Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre Teams nieustannie się rozwijają, podczas gdy inne z trudem za nimi nadążają? Nie jesteś sam! Wielu z nas tam było, zastanawiając się, jak odblokować kolejny poziom innowacji i wydajności w pracy.
Sekretem jest tutaj "budowanie obciążenia"
Chodzi o umożliwienie każdemu członkowi zespołu rozpoznania i wykorzystania swoich unikalnych mocnych stron.
W biznesie, gdzie zmiana jest jedyną stałą, zdolność do budowania i pielęgnowania zdolności jest "prawdziwą" różnicą między prosperowaniem a zwykłym przetrwaniem.
Potraktuj budowanie obciążeń jako inwestycję w ulepszanie zestawu narzędzi swojego zespołu - dzięki ostrzejszym umiejętnościom i duchowi do zrobienia.
Na tym blogu szczegółowo omawiamy budowanie obciążenia i płynące z niego korzyści. Udostępniamy przykłady i strategie rozwijania obciążeń organizacyjnych w zespołach lub na poziomie indywidualnym.
Co to jest budowanie obciążenia?
Termin "budowanie obciążenia" to proces, który umożliwia zespołom rozwijanie i wzmacnianie umiejętności i zdolności. To z kolei pomaga zespołowi osiągać cele, radzić sobie z wyzwaniami w miejscu pracy, ustanawiać dobre zarządzanie i skuteczniej przyczyniać się do rozwoju organizacji.
Koncepcja ta obejmuje różne działania, od nauki twardych umiejętności, takich jak przetwarzanie w chmurze lub gromadzenie i analiza danych, po kultywowanie umiejętności miękkich, takich jak prezentacja, myślenie strategiczne i zarządzanie czasem oraz ocena obciążenia na poziomie instytucjonalnym.
Strategia budowania obciążenia ułatwia jednostkom przejęcie odpowiedzialności za swoją naukę, zidentyfikować swoje potrzeby i priorytety i stworzyć plan strategiczny w celu ich zaspokojenia, czego wynikiem jest stabilność organizacyjna.
Budowanie obciążenia vs. Planowanie obciążenia
Chociaż budowanie obciążenia i jego planowanie mogą wydawać się podobne, są to dwie różne koncepcje niezbędne do powodzenia zespołu. Planowanie obciążenia koncentruje się na zdolności zespołu do zrobienia większej ilości pracy poprzez rozszerzenie jego zasobów.
Jednak budowanie obciążenia polega na poprawie zdolności zespołu do wykonywania tej pracy poprzez wyposażenie się w niezbędną wiedzę i umiejętności.
**Dlaczego budowanie obciążenia jest ważne?
Podczas budowania obciążenia dla zespołu lub na poziomie organizacyjnym, w grę wchodzą następujące korzyści:
1. Zwiększona współpraca i wydajność
Wspólne zrozumienie przez członków zespołu przeszkód i możliwości rozwoju skutkuje udostępnianiem najlepszych praktyk, łączeniem zasobów i uczeniem się na podstawie doświadczeń innych.
Jest bardziej prawdopodobne, że będą pracować optymalnie, aby osiągnąć wspólne cele, co zwiększa poziom satysfakcji i zmniejsza wypalenie zawodowe. Budowanie obciążenia organizacyjnego wzmacnia społeczność i zapewnia członkom wzajemne wsparcie w rozwiązywaniu złożonych problemów w pracy.
2. Więcej miejsca na innowacje i kreatywność
Obciążenia zachęcają jednostki do kreatywnego myślenia i opracowywania nowych pomysłów i rozwiązań dla różnych wyzwań.
Pomaga im poszerzyć zakres swojej pracy, aby służyć większej liczbie osób lub skutecznie służyć ludziom, z którymi już pracują.
Ta kreatywna wolność prowadzi do doskonalenie procesów biznesowych i wyższe morale pracowników, co z kolei pozytywnie wpływa na organizację.
3. Planowanie strategiczne i podejmowanie decyzji w szerszej perspektywie
Obciążenia pomagają członkom zespołu zobaczyć szerszy obraz i przewidzieć problemy w pracy - na przykład, eskalacja budżetów projektów opóźnione wysyłki i źle zarządzane poziomowanie zasobów .
To odciąga ich od ciągłego bycia w trybie reaktywnym i czyni z nich doskonałych strategów. Dzięki wyczyszczonej liście wymagań i strategicznemu planowi, Twój zespół może podejmować świadome decyzje, nawet w przypadku wystąpienia zakłóceń, skutecznie zwiększając obciążenie organizacji.
Śledzenie wydajności pracowników i obciążenia pracą dzięki konfigurowalnym pulpitom w ClickUp
4. Większa siła adaptacji i odporność
Budowanie obciążenia tworzy środowisko ciągłego uczenia się i zrównoważonego rozwoju dla osób, aby mogły skutecznie rozwijać swoją karierę, co ma kluczowe znaczenie dla szybszej adaptacji i budowania odporności wśród Teams.
Te cechy sprawiają, że są one lepiej przygotowane do reagowania na sytuacje kryzysowe i promowania szybkiego powrotu do zdrowia i odbudowy.
5. Spełnione oczekiwania interesariuszy
Najlepsze Teamsy funkcjonują jak dobrze naoliwiona maszyna. Oni dotrzymują terminów , osiągać cele i sprawiać, by interesariusze byli zadowoleni z postępów.
Budowanie obciążenia dostosowuje zasoby do wymagań projektu w celu proaktywnego i świadomego zarządzania.
6. Maksymalny rozwój indywidualny
Posiadanie przestrzeni do rozpoznawania mocnych i słabych stron oraz wdrażania różnych taktyk w celu ich rozwiązania zwiększa zaufanie do członków zespołu.
Chętnie przyjmują oni na siebie więcej obowiązków i wykorzystują oprogramowanie do zarządzania zasobami do zrobienia swojej pracy efektywnie. Wsparcie w zakresie budowania obciążenia rozwija również ich zdolność do inspirowania i kierowania innymi.
Przykłady inicjatyw w zakresie budowania obciążeń organizacyjnych
Chociaż koncepcja ta jest szeroka, każdy może ją wdrożyć na różnych poziomach. Przeanalizujmy kilka działań związanych z budowaniem obciążenia:
1. Programy rozwoju przywództwa
"Lider zna drogę, idzie drogą i pokazuje drogę"
Niemal niemożliwe jest osiągnięcie czegokolwiek bez solidnego przywództwa. Nie oznacza to jednak, że ludzie na szczycie podejmują najważniejsze decyzje dla organizacji. Menedżerowie i liderzy Teams na różnych poziomach przyczyniają się do realizacji ogólnej misji i celów.
Program rozwoju przywództwa promuje strategiczne myślenie, podejmowanie decyzji i umiejętności zarządzania zespołem -na przykład inicjatywy budowania obciążenia w celu szkolenia pracowników o wysokim potencjale, aby przygotować ich do pełnienia ról kierowniczych.
2. Warsztaty podnoszące kwalifikacje
Jednym z najprostszych sposobów budowania obciążenia jest podnoszenie kwalifikacji członków zespołu poprzez ustrukturyzowane taktyki uczenia się.
Na przykład, firma technologiczna może zapewnić obozy szkoleniowe z kodowania dla nowo dołączonych młodych programistów, aby mogli szybciej wykonać skok naprzód i pracować nad złożonymi projektami. Z kolei firma produkcyjna oferuje szkolenia w zakresie nowych technologii produkcji.
3. Partnerstwa mentorskie
Skuteczność inicjatyw mających na celu budowanie obciążeń wzrasta dzięki partnerstwom mentorskim, w których doświadczeni specjaliści kierują młodszymi pracownikami. Na przykład, umiejętności przywódcze młodszych pracowników mogą być rozwijane poprzez łączenie ich w pary z bardziej doświadczonymi pracownikami. Wskazówki te mogą mieć formę rozwoju obciążenia, rozwoju osobistego lub doradztwa zawodowego.
Innym przykładem jest dwóch pracowników z tym samym doświadczeniem, ale w różnych działach, mentorujących się nawzajem w celu doskonalenia umiejętności zarządzania czasem, aby osiągnąć więcej w swoich obecnych rolach.
4. Grupy zadaniowe
Czasami procesy organizacyjne również wymagają naprawy. Grupy zadaniowe skupione na usuwaniu nieefektywności inicjują budowanie obciążenia poprzez ocenę systemów, identyfikację rozbieżności i ich naprawę.
Na przykład, jeśli Twój zespół finansowy nadal ręcznie tworzy faktury i paragony w Excelu, stwórz szablony dla tak często używanych dokumentów. Lub, jeśli nie ma odpowiedniego procesu wdrażania nowych pracowników, zbuduj przepływ pracy, który będzie łatwy do naśladowania.
Usuwając takie nieefektywności, pracownicy oszczędzają czas i mają większą jasność co do zrobienia tego, co do nich należy. Skupienie się na definiowanie wydajności pracowników zoptymalizuje wydajność i jakość pracy.
5. Szkolenia w zakresie polityki i rzecznictwa
Innym sposobem na budowanie obciążenia jest zachęcanie członków zespołu do udziału w działaniach, które zwiększają świadomość społeczną na temat misji społecznej odpowiedzialności organizacji.
Może to obejmować szkolenie ich w zakresie prowadzenia kampanii na rzecz określonych celów, wolontariat w organizacjach pozarządowych i non-profit lub doradztwo w zakresie opracowywania technik i strategii pozyskiwania funduszy dla organizacji.
Taki formularz szkoleniowy zwiększy przydział zasobów i wolontariatu włożonego w organizację.
Komponenty działań związanych z budowaniem obciążenia
Podczas budowania obciążenia, te trzy elementy składają się na praktyczne doświadczenie, bez względu na obszar zainteresowania lub dział.
1. Wzmocnienie ekosystemu
Jedną z najlepszych rzeczy do zrobienia w zakresie budowania obciążeń jest stworzenie sieci lub ekosystemu sprzedawców, konsultantów i dostawców technologii, którzy wspólnie zaspokajają różne potrzeby.
Podejście sieciowe na poziomie systemowym zapewnia, że inicjatywy nie są odizolowane, ale otrzymują wsparcie z kompleksowej wiedzy specjalistycznej, zasobów i infrastruktury.
2. Zaangażowanie interesariuszy
Dzięki zaangażowaniu interesariuszy w ustawienie celów i ich realizację, działania związane z budowaniem obciążenia będą prawdopodobnie odpowiadać potrzebom i kontekstowi odbiorców docelowych. Ta adekwatność zapewnia, że wysiłki na rzecz budowania potencjału są dobrze odbierane i ukierunkowane.
3. Rozważ przyszłe implikacje wysiłków
Twórz inicjatywy budowania obciążenia, które mogą być skalowane i dostosowywane w czasie, zapewniając korzyści w dłuższej perspektywie. Przewiduj zapotrzebowanie na zasoby, aby członkowie zespołu potrzebujący największego wsparcia nie musieli czekać zbyt długo.
Jednocześnie należy umożliwić poszczególnym osobom samodzielne kontynuowanie inicjatyw. Wiąże się to z rozwijaniem umiejętności w obszarach technicznych i obszarach takich jak mentoring, szkolenia i transfer wiedzy .
Utrzymanie tych elementów na pierwszym planie podczas angażowania się w działania związane z budowaniem obciążenia wzmocni partnerstwa i pozwoli osiągnąć wyniki, których oczekujesz dla swojego zespołu.
Pięć kroków do budowania obciążenia w miejscu pracy
Przy odpowiednim podejściu, budowanie obciążenia może być przełomem dla twojego zespołu (i organizacji). Oto pięć kroków, które pomogą ci zacząć:
1. Skategoryzuj możliwości jako podstawowe, wspierające i strategiczne
Oceń konkretne potrzeby swojego zespołu. Przeprowadź ankiety i wywiady oraz dyskusje grupowe, aby zrozumieć różne bariery, z którymi borykają się poszczególni członkowie zespołu.
W oparciu o zebrane informacje, sporządź listę wszystkich niezbędnych umiejętności (podstawowych), korzystnych umiejętności (wspierających) i umiejętności, które mogą zapewnić przewagę konkurencyjną (strategicznych).
Na przykład, podstawowe umiejętności obejmują podstawowe umiejętności zawodowe, wsparcie, współpraca w zespole i umiejętności komunikacyjne, a strategia może obejmować zaawansowaną wiedzę techniczną (np. kodowanie).
W oparciu o klasyfikację, ustawienie Cele SMART dla budowania obciążenia. Na przykład:
Specyficzne: Poprawa biegłości zespołu programistów w zakresie frameworków JavaScript, takich jak Węzeł.js i React.
Miara: Każdy członek zespołu powinien zakończyć zaawansowany kurs programowania full-stack i wdrożyć projekt przy użyciu tych technologii, wykazując co najmniej 20% wzrost wydajności rozwoju. Wizualizacja i zarządzanie każdym projektem za pomocą Tablica ClickUp .
Pomysły na burzę mózgów, aby tworzyć własne trendy i śledzić spostrzeżenia branżowe dzięki Tablicom ClickUp
Osiągalne: Zapewnij dostęp do kursów online i wewnętrznych sesji szkoleniowych oraz oddeleguj regularne godziny na naukę.
Relevant: Zwiększenie ustawienia umiejętności jest niezbędne do podniesienia jakości oprogramowania.
Określony w czasie: Cel: ukończenie szkolenia w ciągu dziewięciu miesięcy.
Możesz przeprowadzić budowanie obciążenia i planowanie obciążenia w programie Excel aby uzyskać cenny wgląd w obciążenie pracą zespołu w bieżących i przyszłych projektach. Jednak Excel może nie być najlepszym narzędziem do budowania obciążenia ze względu na ograniczone funkcje współpracy i brak interaktywnych widoków zarządzania projektami, takich jak lista, kalendarz i widok tablicy.
Alternatywnie, ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz do usprawnienia procesu budowania obciążenia i gotowe szablony, które pozwolą Ci zacząć działać.
Osiągnij powodzenie szybciej, korzystając z Cele ClickUp . Zdefiniuj jasne oś czasu, mierzalne cele i automatyczne śledzenie postępów na platformie, aby Twój zespół był zawsze na bieżąco.
Pobierz szablon
2. Niestandardowe programy szkoleniowe w różnych formatach
Po ustawieniu celu należy pamiętać, że poszczególne osoby mogą mieć różne punkty wyjścia. Niestandardowe programy budowania obciążenia, które członkowie zespołu mogą dostosować w oparciu o cele i zadania .
Upewnij się, że materiały i metody dostarczania są dostosowane do różnych stylów uczenia się i umiejętności.
Uwzględnij warsztaty, szkolenia w miejscu pracy i kursy online, aby proces rozwoju umiejętności był angażujący i skuteczny.
Na przykład, do zrobienia biegłości w frameworkach JavaScript, zespół może wykonywać interaktywne ćwiczenia z kodowania, uczestniczyć w warsztatach, gdzie mogą kodować w czasie rzeczywistym i otrzymywać natychmiastowe informacje zwrotne, a także współpracować z doświadczonymi programistami, którzy dzielą się najlepszymi praktykami i wskazówkami.
Dodatkowo, zachęcaj swój zespół do pracy nad małymi projektami lub zadaniami przy użyciu frameworków, zanim będą gotowi do podjęcia się projektu na dużą skalę.
3. Dokumentuj krytyczne procesy za pomocą narzędzi do współpracy
Aby osiągnąć cel, zespół musi mieć jasną mapę drogową tego, jak ma go osiągnąć. Nie tylko usunie to niejasności co do kolejnych kroków i poprawi wydajność, ale także zapewni wsparcie dla długoterminowego zrównoważonego rozwoju, gdy pracownicy będą się zmieniać.
Opracuj szczegółowe przewodniki z instrukcjami krok po kroku, ramami czasowymi, rolami i obowiązkami oraz wszelkimi niezbędnymi szablonami lub wykorzystanie zasobów protokoły.
Zaangażowanie wszystkich członków Teams w proces tworzenia dokumentacji. Uchwycenie spostrzeżeń i doświadczeń z pierwszej ręki, krytycznych dla uchwycenia rzeczywistości tego, jak działają procesy i gdzie można wprowadzić ulepszenia.
Zarządzanie wieloma L&D oś czasu projektu , śledzenie postępów i zapewnienie, że wszystkie aspekty projektu są zgodne z celami zespołu i organizacji za pomocą ClickUp Gantt Charts .
Od zarządzania priorytetami do zrobienia oś czasu i widoku postępu, zrób to wszystko z Gantt Charts w ClickUp
Ustaw zależności dla swoich zadań, łącząc je z zadaniami, plikami, dokumentami i nie tylko. Wizualizuj dowolny proces ze swoim zespołem i spraw, by był łatwy do naśladowania. Funkcja ta jest istotna przy tworzeniu listy kroków potrzebnych do zbudowania obciążenia i zapewnienia, że wszystkie działania są na dobrej drodze.
Ustanowienie rutynowego przeglądu i aktualizacji dokumentacji procesu - w miarę ewolucji procedur i zdobywania nowych spostrzeżeń w miarę upływu czasu.
4. Zdefiniowanie wskaźników pomiaru i oceny
Śledzenie postępów wszystkich członków zespołu i ocena ogólnego wpływu strategii budowania obciążenia przy użyciu następujących wskaźników:
Nabycie umiejętności: Mierz poprawę określonych kompetencji lub umiejętności przed i po zakończonym szkoleniu. Wykorzystaj w tym celu oceny obciążenia, testy lub symulacje.
Poziomy zaangażowania: Monitoruj poziom zaangażowania i uczestnictwa w programie. Opracuj ankiety dotyczące satysfakcji z pracy, istotności szkolenia i możliwości jego zastosowania, aby określić opinie zespołu.
Wskaźniki ukończenia: Śledzenie odsetka członków zespołu, którzy zakończyli szkolenie. Niskie wskaźniki ukończenia mogą wskazywać na problemy z projektem programu lub jego przydatnością.
Wykorzystanie umiejętności: Ilościowa poprawa wydajności pracy po szkoleniu. Poszukaj zmian w poziomie wydajności (np. szybsze zakończenie zadań) i jakości wyników (np. lepsze informacje zwrotne od interesariuszy).
Śledzenie możliwości zespołu za pomocą Szablon matrycy możliwości ClickUp !
Podkreśl umiejętności każdego członka zespołu za pomocą szablonu ClickUp Capability Matrix
5. Połączenie z innymi organizacjami
Posiadając narzędzia do planowania i budowania obciążenia dla udostępnianie wiedzy wewnętrznej i rozwój jest konieczny, należy również zobowiązać się do połączenia z rówieśnikami z innych organizacji i uczenia się od nich.
Stwórz listę problemów i wyzwań, w których chciałbyś uzyskać pomoc od innych i zacznij ich szukać, aby zrozumieć, co zrobili, co chciałbyś powielić.
Z takich połączeń często wynikają sieci wsparcia, które oferują wskazówki, mentoring i możliwości rozwoju zawodowego. To nie tylko zwiększa możliwości poszczególnych organizacji, ale także wzmacnia branżę i społeczności.
Ponadto warto rozważyć wykorzystanie szablonów do planowania obciążeń do zarządzania zasobami i sprawdzania, czy są one poniżej, powyżej lub na granicy obciążenia.
Na przykład Szablon do planowania zasobów przez ClickUp to wygodny sposób na alokację zasobów w ramach zespołu i wizualizację obciążenia zasobów w jednym miejscu. Wykorzystaj te informacje, aby zoptymalizować obciążenie pracą, przewidzieć potencjalne problemy i dostosować Teams do tego, co jest najważniejsze dla organizacji.
Pobierz szablon
Tap into Your Teams's Untapped Potential with Capacity Building (Wykorzystaj niewykorzystany potencjał swojego zespołu dzięki budowaniu obciążenia)
Wiele teamów w całej organizacji często jest zbyt rozciągniętych, starając się nadążyć za zmieniającymi się wymaganiami tylko dlatego, że nie mają odpowiednich kompetencji lub przewidywania, aby iść naprzód.
Przełącz przełącznik dzięki budowaniu obciążeń organizacyjnych.
Zidentyfikuj luki w umiejętnościach członków swojego zespołu, aby dostosować programy szkoleniowe, które są zgodne z celami organizacji i promują zarządzanie talentami - uzyskaj dostęp do setek gotowych ram do ustrukturyzowanego uczenia się, śledzenia postępów i pomiaru wysiłków związanych z budowaniem obciążeń. Zarejestruj się na ClickUp za darmo .