Hoe maak je een resource-structuurplan?

Anthony Bourdain, de beroemde chef-kok en auteur, leidde zijn keukens volgens het brigadesysteem. Hij verdeelde de keuken in stations die de verschillende onderdelen van de maaltijd bereidden. Elk station beschikte over souschefs, koks en assistenten, met hun eigen ingrediënten, gereedschap en werkruimtes.

Met deze structuur, zegt hij, “kunnen de vele, vele taken van een grote, drukke keuken, zelfs in de drukte van het avondeten, door één persoon worden beheerd en gecoördineerd: de chef-kok.”

In de zakenwereld wordt een dergelijke hiërarchie een resource breakdown structure genoemd. Wat is dat, vraagt u zich af? Laten we dat eens bekijken.

Inzicht in de resource-uitsplitsingsstructuur

Een Resource Breakdown Structure (RBS) is een hiërarchisch geordende lijst van alle middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Deze middelen kunnen bestaan uit personele, materiële, financiële en informatiemiddelen, en zelfs tijd.

Het is een hulpmiddel voor resourcebeheer, dat doorgaans in meerdere niveaus is georganiseerd, met het doel van het project bovenaan en verschillende resourcecategorieën die zich in elke fase vertakken. Het omvat alle resources die geld kosten, met uitzondering van het geld zelf.

Het belangrijkste is dat een RBS geen op zichzelf staand geheel is. Het sluit nauw aan bij verschillende projectplanningsactiviteiten, zoals de werkverdelingsstructuur, de risicoverspreidingsstructuur, enz. Hieronder leest u hoe dat werkt.

De werkverdelingsstructuur (WBS) is het document dat het werk opsplitst in kleine, beheersbare taken. Een goede RBS sluit aan bij dit document en geeft aan welke middelen in elke fase nodig zijn.

Als een softwareontwikkelingsproject bijvoorbeeld is opgedeeld in de fase van het minimum viable product (MVP), fase 1, 2, enzovoort, geeft de RBS een lijst met de middelen die in elke fase nodig zijn. In de MVP-fase hebt u mogelijk het volgende nodig:

Zodra de MVP is voltooid en het product live is, hebt u wellicht aanvullende middelen nodig, zoals:

Een ander aspect waarmee de RBS aansluit, is de risicostructuur. In elke fase van het werk zijn er risico's. Verschillende ERP-softwaretools koppelen de RBS, WBS en de risicostructuur aan elkaar voor een voltooide weergave.

In de MVP-fase kunnen er bijvoorbeeld prestatieproblemen optreden. Als er meerdere leden van het team aan de MVP werken, kunt u te maken krijgen met risico's op het gebied van veiligheid. Als u gegevens van gebruikers verzamelt, kunt u te maken krijgen met risico's op het gebied van gegevensprivacy.

De resource breakdown structure bevat de componenten die nodig zijn om deze risico's in elke fase te beperken. Tijdens de MVP-fase zal de RBS waarschijnlijk extra middelen voor cloudinfrastructuur bevatten. Wanneer er aanzienlijke vooruitgang wordt geboekt, kan er een lijst met beveiligingsingenieurs of consultants worden toegevoegd aan de RBS.

Nu we de basisprincipes van de resource breakdown structure hebben besproken, gaan we kijken hoe deze wordt toegepast in projectmanagement.

De rol en het belang van RBS in projectmanagement

De resource breakdown structure is een van de vele raamwerken die projectmanagers gebruiken voor planning en uitvoering. Het speelt een cruciale rol gedurende de hele projectcyclus. Hier leest u hoe.

Toewijzing van middelen

Als u weet welke middelen u nodig hebt om een project te voltooien, kunt u de juiste mensen op het juiste moment aannemen, opleiden en inzetten. De RBS fungeert als een routekaart voor de toewijzing van middelen gedurende het hele project.

Als de RBS bijvoorbeeld aangeeft dat er voor de derde Sprint extra ontwikkelaars nodig zijn, kan de projectmanager ruim van tevoren manieren vinden om deze mensen aan te nemen en in te werken.

