Łatwo jest poczuć się przytłoczonym ogromnym projektem. W miarę narastania zadań zespoły mogą stracić koncentrację, zwolnić tempo pracy i odnotować spadek jakości.
Istnieje jednak popularne rozwiązanie — 94% spośród 127 firm ankietowanych przez Boston Consulting Group na całym świecie wdrożyło metodologię Agile.
Dzięki frameworkowi Scrum firmy Agile ogromne projekty dzielą się na małe sprinty, co pozwala zespołom skupić się na pracy i osiągać stały postęp. Każdy sprint jest kolejnym krokiem zbliżającym Cię do celu.
Ale jak zdecydować, nad czym pracować w każdym sprincie? Wprowadź sprint backlog — swój plan działania, który pozwoli zamienić chaos w porządek.
W tym poście na blogu omówimy sprinty: czym są, dlaczego są ważne oraz jak je tworzyć i zarządzać nimi za pomocą ClickUp.
⏰60-sekundowe podsumowanie
Backlog sprintu można utworzyć, wykonując następujące kroki:
- Uporządkuj rejestr produktu: Priorytetyzuj zadania na podstawie wartości i znaczenia dla sprintu
- Ustal jasny cel sprintu i skup się na priorytetach: Określ jasny cel i wybierz zadania, które przyczynią się do jego osiągnięcia
- Poznaj obciążenie swojego zespołu: oceń dostępne zasoby zespołu i ilość pracy, jaką może wykonać
- Podziel duże zadania na małe, łatwe do wykonania kroki: Podziel duże zadania na mniejsze, wykonalne części, aby ułatwić zarządzanie
- Stwórz pulpit sprintu: Skonfiguruj narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, aby śledzić zadania, postępy i wydajność zespołu
- Sfinalizuj plan i uzgodnij działania zespołu: Przejrzyj i potwierdź plan z zespołem oraz upewnij się, że wszyscy wiedzą, co mają do zrobienia
Czym jest sprint backlog?
Sprint backlog to prosta lista zadań, które zespół Scrum planuje wykonać podczas sprintu, trwającego zazwyczaj 2–4 tygodnie. Odzwierciedla ona również to, co programiści planują osiągnąć podczas sprintu
To coś w rodzaju listy rzeczy do zrobienia w sprincie, podzielonej na jasne, wykonalne plany i łatwe do opanowania kroki.
Na przykład, jeśli pracujesz nad aplikacją mobilną, elementy sprintu mogą obejmować:
- Zaprojektuj ekran profilu użytkownika (8 godzin)
- Dodaj funkcję logowania (16 godzin)
- Skonfiguruj bazę danych dla danych użytkowników (12 godzin)
- Pisz testy funkcji logowania (6 godzin)
Każde zadanie jest szacowane i priorytetyzowane, dzięki czemu zespół może skupić się na pracy i łatwo śledzić postępy.
➡️ Przeczytaj również: Jak techniki Scrum mogą usprawnić realizację projektów
Zrozumienie sprintu
Rejestr sprintów zapewnia przejrzystość, własność i odpowiedzialność, dzięki czemu każdy wie, nad czym pracuje i w jaki sposób przyczynia się to do osiągnięcia celu sprintu.
Jednak to, co sprawia, że sprint backlog jest wyjątkowy, to jego elastyczność. Podczas gdy cel sprintu pozostaje niezmienny, backlog można dostosowywać do informacji zwrotnych i zmieniających się priorytetów, co wymaga od zespołu skupienia, współpracy i trzymania się planu, aby osiągnąć pożądane wyniki.
Elementy sprintu
Aby wiedzieć, jak to działa, musisz zrozumieć różne części sprintu. Obejmują one:
- Cel sprintu: Najważniejszy element sprintu, cel jest jasnym określeniem tego, co chcesz osiągnąć. Na przykład: "Zbuduj bezpieczny system logowania, który pozwoli użytkownikom łatwo tworzyć konta i logować się"
- Historie użytkowników: Są to proste opisy funkcji napisane z punktu widzenia użytkownika i zaczerpnięte z rejestru produktu. Zazwyczaj mają następujący format: "Jako [użytkownik] chcę [funkcja], aby [korzyść]"
- Zadania i podzadania: Podzielają każdą historię użytkownika na jasne, łatwe do zarządzania kroki. Na przykład "Wdrożenie uwierzytelniania użytkowników" może obejmować utworzenie bazy danych użytkowników, zaprojektowanie formularza logowania, szyfrowanie haseł i zarządzanie sesjami
- Wykres burndown: Wykres pokazuje, ile pracy pozostało do wykonania w porównaniu z czasem pozostałym do końca sprintu. Pomaga sprawdzić, czy wszystko jest na dobrej drodze do ukończenia na czas, i daje wczesne ostrzeżenie, aby dostosować plan, jeśli coś nie idzie zgodnie z planem
- Osoby przypisane: Każde zadanie powinno mieć jasno określonego właściciela odpowiedzialnego za jego wykonanie. Przypisanie zadań konkretnym osobom pozwala uniknąć nieporozumień, zapobiega powielaniu pracy i zapewnia odpowiedzialność
- Szacowany czas: Niezależnie od tego, czy jest mierzony w godzinach, czy w punktach fabularnych, pomaga zapobiegać nadmiernym zobowiązaniom i utrzymać realistyczny charakter sprintów. Na przykład uwierzytelnianie użytkowników może zająć 4 godziny na ustawienia bazy danych, 6 godzin na projekt formularza, 8 godzin na logikę zaplecza i 4 godziny na testowanie
👀 Czy wiesz, że... W ciągu ostatnich kilku lat popularność metodyki Agile wśród programistów gwałtownie wzrosła, z 37% do 86%.
Relacje między sprintem a rejestrem sprintów
Rejestr produktu jest jak główna lista zadań do wykonania w projekcie. Zawiera wszystko, czego może potrzebować produkt — nowe funkcje, poprawki błędów i ulepszenia. Lista ta ulega ciągłym zmianom w miarę zmian potrzeb rynku i napływu opinii od klientów. Właściciel produktu stale ją aktualizuje i ustala priorytety, aby najważniejsze elementy znajdowały się na górze listy.
Sprint backlog reprezentuje bardziej skoncentrowane zadania. Podczas spotkań planujących sprint właściciel produktu pomaga wybrać elementy o wysokim priorytecie z backlogu produktu, które można ukończyć w jednym sprincie (zwykle w ciągu dwóch tygodni). To jak zakupy konkretnych składników do przygotowania posiłku — bierzesz tylko to, co jest potrzebne do realizacji danego sprintu lub celu.
Oto jak to działa:
- Zespół wybiera zadania o najwyższym priorytecie (historie użytkowników) z rejestru produktów
- Zostały one podzielone na mniejsze zadania
- Zespół zobowiązuje się do wykonania tych zadań podczas sprintu
- Zadania są dodawane do rejestru sprintów
Następnie zespół przechodzi przez sprint backlog, skupiając się na problemach i udoskonalając poszczególne elementy w miarę postępów.
🧠 Ciekawostka: Chociaż właściciel produktu pomaga określić elementy rejestru produktu, ostatecznie to zespół programistów jest właścicielem rejestru sprintu i decyduje o podziale pracy na zadania i podzadania.
Rola sprintu w Scrumie
Sprint backlog to plan krok po kroku, który pozwala całemu zespołowi Scrum zachować porządek i skupienie. Prowadzi zespół przez kolejne tygodnie, pomagając wszystkim współpracować w dążeniu do celu sprintu.
Na przykład, jeśli tworzysz aplikację e-commerce, rejestr produktu może zawierać duże zadanie, takie jak "Włącz bezpieczne płatności użytkowników". Podczas planowania sprintu zespół produktu dzieli je na mniejsze zadania do rejestru sprintu, takie jak ustawienie bramki płatności, zaprojektowanie przepływu płatności, sprawdzanie kart kredytowych i obsługa błędów płatności.
Ten szczegółowy plan sprawia, że praca jest przejrzysta i łatwa do zarządzania. Każdego dnia członkowie zespołu wiedzą, co należy zrobić, i mogą wybrać zadania odpowiadające ich umiejętnościom. Podczas codziennych spotkań zespół korzysta ze sprint backlogu, aby dzielić się postępami i omawiać problemy.
Rejestr sprintów pomaga również wcześnie wykrywać problemy. W miarę aktualizowania zadań łatwo można sprawdzić, czy sprint nie jest opóźniony. W razie potrzeby zespół może szybko dostosować się, aby pozostać na dobrej drodze.
Jak stworzyć rejestr sprintów
Rejestr sprintu jest tworzony podczas sesji planowania sprintu. Przyjrzyjmy się krokom, które należy wykonać, aby to zrobić:
1. Uporządkuj rejestr produktów
Rejestr produktu jest podstawą projektu i zawiera listę wszystkiego, co zespół może potrzebować do tworzenia, naprawiania lub ulepszania. Organizacja wizji produktu pomaga:
- Zidentyfikuj zadania o wysokim priorytecie lub elementy rejestru produktu (PBI), które są zgodne z celami projektu lub aktualnymi potrzebami rynku
- Zrozum wartość każdego zadania, jego złożoność i wszelkie połączenia z innymi zadaniami
- Wykrywanie zadań lub problemów, które mogą wpłynąć na wyznaczenie sensownego celu sprintu
- Usuń lub odłóż zadania, które nie są już istotne
Na przykład, jeśli pracujesz nad platformą e-commerce i widzisz zadania takie jak "Dodaj ekspresową płatność", "Zapisz metody płatności" i "Zoptymalizuj weryfikację koszyka", możesz zgrupować je w jeden cel i usprawnić proces realizacji transakcji.
Te połączenia tworzą jasny cel sprintu i ułatwiają ustawienie sensownych celów.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj szablonu ClickUp Backlogs and Sprints , aby zarządzać listą zadań do wykonania i planowaniem sprintów w jednym miejscu. Oprócz niestandardowych statusów i pól niestandardowych szablon ten zawiera również gotowe do użycia widoki, takie jak listy, tablice i czaty, które pomogą utrzymać porządek w zespołach i projektach.
👀 Czy wiesz, że... Marketerzy, którzy wdrożyli metodę Agile, odnotowali znaczną poprawę: 63% stwierdziło, że łatwiej jest im zarządzać zmieniającymi się priorytetami, uzyskać lepszą widoczność statusu projektów oraz poprawić morale i wydajność zespołu.
2. Ustal jasny cel sprintu i skup się na priorytetach
Jasno określone cele sprintu nadają zespołowi kierunek i cel. Bez nich łatwo jest utknąć w poszczególnych zadaniach i stracić z oczu szerszą perspektywę.
Każdy dobrze skonstruowany cel sprintu musi:
- Skup się na tym, co najważniejsze, czyli wybieraj tylko te zadania, które bezpośrednio rozwiązują problem
- Pamiętaj o szerszej perspektywie i zastanów się, co przynosi największą wartość, np. zwiększenie przychodów lub zadowolenia klientów
- Unikaj rozpraszania uwagi, jasno określając, co nie jest uwzględnione w sprincie, np. niepowiązane aktualizacje interfejsu użytkownika
- Określ wyniki końcowe, na przykład wzrost sprzedaży o 30%
Kontynuujmy nasz przykład z branży e-commerce. Jeśli 40% klientów porzuca koszyki podczas finalizacji transakcji, a to generuje straty finansowe dla Twojej firmy, dobrym celem sprintu może być:
Usprawnij proces realizacji transakcji i zmniejsz liczbę porzuconych koszyków, dodając ważne funkcje, których oczekują klienci.
Twoje zadania związane z celem sprintu mogą obejmować dodanie opcji płatności jednym kliknięciem dla powracających klientów oraz umożliwienie użytkownikom zapisywania metod płatności. Zwróć uwagę, jak każde zadanie jest bezpośrednio powiązane z celem, co pozwala zespołowi skupić się na pracy i uniknąć wykonywania zadań niezwiązanych z celem.
ClickUp Sprints umożliwia ustawienie czasu trwania sprintów, zarządzanie zaległościami i monitorowanie postępów zespołu przy zachowaniu elastyczności cyklu pracy. Na przykład dzięki szablonowi ClickUp Sprints możesz osiągnąć powodzenie projektu dzięki trzem kluczowym funkcjom:
- Uzyskaj kompleksowy widok, który pozwala zespołom zobaczyć każdy szczegół postępów projektu
- Efektywnie przydzielaj zadania, śledź postępy i monitoruj krytyczne terminy dzięki niestandardowym statusom i polom niestandardowym
- Zmaksymalizuj spójność zespołu, zapewniając wszystkim jasną widoczność i zrozumienie celów projektu
3. Poznaj obciążenie swojego zespołu
Po ustaleniu celu sprintu i listy zadań nadszedł czas, aby sprawdzić, czy Twój zespół jest w stanie wykonać całą pracę.
Przejrzyj wyniki swojego zespołu z ostatnich trzech lub czterech sprintów, aby sprawdzić, ile pracy zazwyczaj wykonuje. Jeśli planujesz obciążenie pracą dla 15 osób, a w zespole jest tylko pięć osób, prawdopodobnie napotkasz problemy i wszyscy będą przeciążeni.
Następnie weź pod uwagę wszystkie czynniki, które mogą wpłynąć na dostępność Twojego zespołu — urlopy, święta, wydarzenia firmowe, sesje szkoleniowe, a nawet nieprzewidziane zwolnienia lekarskie na podstawie wcześniejszych trendów.
Pomyśl o tym w ten sposób: sześcioosobowy zespół programistów zazwyczaj realizuje 45 punktów fabularnych na sprint. (Punkty fabularne to jednostki mierzące wysiłek wymagany do wykonania zadań w oparciu o ich złożoność i czas. )
W następnym sprincie jeden programista jest na tygodniowym urlopie, odbywają się dwudniowe warsztaty firmowe, dwóch członków zespołu pełni dyżur wsparcia, a do tego są dwa dni świąteczne.
Po uwzględnieniu tych czynników — takich jak 25% mniej obciążenia z powodu urlopów, 20% z powodu warsztatów i świąt oraz 15% z powodu obowiązków związanych ze wsparciem — realistyczne obciążenie zespołu spada do około 18–20 punktów fabularnych dla tego sprintu.
4. Podziel duże zadania na małe, łatwe do wykonania kroki
Kolejnym krokiem jest podzielenie zadań o wysokim priorytecie na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania podzadania, aby ułatwić ich oszacowanie i wykonanie.
W przypadku naszego przykładu eCommerce funkcja płatności jednym kliknięciem może zostać podzielona na zadania backendowe i frontendowe.
- Backend: Twórz bezpieczne magazyny tokenów, weryfikuj uwierzytelnianie użytkowników i buduj punkty końcowe API
- Frontend: Zaprojektuj przycisk kasy, skonfiguruj ekrany powodujące powodzenie/niepowodzenie i opracuj komponenty interfejsu użytkownika
Każde z tych zadań można podzielić na mniejsze podzadania. Na przykład przechowywanie tokenów wymaga utworzenia schematu bazy danych, napisania logiki szyfrowania i wdrożenia usługi przechowywania.
Musimy również uwzględnić zależności. Zespół programistów frontendowych nie może w pełni wdrożyć przycisku kasy, dopóki nie będzie gotowe API backendowe, ale w międzyczasie może pracować nad makietami interfejsu użytkownika.
➡️ Przeczytaj również: Jak zarządzać artefaktami Agile Scrum: definicja i znaczenie
5. Utwórz pulpit sprintu
Po podzieleniu zadań na mniejsze kroki, następnym krokiem jest jasne śledzenie postępów sprintu.
Pulpit sprintu to centrum kontroli zespołu, pokazujące zadania, obciążenie pracą i postępy w czasie rzeczywistym. Pomaga wcześnie wykrywać problemy i pozwala wszystkim skupić się na celu sprintu.
Czas więc stworzyć pulpit sprintu. W naszym arsenale mamy potężne narzędzie zwiększające wydajność, które pełni również funkcję solidnego narzędzia do zarządzania sprintami.
Utworzenie sprintu w pulpitach ClickUp zapewni Ci obraz postępów Twojego zespołu w czasie rzeczywistym. Pulpit pokazuje zadania i podzadania, które możesz organizować za pomocą zadań ClickUp.
Dodaj szacowany czas, ustaw terminy, zaznacz priorytety i dodaj niestandardowe statusy oraz szczegółowe opisy do każdego zadania. Następnie po prostu wybierz członka (lub członków) zespołu i przypisz mu zadanie.
Ale nie martw się, z ClickUp to proste. Zobacz tutaj. 👇🏼
Aby zmierzyć wysiłek swojego zespołu, skorzystaj z systemu punktów sprintu ClickUp, który pozwala przypisywać punkty do zadań, śledzić całkowite obciążenie i otrzymywać powiadomienia o przekroczeniu limitów.
ClickUp oferuje również automatyzację sprintów, która pozwala obsłużyć wszystkie ręczne i powtarzalne zadania. Na przykład może automatycznie przenieść zadania do następnego sprintu, jeśli nie zostaną ukończone na czas
Wystarczy, że ustalisz zasady — na przykład powiadamianie działu kontroli jakości o przeniesieniu zadania do przeglądu lub oznaczanie zadania nadrzędnego jako gotowe po zakończeniu wszystkich podzadań. Możesz również automatycznie przenosić zadania, które nie zostały wykonane w danym sprincie, do następnego.
Budowanie sprintu wymaga czasu, ale co zrobić, jeśli masz napięty harmonogram? Wykorzystaj w pełni konfigurowalne szablony planowania sprintów i rejestru produktów ClickUp, aby przyspieszyć ten proces!
➡️ Przeczytaj również: Jak stworzyć pulpit Agile dla swojego zespołu programistów
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Podziel elementy rejestru produktów (PBI) na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania, które można zakończyć w ciągu jednego dnia. Dzięki temu zespoły mogą dokładniej śledzić postępy i szybko identyfikować potencjalne opóźnienia.
6. Sfinalizuj plan i zgraj działania swojego zespołu
Ostatnim krokiem jest zebranie zespołu w celu przejrzenia ostatecznego rejestru, wyjaśnienia obowiązków i kluczowych różnic oraz potwierdzenia celu sprintu. W tym momencie należy zająć się wszelkimi wątpliwościami, zidentyfikować potencjalne przeszkody i omówić ryzyko, które może spowolnić realizację zadania.
W tym momencie należy również udostępnić plan sprintu interesariuszom, wyjaśniając wybrane zadania, oczekiwane wyniki i wszelkie kompromisy. Chodzi o to, aby otwarcie informować o obciążeniu pracą zespołu i tym, jak wpisuje się ono w planowany sprint.
W tym miejscu z pomocą przychodzi ClickUp dla zespołów programistycznych. Podczas cyklu sprintu umożliwia on regularne sprawdzanie postępów (np. codzienne spotkania) wraz ze szczegółowym przeglądem projektu, aby śledzić postępy i radzić sobie z wyzwaniami. Chociaż lista zadań powinna pozostać w większości niezmienna, należy być gotowym na wprowadzenie zmian w razie potrzeby.
📮ClickUp Insight: Około 41% profesjonalistów preferuje komunikację zespołową za pomocą wiadomości błyskawicznych. Chociaż umożliwia ona szybką i sprawną wymianę informacji, wiadomości są często rozrzucone po wielu kanałach, wątkach lub wiadomościach bezpośrednich, co utrudnia późniejsze odnalezienie potrzebnych informacji.
Dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu, takim jak ClickUp Chat, wątki czatu są mapowane do konkretnych projektów i zadań, dzięki czemu rozmowy są kontekstowe i łatwo dostępne, co ułatwia zarządzanie sprintami.
Najlepsze praktyki dotyczące korzystania z rejestru sprintów
Jako Scrum Master, stworzenie dobrze zarządzanego sprint backlogu wymaga starannego planowania. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci utrzymać go na właściwym torze:
- Zachowaj elastyczność, ale pozostań skupiony poprzez otwarcie sprintu na zmiany, pamiętając jednocześnie o celu sprintu. Wprowadzaj tylko niezbędne zmiany i upewnij się, że nie zakłócają one pracy zespołu
- Regularnie udoskonalaj rejestr sprintów , planując cotygodniowe przeglądy i porządkując elementy rejestru sprintów wraz z zespołem. W razie potrzeby wyjaśnij zadania i dostosuj szacunki, aby pozostać na dobrej drodze
- Ustal jasne kryteria akceptacji dla każdego zadania. Jasne warunki zakończenia zapobiegną pojawieniu się dodatkowej pracy
- Śledź postępy codziennie, organizując spotkania standup i korzystając z narzędzi wizualnych do monitorowania postępów. Otwarta komunikacja na temat statusu zadań, przeszkód i zależności pomaga zespołowi w szybkim wprowadzaniu zmian
- Priorytetyzuj zadania na podstawie zależności, aby te ważne, mające wpływ na inne, były wykonywane w pierwszej kolejności. Upewnij się, że Twój zespół jest świadomy zależności, pomagając mu odpowiednio planować i unikać opóźnień
- Aktualizuj dokumentację poprzez prowadzenie przejrzystych zapisów szczegółów technicznych, wyborów projektowych i wszelkich krytycznych informacji kontekstowych, aby członkowie zespołu mogli pracować niezależnie i odwoływać się do nich podczas przyszłych sprintów
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Używaj technik ustalania priorytetów, takich jak WSJF (Weighted Shortest Job First) i metoda MoSCoW, aby ustalać kolejność zadań. Skoncentruj się na zadaniach, które zapewniają największą wartość biznesową i są zgodne z celem sprintu.
Wyzwania związane z zarządzaniem sprintami i sposoby ich pokonywania
Jak widać, zarządzanie sprintem nie jest łatwe. Oto kilka typowych wyzwań, przed którymi stają zespoły podczas codziennych spotkań Scrum, oraz sposoby ich pokonania:
- Nieoczekiwane zmiany i rozszerzanie zakresu są częstym zjawiskiem w trakcie sprintu. Zarządzaj nimi za pomocą przejrzystego procesu, informuj o ich wpływie i akceptuj tylko pilne zmiany zgodne z celem sprintu
- Niedokładne szacunki i przeciążenie występują, gdy zespoły błędnie oceniają złożoność zadań. Można temu zapobiec, korzystając z danych z poprzednich sprintów, dzieląc zadania na mniejsze części i przewidując czas na nieprzewidziane sytuacje
- Niejasne zadania i niejasne cele powodują zamieszanie i opóźnienia. Zapobiegaj temu, udoskonalając rejestr, definiując jasne opisy zadań i kryteria akceptacji oraz rozwiązując niejasności techniczne przed sprintem
- Ukryte zależności i opóźnienia w cyklu pracy mogą zakłócić postępy. Planuj, tworząc mapę zależności, wykorzystując narzędzia do zarządzania projektami, aby je wizualizować, oraz organizując pracę we właściwej kolejności
- Ograniczone zasoby i dostępność mogą spowolnić postępy. Planuj realistycznie, szkol członków zespołu w zakresie różnych zadań i przygotuj zastępstwa do krytycznych zadań, aby utrzymać tempo pracy
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Stwórz formalne mechanizmy, takie jak informacje zwrotne od interesariuszy, ankiety i dedykowane sesje informacyjne, aby usprawnić planowanie sprintów i ostatecznie dostarczyć bardziej wartościowe produkty.
Twórz i zarządzaj sprintami za pomocą ClickUp, aby osiągnąć maksymalny sukces
Proces planowania sprintu opiera się na jasnych celach, ogólnej wizji produktu oraz zrozumieniu tego, co cały zespół Scrum może osiągnąć w każdym sprincie Agile. Nie jest to jednak proces uniwersalny — musi być dostosowywany w miarę postępów sprintu, dając zespołowi przestrzeń do rozwoju i doskonalenia.
Co więcej, samo sprint backlog nie gwarantuje powodzenia. Potrzebujesz również odpowiednich narzędzi do zarządzania wszystkim, i tu właśnie wkracza ClickUp.
Niezależnie od tego, czy chodzi o zaawansowane funkcje zarządzania projektami i zadaniami, intuicyjne widoki czy szczegółowe wykresy postępów, ClickUp sprawia, że zarządzanie projektami Agile jest łatwe, wydajne i skuteczne.
Nie musisz wierzyć nam na słowo — zarejestruj się już dziś, aby uzyskać bezpłatne konto ClickUp i przekonaj się, jak Twoje projekty staną się znacznie łatwiejsze w zarządzaniu!