Powodzenie organizacji jest wprost proporcjonalne do wydajności jej pracowników i efektywności procesów.
Niestety, utrzymanie wysokiej wydajności pracowników to ciągła walka w większości miejsc pracy. Jednym z powodów jest brak podręcznika motywowania pracowników i zwiększania ich wydajności.
Każdy mały aspekt odgrywa ogromną rolę w wydajności pracowników, od strategicznych praktyk komunikacyjnych po wybór odpowiedniej technologii i włączenie zdrowia i dobrego samopoczucia.
Jednocześnie nie jest rolą jednego działu - a mianowicie działu zasobów ludzkich - wdrażanie strategii wydajności i zaangażowania pracowników. Kluczową rolę odgrywa tu kadra kierownicza, menedżerowie, członkowie teamów i współpracownicy.
Przeanalizujmy czynniki wpływające na wydajność, takie jak komunikacja, przywództwo, zdrowie i dobre samopoczucie oraz szkolenia i rozwój.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak stworzyć pozytywne środowisko pracy, które maksymalizuje potencjał pracowników i napędza długoterminowy wzrost.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Wydajność nie jest dziełem przypadku - kształtują ją kluczowe czynniki, które wpływają na sposób pracy pracowników. Oto, co robi największą różnicę:
- Komunikacja i przywództwo - Wyczyszczone oczekiwania i silne wytyczne utrzymują zespoły w zgodzie.
- Technologia - Odpowiednie narzędzia usprawniają cykl pracy i ograniczają marnowanie czasu.
- Zdrowie i dobre samopoczucie - Zrównoważone podejście do życia zawodowego i prywatnego zapobiega wypaleniu zawodowemu.
- Szkolenie i rozwój - Możliwości rozwoju utrzymują zaangażowanie pracowników.
- Środowisko pracy - wspierająca kultura sprzyja skupieniu i współpracy.
- Motywacja i zachęty - Uznanie i nagrody napędzają wydajność.
- Ustawienie celów - Wyczyszczone cele nadają pracownikom kierunek.
- Obciążenie pracą i zarządzanie czasem - Zarządzanie priorytetami pomaga uniknąć stresu.
- Struktura wynagrodzeń - Sprawiedliwe wynagrodzenie zapewnia satysfakcję z pracy.
ClickUp pomaga zespołom zachować wydajność dzięki zaawansowanym narzędziom do zarządzania zadaniami, współpracy i automatyzacji - wszystko w jednym miejscu.
Wartość zaangażowania i wydajności pracowników
Zaangażowanie pracowników odnosi się do ich poświęcenia i entuzjazmu dla wykonywanej pracy. Zaangażowani pracownicy są zaangażowani w powodzenie swojej firmy i chętniej wykraczają poza zakres swoich obowiązków. Wynikiem tego jest zwiększona wydajność w miejscu pracy.
Pracownicy niezaangażowani - cisi rezygnanci - nie mają emocjonalnego połączenia ze swoim miejscem pracy. Mogą nie podejmować żadnej inicjatywy, nie inwestować w firmę ani swój rozwój, a nawet wycofywać się z komunikacji lub często narzekać na pracę.
Oto kilka odsetkowych danych z raportu Gallupa na temat zaangażowania pracowników. Businessy z wyższym odsetkiem zaangażowanych pracowników to
- 18% większa wydajność
- 10% więcej zainwestowane w zaangażowanie klientów
- 23% większa rentowność
Ten raport pokazuje bezpośrednią korelację między zaangażowaniem pracowników a wydajnością w miejscu pracy i jak przynosi to pozytywne wyniki, takie jak rentowność i lepsze zaangażowanie klientów.
Jednak ten sam raport stwierdza również, że prawie jeden na dwóch pracowników w Stanach Zjednoczonych był aktywnie niezaangażowany w 2023 r. Niektóre przyczyny braku zaangażowania pracowników w pracy mogą obejmować:
- Złe zarządzanie: Mikrozarządzanie, brak jasnych oczekiwań i brak konstruktywnej informacji zwrotnej
- Brak uznania: Pracownicy, którzy czują, że ich ciężka praca pozostaje niezauważona, są mniej skłonni do zaangażowania.
- Przeciążenie lub niedociążenie pracą: Poczucie ciągłego przytłoczenia lub brak wystarczającej liczby ambitnych zadań mogą prowadzić do braku zaangażowania (i wypalenia zawodowego)
- Brak możliwości rozwoju: Pracownicy, którzy czują, że utknęli w ślepym zaułku bez szans na awans, są bardziej skłonni do wycofania się z pracy
Rozwiązanie tych problemów może pomóc firmom stworzyć pozytywne środowisko pracy, prowadzące do zaangażowania i wydajności pracowników.
10 czynników wpływających na wydajność
Na wydajność pracowników wpływa wiele czynników - zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych w stosunku do organizacji. Oto kilka kluczowych aspektów organizacyjnych, które wpływają na wydajność pracowników.
1. Komunikacja
Kultura komunikacji w organizacji może znacząco wpływać na poziom wydajności pracowników. Na przykład, Teams, którzy mają wiele spotkań lub oczekuje się od nich natychmiastowej odpowiedzi na wiadomości, mogą spędzać znacznie więcej czasu na komunikowaniu się z różnymi osobami niż na zrobieniu tego, co do nich należy.
Jednocześnie niewystarczająca komunikacja może również negatywnie wpłynąć na wydajność zespołu. Mogą oni nie mieć odpowiednich informacji, aby kontynuować swoją pracę lub mogą być zmuszeni do długiego oczekiwania na odpowiedzi od członków zespołu.
Dlatego właśnie musisz zrównoważyć komunikację w czasie rzeczywistym i komunikację asynchroniczną dla swojego zespołu, aby zwiększyć wydajność.
Oto jak możesz to zrobić:
Stwórz dokument "jak pracujemy
Księga kultury firmy powinna zawierać wytyczne dotyczące komunikacji w miejscu pracy i zawierać takie informacje, jak częstotliwość spotkań dotyczących aktualizacji projektów, dni bez spotkań, kiedy należy zarezerwować rozmowę telefoniczną i kiedy komunikować się asynchronicznie.
Możesz użyć narzędzia takiego jak ClickUp Docs do tworzenia i hostowania tych dokumentów lub nawet dodać je jako sekcję do wiki onboardingowej, aby nowi pracownicy wiedzieli, jak się komunikować.
Wybierz odpowiednie narzędzia
Wybór odpowiednich narzędzi do wsparcia zróżnicowanych wymagań zespołu jest równie ważny, jak stworzenie strategii komunikacji.
Korzystaj z narzędzi synchronicznych i asynchronicznych, takich jak oprogramowanie do wideokonferencji, czat wewnętrzny i nagrania wideo.
Jednocześnie ważne jest, aby nie przytłaczać pracowników wieloma narzędziami. Sugerujemy ograniczenie stosu technologicznego do maksymalnie 3-4 narzędzi lub, jeszcze lepiej, narzędzia typu "wszystko w jednym".
Jednym ze sposobów do zrobienia tego jest wybranie jednego narzędzia, które oferuje wiele metod komunikacji.
Dzięki ClickUp możesz na przykład:
- Skorzystaj z funkcji etykiet i komentarzy w zadaniach ClickUp, aby śledzić postępy w projekcie lub zająć się wąskimi gardłami
- Inicjuj bezpośrednie i grupowe czaty z kluczowymi interesariuszami w celu prowadzenia kontekstowych lub pogłębionych, ale asynchronicznych rozmów za pomocą widoku ClickUp Chat
- Współpracuj nad dokumentami za pomocą komentarzy, edycji w czasie rzeczywistym i wzmianek [@]
- Nagrywaj szybkie nagrania wideo za pomocą ClickUp Clips i udostępniaj je członkom zespołu, aby rozwinąć swój punkt widzenia
- Użyj Tablicy ClickUp do wizualizacji spotkań i uczyń wirtualne spotkania bardziej interaktywnymi
2. Przywództwo
Pamiętaj o powiedzeniu - to pracownicy odchodzą od złych menedżerów, a nie firmy.
Jednym z kluczowych aspektów wpływających na wydajność pracowników są relacje między liderami zespołów, menedżerami i ich bezpośrednimi podwładnymi.
Oto w jaki sposób silny lider pozwala pracownikom być bardziej wydajnymi:
- Wyznaczają jasną wizję dla swojego zespołu, pomagając wszystkim zrozumieć, co powinni zrobić i w jaki sposób ich praca przyczynia się do szerszej perspektywy
- Rozpoznają osiągnięcia, zapewniają zachętę i wspierają pozytywne środowisko pracy, zapewniając w ten sposób kulturę wysokiej wydajności
- Skutecznie się komunikują, informują swoje Teams i tworzą środowisko, w którym pracownicy czują się komfortowo zadając pytania i zgłaszając wątpliwości
Jednym ze sposobów, w jaki możesz pomóc swoim pracownikom wyższego szczebla stać się lepszymi liderami, jest inwestowanie w szkolenia i rozwój przywództwa. Możesz również sponsorować dla nich sesje coachingowe jeden na jeden z dobrymi mentorami.
3. Technologia
Podczas gdy technologia zwiększa wydajność pracownika, problemy technologiczne mogą pochłaniać jego czas, prowadząc do frustracji i niższego poziomu wydajności.
Niektóre typowe sposoby, w jakie technologia może pochłaniać czas Twojego zespołu to
- Długie i skomplikowane procesy wdrażania
- Niewygodny interfejs użytkownika, który jest trudny w użyciu
- Ciągłe błędy i awarie
Ale nie chodzi tylko o narzędzia, których używasz. Sposób korzystania z technologii również ma znaczenie i może wpływać na wydajność w miejscu pracy.
Czy Twoi pracownicy toną w wielu codziennych powiadomieniach lub żonglują pół tuzinem programów?
Oto jak można złagodzić negatywne skutki technologii:
- Zainwestuj w narzędzia przyjazne dla użytkownika: Wybierz technologię, która jest intuicyjna i łatwa do opanowania dla pracowników, minimalizując krzywą uczenia się i frustrację
- Zapewnienie szkoleń i wsparcia: Przeszkol pracowników, aby mogli efektywnie wykorzystywać technologię na swoją korzyść
- Wybierz narzędzia typu "wszystko w jednym ": Wybierz platformę, która oferuje wiele rozwiązań zamiast jednego narzędzia dla każdego wymagania, aby ograniczyć przełączanie zakładek
4. Zdrowie i dobre samopoczucie
Wsparcie zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników to prosty, ale skuteczny sposób na ich zaangażowanie. Pracownicy, którzy czują się zdrowi fizycznie i psychicznie, są bardziej skupieni, skoncentrowani i wytrzymali. Przekłada się to na znaczną redukcję zakłóceń i pozwala pracownikom zachować wydajność.
Oto kilka sposobów, w jakie firmy mogą nadać priorytet zdrowiu i dobremu samopoczuciu pracowników, aby zwiększyć wydajność i stworzyć dynamiczne, ale dobrze prosperujące środowisko pracy:
- Zainwestuj w kompleksowe świadczenia zdrowotne: Oferuj plany ubezpieczenia zdrowotnego, które obejmują szeroki zakres usług związanych ze zdrowiem fizycznym i psychicznym
- Promocja równowagi między pracą a życiem prywatnym: Zachęcaj pracowników do robienia przerw, oderwania się od pracy poza godzinami pracy i oferuj elastyczne warunki pracy, takie jak opcje pracy zdalnej lub skrócone tygodnie pracy
- Stwórz kulturę wellness: Zaoferuj warsztaty na temat zarządzania stresem, praktyk uważności i zdrowych nawyków żywieniowych. Możesz również zapewnić dostęp do obiektów fitness lub zwrócić pracownikom koszty zajęć fitness
- Płać za ich terapię: Zapewnij dostawcom dostęp do programów pomocy dla pracowników (EAP) z poufnymi usługami doradczymi i zasobami zdrowia psychicznego
5. Szkolenie i rozwój
Innym sposobem na pokazanie pracownikom, że o nich dbasz i zwiększenie ich wydajności jest zapewnienie im możliwości podnoszenia kwalifikacji.
Może to obejmować
- Ustawienie rocznego budżetu na samorozwój, aby mogli zapisać się na profesjonalne kursy
- Współpraca z platformami internetowymi w celu zapewnienia profesjonalnych kursów z rabatem
- Organizowanie regularnych webinarów lub warsztatów na temat rozwoju kariery
- Dostarczanie możliwości mentoringu na różnych scenach kariery pracownika, np. gdy zbliża się on do promocji
Jeśli jesteś firmą z wieloaspektowym programem szkoleniowym, szablon ClickUp Training Rollout Plan może pomóc Ci zorganizować i śledzić różne programy.
Ten gotowy do użycia szablon umożliwia działom HR
- Ustaw cele dla każdego programu szkoleniowego i śledź postępy w ich realizacji
- Zaplanuj budżet i przydziel zasoby na każdą scenę programu szkoleniowego
- Stwórz spójną strukturę podejścia do wszystkich przyszłych programów szkoleniowych
Nadając priorytet szkoleniom i rozwojowi, możesz zapewnić, że Twoi pracownicy poradzą sobie z wyzwaniami, nie popadną w stagnację w swojej karierze i osiągną wyższy poziom wydajności.
6. Środowisko pracy
Twoje rzeczywiste biuro (lub biuro domowe dla zdalnych Teams ) ma duży wpływ na wydajność pracowników. Na przykład, niewygodny obszar roboczy ze słabym oświetleniem i niskiej jakości meblami może prowadzić do dyskomfortu i spadku koncentracji.
Firmy stacjonarne mogą zainwestować w dobry wystrój, ergonomiczne meble oraz zadbane i czyste biura. Powinny również zadbać o inne udogodnienia, takie jak kontrola temperatury, odpowiednie sale konferencyjne i kontrola hałasu, aby pracownicy mogli dłużej zachować koncentrację.
Z drugiej strony, firmy zatrudniające pracowników zdalnych mogą zapewnić swoim pracownikom stały budżet na utrzymanie wygodnego obszaru roboczego, stypendia coworkingowe, a nawet urządzenia takie jak słuchawki z redukcją szumów.
7. Motywacja i zachęty
Zmotywowani pracownicy są bardziej skłonni do pozytywnego podejścia do wyzwań i poszukiwania kreatywnych rozwiązań problemów. Są również szczęśliwsi i bardziej spełnieni w swojej roli.
Ale do zrobienia - jak motywować pracowników? Sugerujemy stosowanie kombinacji taktyk motywacji zewnętrznej i wewnętrznej.
Motywacja zewnętrzna może obejmować nagrody, uznanie lub premie. Na przykład wyższa prowizja dla przedstawicieli handlowych lub coroczne ceremonie wręczania nagród firmowych.
Z drugiej strony, motywacja wewnętrzna jest nieco bardziej zniuansowana. Jest to chęć do pracy, ponieważ jest ona przyjemna, satysfakcjonująca lub satysfakcjonująca.
Stwórz środowisko pracy, które sprzyja poczuciu celu, rozwoju i autonomii. Mikrozarządzanie pracownikami i kwestionowanie każdego ich ruchu to najszybszy sposób na zabicie ich wydajności.
Innym sposobem na zmotywowanie pracowników jest pokazanie im, że im ufasz i cenisz ich wartość. Powierzaj im ambitne projekty, a jednocześnie zapewnij im szkolenia i zasoby, które pozwolą im odnieść sukces w tych projektach.
Skupienie się na tworzeniu środowiska pracy, które nagradza pracowników i daje im poczucie celu, może sprzyjać wysoce zmotywowanej i wydajnej sile roboczej.
8. Ustawienie celów
Kolejnym kamieniem węgielnym wydajności pracowników jest skuteczne ustawienie celów. Gdy pracownicy mają jasno określone cele, rozumieją czego oczekują od nich pracodawcy i mogą efektywnie ustalać priorytety swoich zadań. Prowadzi to do lepszej koncentracji i mniejszego zapracowania.
Ustawienie celów to nie wszystko, musisz zaangażować swoich pracowników w proces ich wyznaczania. Może to stworzyć poczucie własności i odpowiedzialności.
Polecamy strukturę celów i kluczowych wyników (OKR ) jako hack na wydajność przy ustawianiu celów. OKR zapewniają jasny obraz celów organizacji oraz tego, w jaki sposób cele indywidualne i zespołowe przyczyniają się do większego obrazu.
Skupienie się na ograniczonym zestawie celów może pomóc zespołom w lepszym ustalaniu priorytetów i unikaniu rozpraszania uwagi.
9. Obciążenie pracą i zarządzanie czasem
Kolejnym krytycznym czynnikiem bezpośrednio związanym z wydajnością pracownika jest ilość pracy na jego talerzu i to, jak dobrze planuje on swój dzień pracy.
Skuteczny system zarządzania obciążeniem pracą zapewnia, że pracownicy mają przydzieloną odpowiednią ilość pracy i nie są przytłoczeni.
Narzędzia takie jak szablon ClickUp Employee Workload zapewniają całościowy widok obciążenia pracą każdego członka zespołu, ułatwiając przydzielanie projektów w oparciu o ich przepustowość.
Dowiesz się również, kto nad czym pracuje, aby ustawić realistyczne terminy i sprawdzić, czy są na skraju wypalenia.
Oto jak działa szablon:
- Po dodaniu zadania do ClickUp, wprowadź ile czasu zajmie jego zakończenie
- Zależnie od wymaganego czasu, możesz dodać deadline
- Zapoznaj się z obciążeniem pracą swojego zespołu w "widoku obciążenia pracą zespołu"
- Przydziel zadania dostępnym pracownikom
Umożliwienie zespołowi efektywnego zarządzania czasem jest równie ważne jak zarządzanie obciążeniem pracą. Zachęcaj członków zespołu do śledzenia swojej wydajności, abyś mógł realistycznie oszacować, ile czasu zajmuje im wykonanie zadania.
Menedżerowie mogą również spotykać się ze swoimi bezpośrednimi raportującymi co tydzień lub co dwa miesiące, aby ocenić, jak zarządzają swoim czasem i ustalić, czy potrzebują wsparcia.
10. Struktura wynagrodzeń
W ostatecznym rozrachunku praca jest transakcją. Pracownicy poświęcają swój czas i inwestują swoje umiejętności w zamian za pieniądze. Poczucie sprawiedliwego wynagrodzenia może zwiększyć satysfakcję pracowników, potencjalnie przekładając się na wzrost motywacji i zaangażowania.
Ponadto, zabezpieczeni finansowo pracownicy mogą być mniej skłonni do pracy na czarno lub zmiany roli. Jednocześnie możliwość zarobienia więcej może zachęcić pracowników do osiągania lepszych wyników i wnoszenia bardziej znaczącego wkładu.
Oprócz konkurencyjnego wynagrodzenia, kluczowe znaczenie mają również terminowe wypłaty i sprawne, dokładne zarządzanie listą płac. Nic tak nie demotywuje pracowników jak opóźnione wypłaty.
Sugerujemy skorzystanie z narzędzia do śledzenia online, takiego jak szablon raportu płacowego ClickUp.
Szablon ten umożliwia zespołom HR
- Utwórz skonsolidowany raport wynagrodzeń pracowników, harmonogramów płatności i nie tylko
- Ustawienie centralnej bazy danych wszystkich danych pracowników i informacji o płatnościach
- Ustawienie bezpośrednich wpłat z automatyzacją
Stwórz wydajne środowisko pracy dla swoich pracowników dzięki ClickUp
Firmy mogą stworzyć środowisko pracy, które sprzyja szczęśliwej, zdrowej i wysoce wydajnej sile roboczej, stosując podejście holistyczne. Obejmuje to środowisko fizyczne, technologię, szkolenia, dobre samopoczucie, motywację, zarządzanie obciążeniem pracą i strategie wynagrodzeń.
Jeśli szukasz kompleksowego pakietu wydajności, który pomoże poszczególnym pracownikom i różnym działom w zespole lepiej współpracować, sugerujemy wypróbowanie ClickUp.
ClickUp to jedyna w swoim rodzaju platforma łącząca śledzenie projektów, komunikację, zarządzanie bazami danych i zarządzanie dokumentami w jednym holistycznym narzędziu.
Dlaczego więc nie wypróbować ClickUp i przekonać się, jak może on pomóc w stworzeniu wydajnego miejsca pracy?