Anthony Bourdain, sławny szef kuchni i autor, prowadził swoje kuchnie używając systemu brygadowego. Podzielił kuchnię na stacje, które przygotowywały składniki posiłku. Każda stacja miała sous chefów, kucharzy i asystentów, z własnymi składnikami, narzędziami i obszarami roboczymi.
Dzięki tej strukturze, jak mówi, "wiele, wiele zadań dużej, ruchliwej kuchni mogło być zarządzanych i koordynowanych przez jedną osobę - szefa kuchni - nawet w gorączce kolacji"
W świecie biznesu hierarchia tego rodzaju nazywana jest strukturą podziału zasobów. Co to właściwie jest? Dowiedzmy się.
Zrozumienie struktury podziału zasobów
Resource Breakdown Structure (RBS) to lista wszystkich zasobów potrzebnych do zakończenia projektu zorganizowana w hierarchii. Zasoby te mogą być ludzkie, materialne, finansowe, informacyjne, a nawet czasowe.
Jest to narzędzie do zarządzania projektami, zazwyczaj zorganizowane na wielu poziomach, z celem projektu na górze i różnymi kategoriami zasobów rozgałęziającymi się na każdej scenie. Obejmuje wszystkie zasoby, które kosztują pieniądze, z wyłączeniem samych pieniędzy.
Co najważniejsze, RBS nie jest samotną wyspą. Ściśle współpracuje z różnymi działaniami związanymi z planowaniem projektu, takimi jak struktura podziału pracy, struktura podziału ryzyka itp. Oto jak.
Struktura podziału pracy (WBS) to dokument, który dzieli pracę na małe, łatwe do zarządzania zadania. Dobry RBS będzie odpowiadał temu dokumentowi, określając, jakie zasoby będą potrzebne na każdej scenie.
Na przykład, jeśli projekt rozwoju oprogramowania jest podzielony na etap minimalnej żywotności produktu (MVP), fazy 1, 2 i tak dalej, RBS będzie zawierał listę zasobów potrzebnych na każdej scenie. Na scenie MVP mogą być potrzebne:
- Programiści
- Analitycy jakości
- Kierownik projektu
- Oprogramowanie do zarządzania projektami
Po zakończeniu tworzenia MVP i uruchomieniu produktu, możesz potrzebować dodatkowych zasobów, takich jak:
- Narzędzia do automatyzacji testów
- Potoki danych
- Infrastruktura chmury
- Menedżer produktu
- Badacz doświadczeń użytkowników
Kolejnym aspektem, do którego dostosowuje się RBS, jest struktura podziału ryzyka. Na każdym scena pracy wiąże się z ryzykiem. Kilka Narzędzia oprogramowania ERP połączenie RBS, WBS i struktury podziału ryzyka w celu uzyskania zakończonego widoku.
Na przykład na scenie MVP mogą wystąpić problemy z wydajnością. Jeśli nad MVP pracuje kilku członków zespołu, mogą wystąpić zagrożenia bezpieczeństwa. Jeśli zbierasz informacje o użytkownikach, możesz mieć do czynienia z zagrożeniami dla prywatności danych.
Struktura podziału zasobów obejmuje komponenty potrzebne do złagodzenia tych zagrożeń na każdej scenie. Na scenie MVP, RBS prawdopodobnie obejmie dodatkowe zasoby dla infra chmury. W przypadku znacznego zainteresowania, RBS może dodać do listy inżynierów bezpieczeństwa lub konsultantów.
Teraz, gdy nakreśliliśmy podstawy struktury podziału zasobów, zobaczmy, jak jest ona wykorzystywana w zarządzaniu projektami.
Rola i znaczenie RBS w zarządzaniu projektami
Struktura podziału zasobów jest jedną z wielu ram, które kierownicy projektów wykorzystują do planowania i realizacji. Odgrywa ona kluczową rolę w całym cyklu życia projektu. Oto w jaki sposób.
