Procesanalyse: haal het maximale uit de efficiëntie van je team

Processen ontstaan vanzelf, of je ze nu bewust ontwerpt of niet. Wanneer je iemand een taak toewijst, creëert die persoon een eigen proces, dat hij of zij herhaaldelijk gebruikt om het werk gemakkelijker te maken.

Toen ik werd gevraagd om dit artikel te schrijven, opende ik een Google-document, kopieerde en plakte ik de opzet, begon ik met onderzoek voor elke paragraaf, schreef ik het artikel, uitvoerde ik de bewerking, controleerde ik het, voegde ik de hyperlinks toe en stuurde ik het ter goedkeuring op. Als je een dozijn schrijvers had, zou je waarschijnlijk een dozijn processen hebben.

Om echter als merk consistent te zijn in de manier waarop we schrijven, bewerken, publiceren en verspreiden, kunnen we het ons niet veroorloven om een dozijn processen te hebben. We hebben één uniform proces nodig.

Je hebt een grondige procesanalyse nodig om een efficiënte, effectieve en uniforme werkstroom op te zetten. In deze blogpost laten we je zien hoe je dat kunt doen!

Wat is procesanalyse?

Procesanalyse is de systematische aanpak om de interne werking van bedrijfsactiviteiten te begrijpen en vast te leggen. Volgens de BPM-benadering (Business Process Management ) is procesanalyse een belangrijk onderdeel van continue verbetering.

Het belangrijkste doel van procesanalyse is het identificeren van mogelijkheden voor verbetering. Om dit te bereiken, worden bij een bedrijfsprocesanalyse doorgaans de volgende aspecten onderzocht:

Zodra dit is vastgesteld en gedocumenteerd, zoeken BPM-teams naar manieren om de procesefficiëntie te verbeteren zonder het lopende werk te verstoren.

Procesanalyse is geen eenmalige activiteit. Het is juist het beste om dit regelmatig uit te voeren, om continue verbetering te ondersteunen. Hier volgt waarom.

Voordelen van het uitvoeren van een procesanalyse

Een goede, voortdurende en strategische procesanalyse kan een business op tal van manieren helpen, onder meer door de winst te verhogen. Hieronder leest u hoe.

Inzicht in bestaande systemen: Bedrijfsprocesanalyse is een uitstekende manier om de huidige stand van zaken in kaart te brengen. Het helpt bij het meten van efficiëntie en effectiviteit door vragen te beantwoorden zoals:

Verbeterpunten identificeren: Zodra u inzicht heeft in uw bestaande proces, kunt u ook hiaten identificeren en opvullen. U kunt beslissingen nemen op basis van gegevens in plaats van intuïtie. Dit is natuurlijk het meest directe en voor de hand liggende voordeel van procesanalyse.

Operationele efficiëntie realiseren: Het komt vaak voor dat verschillende teams hun eigen processen gebruiken. Zo gebruikt het verkoopteam bijvoorbeeld Salesforce om interacties vast te leggen, gebruikt de afdeling Customer Success ClickUp om relaties te beheren en gebruikt marketing HubSpot om de voortgang bij te houden. Hierdoor kan er veel informatie tussen wal en schip raken.

Een goede werkstroomanalyse zorgt voor een betere integratie tussen deze systemen en maakt een naadloze werkstroom mogelijk.

Verlaging van de operationele kosten: Door bedrijfsprocesanalyse worden overlappingen, knelpunten en inefficiënties in kaart gebracht. Operationele leidinggevenden kunnen deze vervolgens wegwerken om de kosten voor materiaalaankoop, energieverbruik en arbeid in de fase van projectontwikkeling te verlagen.

Klantloyaliteit vergroten: Klanten houden van een consistente ervaring. Bedrijfsprocesanalyse helpt daarbij. Sterker nog, het helpt bedrijven om problemen en tekortkomingen in hun klantervaring te identificeren en werkstroomoptimalisatie te realiseren.

Als u uw processen goed in de gaten houdt, kunt u terugkerende problemen signaleren en proactief oplossingen bedenken. Ook kunt u klanten van tevoren informeren over mogelijke problemen, waardoor u vertrouwen opbouwt.

Naleving: Geen enkele organisatie wil de regels overtreden. Zonder voortdurende controle en aandacht worden nalevingsproblemen echter soms over het hoofd gezien.

Regelmatige analyse van bedrijfsprocessen voorkomt dit en beschermt bedrijven tegen boetes en juridische geschillen.

Betere werknemerservaring: Niet alleen klanten profiteren van bedrijfsprocesanalyse. Efficiënte processen hebben als resultaat een lagere werklast en dus een hogere tevredenheid. Gemotiveerde medewerkers werken harder, beter en streven naar hogere winsten.

Concurrentievoordeel: In een zeer competitieve markt ligt het echte concurrentievoordeel in de manier waarop u te werk gaat. Procesanalyse helpt u bij het monitoren, evalueren en verfijnen van uw processen om uw concurrentievoordeel te behouden.

