Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że Twoja organizacja to plątanina procesów, które wydają się żyć własnym życiem? Nie jesteś sam. Poczucie dreptania w miejscu może być frustrujące. Lub, co gorsza, wypróbowywanie nowych systemów i procesów, które nie wydają się poruszać igły.
Czasami najprostszy sposób na wprowadzenie zmian w biznesie sprowadza się do tego, co znajduje się na samym początku: tworzenia i optymalizacji procesów biznesowych, na których można się oprzeć.
Doskonalenie procesów biznesowych to znacznie więcej niż liczby i arkusze kalkulacyjne. Chodzi o stworzenie spokojnego, satysfakcjonującego doświadczenia nie tylko dla Ciebie, ale dla wszystkich zaangażowanych w Twoją organizację.
Jeśli więc jesteś gotowy, aby zobaczyć, jak możesz przenieść swoją firmę na wyższy poziom wydajności i łatwości, czytaj dalej, aby ulepszyć swoją grę w zarządzanie procesami biznesowymi!
Co to jest Doskonalenie procesów biznesowych?
Usprawnianie procesów biznesowych (BPI) może wydawać się oczywiste. Jest jednak nieco bardziej złożone i zniuansowane, niż mogłoby się początkowo wydawać. Usprawnianie procesów biznesowych to systematyczne podejście do optymalizacji bieżących procesów organizacji i jej działań
.
Ma na celu pomóc organizacji zobaczyć, co można poprawić i skuteczniej osiągać cele biznesowe. 🌻
Pomyśl o swojej organizacji jak o orkiestrze. Jest w niej ciąg instrumentów dętych, instrumenty dęte drewniane, instrumenty dęte blaszane, perkusja i tak dalej - wszystkie muszą grać w harmonii, aby brzmieć pięknie. Eksperymentowanie z usprawnianiem procesów biznesowych jest jak upewnienie się, że każda sekcja jest dobrze przygotowana i gotowa do wyjścia na scenę.
Jakikolwiek błąd w jednej sekcji może zakłócić cały występ, zarówno w niewielkim, jak i dużym stopniu.
Zaplanuj wiele projektów, zarządzaj zależnościami i ustalaj priorytety wszystkiego w niestandardowy sposób
z widokiem osi czasu w ClickUp
Z Business
i ulepszanie, można wychwycić rzeczy, zanim będą miały szansę wykoleić wydajność podczas udoskonalania, dzięki czemu można wyeliminować nieefektywności, poprawić zadowolenie pracowników i klientów oraz ogólnie usprawnić cały proces organizacji na lepsze.
Dlaczego doskonalenie procesów biznesowych jest ważne?
Wiele z powodów, dla których doskonalenie procesów biznesowych jest niezbędne, pokrywa się z celami większości organizacji, takimi jak:
- Efektywność kosztowa: Jak można uzyskać największą wartość z posiadanych narzędzi i zasobów? Pomyśl o tym jako o robieniu więcej za mniej, bez uszczerbku dla jakości, na przykład eliminując czasochłonne, powtarzalne zadania dzięki odpowiedniej automatyzacji i usprawnieniu procesów narzędzia ciągłego doskonalenia 🛠
- Poprawa jakości: Znalezienie sposobu na poprawę jakości towaru lub usługi może oznaczać podniesienie całego doświadczenia, jakie ktoś ma w interakcji z twoją organizacją, niezależnie od tego, czy jest to element wysokiej jakości, czy wdrożenie najnowszego klienta
- Zadowolenie klienta: Lepsze doświadczenie klienta, czy to poprzez szybszą wysyłkę i czas dostawy, wyższą jakość produktów, czy lepszą obsługę klienta, może prowadzić do zwiększenia rentowności
- Zadowolenie pracowników: Usprawnienie istniejących procesów i wdrożenie zmian może mieć ogromne znaczenie dla członków zespołu. Może to zmniejszyć frustrację, zapewnić lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym, poprawić komunikację i zwiększyć wydajność
- Utrzymanie konkurencyjności: BPI może pomóc w dostosowaniu się do zmian na rynku. Bardziej elastyczne środowisko biznesowe pozwala zobaczyć, gdzie znajduje się Twoja firma w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz reagować, gdy zmieniają się preferencje klientów, stać się bardziej wydajnym i przestawić się, gdy zajdzie taka potrzeba
- Skalowalność: Ciągłe doskonalenie może pomóc w rozwoju firmy i radzeniu sobie z rosnącą złożonością bez uszczerbku dla wydajności lub przychodów. Gdy obecne procesy są maksymalnie usprawnione, organizacja może płynnie utrzymywać jakość i wydajność we wszystkich obszarach, optymalizować zasoby, popełniać mniej błędów i przyciągać inwestycje 🙌
- Ograniczenie ryzyka: Przeprojektowanie procesów może pomóc zidentyfikować punkty bólu i znaleźć przyczynę wąskich gardeł wpływających na Twój biznes, niezależnie od tego, czy chodzi o wdrażanie nowych produktów, czy wdrażanie nowych klientów. Można również sprawdzić, gdzie automatyzacja procesów może wyeliminować błędy ludzkie, ograniczyć problemy prawne i grzywny oraz ustawić plany awaryjne dla scenariuszy "co jeśli"
- Zwiększona wydajność i efektywność: BPI może pomóc w opracowaniu bardziej wydajnych strategie zarządzania projektami i określić, gdzie należy wdrożyć procesy, takie jak automatyzacja cyklu pracy, które mogą pomóc członkom zespołu zakończyć pracę w bardziej efektywny sposób. Może również pomóc w lepszej alokacji zasobów, oszczędzając czas, który można wykorzystać na bardziej strategiczne działania, takie jak burza mózgów, dalsze inicjatywy usprawniające i innowacje
Należy pamiętać, że wszystkie te aspekty wchodzą w zakres ciągłego
i ulepszenia. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane ułatwia wprowadzanie zmian w organizacji.
Korzyści i wyzwania Doskonalenia procesów biznesowych
Jak większość rzeczy, usprawnianie procesów biznesowych ma dwie strony medalu. Podczas gdy z pewnością istnieją wykazane korzyści, istnieją również pewne wyzwania, które wiążą się z robieniem rzeczy w inny sposób.
Korzyści Doskonalenie procesów biznesowych
Odkrywanie nowego podejścia do
zarządzanie procesami
może zrobić różnicę w zwiększaniu wydajności biznesu i znajdowaniu efektywnych czasowo i kosztowo rozwiązań dla punktów bólu i wąskich gardeł, jak omówiliśmy wcześniej.
Twórz szczegółowe formularze w ClickUp 3.0 z możliwością przeciągania i upuszczania, aby wstawiać pola i dodawać logikę warunkową w celu zbierania lepszych opinii
Tworzenie elastyczności organizacyjnej, która może dostosowywać się i zmieniać na rynku, gdy jest to konieczne, jest nieocenione, podobnie jak tworzenie doskonałych doświadczeń klientów i pracowników. Dane i metryki dają przewagę i umożliwiają podejmowanie wnikliwych i świadomych decyzji, które mogą przyczynić się do dalszych innowacji i skalowalności.
Wszystkie te korzyści są potencjalnymi wynikami doskonalenia procesów biznesowych. ✨
Wyzwania Doskonalenia procesów biznesowych
Choć perspektywy związane z usprawnianiem procesów biznesowych mogą być różowe, należy wziąć pod uwagę pewne potencjalne wyzwania:
- Koszty początkowe: Niezależnie od tego, czy organizacja inwestuje w nowe oprogramowanie, czy też nie narzędzia do usprawniania procesów biznesowych lub zatrudnia konsultanta, wczesna scena doskonalenia procesów biznesowych może być kosztowna
- Opór przed zmianą: Zawsze istnieje możliwość, że członkowie zespołu i interesariusze nie będą otwarci na zmiany wydajność procesu zmiany, a bez ich akceptacji wszelkie nowo wdrożone zmiany mogą być utrudnione
- Złożoność: Skomplikowane systemy i procesy mogą wymagać specjalisty lub zewnętrznego doradztwa, jeśli zespół musi zdobyć umiejętności potrzebne do wdrożenia zmian
- Maintainer nowego procesu udoskonalenia: Po wdrożeniu zmian w procesie należy rozważyć, co będzie potrzebne do wsparcia i utrzymania tych zmian w perspektywie krótko- i długoterminowej
- Wyzwania techniczne: Wraz z nowym oprogramowaniem pojawiają się nowe wyzwania, niezależnie od tego, czy jest to krzywa uczenia się dla różnych członków zespołu, czy też potencjalne luki w cyberbezpieczeństwie i prywatności
- Wahania rynkowe: Nowo wdrożony system może dziś idealnie pasować do Twojej organizacji, a jutro może wymagać dostosowania i zmian. Zachowanie czujności może pomóc w radzeniu sobie z falą zmian wewnątrz organizacji i na zewnątrz na rynku biznesowym
7 najskuteczniejszych technik doskonalenia procesów biznesowych
Możesz wybierać spośród kilku technik doskonalenia procesów Business
metodologii doskonalenia procesów
aby usprawnić swoją organizację. Zamiast poświęcać czas i zasoby na gaszenie pożarów, możesz zapobiec ich wystąpieniu, wdrażając odpowiednią technikę dla swojego biznesu. 📚
Tak więc, jeśli jesteś gotowy, aby przejść od reaktywnego rozwiązywania problemów do proaktywnego doskonalenia, sprawdź tę listę siedmiu najbardziej skutecznych technik, które możesz zastosować w swojej organizacji.
1. Totalne Zarządzanie Jakością
Total Quality Management, czyli TQM, to kompleksowe i szczegółowe podejście do doskonalenia procesów biznesowych, koncentrujące się na poprawie jakości towarów i usług. Osiąga się to poprzez ciągłe doskonalenie w odpowiedzi na informacje zwrotne i zaszczepianie poczucia jakości w każdym aspekcie organizacji.
Kolejnym istotnym aspektem TQM jest całkowite zaangażowanie pracowników na każdym poziomie organizacji. Począwszy od pracowników najniższego szczebla, a skończywszy na kadrze zarządzającej i kierowniczej, należy wspólnie pracować nad tworzeniem wysokiej jakości doświadczeń, w których ostatecznym celem jest zadowolenie klienta.
Ulepszając procesy, można zidentyfikować nieefektywności i wąskie gardła, dzięki czemu organizacja może wyeliminować marnotrawstwo i zoptymalizować swoje działania.
Łatwy widok i śledzenie szacowanego czasu dla zadań ClickUp w celu lepszego zarządzania zasobami
Sprawdź, jak możesz wykorzystać
. Planuj, monitoruj i zarządzaj swoim obciążeniem, ustaw jasne ramy czasowe dla projektów i zobacz każde zadanie, nad którym pracują członkowie zespołu dzięki widokowi pulpitu.
TQM wykorzystuje również narzędzia takie jak
i Lean wydajności (więcej na ten temat wkrótce).
2. Kaizen
Japońska filozofia biznesu polegająca na ciągłym doskonaleniu i w przeciwieństwie do zarządzania jakością, Kaizen kładzie mniejszy nacisk na jakość, a bardziej skupia się na ciągłej zmianie i doskonaleniu poprzez eliminację marnotrawstwa i udoskonalanie procesów.
Pomyśl o Kaizen jako podejściu uwzględniającym małe zmiany, które można wprowadzić teraz, aby zapewnić największy wpływ później. 👀
Kaizen może być najbardziej znany ze związku z Toyotą, gdzie stworzył głęboko autorefleksyjną kulturę, która jest bardziej sposobem bycia i działania niż konkretnym podejściem.
3. Six Sigma
Opracowana przez inżyniera Billa Smitha w Motoroli w latach 80-tych, Six Sigma jest techniką doskonalenia procesów biznesowych skoncentrowaną na poprawie jakości poprzez usuwanie przyczyn błędów i minimalizowanie zmienności. Poprzez połączenie zarządzania i metod statystycznych, Six Sigma
pomaga członkom Teams w organizacji stać się ekspertami w metodologii.
Zapożyczając terminologię ze sztuk walki, eksperci ci są określani jako "zielone pasy", "czarne pasy" i "mistrzowskie czarne pasy"
4. Lean Produkcja
Kolejna strategia procesu biznesowego związana z Toyotą, lean manufacturing (zwana również lean) to podejście, które ma na celu osiągnięcie najwyższej wydajności przy jednoczesnym zminimalizowaniu marnotrawstwa, a wszystko to bez poświęcania wydajności.
Ostatecznym celem jest zadowolenie klienta.
Identyfikując wartość, można dokonać odpowiednich korekt, takich jak wyeliminowanie wszelkich marnotrawnych kroków stojących na drodze do tej wartości i stworzenie przepływu niezbędnego do jej skutecznego wykonania.
Rysuj połączenia i łącz ze sobą obiekty, aby tworzyć mapy drogowe lub cykle pracy na podstawie swoich pomysłów wraz z zespołem w ClickUp Whiteboard
Korzystanie z
może pomóc w planowaniu i organizowaniu pomysłów, projektów i zadań. Z łatwością mapuj cykle pracy i rysuj połączenia między pomysłami, które pomogą Tobie i Twojej organizacji być tak wydajnymi, jak to tylko możliwe.
5. Teoria Ograniczeń
Teoria ograniczeń to technika usprawniania procesów biznesowych, która koncentruje się na znalezieniu wąskiego gardła lub ograniczenia w organizacji i maksymalizacji wydajności tego punktu bólu. Niezależnie od tego, czy problem dotyczy linii produkcyjnej, czy nieefektywnego narzędzia programowego, organizacja może dostosować się do maksymalnej wydajności.
Gdy organizacja zidentyfikuje i skoryguje ograniczenie, to, co utrudniało wydajność, przestaje być czynnikiem limitującym.
6. Agile
Podobne do innych technik usprawniania procesów biznesowych z naszej listy,
zwinne uczenie się
i metodologia kładzie nacisk na wprowadzanie mniejszych, bardziej przyrostowych zmian zamiast zakończonego remontu systemu.
Każda zmiana jest traktowana jako "sprint", gdzie na koniec każdego sprintu oceniany jest wpływ zmiany. Ponieważ rzeczy są oceniane na każdym kroku, organizacja może łatwo wprowadzać poprawki i dostosowywać się na bieżąco.
Pulpity w ClickUp 3.0 dają zwinnym kierownikom projektów szybki widok pozostałych zadań i priorytetów zespołu na dany tydzień, a także szczegółowe wykresy burnup i burndown
Kolejnym elementem agile jest praca z członkami teamów w całej organizacji i rozważanie, w jaki sposób różne perspektywy mogą pomóc w znalezieniu najbardziej efektywnego rozwiązania problemów, z którymi boryka się organizacja. Jeśli skłaniasz się ku podejściu zwinnemu, wypróbuj
Funkcje zwinnych teamów w ClickUp
.
Łatwe zarządzanie mapami drogowymi produktów, backlogami, sprintami, projektowaniem UX i nie tylko dzięki tej kompleksowej platformie.
7. Kanban
Kanban, kolejne podejście wywodzące się z Japonii, to skuteczny sposób na optymalizację procesów biznesowych poprzez ułatwienie wizualizacji przepływu pracy, stopniowe ulepszanie procesów i sprawdzanie, gdzie w organizacji występują wąskie gardła.
Podobnie jak schemat blokowy, metodologia Kanban ułatwia zobaczenie, gdzie znajduje się organizacja w czasie rzeczywistym i jak porusza się w procesie doskonalenia. Ograniczając liczbę zadań związanych z usprawnianiem konkretnego procesu biznesowego, członkowie zespołu koncentrują się na zakończeniu zadań związanych z tym celem przed przejściem do nowych, co tworzy jeszcze większą wydajność w organizacji. 🌻
Grupowanie zadań na tablicy
według statusu, pól niestandardowych, priorytetów i nie tylko w widoku tablicy ClickUp
A ponieważ Kanban działa w systemie pull, nowe zadania połączone z optymalizacją są tworzone tylko wtedy, gdy istnieje taka potrzeba, dzięki czemu jest to podejście BPI dostosowane do wymagań organizacji.
Wypróbuj układ Kanban za pomocą
, oprócz ponad 15 innych widoków, aby pomóc Ci niestandardowo dostosować wszystko do potrzeb Twojej organizacji i wizualizować swój cykl pracy i usprawnianie procesów na swój sposób.
5 szablonów pomagających w udoskonalaniu procesów biznesowych
Istnieje wiele
oprogramowanie do dokumentacji procesów
opcje pomagające w doskonaleniu procesów biznesowych w organizacji. Jednym z wyjątkowo wszechstronnych narzędzi do wszystkiego, od analizy SWOT po zarządzanie projektami, śledzenie nawyków i doskonalenie procesów biznesowych jest
.
Twórz jasne osie czasu, mierzalne cele i automatyczne śledzenie postępów dzięki
. Jeszcze więcej,
ułatwiają automatyzację powtarzalnych zadań.
A dzięki szablonom idealnie dostosowanym do usprawniania procesów biznesowych możesz opracować strategię i zrealizować ją za pomocą jednego narzędzia. Oto pięć szablonów, które Ty i Twoja organizacja możecie wykorzystać do ustrukturyzowania usprawnień procesów biznesowych w swojej organizacji.
1. Szablon oceny wydajności ClickUp
Szablon oceny wydajności pracowników ClickUp pomaga zespołom w lepszym udostępnianiu informacji zwrotnych i wprowadzaniu usprawnień, które można wykorzystać w praktyce
Przeglądy wyników są istotnym aspektem wsparcia członków zespołu, pomagając im w otrzymywaniu cennych informacji zwrotnych, czy to oferując perspektywę obszarów poprawy, czy też doceniając pracowników, którzy przekraczają oczekiwania.
Jednak organizowanie i kompilowanie ocen wyników może być kłopotliwe. Z
Szablon oceny wydajności ClickUp
można łatwo śledzić wyniki pracowników na przestrzeni czasu i upewnić się, że członkowie zespołu osiągają założone cele
z polami niestandardowymi i statusami dostosowanymi do Twojej organizacji.
2. Szablon audytu i doskonalenia procesów ClickUp
Skorzystaj z szablonu audytu i usprawniania procesów ClickUp, aby w czasie rzeczywistym sprawdzić status swoich procesów, zobaczyć, co działa, a co wymaga poprawy
Ocena skuteczności bieżących procesów za pomocą
Szablon audytu i doskonalenia procesów ClickUp
pomaga zobaczyć, z czym pracuje Twoja organizacja. Na tej podstawie można zidentyfikować procesy biznesowe, które można usprawnić, a także określić kolejne kroki w celu wdrożenia odpowiednich zmian we właściwym czasie.
Regularne sprawdzanie stanu procesów biznesowych pozwala na wczesne i częste wykrywanie obszarów wymagających dostosowania i utrzymanie jakości nowo wdrożonych procesów w czasie.
3. Szablon FMEA procesu ClickUp Lean Six Sigma
Szybkie wykrywanie potencjalnych zagrożeń i
działania za pomocą szablonu ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Inną opcją szybkiego zidentyfikowania luk w procesach i uzyskania niezbędnej jasności, aby zająć się nimi jak najskuteczniej, jest
Szablon FMEA procesu Lean Six Sigma firmy ClickUp
. Ten kompleksowy szablon ułatwia wyjaśnienie obszarów wymagających ciągłego doskonalenia w procesach biznesowych, jednocześnie tworząc plan działania z dostosowaniem zespołu do wprowadzenia niezbędnych zmian.
Ulepszając nowe i istniejące procesy pod kątem bezpieczeństwa i wydajności, organizacja może zminimalizować niezadowolenie klientów i z łatwością poprawić jakość produktów.
4. Szablon ClickUp DMAIC
Zdezorganizowane procesy stają się wydajne w mgnieniu oka dzięki szablonowi DMAIC ClickUp
DMAIC to skrót od Define, Measure, Analysis, Improve, and Control i pomaga w usprawnianiu procesów.
definiuje zakres projektu z jasno określonymi i łatwymi do zrozumienia celami. Zmierz kluczowe wskaźniki wydajności w stosunku do celów, określ przyczyny źródłowe i bezpośrednio popraw swoje operacje zarządzania procesami biznesowymi. Możesz nawet śledzić bieżące wyniki.
Efektywność jest najważniejsza w procesach doskonalenia Business, a ten szablon pomaga do zrobienia. Szybko zidentyfikuj i ustal priorytety celów biznesowych swojej organizacji, opracuj systematyczne podejście do zwiększania wydajności, uzyskaj wgląd w świadome i oparte na danych decyzje oraz zobacz wymierne wyniki w czasie.
5. Szablon ClickUp Kanban
Szablon Simple Kanban Tablica od ClickUp obejmuje wszystkie podstawy, aby jak najszybciej rozpocząć korzystanie z tablic Kanban
Odpowiedni szablon Kanban zapewnia idealną równowagę między strukturą a elastycznością. Z
można dokładnie do zrobienia.
Łatwo podziel projekty na łatwe do zarządzania części i ustaw swój zespół na powodzenie, jednocześnie tworząc przejrzyste kanały komunikacji, aby wszyscy mogli być na tej samej stronie w tym samym czasie. Dzięki lepszej komunikacji, zwiększonej widoczności na
i postępów, a także bardziej efektywne wykorzystanie zasobów, masz receptę na powodzenie we wdrażaniu nowych procesów doskonalenia biznesu.
Ulepsz swoje narzędzia do ciągłego doskonalenia procesów
Doskonalenie procesów biznesowych może być niezbędne, aby pomóc organizacji znaleźć drogę do trwałego wzrostu przy jednoczesnym zachowaniu konkurencyjności na rynku.
Zdolność do ciągłej optymalizacji procesów i dostosowywania się do zmian w otoczeniu biznesowym ma bezpośredni wpływ na efektywność kosztową. Usprawnianie procesów biznesowych pozwala organizacji oferować lepszą wartość niestandardowym klientom, jednocześnie będąc tak sprawną i wydajną, jak to tylko możliwe. 🙌
Gotowy do rozpoczęcia usprawniania procesów biznesowych? ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz. Nasza platforma "wszystko w jednym" upraszcza pracę, dając zespołowi przestrzeń do burzy mózgów, śledzenia celów, organizowania zadań, tworzenia dokumentów i komunikowania się ze sobą w czasie rzeczywistym.
Dzięki ponad 1000 integracji możesz scentralizować wszystkie inne narzędzia, które zapewniają pracę Twojego zespołu. Lepszy, łatwiejszy cykl pracy może rozpocząć się już dziś, gdy
zarejestruj się w ClickUp-it's Free Forever
.