Alokacja zasobów
Gdy wiesz, jakich zasobów potrzebujesz, aby zakończyć projekt, możesz zatrudnić, przeszkolić i przydzielić odpowiednie zasoby we właściwym czasie. RBS działa jako mapa drogowa dla alokacji zasobów w całym projekcie.
Na przykład, jeśli RBS stwierdza, że trzeci sprint potrzebuje dodatkowych deweloperów, kierownik projektu może znaleźć sposoby na zatrudnienie/zaokrętowanie zasobów z dużym wyprzedzeniem.
Planowanie
Choć na planowanie w większym stopniu wpływa struktura podziału pracy niż RBS, ta ostatnia wciąż odgrywa kluczową rolę. Patrząc na WBS i RBS razem, kierownicy projektów mogą zaplanować pracę w oparciu o dostępność zasobów.
Na przykład, jeśli masz tylko jednego programistę Scala, który jest zajęty innym projektem, gdy go potrzebujesz, możesz użyć RBS do zmiany harmonogramu pracy w oparciu o jego dostępność, zamiast zatrudniać dodatkowe osoby.
Dystrybucja obciążenia pracą
Struktura podziału zasobów z góry określa potrzeby projektu: Ile osób, na jak długo, w jakim okresie itp. Jeśli faza rozwoju wymaga maksymalnych zasobów, będziesz w stanie zatrudnić/wdrożyć dodatkowe talenty i równomiernie rozłożyć obciążenie pracą.
Zarządzanie ryzykiem
Zasadniczo struktura podziału zasobów jest projektem. Określa ona przyszłe potrzeby w oparciu o bieżące wymagania. Pozwala to ograniczyć kilka ryzyk związanych z zarządzaniem projektami, takich jak:
- Brak odpowiednich zasobów
- Brak planów awaryjnych na wypadek, gdyby ktoś z zespołu wyjechał na urlop lub stał się niedostępny w inny sposób
- W obliczuograniczenia zasobów i wąskimi gardłami w nieodpowiednich momentach
- Odkrywanie zależności zbyt późno w projekcie
Dobry RBS przewiduje takie ewentualności i pomaga tworzyć plany awaryjne w przypadku ich wystąpienia.
Analiza ścieżki krytycznej
Analiza metoda ścieżki krytycznej to technika zarządzania projektami, która identyfikuje najdłuższą sekwencję zależnych od siebie zadań w celu obliczenia minimalnego czasu trwania projektu. RBS zrobi to samo do zrobienia w celu określenia minimalnych potrzebnych zasobów.
Aby zoptymalizować planowanie projektu, dystrybucję obciążenia pracą, zarządzanie ryzykiem i nie tylko, potrzebujesz solidnej struktury podziału zasobów. Oto przewodnik krok po kroku, jak ją stworzyć.
Data powstania struktury podziału zasobów
RBS to lista zasobów potrzebnych do zakończenia projektu. Brzmi prosto, prawda? Cóż, może to być bardzo złożone, zależnie od charakteru projektu. Aby być dokładnym, spróbuj wykonać następujące kroki, które są zręcznie wspierane przez Oprogramowanie do zarządzania zasobami ClickUp .
1. Identyfikacja rezultatów projektu
Zacznij od jasnego zdefiniowania celów projektu i odpowiadających im rezultatów. Jeśli Twoim celem jest dostarczenie MVP z x funkcjami w określonym terminie, opracuj mapę zadań i podzadań, które musisz zakończyć. Jeśli WBS już istnieje, użyj go.
Jeśli nie, zdefiniuj zakres projektu . Zebranie wszystkich kluczowych interesariuszy projektu w celu omówienia oczekiwań i rezultatów.
Aby szybko rozpocząć, spróbuj Szablon tablicy zakresu projektu ClickUp . Użyj go do zebrania informacji o działaniach, zadaniach i terminach od różnych interesariuszy. Podsumuj informacje i uporządkuj je wizualnie w celu późniejszego wykorzystania.
/$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-367.png
Szablon tablicy zakresu projektu ClickUp
https://app.clickup.com/signup?szablon=kkmvq-6322930&department=pmo&\_gl=1\*9qcccd\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlZJbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2p2ckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Pobierz szablon
/%cta/
2. Określ kategorie zasobów
Rozpocznij od określenia podstawowych kategorii zasobów, które będą stanowiły odgałęzienia najwyższego poziomu twojego RBS. Mogą to być:
- Zasoby ludzkie (kierownicy projektów, deweloperzy, projektanci)
- Zasoby materialne lub fizyczne (komputery, przestrzeń biurowa, sprzęt, materiały eksploatacyjne)
- Zasoby informacyjne (dane, dokumentacja, przegląd projektu)
- Zasoby czasowe (czas trwania, kamienie milowe, terminy)
- Zasoby oprogramowania (narzędzia do zarządzania projektami, narzędzia do automatyzacji)
Pamiętaj, że RBS to hierarchia. Podziel więc zasoby na konkretne komponenty w ramach każdej podstawowej kategorii zasobów. Na przykład, zasoby ludzkie zostaną podzielone na:
- Zarządzanie projektami: Kierownik projektu, analityk biznesowy
- Rozwój oprogramowania: Front-end developer, back-end developer, tester
- Projektowanie doświadczeń użytkownika: Badacz UX, projektant UI
Jeśli projekt jest wystarczająco duży, można przejść dalej. Na przykład, możesz mieć lidera UX, który zarządza zespołem UX składającym się z projektanta UI, projektanta animacji, projektanta marki itp.
Szablon do planowania zasobów ClickUp
Jeśli jesteś początkującym w planowaniu zasobów, mamy coś w sam raz dla Ciebie. Wypróbuj szablon Szablon do planowania zasobów ClickUp do wizualizacji zadań i zasobów w jednym miejscu. Za pomocą tego szablonu można również śledzić godziny pracy, zarządzać podwykonawcami i monitorować cykl pracy zespołu.
3. Dołącz szczegóły zasobu
Przejdź do szczegółowych informacji. Skorzystaj z WBS lub dokumentu zakresu projektu do zrobienia pytań o to, kto co będzie robił. Upewnij się, że niczego nie pominąłeś.
Niektóre z najczęściej potrzebnych informacji to umiejętności, doświadczenie, wynagrodzenie, dostępność itp. Na przykład,
- Programista Front-end
- Imię i nazwisko: Do zrobienia
- Umiejętności: HTML, CSS, React
- Doświadczenie: 5 lat
- Stawka godzinowa: $80
- Dyspozycyjność: 40 godzin/tydzień
Upewnij się również, że masz liczby. Dowiedz się ilu analityków biznesowych, programistów lub testerów potrzebujesz i udokumentuj to.
4. Zidentyfikuj odpowiednich ludzi do danej roli
W tym momencie jesteś gotowy, aby przejść od teoretycznego planu do tworzenia praktycznych scenariuszy. Dla każdej roli wybierz odpowiedniego pracownika na podstawie jego dostępności. Widok obciążenia pracą w ClickUp to świetny sposób na sprawdzenie dostępności wszystkich członków zespołu w jednym miejscu. W tym widoku można również zobaczyć, nad czym ktoś aktualnie pracuje. Tak więc, jeśli potrzebujesz zasobu już przypisanego do czegoś innego, możesz porozmawiać z kierownikiem projektu, aby go ponownie przypisać lub udostępniać.
widok obciążenia pracą ClickUp zapewniający szczegółową widoczność_
Jeśli wolisz nieco więcej struktury, wypróbuj opcję Szablon obciążenia pracownika ClickUp . Ten szablon na poziomie zaawansowanym pomaga w planowaniu obciążenia wizualizacja pracy, przegląd szacowanego czasu w porównaniu z rzeczywistością i wiele innych.
Stwórz swój zarządzanie obciążeniem pracą dzięki szablonowi obciążenia pracą pracowników ClickUp.
