Hoe ClickUp automatisering gebruikt om handmatige projectupdates overbodig te maken

Nog te doen is vertrouwen op jezelf of een teamlid om projectupdates nauwkeurig bij te houden.

Want updates vinden niet plaats terwijl het werk wordt uitgevoerd. Ze vinden later plaats – na vergaderingen, na beslissingen, nadat iemand eraan denkt om er nog eens op terug te komen.

Wat als we je zouden vertellen dat we bij ClickUp hiervoor op automatisering vertrouwen?

Taakautomatiseringen werken statussen bij, wijzen volgende stappen toe, triggeren meldingen en zorgen ervoor dat het werk vordert zonder dat er handmatig vervelend werk hoeft te worden verricht.

Benieuwd hoe dat werkt? Lees dan verder.

Het probleem met handmatige projectupdates

Volgens onderzoek van ClickUp moet een gemiddelde kenniswerker verbinding onderhouden met ongeveer 6 mensen om zijn werk gedaan te krijgen.

Met andere woorden: ze nemen dagelijks contact op met die belangrijkste verbindingen om context te verzamelen, prioriteiten op elkaar af te stemmen en het werk op gang te houden.

Dit is waarom handmatige projectupdates in de praktijk niet werken bij projectmanagement:

Wat is taaktautomatisering in projectmanagement?

Taakautomatisering in projectmanagement houdt in dat softwaretools, regels, triggers en soms AI worden gebruikt om repetitieve, routinematige of voorspelbare taken automatisch uit te voeren. Zonder deze automatisering zouden projectmanagers of teamleden deze taken handmatig moeten uitvoeren.

Hoe de automatiseringen van ClickUp handmatig werk overbodig maken

ClickUp biedt meer dan 100 kant-en-klare automatiseringen om werkstroomen te stroomlijnen, overdrachten te beheren en de handmatige inspanning voor teams te verminderen. ClickUp-automatiseringen bestaan uit drie aanpasbare onderdelen:

Dit zijn de functies van ClickUp-automatiseringen die elke dag weer uitkomst bieden. 👇

1. Taakstatusen automatisch bijwerken

Met behulp van ClickUp-taken splitsen we het werk op in duidelijke bovenliggende taken, subtakens en afhankelijkheden. Vervolgens voegen we ClickUp-automatiseringen toe om statussen aan te passen op basis van voortgangssignalen, zoals voltooide subtakens of opgeheven afhankelijkheden.

Een van de vele triggers is ‘Subtaken opgelost’. Wanneer alle subtaken van een bovenliggende taak zijn opgelost, wordt er een automatisering uitgevoerd, waarbij ClickUp de subtaken direct onder de bovenliggende taak als opgelost markeert.

Sterker nog: wanneer een taak niet langer geblokkeerd is, kun je deze automatisch verder verwerken zonder dat iemand handmatig de wijziging in de afhankelijkheden hoeft op te merken.

Vervolgens koppel je de trigger aan een actie, zoals het wijzigen van de status (met een optionele voorwaarde als je dat wilt).

🚀 Het voordeel van ClickUp: De taakbeheersoftware van ClickUp kan een enkele opmerking of chat binnen enkele seconden omzetten in een uitvoerbare, meetbare taak!

Je kunt taken rechtstreeks aanmaken vanuit taakcommentaren, inbox-commentaren en zelfs document-commentaren. En als je ClickUp AI gebruikt, kan het taken voor je genereren met de volledige context van de werkruimte.

2. Eigenaren automatisch toewijzen of opnieuw toewijzen

De snelste manier om onduidelijkheid over het eigendom weg te nemen, is door de werkstroom de volgende eigenaar voor je te laten toewijzen.

ClickUp automatisering bevat een actie voor het wijzigen van toegewezen personen.

Als de ClickApp ‘Meerdere toegewezen personen’ is ingeschakeld, kunt u met ‘Toegewezen personen wijzigen’ mensen toevoegen. Als dit niet het geval is, wordt de huidige toegewezen persoon vervangen.

Wat maakt deze werkstroomautomatisering zo effectief?

Je bent ook niet beperkt tot het vastleggen van een specifieke persoon. Met ClickUp kun je de nieuwe toegewezen persoon instellen op slimme opties, zoals de maker van de taak, iemand die de taak volgt of de trigger voor de automatisering. Zo kun je werk toewijzen op basis van je werkregels, zelfs als het team verandert.

3. Stel automatisch deadlines en prioriteiten in

Stel in ClickUp automatiseringen deadlines in op basis van het moment waarop een gebeurtenis plaatsvindt.

U kunt bijvoorbeeld automatisch een deadline instellen een bepaald aantal dagen nadat een Taak een specifieke status heeft bereikt, deze instellen op de triggerdatum (of op een specifiek tijdstip), een exacte datum kiezen of de deadline wissen wanneer deze niet langer van toepassing is.

Dit is handig wanneer de juiste deadline afhankelijk is van de fase. Bijvoorbeeld wanneer iets in de beoordelingsfase terechtkomt of wanneer een verzoek wordt geaccepteerd.

Voor prioriteiten kunt u de automatisering voor projectmanagement op dezelfde manier gebruiken. Zodra een taak een fase bereikt die als tijdgevoelig moet worden behandeld, verhoogt ClickUp automatisch de prioriteit ervan, zodat deze opvalt in weergaven en dashboards.

4. Maak automatisch terugkerende taken of follow-ups aan

Wat de projectmanagementtool van ClickUp zo onmisbaar maakt, is dat je elke taak kunt omzetten in een terugkerende taak. Vervolgens stel je het schema in en bepaal je hoe de volgende gebeurtenis met de taak moet worden afgehandeld.

Bovendien kunt u kiezen of dit op basis van een kalendercyclus of op basis van voltooiing moet plaatsvinden, wat de meeste werkstroom-workflows dekt.

Dit is vooral handig wanneer u meerdere projecten beheert en ervoor moet zorgen dat terugkerend werk consistent blijft, zonder dat u daarvoor op uw geheugen of handmatige installaties hoeft te vertrouwen.

Met de automatisering van de ClickUp-taak kunt u ook bepalen hoeveel er wordt overgedragen naar de volgende run.

Je kunt dezelfde Taak met zijn geschiedenis behouden of elke keer een nieuw duplicaat aanmaken. Je kunt zelfs kiezen welke velden je in toekomstige Instances wilt opnemen, zoals toegewezen personen, checklists, bijlagen, afhankelijkheden en meer.

Als uw terugkerende taak subtaaken bevat, kunt u zelfs de data van subtaaken opnieuw toewijzen wanneer er nieuwe Instances worden aangemaakt.

Om in de gaten te houden wat er regelmatig terugkomt, ga je gewoon naar het gedeelte ‘Overzicht terugkerende taken’. Zo eenvoudig is het!

5. Stel belanghebbenden automatisch op de hoogte van wijzigingen

Wat gebeurt er nadat de taak is klaar?

In de meeste teams moet er nog steeds iemand de juiste mensen op de hoogte brengen, achtergrondinformatie delen of de volgende stappen bevestigen.

De automatisering van ClickUp regelt dit automatisch. Wanneer de status, eigenaar, prioriteit of deadline van een taak verandert, stelt ClickUp de betrokken partijen onmiddellijk op de hoogte.

Het enige wat u nog moet doen, is de exacte wijziging kiezen die een update moet triggeren en de verzendmethode selecteren (e-mail, Slack, opmerking, webhook).

Je kunt bijvoorbeeld belanghebbenden automatisch op de hoogte stellen wanneer een Taak:

Om dit in te stellen, ga je naar de betreffende lijst/map/ruimte en open je ‘Automatiseringen’. Vervolgens:

Om ervoor te zorgen dat belanghebbenden in verbinding blijven met het werk, voeg je ze toe als volgers van de Taak. Zij ontvangen dan updates die betrekking hebben op de activiteiten en context van die Taak.

Hoe teams profiteren van de automatisering van de Taak-automatisering van ClickUp

Een recensent op G2 zegt:

ClickUp is uiterst veelzijdig en stelt me in staat om oplossingen te creëren voor vrijwel elke zakelijke situatie of elk proces. De automatiseringen en AI-agenten zijn ook superkrachtig. Ik kan automatische acties instellen via logica of via AI-prompts om vrijwel elke actie in ClickUp uit te voeren die ik maar kan bedenken.

Kort samengevat betekent dat:

✅ Teams besteden minder tijd aan het onderhoud van het systeem: In plaats van mensen te vragen taken te onthouden, zetten teams dat onderhoud om in regels. Wanneer de status van een taak verandert, kan ClickUp de toegewezen personen, data, prioriteit, volgers, opmerkingen en meer automatisch bijwerken.

✅ Overdrachten worden duidelijker: Een veelvoorkomend probleem is niet dat werk vastloopt, maar dat er niemand duidelijk is aangewezen als eigenaar van de volgende stap. Automatiseringen lossen dat op door een taak opnieuw toe te wijzen wanneer deze in een beoordelings- of goedkeuringsfase terechtkomt, zodat de taak op het juiste moment de juiste eigenaar toont

✅ Deadlines en urgentie worden consistent: Teams kunnen standaardiseren wat een redelijke deadline is in elke fase. Zodra een taak bijvoorbeeld de status ‘In uitvoering’ of ‘Moet worden goedgekeurd’ krijgt, kan een automatisering een deadline instellen en de prioriteit aanpassen, zodat het werk correct wordt weergegeven in weergaven en dashboards

✅ Complexe werkstroomen kunnen autonoom worden uitgevoerd met AI-agenten: Terwijl automatiseringen vooraf gedefinieerde regels volgen, kunnen ClickUp Super Agents de context interpreteren en dynamisch handelen. Een agent kan bijvoorbeeld taken in een ruimte monitoren, knelpunten identificeren die in vermeldingen worden genoemd, het probleem samenvatten en het juiste lid van het team op de hoogte brengen met de relevante context

✨ Als je dit in de praktijk wilt zien, laat deze video zien hoe Super Agents ons contentsysteem aansturen.

Praktijkvoorbeelden van automatisering in de praktijk

Laten we dus eens kijken hoe onze teams (en vele andere over de hele wereld) ClickUp-automatiseringen gebruiken:

1. Marketingteams

Schrijvers, editors, ontwerpers en eigenaren van kanalen voeren allemaal dezelfde taken uit, waardoor wijzigingen in de status een van de gebieden zijn waar handmatig werk zich het gemakkelijkst opstapelt.

Hier volgt dus een voorproefje van waarvoor we ClickUp-automatiseringen gebruiken binnen marketing, uit een reeks taken:

2. Productteams

Bij productwerk zijn meerdere belanghebbenden betrokken: projectmanagement, ontwerp, engineering, kwaliteitscontrole en soms ook ondersteuning of veiligheid.

Zo maakt het productteam gebruik van ClickUp-automatiseringen:

3. Verkoopteams

Verkoopteams draaien op snelle overdrachten. Er komt een lead binnen, deze wordt gekwalificeerd, er wordt een demo ingepland, er worden follow-ups verstuurd en aantekeningen moeten aan de opportunity gekoppeld blijven. Automatiseringen helpen om dat proces consistent te houden voor alle verkopers en in alle regio's.

Ons verkoopteam gebruikt ClickUp automatiseringen voor hun dagelijkse werkstroom, waaronder:

4. Operationele teams

Operations-werk heeft een andere vorm dan marketing, productontwikkeling of verkoop. Het gaat om grote volumes, er zijn veel beleidsregels en het zit vol met verzoeken die op het eerste gezicht op elkaar lijken. Maar er komen routing, timing en goedkeuringen bij kijken. In onze operations-werkstroom fungeren automatiseringen als vangrails die ervoor zorgen dat de intake overzichtelijk blijft en de uitvoering consistent verloopt.

Enkele manieren waarop we ClickUp-automatiseringen gebruiken in de operationele afdeling:

Een geautomatiseerde werkstroom opzetten in ClickUp (stap voor stap)

Hoe bouw je dan AI-werkstroomautomatiseringen in ClickUp?

Stap 1: Breng de werkstroom in kaart die u wilt automatiseren

Voordat je aan de instellingen begint, moet je drie dingen vastleggen:

Stap 2: Kies de locatie van de automatisering

De vraag is hier: ‘Willen we dat deze automatisering van toepassing is op één werkstroom, of op meerdere werkstroomen die dezelfde structuur hebben?’

Dat antwoord bepaalt of je het op het niveau van de lijst of op een hoger niveau opzet. Wat we bedoelen is 👇

Een snelle manier waarop we beslissen:

Stap 3: Open automatiseringen

Nu gaan we daadwerkelijk naar de automatisering Builder in deze projectmanagementsoftware. Dit doe je vanuit de plek waar je werkstroom wordt beheerd: een lijst, map of ruimte (wat je ook hebt gekozen in stap 2).

Met andere woorden:

Stap 4: Kies hoe je het wilt opzetten

Nu u zich in Automations bevindt, biedt ClickUp u doorgaans twee manieren om aan de slag te gaan. Dat betekent dat u uw eigen automatiseringen helemaal zelf kunt toevoegen of kunt bladeren door een vooraf gedefinieerde lijst.

Maar hoe weet je welke je moet kiezen? Dat hangt grotendeels af van wat je wilt automatiseren (en hoe complex het proces is). Laten we dus eens kijken naar de mogelijkheden die je hebt:

Optie A: Begin met een voorgestelde automatisering (snelst)

ClickUp toont suggesties op basis van veelvoorkomende patronen (zoals wijzigingen in de status of updates van de toegewezen persoon). Kies er een uit als deze in de buurt komt van wat je nodig hebt, en voer vervolgens de bewerkingen uit.

Optie B: Een aangepaste automatisering bouwen (meest nauwkeurig)

Hier kiest u handmatig:

Dit is de juiste keuze wanneer je werkstroom specifieke regels kent (aangepaste velden, meerdere paden, uitzonderingen)

👉 Er is ook een optie C, maar laten we nog even wachten om meer informatie over dat onderwerp te krijgen!

Stap 5: Stel de trigger in

ClickUp-automatiseringen beginnen altijd met een trigger (de bouwsteen die tot een resultaat leidt), en je kunt triggers toepassen op taken, subtaaken of beide.

Zo moet je deze instelling instellen:

Veelgebruikte triggers (en waarvoor ze nuttig zijn):

Stap 6: Configureer en voeg relevante voorwaarden toe (indien van toepassing)

In ClickUp Automations zijn voorwaarden simpelweg criteria waaraan moet worden voldaan om de automatisering te laten doorgaan. Als de trigger plaatsvindt maar niet aan de voorwaarden wordt voldaan, gebeurt er niets 🤷.

Zo kunt u deze instellen:

Stap 7: Voeg een of meer acties toe

Acties zijn het ‘doe dan dit’-gedeelte van je automatisering. Zodra de trigger wordt geactiveerd (en aan je voorwaarden is voldaan, als je die hebt ingesteld), voert ClickUp de acties uit.

In de automatiseringsbouwer:

Stap 8: Geef het een naam, publiceer het en controleer of alles klopt

Je bent bijna klaar! Controleer nu nog even of de automatisering actief is en doet wat hij moet doen.

In een notendop 👇

Geavanceerde functies voor automatisering die verder gaan dan de basis

Denk je dat ClickUp beperkt is tot eenvoudige automatiseringen? Nee hoor! Het ondersteunt geavanceerde, complexe automatiseringsfuncties die je leven elke dag een beetje makkelijker maken.

Hier is alvast een voorproefje:

1. Mensachtige automatiseringen met meerdere stappen

ClickUp-automatiseringen zijn ideaal voor routinematige taken die met één klik worden uitgevoerd. Ze omvatten de basisprincipes van taakbeheer en helpen ons bij het automatiseren van repetitieve taken die anders zouden blijven steken in opmerkingen, herinneringen en follow-ups.

Maar wanneer de werkstroom inzicht en meerdere stappen vereist – zoals het in kaart brengen van de context, het opstellen van output, het bijwerken op verschillende plaatsen en het doorgeven aan een medewerker – dan schakelen we ClickUp Super Agents in.

Super Agents zijn door AI aangestuurde teamgenoten die veilig meerstapwerkstroomen kunnen uitvoeren met volledige werkruimte-context en in feite autonome collega's voor mensen zijn.

Zo kunt u hier gebruik van maken:

Ze zijn bovendien volledig flexibel! Je kunt ze triggeren in DM’s, ze @vermelden in taken/documenten/chat, ze rechtstreeks werkitems toewijzen, of ze volgens een schema of via automatiseringen laten uitvoeren.

Gebruik handmatige triggers wanneer je directe controle nodig hebt, zoals de @vermelding van een medewerker in een Taak of kanaal, het sturen van een DM voor één-op-één hulp, of het toewijzen van een Taak zodat de medewerker de eigendom van de Taak neemt en aan de slag gaat

Ze kunnen de volledige content van taken en documenten ophalen, chatberichten opvragen, de werkruimte (en gekoppelde apps) doorzoeken en gebruikmaken van Memory (recente gegevens + voorkeuren + intelligentie) om in de loop van de tijd te verbeteren.

Bekijk deze video voor meer informatie over het triggeren van agents in ClickUp 👇

2. Triggers voor automatisering die in meerdere ruimtes werken

‘Cross-space’-automatisering is het nuttigst wanneer het zorgt voor een soepele overdracht. Een verzoek kan beginnen in de ruimte van het ene team, maar zodra het een bepaalde status bereikt, moet het automatisch in de werkstroom van het volgende team terechtkomen (vergeet het opnieuw triageren 😮‍💨).

Daarvoor maken we gebruik van acties van de automatisering zoals Verplaatsen naar lijst (om de Taak naar de lijst van het doelteam te verplaatsen) of Toevoegen aan lijst wanneer we willen dat dezelfde Taak voor beide teams zichtbaar blijft via Taken in meerdere lijsten.

De keuze hangt ervan af of het ontvangende team het werk alleen moet zien of het volledig moet uitvoeren. Als ze de taak alleen bijhouden, is het meestal voldoende om deze aan hun lijst toe te voegen. Als ze echter verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en de rapportage van de voortgang, verplaatsen we de taak naar de werkstroom van de doellijst.

3. Integratie met externe tools

Als we willen dat ClickUp synchroon blijft lopen met de tools die teams dagelijks gebruiken, schakelen we gewoon over naar ClickUp Automatisering. Hiermee kunnen we geautomatiseerde taken van begin tot eind uitvoeren, zoals het bijwerken van een ClickUp-taak wanneer een GitHub-pull-aanvraag wordt samengevoegd of het versturen van een e-mail wanneer een taak wordt gedeblokkeerd.

Voor meer aangepast maatwerk gebruiken we webhooks. ClickUp ondersteunt een ‘Call webhook ’-actie binnen automatiseringen, zodat een taakgebeurtenis een willekeurig extern eindpunt kan activeren.

Je kunt een webhook aanmaken, de URL instellen, dynamische velden in de URL invoegen en kopteksten toevoegen (waarbij ‘Content-Type’ standaard is ingesteld op ‘application/json’). Bovendien kun je webhooks in je hele werkruimte hergebruiken!

4. Door AI ondersteunde automatisering

Weet je nog dat we het over ‘Optie C’ hadden? Hier is het dan!

Als je eens weinig tijd (of energie 😴) hebt, typ je gewoon in gewoon Engels wat je wilt, bijvoorbeeld ‘Wanneer de status verandert in In Review, wijs dan toe aan Editor en voeg een opmerking toe’, en ClickUp AI Automation Builder, een onderdeel van ClickUp Brain, helpt je om sneller een werkende automatisering op te zetten.

In de praktijk past dit binnen dezelfde AI-laag die je al in ClickUp gebruikt. Brain is beschikbaar in heel ClickUp en kan werken met de context van de werkruimte, inclusief aangepaste velden en @vermeldingen.

Wat nog aantrekkelijker is: ClickUp ondersteunt ook AI-aangedreven logica binnen resultaten van de automatisering. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van ‘AI Assign’ en ‘AI Prioritize’ als onderdeel van aanvullende acties voor de automatisering.

Waarom ClickUp de ultieme hub voor automatisering is

Het is officieel! 🏆 ClickUp is de ultieme hub voor automatisering die je ooit nodig zult hebben.

Samengevat:

Zeg vaarwel tegen handmatige updates van projecten met ClickUp

Als het bijwerken van taken afhankelijk is van het feit of iemand eraan denkt, werkt het systeem al niet goed. De voortgang van taken mag niet afhankelijk zijn van losse berichten of handmatige gegevensinvoer die alleen plaatsvindt als iemand daar tijd voor heeft.

ClickUp lost dat op door het werk zelf tot de update te maken.

ClickUp-taak biedt voor elk project één centrale bron van informatie voor eigenaren, deadlines, afhankelijkheden en kritieke taken.

ClickUp-automatiseringen nemen vervolgens de repetitieve handelingen voor hun rekening: het bijwerken van statussen, het toewijzen van de volgende eigenaar en het triggeren van taakoverdrachten.

En wanneer je razendsnel context nodig hebt, haalt ClickUp Brain direct samenvattingen, antwoorden en vervolgstappen uit het lopende werk.

Om nog een stap verder te gaan: ClickUp Super Agents signaleert risico's, stuurt herinneringen naar eigenaars en escaleert knelpunten op basis van uw regels.

Het gaat niet om ‘meer automatisering’. Het biedt betere automatiseringsmogelijkheden die ervoor zorgen dat de focus behouden blijft, de voortgang van taken in realtime wordt bijgehouden en dat niets belangrijks vastloopt in afwachting van een update. Meld u vandaag nog aan bij ClickUp en laat uw projecten vanzelf verlopen. ✅