Był czas, kiedy procesy tworzenia oprogramowania i dokumentacji były sztywne i nieelastyczne.
Potem pojawił się Manifest Agile -zminimalizował początkowe dokumentowanie wymagań i położył nacisk na bezpośrednią współpracę między interesariuszami. 🤝
Jednak wielu programistów i kierowników projektów nadal potrzebuje pomocy we wdrażaniu zalecanych praktyk tego nowego podejścia, stojąc przed wyzwaniami związanymi z planowaniem, aktualizacją i zarządzaniem dokumentami technicznymi.
W tym artykule zbadamy, w jaki sposób Teams mogą wdrożyć skalowalne i zrównoważone procesy dla zwinnej dokumentacji i rozwoju. Przedstawimy również potężne narzędzie, które może poprowadzić Cię na każdym kroku!
Czym jest zwinna dokumentacja?
Zwinna dokumentacja to metoda tworzenia i zarządzania projektami i dokumentacją dokumentacja oprogramowania zgodnie z zasadami zwinnego rozwoju. Polega na tworzeniu zwięzłych i łatwych do zrozumienia dokumentów technicznych, odchodząc od tradycyjnych długich i przytłaczających formatów. 🗒️
Zwinna dokumentacja zakłada przestrzeganie czterech podstawowych zasad, które nadają priorytet wyborowi:
- Indywidualne osoby i interakcje nad procesami i narzędziami
- Działające oprogramowanie_ nad kompleksową dokumentacją
- Współpracy z klientem_ nad negocjowaniem kontraktów
- Reagowanie na zmiany_ nad postępowaniem zgodnie z planem
Oto, do czego odnosi się każda zasada i jak można ją zastosować w praktyce:
Osoby i interakcje ponad procesami i narzędziami
Zamiast sztywnego i sekwencyjnego podejścia do tworzenia dokumentów, metoda zwinna promuje regularne interakcje między osobami zaangażowanymi w projekty.
Wszyscy interesariusze - w tym właściciele projektów, menedżerowie, członkowie zespołów programistycznych i autorzy dokumentacji - odbywają regularne ceremonie i spotkania sprintów aby zdecydować, którymi procesami projektu lub częściami oprogramowania należy się zająć w danym sprincie.
**Regularna komunikacja pozwala zespołowi decydować i dokumentować zakres każdego projektu należycie
Działające oprogramowanie nad kompleksową dokumentacją
Manifest Agile zachęca do dostarczania małych części działającego oprogramowania w krótszych iteracjach zamiast większych porcji wymagających obszernej dokumentacji. Segmentacja zadań daje klientom poczucie ciągłego postępu i spokoju ducha.
Współpraca z niestandardowymi klientami zamiast negocjowania umów
Zamiast negocjować z klientami umowę dotyczącą specyfikacji wymagań oprogramowania (SRS), zwinna metoda wymaga ustanowienia kanałów bezpośredniej współpracy, aby umożliwić zainteresowanym stronom proaktywne informowanie o wszelkich zmianach wymagań. Takie zwinne podejście zapewnia, że opracowany produkt spełnia oczekiwania klienta.
Reagowanie na zmiany zamiast realizacji planu
Ostatnia zasada odnosi się do bycia wystarczająco elastycznym, aby reagować na zmiany, zamiast podążać za sztywnymi planami rozwoju oprogramowania, których nie można szybko dostosować. Zasada ta wymaga większej elastyczności w planowania oprogramowania funkcji, co z kolei prowadzi do elastyczności w wymaganiach dotyczących dokumentacji technicznej.
Zamiast tworzyć długie i rozszerzone dokumenty szczegółowo opisujące każdy zwinny proces i krok tworzenia oprogramowania, skup się na pokryciu podstawowych wymagań, pomijając dokładne metody, aby zrobić miejsce na wszelkie niezbędne zmiany
Znaczenie dokumentacji w zwinnym tworzeniu oprogramowania
Manifest Agile nie kładzie zbyt dużego nacisku na szczegółową dokumentację. Zamiast tego stwierdza, że jedyną miarą postępu projektu jest działające oprogramowanie, a najskuteczniejszą metodą przekazywania informacji jest rozmowa. 🗣️
Zgodnie z tą filozofią, właściciele projektów przekazują swoje wymagania bezpośrednio programistom, którzy następnie starają się je wdrożyć w mniejszych iteracjach.
Rzeczywistość nie jest jednak tak prosta. Pojawiły się nowe praktyki, dzięki którym dokumentacja stała się istotną częścią projektu skutecznej strategii operacyjnej choć w nieco inny sposób. Oto dlaczego ma to znaczenie:
- Zapewnienie zgodności z przepisami: Wiele krajów wymaga od deweloperów dostarczenia dokumentacji dla użytkowników końcowych oprogramowania. Zwinna dokumentacja zapewnia, że każdy krok procesu tworzenia oprogramowania jest notowany w miarę, jak zespół pracuje nad jego ukończeniem
- Promocja współpracy: Regularna komunikacja między programistami i właścicielami projektów sprzyja środowisku współpracy, zapewniając, że żaden członek zespołu nie działa w silosie
- Tworzenie nowych perspektyw: Dokumentowanie funkcji podczas procesu tworzenia oprogramowania może prowadzić do odkrycia odsetków podejścia do rozwiązywania problemów, ponieważ daje ludziom z różnych środowisk lepszą perspektywę potencjalnych rozwiązań
- Zapewnienie jasności i struktury: Nawet minimalistyczna zwinna dokumentacja może pomóc we wprowadzeniu ustrukturyzowanego planu rozwoju funkcji podczas iteracji oprogramowania
- Standaryzacja procesów : Zwinna dokumentacja może również pomóc firmom odkryć najbardziej efektywny proces rozwoju, który doprowadzi ich projekty do mety w odpowiednim czasie ⌚
Niezbędne elementy do uwzględnienia w zwinnej dokumentacji
Choć zwięzła i schludna, zwinna dokumentacja musi spełniać określone wymagania jakościowe, aby dostarczyć jak największą wartość. Istnieje pięć elementów, które powinna zawierać każda zwinna dokumentacja, aby osiągnąć swoje cele, a są one następujące:
- Właściwości dokumentu: Krótki opis wprowadzający zawartość dokumentów, a także istotne elementy projektu, takie jak scena, cele wydania docelowego i interesariusze
- Zakres sprintu: Przedstawienie sprintu objętego dokumentacją, a także ogólny opis części funkcji oprogramowania i oczekiwanych celów sprintu
- Przypadki użycia: Opisy docelowych użytkowników i ich interakcji z produktem lub tworzonym oprogramowaniem. Tworzenie przypadków użycia pomaga ustalić główne wymagania bez wchodzenia w zbyt wiele szczegółów
- Warunki zgodności: Wszelkie warunki zgodności z przepisami, które musi spełniać oprogramowanie. Dokumentowanie wymaganych warunków gwarantuje, że integralność firmy jest nienaruszona, a wszyscy w zespole są dobrze poinformowani
- Przewodniki dla użytkowników końcowych: Przewodnik lub podręcznik szkoleniowy dla użytkowników końcowych wyjaśniający część funkcji oprogramowania
Mając to wszystko na uwadze, przejdźmy do kroków, które należy podjąć, aby zwinna dokumentacja stała się łatwym i usprawnionym procesem - takim, jakim miała być! 🎯
Jak zrobić zwinną dokumentację?
Sprawne i powodzenie zwinnej dokumentacji wymaga systemu, który pozwala zarządzającym projektami uczestniczyć we wszystkich spotkaniach sprintu i codziennych stand-upach między właścicielami projektu a zespołem deweloperskim. Interakcja nie powinna być jednak ograniczona do spotkań, a zespół powinien mieć możliwość połączenia się przez cały czas.
Doskonałym sposobem do zrobienia tego jest poleganie na platformach do zarządzania i wydajności. ClickUp jest platformą do takich zadań. Możesz użyć ClickUp Agile Project Management Suite do zarządzania mapami drogowymi produktów, backlogami i sprintami. Podczas całego procesu korzystaj z widoku Chat, aby komunikować się ze swoim zespołem w ramach udostępnianej konwersacji, do której możesz uzyskać dostęp lub opuścić w dowolnym momencie.
Teraz, gdy znamy już podstawy, przejdźmy do każdego kroku procesu tworzenia dokumentacji! 📃
Krok 1: Zaplanuj dokumentację
Wszystko, co wartościowe, zaczyna się od planu, a pisanie dokumentacji nie jest inaczej. Plan plan sprintu ceremonia wyznacza początek procesu. Obejmuje ona programistów, menedżerów i właścicieli projektów, którzy siadają, aby zdecydować o iteracji oprogramowania, która wejdzie do potoku rozwoju w danym sprincie.
**Członkowie Teams odpowiedzialni za dokumentację projektu powinni uczestniczyć w ceremoniach planowania sprintów, aby być na bieżąco z opracowywanymi funkcjami i ich podstawowymi wymaganiami
Po wdrożeniu można użyć Cele ClickUp aby ustawić jasne cele i oszacować oś czasu na ich zakończenie. Tutaj można kategoryzować różne funkcje oprogramowania lub wymagania projektu przy użyciu Folderów i sprawdzić ich postęp w procentach. 📈
Po ustawieniu oczu na celu, możesz użyć ClickUp Sprinty aby ustawić każdy segment, który wymaga dokumentowania zgodnie ze sprintami zaplanowanymi na cały tydzień lub miesiąc. Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć zadanie i oznaczyć je jako To Do, a będziesz miał przejrzysty przegląd zaplanowanych procesów.
Aby zsynchronizować pracę całego zespołu, skorzystaj z jednej z wielu integracji ClickUp, takich jak:
- GitHub
- GitLab
- Bitbucket
Każde nieukończone zadanie zostanie automatycznie przeniesione do następnego sprintu, umożliwiając śledzenie opóźnień w rozwoju oprogramowania i odpowiednie planowanie pisania ciągłej dokumentacji. ✍️
Planowanie sprintów dla dokumentacji i rozwoju w ClickUp
Aby uzyskać szerszy przegląd projektu, można wykorzystać niektóre z 15 widoków ClickUp . Instancja:
- Widok listy -Daje ci przejrzysty zarys wszystkich oczekujących zadań. Listę można sortować według terminów wykonania, aby ustalić priorytety obciążenia pracą lub filtrować według projektów, aby łatwo kategoryzować wszystkie zadania
- Widok Tablicy -Pozwala zobaczyć, które części produktu są w fazie rozwoju, co jest w trakcie przeglądu, a co jest w scenie planowania. Dzięki temu można łatwo zdecydować, które funkcje lub iteracje oprogramowania wymagają udokumentowania w pierwszej kolejności 🕵️
- Widok Gantt -Dzięki temu widokowi można wizualizować zależności w obciążeniu pracą. Użyj go, aby mieć zakładki na temat tego, kto pracuje nad którą częścią oprogramowania, dzięki czemu możesz szybko rozwiązać wszelkie niejasności. Powinieneś także regularnie sprawdzać, czyja praca jest zależna od przesłanej dokumentacji
Użyj ponad 15 widoków ClickUp, aby zorganizować i zaplanować obciążenie pracą za pomocą Tabeli, Listy, Gantta, Tablicy i wielu innych widoków
Krok 2: Tworzenie zaległości sprintu
Backlog sprintu to dokument, który rejestruje wszystkie funkcje, ulepszenia, poprawki błędów i inne elementy pracy, którymi zespół programistów musi się zająć w kolejnym sprincie. Istotnym aspektem budowania backlogów sprintów to dokumentowanie wszystkiego w sposób jasny i zwięzły - pozwalając dokumentowi ewoluować wraz z produktem i jego wymaganiami. 🌱
Dokumentując wszystkie istotne zadania podpowiedź, zapewniasz:
- Priorytetyzację: Pomaga zespołowi ustalić priorytety tego, nad czym należy pracować w następnej kolejności w oparciu o wartość, jaką dostarcza to produktowi i klientowi
- Przejrzystość: Zapewnia przejrzystość w zakresie tego, nad czym zespół pracuje i co jeszcze musi zostać zrobione
- Planowanie: Pomaga w planowaniu sprintu, dostarczając pulę elementów pracy, z których zespół może wybrać zadania do pracy podczas nadchodzącego sprintu
Do zrobienia tego możesz użyć ClickUp Sprints - przejdź do swojego sprintu i posortuj zadania według terminu i statusu zadania. Będziesz mógł zobaczyć wszystkie zaległe elementy naraz i szybko zdecydować, które z nich wymagają Twojej uwagi na podstawie priorytetu. W miarę jak będziesz pracować i zakończysz swoje oczekujące zadania, będziesz mógł odhaczać je na liście.
Listy sprintów w ClickUp do zarządzania zadaniami i zaległościami
Jeśli listy sprintów nie są preferowanym sposobem zarządzania zaległościami, skorzystaj z poniższych opcji szablony agile :
- Szablon Backlogów i Sprintów ClickUp
- Szablon Backlogu projektu ClickUp
- Szablon rejestru projektów ClickUp
- Szablon Backlogu ClickUp dla sprintów
Szablony te pozwalają rejestrować wpływ opóźnionego elementu, wysiłek wymagany do jego zakończenia, bieżący postęp, podsumowanie procesu i wiele więcej.
Szablon ClickUp Project Backlog zawierający szczegółowe informacje dotyczące opóźnionych zadań
Krok 3: Regularnie aktualizuj dokumentację
Zwinne projekty są dynamiczne i iteracyjne, więc dokumentowanie każdej części procesu w miarę jego postępu jest kluczem do posiadania aktualnych informacji. 🗝️
Wymagania klienta mogą ulec zmianie podczas fazy tworzenia oprogramowania, a dokumentacja powinna odzwierciedlać te zmiany. Regularne aktualizacje zapewniają również szybsze uruchamianie każdej funkcji, ponieważ zapobiegają niepotrzebnym przestojom.
Z Dokumenty ClickUp , możesz zarządzać aktualizacjami w mgnieniu oka - edytować dokumenty w czasie rzeczywistym wraz ze współpracownikami lub korzystać z trybu skupienia, aby skoncentrować się na zapisywaniu bieżącej aktualizacji bez rozpraszania uwagi.
Nie musisz niczego robić od zera. Do wyboru Biblioteka ClickUp zawierająca ponad 1000 szablonów aby bez wysiłku przygotować wszystkie dokumenty i zaoszczędzić cenny czas.
Przechowuj dokumentację projektu i cyklu pracy w jednym dokumencie ClickUp
Możesz zacząć od szablonu Szablon dokumentacji projektu ClickUp -wykorzystaj dedykowane pola do notatki wszystkich specyfikacji i innych istotnych informacji, takich jak członkowie projektu, ich miejsce w zespole lub zakres dokumentacji.
Po zapisaniu wszystkich nowych informacji możesz oznaczyć odpowiednich członków zespołu za pomocą komentarzy lub wzmianek @, a otrzymają oni powiadomienie.
Współpracuj i edytuj w ClickUp Docs z wieloma użytkownikami
Aby jeszcze bardziej ułatwić ten proces, użyj ClickUp AI aby uzyskać sugestie dotyczące sposobu dokumentowania wymagań iteracji oprogramowania. Wszystko, co musisz zrobić, to dostarczyć kilka podstawowych informacji dotyczących jego funkcji lub sposobu, w jaki został zmieniony - nie musisz sam zmagać się z pisaniem całych sekcji technicznego żargonu.
Po zapisaniu na papierze, jak dana funkcja musi działać, można szybko wygenerować niezbędne elementy dokumentu, takie jak:
- Konspekty
- Tabele z zawartością
- Strony internetowe
Możesz to zrobić, wysyłając podpowiedź do ClickUp AI, a on zrobi wszystko za Ciebie. 🏋️
Automatyzacja pisania dokumentacji za pomocą AI, monitorowanie postępów za pomocą wykresów i sprintów oraz szybkie rozwiązywanie błędów kodowania za pomocą ClickUp
Krok 4: Udostępnianie aktualizacji interesariuszom
Udostępnianie wysiłków związanych z dokumentacją interesariuszom zapewnia przejrzystość i daje czas na podpowiedź. Właściciel projektu i inwestorzy zazwyczaj chcą być na bieżąco z wydatkowanymi zasobami i wydajnością zespołu. Zwinna dokumentacja może dać im jasny obraz bez zakopywania ich w stertach papieru. 🖼️
Automatyzacja tych procesów jest możliwa poprzez tworzenie niestandardowych pulpitów operacyjnych pomagając interesariuszom wizualizować wszystkie ukończone i oczekujące zadania. The Pulpity ClickUp opierają się na kartach, które można dostosować do dowolnego projektu lub procesu. Na przykład możesz użyć:
- Karty niestandardowe
- Wizualizuj swoje zadania za pomocą kart Wykres słupkowy lub Wykres kołowy i dowiedz się, ile czasu zajmuje każde zadanie za pomocą funkcji Śledzenie czasu
- Sprinty
- podziel zadania na kolory w oparciu o ich aktualny status i zidentyfikuj wąskie gardła w trakcie postępu prac
- Osoby przypisane
- wyróżnij obowiązki każdego członka zespołu i zachowaj przejrzystość, mając jasny przegląd zadań, nad którymi pracują
- Priorytety
- Zoptymalizuj wszystkie procesy, kategoryzując zadania zgodnie z ich poziomem priorytetu, oznaczając je jako Niepilne, Wysokie, Normalne, Niskie lub Brak priorytetu
Gdy będziesz zadowolony ze swojego dokumentu, utwórz wewnętrzny link dostępny tylko dla użytkowników w organizacji. Możesz bezpiecznie udostępniać go współpracownikom i w razie potrzeby uzyskać ich opinię! 🔒
Prywatne i publiczne opcje udostępniania w ClickUp Docs pozwalają na bezpieczną wymianę dokumentów
Bonus czytaj: Możesz utworzyć bazę danych Arkuszy Google w której zaktualizujesz wszystkie publicznie dostępne linki do dokumentacji, gdy tylko je sfinalizujesz. Twórz historie użytkowników i przewodniki po dokumentacji i udostępniaj je swoim niestandardowym klientom lub dziel się najnowszymi funkcjami i właściwościami.
Krok 5: Zastanów się nad tym, co zadziałało, a co cię zawiodło
W miarę pisania i dostarczania dokumentacji dla swoich projektów, lepiej zrozumiesz, które procesy zajmują zbyt dużo czasu i jak je ulepszyć. Do zrobienia tego pomoże ci zoptymalizować procesy i ulepszanie metodologii zarządzania projektami **Staraj się oceniać:
- Czy struktura tematu sprzyja prostocie i precyzji
- Czycykl pracy związany z zarządzaniem dokumentacją zapewnia nieskazitelną organizację
- Które części dokumentacji wymagają więcej czasu, energii i skupienia?
Unikając zbyt szczegółowej i czasochłonnej dokumentacji, nie pozostawiasz miejsca na wymówki, jeśli chodzi o złą organizację danych. Wszyscy odpowiedni członkowie Teams i interesariusze powinni być w stanie znaleźć potrzebne informacje.
Na szczęście możesz użyć ClickUp, aby uprościć ten proces -the Uniwersalne wyszukiwanie Funkcja umożliwia przeglądanie tysięcy dokumentów, zadań, czatów lub pulpitów w ciągu kilku sekund. Możesz wyszukiwać słowa kluczowe, a nawet daty ostatnich aktualizacji lub recenzji.
Co najważniejsze, upewnij się, że Twoja dokumentacja nie pochłania dużo energii i czasu. Ustal, które zadania są powtarzające się i wykorzystaj Automatyzacja ClickUp aby przyspieszyć procesy. Możesz ustawić niestandardowe lub gotowe wyzwalacze w celu automatyzacji działań i pozwolić narzędziu działać. Na przykład, gdy priorytet zadania zmieni się z Normalny na Niski, ClickUp może go zarchiwizować i zastosować jeden z szablonów, aby uzyskać dobrze zorganizowany przegląd zadania.
Wykorzystaj ClickUp Automatyzacja, aby zaoszczędzić czas na powtarzających się zadaniach
Najlepsze praktyki zwinnej dokumentacji
Choć pozornie proste, poruszanie się po zwinnej dokumentacji może wydawać się poszukiwaniem drogi przez ciemny labirynt procesów, szybkich iteracji i ciągle zmieniających się wymagań. Ale nie musi to być takie ponure - możesz przyjąć kilka zasad i pozwolić im prowadzić cię po drodze. 🔦
Oto kilka prostych, ale skutecznych praktyk dokumentowania zwinnych projektów:
- Skoncentruj się na działającym oprogramowaniu: Agile nadaje priorytet dostarczaniu działającego oprogramowania do klientów. Dokumentacja powinna wspierać ten cel poprzez dostarczanie wskazówek i kontekstu, nie stając się wąskim gardłem rozwoju
- Tworzenie dynamicznej dokumentacji: Dokumentacja powinna ewoluować wraz z produktem i projektem. Zamiast tworzyć rozszerzenie, statyczne dokumenty z góry, należy utrzymywać dynamiczną dokumentację, która dostosowuje się do zmian i odzwierciedla aktualny stan produktu
- Przyjmuj podejście just-in-time: Twórz dokumentację tylko wtedy, gdy jest potrzebna i z wystarczającą ilością szczegółów. Takie podejście zapobiega nadmiarowi dokumentacji i zapewnia, że pozostaje ona istotna i użyteczna
- Stosuj podejście oparte na współpracy: Zachęcaj członków Teams i interesariuszy do współpracy podczas tworzenia i przeglądania dokumentacji. Gwarantuje to, że odzwierciedla ona ich wartości i uwzględnia różne perspektywy
- Wdrażaj techniki wizualne: Używaj wizualnych reprezentacji, takich jak diagramy, schematy blokowe i makiety, aby skutecznie prezentować złożone koncepcje i powiązania. Dokumentacja wizualna zapewnia podstawy do lepszego zrozumienia i łatwiejszego podejmowania decyzji
Buduj skuteczne zwinne procesy dokumentacyjne i wspieraj swoje projekty za pomocą ClickUp
Zwinna dokumentacja umożliwia zwinnym teamom skuteczną komunikację, szybką adaptację i dostarczanie wyjątkowych wyników. Dzięki odpowiednim strategiom możesz poruszać się po rozwoju oprogramowania, nie tracąc koncentracji na tym, co ważne.
Na szczęście nie musisz rozpoczynać swojej podróży w pojedynkę Pakiet do zarządzania projektami ClickUp zapewnia wszystko, czego możesz potrzebować, aby dostosować procesy dokumentacji i skalować je bez uszczerbku dla ich skuteczności i wydajności. Zarejestruj się w ClickUp free i wyróżnij się we wszystkich swoich projektach dzięki zwięzłej i przemyślanej dokumentacji.