Planning

Hoewel de planning meer wordt beïnvloed door de werkverdelingsstructuur (WBS) dan door de RBS, speelt deze laatste toch een belangrijke rol. Door de WBS en de RBS samen te bekijken, kunnen projectmanagers de werkzaamheden plannen op basis van de beschikbaarheid van middelen.

Als u bijvoorbeeld maar één Scala-ontwikkelaar hebt, die bezig is met een ander project wanneer u hem nodig hebt, kunt u RBS gebruiken om het werk opnieuw in te plannen op basis van zijn beschikbaarheid, in plaats van extra mensen in te huren.

Werklastverdeling

Een resource breakdown structure geeft van tevoren aan wat het project nodig heeft: hoeveel mensen, voor hoe lang, in welke periode, enzovoort. Als de ontwikkelingsfase maximale middelen vereist, kunt u extra talent aannemen/inwerken en de werklast gelijkmatig verdelen.

Risicobeheer

In wezen is een resource breakdown structure een prognose. Het geeft toekomstige behoeften weer op basis van de huidige vereisten. Dit beperkt verschillende risico's van het projectmanagement, zoals:

Een goede RBS anticipeert op deze onvoorziene omstandigheden en helpt bij het opstellen van noodplannen voor het geval ze zich voordoen.

Kritiek-padanalyse

De kritieke-padmethode is een projectmanagementtechniek die de langste reeks van onderling afhankelijke taken identificeert om de minimale duur van het project te berekenen. Een RBS doet hetzelfde om de minimaal benodigde middelen te bepalen.

Om uw projectplanning, werklastverdeling, risicobeheer en meer te optimaliseren, hebt u een robuuste resource breakdown structure nodig. Hier is uw stapsgewijze handleiding om er een op te stellen.

Aanmaken van een resource-structuur

Een RBS is een lijst met middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Klinkt eenvoudig, nietwaar? Nou, het kan behoorlijk complex zijn, afhankelijk van de aard van uw project. Probeer voor een grondige aanpak de volgende stappen, die vakkundig worden ondersteund door de middelenbeheersoftware van ClickUp.

1. Bepaal de projectresultaten

Begin met het duidelijk definiëren van de projectdoelen en de bijbehorende deliverables. Als het je doel is om binnen een bepaalde deadline een MVP met x functies op te leveren, breng dan de taken en subtaken in kaart die je moet voltooien. Als er al een WBS bestaat, maak daar dan gebruik van.

Zo niet, definieer dan de scope van het project. Breng alle belangrijke projectstakeholders bij elkaar om verwachtingen en deliverables te bespreken.

Probeer voor een snelle start de Project Scope Whiteboard-sjabloon van ClickUp. Gebruik deze om informatie over de activiteiten, taken en deadlines van verschillende belanghebbenden te verzamelen. Vat de informatie samen en organiseer deze visueel zodat u deze later kunt raadplegen.

Downloaden van dit sjabloon

2. Bepaal de categorieën van middelen

Begin met het bepalen van de primaire categorieën van middelen die de hoofdvertakkingen van uw RBS zullen vormen. Dit kunnen zijn:

Onthoud dat een RBS een hiërarchie is. Verdeel de middelen dus in specifieke componenten onder elke primaire middelen categorie. Zo zouden personeelsmiddelen bijvoorbeeld verder worden onderverdeeld in:

Als het project groot genoeg is, kunt u nog verder inzoomen. U kunt bijvoorbeeld een UX-lead hebben die leiding geeft aan een UX-team bestaande uit een UI-ontwerper, animatieontwerper, merkontwerper, enz.

Downloaden van dit sjabloon

Als je een beginner bent op het gebied van resourceplanning, hebben we precies wat je nodig hebt. Probeer de ClickUp-sjabloon voor resourceplanning om taken en resources op één plek te visualiseren. Met deze sjabloon kun je ook uren bijhouden, onderaannemers beheren en de werkstroom van je team monitoren.

