Jak wykorzystać asynchroniczną komunikację wideo do usprawnienia pracy zdalnej

Czy wiesz, że ponad 70% spotkań uniemożliwia pracownikom zakończenie pracy? Dotyczy to zwłaszcza osób pracujących zdalnie.

Chociaż wideokonferencje mogą pomóc w utrzymaniu łączności między zespołami pracującymi zdalnie, muszą być skutecznie zorganizowane, aby uniknąć marnowania czasu i frustracji.

Czy istnieje rozwiązanie, które pozwala na bardziej efektywną komunikację? Oczywiście! Asynchroniczna komunikacja wideo może być właśnie tym, czego szukasz. Takie podejście zapewnia większą kontrolę nad rozmowami i zarządzaniem czasem, minimalizując opóźnienia i poprawiając wydajność.

Chcesz usprawnić komunikację w miejscu pracy? Dowiedz się, jak może w tym pomóc asynchroniczna komunikacja wideo!

Zrozumienie asynchronicznej i synchronicznej komunikacji wideo

Istnieją dwa główne rodzaje komunikacji wideo w zespołach zdalnych: synchroniczna i asynchroniczna.

Synchroniczna komunikacja wideo to wymiana obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między dwiema lub więcej osobami. Jest to jak rozmowa twarzą w twarz, ale w wirtualnej rzeczywistości. Pomyśl o platformach do wideokonferencji, takich jak Zoom lub Google Meet — wszyscy są online i komunikują się w tym samym czasie. Jest to niezbędne do współpracy w czasie rzeczywistym, burzy mózgów i szybkiego podejmowania decyzji.

Natomiast komunikacja wideo asynchroniczna polega na wymianie wcześniej nagranych wiadomości wideo zamiast rozmów wideo na żywo. Są to informacje wideo udostępniane na żądanie, które odbiorcy mogą przeglądać w dogodnym dla siebie czasie.

W przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej, która wymaga jednoczesnej obecności wszystkich stron, asynchroniczne wiadomości wideo nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Zasadniczo pozostawiasz wiadomość wideo, do której można uzyskać dostęp i obejrzeć ją później, łącząc wygodę czatu z efektywnością rozmów wideo.

Blog Remote dobrze opisuje pracę asynchroniczną:

Praca asynchroniczna to prosta koncepcja: zrób tyle, ile możesz, korzystając z dostępnych zasobów, udokumentuj wszystko, przenieś własność projektu na następną osobę, a następnie zacznij pracować nad czymś innym.

Synchroniczne czy asynchroniczne? Obie metody sprawdzają się w pracy zdalnej, ale asynchroniczna komunikacja wideo może otworzyć nowe możliwości. Znalezienie odpowiedniej równowagi między synchroniczną i asynchroniczną komunikacją wideo jest kluczem do maksymalizacji wydajności i zaangażowania zespołu w środowiskach pracy zdalnej.

Różnice i porównania między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną

Przyjrzyjmy się różnicom między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną oraz temu, jak wpływają one na sposób, w jaki łączymy się i współpracujemy.

Korzyści z korzystania z asynchronicznej komunikacji wideo

W odpowiedzi na ten trend firmy poszukują bardziej wydajnych form komunikacji, aby zaangażować pracowników zdalnych.

Chociaż komunikacja twarzą w twarz jest cenna, organizowanie wideokonferencji dostosowanych do harmonogramów wszystkich uczestników każdej dyskusji lub ogłoszenia nie zawsze jest możliwe. Jednak sygnały niewerbalne mają wpływ na interpretację przekazu, więc całkowita rezygnacja z interakcji twarzą w twarz również nie jest idealnym rozwiązaniem.

Oto kilka zalet komunikacji asynchronicznej:

1. Uproszczenie współpracy między strefami czasowymi

Planowanie spotkań na żywo dla zespołów w różnych strefach czasowych jest trudnym zadaniem. Spotkania asynchroniczne umożliwiają zespołom płynną komunikację bez konieczności koordynowania napiętych harmonogramów i różnych godzin pracy.

2. Zwiększa elastyczność

Elastyczne warunki pracy zapewniają większą elastyczność i kontrolę nad harmonogramem. Jednak dzień wypełniony obowiązkowymi spotkaniami może ograniczyć Twoją zdolność do zorganizowania dnia pracy. Wideo asynchroniczne może zmniejszyć liczbę spotkań, dając Ci większą kontrolę nad dniem i pozwalając skupić się na zadaniach.

3. Zwiększa wydajność

Spotkania asynchroniczne pozwalają na konsumpcję treści wideo w dogodnym dla Ciebie czasie.

Na przykład, jeśli jesteś najbardziej produktywny rano, możesz obejrzeć wideo i przekazać informacje zwrotne, gdy jesteś najbardziej skupiony, zamiast zmagać się z tym pod koniec dnia.

4. Umożliwia łatwe odniesienie

Możesz wstrzymać spotkania asynchroniczne, aby zrobić przerwę, sporządzić szczegółowe notatki lub przejść do odpowiednich fragmentów wideo.

Ułatwia to odniesienie się do ważnych informacji lub przejrzenie fragmentów, które budzą wątpliwości.

5. Zapewnia bezpieczeństwo

Na szczęście większość nowoczesnych narzędzi do komunikacji asynchronicznej ma wbudowane funkcje bezpieczeństwa, które chronią dane i interakcje.

Często do uzyskania dostępu do nagrania wideo lub ograniczenia dostępu do określonych członków zespołu w celu zapewnienia bezpieczeństwa poufnych danych wymagane jest hasło.

6. Wsparcie zdrowia psychicznego

Praca asynchroniczna zmniejsza stres, umożliwiając wyznaczenie granic, lepsze przetwarzanie informacji i priorytetowe traktowanie zdrowia psychicznego.

Tworzy to środowisko sprzyjające głębokiej, nieprzerwanej pracy, poprawiając ogólne samopoczucie.

10 strategii i najlepszych praktyk w zakresie asynchronicznej komunikacji wideo

Głównym celem komunikacji biznesowej jest stworzenie platformy, która zapewnia wszystkim dostęp do informacji i zachęca do swobodnej wymiany informacji.

Jednak zarządzanie zespołami rozproszonymi stanowi wyzwanie, zwłaszcza przy wdrażaniu skutecznych metod komunikacji asynchronicznej, które uwzględniają różne strefy czasowe i harmonogramy.

Oto 10 strategii i najlepszych praktyk dotyczących asynchronicznej komunikacji wideo:

1. Skorzystaj z narzędzia do komunikacji wideo

Aby osiągnąć doskonałość w komunikacji asynchronicznej, potrzebujesz narzędzia zaprojektowanego z myślą o zwiększeniu przejrzystości i wydajności. Skorzystaj z potężnego oprogramowania do współpracy, takiego jak ClickUp, aby zapewnić przejrzystość swoim zespołom zdalnym i hybrydowym.

Jako kompleksowa platforma do zarządzania projektami, ClickUp jest dostosowana do potrzeb różnych branż i zastosowań. Niezależnie od tego, czy Twój zespół potrzebuje pomocy w zarządzaniu produktami, czy kampaniami marketingowymi, ClickUp pomaga konsolidować pracę, upraszczać komunikację i płynnie zarządzać zadaniami. Oto kilka funkcji ClickUp, które mogą ułatwić Ci komunikację asynchroniczną:

Clipy ClickUp

Musisz przekazać złożone instrukcje lub szczegółowe informacje zwrotne? Funkcja ClickUp Clips jest właśnie dla Ciebie!

To wbudowane narzędzie do nagrywania ekranu pozwala jasno przekazać wiadomość poprzez udostępnianie nagrań ekranu, eliminując potrzebę długich łańcuchów e-maili lub osobistych spotkań. Jest idealne do demonstrowania procesów, wyjaśniania zadań i podkreślania konkretnych problemów.

Łącząc Clips z ClickUp Brain, wbudowanym asystentem AI ClickUp, możesz również:

Ułatwia to przeglądanie i odwoływanie się do ważnych punktów bez konieczności oglądania całego wideo.

Aby zapewnić bardziej interaktywną komunikację wraz z nagraniami ekranu, ClickUp płynnie integruje się z widokiem czatu ClickUp, który został zaprojektowany specjalnie do pracy asynchronicznej. Nie musisz przechodzić przez skomplikowane procedury, aby znaleźć wiadomości, i możesz łatwo przeglądać je oraz podejmować działania we własnym tempie.

ClickUp oferuje inne zaawansowane funkcje asynchronicznej współpracy cyfrowej, które uzupełniają Clips, takie jak zadania ClickUp, które obejmują zagnieżdżone komentarze umożliwiające zespołom omawianie pomysłów.

Rozszerzenie ClickUp dla Chrome

Ta funkcja rejestratora ekranu jest dostępna za pośrednictwem rozszerzenia ClickUp dla przeglądarki Chrome, co pozwala na wygodne przechwytywanie wiadomości i materiału produkcyjnego bez konieczności przełączania się między platformami. Ta płynna integracja pomaga utrzymać przepływ i ciągłość pracy, zapewniając scentralizowany dostęp do wszystkich komunikatów.

ClickUp Brain

ClickUp Brain może pełnić funkcję menedżera wiedzy AI, menedżera projektów AI i asystenta pisania, w zależności od potrzeb. Może znacznie pomóc w komunikacji asynchronicznej, podsumowując spotkania i wątki wiadomości. Na przykład tradycyjne spotkania stand-up mogą zakłócać skupienie podczas pracy. ClickUp Brain oferuje rozwiązanie umożliwiające szybkie aktualizowanie informacji w zespole bez utraty wydajności.

Trzy szybkie wskazówki dotyczące wdrażania komunikacji asynchronicznej

Takie podejście sprzyja skupieniu się na pracy i pozwala członkom zespołu lepiej zorganizować dzień pracy.

ClickUp został zaprojektowany, aby wspierać zespoły pracujące razem w czasie rzeczywistym lub komunikujące się asynchronicznie, zapewniając zaspokojenie wszystkich potrzeb komunikacyjnych w ramach jednej platformy.

2. Szkolenia

Wprowadzenie komunikacji asynchronicznej często oznacza wdrożenie nowych narzędzi, takich jak ClickUp, w miejscu pracy. Nie należy zakładać, że członkowie zespołu znają już te narzędzia, zwłaszcza jeśli chodzi o ich najskuteczniejsze wykorzystanie.

Zapewnienie materiałów szkoleniowych, takich jak dokumenty i filmy wideo, oraz wyznaczenie jasnego punktu kontaktowego w razie pytań może pomóc w płynnym wdrożeniu rozwiązania.

Użyj ClickUp Docs do tworzenia materiałów szkoleniowych. Stwórz dokument szkoleniowy, dodaj obrazy, a nawet wypunktowaną listę kluczowych informacji. ClickUp Docs pozwala nawet nagrywać wideo bezpośrednio w dokumencie za pomocą ClickUp Clips!

Gdy dokument szkoleniowy jest gotowy, udostępnianie jest łatwe. Ustaw uprawnienia, aby dostęp miały odpowiednie osoby, lub jeśli jest to wiedza ogólnodostępna, udostępnij dokument wszystkim za pomocą linku. Teraz uczestnicy szkolenia mogą uczyć się we własnym tempie.

3. Określ jasne cele

Przed utworzeniem wideo asynchronicznego należy określić jego cel i zamierzone rezultaty. Niezależnie od tego, czy chodzi o informowanie, edukowanie czy przekonywanie, jasno określony cel będzie wytyczał kierunek treści i zapewni jej trafność dla odbiorców.

Na przykład, jeśli tworzysz film szkoleniowy dla nowych pracowników, Twoim celem może być zapoznanie ich z kulturą i polityką firmy.

4. Ustal wytyczne dotyczące technologii

Wdrożenie podstawowych zasad dotyczących korzystania z technologii w miejscu pracy, w tym wytycznych dotyczących kanałów komunikacji asynchronicznej, to świetny pomysł. Ponieważ wiele osób korzysta z urządzeń osobistych, aby uzyskać dostęp do tych kanałów, konieczne może być wprowadzenie nowych środków bezpieczeństwa, takich jak VPN, w celu ochrony danych firmy.

Zdecyduj, co chcesz traktować priorytetowo w asynchronicznych wiadomościach wideo i wiadomościach błyskawicznych, ponieważ nie wszystkie wiadomości mogą być zawsze asynchroniczne.

Możesz na przykład zdecydować, że wszystkie nowe wiadomości powinny być załatwione do końca następnego dnia roboczego. Być może możesz utworzyć wirtualny kanał Slack do dyskusji na tematy niezwiązane z pracą!

5. Praktykuj przejrzystą komunikację

Zaufanie może się zmniejszyć, gdy komunikacja przenosi się głównie na kanały asynchroniczne, szczególnie jeśli członkowie zespołu pracują zdalnie. Kultywuj kulturę radykalnej przejrzystości, zapewniając wszystkim członkom zespołu otwartą i szczerą komunikację.

Wyobraź sobie na przykład, że zarządzasz projektem z zespołem rozproszonym. Zamiast udostępniać aktualizacje tylko podczas zaplanowanych spotkań, możesz użyć wspólnego dokumentu ClickUp, aby prowadzić dziennik projektu.

Regularnie aktualizuj ten dziennik, opisując postępy, wyzwania i kolejne kroki. Zachęcaj członków zespołu do dodawania swoich uwag, przemyśleń i opinii. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco informowani o statusie projektu, podjętych decyzjach i napotkanych przeszkodach, co sprzyja budowaniu zaufania i współpracy.

6. Zachowaj zwięzłość

W środowisku cyfrowym uwaga odbiorców jest krótka. Wideo powinny być zwięzłe i konkretne, skupiające się na kluczowym przekazie lub informacji, którą chcesz przekazać.

Unikaj zbędnych szczegółów i długich wyjaśnień. Jeśli na przykład tworzysz film demonstracyjny produktu, skup się na podkreśleniu kluczowych funkcji i zalet, zamiast wchodzić w szczegóły dotyczące każdego aspektu produktu.

7. Poproś o opinię

Zachęć członków swojego zespołu do wypróbowania nowych narzędzi i przekazywania opinii. Rzeczywistość może znacznie różnić się od tego, jak postrzegasz sytuację jako lider lub menedżer.

Zachęć ich również do podzielenia się swoimi opiniami na temat komunikacji w miejscu pracy i cyklu pracy nad projektami oraz do zaproponowania sposobów jej ulepszenia. Jeśli chcesz uzyskać informacje zwrotne za pomocą asynchronicznych filmów, przydatne może okazać się narzędzie ClickUp Proofing. Umożliwia ono dodawanie adnotacji do obrazów, filmów i plików PDF oraz tworzenie przestrzeni na szczegółowe opinie.

Oto, jak pomaga ClickUp Proofing:

8. Nie unikaj nadmiernej komunikacji

Ponieważ odbiorcy mogą zapoznać się z wiadomościami w dogodnym dla siebie czasie, przekazanie wszystkich niezbędnych informacji z góry pomaga zapewnić jasność i ograniczyć potrzebę zadawania dodatkowych pytań.

Nadmierna komunikacja w tym kontekście może być korzystna, ponieważ pozwala odbiorcom w pełni zrozumieć przekaz i bez opóźnień podjąć niezbędne działania. Takie podejście zapewnia wydajność i skuteczność komunikacji asynchronicznej, przyczyniając się do usprawnienia cyklu pracy i lepszej współpracy.

9. Zachowaj profesjonalny ton

Mimo że komunikacja asynchroniczna jest bardziej elastyczna, zachowaj profesjonalizm w swoich wideo. Ubierz się odpowiednio i mów wyraźnie oraz pewnie. Unikaj slangu i nieformalnego języka, chyba że jest to odpowiednie dla odbiorców.

10. Nie zamieniaj komunikacji asynchronicznej w synchroniczną

Komunikacja asynchroniczna powinna pozostać asynchroniczna! Na przykład, jeśli zaczniesz szybko wymieniać e-maile z kolegą, w zasadzie używasz poczty elektronicznej w sposób synchroniczny, ustanawiając precedens dla przyszłych interakcji.

Brak jasnych wytycznych może zatarć granice i spowodować niejasność oczekiwań dotyczących komunikacji. Zachowanie asynchronicznej natury komunikacji jest ważne dla zapewnienia zrozumienia i przestrzegania uzgodnionych osi czasu przez wszystkich.

Mamy nadzieję, że te wskazówki dotyczące pracy w domu i najlepsze praktyki w zakresie asynchronicznej komunikacji wideo pomogą Ci zwiększyć wydajność i poprawić współpracę w Twoim miejscu pracy.

Wdrażając te strategie, możesz korzystać z narzędzi komunikacji asynchronicznej, takich jak ClickUp, aby uprościć cykle pracy, poprawić komunikację w zespole i skuteczniej osiągać cele.

Potencjalne zagrożenia i sposoby ich ograniczania

Niewątpliwie narzędzia wideo działające w trybie asynchronicznym zapewniają elastyczność i wygodę współpracy zdalnej.

Jednak korzyści te wiążą się z potencjalnymi zagrożeniami, które należy uwzględnić, aby zapewnić płynną i bezpieczną współpracę.

Przyjrzyjmy się niektórym z tych zagrożeń i zastanówmy się, jak je ograniczyć.

Analiza problemu "zoombombingu" podczas synchronicznych rozmów wideo

Zanim przejdziemy dalej, musimy zrozumieć, czym jest zoombombing!

Zoombombing oznacza nieuprawnione wtargnięcie do spotkania wideo lub telekonferencji. Chociaż asynchroniczna komunikacja wideo zazwyczaj nie jest narażona na to konkretne ryzyko, mogą wystąpić inne formy nieuprawnionego dostępu lub naruszenia danych.

Aby zapobiec takim naruszeniom, upewnij się, że wybrana platforma oferuje solidne funkcje bezpieczeństwa. Rozważ zastosowanie kompleksowego szyfrowania, wymagania silnych haseł i wdrożenie kontroli dostępu. Poinformuj swój zespół o znaczeniu bezpiecznych praktyk komunikacyjnych i aktualizuj protokoły bezpieczeństwa.

Znaczenie bezpieczeństwa danych i prywatności w komunikacji wideo

Bezpieczeństwo danych i prywatność, w tym narzędzia do asynchronicznej komunikacji wideo, są ważne w każdej komunikacji.

Aby chronić poufne informacje, używaj platformy zgodnej z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO lub CCPA. Szyfruj pliki wideo podczas przechowywania i przesyłania oraz ogranicz dostęp wyłącznie do upoważnionego personelu.

Ponadto należy regularnie przeglądać i aktualizować środki bezpieczeństwa, aby uniknąć potencjalnych zagrożeń.

Jeśli korzystasz już z ClickUp w swoim miejscu pracy, dodaj warstwę współpracy, wybierając integrację ClickUp z Zoom, aby organizować spotkania w ramach ClickUp.

Ta integracja może zwiększyć bezpieczeństwo na kilka sposobów:

Postępując zgodnie z tymi środkami bezpieczeństwa i wskazówkami dotyczącymi Zoom, możesz ułatwić sobie i swojemu zespołowi pracę zdalną oraz zwiększyć jej bezpieczeństwo.

Rozpocznij asynchroniczną komunikację wideo za pomocą ClickUp

Chociaż komunikacja synchroniczna może być uważana za "normę", istnieje lepszy sposób!

Komunikacja asynchroniczna zapewnia większą elastyczność i może zmniejszyć stres pracowników. Pomaga również w osiągnięciu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym przez pracowników zdalnych, zmniejszając presję związaną z koniecznością pozostawania w stałym kontakcie.

A jeśli chcesz zoptymalizować komunikację asynchroniczną, dlaczego nie skorzystać z ClickUp?

ClickUp oferuje różne funkcje usprawniające współpracę zespołową, w tym zarządzanie zadaniami, udostępnianie plików i nagrywanie ekranu. Narzędzia te pomogą Tobie i Twojemu zespołowi zachować porządek, komunikować się we własnym tempie i skuteczniej osiągać cele w środowisku pracy zdalnej.

Wypróbuj ClickUp za darmo, aby zwiększyć wydajność i zaoszczędzić cenny czas swojego zespołu!

Często zadawane pytania (FAQ)

Jaka jest różnica między wideo asynchronicznym a synchronicznym?

Wideo asynchroniczne obejmuje wcześniej nagraną treść, którą widzowie mogą oglądać we własnym tempie, np. nagrane wykłady, filmy szkoleniowe i webinaria na żądanie. Z kolei wideo synchroniczne odnosi się do interakcji wideo na żywo, w czasie rzeczywistym, w których uczestnicy komunikują się ze sobą jednocześnie, w tym wideokonferencje, transmisje na żywo i wirtualne spotkania.

Czym jest asynchroniczna komunikacja wideo?

Asynchroniczna komunikacja wideo odnosi się do wymiany wcześniej nagranych treści lub asynchronicznych wiadomości wideo, które można oglądać w różnym czasie. Dzięki temu uczestnicy mogą odpowiadać i angażować się w treść w zależności od swojej dostępności.

Co oznacza synchroniczne wideo?

Wideo synchroniczne odnosi się do interakcji na żywo, w których uczestnicy prowadzą rozmowy wideo w czasie rzeczywistym. Obejmuje to wideokonferencje, transmisje na żywo i wirtualne spotkania, podczas których uczestnicy mogą komunikować się natychmiastowo.

Czy rozmowy wideo są asynchroniczne?

Nie, rozmowy wideo są synchroniczne. Obejmują one komunikację w czasie rzeczywistym za pośrednictwem ekranu komputera lub innych urządzeń mobilnych, dzięki czemu uczestnicy mogą się natychmiast widzieć i słyszeć, podobnie jak podczas interakcji twarzą w twarz.

Co oznacza termin "synchroniczny"?

Termin "synchroniczny" odnosi się do wydarzeń lub procesów, które zachodzą jednocześnie lub w czasie rzeczywistym. W kontekście komunikacji wideo synchroniczne interakcje obejmują rozmowy wideo między uczestnikami, takie jak rozmowy Zoom.