5. Połączenie kropek
Dobra struktura podziału zasobów to coś więcej niż lista. Jest to widok tego, jak wszystkie zasoby współdziałają ze sobą w celu zakończenia projektu. Jak widzieliśmy wcześniej, dzieje się to w sposób hierarchiczny i pomaga w poziomowanie zasobów .
Tak więc, organizuj zasoby hierarchicznie, z najbardziej ogólnymi kategoriami na górze i konkretnymi podkategoriami w miarę przesuwania się w dół struktury. Przykładowa struktura podziału zasobów może wyglądać następująco:
- Zasoby ludzkie
- Zarządzanie projektami
- Kierownik projektu
- Do zrobienia
- Analityk biznesowy
- John Smith
- Programista Front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Kierownik projektu
- Zarządzanie projektami
6. Ustawienie projektu
Ustawienie projektu na pliku narzędzie do zarządzania zasobami jak ClickUp, aby usunąć wszelkie zagniecenia. Użyj zadania ClickUp, aby opublikować strukturę podziału pracy w zorganizowany sposób. Następnie dodaj zasoby do każdego zadania, ustaw terminy i dodaj opisy. W razie potrzeby możesz również dołączyć załączniki lub połączyć je z plikami zewnętrznymi.
ClickUp Tasks do łatwego zarządzania projektami
Nie wymyślaj koła na nowo. Użyj Szablon alokacji zasobów ClickUp do śledzenia wszystkich materiałów i zasobów ludzkich potrzebnych do realizacji projektu. Zapisz szczegółowe notatki na temat każdego zasobu, zarządzaj ich dostępnością, wizualizuj strukturę zespołu i nie tylko dzięki temu szablonowi na poziomie średnio zaawansowanym.
/$$cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-resource-allocation-template.png
Szablon alokacji zasobów ClickUp
https://app.clickup.com/signup?szablon=t-176168678&department=pmo&\_gl=1\*11g26l7\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlZJbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2p2ckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Pobierz szablon
/%cta/
Teraz udostępniaj RBS i ustawienia projektu interesariuszom, w tym klientowi, sponsorom, liderom zespołów i członkom zespołów. Poproś ich o wskazanie wszelkich rozbieżności w prognozie.
Użyj widoku listy ClickUp, aby zobaczyć wszystkie zadania i zaangażowane zasoby. Widok Tablicy ClickUp jest świetny do organizowania pracy według różnych scen. Widok ClickUp Gantt Chart pomaga wizualizować zależności i oś czasu.
widok wykresu Gantta w ClickUp do zarządzania harmonogramami projektów_
Jeśli brzmi to prosto, to tak właśnie jest. Należy jednak pamiętać, że proste nie zawsze oznacza łatwe. W trakcie tworzenia struktury podziału zasobów możesz napotkać wyzwania.
Oto kilka wyzwań, z którymi regularnie mierzą się kierownicy projektów oraz kroki, które pozwolą im je pokonać.
Wyzwania i rozwiązania we wdrażaniu RBS
Projekty mogą stać się złożone, może dojść do rozszerzenia zakresu, a cele, wokół których projekt został opracowany, mogą ulec zmianie. Zobaczmy, co zrobić w takich przypadkach.
1. Nieodpowiednia identyfikacja zasobów
Jednym z największych wyzwań stojących przed osobami zarządzającymi projektami jest niedokładna identyfikacja potrzebnych zasobów. Może to być spowodowane brakiem widoczności projektu, błędnym zakresem prac lub niedoszacowaniem potrzebnych zasobów.
Tak czy inaczej, jeśli RBS nie obejmuje wszystkich potrzebnych zasobów, może wystąpić ryzyko przekroczenia budżetu i opóźnień. Aby tego uniknąć:
- Przeprowadź dokładne badania
- Sprawdź, jak organizowałeś poprzednie projekty i jakie błędy popełniłeś
- Wykorzystajszablony analizy luk aby dowiedzieć się, czego brakuje
- Zachęć wszystkich interesariuszy do przeglądu i wzięcia odpowiedzialności za swoją część pracy
- Posiadanie zasobów buforowych
2. Zmieniające się wymagania projektu
Zwinne projekty z natury dostosowują się do zmian. RBS utworzony na początku projektu może stać się nieadekwatny po kilku sprintach. Chociaż jest to niewygodne dla zarządzanie zasobami jest to również nieuniknione.