Nu u weet waarom procesanalyse nodig is, gaan we kijken naar de verschillende soorten en hoe u een procesanalyse uitvoert.

Soorten procesmapping

Zoals de naam al aangeeft, is procesmapping een techniek waarmee de werkstroom visueel in kaart kan worden gebracht. Het geeft een beeld van hoe een proces wordt uitgevoerd, welke stappen erbij komen kijken, wie de betrokkenen zijn en hoe lang het duurt.

Een proceskaart biedt een weergave op hoog niveau van alle betrokken aspecten, waardoor operationele teams mogelijke verbeteringen kunnen simuleren.

U kunt uw proces in kaart brengen op verschillende manieren. Hieronder volgen enkele van de meest gebruikte methoden.

Basisstroomschema

De populairste en meest gebruikte proceskaart is het stroomschema, dat bestaat uit Boxen en pijlen om een traject visueel weer te geven. Dat het eenvoudig is, betekent niet dat het beperkt is.

Met een stroomdiagram kunt u complexe processen met meerdere afhankelijkheden en onderlinge verbanden in kaart brengen. Het biedt ruimte voor stappen, beslissingen en meerdere trajecten. Het kan ook terugkeren naar eerdere stappen als aan een voorwaarde niet is voldaan. U kunt kiezen uit verschillende sjablonen voor stroomdiagrammen in Word, PowerPoint, Excel of ClickUp.

Van het verzoek van een wervingsmanager om een nieuwe medewerker tot het doen van een aanbod: dit stroomdiagram omvat alle stappen, betrokken partijen en de overgang van de ene stap naar de volgende.

Meest geschikt voor: complexe, opeenvolgende processen waarbij meerdere beslissingen moeten worden genomen.

Swimlane-diagram

Een swimlane-diagram is een verbetering ten opzichte van het standaardstroomschema. Het maakt gebruik van de vorm van een zwembad om het bedrijfsproces visueel weer te geven, waarbij het project wordt opgedeeld in banen voor elk betrokken team of individu.

Het swimlane-stroomschema helpt iedereen bij een project te betrekken en effectief samen te werken. Het draagt bij aan de optimalisatie van de werkstroom door taken en verantwoordelijkheden duidelijk af te bakenen. Deze worden vaak gebruikt in engineeringteams voor continue integratie/continue ontwikkeling [CI/CD] bij het implementeren van incrementele wijzigingen in de code.

Meest geschikt voor: Functieoverschrijdende teams die aan één enkel proces werken

Waardestroomkaart

Waardestroomkaarten helpen bij het identificeren van inefficiënties in een proces en maken een duidelijk onderscheid tussen de onderdelen die waarde toevoegen en die geen waarde toevoegen. Waardestroomkaarten worden doorgaans gebruikt in productteams en ondersteunen vier verschillende stappen:

Het belangrijkste doel van waardestroomkaarten is het ontwerpen van veranderingen die leiden tot besparingen op kosten, tijd en middelen.

Gebruik het ClickUp-sjabloon voor waardestroomanalyse om het proces te ontwerpen, aantekeningen achter te laten, bijlagen toe te voegen en doelstellingen te definiëren om uw bevoorradings- en leveringslogistiek in kaart te brengen. U kunt verbeteringstaken rechtstreeks in het sjabloon aanmaken en toewijzen.

Voldoet dit niet aan uw behoeften? We hebben nog veel meer te bieden. Bekijk de top tien van sjablonen voor waardestroomanalyses om de processen van uw team te verbeteren.

Meest geschikt voor: Teams die processen ontwerpen, van product tot levering

SIPOC

SIPOC staat voor leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten. Binnen de Six Sigma -methodiek definieert SIPOC de grenzen en reikwijdte van een end-to-end-proces.

Het grootste voordeel van deze methode is de focus op de klant. Om dat te benadrukken, gebruiken sommige experts ook de term COPIS, waarbij de klant centraal staat.

Meest geschikt voor: Bedrijven die de stappen en de bijbehorende belanghebbenden in kaart willen brengen

Bedrijfsprocesmodel en notatie [BPMN]

Het bedrijfsprocesmodel en -concept, ontworpen door de Object Management Group, is een gedetailleerd stroomschema waarmee complexe en onderling verbonden bedrijfsprocessen in kaart kunnen worden gebracht.

Net als bij een stroomdiagram bevat het fasen voor gebeurtenis, activiteit, werkstroom en knooppunt. Onder elke fase staan meerdere symbolen.

Een gateway kan bijvoorbeeld exclusief, inclusief, gebaseerd op gebeurtenissen, parallel of een combinatie hiervan zijn, elk met een eigen symbool. Een werkstroom kan worden aangeduid als sequentiestroom, berichtstroom, associatie of gegevensassociatie.

Met dit detailniveau biedt de BPMN alle belanghebbenden voldoende informatie om een nauwkeurige implementatie mogelijk te maken.

