Jeśli zapytasz specjalistę ds. zakupów o jego życie zawodowe - zaoferuje on widok na swój chaotyczny świat. Menedżerowie ds. zaopatrzenia zawsze balansują między kilkoma priorytetami jednocześnie.
Z jednej strony, mają oni presję ze strony różnych wewnętrznych interesariuszy, aby pozyskiwać materiały i wdrażać dostawców w celu zapewnienia terminowych dostaw i usług wysokiej jakości.
Do tego dochodzi presja związana z zapewnieniem, że wszystkie zakupy odbywają się w ramach rygorystycznych budżetów. Funkcja zaopatrzenia jest również naznaczona wyzwaniami związanymi z łańcuchem dostaw, w tym uzyskaniem rozsądnych ocen, wysokiej jakości dostaw i terminowych płatności od dostawców.
Dlaczego specjaliści ds. zaopatrzenia stoją przed wyzwaniami? Jakie są najczęstsze wyzwania związane z zaopatrzeniem? W jaki sposób technologia pomoże rozwiązać wyzwania związane z zaopatrzeniem?
W tym wpisie na blogu szczegółowo przeanalizujemy te obszary, a także rozwiązania usprawniające zarządzanie łańcuchem dostaw oraz proces zaopatrzenia .
Zrozumienie wyzwań związanych z zamówieniami
Zanim przejdziemy do kluczowych wyzwań nękających zespoły zakupowe, przeanalizujmy, dlaczego funkcja zakupów stoi przed wyzwaniami.
Dział zaopatrzenia był postrzegany jako funkcja administracyjna biznesu, zapewniająca dostępność wysokiej jakości materiałów we właściwym czasie. Jednak od 2000 roku rola zaopatrzenia uległa dalszemu rozszerzeniu, obejmując strategiczne obawy organizacji.
Obecnie specjaliści ds. zaopatrzenia są odpowiedzialni za opracowywanie strategii, które pozytywnie wpływają na wyniki finansowe Businessu. Muszą również optymalizować codzienne działania, takie jak zarządzanie zamówieniami zakupu i dostawcami oraz przeprowadzanie kontroli zgodności.
Zarządzanie dostawcami i sprzedawcami, łańcuch dostaw, optymalizacja kosztów i ograniczanie ryzyka to dodatkowe obowiązki współczesnego kierownika ds. zaopatrzenia.
Jednak ryzyko rynkowe, krytyczne niedobory surowców, niestabilne problemy w globalnym handlu i samozadowolenie liderów Businessu z nowych technologii doprowadzają dział zakupów na skraj załamania.
8 najczęstszych wyzwań w obszarze zakupów
Ekspansywny charakter procesu zaopatrzenia naraża go na różne zagrożenia i wyzwania. Najczęstsze wyzwania związane z zakupami to:
Rosnąca inflacja
Rosnące koszty surowców spędzają sen z powiek specjalistom ds. zaopatrzenia. Czynniki takie jak zakłócenia w łańcuchu dostaw, ryzyko dostaw, wąskie rynki pracy i niesprzyjająca polityka gospodarcza spowodowały wzrost kosztów.
COVID-19 i trwające wojny to dwa główne czynniki wpływające na wzrost kosztów materiałów. Okresowe blokady utrzymywały niską wydajność, zwiększając lukę między popytem a podażą, co ostatecznie doprowadziło do wzrostu cen.
Rosja i Ukraina są kluczowymi eksporterami energii, ale ze względu na konflikt, produkcja jest niska, co wywiera dalszą presję na zespoły zaopatrzeniowe, aby organizowały niezbędne zasoby po wyższych cenach. Po inwazji ceny energii wzrosły o 20% przez pięć miesięcy .
Menedżerowie ds. zakupów potrzebują pomocy w utrzymaniu opłacalnych strategii zakupowych ze względu na szybko rosnące ceny. To sprawia, że rosnąca inflacja jest jednym z największych wyzwań zakupowych w 2024 r., z którymi muszą się zmierzyć liderzy Businessu.
