Continu prestatiemanagement: Een complete gids om het systeem te begrijpen en te implementeren

Het is weer die tijd van het jaar. Je kunt de angst in de lucht ruiken... Nee, het is niet Halloween, maar eerder iets veel enger. Het zijn de jaarlijkse functioneringsgesprekken. 😅

Hoewel de bedoelingen achter jaarlijkse functioneringsgesprekken goed zijn, moeten we eerlijk zijn: bijna iedereen is er bang voor. HR-managers huiveren bij de gedachte aan al het papierwerk, terwijl werknemers piekeren over elke misstap die hen de kans op promotie kan ontnemen. Je kunt het niet helpen, maar je vraagt je af of er een betere manier is om prestatiebeoordeling aan te pakken.

Het goede nieuws is dat die er is. Het heet continu prestatiebeheer - een methode die een revolutie teweeg heeft gebracht in de HR-activiteiten van veel bedrijven. In dit artikel vertellen we je alles over dit systeem, de voor- en nadelen en de stappen die je kunt nemen om het te implementeren.

Wat is continu prestatiemanagement?

Continu performance management impliceert regelmatige en minder formele beoordelingen doorheen het jaar in plaats van strikte jaarlijkse beoordelingen.

Continu performance management, ook bekend als agile performance management, is ontstaan als antwoord op de ontwikkelingen in het zakelijke landschap. Veranderingen doen zich voortdurend voor, dus moderne bedrijven moeten snel en flexibel zijn om succesvol te blijven. Ze kunnen het zich niet veroorloven om de prestaties van hun werknemers slechts één keer per jaar te beheren. Ze moeten een continu proces creëren waarin ze in hun werknemers investeren en hen in staat stellen om voortdurend te verbeteren . 💪

Veel bedrijven, waaronder giganten als Adobe Inc. en IBM, hebben systemen voor continu prestatiebeheer ingevoerd. Zelfs General Electric een bedrijf dat het jaarlijkse beoordelingsproces populair maakte, ging over op frequentere en informelere prestatiebeoordelingen.

Pro tip: ClickUp, een krachtig hulpmiddel voor projectmanagement biedt alle middelen die u nodig hebt om een effectief prestatiebeheersysteem te implementeren en te onderhouden. Gebruik het om werk te organiseren communiceren tussen afdelingen en voortgang bijhouden.

Het continue prestatiemanagementproces: Stap voor stap analyse

Het proces van het implementeren van continu prestatiemanagement bestaat uit drie cruciale stappen:

1. Instelling van doelen
2. Check-ins uitvoeren
3. Evaluaties afronden

In de volgende paragrafen vertellen we je meer over elk van deze onderdelen.

Stap 1: doelen instellen

De eerste stap in continu prestatiebeheer is het instellen van doelen. Dit moet al beginnen voordat de werknemer wordt aangenomen. U moet uw verwachtingen vastleggen in de functiebeschrijving. Kandidaten moeten begrijpen hoe hun functie en prestaties passen bij bredere doelen van de organisatie.

Zodra de werknemer is aangenomen, moet u samen met hem of haar de doelen en doelstellingen bepalen sleutel prestatie-indicatoren die specifiek zijn voor hun werk. Deze bieden een kader voor het evalueren van de prestaties van de werknemer. Door de doelen transparant te maken en de werknemer bij het proces te betrekken, voorkom je misinterpretatie en zorg je voor accountability.

U moet de volgende documenten voltooien proces voor de instelling van doelen voltooien door de tijdlijn te definiëren. Kleinere resultaten en kortere deadlines hebben de voorkeur omdat doelen dan haalbaarder lijken. Wanneer de werknemer een kortetermijndoel voltooit, krijgt hij/zij de voldoening dat hij/zij het van zijn/haar lijst kan afvinken, terwijl jij tastbare resultaten te zien krijgt. Het is een win-winsituatie! 🏆

U moet doelen en belangrijke prestatie-indicatoren herzien om ze aan te passen aan veranderende zakelijke doelstellingen en de voortgang van de werknemer in de praktijk.

Pro tip: Stel Doelen in ClickUp en definieer traceerbare Targets om de voortgang van de werknemer te meten. U kunt alle prestatiedoelen van werknemers beheren met behulp van eenvoudige mappen.

Definieer prestatiedoelen voor werknemers in ClickUp en houd de voortgang bij met behulp van doelen

Stap 2: Check-ins uitvoeren

Het continue performance management model houdt in dat er elke één tot drie maanden check-ins worden uitgevoerd. Dit kunnen één-op-één sessies met de werknemer zijn, waarbij u de voortgang naar de vooraf ingestelde doelen bespreekt. 🗣️

Check-ins zijn informele tweezijdige functioneringsgesprekken. Naast realtime feedback en erkenning, bieden ze de medewerker de kans om zijn of haar zorgen over de eigen prestaties te uiten. De manager kan hen dan coachen om de hindernissen te overwinnen en te blijven verbeteren. Met deze aanpak kunt u potentiële problemen in de kiem smoren en voorkomen dat ze de voortgang verder belemmeren.

Pro tip: Maak gebruik van de ClickUp werknemer & manager 1-op-1 sjabloon om de agenda voor uw check-ins voor te bereiden en aantekeningen te maken.

Bereid check-ins voor en haal er het beste uit met ClickUp's Employee & Manager 1-op-1 sjabloon

Stap 3: Beoordelingen afronden

Beoordelingen zijn meer formele beoordelingen van de prestaties van de werknemer en de voortgang naar doelen. Ze gaan over de technische aspecten, zoals training, compensatie en promoties. Aangezien de manager en de werknemer open hebben gecommuniceerd tijdens check-ins, dient het functioneringsgesprek meestal als een meer formele samenvatting van de eindbeoordeling.

Aan het einde van de cyclus moet je conclusies formuleren, de prestaties van de werknemer documenteren en de prestaties prijzen. Als ze hun doelen hebben gehaald, moet u nieuwe doelen definiëren en een nieuwe cyclus voor prestatiebeheer starten. 🔁

Pro tip: ClickUp heeft verschillende sjablonen om uw functioneringsgesprekken vorm te geven ! U kunt bijvoorbeeld alle sleutelinformatie over de prestaties van de werknemers en de daaruit voortvloeiende beslissingen documenteren met de ClickUp sjabloon voor functioneringsgesprek .

Vat de resultaten van de prestatiebeoordeling van uw werknemers samen en organiseer ze met ClickUp's sjabloon voor functioneringsgesprekken

Voordelen van Continu Prestatiemanagement

Als u het goed doet, kan continu prestatiemanagement uw bedrijf ten goede veranderen. Enkele van de meest impactvolle voordelen zijn

Duidelijke, actuele en relevante doelen

Als u samen met uw werknemers doelen instelt, is de kans op misverstanden kleiner. Als er toch misverstanden ontstaan, kunt u deze snel oplossen tijdens een van uw regelmatige check-ins.

Naarmate de tijd verstrijkt, zullen doelen moeten verschuiven. Door je doelen regelmatig opnieuw te evalueren, kun je targetten op wat op dat moment het belangrijkst is. Doelen die goed gedefinieerd, actueel en relevant zijn, hebben meer kans om bereikt te worden. ✅

Minder stressvolle en nauwkeurigere beoordeling

Als u uw prestaties jaarlijks beoordeelt, hebt u te maken met een heleboel gegevens van werknemers tegelijk. Bovendien kan er in een jaar veel veranderen, dus een groot deel van de gegevens is misschien niet meer relevant op het moment van de beoordeling. 🙅

Continu prestatiebeheer moedigt frequentere evaluatie aan. Met deze aanpak kunt u zich alleen richten op de sleutelgegevens en inzicht krijgen in de prestaties van werknemers in realtime. Met de input van de werknemer kunt u externe factoren identificeren die mogelijk een rol hebben gespeeld en uw inzicht in hun prestaties vervolledigen.

Behoud en betrokkenheid van werknemers

Als u werknemers aanmoedigt om deel te nemen aan de instelling van doelen en voortdurend feedback te geven, voelen ze zich gezien en gehoord. Ze zijn meer betrokken bij het bereiken van deze doelen. Zo'n relatie van wederzijds vertrouwen verhoogt de werktevredenheid en de loyaliteit aan het bedrijf.

Continu prestatiebeheer draagt bij tot veel positieve resultaten zoals:

• Laat werknemers zien dat je om ze geeft
• Ze het hele jaar door betrokken houdt
• Het verloop vermindert

Het is niet alleen in theorie, er zijn ook nummers die dit bevestigen. Slechts een paar jaar na de implementatie van het Check-In systeem zag Adobe een stijging van het personeelsverloop daling van 30% in het aantal werknemers dat ontslag nam en een daling van 50% in onvrijwillig vertrek.

