Ręczne planowanie budżetu może być czasochłonne i obarczone błędami. Wyobraź sobie czas poświęcony na wprowadzanie danych finansowych, w tym miesięcznych wydatków, do planera budżetu lub Arkuszy Google.
Zamiast tracić czas na poprawianie arkuszy kalkulacyjnych z budżetem, możesz skorzystać z szablonów budżetu w Arkuszach Google, które automatyzują obliczenia i zapewniają praktyczne informacje w ciągu kilku minut.
Zawierają wbudowane formuły, formatowanie i funkcje, które sprostają wymaganiom każdej branży i każdego zawodu. Znajdziesz tu szablony budżetu w Arkuszach Google dostosowane do wszystkich Twoich potrzeb finansowych — niezależnie od tego, czy potrzebujesz szablonów miesięcznych, rocznych czy innych.
Po wprowadzeniu transakcji do jednego z szablonów będziesz mógł zobaczyć, jak każda wydana złotówka wpływa na Twoje finanse osobiste lub rozwój firmy.
W tym blogu omówimy kilka popularnych szablonów budżetu w Arkuszach Google oraz ich ograniczenia. Podzielimy się również kilkoma alternatywnymi rozwiązaniami, które ułatwiają tworzenie budżetu i współpracę nad nim.
Czym charakteryzuje się dobry szablon budżetu w Arkuszach Google?
Gotowy szablon budżetu przepływów pieniężnych w Arkuszach Google zapewnia jasny obraz sytuacji finansowej. Wizualizuje cały budżet w jednym miejscu, w tym wydatki, koszty, oszczędności i inwestycje.
Oto dlaczego warto korzystać z szablonów budżetu w Arkuszach Google do śledzenia finansów osobistych lub firmowych:
- Efektywne śledzenie wydatków: Szablony planera budżetu zawierają wykresy, prognozy tygodniowych budżetów oraz miesięczne i roczne prognozy oszczędności. Posiadają pola do rejestrowania danych dotyczących zmiennych wydatków, przepływów pieniężnych, wydatków, dochodów, przychodów oraz zysków i strat
- Podkreślanie ważnych danych: Umożliwia podkreślenie danych, na których należy się skupić. Ta funkcja jest przydatna zwłaszcza wtedy, gdy dostęp do szablonu budżetu firmy ma księgowy lub doradca finansowy
- Możliwość udostępniania: Możesz łatwo udostępnić ten arkusz kalkulacyjny budżetu interesariuszom, zapisać go w Dokumentach Google i ustawić osiągalne cele dla swojej małej firmy
- Zwiększona dokładność: Pomaga uniknąć kosztownych błędów w miesięcznych wydatkach i zapewnia pewność co do obliczeń budżetowych
Przyjrzyjmy się kilku niezbędnym funkcjom darmowych szablonów budżetu w Arkuszach Google:
Szybka i łatwa personalizacja
Dobry szablon budżetu powinien umożliwiać dodawanie lub usuwanie kategorii wydatków, aktualizowanie transakcji i modyfikowanie formuł przy minimalnym wysiłku.
Na przykład, powinieneś mieć możliwość dostosowania arkusza kalkulacyjnego do konkretnych ról, takich jak sprzedaż, marketing lub finanse, oraz sformatowania go zgodnie z potrzebami. Szablony Arkuszy Google doskonale sprawdzają się w tych aspektach, oferując skróty, które oszczędzają czas i wysiłek.
Przystępne informacje dzięki wizualizacji danych
Wybierz szablon budżetu, który porządkuje elementy dochodów i wydatków według kategorii i określonych okresów oraz umożliwia podsumowanie kluczowych trendów. Wizualizacja wierszy danych w wykresach i tabelach pozwala na szybki wgląd w kluczowe informacje.
Na przykład szablony budżetu projektu powinny zawierać filtry i menu rozwijane umożliwiające grupowanie elementów przychodów i wydatków. Podobnie powinny automatycznie podświetlać wydatki przekraczające określony próg.
Bonus: szablony do śledzenia wydatków w Arkuszach Google!
Płynna współpraca
Aby umożliwić członkom zespołu efektywną współpracę, szablon budżetu w Arkuszach Google powinien umożliwiać udostępnianie danych wielu użytkownikom bez spowalniania działania. Pomaga to interesariuszom w podejmowaniu strategicznych decyzji bez opóźnień i zależności od innych zespołów w zakresie pozyskiwania danych.
Dużo przestrzeni na notatki i komentarze
Podczas tworzenia propozycji budżetu liczy się każdy szczegół. Na przykład, jeśli na podstawie danych prognozujesz marże zysku na następny kwartał, te dane w budżecie dodadzą niuansów do Twojej propozycji.
Dodawanie komentarzy lub notatek do szablonów budżetu w Excelu może pomóc różnym interesariuszom lepiej je zrozumieć i szybciej podejmować decyzje.
Integracje
Odpowiedni szablon budżetu powinien umożliwiać łatwy import i eksport danych do narzędzi księgowych, oprogramowania do planowania i analizy biznesowej, CRM oraz oprogramowania do budżetowania projektów.
Trzy szablony budżetu w Arkuszach Google
Oto szablony budżetu w Arkuszach Google, które są elastyczne i łatwe w użyciu:
1. Szablon miesięcznego budżetu w Arkuszach Google autorstwa Template.net
Czy potrzebujesz śledzić zakupy w czasie rzeczywistym w odniesieniu do budżetu? Szablon miesięcznego budżetu Template.net pozwala wyszczególnić transakcje i automatycznie obliczyć całkowity wypływ środków.
Wprowadź miesiąc, szczegóły elementu i rzeczywistą kwotę wydatków. Jeśli ustawisz próg, kalkulator obliczy różnicę i pokaże dodatkową kwotę, którą mogłeś wydać. Na podstawie trendów z bieżącego miesiąca możesz szybko sporządzić notatkę dla siebie, jak poprawić wyniki w następnym miesiącu. Na dole znajduje się również przestrzeń na dodawanie komentarzy.
Ten szablon jest cennym narzędziem w procesie tworzenia budżetu, ponieważ:
- Umożliwia łatwe porównanie przychodów i wydatków dzięki prostemu układowi
- Śledzi budżet domowy, a także może służyć jako szablon osobistego budżetu miesięcznego do śledzenia dochodów i wydatków
2. Szablon budżetu startowego w Arkuszach Google autorstwa Template.net
Pierwsze miesiące są kluczowe dla każdego nowego startupu. Na początku możesz nie mieć wystarczających danych, aby zrozumieć wzorce przepływu gotówki, co może skomplikować planowanie finansowe. Szablon budżetu startupu autorstwa Template.net dzieli wydatki jednorazowe, takie jak licencje, oraz wydatki bieżące, takie jak wynagrodzenia lub czynsz, na różne kategorie.
Wprowadź szacowany koszt i rzeczywisty koszt poszczególnych elementów, a szablon raportu wydatków automatycznie obliczy różnicę między nimi i wyświetli ją. W ten sposób wyraźnie pokazuje, jak każdy element wpływa na przepływ gotówki i pomaga w tworzeniu wstępnych prognoz budżetowych.
Ten szablon budżetu sprawdza się, ponieważ:
- Umożliwia rozróżnienie między wydatkami bieżącymi a powtarzającymi się. Oznacza to, że możesz strategicznie alokować środki w oparciu o dotychczasowe wyniki i przyszłe potrzeby biznesowe
- Umożliwia realistyczne oszacowanie limitów budżetu w oparciu o priorytety biznesowe i dostępne środki finansowe
3. Szablon budżetu biznesowego w Arkuszach Google autorstwa Template.net
Szablon budżetu biznesowego autorstwa Template.net automatycznie oblicza całkowite wydatki i dochody, aby zapewnić jasny obraz dostępnych środków.
Poręczny wykres wizualny przedstawia procentowy podział różnych elementów wydatków, oszczędności i zadłużenia. Zawiera sekcje przeznaczone do śledzenia i kategoryzowania wydatków oraz dochodów.
Szablon budżetu sprawdza się, ponieważ:
- Podział miesięcznych wydatków według kategorii, zapewniający przejrzystość dla osób podejmujących decyzje
- Prognozuje przyszły przepływ środków pieniężnych na podstawie danych historycznych
- Automatycznie oblicza różnicę między wydatkami budżetowymi a rzeczywistymi
- Pomaga ustalić realistyczne miesięczne cele budżetowe i je osiągnąć
Chociaż te szablony Arkuszy Google do zarządzania projektami i budżetowania są zazwyczaj proste w obsłudze, mają swoje ograniczenia.
Przyjrzyjmy się wyzwaniom związanym z używaniem szablonów budżetu w Arkuszach Google.
Ograniczenia korzystania z Arkuszy Google/Dokumentów Google do tworzenia budżetu
Ograniczone funkcje analizy danych
Szablony budżetu w Arkuszach Google nie zawierają funkcji finansowych, które są przydatne podczas tworzenia budżetu. Na przykład, jeśli obliczasz oprocentowanie lub spłaty kredytu, musisz obejść się bez funkcji takich jak PPMT i IMPT.
Ponadto tabele obrotowe i makra w Arkuszach Google mają mniej funkcji niż Excel, co sprawia, że szablony Arkuszy Google są mniej odpowiednie do złożonych zadań związanych z budżetowaniem.
Słaba skalowalność
Arkusze Google mogą zacząć działać wolno przy dużych ilościach danych, co wpływa na niektóre funkcje. Do złożonych obliczeń trzeba będzie używać szablonów arkuszy kalkulacyjnych, co spowoduje powrót do punktu wyjścia — ręcznego eksportowania danych, formatowania ich i udostępniania jako załączniki pozostałym członkom zespołu.
W przypadku rozwijającej się organizacji szablony budżetu w Arkuszach Google nie są wystarczająco responsywne i elastyczne.
Ograniczone możliwości dostosowywania
Arkusze Google mają mniej opcji dostosowywania formatowania i wizualizacji danych. Być może będziesz musiał zadowolić się podstawowymi wykresami i diagramami z mniejszą liczbą kolorów i stylów. Jeśli chcesz używać niestandardowych formatów liczb do wyróżniania wydatków przekraczających określony próg, Arkusze Google oferują mniej opcji niż Excel.
Słaba integracja
Aby zintegrować narzędzia do obsługi płac, księgowości i inne z szablonami dokumentów Arkuszy Google, potrzebujesz dodatku innej firmy, co powoduje problemy z integralnością danych. Inną alternatywą podczas korzystania z szablonów dla Google jest ręczne kopiowanie i wklejanie danych, co jest niepraktyczne w przypadku pracy z dużymi zbiorami danych.
Porównanie ClickUp i Arkuszy Google jako alternatywnych narzędzi do budżetowania
Chociaż trzy szablony budżetu w Arkuszach Google są świetne dla początkujących, ich ograniczenia utrudniają wydajność. Na szczęście mamy pięć darmowych szablonów budżetu w ClickUp, które stanowią atrakcyjną alternatywę dla Arkuszy Google.
Od zarządzania budżetem osobistym po budżety projektów — oto nasza lista darmowych szablonów ClickUp do zarządzania finansami.
1. Prosty szablon budżetu ClickUp
Wyobraź sobie, że rozpocząłeś dodatkową działalność i chcesz śledzić wszystkie swoje dochody i wydatki w jednym arkuszu kalkulacyjnym. Może to brzmieć skomplikowanie, ale wcale nie musi takie być. Prosty szablon budżetu ClickUp pozwala rejestrować dochody i wydatki w jednym miejscu i śledzić je co miesiąc.
Dodaje miesięczne sumy, aby pokazać, ile zarobiłeś i wydałeś od początku roku. Jako właściciel firmy możesz użyć tego szablonu do pomiaru przepływu środków pieniężnych, ustalenia realistycznych celów finansowych i uproszczenia planowania strategicznego.
Szablon zawiera wiele widoków listy i pól niestandardowych, dzięki czemu masz dostęp do potrzebnych informacji:
- Widok planu budżetu pokazuje wszystkie transakcje dokonane w ciągu roku, pełniąc jednocześnie funkcję szablonu budżetu rocznego
- Widok "Przychody" pokazuje przychody z różnych źródeł
- Widok wydatków pokazuje wszystkie wydatki
Możesz użyć menu rozwijanego, aby filtrować konkretne transakcje lub kategorie dochodów.
2. Szablon budżetu ClickUp Business
Budżet biznesowy zapewnia przegląd kondycji finansowej firmy poprzez prognozowanie wydatków i przychodów. Jeśli prowadzisz działalność na dużą skalę i posiadasz wiele punktów sprzedaży, szablon budżetu biznesowego ClickUp zapewni Ci przegląd wszystkich wydatków biznesowych i umożliwi przechodzenie do poszczególnych sklepów.
Pomaga to zidentyfikować potencjalne straty przychodów i zrozumieć ich ogólny wpływ na działalność firmy.
Korzystając z różnych niestandardowych widoków, możesz również analizować sprzedaż w porównaniu z kosztami operacyjnymi, aby w pełni zrozumieć przepływ gotówki w swojej firmie.
Ten szablon zawiera:
- Zestawienie dochodów i wydatków według sklepów oraz ogólna różnica
- Możliwość śledzenia rzeczywistych wyników w porównaniu z planowanymi wynikami
- Możliwość identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji i oszczędności kosztów
- Przejrzystość obszarów wymagających większych wydatków
Użyj tego szablonu jako bilansu, aby śledzić rzeczywiste wyniki swojej firmy w porównaniu z planowanymi celami. Ten szablon propozycji budżetu może służyć do wdrażania strategii oszczędnościowych i optymalizacji wydatków w celu osiągnięcia długoterminowego wzrostu.
Bonus: Ten kompleksowy szablon porządkuje dane finansowe i pomaga porównać wyniki finansowe z danymi historycznymi.
3. Szablon zarządzania projektami z budżetem ClickUp
Jako kierownik projektu, szablon zarządzania projektami budżetowymi ClickUp pomaga oszacować i śledzić rzeczywiste koszty projektu na różnych etapach oraz zapewnia, że projekt nie przekroczy budżetu.
Zakładka budżet zawiera zestawienie kosztów budżetowych i rzeczywistych dla każdej kategorii. Aby zrozumieć potencjalne wąskie gardła, skorzystaj z zakładki harmonogramu projektu, która wyświetla poszczególne zadania i zależności za pomocą wykresu Gantta. Możesz wyświetlić statusy zadań, a także kluczowe kamienie milowe.
Zakładka Status działań pokazuje poziom priorytetu i obowiązki związane z każdym zadaniem.
Skorzystaj z tego szablonu budżetu rocznego, aby uzyskać:
- Kompleksowy przegląd wyników projektu i związanych z nimi kosztów, umożliwiający lepsze prognozowanie budżetu i zarządzanie nim
- Widoczność wszelkich potencjalnych zagrożeń lub wyzwań w celu oszacowania kosztów ogólnych i opóźnień
- Jasne zrozumienie potencjału oszczędności kosztów i zwiększenia wydajności
4. Szablon raportu budżetowego ClickUp
Jako właściciel firmy, szablon raportu budżetowego ClickUp pozwala mierzyć wyniki bieżącego miesiąca w porównaniu z całym rokiem (od początku roku) w oparciu o kluczowe wskaźniki i cele biznesowe.
Śledzi wyniki w odniesieniu do celu i oblicza różnicę. Otrzymujesz porównanie z wynikami od początku roku i możesz od razu sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celu na koniec roku. Pozwala zapisywać swoje obserwacje i "wnioski" podczas przeglądania danych.
Na poziomie operacyjnym ten szablon:
- Pomagają podejmować bardziej świadome decyzje i efektywniej alokować zasoby
- Ułatwia wykrywanie potencjalnych problemów i nadmiernych wydatków, zanim jeszcze wystąpią
- Zapewnia bardziej szczegółowy przegląd sytuacji finansowej dla interesariuszy
- Pomaga zidentyfikować sposoby optymalizacji cen w celu osiągnięcia celów biznesowych
Więcej informacji: 10 darmowych szablonów cenników i arkuszy cenowych w programie Word, Dokumentach Google i ClickUp
5. Szablon propozycji budżetu ClickUp
Szablon propozycji budżetu ClickUp zawiera przegląd wydatków na każdym etapie projektu, dzięki czemu wszystkie zainteresowane strony mogą ocenić jego wykonalność. Pomaga również w wyjaśnieniu prognozowanych przychodów w stosunku do kosztów.
Korzystając z tego szablonu, możesz:
- Dokładnie oblicz koszty stałe i powtarzające się za pomocą wbudowanych formuł i funkcji
- Wprowadź dane biznesowe, aby szybko opracować kompleksowe propozycje. Niestandardowe statusy i widoki ClickUp ułatwiają współpracę z zespołem nad kluczowymi aspektami
- Usprawnij śledzenie propozycji budżetu i zarządzanie projektami dzięki komentarzom, linkom do zadań, automatyzacji i wbudowanym narzędziom AI do automatyzacji zadań
Bonus: Wbudowany asystent AI ClickUp, ClickUp Brain, jako menedżer projektów AI, pomaga zautomatyzować powtarzalne zadania, takie jak tworzenie briefów projektowych, wypełnianie zależności, przypisywanie osi czasu, przydzielanie zadań i tworzenie podzadań, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu na analizę wyników.
Oto kilka podpowiedzi AI, które pomogą Ci przygotować prognozy i przewidywania finansowe:
- Opracuj szczegółową prognozę finansową i model prognoz, który obejmuje przychody, wydatki i prognozy przepływów pieniężnych na najbliższy [wstaw ramy czasowe]. Zapewnij dokładność i wiarygodność, uwzględniając dane historyczne i trendy branżowe: [wstaw konkretne szczegóły dotyczące działalności]
- Przygotuj kompleksowy raport z prognozami finansowymi, zawierający cele dotyczące przychodów, zestawienie wydatków i prognozy rentowności na nadchodzący [wstaw ramy czasowe]. Podkreśl kluczowe wskaźniki wydajności i przeprowadź analizę scenariuszy, aby ocenić różne wyniki biznesowe: [wstaw konkretne dane finansowe]
- Przeanalizuj historyczne dane finansowe i trendy rynkowe, aby stworzyć dokładne prognozy przychodów i wydatków na [wpisz ramy czasowe]. Zidentyfikuj kluczowe czynniki wpływające na wyniki finansowe i przedstaw spostrzeżenia dotyczące potencjalnych możliwości rozwoju i ryzyka: [wpisz konkretny projekt lub szczegóły działalności]
Łatwe planowanie finansowe dzięki szablonom ClickUp
Aby skutecznie planować finanse, potrzebujesz pełnej kontroli nad sposobem wyszczególniania, raportowania i wizualizacji danych dotyczących przychodów i wydatków.
Szablony budżetu miesięcznego ClickUp płynnie synchronizują się z cyklem pracy finansowej i pomagają dokładnie ocenić długoterminowy wpływ podejmowanych decyzji. Pomagają również w identyfikowaniu nowych możliwości optymalizacji przychodów, kontroli kosztów, budżetowania miesięcznego lub tygodniowego oraz budżetowania wydarzeń w ustawieniach biznesowych.
A co najlepsze: są bezpłatne.
Zapoznaj się z bezpłatnymi szablonami planowania finansowego ClickUp, które ułatwią Ci tworzenie budżetu.