Aby się do tego dostosować:
- Regularnie przeglądaj RBS
- Upewnij się, że nie potrzebujesz żadnych dodatkowych zasobów lub że posiadasz ich więcej niż potrzebujesz
- Używajszablony do planowania zasobów aby pokryć swoje podstawy
- Zaktualizuj zmiany w RBS i poinformuj o nich wszystkich interesariuszy
Jeśli korzystasz z narzędzia takiego jak Dokumenty ClickUp w tym celu można podświetlić zmiany i udostępniać je interesariuszom, dając im możliwość wspólnej edycji lub pozostawienia opinii w formie komentarzy. Na przykład, możesz pokazać zmiany w kosztach projektu, aby sponsor projektu lub dyrektor finansowy mógł je zatwierdzić.
Używaj ClickUp Docs do wspólnej dokumentacji
3. Brak zaangażowania interesariuszy
Osoby zarządzające projektami na wczesnym etapie mogą popełnić błąd, tworząc strukturę podziału zasobów bez konsultacji z innymi. Pomimo ich najlepszych intencji, praca w silosie może później stworzyć ograniczenia zasobów .
Na przykład, kierownik projektu może założyć, że jeden projektant UI jest wystarczający. Jednak kierownik UX może nie mieć projektanta UI, który jest również biegły w mikroanimacjach, co oznacza, że potrzebuje teraz dwóch osób.
Aby tego uniknąć, należy uzyskać poparcie interesariuszy na każdym poziomie. Zachęć wszystkich interesariuszy do przejrzenia RBS i wyrażenia zgody, aby zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów.
4. Zdezorientowani członkowie zespołu
Struktura podziału zasobów odgrywa również rolę definiowania struktury zarządzania projektami. Obejmuje to, kto komu raportuje, kto przegląda czyją pracę itp.
Bez jasnej hierarchii i aktywnego uznania, zarządzanie zespołem może stać się chaotyczne. Na przykład, możesz dodać programistę front-end do hierarchii UX, podczas gdy zasób może myśleć, że raportuje do szefa rozwoju.
Zapobiegaj takim sytuacjom dzięki przejrzystości. Opublikuj struktury podziału zasobów i zaproś każdego członka zespołu do zapoznania się z nimi. Niech będą one przejrzyste i wizualne, aby każdy mógł je łatwo zrozumieć. Otwórz kanały komunikacji na wypadek, gdyby ktoś miał wątpliwości lub opinie.
Strukturyzuj swoje projekty i awansuj dzięki ClickUp
Zwinne projekty programistyczne stawiają dziś na autonomię i samozarządzanie, co oznacza, że brygadowy system organizacji pracy Bourdaina może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego. Istnieje jednak głębsza, bardziej fundamentalna lekcja, której należy się nauczyć.
Kuchnia Bourdaina pokazuje, że aby realizować projekt skutecznie, konsekwentnie i w sytuacjach wysokiej presji, potrzebny jest jasny podział tego, kto jest odpowiedzialny za co i jak praca przechodzi od jednego kroku do drugiego - czyli struktura podziału zasobów.
Solidne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może zintegrować strukturę podziału zasobów z procesem planowania. Bez konieczności tworzenia kolejnego Dokumentu Google lub arkusza kalkulacyjnego, możesz użyć ClickUp, aby przechowywać całą dokumentację związaną z projektem w jednym miejscu.
Co więcej? Możesz udostępniać, edytować i współpracować z różnymi interesariuszami bezpośrednio na platformie. Możesz również stworzyć własny, niestandardowy szablon struktury podziału zasobów do wykorzystania w przyszłości.
Konsolidacja obszaru roboczego projektu. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .