Jak zarządzać procesem zakupów SaaS?
Planning

Jak zarządzać procesem zakupów SaaS?

Tradycyjnie zakup oprogramowania był dokonywany przez zespoły zakupowe, które kupowały również wszystko inne dla firmy, od ekspresów do kawy po chusteczki higieniczne.

Było to możliwe, ponieważ zakup oprogramowania nie wymagał specjalistycznej wiedzy. W każdej kategorii była tylko garstka produktów, a ceny były proste.

Pojawienie się technologii chmury i modeli Software-as-a-Service (SaaS) zmieniło to diametralnie.

  • Każda kategoria jest zatłoczona; na przykład G2 wymienia 712 produktów dla oprogramowania do śledzenia czasu pracy
  • Podczas gdy SaaS jest generalnie oparty na subskrypcji, ceny mogą być oparte na użytkownikach, zużyciu, poziomie lub kombinacji tych czynników
  • Umowy SaaS mogą być złożone; na przykład dostawca danych może zdefiniować limity "użytkowania" w terminach technicznych nieznanych zespołom ds. zakupów
  • Negocjacje dotyczące SaaS mogą odbywać się co miesiąc, co kwartał lub co rok, co sprawia, że zespoły ds. zaopatrzenia muszą mieć się na baczności

Dlatego też firmy potrzebują spersonalizowanych strategii zaopatrzenia która pozwala sprostać wyzwaniom operacyjnym, obniżyć koszty i poprawić wydajność procesów związanych z zakupami SaaS. Oto jak to zrobić.

Proces zakupów SaaS

Wybór odpowiedniego produktu SaaS to nie tylko wybór rozwiązania. Chodzi o zapewnienie, że właściwe rozwiązanie SaaS jest kupowane po właściwej cenie, dla właściwych osób, z odpowiednimi warunkami umowy.

Aby to osiągnąć, potrzebny jest dokładny proces SaaS proces zaopatrzenia . Pomocne jest również korzystanie z oprogramowanie do zarządzania zamówieniami na narzędziu takim jak ClickUp, dla pełnej widoczności i kontroli. Zobaczmy jak to zrobić.

1. Identyfikacja potrzeb biznesowych

Zanim wybierzesz się na zakupy narzędzi SaaS, określ, czego potrzebujesz. Oto kilka pytań, które warto zadać swoim zespołom.

**Czego potrzebujesz?

Jakiego produktu szukasz? Na przykład może to być rozwiązanie SaaS do zarządzania projektami, indeksowania danych, zarządzania listami płac itp. Pamiętaj, aby jasno to zdefiniować.

Na przykład, możesz nazwać narzędzie oprogramowaniem do zarządzania zadaniami, podczas gdy sprzedawca może preferować wirtualną przestrzeń roboczą. Znajomość różnicy jest pomocna w ujednoznacznieniu.

**Jakie funkcje są dla Ciebie ważne?

Nie wszystkie narzędzia do zarządzania projektami są sobie równe. Aby wybrać odpowiednie dla siebie, wymień wszystkie funkcje, których potrzebujesz. Mogą to być:

  • Zarządzanie zadaniami
  • Śledzenie czasu pracy
  • Kontrola dostępu
  • Dostępność offline itp.

Tworząc listę, upewnij się również, że nadałeś jej priorytet.

**Do czego potrzebujesz narzędzia?

Niektóre narzędzia, takie jak zarządzanie projektami, mogą mieć charakter ciągły. Podczas gdy inne, takie jak narzędzie do indeksowania danych, mogą być specyficzne dla jednego z wdrażanych projektów. Wiedza o tym, jak długo będziesz potrzebować rozwiązania SaaS i w jakim celu, pomaga usprawnić podejmowanie decyzji.

**Kim są użytkownicy?

Wiedza o tym, który zespół będzie korzystał z oprogramowania, pomaga również w określeniu potrzebnych funkcji. Na przykład, jeśli jest to narzędzie dla zespołu sprzedaży, niezbędna będzie aplikacja mobilna. Zespoły finansowe mogą potrzebować widoku arkusza kalkulacyjnego.

Zapytaj więc, kto będzie z niego korzystał. Policz także liczbę potrzebnych licencji, co może być później ważną dźwignią negocjacyjną.

**Jakie cele osiągnie to narzędzie?

Choć rozwiązanie może być proste, każde kupowane narzędzie musi mieć cel biznesowy. Na przykład, firma potrzebuje narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM) SaaS system do lepszego śledzenia interakcji z klientami i usprawniania procesów.

Tak więc cele można zdefiniować w kategoriach:

  • Dokładność prognozowania sprzedaży
  • Wzrost pozyskania lub utrzymania klientów
  • Poprawa skuteczności kampanii marketingowych

W zależności od narzędzia, które kupujesz, zdefiniuj swoje cele. Zbierz wszystkie te informacje i udokumentuj je. Formularze ClickUp to świetne narzędzie do korzystania ze standardowego kwestionariusza do zbierania wszystkich potrzebnych informacji.

Formularze ClickUp

Tworzenie standardowych kwestionariuszy za pomocą ClickUp Forms

Za każdym razem, gdy ktoś potrzebuje oprogramowania, zespół zakupowy może po prostu wysłać kwestionariusz i uzyskać wszystkie dane w jednym miejscu.

Gdy masz już wstępne informacje, udokumentuj je na Dokumenty ClickUp i udostępnić go wszystkim zainteresowanym stronom. Możesz także przeprowadzić wywiady, aby dodać więcej danych jakościowych.

Szablon zamówień ClickUp

w pełni konfigurowalny szablon zamówień od ClickUp_

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z zakupami SaaS, zacznij łatwiej i szybciej dzięki Szablon zakupowy ClickUp . Ten w pełni konfigurowalny szablon umożliwia zarządzanie projektami zamówień, śledzenie, monitorowanie i podejmowanie decyzji opartych na danych. Nawet po wdrożeniu możesz używać tego szablonu do śledzenia relacji z dostawcami! Pobierz ten szablon

2. Wyszukiwanie i porównywanie opcji

The Oprogramowanie B2B SaaS dla przedsiębiorstw rynek jest bardzo zatłoczony. Istnieją dziesiątki, jeśli nie setki narzędzi dla każdej kategorii. Każde z nich wykorzystuje inne Strategie marketingowe SaaS aby przyciągnąć i zatrzymać klientów. Dlatego badanie i porównywanie opcji ma kluczowe znaczenie.

  • Krótka lista 3-5 narzędzi: W oparciu o własne badania internetowe, przygotuj krótką listę 3-5 najlepszych narzędzi, które spełniają Twoje potrzeby
  • Porównaj: Stwórz tabelę z wszystkimi narzędziami z krótkiej listyNarzędzia SaaS jako wiersze i parametry jako kolumny do skutecznego porównania
  • Uporządkuj: Sortuj je na podstawie parametrów, które są dla Ciebie najważniejsze

Korzystając z ClickUp do zarządzania procesem zakupowym, możesz użyć widoku tabeli, aby automatycznie organizować i sortować dane w wymagany sposób.

Możesz także użyć niestandardowych pól, aby zaprezentować swoje porównanie dokładnie tak, jak chcesz.

Tabela kliknięć

Organizuj dane w prosty i czytelny sposób dzięki widokowi tabeli ClickUp

3. Prośby o propozycje

Teraz, gdy znasz już narzędzia, które lubisz, nadszedł czas, aby zaprosić do składania ofert i je ocenić.

Zwróć się do dostawców z jasnym zapytaniem ofertowym (RFP), w którym określisz swoje wymagania i oczekiwania. Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp stanowi doskonały punkt wyjścia.

Na tym etapie należy upewnić się, że propozycje są porównywalne. Każdy dostawca może mieć inny termin dla podobnej funkcji, co utrudnia porównanie. Należy więc wprowadzić standaryzację.

  • Dołącz listę funkcji, które chcesz mieć w narzędziu (w swojej nomenklaturze) i poproś o sprawdzenie, które z nich mają zastosowanie
  • Poproś o wycenę dla Twoich warunków - w Twojej walucie, w oparciu o oczekiwane użycie itp.
  • Poproś o wersje demonstracyjne, a także okresy próbne, aby Twój zespół mógł sam zapoznać się z narzędziem
  • Wspomnij o terminie, przed upływem którego wszyscy dostawcy SaaS znajdujący się na krótkiej liście muszą złożyć swoją ofertę
  • Jeśli to możliwe, poproś ich o wypełnienie kwestionariusza, takiego jak ClickUp Forms, aby automatycznie przechwycić dane w porównywalnej tabeli

4. Ocena propozycji

Zanim zaczniesz oceniać oferty, przejrzyj je pod kątem kompletności i zgodności z Twoimi potrzebami biznesowymi. Jeśli brakuje w nich pewnych aspektów, takich jak standardy bezpieczeństwa lub polityka rozwiązywania umów, poproś o ich podanie.

Mając wszystkie te dane, porównaj następujące elementy.

Całkowity koszt posiadania (TCO): Cena za użytkownika nie jest dobrą miarą, ponieważ nie pokazuje, ile zapłacisz za całość. Należy więc obliczyć koszty narzędzia, wdrożenia, onboardingu, utrzymania itp. Porównaj sumy.

Wartość za pieniądze: Narzędzie, które oferuje najniższy TCO, nie musi być najlepsze. Upewnij się więc, że TCO oferuje najlepszą wartość pod względem funkcji, obsługi klienta itp.

Dostosowanie: Większość narzędzi SaaS jest przeznaczona do użytku po wyjęciu z pudełka. Jeśli jednak potrzebujesz dostosowań, sprawdź, czy jest to możliwe.

Doświadczenie użytkownika: Jest to znacznie ważniejsze niż zespoły zakupowe zdają sobie sprawę. Zły UX wpłynie na przyjęcie, użytkowanie i ostatecznie na zwrot z inwestycji. Upewnij się, że masz niewielką grupę użytkowników pilotażowych, którzy mogą przekazać informacje zwrotne na temat UX produktu.

Wsparcie klienta: Większość narzędzi SaaS oczekuje, że użytkownicy sami sobie pomogą w oparciu o podręczniki użytkownika i bazy wiedzy. Jeśli to ci nie wystarcza, sprawdź, jakie opcje obsługi klienta oferuje każdy z dostawców. Oceń, czy warto zapłacić więcej za dodatkowe wsparcie.

5. Negocjowanie warunków

Na podstawie kroku 4 wybierz najlepszego dostawcę i negocjuj warunki, które chronią Twoje interesy. Porusz wszystkie ważne dla Ciebie kwestie, takie jak ceny, poziomy usług, wsparcie, zasady anulowania itp. i negocjuj warunki.

Dowiedz się, co nie podlega negocjacjom. Na przykład branże takie jak finanse lub opieka zdrowotna wymagają ścisłej kontroli bezpieczeństwa. Jeśli dostawca nie może zaoferować takiego poziomu zgodności, czas przejść do drugiej preferencji na liście.

Po uzgodnieniu warunków podpisz umowę i zacznij działać.

6. Wdrażanie oprogramowania

Wdrażając SaaS dla przedsiębiorstw, należy zrobić to dokładnie, pamiętając o wielu czynnikach. Ściśle współpracuj z dostawcą, aby wdrożyć oprogramowanie w swojej organizacji. Skoncentruj się na skuteczności następujących elementów:

  • Konfiguracja oprogramowania dostosowana do potrzeb organizacji
  • Proces wdrażania nowych użytkowników
  • Proces offboardingu dla pracowników opuszczających organizację/zespół
  • Szkolenia dla użytkowników
  • Integracja z istniejącymi systemami
  • Ograniczenia dotyczące użytkowania/funkcji/dostępu itp. zgodnie z wymaganiami organizacji
  • Matryca eskalacji problemów i skarg

7. Monitorowanie użytkowania

Praca działu zakupów nie kończy się po wdrożeniu oprogramowania. W rzeczywistości, aby upewnić się, że zespoły w pełni wykorzystują dostępne narzędzia, należy kontynuować monitorowanie wykorzystania i nastrojów za pomocą Narzędzia analityczne SaaS .

  • Sprawdzanie, czy użytkownicy korzystają z oprogramowania zgodnie z przeznaczeniem
  • Mierzenie wpływu na oszczędności, efektywność, wydajność itp.
  • Monitorowanie skarg/problemów zgłaszanych do narzędzia
  • Przeprowadzanie ankiet wśród użytkowników, aby dowiedzieć się, czy zespoły korzystają z narzędzia

Raz na jakiś czas należy również spotkać się z zespołami i przeprowadzić analizę jakościową, aby dogłębnie zrozumieć sposób korzystania z narzędzia.

Pulpit nawigacyjny ClickUp

ClickUp Dashboard do śledzenia analityki SaaS

Podczas wdrażania tego procesu prawdopodobnie napotkasz pewne wyzwania i popełnisz kilka błędów. Zobaczmy, jak można tego uniknąć.

Błędy, których należy unikać w zakupach SaaS

Dla zespołów zakupowych przyzwyczajonych do kupowania oprogramowania w tradycyjny sposób, zakupy SaaS mogą być nowością. W rezultacie możesz mieć do czynienia z wyzwania związane z zakupami i popełnianie podstawowych błędów, których można łatwo uniknąć.

Oto najczęstsze błędy związane z zakupami SaaS.

Pomijanie ukrytych kosztów: Cena podana na stronie internetowej często nie jest ceną całkowitą. Umowa może obejmować koszty integracji, migracji danych, wsparcia premium itp., które mogą zawyżyć całkowity koszt posiadania. Zignorowanie tych kosztów może zwiększyć wydatki.

Odrzucanie obliczeń ROI: Każdy wydatek musi wykazywać jakiś wynik biznesowy. Brak obliczeń ROI dotyczących bezpośrednich korzyści, takich jak wzrost przychodów lub oszczędności kosztów, a także korzyści pośrednich, takich jak poczucie wartości pracowników, może skutkować wyrzutami sumienia kupującego.

Dokonywanie pojedynczych zakupów: Zakup rozwiązań SaaS bez uwzględnienia sposobu ich integracji z istniejącymi systemami to kolejny ogromny błąd. Odizolowany zakup może nie być kompatybilny z innymi narzędziami używanymi przez firmę, co prowadzi do nieefektywności i dodatkowych kosztów związanych z wypełnianiem tych luk.

Nieuwzględnianie skalowalności: Krótkoterminowe spojrzenie na zakupy SaaS prowadzi do wąskich gardeł w miarę rozwoju firmy. Przeoczenie skalowalności oznacza, że nie można dostosować się do rosnących obciążeń i dodatkowych użytkowników bez konieczności całkowitego remontu.

Niedocenianie znaczenia wsparcia ze strony dostawców: Łatwo jest myśleć, że nowoczesne narzędzia są przyjazne dla użytkownika i dlatego nie potrzebujesz wsparcia klienta. Jest ono jednak niezbędne do rozwiązywania problemów technicznych, pomocy przy aktualizacjach i przyszłych integracjach. Nie należy lekceważyć posiadania kogoś, do kogo można zadzwonić w razie problemów.

Pomijanie ocen bezpieczeństwa: Zaufanie dostawcy, że zadba o bezpieczeństwo, może być ogromnym niedopatrzeniem. W erze, w której naruszenia danych są powszechne, jesteś tak samo odpowiedzialny za ocenę bezpieczeństwa dostawcy SaaS.

Pośpiech w podejmowaniu decyzji: Wreszcie, pośpiech w procesie zakupu SaaS może skutkować złym podejmowaniem decyzji. Wybór pierwszego narzędzia, które wpadnie w oko, może oznaczać powtarzające się niezadowolenie w dłuższej perspektywie.

Możesz uniknąć tych błędów, stosując się do kilku najlepszych praktyk w zakresie zakupów SaaS. Zobaczmy.

Najlepsze praktyki w zakupach SaaS

Aby uniknąć błędów, opóźnień, przekroczenia kosztów i nieefektywności, oto najlepsze praktyki, których należy przestrzegać przy nabywaniu rozwiązań SaaS.

Cena referencyjna

Cena powinna być porównywana na dwóch frontach. Jednym z nich jest porównanie wybranego produktu z innym oprogramowaniem w danej kategorii. Na przykład, jeśli wybrałeś Asana jako narzędzie do zarządzania projektami, porównaj ceny z Przykłady SaaS takie jak Jira, Zoho Projects i ClickUp.

Następnie porównaj, ile firmy podobne do Twojej płacą za wybrane przez Ciebie narzędzie. Informacje te mogą nie być dostępne publicznie, więc warto zapytać znajomych i współpracowników prywatnie, aby poznać puls rynku.

Przeprowadź weryfikację prawną i bezpieczeństwa

Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że narzędzie SaaS jest zgodne ze wszystkimi przepisami prawa i regulacjami mającymi zastosowanie do Ciebie, nie tylko w teraźniejszości, ale także w przyszłości. Przeprowadź dokładną ocenę polityki prawnej i bezpieczeństwa dostawcy.

Przeprowadzaj również okresowe przeglądy, aby upewnić się, że są one aktualne.

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania SaaS

Po zakupie narzędzia, należy skonfigurować system do właściwego zarządzania nim. A Oprogramowanie do zarządzania SaaS :

  • Zapewnia wgląd w subskrypcje SaaS i wykorzystanie oprogramowania
  • Centralizuje licencje kontrolne
  • Automatyzuje śledzenie wydatków, w tym dodatków lub poziomów usług premium
  • Usprawnia wdrażanie i wyłączanie

Śledzenie dat odnowienia

Większość umów SaaS będzie automatycznie odnawiana, co może prowadzić do niepotrzebnych wydatków. Śledzenie dat odnowienia i ustawianie automatycznych przypomnień zapewnia, że:

  • Unikanie odnawiania licencji dla pracowników, którzy opuścili organizację
  • Stworzenie przestrzeni do renegocjacji
  • Ponowną ocenę, czy produkt naprawdę działa
  • Przekazanie sprzedawcy informacji zwrotnej na temat swoich potrzeb

Zarządzanie danymi umowy

Podobnie jak daty odnowienia, dane umowy, takie jak okres obowiązywania umowy, obowiązki obu stron, umowy o poziomie usług (SLA), kary, zobowiązania do odnowienia itp. są również ważne do monitorowania.

Dobra platforma zakupowa SaaS może w tym pomóc. Posiadanie zorganizowanego i dostępnego narzędzia do zarządzania umowami zakupowymi pomaga w zapewnieniu zgodności, audycie i negocjacjach dotyczących przedłużenia umowy.

Ocena wydajności dostawców

Planowanie okresowych ocen wydajności dostawców. Przegląd:

  • Zgodność dostawcy z umowami SLA
  • Szybkość reakcji i zadowolenie z usług
  • Wyniki biznesowe i zwrot z inwestycji w oprogramowanie
  • Optymalizacje i ciągłe ulepszenia

Pomocne jest również obserwowanie innych narzędzi na rynku i porównywanie z nimi wydajności obecnego dostawcy.

Wdrożenie standardowego procesu zakupu SaaS

Jeśli już raz przeszedłeś przez ten proces, wiesz, jak należy to zrobić. Opierając się na swoich doświadczeniach i zdobytej wiedzy, należy wdrożyć strategiczny proces zakupów SaaS.

Typowy proces zakupowy SaaS obejmuje etapy i ramy gromadzenia wymagań, oceny dostawców, zatwierdzania przez interesariuszy, przeglądu powdrożeniowego i niezbędnego oprogramowania do zakupów SaaS.

Zwiększ efektywność zakupów SaaS dzięki ClickUp

Przejście od tradycyjnego zakupu oprogramowania do zakupów SaaS było dramatyczne. Zespoły, które zostały przeszkolone w tradycyjnym paradygmacie, zostały zmuszone do nauczenia się nowych sztuczek w krótkim czasie.

Aby ułatwić tę transformację i uczynić proces płynnym, potrzebne są najlepsze rozwiązania do zakupów SaaS. Kompleksowa platforma zarządzania projektami ClickUp została zaprojektowana tak, aby można ją było dostosować do każdego potrzebnego procesu, w tym zakupów SaaS.

Zarządzaj zadaniami, śledź postępy i bądź zorganizowany dzięki rozwiązaniom ClickUp dla zamówień SaaS. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .