najdłuższą sekwencję zadań zależnych w celu obliczenia minimalnego czasu trwania projektu. Struktura podziału zasobów (RBS) pełni tę samą funkcję w celu określenia minimalnych potrzebnych zasobów.

Aby zoptymalizować harmonogram projektu, dystrybucję obciążenia pracą, zarządzanie ryzykiem i inne aspekty, potrzebujesz solidnej struktury dystrybucji zasobów. Oto przewodnik krok po kroku, jak ją stworzyć.

Data powstania struktury podziału zasobów

RBS to lista zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Brzmi prosto, prawda? Cóż, w zależności od charakteru projektu może to być bardzo złożone zadanie. Aby zrobić to dokładnie, spróbuj wykonać poniższe kroki, które są sprawnie wspierane przez oprogramowanie do zarządzania zasobami ClickUp.

1. Określ wyniki projektu

Zacznij od jasnego zdefiniowania celów projektu i odpowiadających im rezultatów. Jeśli Twoim celem jest dostarczenie MVP z x funkcjami w określonym terminie, zaplanuj zadania i podzadania, które musisz wykonać. Jeśli istnieje już struktura WBS, skorzystaj z niej.

Jeśli nie, zdefiniuj zakres projektu. Zbierz wszystkich kluczowych interesariuszy projektu, aby omówić oczekiwania i wyniki.

Aby szybko rozpocząć, wypróbuj szablon tablicy projektowej ClickUp. Wykorzystaj go do zebrania informacji o działaniach, zadaniach i terminach od różnych interesariuszy. Podsumuj informacje i uporządkuj je wizualnie, aby móc z nich skorzystać w przyszłości.

Pobierz ten szablon

2. Określ kategorie zasobów

Zacznij od określenia głównych kategorii zasobów, które będą stanowić najwyższy poziom struktury RBS. Mogą to być:

Pamiętaj, że RBS to hierarchia. Dlatego podziel zasoby na konkretne elementy w ramach każdej głównej kategorii zasobów. Na przykład zasoby ludzkie można podzielić na:

Jeśli projekt jest wystarczająco duży, możesz przejść do bardziej szczegółowego poziomu. Na przykład możesz mieć kierownika ds. UX, który zarządza zespołem UX składającym się z projektanta UI, projektanta animacji, projektanta marki itp.

Pobierz ten szablon

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z planowaniem zasobów, mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie. Wypróbuj szablon planowania zasobów ClickUp, aby wizualizować zadania i zasoby w jednym miejscu. Dzięki temu szablonowi możesz również śledzić godziny pracy, zarządzać podwykonawcami i monitorować cykl pracy swojego zespołu.

3. Uwzględnij szczegóły dotyczące zasobów

Zajmij się najdrobniejszymi szczegółami. Skorzystaj z WBS lub dokumentu określającego zakres projektu, aby zadawać pytania dotyczące tego, kto będzie wykonywał poszczególne zadania. Upewnij się, że niczego nie przeoczysz.

Niektóre z najczęściej potrzebnych informacji to umiejętności, doświadczenie, wynagrodzenie, dostępność itp. Na przykład:

Upewnij się też, że masz odpowiednie dane liczbowe. Dowiedz się, ilu analityków biznesowych, programistów lub testerów potrzebujesz, i to udokumentuj.

4. Znajdź odpowiednich ludzi do tej roli

W tym momencie jesteś gotowy, aby przejść od planowania teoretycznego do tworzenia praktycznych scenariuszy. Do każdej roli wybierz odpowiedniego pracownika w oparciu o jego dostępność.

Widok obciążenia pracą w ClickUp to świetny sposób na sprawdzenie dostępności wszystkich członków zespołu w jednym miejscu. W tym widoku możesz również zobaczyć, nad czym dana osoba aktualnie pracuje. Jeśli więc potrzebujesz zasobu, który jest już przypisany do innego zadania, możesz porozmawiać z kierownikiem projektu, aby go przepisać lub udostępnić.

Jeśli wolisz nieco bardziej uporządkowany układ, wypróbuj szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp. Ten zaawansowany szablon pomaga w planowaniu obciążenia, wizualizacji pracy, porównywaniu szacowanego czasu z rzeczywistymi wynikami i nie tylko.

Ułatw sobie zarządzanie obciążeniem pracą dzięki szablonowi obciążenia pracą pracowników ClickUp.

5. Połącz wszystkie elementy

Dobra struktura podziału zasobów to coś więcej niż tylko lista. To widok tego, jak wszystkie zasoby współdziałają ze sobą, aby zakończyć projekt. Jak widzieliśmy wcześniej, odbywa się to w sposób hierarchiczny i pomaga w wyrównywaniu zasobów.

Zorganizuj więc zasoby hierarchicznie, umieszczając najbardziej ogólne kategorie na górze, a konkretne podkategorie w miarę schodzenia w dół struktury. Przykład struktury podziału zasobów może wyglądać następująco:

6. Skonfiguruj projekt

Skonfiguruj projekt w narzędziu do zarządzania zasobami, takim jak ClickUp, aby wyeliminować wszelkie niedociągnięcia. Skorzystaj z funkcji zadań ClickUp, aby opublikować strukturę podziału pracy w uporządkowany sposób. Następnie dodaj zasoby do każdego zadania, ustaw terminy wykonania i dodaj opisy. W razie potrzeby możesz również dołączyć załączniki lub linki do plików zewnętrznych.

Nie odkrywaj Ameryki na nowo. Skorzystaj z szablonu alokacji zasobów ClickUp, aby śledzić wszystkie materiały i siłę roboczą potrzebne do realizacji projektu. Zapisuj szczegółowe notatki dotyczące każdego zasobu, zarządzaj ich dostępnością, wizualizuj strukturę zespołu i nie tylko dzięki temu szablonowi dla średnio zaawansowanych użytkowników.

