"Piątkowe uczucie" jest tak samo realne jak poniedziałkowa chandra.
Jeśli kiedykolwiek czułeś się ospały w piątek po południu, nie jesteś sam. Badanie przeprowadzone w 2023 roku wykazało, że pracownicy popełniają więcej błędów i są mniej wydajni w piątki.
W końcu piątek to dzień tygodnia, w którym dopamina płynąca z przeglądania TikToka daje o sobie znać. Ten e-mail, który musiałeś napisać? Wcisnijmy to na weekend, mówisz sobie.
I tak po prostu lista zadań do wykonania staje się coraz dłuższa, zmuszając Cię do rezygnacji z planów na weekend lub sprawiając, że poniedziałkowy poranek w następnym tygodniu staje się nie do zniesienia.
Ale co sprawia, że piątki są mniej wydajne i jak można odwrócić tę sytuację?
Czytaj dalej, aby poznać sprawdzone wskazówki, dzięki którym piątek będzie tak samo wydajny jak pozostałe dni tygodnia.
Zrozumieć spadek wydajności w piątek
Stres i zmęczenie nagromadzone przez cały tydzień są jednymi z potencjalnych przyczyn spadku wydajności w piątkowe popołudnia. Psychologiczny efekt oczekiwania na weekend może odwracać uwagę pracowników od zadań, prowadząc do spadku wydajności.
Wraz z końcem tygodnia pilność wykonania zadań może zmniejszyć się, co skutkuje mniejszą ilością zrobionej pracy.
Wpływ pracy zdalnej na wydajność w piątek
Według magazynu Forbes praca zdalna zapewnia elastyczność, ale utrzymanie wydajności stanowi wyzwanie. Brak ustalonych godzin pracy może prowadzić do spadku wydajności, zwłaszcza pod koniec tygodnia.
Z drugiej strony, chociaż praca zdalna poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, może zacierać granice między życiem osobistym a zawodowym. Może to potencjalnie prowadzić do wypalenia zawodowego i zmniejszenia wydajności pod koniec tygodnia pracy.
Krótszy tydzień pracy i jego potencjalny wpływ na wydajność
Niedawno w Hiszpanii przeprowadzono wersję próbną, aby ocenić wpływ czterodniowego tygodnia pracy na wydajność i poziom stresu pracowników. Wyniki wykazały, że po zakończeniu wersji próbnej pracownicy byli bardziej wydajni w pracy. Czuli się zdrowsi, mniej zestresowani, mniej zmęczeni i bardziej zadowoleni z zawartości.
Prawo Parkinsona sugeruje, że praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie. Krótszy tydzień pracy zwiększa wydajność, ponieważ pracownicy są zmotywowani do wykonania zadań w ograniczonym czasie. Może to również poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników, poprawiając ich zdrowie psychiczne i satysfakcję z pracy.
Pomimo swoich zalet, krótki tydzień pracy nie stał się jeszcze normą na całym świecie. Do tego czasu musisz mądrze radzić sobie z piątkami i wymyślić rozwiązanie, które pozwoli Ci zachować wydajność bez narażania swojego dobrego samopoczucia.
Strategie zwiększające wydajność w piątek
Przyjrzyjmy się najlepszym strategiom zwiększającym wydajność w piątki. Wprowadź je w życie i ciesz się beztroskim weekendem oraz mniej stresującym poniedziałkiem!
1. Zacznij dzień wcześnie
Piątki często mogą wydawać się przedłużeniem weekendu, kusząc do pozostania w łóżku przez dodatkową godzinę przed rozpoczęciem dnia. Wszyscy uwielbiamy nadrobić zaległości w spaniu, ale robienie tego w piątek może nie być najlepszym rozwiązaniem dla Twojej wydajności.
Zamiast tego zacznij dzień wcześnie, wykonaj poranne czynności i przyjdź do pracy punktualnie. Staraj się zaczynać dzień o tej samej porze, nawet w piątki, aby następne osiem godzin wyglądało jak każdy inny dzień w pracy.
Nie zabieraj się od razu za trudne zadania. Zamiast tego poświęć pierwszą godzinę pracy na przegląd planu pracy. Sprawdź postępy swoje i swojego zespołu w bieżącym tygodniu, przeanalizuj, czy niektóre zadania wymagają dodatkowych zasobów, i w razie potrzeby dostosuj plan.
Jeśli nie masz jeszcze ram planowania pracy, możesz sprawdzić ClickUp, platformę do zarządzania projektami i zadaniami, która oferuje różnorodne szablony do planowania zadań i obciążenia pracą.
Szablon tablicy do planu pracy ClickUp pomaga na przykład zdefiniować cele projektu, mierzyć postępy, analizować procesy w celu identyfikacji problemów, usprawniać procesy i wydajność oraz zachować kontrolę nad nowymi procesami. Wszystko to zapewni utrzymanie wydajności i produktywności przez cały tydzień.
Ten gotowy do użycia, w pełni konfigurowalny szablon umożliwia:
- Określ cele projektu
- Uzyskaj kompleksowy widok swojego projektu dzięki automatycznym aktualizacjom statusu
- Organizuj zadania dzięki płynnej funkcji przeciągania i upuszczania
- Dodawanie lub usuwanie zadań
- Przydzielaj zadania członkom zespołu
- Zlokalizuj wąskie gardła i natychmiast je usuń, aby poprawić wydajność
Spójrz wstecz i podsumuj wszystko, co osiągnąłeś w ciągu tygodnia lub miesiąca, a piątki rozpoczynaj od pozytywnej, energetycznej notatki!
2. Ustal priorytety zadań
Produktywni pracownicy poświęcają czas na analizę zadań, które mają największy wpływ na wyniki, a następnie umieszczają je na szczycie listy rzeczy do zrobienia. Aby w pełni wykorzystać piątki, musisz dodać tę strategię do swojego planu wydajności.
Proces ten składa się z dwóch kroków:
- Podziel pracę na mniejsze, łatwiejsze do wykonania elementy
- Ustal priorytety elementów do wykonania na podstawie ich ważności i pilności
Stworzone z myślą o uproszczeniu planowania projektów, organizacji cyklu pracy i współpracy, zadania ClickUp mogą pomóc Ci w tych krokach.
Zadania ClickUp można wykorzystać do:
- Podziel projekty na małe zadania
- Przypisuj zadania jednemu lub wielu członkom zespołu
- Komunikuj się i udostępniaj zasoby za pomocą komentarzy do zadań
- Dodaj niestandardowe etykiety, aby szybko wyciągać je z różnych lokalizacji
- Ustaw przypomnienia o powtarzających się zadaniach
Gdy masz już gotowe zadania, skorzystaj z funkcji priorytetów zadań ClickUp, aby:
- Oznaczaj zadania jako pilne, ważne, normalne i mało ważne
- Sortuj zadania według priorytetów wraz z szacowanym czasem wykonania każdego zadania
- Stwórz plan działania z priorytetami przy każdym zadaniu
- Użyj zależności w ClickUp, aby określić, które zadania oczekują na zakończenie innych elementów działania
Kiedy zajmujesz się wieloma projektami zawierającymi mnóstwo zadań i podzadań, szybkie ich posortowanie i ustalenie priorytetów stanowi nie lada wyzwanie. Szablon matrycy priorytetów ClickUp oferuje płynne rozwiązanie tego problemu, umożliwiając wizualizację zadań w oparciu o ich ważność i pilność.
Zrozumiemy, jak działa ta matryca:
- Kwadrant 1 oznacza zadania o wysokim priorytecie i niskim znaczeniu (do zrobienia w pierwszej kolejności)
- Kwadrant 2 oznacza zadania o wysokim priorytecie i znaczeniu (do wykonania w pierwszej kolejności)
- Kwadrant 3 oznacza zadania o niskim priorytecie i niskim znaczeniu (do zrobienia na końcu)
- Kwadrant 4 oznacza zadania o niskim priorytecie i wysokim znaczeniu (do zrobienia później)
Rozpisując zadania w kwadrantach, możesz zrozumieć, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a nad którymi możesz popracować później. Szablon pozwala zespołom międzyfunkcyjnym zachować spójność w zakresie kolejności zadań. Członkowie zespołu mogą korzystać z tej struktury, aby śledzić postępy i dotrzymywać terminów.
Wskazówka dla profesjonalistów: Rozważ wykorzystanie matrycy Eisenhowera, aby lepiej zarządzać swoim czasem i skupić wysiłki na najważniejszych zadaniach.
3. Planuj z wyprzedzeniem
Kiedy czujesz, że utknąłeś przy zadaniu, nie zmuszaj się do jego wykonywania. Odłóż je na chwilę i zajmij się czymś, co nie jest dla Ciebie męczące, na przykład planowaniem nadchodzącego tygodnia. Wykonaj poniższe kroki i przygotuj się na produktywny tydzień:
- Ustal priorytety zadań na następny tydzień
- Wyznaczaj sobie cotygodniowe cele (a jeśli jesteś kierownikiem lub menedżerem, również dla swojego zespołu)
- Zarezerwuj czas na ważne spotkania lub inne wydarzenia, które wymagają szybkiej reakcji
- Zaplanuj codzienne czynności zgodnie z celem tygodniowym
Jeśli Twoja praca wymaga zarządzania złożonymi projektami, wieloma zadaniami i zależnościami oraz powtarzającymi się wydarzeniami, ręczne planowanie zajmie Ci dużo czasu. Ale nie wtedy, gdy masz do dyspozycji szablony blokowania czasu ClickUp!
Szablon blokowania harmonogramu ClickUp to narzędzie do śledzenia przeszłych, obecnych i przyszłych zobowiązań. Można go dostosować do planowania zarówno osobistego, jak i zawodowego.
Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z tego szablonu, które pomogą Ci zachować kontrolę nad planowaniem tygodniowym:
- Najpierw zajmij się najważniejszymi zadaniami
- Zrozumieć zależności między zadaniami
- Intuicyjne planowanie i blokowanie harmonogramów
- Ustal osie czasu dla zakończenia zadań
- Wizualizuj, które zadania zajmują najwięcej czasu
- Uwzględnij czas wolny w planie
Planując tydzień w ten sposób, możesz zachować porządek, wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę i zarządzać wszystkimi zadaniami w jednym miejscu. Nie musisz przeglądać e-maili, czatów i arkuszy kalkulacyjnych, aby ustalić listę zadań do wykonania w danym tygodniu.
Szybka porada dotycząca równowagi między życiem zawodowym a prywatnym , która pomoże zachować wydajność: podczas planowania harmonogramu różnych zadań nie zapomnij zarezerwować czasu na odpoczynek i regenerację sił!
4. Wykorzystaj przerwy efektywnie
Ciągła praca bez odpoczynku zabija wydajność. Jeśli chcesz zmaksymalizować wydajność bez uszczerbku dla dobrego samopoczucia, konieczne są częste przerwy między zadaniami.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, wypróbuj technikę Pomodoro — pracuj nad zadaniem przez 25 minut, a następnie zrób 5-minutową przerwę i przejdź do następnego zadania. Możesz użyć narzędzia ClickUp do śledzenia czasu projektu, aby zarejestrować 25-minutowy blok na wybranym urządzeniu.
Możesz również dodawać notatki do każdego bloku czasu, dzięki czemu pod koniec dnia możesz sprawdzić, na co poświęciłeś swój czas.
Oprócz tych 5-minutowych przerw, musisz zaplanować odpowiedni czas na odpoczynek, aby oczyścić umysł, pozbyć się stresu i utrzymać koncentrację, zwłaszcza w piątki. Może to być 15-minutowy spacer po parku lub 30-minutowa popołudniowa drzemka – cokolwiek najbardziej Ci odpowiada.
Szablon blokowania czasu na każdy dzień tygodnia ClickUp również może Ci w tym pomóc. Pozwala on na produktywny dzień i optymalizację równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Ten szablon, zaprojektowany z myślą o profesjonalistach, którzy pełnią wiele funkcji i wykonują wiele zadań w ciągu dnia, pomoże Ci:
- Wizualizuj najważniejsze zadania i planuj je w najbardziej produktywnych godzinach
- Określ, nad którymi zadaniami należy pracować w danej chwili, które zaplanować na później, które oddelegować lub usunąć
- Ustal realistyczne szacowane czasy wykonania każdego zadania, aby uniknąć przeładowania się pracą
- Zablokuj czas na realizację hobby, relaks i refleksję, aby uniknąć wypalenia zawodowego
Postępuj zgodnie z szablonem i podejmuj codzienne działania, aby zbliżyć się do swoich celów, poświęcając jednocześnie wystarczająco dużo czasu na swoje zainteresowania poza pracą.
5. Wskazówki organizacyjne zwiększające wydajność
Porządkowanie biurka — podobnie jak ścielenie łóżka — jako pierwsza czynność rano może wydawać się trywialne, ale jest to potężny bodziec zwiększający wydajność. Oba zadania sprawiają, że czujesz, że coś osiągnąłeś — to wspaniałe uczucie na początek dnia.
Uporządkowany obszar roboczy (niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze) pozwala uniknąć rozpraszania uwagi. Na przykład, jeśli dokumenty i pliki leżą na całym biurku, trudno jest znaleźć właściwy w odpowiednim momencie, a Twoja uwaga zostaje odwrócona od wykonywanego zadania.
Z drugiej strony, poświęcając kilka minut na uporządkowanie biurka, można szybko znaleźć potrzebne rzeczy i mieć produktywny dzień bez rozpraszania uwagi. Ponadto czyste biurko wygląda bardziej zachęcająco niż bałagan.
Dotyczy to również ekranu komputera. Narzędzie do zarządzania plikami, takie jak ClickUp, pomaga kategoryzować dokumenty związane z projektem, pliki, pliki PDF i inne zasoby w oddzielnych folderach z etykietami, zapewniając szybki dostęp.
| Przeczytaj również: 15 wskazówek dotyczących pracy w domu, które zwiększą wydajność pracy zdalnej |
6. Komunikacja i spotkania w piątki
Jeśli musisz uczestniczyć w spotkaniach w piątek, zaplanuj je na popołudnie (lub na czas, kiedy jesteś mniej wydajny). Praca nad intensywnymi zadaniami, takimi jak opracowanie studium przypadku lub hardkorowe kodowanie, wymaga pełnej koncentracji, dlatego lepiej zarezerwować te zadania na inny czas.
Natomiast podczas spotkań rozmawiasz z członkami zespołu lub klientami, współpracujesz nad pomysłami i omawiasz aktualizacje projektów, co sprawia, że praca wydaje się mniej monotonna.
Jednak spotkania nie zawsze są produktywne. Jeśli to możliwe, unikaj niepotrzebnych spotkań i przejdź na komunikację asynchroniczną, gdy potrzebujesz informacji lub wyjaśnień od członków zespołu.
W tym przypadku pomocny może być widok czatu ClickUp.
- Komunikuj się z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami oraz przypisuj elementy do wykonania za pomocą funkcji [@]wzmianka lub komentarzy przypisanych do zadań
- Udostępniaj linki do stron internetowych, pliki, arkusze kalkulacyjne i inne załączniki
- Sformatuj wiadomość za pomocą bloków kodu, wypunktowanych list i banerów, aby zachować przejrzystość
Praca asynchroniczna pozwala zaoszczędzić czas i minimalizuje potrzebę przełączania się między zadaniami (tj. przenoszenia uwagi z jednego zadania na drugie, np. uczestnictwo w spotkaniu z zespołem ds. sukcesu klienta, a następnie powrót do kodowania), dzięki czemu w piątki można wykonać więcej pracy.
Osiągnij wydajny i zrównoważony tydzień pracy dzięki ClickUp
W piątki pracownicy nie są najbardziej wydajni. Nie można jednak pozwolić sobie na odpuszczanie w pracy: leniwy piątek często prowadzi do strasznego poniedziałkowego poranka, kiedy trzeba nadrobić straconą wydajność.
Oprócz omówionych powyżej strategii, ClickUp może pomóc Ci przetrwać ostatni dzień pracy tygodnia bez wysiłku. Funkcje dziennego planera pozwalają śledzić zadania, ustalać priorytety i pozostawać w kontakcie z członkami zespołu, jeśli natrafisz na jakąś przeszkodę.
W końcu możesz cieszyć się piątkowym nastrojem i przejść w tryb weekendowy bez utraty piątkowej wydajności. Zacznij już dziś i spraw, aby piątek stał się Twoim najbardziej produktywnym dniem tygodnia. Zacznij korzystać z ClickUp już dziś!