Niedobór talentów
Istotnym wyzwaniem, przed którym stoją firmy, jest potrzeba większej liczby wykwalifikowanych specjalistów w funkcji zaopatrzenia i branży łańcucha dostaw. Wielka rezygnacja , która wpłynęła przede wszystkim na rynek amerykański, a następujące po niej wiatry przypominające recesję doprowadziły rynek pracy do zawrotów głowy.
Firmy zmuszają obecnych pracowników do zrobienia więcej za mniej, aby wypełnić próżnię. Obecny personel jest zatem przepracowany i stale się wypala. Wydajność jest najniższa w historii, a absencja pracowników rośnie, co dodatkowo komplikuje strategię zaopatrzenia.
W 2024 roku liderzy działów zakupów muszą zidentyfikować nieefektywne procesy, które pochłaniają czas i energię pracowników oraz znaleźć sposoby na ich automatyzację.
Zarządzanie umowami
Zarządzanie umowami to podstawa utrzymywania relacji z dostawcami. Chociaż umowa jest dokumentem prawnym, który oznacza początek nowych relacji z dostawcą, jej cele są znacznie szersze.
Celem jest umożliwienie firmie dostarczania produktów po konkurencyjnej cenie. Umowa zapewnia stabilną i wysokiej jakości dostawę materiałów oraz ogólną opłacalność transakcji.
Jednak większość teamów zakupowych nie może w pełni wykorzystać swojego potencjału ze względu na długi czas realizacji, ręczne procesy, problemy związane z dostawcami, brak komunikacji i koordynacji oraz utracone kontrakty.
Skutkuje to niewykorzystanymi szansami na oszczędności, ryzykiem niezgodności z przepisami, trudnymi relacjami z dostawcami i słabym procesem decyzyjnym. Firmy potrzebują wydajnego systemu zaopatrzenia w celu automatyzacji i centralizacji procesu zarządzania łańcuchem dostaw.
Niedokładne dane
W większości firm, Teams ds. zaopatrzenia zarządzają wprowadzanie danych ręcznie. Wprowadzają dane w arkuszach kalkulacyjnych i starszych wersjach systemów z ograniczoną automatyzacją i możliwościami analitycznymi. Ponieważ dane są przetwarzane ręcznie, są one przede wszystkim niespójne i podatne na błędy ludzkie.
Konsekwencją złej jakości bazy danych jest słabe i powolne podejmowanie decyzji. Firmy tracą kluczowe możliwości i narażają się na niepożądane ryzyko, takie jak zamawianie nadmiernych zapasów z powodu rozbieżności w danych dotyczących poziomu zapasów.
Z drugiej strony, dokładne i wiarygodne dane pozwalają liderom zaopatrzenia podejmować rozsądne decyzje i uzyskać widoczność procesów zakupowych.
Uzyskują oni wgląd w czasie rzeczywistym i dokładne dane na temat wzorców popytu, ryzyka rynkowego, wymagań dotyczących dostaw i kluczowych wskaźników wydajności specyficznych dla dostawcy, takich jak czas realizacji i zwrot z inwestycji.
Dział zaopatrzenia w szybko rozwijających się firmach powinien rozważyć zastosowanie scentralizowanego rozwiązania do automatyzacji gromadzenia i analizy danych, aby ułatwić sobie pracę i audyty finansowe.
Brak komunikacji wewnętrznej
Słaba komunikacja wewnętrzna jest jednym z najbardziej zaskakujących wyzwań w zakupach, ponieważ otwarcie zaprzecza oczekiwaniom wyższego kierownictwa od zespołu ds. zakupów, który przyjmuje rolę strategicznych liderów.
Zespół ds. zaopatrzenia pracuje niezależnie, dlatego też jest on przede wszystkim zależny od zasobów innych zespołów, takich jak informacje finansowe i współpraca międzyfunkcyjna.
