![Jak tworzyć dokładne założenia projektowe i zarządzać nimi [Kompletny przewodnik z ponad 30 przykładami]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Project-Assumptions-Blog-Feature.png)
Przyjmujemy założenia lub przypuszczenia w naszym codziennym życiu - na przykład zakładamy, że nasz samochód będzie działał rano i dowiezie nas do pracy na czas. Albo, że telefon nie przestanie pełnić swojej funkcji podczas próby lokalizacji adresu za pomocą mapy Google.
Teraz wyobraź sobie, że przyjmujesz te założenia jako kierownik projektu - nagle stawka jest znacznie wyższa. Mając na celu dostarczenie projektu na czas, masz wiele założeń, takich jak dostępność zasobów lub terminowe zatwierdzenie wnioskowanego budżetu, z którymi musisz się zmierzyć podczas tworzenia planu projektu.
**Jak można się domyślić, zarządzanie założeniami projektowymi jest trudne. Nie można polegać na domysłach, ponieważ złe założenia mogą wykoleić realizację projektu, zwłaszcza jeśli nie masz planów awaryjnych i nie jesteś przygotowany na radzenie sobie z powiązanym ryzykiem.
W tym artykule omówimy jak zidentyfikować i zarządzać założeniami projektu, aby dokładniej oszacować wyniki zarządzania projektami. Dowiemy się o:
- Rodzaje założeń projektu z przykładami
- Relacje między założeniami projektu, zależnościami i ryzykiem
- Wskazówki i strategie zarządzania założeniami projektu
Zrozumienie założeń projektu
Założenia projektowe to czynniki, wydarzenia i okoliczności, które kierownicy projektów i ich zespoły uważają za prawdziwe - nawet jeśli nie ma empirycznych dowodów na ich poparcie.
Wszyscy kierownicy projektów opierają się na pewnych założeniach podczas
. Od procesu planowania projektu do
właściwe ustawienie założeń pomaga im wizualizować powodzenie projektu i zapobiegać blokadom, takim jak:
- Zablokowane harmonogramy i opóźnienia
- Opóźnione dostawy
- Niedobory budżetowe
- Niezdrowa dynamika zespołu
Pomimo aspektu "braku dowodów", większość założeń projektu opiera się na trendach danych i wcześniejszych doświadczeniach lub jest wyuczonym domysłem. Wydają się być zdroworozsądkowe - dopóki nie staną się ryzykiem dla projektu. 🥲
Dlaczego każde założenie projektu może być potencjalnym ryzykiem i jak radzić sobie z niepewnością
Założenia są tak nazywane, ponieważ są zakorzenione w niewiadomych i niepewności.
Tak więc zawsze istnieje związek między założeniami a ryzykiem. Wiele rzeczy może pójść nie tak, unieważnić twoje założenia i zachwiać twoją łodzią zarządzania projektami, dlatego musisz mieć plan gry, który pomoże ci uwzględnić potencjalne ryzyko, które możesz napotkać, jeśli twoje założenia pójdą na marne.
Success Managerowie zarządzający projektami zazwyczaj radzą sobie z tą niepewnością poprzez:
- Identyfikację założeń projektu i dokumentowanie kolejnych kroków w przypadku, gdy jedno lub więcej okaże się błędne
- Opieranie się na rozszerzonych badaniach i konsultacjach z ekspertami w celu notatki trudnych założeń
- Obserwowanie bardziej zmiennych założeń (takich jak wahania cen) w regularnych odstępach czasu
Porada dla profesjonalistów: Podczas identyfikacji kluczowych założeń, kierownik projektu zawsze powinien notować potencjalne ryzyko obok siebie. Szybkim sposobem do zrobienia tego jest skorzystanie z narzędzia
Szablon Tablicy Oceny Ryzyka ClickUp
-zawiera kolorową mapę, która pomaga śledzić prawdopodobieństwo i dotkliwość wszystkich ryzyk związanych z projektem.
Stwórz systematyczny proces identyfikacji, oceny i kontroli zagrożeń i ryzyka dzięki szablonowi tablicy oceny ryzyka ClickUp
Ryzyko związane z niewiarygodnymi założeniami projektu często ląduje w prawym górnym rogu mapy i wymaga stałego monitorowania.
6 Typowych Założeń Projektu
Założenia projektu możemy podzielić na różne kategorie w zależności od tego, na czym się koncentrują. Chociaż kategoryzacja zależy od Ciebie, oto sześć najczęstszych typów z przykładami:
1. Założenia projektu związane z operacjami
Każdy kierownik projektu wie o nieodłącznym ryzyku związanym z codziennymi operacjami, takim jak rozszerzanie zakresu, awarie sprzętu, konflikty w zespole lub niewłaściwa komunikacja z interesariuszami projektu.
Oto zestawienia założeń projektu związanych z operacjami o szerokim zakresie, które można rozważyć:
- Żadne nieoczekiwane okoliczności nie spowodują dodatkowych kosztów, opóźnień lub problemów z siłą roboczą
- nie wystąpią żadne wewnętrzne lub zewnętrzne problemy z komunikacją i współpracą
- oprogramowanie, którego używamy do rozwoju produktów i zarządzania projektami, nie będzie miało opóźnień ani błędów, które mogłyby wpłynąć na czas trwania projektu
- Zespołowi nie zabraknie zasobów niezbędnych do zakończenia zadań
- Nie napotkamy problemów z zamawianiem i pozyskiwaniem niezbędnych materiałów i materiałów eksploatacyjnych
- Członkowie zespołu pozostaną zdrowi i wydajni, aby wykonywać swoje obowiązki
Wiele ukrytych założeń może stanowić potencjalne zobowiązania i prowadzić do opóźnień, a nawet niepowodzenia projektu, dlatego ważne jest, aby zachować ostrożność przy dokonywaniu szacunków. Na przykład, zamiast zakładać 100% dostępności Teams, rozsądniej jest oszacować 80% dostępności, aby uwzględnić zwolnienia lekarskie i urlopy.
2. Środowiskowe założenia projektu
Środowiskowe założenia projektu, zwane również założeniami dotyczącymi lokalizacji, koncentrują się na czynnikach środowiskowych, na które nie masz wpływu. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów założeń projektu związanych ze scenariuszami środowiskowymi:
- Nie będzie żadnych nieoczekiwanych wydarzeń geopolitycznych, które mogłyby wpłynąć na powodzenie projektu
- klęski żywiołowe, jeśli wystąpią, nie wpłyną na dostępność niezbędnych dostaw
- zgodność z przepisami pozostanie taka sama
- operacje nie będą stanowić krótko- lub długoterminowego zagrożenia dla środowiska
- fabryka nie zostanie zalana podczas ulewnych deszczy
- popyt rynkowy na produkt pozostanie stabilny w dającej się przewidzieć przyszłości
Wskazówka: Użyj
Szablon planu awaryjnego ClickUp
aby opracować alternatywne rozwiązania dla błędnych założeń środowiskowych.
3. Założenia projektu oparte na czasie
Oparte na czasie lub harmonogramie założenia projektu koncentrują się na czasie trwania projektu, mając na celu przewidzenie, jak długo potrwa każde działanie i zadanie. Używa się ich do stworzenia realistycznej osi czasu projektu, której należy się trzymać. ⌛
Kilka przykładów typowych założeń projektowych w tej przestrzeni:
- Zespół jest wystarczająco kompetentny, aby zakończyć zadania zgodnie z harmonogramem projektu
- Zaplanowano zależności w projekcie nie zmienią się i nie zakłócą harmonogramu projektu
- Interesariusze projektu będą dostępni na spotkania i konsultacje w odpowiednim czasie
- nie będzie opóźnień w procesach przekazywania informacji zwrotnych i zatwierdzania
- Codzienny cykl pracy zespołu jest zgodny z terminem
- nie wystąpią opóźnienia spowodowane niedostępnością zasobów lub brakiem personelu
4. Założenia projektu związane z zasobami
Założenia te dotyczą dostępności i zarządzania wszystkimi zasobami niezbędnymi do realizacji projektów, od materiałów i technologii po kapitał ludzki.
Sprawdź kilka przykładów założeń dotyczących zasobów:
- Nasz dostawca dostarczy materiały na czas, aby zapewnić płynny cykl produkcyjny
- wyposażenie fabryki będzie regularnie kontrolowane i serwisowane, aby uniknąć nagłych awarii
- kierownik projektu przydzielił do projektu wystarczającą liczbę członków zespołu_
- rozliczono wszystkie szczegóły budżetu
- członkowie zespołu nie będą brać dodatkowych dni wolnych ani rezygnować z pracy, dopóki projekt nie zostanie ukończony
- platforma do zarządzania projektami nie będzie miała przestojów_
Opracuj mapę tych założeń podczas procesu planowania projektu - możesz potrzebować zgody kluczowych interesariuszy w niektórych obszarach (takich jak budżetowanie).
5. Założenia finansowe projektu
Niektóre Teams lubią rejestrować założenia finansowe oddzielnie, aby mieć bardziej szczegółowe szacunki kosztów projektu - chodzi o to, aby odłożyć pieniądze na każdą fazę projektu, zadanie lub kamień milowy.
Oto kilka przykładów założeń budżetowych:
- Koszty pracy nie wzrosną w ciągu najbliższych trzech miesięcy
- Koszty zaopatrzenia pozostaną w planowanych granicach
- koszt wynajmu sprzętu nie wzrośnie o więcej niż 10%
- Koszty ubezpieczenia nie będą wyższe niż 0,5% całkowitych kosztów projektu
- oszacowania kosztów zostały przygotowane z uwzględnieniem 5% odchylenia standardowego w stopach inflacji
6. Założenia dotyczące zakresu projektu
Zakres projektu opisuje cele, wymagania i zadania, które należy zakończyć, aby uzyskać ustalony wynik końcowy - dodatkowe wymagania oznaczają, że pierwotny plan projektu staje się bezużyteczny. Zasadniczo cały zakres projektu jest założeniem.
Oto kilka przykładów założeń projektu pod względem zakresu:
- Oryginalny harmonogram projektu nie ulegnie zmianie
- Nie będzie żadnych wymagań uwzględnionych w ostatniej chwili w zakresie
- wszyscy członkowie zespołu projektowego rozumieją zakres i swoją rolę w szerszej perspektywie
- karta projektu definiuje zakres i rezultaty w jasny sposób
- kluczowi interesariusze zgadzają się na kartę projektu
- żadne czynniki zewnętrzne nie będą miały wpływu na zakres_
Bonus: Użyj opcji
Szablon zakresu projektu ClickUp
lub
Szablon karty projektu ClickUp
do organizowania wszystkich danych związanych z zakresem, w tym zależności projektu, harmonogramów i osi czasu. Oba szablony umożliwiają współpracę, pozwalając członkom zespołu na wnoszenie wkładu i wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym w celu zwiększenia przejrzystości.
Uczestnicy mogą przygotować wersję swojego modelu biznesowego przy użyciu ClickUp's Project Scope Tablica Template
Jak połączone są założenia projektu, zależności i ryzyka?
Wiemy, że założenia projektowe, zależności i ryzyka dyktują przebieg projektu i pomagają efektywnie zarządzać cyklem pracy - ale jak te pojęcia wpływają na siebie nawzajem? Dowiedzmy się tego.
Zarówno założenia, jak i zależności w projekcie mogą prowadzić do ryzyka, ale na różne sposoby. Jak wspomnieliśmy wcześniej, każde założenie wiąże się z ryzykiem, ponieważ zawsze istnieje szansa, że jest ono nieprawidłowe. W większości przypadków założenia dotyczą całości projektów. Na przykład, zakładasz, że członkowie twojego zespołu projektowego osiągną kamienie milowe bez opóźnień - ale prawdopodobieństwo, że tak się nie stanie, stanowi ryzyko.
z kolei zależności oznaczają ryzyko związane z dwoma lub więcej wzajemnie powiązanymi działaniami. Załóżmy, że aby projekt mógł przejść do fazy uruchomienia, najpierw wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez kluczowych interesariuszy, co kierownicy projektu zakładają, że uzyskają na czas.
W tym przypadku zadanie zatwierdzenia jest "zależnością", ponieważ jego opóźnienie może przesunąć całą oś czasu uruchomienia projektu - jest to więc dość poważne ryzyko.
Założenia, ryzyka i ograniczenia projektu: Porównanie
Założenia projektu, ryzyko i ograniczenia to pojęcia, które nakładają się na siebie, więc rzućmy tutaj trochę światła. 🔦
Skoncentrujmy się na ryzyku i ograniczeniach indywidualnie w celu porównania.
Założenia a ryzyko projektu
Zarówno założenia, jak i ryzyka są notowane przed rozpoczęciem projektu. Różnica polega na tym, że chcesz, aby Twoje założenia były prawdziwe dla powodzenia całego projektu. Jednak w przypadku
-zagrażają projektowi, jeśli się zmaterializują, więc potrzebujesz planu zarządzania ryzykiem, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia każdego udokumentowanego ryzyka.
Założenia a ograniczenia projektu
Limity projektu to istniejące wcześniej ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu założeń projektu. W przeciwieństwie do założeń, które mogą, ale nie muszą być prawdziwe, ograniczenia są pewne. Według Project Management Institute istnieją następujące ograniczenia
ograniczeń projektu:
- Budżet
- Czas
- Zakres
- Jakość
- Korzyści
- Ryzyko
Identyfikacja założeń i ograniczeń na wczesnym etapie podczas
. Każde założenie projektu pomaga planować i prowadzić kierunek do przodu, podczas gdy ograniczenia projektu są jak granice, które utrzymują cię na właściwym pasie ruchu.
3 najlepsze strategie zarządzania założeniami projektu
Oto trzy zatwierdzone przez ekspertów wskazówki i strategie, które pomogą ci zarządzać założeniami projektowymi przez cały cykl życia projektu. 🌻
1. Wykorzystaj wysokiej jakości narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami
Jeśli chcesz zarządzać założeniami jak profesjonalista, musisz użyć narzędzia, które pomoże Ci wizualizować cykle pracy, aby dostrzec ryzyko, mieć widok z lotu ptaka na budżet projektu i zasoby ludzkie oraz wprowadzać korekty w locie.
Jeśli znalezienie wszystkich tych opcji w jednym narzędziu wydaje się niemożliwe, to tylko dlatego, że nie widziałeś, co
ClickUp
do zrobienia!
ClickUp jest jednym z najlepiej ocenianych
narzędzi do zarządzania projektami
na rynku, ponieważ ma opcje, które pomagają powiększyć mikro szczegóły projektu, a także mieć oko na szerszy obraz. 😍
Rozpocznij swój projekt we właściwy sposób dzięki pakietowi do zarządzania projektami ClickUp
Wszystko, czego potrzebujesz do identyfikacji założeń projektu i zarządzania nimi jest dostępne w ramach
Zarządzanie projektami ClickUp
pakiet funkcji.
Zacznijmy od
Dokumenty ClickUp
-Ta opcja zarządzania projektami może pomóc w tworzeniu, edytowaniu, udostępnianiu i przechowywaniu całej dokumentacji związanej z projektem, od planu i karty projektu do
standardowe procedury operacyjne (SOP)
. Jest to również doskonała opcja, jeśli chcesz udokumentować założenia, ryzyko i ich odchylenia w jednym miejscu.
Uprość współpracę w zespole dzięki ClickUp Docs, dodając etykiety, komentarze i przydzielając zadania
Znajdziesz
ClickUp Brain
, potężny asystent pisania AI, w ramach ClickUp AI Docs. Dzięki niemu możesz przeprowadzić burzę mózgów, napisać tekst lub podsumować tekst, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.
ClickUp Brain ma wygodną funkcję o nazwie Narzędzia AI - pozwala ona korzystać z ponad 100 podpowiedzi opartych na badaniach do różnych zadań w zespołach wielofunkcyjnych. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Zespół projektowy, zobaczysz konfigurowalne podpowiedzi, takie jak Utwórz dokument zakresu i Utwórz plan zarządzania ryzykiem projektu, które pomogą ci określić założenia projektu.
Użyj narzędzi ClickUp AI Tools, aby uzyskać dostęp do podpowiedzi dotyczących zarządzania projektami w celu usprawnienia pracy
Ponadto, jeśli chcesz, abyś Ty i Twoi interesariusze mieli jasność co do założeń i terminów projektu, użyj
Widoki ClickUp
. Otrzymujesz 15+ opcji obserwacji projektów z różnych perspektyw, identyfikacji stabilnych lub fałszywych założeń oraz proaktywnej lokalizacji zależności i ryzyka.
Użyj
Widok listy
do organizowania cykli pracy lub
Widok tablicy
do sortowania zadań na podstawie poziomu ich zakończenia. Skorzystaj z zaawansowanych widoków, takich jak
Widok obciążenia pracą
do zarządzania obciążeniem pracą zespołu lub
Widok wykresu Gantta
do śledzenia ograniczeń i zależności projektu na regulowanej osi czasu z możliwością przeciągania i upuszczania.
Chcesz szybciej omówić ryzyko z Teams? Użyj narzędzia
Widok czatu
aby komunikować się ze swoim zespołem bez opuszczania ClickUp, minimalizując potrzebę organizowania długich spotkań i
.
Niestandardowe widoki ClickUp pomogą Twojemu zespołowi pozostać w zgodzie - bez względu na styl pracy każdego z nich
2. Prowadź dziennik założeń
Pomyśl o dzienniku założeń jak o pamiętniku kierownika projektu - to miejsce, w którym będziesz zapisywać każde założenie, które przyjmiesz od fazy planu projektu do fazy realizacji
.
Posiadanie wszystkich założeń projektu w jednym miejscu pomoże ci je śledzić, monitorować ich aktualność i wprowadzać zmiany w razie potrzeby.
Skorzystaj z szablonów ClickUp, aby sumiennie prowadzić dzienniki założeń
ClickUp oferuje
ponad 1 000 szablonów
do różnych celów, w tym do prowadzenia dzienników założeń. Szablony te zawierają gotowe sekcje i służą jako skrót do tworzenia wysokiej jakości dokumentacji.
Jeśli chcesz zarządzać założeniami projektu, zalecamy sprawdzenie
i
.
Na przykład
Szablon matrycy decyzyjnej ClickUp Assumption Grid
jest idealny do organizowania dzienników założeń projektu w oparciu o czynniki ryzyka i niepewności.
Skorzystaj z szablonu matrycy decyzyjnej ClickUp Assumptions Grid, aby sklasyfikować założenia i określić ryzyko
Możesz użyć Pól niestandardowych szablonu, aby określić swoje założenia, dodać atrybuty do każdego z nich i wyjaśnić ich wpływ na kryteria podejmowania decyzji. Funkcja aktualizacji w czasie rzeczywistym pozwala na bieżąco informować interesariuszy o wszystkich wprowadzanych zmianach.
Po zrobieniu założeń, użyj szablonu
Szablon do planowania projektów ClickUp
aby podzielić projekt, zorganizować zadania i zasoby oraz śledzić postępy, aby upewnić się, że założenia są prawidłowe.
Szablon do planowania projektów ClickUp pozwala zarządzać komunikacją, postępem i realizacją, aby osiągnąć wyznaczone cele
3. Stale monitoruj swoje założenia
Dokumentowanie założeń to nie wszystko. W trakcie postępu projektu niektóre z założeń okażą się słuszne, a kilka może okazać się nieważnych. Oznacza to, że plan projektu może ulec zmianie i musisz myśleć na bieżąco, aby dostosować cykl pracy zespołu.
Dlatego jako kierownik projektu musisz stale śledzić swoją listę założeń projektowych i mieć oko na nieoczekiwane wydarzenia. Pomoże ci to dostrzec najmniejsze zmiany i odpowiednio dostosować kurs.
Korzystanie z ClickUp do monitorowania i zarządzania założeniami
ClickUp oferuje szereg rozwiązań do identyfikacji założeń projektu, które okazują się nieprawdziwe. Na przykład, można ustawić
Automatyzacja ClickUp
aby wysyłać powiadomienia o zmianach w krytycznych założeniach i ograniczeniach.
Powiedzmy, że Twoje założenie jest takie, że pewne zadanie wymaga 50 godzin - możesz skonfigurować prostą automatyzację, aby wysłać Ci powiadomienie, jeśli śledzenie czasu na zadaniu przekroczy 50 godzin.
Automatyzacja tworzenia zadań w ClickUp
Dodatkowo, wizualizuj metryki projektu i przeprowadzaj analizę założeń za pomocą
Pulpitów ClickUp
. Wybierz spośród ponad 50 kart, aby niestandardowo dostosować pulpit i zaprezentować konkretne dane liczbowe lub wizualne, które Cię odsetki. Wizualizacja założeń z poprzednich projektów może pomóc w planowaniu przyszłych projektów i zminimalizowaniu odchyleń.
Śledzenie postępów w kształtowaniu nawyków w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów ClickUp
Pokonywanie wyzwań związanych z założeniami projektu
Koordynacja założeń projektu nie jest łatwym zadaniem - istnieje wiele wyzwań, które mogą spowolnić i wpłynąć na powodzenie projektu.
Oto kilka typowych wyzwań i sposobów na ich przezwyciężenie:
Niepewność
Jest to problem numer jeden związany z utrzymywaniem założeń projektu - nie wiadomo, czy się spełnią, czy nie. Niestety, nie ma sposobu na pokonanie niepewności, która jest nieodłącznym elementem każdego założenia projektowego.
Można jednak lepiej zarządzać niepewnością, komunikując jej wpływ swoim teamom i interesariuszom, dokumentując każdą podjętą decyzję i działanie oraz uważnie monitorując oś czasu projektu.
Słaby przepływ komunikacji
Brak komunikacji między członkami zespołu może prowadzić do nieporozumień i opóźnień w realizacji projektu. Aby temu zaradzić, musisz upewnić się, że Twoi pracownicy nie boją się mówić i wyrażać swoich obaw, zwłaszcza jeśli chodzi o takie aspekty, jak zarządzanie zasobami i czas dostawy. Jeśli pracujesz zdalnie, skorzystaj z narzędzi takich jak ClickUp, które umożliwiają przejrzystą komunikację w czasie rzeczywistym bez konieczności organizowania napiętych i zbyt formalnych spotkań.
Bonus: Używaj Tablice ClickUp do zarządzania zasobami za pomocą burzy mózgów z zespołami o różnych funkcjach w czasie rzeczywistym. Te cyfrowe tablice umożliwiają rysowanie, pisanie tekstów, dodawanie i łączenie kształtów oraz tworzenie zadań w bardziej swobodnym ustawieniu, które sprzyja łatwej komunikacji.
Brak gotowości do zmian i adaptacji
Zarówno osoby zarządzające projektami, jak i interesariusze muszą być elastyczni i gotowi do wprowadzania zmian na bieżąco, aby dostosować się do nowych założeń. Brak chęci do zrobienia tego po obu stronach może wpłynąć na wyniki projektu.
Zarządzając założeniami w zarządzaniu projektami, upewnij się, że wszyscy zaangażowani rozumieją konsekwencje niedostosowania się do zmian. Organizuj regularne spotkania z interesariuszami, informuj ich na bieżąco i wyjaśniaj uzasadnienie każdego działania i decyzji.
Zarządzanie założeniami projektu z ClickUp
Koordynowanie założeń projektu jest jednym z filarów
powodzenia w zarządzaniu projektami
. Bez założeń nie można oszacować wyników projektu ani realistycznie określić celów.
Jako
free narzędzie do zarządzania projektami
, ClickUp oferuje wszystko, czego potrzebujesz, aby prowadzić dziennik założeń projektu, współpracować z Teams i interesariuszami oraz identyfikować zależności, ograniczenia i ryzyko w sposób pozbawiony tarcia.
Zarejestruj się w ClickUp
już dziś i zobacz, jak to rozwiązanie pomoże Ci przejść od założeń do powodzenia. 🦋