3. Voeg details over de middelen toe

Ga tot in detail. Gebruik de WBS of het document met de projectomschrijving om vragen te stellen over wie wat gaat doen. Zorg ervoor dat u niets over het hoofd ziet.

Enkele van de meest gevraagde gegevens zijn vaardigheden, ervaring, vergoeding, beschikbaarheid, enz. Als voorbeeld:

Zorg er ook voor dat u de nummers bij de hand hebt. Weet hoeveel bedrijfsanalisten, ontwikkelaars of testers u nodig hebt en leg dat vast.

4. Zoek de juiste mensen voor de rol

Nu bent u klaar om de overstap te maken van theoretische planning naar het creëren van praktische scenario's. Kies voor elke rol de juiste medewerker op basis van hun beschikbaarheid.

De werklastweergave van ClickUp is een geweldige manier om de beschikbaarheid van alle teamleden op één plek te bekijken. In deze weergave kun je ook zien waar iemand op dit moment mee bezig is. Dus als je een resource nodig hebt die al aan iets anders is toegewezen, kun je met de projectmanager overleggen om deze opnieuw toe te wijzen of te delen.

Als je de voorkeur geeft aan wat meer structuur, probeer dan de ClickUp-sjabloon voor de werklast van medewerkers. Deze sjabloon voor gevorderden helpt bij capaciteitsplanning, het visualiseren van werk, het vergelijken van tijdsinschattingen met werkelijke cijfers en meer.

Maak je werklastbeheer een fluitje van een cent met de ClickUp-sjabloon voor de werklast van medewerkers.

5. Leg de verbindingen

Een goede resource breakdown structure is meer dan een lijst. Het is een weergave van hoe alle resources met elkaar samenwerken om het project te voltooien. Zoals we eerder hebben gezien, gebeurt dit op een hiërarchische manier en helpt het bij het egaliseren van resources.

Organiseer de middelen dus hiërarchisch, met de meest algemene categorieën bovenaan en specifieke subcategorieën naarmate u verder naar beneden gaat in de structuur. Een voorbeeld van een resource breakdown structure zou kunnen zijn:

6. Het project opzetten

Zet het project op in een tool voor resourcebeheer zoals ClickUp om eventuele knelpunten weg te werken. Gebruik ClickUp-taaken om de werkverdelingsstructuur op een overzichtelijke manier te publiceren. Voeg vervolgens resources toe aan elke taak, stel deadlines in en voeg beschrijvingen toe. Je kunt indien nodig ook bijlagen of links naar externe bestanden toevoegen.

Vind het wiel niet opnieuw uit. Gebruik de ClickUp-sjabloon voor resource-toewijzing om alle materialen en mankracht bij te houden die je nodig hebt voor je project. Maak gedetailleerde aantekeningen over elke resource, beheer hun beschikbaarheid, visualiseer de teamstructuur en meer met deze sjabloon voor gevorderden.

Downloaden van dit sjabloon

Deel nu de RBS en de projectopzet met belanghebbenden, waaronder de client, sponsors, teamleiders en teamleden. Vraag hen om eventuele discrepanties in de prognoses aan te geven.

Gebruik de ClickUp-lijstweergave om alle taken en middelen te bekijken. De ClickUp-bordweergave is ideaal om werk in verschillende fasen te organiseren. En de ClickUp-gantt-grafiekweergave helpt bij het visualiseren van afhankelijkheden en tijdlijnen.

Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook. Maar onthoud dat eenvoudig niet altijd hetzelfde is als gemakkelijk. Tijdens het opstellen van een resource breakdown structure kunt u tegen uitdagingen aanlopen.

Hieronder vindt u enkele uitdagingen waarmee projectmanagers regelmatig worden geconfronteerd, en stappen om deze te overwinnen.

Uitdagingen en oplossingen bij het implementeren van RBS

Projecten kunnen complex worden, scope creep kan optreden en de doelstellingen waarop u het project hebt gebaseerd, kunnen verschuiven. Laten we eens kijken wat u in dergelijke gevallen kunt doen.

1. Onvoldoende identificatie van middelen

Een van de grootste uitdagingen voor projectmanagers is het niet nauwkeurig in kaart brengen van de benodigde middelen. Dit kan te wijten zijn aan een gebrek aan zichtbaarheid in het project, een verkeerd gedefinieerde projectomvang of een onderschatting van wat er nodig is.

Hoe dan ook, als uw RBS niet alle benodigde middelen bevat, loopt u het risico op budgetoverschrijdingen en vertragingen. Om dit te voorkomen:

2. Veranderende projectvereisten

Agile projecten zijn van nature aanpasbaar aan veranderingen. De RBS die u aan het begin van het project opstelt, kan na een paar Sprints al achterhaald zijn. Hoewel dit lastig is voor het resourcebeheer, is het ook onvermijdelijk.

Om hierop in te spelen:

Als je hiervoor een tool zoals ClickUp Docs gebruikt, kun je de wijzigingen markeren en delen met belanghebbenden, zodat zij samen kunnen meewerken aan de bewerking of feedback kunnen geven in de vorm van opmerkingen. Je kunt bijvoorbeeld de wijzigingen in de projectkosten laten zien, zodat de projectsponsor of financieel directeur deze kan goedkeuren.

3. Gebrek aan draagvlak bij belanghebbenden

Projectmanagers die nog in de beginfase van hun carrière staan, maken soms de fout om de resource breakdown structure op te stellen zonder anderen te raadplegen. Ondanks hun goede bedoelingen kan het werken in een silo later leiden tot beperkingen in de beschikbare middelen.

Een projectmanager zou bijvoorbeeld kunnen aannemen dat één UI-ontwerper voldoende is. De UX-lead heeft echter misschien geen UI-ontwerper die ook bedreven is in micro-animaties, wat betekent dat er nu twee mensen nodig zijn.

Om dit te voorkomen, moet u op elk niveau draagvlak creëren bij de belanghebbenden. Moedig alle belanghebbenden aan om de RBS te bekijken en hun goedkeuring te geven, zodat een optimaal gebruik van middelen wordt gegarandeerd.

4. Verwarde teamleden

De resource breakdown structure (RBS) speelt ook de rol van bepaling van de managementstructuur van het project. Dit omvat onder meer wie aan wie rapporteert, wie het werk van wie controleert, enzovoort.

Zonder een duidelijke hiërarchie en actieve erkenning kan het teammanagement chaotisch worden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u de front-endontwikkelaar aan de UX-hiërarchie hebt toegevoegd, terwijl de medewerker denkt dat hij of zij rapporteert aan het hoofd ontwikkeling.

Voorkom deze situaties door transparantie. Publiceer resource breakdown structures en nodig elk teamlid uit om deze te bekijken. Houd ze overzichtelijk en visueel, zodat iedereen ze gemakkelijk kan begrijpen. Open communicatiekanalen, voor het geval iemand zorgen of feedback heeft.

Geef structuur aan je projecten en til ze naar een hoger niveau met ClickUp

Bij agile softwareprojecten staan tegenwoordig autonomie en zelfmanagement voorop, wat betekent dat Bourdains brigadesysteem voor het organiseren van je werk contraproductief kan werken. Toch valt er een diepere, meer fundamentele les te leren.

Bourdain’s Kitchen laat zien dat je, om een project effectief, consistent en onder hoge druk uit te voeren, een duidelijk overzicht nodig hebt van wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het werk van de ene stap naar de andere verloopt – oftewel de resource breakdown structure.

Een robuuste tool voor projectmanagement zoals ClickUp kan de resource breakdown structure integreren in je planningsproces. Zonder nog een Google-document of spreadsheet aan te maken, kun je ClickUp gebruiken om al je projectgerelateerde documentatie op één plek te bewaren.

En wat meer is: u kunt rechtstreeks binnen het platform delen, bewerken en samenwerken met verschillende belanghebbenden. U kunt ook uw eigen aangepaste sjabloon voor een resource breakdown structure maken voor toekomstig gebruik.

Breng orde in je projectwerkruimte. Probeer ClickUp vandaag nog gratis.