Wat is Deep Search? Een gids voor AI-aangedreven zoekfuncties voor ondernemingen

Teams worden overspoeld door informatie. De gemiddelde kenniswerker schakelt bijna 1.200 keer per dag tussen apps.

Dat betekent dat je elke dag bijna 50 minuten tot 1,8 uur kwijt bent aan het zoeken naar antwoorden in documenten, chats en databases.

Ziet u het probleem? Essentiële kennis is versnipperd over systemen die niet met elkaar communiceren. Traditionele zoekfuncties kunnen de verbindingen niet leggen. Ze zoeken naar overeenkomende werken en geven een lijst met links weer.

Maak kennis met: Deep Search. Deze functie begrijpt de bedoeling achter uw vraag, legt verbindingen tussen gerelateerde concepten in uw werk en biedt duidelijke, bruikbare antwoorden.

Hieronder laten we u zien wat 'deep search' is, hoe het de manier verandert waarop teams informatie vinden en hoe het u helpt om minder tijd te besteden aan zoeken en meer tijd aan het uitvoeren van uw werk.

Wat is Deep Search?

Deep search is een AI-aangedreven zoekmethode voor ondernemingen die gebruikmaakt van geavanceerde LLM-zoekmachines en grote taalmodellen om de betekenis en intentie achter een vraag te begrijpen.

Het zoekt niet alleen naar losstaande trefwoorden. Met behulp van kunstmatige intelligentie begrijpt het de context, relaties en concepten. Vervolgens haalt het relevante informatie en belangrijke inzichten uit alle gekoppelde databronnen, zoals grote documentverzamelingen.

Om te begrijpen waarom dit belangrijk is, is het nuttig om 'deep search' te vergelijken met traditionele zoekopdrachten op basis van trefwoorden. Dit zijn de verschillen tussen beide:

Zoeken op trefwoord werkt goed als u precies weet wat u zoekt, maar ‘deep search’ werkt juist als dat niet het geval is. Dit verschil bestaat omdat de meeste werkgerelateerde vragen niet eenduidig of op zichzelf staand zijn. Ze klinken bijvoorbeeld als:

Om de vragen te beantwoorden zijn context, achtergrond en interpretatie nodig – kortom: intelligente zoekfuncties. Dankzij semantisch begrip kan diepgaand zoeken verbinding leggen tussen gerelateerde discussies, beslissingen en documenten, zelfs als daarin niet exact dezelfde woorden worden gebruikt.

Dat is wat het zo ‘diepgaand’ maakt.

Dit verschil wordt duidelijk zodra u een echte werkgerelateerde vraag stelt. Dus wanneer u vraagt: “Wat is de status van de lancering van Atlas?”, maakt deep search gebruik van grote taalmodellen om te begrijpen dat:

In plaats van u op zoek te sturen naar een breed bereik aan tools, maakt 'deep search' een verbinding tussen de signalen tot één bruikbaar antwoord met behulp van geavanceerde AI.

Hoe Deep Search werkt

Deep Search begrijpt hoe taken, documenten, gesprekken en beslissingen met elkaar verband houden. In de praktijk betekent dit:

Breek complexe vragen op in kleinere delen

De meeste werkgerelateerde vragen zijn gelaagd. Ze bevatten meerdere doelen, aannames en verborgen vervolgvragen.

Wanneer je bijvoorbeeld vraagt: “Geef een samenvatting van de feedback uit de bèta-test en wat onze prioriteiten zijn voor V2”, behandelt deep search dit niet als een enkele zoekopdracht.

Het systeem splitst de vraag op in de onderliggende onderdelen, zoekt vervolgens relevante bronnen en haalt met behulp van geavanceerde AI de meest relevante informatie eruit:

Dit bespaart u de tijd die u kwijt zou zijn aan handmatig zoeken, zelfs als u al een georganiseerde werkstroom voor documentbeheer hebt.

📮 Wat teams vertraagt, is niet het werk zelf, maar het eindeloze zoeken

Medewerkers besteden bijna 30% van hun werkdag aan het zoeken in verschillende tools. Ontdek hoe ClickUp BrainGPT’s Enterprise Search informatie uit taken, documenten, opmerkingen en apps op één plek samenbrengt, zodat teams sneller aan de slag kunnen.

Breng antwoorden uit verschillende bronnen samen

Werkgerelateerde context bevindt zich zelden op één plek. Eén enkele beslissing kan verspreid zijn over een document, een opmerking bij een Taak, een verslag van een vergadering en een vervolgbericht in het chatten.

Bij traditioneel zoeken wordt elk stukje informatie afzonderlijk gevonden en moet u zelf de verbindingen leggen.

Deep Search doet dat voor u. Het haalt relevante informatie op uit alle gekoppelde bronnen: documenten, taken, chats, e-mails en zelfs gekoppelde Google Drive- of OneDrive-bestanden.

En het systeem geeft niet alleen een lijst van deze bronnen weer. Het leest ze, identificeert de belangrijkste punten en verwerkt deze tot één samenhangend antwoord, geschreven in duidelijke taal, met verwijzingen naar de oorspronkelijke content ter verificatie. Bekijk hier een geïntegreerde werkstroom in actie. 👇🏼

Waarvoor kunt u Deep Search gebruiken?

Geavanceerde zoektools zoals Enterprise AI Search werken het beste wanneer het antwoord dat u zoekt niet in één enkel bestand staat, maar verweven is met het werk van uw team.

Enkele voorbeelden van 'deep search' zijn 👇

1. Inwerken van nieuwe medewerkers

De eerste weken in een nieuwe rol voelen vaak aan als een lawine aan informatie. U hoeft nieuwe medewerkers geen lange lijst met links te geven en te hopen dat ze zelf de verbanden leggen.

Ze kunnen eenvoudige zoekvragen stellen.

Deep Search bundelt het goedgekeurde sjabloon voor vergaderingen, belicht recente voorbeelden van succesvolle kick-offs en brengt advies uit eerdere discussies over wat goed heeft gewerkt naar voren.

🏅 Resultaat? Nieuwe leden van het team raken sneller ingewerkt omdat ze leren van echte resultaten, in plaats van verouderde mappen of uit de tweede hand verkregen uitleg.

2. Voorbereiding op beoordelingen

Functioneringsgesprekken kunnen soms uitmonden in geheugentests. Managers proberen maanden aan werk te reconstrueren aan de hand van verspreide aantekeningen, half vergeten successen en welke documentatie er toevallig voorhanden is.

Deep Search brengt daar verandering in. Een manager kan vragen stellen zoals:

Het systeem combineert signalen uit taken, opmerkingen, projectupdates en documentatie om een onderbouwde samenvatting van de impact te presenteren.

🏅 Resultaat: Beoordelingen worden eerlijker, meer op feiten gebaseerd en hebben veel minder afhankelijkheid van de ‘recency bias’.

3. Projectaudits

Stel dat u zes maanden na de productlancering een uitgebreid rapport opstelt. Het probleem is dat niemand zich meer herinnert waarom bepaalde belangrijke beslissingen zijn genomen.

Wanneer audits op het geheugen vertrouwen, ontstaan er vaak hiaten. Deep Search vult die hiaten op door het besluitvormingstraject van het project te reconstrueren aan de hand van tijdlijnen, afhankelijkheden en gesprekken.

Auditors en projectleiders kunnen vragen stellen zoals:

Deep Search haalt gegevens uit taakgeschiedenissen, statuswijzigingen, opmerkingen en ondersteunende documenten om te laten zien hoe het project zich daadwerkelijk heeft ontwikkeld, en niet alleen hoe het is samengevat.

🏅 Resultaat: Projectaudits verschuiven van verklaringen achteraf naar door bewijs onderbouwde inzichten die teams kunnen gebruiken om toekomstige opleveringen te verbeteren.

4. Eerdere beslissingen en context terugvinden

Teams onthouden vaak wat er is besloten, maar vergeten waarom. Wanneer vragen maanden later weer opduiken, is de context verspreid over aantekeningen van vergaderingen, opmerkingen en informele gesprekken.

Met 'deep search' kunt u vragen stellen zoals:

Op deze manier krijgt u een geconsolideerde weergave van het besluitvormingstraject.

🏅 Resultaat: Teams en onderzoeksanalisten kunnen vol vertrouwen aan de slag met actuele informatie.

Diepgaand zoeken versus diepgaand onderzoek

Diepgaand zoeken wordt vaak verward met diepgaand onderzoek.

Natuurlijk maken ze allebei gebruik van AI, maar ze lossen heel verschillende problemen op. De belangrijkste verschillen zijn 👇

Kortom: met een diepgaande zoekopdracht vindt u wat u al weet, zodat u geen tijd verspilt met het zoeken naar feiten. Diepgaand onderzoek helpt u te bepalen wat u vervolgens nog moet doen, op basis van zowel uw eigen gegevens als online bronnen.

Hoe u Deep Search in ClickUp kunt gebruiken

Nu u weet wat deep search kan doen, is de volgende vraag: hoe past u dit toe in uw werkstroom?

Je kunt het niet zomaar aan- en uitzetten. Het werkt het beste wanneer het deel uitmaakt van de tools die je team al gebruikt. Waar projecten, documenten, gesprekken en doelen allemaal samenkomen.

Maak kennis met ClickUp, 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte.

Het integreert AI-zoekfuncties in alle aspecten van uw werk, zodat u antwoorden kunt vinden en daarop kunt reageren zonder uw werkruimte te verlaten. Het voorkomt onnodige werkversnippering door al uw werkzaamheden op één platform samen te brengen.

Hieronder laten we je zien hoe 👀

Doorzoek elke hoek van je werk

De Enterprise Search van ClickUp is ontworpen om antwoorden te vinden in alles waarmee je team werkt.

Het doorzoekt:

Wat er wordt geïndexeerd, hangt af van de toegangsrechten. Als de gebruiker die een verbinding instelt de gegevens in een gekoppelde tool kan zien en het gaat om een ondersteund objecttype, dan wordt deze informatie doorzoekbaar. Dit zorgt ervoor dat de resultaten nauwkeurig, met toestemming en relevant blijven.

Zo maakt het je leven een stuk makkelijker. 😎

Omdat al je werk al in ClickUp staat, biedt Enterprise Search uitgebreide zoekmogelijkheden en realtime zichtbaarheid in je hele werkruimte.

Er is ook een uitgebreide zoekoptie beschikbaar via ClickUp Brain, de ingebouwde AI-assistent. Zo gebruik je deze 👇

Vervolgens kunt u ook de volgende stappen ondernemen 👇

Krijg contextrijke antwoorden op uw vragen

ClickUp Brain is ontwikkeld om AI-versnippering tegen te gaan door intelligentie rechtstreeks in je werkstroom te integreren.

Deze contextuele AI begrijpt uw werk, uw tools, uw gegevens van de onderneming en uw context.

Dus als je BrainGPT vraagt: ‘Wat remt dit project af?’, krijg je belemmeringen te zien die gekoppeld zijn aan concrete taken, relevante gegevens, afhankelijkheden en eigenaars.

Analyseer complexe gegevens uit meerdere databronnen

Brain brengt meerdere externe AI-modellen en databronnen samen en fungeert daarbij als een coördinerende laag.

U hoeft niet heen en weer te schakelen tussen ChatGPT, Claude, Gemini en verschillende opslagmedia om toegang te krijgen tot verschillende functies. Het systeem kiest het juiste model voor de taak en baseert elk antwoord op de gegevens in uw werkruimte.

Zoek met uw stem

Typen is niet altijd de snelste manier om te zoeken, vooral niet wanneer er tijdens een vergadering of bij het doornemen van werk plotseling ideeën opkomen. Met ‘Talk to Text’ van ClickUp BrainGPT kun je zoekopdrachten uitvoeren en vragen stellen met je stem, zonder dat je uit je werkstroom raakt.

U kunt op een natuurlijke manier spreken, en BrainGPT zet uw invoer om in een contextgevoelige query die zoekt in taken, documenten, gesprekken en gekoppelde gegevens.

Best practices voor Deep Search voor teams

Volg deze best practices om de maximale waarde te profiteren van Enterprise AI Search ⭐

1. Richt je op de juiste vragen

Diepgaand zoeken is het krachtigst in grote werkruimtes met veel gegevens en bij complexe zoekopdrachten die uit meerdere stappen bestaan. Als u één specifiek bestand nodig hebt of een eenvoudige, locatiespecifieke vraag hebt, gaat het sneller om de standaard AI-prompt of een locatiefilter te gebruiken.

Onthoud dat diepgaand zoeken het beste werkt wanneer beslissingen, updates en resultaten worden gedocumenteerd op de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt. Hoe overzichtelijker uw registratiesysteem is, hoe nauwkeuriger uw antwoorden zullen zijn.

2. Stel natuurlijke vragen

Formuleer je zoekopdracht zoals je die zou stellen aan een collega die het werk kent.

❌ Typ ‘budget Q3’

✅ Probeer eens: “Wat waren de drie redenen voor de herverdeling van het budget voor het marketingteam in het derde kwartaal?”

Hoe meer context u verstrekt, hoe beter het antwoord.

3. Volg de vervolgstappen

Als de uitgebreide zoekfunctie vervolgvragen voorstelt, maak daar dan gebruik van. Ze helpen u uw zoekopdracht te verfijnen zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen, zodat u dieper kunt graven en een volledig beeld krijgt.

4. Controleer en onderneem actie

Controleer de bronnen die Deep Search ophaalt om er zeker van te zijn dat ze relevant en accuraat zijn. Onderneem vervolgens actie op basis van de inzichten door een Taak aan te maken, een document te starten of een aantekening te maken.

5. Geef uitsluitingen op

Als er informatie is die u niet nodig hebt, kunt u Deep Search vragen deze te negeren.

6. Maak een vermelding van het uitvoerformat

Als u een lijst, samenvatting of prioriteitenlijst nodig hebt, vraag er dan om. Dit kan bijvoorbeeld zijn: “Geef een overzicht van de vijf grootste risico’s van het project, gerangschikt naar ernst.” Dit bespaart tijd en maakt het gemakkelijker om actie te ondernemen op basis van de zoekresultaten.

7. Lange content samenvatten

Als de resultaten lange documenten of threads bevatten, vraag ClickUp BrainGPT dan om deze samen te vatten. Dit bespaart tijd, zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk detail over het hoofd wordt gezien en helpt je om je op je werk te concentreren in plaats van alles zelf te moeten lezen.

🔔 Vriendelijke herinnering: U hoeft niet altijd een volledige, diepgaande zoekopdracht uit te voeren in uw hele werkruimte.

Met ClickUp kun je AI overal gebruiken — rechtstreeks in een taak, document, opmerking of ruimte — wanneer je vraag verband houdt met een specifiek onderdeel van je werk. Deze locatiegebaseerde AI stemt de vraag automatisch af op het item dat je bekijkt, zodat de antwoorden gerichter en sneller zijn.

Gebruik dit wanneer:

• U bekijkt een Taak en wilt meer context over de geschiedenis of belemmeringen ervan
• U bent in een document en hebt uitleg of een samenvatting nodig
• U wilt inzichten met betrekking tot één project, niet de hele werkruimte

Diepgaand zoeken helpt bij het vinden van informatie in verschillende werkruimten. Locatiegebaseerde AI is beter wanneer de context al duidelijk is en u alleen nog antwoorden nodig hebt.

Limieten van Deep Search waarmee u rekening moet houden

Hier zijn enkele limieten van geavanceerd zoeken waar u rekening mee moet houden:

1. De juiste toestemming

ClickUp Enterprise AI Search ziet alleen wat het met toestemming mag zien. Privémappen, ruimtes of gekoppelde apps worden pas weergegeven als je daarvoor toestemming verleent. Dit houdt je gegevens veilig, maar het betekent ook dat sommige antwoorden mogelijk niet worden weergegeven als ze zich in gebieden met beperkte toegang bevinden.

2. Gegevenskwaliteit

Diepgaand zoeken werkt alleen met bestanden en mappen die goed zijn georganiseerd. Dit betekent dat het geen ‘stille data’ kan lezen, oftewel informatie in niet-gekoppelde tools, lokale bestanden of gesprekken. Taaken zonder titel, vage documenten of beslissingen die verborgen zitten in chatgesprekken maken het voor diepgaand zoeken ook moeilijker om verbanden te leggen.

3. Menselijk oordeel vereist

Deep Search voert een zoekopdracht uit in de kennisbank, toont bronnen en suggereert verbindingen, maar neemt geen beslissingen. U en uw team blijven verantwoordelijk voor het interpreteren van de resultaten en het ondernemen van actie op basis daarvan.

4. Zoekbereik en prestaties

Complexe queries kunnen meer tijd in beslag nemen, omdat diepgaand zoeken grondig te werk gaat. Het samenvatten van alles over uw merkidentiteit duurt langer dan het doornemen van de prioriteiten van deze week voor één team. Voor snelle zoekopdrachten zijn standaardzoeken of AI-chat wellicht de snellere optie.

5. Bronverificatie

AI kan soms aannemelijke maar onjuiste informatie genereren. ClickUp Deep Search vermindert dit risico door antwoorden te baseren op gegevens uit je werkruimte en bronlinks weer te geven. Controleer deze bronnen echter altijd om er zeker van te zijn dat de informatie juist is.

De toekomst van Deep Search

Deep search verandert nu al de manier waarop teams informatie opzoeken, maar dit is nog maar het begin. Dit is waar het naartoe gaat:

1. Wees proactiever en houd meer rekening met de context

Deep Search begrijpt uw rol, taken, kalender en de fase waarin uw project zich bevindt. Het vindt relevante documenten, stuurt u herinneringen toe aan eerdere beslissingen en signaleert mogelijke conflicten voordat deze tot problemen leiden.

2. Voer de automatisering uit van het vinden van antwoorden en de rapportage

U kunt met één enkele opdracht automatisch een projectbriefing genereren op basis van eerdere, vergelijkbare opdrachten, of een wekelijks statusrapport laten opstellen op basis van Taak-updates, sentimenten uit chats en wijzigingen in documenten.

3. Trigger acties, niet alleen antwoorden

Diepgaand zoeken zou acties kunnen voorstellen, in plaats van alleen de meest relevante resultaten te tonen. Het zou bijvoorbeeld een vastgelopen goedkeuring door een client kunnen signaleren, aanbieden om een herinnering te sturen, de tijdlijn aanpassen en het team met één klik op de hoogte brengen.

4. Pas kennis aan elke rol aan

In plaats van een standaard zoekbalk leert 'deep search' de zoekpatronen van u en uw team kennen om kennis aan te reiken die alleen voor u van belang is. Bent u bijvoorbeeld marketeer, dan kan het de aandacht vestigen op nieuwe prestatiegegevens van campagnes.

5. Maak verbinding tussen werk op verschillende platforms en binnen verschillende teams

Deep Search werkt op meerdere platforms en in geautoriseerde werkruimten, waardoor het eenvoudiger wordt om de juiste informatie te vinden, ongeacht waar deze zich bevindt.

Vind de antwoorden die in je werk verborgen zitten met ClickUp Deep Search

Het zoeken naar informatie op het werk hoeft u niet te vertragen.

Verlies aan productiviteit en vertraagde besluitvorming zijn het gevolg van informatie die vastzit in silo’s en waarvan de context versnipperd is.

De Enterprise Search van ClickUp begrijpt de context, complexe taken en hoe kennis in het werk wordt toegepast. In plaats van teams te dwingen om door mappen, chats en dashboards te spitten, biedt het antwoorden die zijn gebaseerd op taken, documenten, gesprekken en gekoppelde tools.

Als je niet langer door je werk wilt zoeken, maar het gewoon wilt vragen wat je moet weten, meld je dan gratis aan bij ClickUp. Ontdek de antwoorden die al in je werk verborgen zitten.