Pobierz ten szablon

Teraz udostępnij strukturę RBS oraz ustawienia projektu interesariuszom, w tym klientowi, sponsorom, liderom zespołów i członkom zespołów. Poproś ich o wskazanie wszelkich rozbieżności w prognozach.

Skorzystaj z widoku listy w ClickUp, aby zobaczyć wszystkie zadania i zasoby. Widok tablicy w ClickUp świetnie nadaje się do organizowania pracy według różnych etapów. Natomiast widok wykresu Gantta w ClickUp pomaga wizualizować zależności i osie czasu.

Jeśli brzmi to prosto, to dlatego, że tak właśnie jest. Pamiętaj jednak, że proste nie zawsze oznacza łatwe. Podczas tworzenia struktury podziału zasobów możesz napotkać pewne wyzwania.

Oto kilka wyzwań, z którymi regularnie borykają się kierownicy zarządzania projektami, oraz kroki do ich pokonania.

Wyzwania i rozwiązania związane z wdrażaniem RBS

Projekty mogą stać się złożone, może dojść do rozszerzenia zakresu, a cele, wokół których oparłeś projekt, mogą ulec zmianie. Zobaczmy, co robić w takich przypadkach.

1. Niewłaściwa identyfikacja zasobów

Jednym z największych wyzwań, przed którymi stają kierownicy projektów, jest niedokładne określenie potrzebnych zasobów. Może to wynikać z braku widoczności w projekcie, błędnie określonego zakresu prac lub niedocenienia tego, co jest potrzebne.

W każdym razie, jeśli Twoja struktura RBS nie obejmuje wszystkich potrzebnych zasobów, możesz narazić się na ryzyko przekroczenia budżetu i opóźnień. Aby tego uniknąć:

2. Zmieniające się wymagania projektu

Projekty zwinne z natury rzeczy łatwo dostosowują się do zmian. Struktura RBS, którą tworzysz na początku projektu, może stać się nieadekwatna już po kilku sprintach. Chociaż jest to uciążliwe z punktu widzenia zarządzania zasobami, jest to również nieuniknione.

Aby się do tego dostosować:

Jeśli korzystasz w tym celu z narzędzia takiego jak ClickUp Docs, możesz zaznaczyć zmiany i udostępnić je interesariuszom, dając im możliwość wspólnej edycji lub pozostawiania opinii w komentarzach. Możesz na przykład pokazać zmiany w kosztach projektu, aby sponsor projektu lub dyrektor finansowy mogli je zatwierdzić.

3. Brak zaangażowania interesariuszy

Początkujący kierownicy projektów mogą popełnić błąd, tworząc strukturę podziału zasobów bez konsultacji z innymi. Pomimo najlepszych intencji, praca w izolacji może później spowodować ograniczenia zasobów.

Na przykład kierownik projektu może założyć, że wystarczy jeden projektant interfejsu użytkownika. Jednak kierownik ds. UX może nie dysponować projektantem interfejsu użytkownika, który biegle posługuje się mikroanimacjami, co oznacza, że potrzebne są teraz dwie osoby.

Aby tego uniknąć, należy uzyskać poparcie interesariuszy na każdym poziomie. Zachęcaj wszystkich interesariuszy do zapoznania się z RBS i wyrażenia zgody, aby zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów.

4. Zdezorientowani członkowie zespołu

Struktura podziału zasobów pełni również rolę definiowania struktury zarządzania projektami. Obejmuje to informacje o tym, kto komu raportuje, kto sprawdza pracę kogo itp.

Bez jasnej hierarchii i aktywnego potwierdzania zarządzanie zespołem może stać się chaotyczne. Na przykład, być może dodałeś programistę front-endowego do hierarchii UX, podczas gdy ten może sądzić, że wykonuje raportowanie dla kierownika ds. rozwoju.

Zapobiegaj tym sytuacjom dzięki przejrzystości. Publikuj struktury podziału zasobów i zapraszaj wszystkich członków zespołu do zapoznania się z nimi. Dbaj o to, by były przejrzyste i wizualne, tak aby każdy mógł je łatwo zrozumieć. Otwórz kanały komunikacji na wypadek, gdyby ktoś miał wątpliwości lub uwagi.

Uporządkuj swoje projekty i osiągnij wyższy poziom dzięki ClickUp

Współczesne projekty oprogramowania realizowane metodą Agile stawiają na pierwszym miejscu autonomię i samozarządzanie, co oznacza, że system organizacji pracy według Bourdaina może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Jest jednak głębsza, bardziej fundamentalna lekcja do wyciągnięcia.

Program „Kuchnia Bourdaina” pokazuje, że aby zrealizować projekt skutecznie, konsekwentnie i w sytuacjach pod presją, potrzebny jest jasny podział obowiązków określający, kto jest za co odpowiedzialny i jak praca przechodzi z jednego kroku do drugiego — czyli struktura podziału zasobów.

Solidne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może zintegrować strukturę podziału zasobów z Twoim procesem planowania. Bez konieczności tworzenia kolejnego dokumentu Dokumentów Google lub arkusza kalkulacyjnego możesz używać ClickUp do przechowywania całej dokumentacji związanej z projektem w jednym miejscu.

Co więcej? Możesz udostępniać, edytować i współpracować z różnymi interesariuszami bezpośrednio na platformie. Możesz również stworzyć własny, niestandardowy szablon struktury podziału zasobów do wykorzystania w przyszłości.

Uporządkuj swój obszar roboczy projektowy. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś.