U kunt uitstekende resultaten behalen voor uw klanten, maar uw relaties met hen zullen niet standhouden als u niet met hen kunt communiceren.
Daarom ruilen steeds meer teams rommelige werkstromen in voor platforms voor samenwerking met clients die zichtbaarheid, structuur en communicatie op één plek samenbrengen.
In plaats van te schakelen tussen 25 verschillende tools om updates bij te houden, bestanden te beheren en taken toe te wijzen, kunt u met een AI-aangedreven platform voor samenwerking met clients alles op één plek bewaren.
Uit een onderzoek van Zoom blijkt zelfs dat werknemers die meer dan 10 apps gebruiken, in 54% van de gevallen te maken hebben met communicatieproblemen en moeite hebben met rapportage, tegenover slechts 34% van de werknemers die minder dan vijf apps gebruiken.
Laten we eens kijken naar enkele effectieve manieren waarop we een sterke samenwerking en relatie met onze clients kunnen opbouwen.
Wat is realtime samenwerking met clients?
Samenwerking met klanten is precies wat het zegt: het proces waarbij een team en een klant actief samenwerken om een gezamenlijk doel te bereiken.
Dit vereist doorgaans consistente communicatie, realtime updates en gezamenlijke besluitvorming gedurende de hele levenscyclus van het project. Maar hier zijn nog enkele details waarmee u rekening moet houden als u effectief met uw clients wilt samenwerken:
- ✅ Communiceer open en regelmatig om updates te delen, begin met het aanpakken van zorgen en beantwoord vragen
- ✅ Definieer doelen vroeg in het proces om het team en de client op één lijn te brengen wat betreft doelstellingen, tijdlijnen en deliverables
- ✅ Creëer feedbackloops voor realtime input over de voortgang van het project, documenten of ontwerpkeuzes
- ✅ Neem samen beslissingen om ervoor te zorgen dat de client bij elke fase van het project betrokken is
- ✅ Zorg voor transparantie met realtime samenwerkingstools om taken bij te houden, bestanden te delen, verwachtingen te beheren en te zorgen voor goede documentatie
U kunt ook tools zoals ClickUp en CCH Axcess Client Collaboration gebruiken om uw samenwerking met klanten en communicatie te beheren.
⭐️ Aanbevolen sjabloon
De sjabloon voor samenwerking met klanten van ClickUp biedt een duidelijk pad en stemt uw verkoop- en klantenservice-teams op elkaar af, waardoor een geweldige klantervaring wordt gegarandeerd.
💡 Pro-tip: Bent u het beu om klantgegevens bij te houden in plakbriefjes en verspreide spreadsheets? Met 'Klanten bijhouden' kunt u alles op één plek organiseren, zodat niets meer door de mazen van het net glipt.
Waarom samenwerking met clients belangrijk is
Hier volgt een kort overzicht van de sector waarin het belang van samenwerking met clients wordt geschetst.
Toen Microsoft zijn communicatieplatform Microsoft Teams uitbreidde, werkte het eerst samen met grote klanten zoals Accenture en EY om te testen hoe hun realtime berichten, software voor het delen van bestanden en naadloze integratiemogelijkheden voor hen werkten.
Deze inzichten hebben Microsoft geholpen Microsoft Teams te optimaliseren voor grootschalige, afdelingsoverschrijdende samenwerking, wat heeft geleid tot een bredere acceptatie binnen ondernemingen.
Dat is de echte waarde van samenwerken. Simpel gezegd helpt samenwerking met clients:
- Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen, zodat er minder verwarring ontstaat
- Stimuleer een open dialoog om ervoor te zorgen dat zowel het team als de clients snel kunnen reageren op zorgen
- Bouw vertrouwen op doordat clients zich betrokken voelen bij de besluitvorming en vertrouwen hebben in de expertise van het bedrijf
- Stem de inspanningen van teams af op de doelen van clients, zodat flexibele werkstromen mogelijk worden
- Bouw langdurige relaties met clients op door proactieve communicatie, gezamenlijke probleemoplossing en wederzijds respect
Effectief samenwerken met clients
Zoals Amazon-oprichter Jeff Bezos ooit zei
Wij zien onze klanten als gasten op een feestje en wij zijn de gastheren. Het is onze taak om de klantervaring een beetje beter te maken.
Wij zien onze klanten als gasten op een feestje en wij zijn de gastheren. Het is onze taak om de klantervaring een beetje beter te maken.
Die mentaliteit geldt net zo goed voor samenwerking met clients. Hier zijn enkele waterdichte strategieën voor het leveren van echte waarde die verder gaat dan e-mail threads en verspreide vergaderingen.
1. Definieer duidelijke doelen voor clients
Teams vertrouwen vaak op contracten vol jargon of eenmalige kick-offgesprekken om de doelen van een project te schetsen. Verwarring, scope creep en het gevreesde gesprek 'dit is niet wat we hebben afgesproken' vlak voor de deadline op elk apparaat zijn dan het onvermijdelijke gevolg.
Daarom is duidelijkheid de eerste stap in effectieve samenwerking met clients. Definieer wat succes inhoudt, welke taken moeten worden voltooid en welke documenten of middelen in elke fase van het project nodig zijn om de winst te maximaliseren.
Vertrouw niet alleen op contracten om dit te communiceren. Door mijlpalen van projecten visueel weer te geven, blijft iedereen gemakkelijker op één lijn.
💜 Zo helpt ClickUp:
Met ClickUp Goals kunnen gebruikers:
- Wijs doelen toe aan specifieke taken of projecten
- Stel duidelijke numerieke, financiële of waar/onwaar-targets vast
- Groepeer meerdere gerelateerde doelen in mappen voor het bijhouden van projecten
- Voeg beschrijvingen en deadlines toe om context te bieden en verantwoordelijkheden bij te houden
- Deel doelen met clients met aangepaste toestemmingen, zodat ze precies zien wat ze moeten zien, en niets meer
In plaats van te veel losstaande tools of heen-en-weer-e-mails, kunnen teams clients een transparant overzicht bieden van wat er is voltooid, wat er in uitvoering is en wat er nog moet gebeuren. Als u hulp nodig hebt bij het beheren van KPI's op ClickUp, vindt u hier een uitgebreide videogids:
Projectsamenwerking gaat echter niet alleen om communicatie, maar ook om gedeelde verantwoordelijkheid. En wanneer clients letterlijk in realtime kunnen zien hoe hun doelen worden bijgehouden, wordt de hele werkstroom productiever.
✨ Leuk weetje: zelfs honingbijen werken samen om groepsbeslissingen te nemen. Verkenningsbijen 'stemmen' namelijk over mogelijke locaties voor een bijenkorf door te dansen – een verrassend effectief systeem van collectieve intelligentie.
2. Creëer eenvoudig een gedeelde hub voor samenwerking en nodig clients uit
We kennen het allemaal: er komt een nieuwe client bij en plotseling beheer je een lappendeken van Google Drive-mappen, Slack-berichten en e-mailthreads om updates en bronnen te delen.
Maar er is geen eenvoudige manier om duidelijk bij te houden wat ze hebben gezien of om realtime feedback over de voortgang van het project te krijgen.
Dat is precies waarom het opzetten van een gedeelde hub voor samenwerking met clients een slimme zet is: het centraliseert communicatie, bestanden en kennis op één plek.
💜 Zo helpt ClickUp
Met ClickUp hoeft u bijvoorbeeld geen bestanden van interne naar externe mappen te verplaatsen, maar kunt u eenvoudig de status van de taak bijwerken of interne goedkeuringen voltooien en vervolgens clients uitnodigen met aangepaste toestemmingen.
Zo werkt het:
- Deel specifieke documenten, taken of weergaven zonder volledige toegang tot de werkruimte te geven
- Controleer de zichtbaarheid met toestemming: toon alleen bestanden, tijdlijnen of voortgangsoverzichten
- Gebruik openbare links voor clients zonder account om toegang te krijgen tot roadmaps of aanvraagformulieren
- Schakel weergave alleen voor opmerkingen in voor snelle feedback zonder taakdetails te wijzigen
- Centraliseer alle communicatie en updates op één platform
Uw team kan nog steeds privé werken en zodra de taak klaar is of het resultaat is afgerond, kunt u clients met één klik de benodigde toegang geven.
3. Leg de projectomvang vast
Misverstanden over deliverables komen vaak voort uit één probleem: ongedocumenteerde verwachtingen.
Als er geen duidelijk bewijs van werk of een audittrail is, kan zelfs de beste samenwerking met clients uitmonden in verwijten. Dit is waar het documenteren van informatie helpt.
💜 Zo helpt ClickUp
Met ClickUp Docs kunt u in realtime samenwerken met uw clients om alles op te stellen en te verfijnen, van opdrachtbevestigingen tot documenten over de projectomvang, en zelfs checklists voor het beheer van een complex belastingaangifteproces.
In tegenstelling tot statische bestanden die verspreid zijn over schijven en e-mails, zijn ClickUp-documenten interactief en nauw verbonden met uw werkstromen.
Dit is wat het werk maakt:
- Samen bewerken in realtime met uw team en clients
- Tag clients of teamgenoten rechtstreeks in het document om taken toe te wijzen en verantwoordelijkheden te verduidelijken
- Zet tekst om in actiepunten zodat niets van wat besproken is verloren gaat
- Voeg documenten toe aan taken of complexe projecten om context en communicatie op één platform te behouden
- Houd documentversies en toegangsgeschiedenis bij en houd een gedetailleerd logboek bij van wijzigingen om miscommunicatie later op te lossen.
📮 ClickUp Insight: 22% van onze respondenten twijfelt nog steeds over het gebruik van AI op het werk. De helft van hen maakt zich zorgen over de privacy van gegevens, terwijl de andere helft niet volledig vertrouwt op de nauwkeurigheid van AI.
ClickUp pakt beide zorgen direct aan, met sterke veiligheidsprotocollen en AI-antwoorden die gekoppelde bronnen en gerelateerde taken bevatten. Zelfs de meest voorzichtige teams kunnen AI dus met vertrouwen omarmen, wetende dat hun gegevens veilig zijn en hun output verifieerbaar is.
4. Gebruik opmerkingen en chatten om een open dialoog te stimuleren
Wachten tot de laatste fase van een project om feedback van de client te vragen, is riskant. Dan kan het te laat zijn om nog bij te sturen en kunnen clients die tot dan toe stil zijn gebleven, met cruciale input komen die eerder veel nuttiger had kunnen zijn.
Maar niet elke klant zal uit zichzelf iets zeggen. Daarom moet u in elke fase van het project voldoende gelegenheid bieden voor feedback.
💜 Zo helpt ClickUp
ClickUp -functies voor het toewijzen van opmerkingen en ClickUp Chat zorgen ervoor dat communicatie zowel contextueel als bruikbaar blijft:
- Laat threaded opmerkingen achter op taken, zodat u eenvoudig clients kunt taggen, details kunt verduidelijken of input kunt vragen
- Zet opmerkingen om in toegewezen actie-items, zodat niets wordt gemist
- Gebruik ClickUp Chat voor snelle, realtime teamupdates en discussies zonder van platform te wisselen
- Houd berichten gekoppeld aan taken, documenten en updates, zodat elk gesprek in de juiste context wordt geplaatst
- Gebruik AI-aangedreven functies om threads samen te vatten, antwoorden voor te stellen en automatisch taken aan te maken
💡 Pro-tip: Vindt u het moeilijk om op de juiste manier om feedback te vragen? Maak u geen zorgen, dat hebben we allemaal wel eens gehad. Zet inzichten om in actie met ons artikel 'Feedback en beoordelingen vragen om uw vaardigheden te verbeteren'.
5. Wijs taken toe en houd de resultaten transparant bij
Hoe langer feedback in een e-mail thread blijft hangen, hoe groter de kans dat deze zijn relevantie verliest en, erger nog, dat uw client zich niet gehoord voelt
Om vertrouwen op te bouwen en projecten op gang te houden, moet feedback van clients snel worden omgezet in bruikbare volgende stappen.
💜 Zo helpt ClickUp
Dit is waar ClickUp-taken uitblinken. U kunt opmerkingen van klanten rechtstreeks in ClickUp Docs of ClickUp Chat omzetten in traceerbare actie-items, deze toewijzen aan de juiste teamleden en ze koppelen aan deadlines.
Voortgangsupdates worden in realtime weergegeven en clients kunnen de status van taken bekijken, opmerkingen toevoegen of bestanden bijvoegen, allemaal op één veilig platform.
ClickUp helpt op verschillende manieren, vanaf het aanmaken van taken, en helpt ons bij het bijhouden van elke taak.
ClickUp helpt op verschillende manieren, vanaf het aanmaken van taken, en helpt ons bij het bijhouden van elke taak.
6. Automatiseer goedkeuringen en statusupdates van clients
Het hele punt van het gebruik van een systeem is om niet langer afhankelijk te zijn van handmatig werk, en samenwerking met clients is daarop geen uitzondering.
Wanneer goedkeuringen van clients, inclusief facturering en updates, handmatig worden afgehandeld, loopt u het risico op vertragingen, gemiste berichten en verkeerde verwachtingen. Door goedkeuringen te automatiseren, worden deze risico's weggenomen.
💜 Zo helpt ClickUp
Met ClickUp Automations kunt u triggers instellen om clients te informeren wanneer deliverables klaar zijn, goedkeuring te vragen of automatisch de status van projecten bij te werken, zodat niets wordt gemist en deadlines worden gehaald.
Statusupdates gebeuren ook in realtime. Zodra een taak is goedgekeurd of voltooid, kan ClickUp deze naar de volgende fase verplaatsen, het team op de hoogte stellen en zelfs vervolgopdrachten triggeren, zodat u deadlines zonder aarzeling of knelpunten kunt halen.
💡 Pro-tip: Vertrouwt u nog steeds op uw geheugen of rommelige mappen om klantgegevens terug te vinden? Lees Klantgegevens opslaan en ordenen voor gemakkelijke toegang en veiligheid om uw administratie te vereenvoudigen en gevoelige gegevens moeiteloos te beveiligen.
6. Snelle updates van clients vastleggen
Het is zeldzaam om iemand te vinden die echt geniet van eindeloze vergaderingen. En het blijkt dat 70% van de vergaderingen werknemers ervan weerhoudt om zinvol werk te doen! Maar er is een eenvoudige manier om dit te verminderen. De waarheid is dat de meeste statuscontroles kunnen worden vervangen door een korte, duidelijke update.
💜 Zo helpt ClickUp
In plaats van weer een vergadering te plannen, kunt u ClickUp Clips gebruiken om snelle schermwalkthroughs en projectupdates op te nemen.
Clients kunnen ze bekijken wanneer het hen uitkomt, waardoor heen-en-weer-gepraat wordt verminderd, tijdzone-bottlenecks worden geëlimineerd en ze op de hoogte blijven zonder in uw kalender te worden getrokken.
Bovendien transcribeert ClickUp zelfs de video met behulp van AI, zodat updates doorzoekbaar, deelbaar en direct bruikbaar zijn. U kunt deze updates delen via andere ClickUp-tools, zoals ClickUp Docs en ClickUp Chat.
✨ Leuk weetje: Slack is oorspronkelijk ontwikkeld als interne tool voor een mislukte videogame. De makers realiseerden zich dat de samenwerkingstool nuttiger was dan de game en besloten het roer om te gooien.
7. Gebruik AI-aangedreven aantekeningen voor samenvattingen van vergaderingen
Voor vergaderingen die niet kunnen worden overgeslagen, worden de notulen vaak een bijzaak of, erger nog, een bron van verwarring.
Maar het documenteren van discussies is essentieel als u toewijzingen wilt bijhouden. Wanneer teams belangrijke punten niet vastleggen, kunnen actiepunten gemakkelijk door de mazen van het net glippen en blijven beslissingen ongedocumenteerd.
💜 Zo helpt ClickUp
De AI Notetaker van ClickUp neemt die last van je schouders door elke vergadering direct uitvoerbaar te maken:
- Transcribeer automatisch vergaderingen in Zoom, Google Meet en Teams
- Genereer realtime samenvattingen en markeer sleutelbeslissingen
- Zet actie-items om in ClickUp-taken zonder handmatige follow-up
- Sla aantekeningen op in beveiligde, doorzoekbare documenten die zijn gekoppeld aan uw projecten
- Plaats updates in Chat om het hele team op één lijn te houden
In plaats van zich af te vragen wat er is gezegd of wie waarvoor verantwoordelijk is, gaan clients en teamleden elke keer weer naar huis met duidelijke, deelbare kennis en gedocumenteerde volgende stappen.
💡 Pro-tip: Weet u niet zeker of u ze een client of een klant moet noemen? Lees Client vs. klant: sleutelverschillen en voorbeelden om duidelijk te begrijpen voor wie u werkt en hoe dat uw bedrijfsstrategie vorm geeft.
9. Gebruik software voor samenwerking met klanten om de voortgang van projecten te delen met dashboards
Geen e-mail threads meer met de vraag: "Is er nog nieuws over de campagne?" Met een gedeeld dashboard hoeven clients niet meer achter informatie aan te jagen, maar zien ze wat belangrijk is, wanneer het belangrijk is.
Of u nu betaalde advertentiecampagnes uitvoert, websiteprestaties monitort of een meerfasig project beheert, realtime zichtbaarheid bouwt vertrouwen op.
💜 Zo helpt ClickUp
Met ClickUp Dashboards kunt u een overzicht op maat maken van alle belangrijke projectstatistieken:
- Houd budgetten, deadlines, voltooide taken en de toewijzing van middelen op één plek bij
- Visualiseer de prestaties van betaalde advertenties, websiteanalyses of sociale betrokkenheid met behulp van aanpasbare widgets
- Maak klantspecifieke weergaven om hen te geven wat ze nodig hebben, zonder interne activiteiten bloot te geven
- Deel live dashboards als onderdeel van uw hub voor samenwerking met clients, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder ook maar één e-mail te versturen
- Gebruik realtime updates om blokkades, het momentum van projecten of KPI's die aandacht nodig hebben te markeren
Met directe toegang tot hoogwaardige inzichten voelen clients zich gesterkt en verbonden, zonder dat ze door bestanden hoeven te spitten of op wekelijkse rapportages hoeven te wachten.
✨ Leuk weetje: In het creatieve proces van Pixar doorloopt elke film meerdere feedback sessies. Ze schrijven hun bijna foutloze slagingspercentage toe aan open samenwerking (zelfs tussen afdelingen).
10. Standaardiseer de overdracht met sjablonen
Niets breekt het vertrouwen sneller dan een mislukte overdracht. Het ene moment tekent uw client de overeenkomst, het volgende moment haast uw team zich om aan verwachtingen te voldoen die nooit zijn vastgelegd. Het probleem is niet een communicatieprobleem, maar een procesprobleem. En de oplossing is simpel: gebruik een gestandaardiseerd sjabloon voor overdracht.
Met een consistente structuur kunt u ervoor zorgen dat alle sleutelinformatie – doelen, tijdlijnen, bestanden en speciale verzoeken – wordt vastgelegd en klaar is voor naadloze implementatie, van verkoop tot levering.
💜 Zo helpt ClickUp
U hebt de sjabloon voor samenwerking met clients van ClickUp nodig. Met een consistente structuur kunt u ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie – doelen, tijdlijnen, bestanden en speciale verzoeken – wordt vastgelegd en klaar is voor naadloze implementatie, van verkoop tot levering.
Met de sjabloon kunnen teams de overgang van verkoop naar onboarding naar projectlevering navigeren. Het resultaat is dat uw verkoop- en productieteams worden afgestemd op een gedeelde werkstroom, waardoor transparantie, verantwoordelijkheid en een vlottere klantervaring worden bevorderd.
Met dit sjabloon voor clientbeheer kunt u:
- Schets de verwachtingen, reikwijdte en mijlpalen van de client
- Voeg belangrijke bestanden toe, zoals de opdrachtbevestiging of de lijst met gevraagde documenten
- Wijs taken automatisch toe aan client onboarding teams of projectleiders
- Houd verantwoordelijkheden bij met statusupdates en opmerkingen
📖 Lees ook: Tips voor klanten voor klantafstemming
11. Stel automatisch herinneringen en follow-ups in
Dit laatste onderdeel van client management is waar mensen vaak de fout in gaan: follow-ups.
Tijdige follow-ups laten zien dat u meer investeert dan alleen de eerste levering. Ze versterken uw toewijzing en helpen u:
- Versterk projectdoelen en tijdlijnen
- Breng zorgen naar boven voordat ze de klanttevredenheid beïnvloeden
- Versterk het vertrouwen en verminder het risico op gemiste deadlines of vertraagde input
Maar handmatig? Dat is waar het misgaat.
💜 Zo helpt ClickUp
Met ClickUp Herinneringen kunt u follow-ups in elke fase automatiseren, of het nu gaat om een herinnering om belastingdocumenten te uploaden, een belastingaangifte af te ronden, een opdrachtbevestiging te controleren of een mijlpaal goed te keuren.
Stel terugkerende herinneringen in, trigger notificaties op basis van de status van taken en houd zowel clients als je interne team op één lijn zonder dat je constant achter mensen aan hoeft te zitten.
Clients krijgen tijdig een duwtje in de rug. Uw team houdt het momentum vast. En het project gaat vooruit.
Tips voor het beheren van moeilijke relaties met clients
Uiteindelijk zijn clients ook maar mensen. En menselijk gedrag kan soms moeilijk te interpreteren zijn.
Met een goede voorbereiding en wat oefening kunnen we echter elk lastig gesprek aan.
Uitdaging 1: De client is boos, maar u weet niet precies wat de trigger is geweest
✅ Oplossing: Benader de situatie met oprechte nieuwsgierigheid. Laat hen hun zorgen uiten zonder hen te onderbreken. Vaak neemt de spanning al af als iemand gewoon wordt gehoord.
Uitdaging 2: Er is een onuitgesproken spanning die de werkstroom beïnvloedt
✅ Oplossing: Breng het respectvol ter sprake. Door iets te zeggen als "Het lijkt erop dat we van het pad af zijn geraakt" creëer je ruimte voor een eerlijk gesprek zonder iemand de schuld te geven.
Uitdaging 3: De client blijft halverwege het project zijn verwachtingen bijstellen
✅ Oplossing: Pauzeer en reset. Stel de grenzen van het project opnieuw vast, documenteer de reikwijdte duidelijk en zorg ervoor dat beide partijen akkoord gaan met de bijgewerkte voorwaarden.
Uitdaging 4: De client verwacht resultaten die buiten het bereik of budget vallen
✅ Oplossing: Stel realistische verwachtingen. Leg duidelijk uit wat haalbaar is en bied slimme alternatieven die nog steeds aansluiten bij hun doelen.
Uitdaging 5: De relatie is meer stressvol dan productief
✅ Oplossing: Weet wanneer u moet stoppen. Het loslaten van een client die niet bij u past, kan uw team tijd, energie en succes op de lange termijn besparen.
💡 Pro-tip: Heb je moeite om iedereen op één lijn te krijgen tijdens teamprojecten? In Samenwerkingsstijlen voor teams verbeteren lees je hoe je verschillende werkstijlen kunt herkennen, respecteren en synchroniseren voor een soepelere, effectievere samenwerking.
Maak een einde aan de samenwerking met uw clients met ClickUp
50% van de best presterende bedrijven heeft meer dan 60% van hun clients een langetermijncontract.
Als je erover nadenkt, is een groot deel van je omzet afhankelijk van uitstekende langdurige klantrelaties. Samenwerken met klanten is dus niet iets wat je lichtvaardig kunt opvatten.
Met ClickUp heb je alles wat je nodig hebt om die belofte waar te maken: van realtime updates en gedeelde dashboards tot AI-aangedreven aantekeningen van vergaderingen, geautomatiseerde follow-ups en aanpasbare hubs voor samenwerking.
Het is het enige platform waar klantenservice, projectuitvoering en teamcoördinatie samenkomen.
Meld u nu aan bij ClickUp en maak van de communicatie met uw clients een succes op lange termijn.