Jednak informacje te mogą do nich dotrzeć, gdy istnieje solidna sieć komunikacji wewnętrznej.
Jednym z krytycznych wyzwań stojących przed zespołem zakupowym jest to, że pracuje on w silosie; nie jest świadomy strategii całej organizacji i ma ograniczone zrozumienie przyszłych wymagań.
Brak technologii spowalnia kluczowe procesy, ponieważ wprowadzanie danych odbywa się ręcznie i jest zdezorganizowane. Zmniejsza to również zdolność do rozwiązywania bieżących problemów i czyni biznes bardziej podatnym na ryzyko. System techniczny jest niezbędny, aby firma mogła dostosować się do zmieniających się warunków biznesowych i sprostać wyzwaniom związanym z zaopatrzeniem.
Zarządzanie ryzykiem
Teams zakupowe osiągają najlepsze wyniki, gdy istnieją silne podstawy do zarządzania ryzykiem. Zakupy to długi proces, na który wpływ ma kilka czynników wewnętrznych i zewnętrznych.
Czynniki te prowadzą również do ryzyka wewnętrznego, takiego jak zachowanie pracowników i ryzyka zewnętrznego, które jest trudniejsze do kontrolowania, takiego jak wydarzenia globalne.
Jednak poniższe ryzyka znajdują się na szczycie listy menedżera ds. zaopatrzenia w zakresie zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw:
Niestabilność cen
Obecnie rynek łańcucha dostaw jest niestabilny. Ciągłe zmiany cen zwiększają koszty zaopatrzenia. Ponieważ dostawcy żądają więcej pieniędzy, posiadanie elastycznego budżetu jest niezbędne, aby uniknąć braków w zapasach.
Zakłócenie łańcucha dostaw
Łańcuchy dostaw mogą zostać niespodziewanie zakłócone przez takie czynniki jak wojna, problemy polityczne i klęski żywiołowe. Największym wyzwaniem w tym przypadku jest pozyskanie materiałów od innego dostawcy w jedenastej godzinie. Kluczem jest tutaj ustanowienie systemu reagowania, aby skuteczniej zarządzać takimi instancjami, współpracując z ekspertem ds. zaopatrzenia.
Fraud
Proces zakupowy jest podatny na oszustwa z różnych źródeł: pracowników, dostawców lub wykonawców. Oszustwa związane z fakturami zwykle mają miejsce, gdy dostawcy zawyżają koszty, a zespół ds. zakupów zatwierdza je bez weryfikacji. Ustalanie cen to kolejne często spotykane oszustwo, w którym wykonawcy łączą siły, aby podnieść koszty lub zrezygnować z rabatów.
Problemy z dostawcami
Utrzymywanie solidnych i pozytywnych relacji z dostawcami stanowi podstawę rozwiązywania wyzwań związanych z zakupami. Wiele problemów z dostawcami wynika z czynników wewnętrznych, takich jak niejasne specyfikacje i wymagania. Jeśli dostawcy przedstawią swoje oczekiwania, łatwiej będzie zarządzać dostawami wysokiej jakości.
Podobnie, brak należytej staranności w ocenie dostawców w celu zrozumienia ich możliwości i brak zgody na KPI to inne czynniki, które zwiększają napięcia w zarządzaniu relacjami z dostawcami.
Brak technologii
Brak cyfryzacji w procesach zakupowych jest problemem dla firm z solidnymi planami skalowania swoich operacji zakupowych. Dopóki nowe technologie nie staną się integralną częścią codziennych działań, nigdy nie zobaczą pełnego potencjału strategii zakupowej.
Brak technologii spowalnia kluczowe procesy, ponieważ wprowadzanie danych odbywa się ręcznie i jest zdezorganizowane. Zmniejsza to również zdolność do rozwiązywania obecnych problemów i czyni biznes bardziej podatnym na ryzyko. Business potrzebuje systemu technicznego, aby dostosować się do zmieniających się warunków biznesowych.
Rola technologii w rozwiązywaniu wyzwań związanych z zakupami
Technologia odegra kluczową rolę w pokonywaniu największych wyzwań związanych z zaopatrzeniem w firmach. Oto kilka obszarów, które przejdą największą transformację dzięki cyfryzacji:
Automatyzacja procesów
Technologia przyniesie najbardziej widoczną zmianę poprzez automatyzację zadań o niskiej wartości, takich jak wnioski o zakup, zamówienia zakupu i przetwarzanie faktur. Jednocześnie, wraz z automatyzacją, zmniejszają się błędy ludzkie.
Dzięki temu menedżerowie ds. zaopatrzenia będą mogli skupić się na krytycznych zadaniach na poziomie strategii, takich jak planowanie nowych inicjatyw strategicznych, opracowywanie pomysłów na negocjacje z dostawcami i zarządzanie dostawcami.
Wprowadzenie systemu e-zamówień
Systemy e-zamówień to oprogramowanie do zarządzania zamówieniami które zapewnia automatyzację całego procesu zaopatrzenia, począwszy od Zapytanie ofertowe (RFQ) do płatności. Odgrywają one również znaczącą rolę w egzekwowaniu zasad i zapewnianiu większej przejrzystości. Oprogramowanie centralizuje wszystkie wewnętrzne dane i narzędzia dotyczące zamówień, wyraźnie pokazując, gdzie wymagane jest monitorowanie.
z szablon zapytania ofertowegoClickUp , możesz skutecznie komunikować się z dostawcami_
Zaawansowana analityka i raportowanie
Cyfrowa transformacja zapewni firmom bardzo potrzebny dostęp do głębszego wglądu w dane dotyczące zaopatrzenia. Dzięki zaawansowanym możliwościom analitycznym zespół ds. zaopatrzenia może analizować duże zbiory danych w celu zidentyfikowania wzorców wydatków i możliwości obniżenia kosztów, aby ocenić wydajność dostawców.
Narzędzia sztucznej inteligencji (AI) jeszcze bardziej ją wzmocnią poprzez prognozę popytu, identyfikację trendów rynkowych i optymalizację strategii zakupowej. Te spostrzeżenia przygotują kierownictwo do większej odporności na zakłócenia w łańcuchu dostaw i odpowiednio dostosują strategię zarządzania zapasami.
Ulepszona współpraca
Centralizacja danych z różnych narzędzi łączy wszystkie Teams. Współpraca w czasie rzeczywistym między wieloma działami nie jest już odległym marzeniem, ponieważ Teams mają dostęp do wszelkiego rodzaju danych dzięki oprogramowaniu do zarządzania zaopatrzeniem.
Oprogramowanie dostosowuje wszystkich do postępów i daje interesariuszom widok z lotu ptaka na cały projekt.
Jest to doskonała okazja dla działu zakupów do utrzymania przejrzystości z dostawcami poprzez centralizację informacji o umowach i ocenę ryzyka przy użyciu oprogramowanie do zarządzania dostawcami .
Więcej innowacji
Liderzy zaopatrzenia wreszcie znajdą się w tabeli interesariuszy, aby wnieść swój wkład w strategię firmy poprzez pracę nad pomysłami na innowacje produktowe.
Mogą współpracować z działem badawczo-rozwojowym w celu opracowania planów, takich jak uczynienie procesu zaopatrzenia bardziej zrównoważonym i położenie nacisku na współpracę z dostawcami, którzy dostarczają materiały przyjazne dla środowiska.
Ogólne wskazówki dotyczące pokonywania wyzwań związanych z zakupami dzięki ClickUp
Zakupy to długi proces, a technologia jest odpowiedzią na najbardziej palące wyzwania. Firmy muszą jednak starannie wybrać oprogramowanie, aby usprawnić operacje.
ClickUp to zaawansowane oprogramowanie zakupowe, które wypełnia luki poprzez automatyzację procesów zakupowych. The automatyzacja funkcje są idealnie dopasowane do wymagań teamów zakupowych.
Automatyzacja powtarzalnych zadań w ramach procesu zakupowego za pomocą automatyzacji ClickUp
Istnieją wstępnie zbudowane automatyzacja procesów cykle pracy, które można wybrać i niestandardowo dostosować do wymagań. Śledzenie zamówień przypisanych do członków zespołu i aktualizacji statusu.
ClickUp integruje się z istniejącymi narzędziami, takimi jak Slack i Arkusze Google, dając ci możliwość współpracy z zespołem bez przełączania okien i uzyskiwania dostępu do danych w czatach zespołowych. Rozpoczynaj dyskusje z wewnętrznymi interesariuszami, uzyskuj zatwierdzenia i udostępniaj oferty w odpowiednich kanałach.
ClickUp's Szablon zamówień pozwala usprawnić proces zarządzania łańcuchem dostaw. Pozwala łatwo śledzić, zarządzać i monitorować wszystkie działania, takie jak zapytania od interesariuszy, akceptować propozycje cenowe od sprzedawców i dostawców, a także być na bieżąco z negocjacjami umów i procesami zatwierdzania.
Efektywnie nawiguj po całym procesie zamówień za pomocą tabel, list i dokumentów do różnych celów, korzystając z szablonu zamówień ClickUp
Baza danych bez kodów pomaga wizualizować postęp w jednym miejscu. Zoptymalizuj komunikację i współpracę z dostawcami i członkami Teams, zapewniając uczciwość i przejrzystość.
Istnieją dwa aspekty powodzenia w zarządzaniu łańcuchem dostaw: stworzenie planu działania w zakresie zaopatrzenia i strategii optymalizacji łańcucha dostaw.
Plan działania zapewnia dostawy i usługi na czas i w ramach budżetu.
Strategia pomaga utrzymać dobrą organizację, usprawnić komunikację i wyprzedzić negocjacje.
Strategia Szablon planu działania w zakresie zamówień publicznych ClickUp pomaga do zrobienia tego poprzez:
- Rozplanowanie każdego zadania, przypisanie ich do członków zespołu i dodanie osi czasu
- Nadawanie celom priorytetów w celu ich skutecznej realizacji
- Szybkie i łatwe udostępnianie aktualizacji postępów kierownictwu
Skorzystaj z szablonu planu działania dla zamówień publicznych ClickUp, aby sprawnie poradzić sobie z zadaniami i ustawić skuteczną procedurę zamówień publicznych
Najlepsze jest to, że ClickUp łączy zamówienia, dokumenty, cele, wykresy i wiele innych, dzięki czemu nie tracisz czasu na tasowanie wielu platform, aby zakończyć jedno zadanie.
Na przykład, Widok listy ClickUp jest idealny do procesów zamówień i zarządzania budżetami dzięki niestandardowym polom, etykietom i funkcjom sortowania. Uzyskaj ogólny widok swoich zadań i szybko je sortuj lub filtruj. ClickUp AI automatycznie wypełnia dokumenty i szablony związane z zarządzaniem zakupami, aby zwiększyć wydajność zespołu i ograniczyć błędy ludzkie. Następnie w ciągu kilku sekund przekształca plany zamówień w wykonalne zadania.
Wreszcie, przechowuj całą wewnętrzną i zewnętrzną dokumentację w obszarze roboczym ClickUp i używaj ClickUp jako jednego źródła prawdy dla wszystkich wymagań związanych z zaopatrzeniem.
Gotowy, aby stawić czoła wyzwaniom związanym z zaopatrzeniem? Utwórz darmowe konto ClickUp i zacznij usprawniać swoje procesy zakupowe.