Een cultuur van groei

Continu prestatiebeheer verlegt de focus van evaluatie naar leren. Hoewel je prestaties moet beoordelen, is het doel niet om angst in te boezemen over de gevolgen ervan, maar eerder om de ontwikkeling van werknemers aan te moedigen. 🌱

Daarom moeten werknemers een actieve rol spelen in het prestatiebeoordelingsproces. Je moet regelmatig feedback geven en ontvangen.

Stimulans voor prestaties

Duidelijke doelen, voortdurende feedback en ondersteuning en de motivatie van werknemers kunnen de prestaties van zowel individuele werknemers als het hele team en de organisatie verbeteren. Betere prestaties leiden ook tot betere financiële en businessresultaten.

Hoewel het in het begin een aanzienlijke investering vergt, bespaart continu prestatiebeheer op de lange termijn tijd en geld. 💸

Laten we teruggaan naar ons voorbeeld van Adobe. Met het oude systeem besteedden de managers meer dan 80.000 uur aan jaarlijkse beoordelingen. Het bedrijf kon het grootste deel van deze tijd goedmaken door het nieuwe prestatiebeoordelingsproces te implementeren. Dit is een van de redenen waarom Adobe een van de meest winstgevende bedrijven ter wereld is techbedrijven vandaag.

Bonus lezen: Bekijk de beste prestatiebeheertools voor 2024 !

Nadelen van continu prestatiebeheer

Hoewel effectief en winstgevend op lange termijn, is continu performance management geen magische formule. Het komt met een lijst van duidelijke problemen en nadelen. Lees hieronder over de meest prominente.

Problemen bij de implementatie

Continu prestatiebeheer vereist dat u veel van uw HR-processen opnieuw overdenkt en ontwerpt. Het vereist een aanzienlijke investering vooraf, zowel qua tijd als qua geld. Om het voor elkaar te krijgen moet iedereen meedoen, van het hoger management tot de werknemers. Het is ook geen standaardoplossing. Je moet een manier vinden om het aan te passen aan je specifieke situatie.

Als het eenmaal is goedgekeurd, is een goede training een must om consistentie te garanderen. Als het niet consistent is, verliest het nieuwe systeem zijn betekenis en zal het meer kwaad dan goed doen. Gezien de hoeveelheid werk die nodig is, zijn voortdurende communicatie en organisatie nodig om het systeem bij elkaar te houden. Anders bestaat het risico dat het reguliere werk eronder lijdt.

Problemen met onderhoud

Zelfs als u continu prestatiebeheer implementeert, is er geen garantie dat het voor u zal werken. U moet uw systeem herzien op basis van proefversies en fouten. Nog te doen als u bedenkt hoe lang het duurt voordat u tastbare resultaten ziet.

Als ze lukraak worden uitgevoerd, zullen regelmatige prestatiebeoordelingen zowel managers als werknemers onder druk zetten. Werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze voortdurend onder de loep worden genomen, wat het tegenovergestelde effect zal hebben dan bedoeld en hun gevoel van eigenwaarde zal aantasten. Managers hebben ook voldoende ondersteuning nodig omdat ze een cruciale rol spelen in dit proces en zich waarschijnlijk onder druk gezet voelen. 😵

Problemen met gegevens

Regelmatiger functioneringsgesprekken betekent ook meer gegevens. Tenzij u een solide gegevensbeheersysteem hebt, zal continu prestatiebeheer uw managers overstelpen met administratief werk. Daardoor kunnen ze moeite hebben om belangrijke inzichten uit de gegevens te halen of om bij te blijven, waardoor andere Taken vertraging oplopen. ⌛

Hoe continu prestatiebeheer implementeren in 6 stappen

Overschakelen van jaarlijkse functioneringsgesprekken naar continu performance management is geen sinecure. We hebben het proces opgedeeld in zes stappen om u voor te bereiden:

Stap 1: Verkrijg goedkeuring

De eerste stap bij het implementeren van continu performance management is het verkrijgen van goedkeuring van het hoger management. De overgang zal veel middelen vergen en alle hens aan dek vereisen, dus de nodige ondersteuning is een must. ✍️

Wanneer u dit nieuwe systeem voorstelt, maak dan een lijst van alle voordelen ten opzichte van het oude systeem. Benadruk hoe continu prestatiebeheer het bedrijf en zijn inkomsten ten goede kan komen.

Pro tip: Gebruik de ClickUp Project Aanvraag en Goedkeuring sjabloon om uw pitch te abonneren, het goedkeuringsproces te stroomlijnen en uw project snel van de grond te krijgen.

Zet uw project in een mum van tijd op de rails met het ClickUp Projectaanvraag- en goedkeuringssjabloon

Stap 2: OKR's definiëren

Zodra u groen licht hebt gekregen voor continu prestatiebeheer, moet u de operationele strategie met de belangrijkste belanghebbenden. Definieer doelstellingen en sleutelresultaten (OKR's) zodat u alle deelnemers op dezelfde pagina kunt krijgen en de voortgang kunt bijhouden. Deze OKR's zullen het kader vormen waarop u al uw toekomstige beslissingen zult baseren.

Nadat u het eens bent geworden over de doelen op hoog niveau, kunt u beginnen met het ontwerpen van uw prestatiebeheersysteem. Denk na over hoe vaak u cycli van prestatiebeoordelingen wilt houden en welke criteria u kunt gebruiken gezien uw specifieke sector. Als u gebruik wilt maken van software voor prestatiebeoordelingen analyseer uw opties om de optimale optie te vinden.

Pro tip: Weet u niet hoe u moet beginnen met strategiseren? Gebruik de ClickUp OKR raamwerk sjabloon om het proces te begeleiden en het succes van uw implementatie-inspanningen te meten.

Bedenk uw implementatiestrategie voor continu prestatiebeheer met het OKR-framesjabloon van ClickUp

Stap 3: Plan, plan, plan

Om een complex systeem zoals continu prestatiebeheer te implementeren, moet u elk element perfect plannen. U moet het proces opdelen in beheersbare Taken en bepalen wie het beste bij elke rol past. Het is ook belangrijk om een realistische maar kosteneffectieve tijdlijn in te stellen om verantwoording af te leggen. 📆

U kunt gebruikmaken van ClickUp 's brede bereik van projectmanagement functies en aangepaste opties om de overgang te abonneren. Met de hiërarchische structuur van het platform kunt u alle documentatie en werk organiseren zodat alles gemakkelijk toegankelijk is. U kunt ook toestemming wijzigen om de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen.

Taken en subtaken aanmaken, toewijzen en plannen in een paar klikken. Met ClickUp's Werklastweergave kunt u de capaciteit en beschikbaarheid van elke deelnemer beoordelen. De ClickUp Gantt weergave hiermee kunt u de tijdlijn van uw implementatieproces en de afhankelijkheid tussen taken visualiseren.

De werklastweergave van ClickUp geeft u inzicht in de capaciteit van elk teamlid, zodat u taken effectief kunt toewijzen

Binnen elke weergave van Taken kunt u alles toevoegen wat de toegewezen persoon nuttig kan vinden bij het werken aan de taak, zoals:

• Een beschrijving
• Checklists
• Bestanden
• Opmerkingen

ClickUp stroomlijnt uw werkstroom en vereenvoudigt gezamenlijk beheer van werk in teams, zodat er minder onnodige e-mails en vergaderingen nodig zijn.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-view-Checklist.png ClickUp 3.0 Taakweergave Checklist /%img/

Gebruik de ClickUp-taak weergave om alle evaluatieprocessen nauwgezet te abonneren

Stap 4: Documentatie maken

Documentatie is de sleutel tot het uitvoeren van elk project laat staan een ingewikkeld project zoals continu prestatiemanagement. Zodra u alle details met de belanghebbenden hebt afgesproken, legt u alle informatie vast. Als iemand op die manier vragen heeft of zijn kennis over het prestatiemanagementproces wil opfrissen, kan hij de documentatie op elk moment raadplegen. 📃

Voorbeeld een standaard operationele procedure (SOP)-document maken waarin de belangrijkste punten staan die managers moeten behandelen bij het uitvoeren van check-ins. Je kunt ook bedrijfsbrede evaluatienormen opnemen en instructies geven voor het schrijven en formateren van prestatiebeoordelingsdocumenten.

U kunt dat allemaal doen met ClickUp Documenten , de rich text editor van het platform. Koppel taken, voeg kaarten toe en maak bladwijzers in uw documenten. Beheer toestemming en nodig belanghebbenden uit om bewerkingen uit te voeren of opmerkingen te plaatsen.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-129-1400x935.png ClickUp Documenten /%img/

Maak aansprekende SOP's en andere waardevolle documenten met ClickUp Docs

Stap 5: Informeren en trainen

De continue prestatiemanagementstrategie vereist veel aanpassing van de managers. Ze zijn ook cruciaal voor het succes, dus u moet een uitgebreid trainingsabonnement opstellen . Train managers over hoe ze gedrag moeten observeren, welke hulpmiddelen ze moeten gebruiken en hoe ze beoordelingen moeten toekennen op basis van de vooraf gestelde doelen.

Je moet ook je werknemers op de hoogte brengen van de komende verandering. Leg uit waarom het nodig is en wat ze eraan hebben.

Ondersteun managers en werknemers voor, tijdens en na de overgang. 👐

Stap 6: Overzien en herzien

Terwijl uw managers uw nieuwe prestatiebeheersysteem uitvoeren, houdt u toezicht op wat er gebeurt zodat u ervoor kunt zorgen dat deadlines en doelen worden nageleefd.

U kunt gebruik maken van Tijdlijn weergave van ClickUp om de prestaties van individuele teamleden bij te houden. Als u snel een overzicht wilt hebben van ieders prestaties, kunt u een aangepaste ClickUp Dashboard met kaarten en rapportages die voor u het meest relevant zijn.

Zie waar elke manager en werknemer staat met de tijdlijnweergave van ClickUp

Het is ook belangrijk om het nieuwe proces te analyseren en optimaliseer het terwijl u bezig bent. Verzamel realtime feedback van managers en medewerkers en breng de nodige wijzigingen aan. U kunt ClickUp formulieren om input te verzamelen. Het platform zet reacties automatisch om in Taken zodat u ze tijdig kunt uitvoeren.

Gebruik ClickUp Formulieren om feedback van werknemers en managers te verzamelen over uw prestatiebeheersysteem

Hindernissen overwinnen bij het implementeren van continu prestatiebeheer

Bedrijven kunnen op veel hindernissen stuiten bij het integreren van continu performance management in hun workflow. 🚧

Lees er hieronder meer over en de typische oplossingen:

• Inconsistente implementatie: U moet moeite doen om ervoor te zorgen dat iedereen de fijne kneepjes van het nieuwe evaluatiesysteem begrijpt, zodat ze het zelfstandig kunnen toepassen. U kunt dit doen met grondige training, documentatie en monitoring
• Niet communiceren: Managers en werknemers moeten weten hoe ze moeten communiceren zodat ze eerlijke feedback kunnen delen en het beste uit hun gesprekken kunnen halen. Workshops, cursussen enteambuildingactiviteiten kunnen hierbij helpen
• Feedback van lage kwaliteit: Vooroordelen kunnen soms infiltreren in feedback en deze onnauwkeurig maken. U moet uw managers trainen om dit op te sporen en te voorkomen. Afhankelijk van de aard van de job kan de feedback te frequent en te lichtzinnig zijn. Het is belangrijk om deze situaties te identificeren en je strategie dienovereenkomstig aan te passen
• Technologische uitdagingen: Software kan een redder in nood zijn als het gaat om continu prestatiebeheer, omdat het je helpt om te gaan met grote hoeveelheden gegevens. Het kan echter intimiderend zijn voor nieuwe gebruikers. U moet uw managers trainen in het gebruik van de prestatiebeheersoftware en ervoor zorgen dat deze goed kan integreren met uw bestaande softwaretechnische stapel ## Perfectioneer uw prestatiebeheersysteem met ClickUp

Continu prestatiebeheer komt naar voren als het minder stressvolle en effectievere alternatief voor jaarlijkse prestatiebeoordelingen. Met zijn samenwerkingsdoelen op korte termijn, regelmatige check-ins en tweezijdige frequente feedback, bevordert het voortdurende professionele groei en vergroot het de betrokkenheid van werknemers.

Het invoeren van het systeem is misschien geen eenvoudige onderneming, maar het gebruik van software voor continu prestatiebeheer zoals ClickUp kan u helpen om alle elementen in de gaten te houden en u instellen op succes. Aanmelden voor ClickUp en gebruik het om door elk project te zeilen, hoe groot of klein het ook is. ⛵