Meest geschikt voor: Bedrijven die processen van begin tot eind in kaart brengen; vooral nuttig voor softwareontwikkelingsteams

Hoe voer je een procesanalyse uit?

Procesanalyse moet consistent, strategisch en cyclisch zijn. Laten we eens kijken hoe u dat in uw organisatie kunt realiseren.

Bepaal de reikwijdte en het doel

Hoewel u elke zes maanden een procesanalyse moet uitvoeren, zullen de reikwijdte en het doel niet elke keer hetzelfde zijn. Afhankelijk van de mate van volwassenheid van het proces dat u analyseert, kan dit sterk variëren.

Begin dus met het definiëren van het volgende.

Reikwijdte: Welke processen gaat u analyseren? Wat is de reikwijdte van de analyse?

Als verantwoordelijke voor klanttevredenheid kun je bijvoorbeeld het volledige traject van de klant na de aankoop analyseren. Hiervoor neem je een steekproef van klanten, bestudeer je de stappen en mijlpalen in hun traject, luister je naar 1 à 2 telefoongesprekken en interview je enkele medewerkers van de afdeling voor klanttevredenheid.

Aan de andere kant kunt u ook een diepgaande analyse maken van maandelijkse klantbeoordelingen. In dit geval luistert u alle telefoongesprekken met klanten over een bepaalde periode af. U doet dan diepgaandere observaties over hoe de klant zich voelde, wat zijn of haar belangrijkste klacht was, of wat hij of zij als oplossing zou willen zien.

Doel: Wat wilt u bereiken? Welke maatregelen gaat u nemen op basis van de bevindingen?

Het directe doel van elke procesanalyse is natuurlijk het vinden van mogelijkheden voor verbetering. Sommige verbeteringen kunnen echter meer kosten; andere kunnen meer tijd in beslag nemen of gevolgen hebben voor andere delen van de organisatie. Bedenk wat uw doelstellingen zijn voordat u begint.

Breng een team bij elkaar

Voor een goede procesanalyse zijn de juiste experts nodig. Stel een team van analisten samen dat:

Creëer een omgeving waarin ze samen hun observaties kunnen bespreken en bediscussiëren. De ClickUp-taak-weergave en opmerkingen zijn hiervoor zeer geschikt.

Krijg inzicht in de huidige stand van zaken

Begin met een kwalitatieve analyse. Richt je bij het doorlichten van bestaande processen zowel op het hoe als op het waarom. Je komt er bijvoorbeeld achter dat klachten van klanten momenteel in een spreadsheet worden vastgelegd. Vraag je af waarom. Er kan een zakelijke reden achter deze keuzes schuilgaan.

Benader de analyse van bedrijfsprocessen met een open geest en zonder voorbarige oordelen. Luister en verzamel zo gedetailleerd mogelijke informatie.

Zodra u het proces goed begrijpt, kunt u overgaan tot een kwantitatieve analyse. Verzamel sleutelprestatie-indicatoren op basis van enkele van de volgende punten:

In deze fase kunt u ook verschillende tools en methodieken voor procesmapping gebruiken om uw huidige situatie in kaart te brengen. In de volgende paragraaf vindt u enkele voorbeelden en suggesties.

Analyseer zorgvuldig en doordacht

Zodra u over alle gegevens beschikt, analyseert u deze in hun context. Onderzoek elke stap in het proces grondig op inefficiënties, afhankelijkheden en overlappingen. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

Houd rekening met het volgende voordat u verbeteringen voorstelt.

Benchmarking: Hoe presteren andere teams/afdelingen/bedrijven bij vergelijkbare processen?

Effectanalyse: Als er een alternatieve stap of methode wordt voorgesteld, welke gevolgen heeft dit dan voor het team en de organisatie als geheel?

Analyse van de benodigde middelen: Wat is er nodig om een alternatief te implementeren? Hoeveel gaat het kosten? Hoe lang duurt het? Is er aanvullende training nodig?

Verstoring: Welke processen zullen tijdens de verandering worden beïnvloed? Welke gevolgen heeft dit voor de Business?

Doe suggesties voor verbeteringen

Doe op basis van je analyse suggesties voor verbeteringen. Dit kan een eenvoudige verandering zijn, zoals de overstap van spreadsheets naar ClickUp-sjablonen voor onboarding. Het kan ook een complete herziening van het hele systeem zijn. Welke verbeteringen je ook voorstelt, leg ze grondig vast.

Maak een lijst van alle wijzigingen: Maak een lijst van alle wijzigingen die u voorstelt, hoe klein of groot ze ook zijn. Geef daarbij een overzicht van het huidige proces en beschrijf het voorgestelde proces in detail. Markeer de wijzigingen.

Stel prioriteiten: Het is nooit een goed idee om alles tegelijk te veranderen. Bepaal de prioriteit van de zaken die u wilt veranderen en pak ze één voor één aan.

Stel tijdlijnen op: Begin met de stappen die onmiddellijk moeten worden aangepast en breid dit stapsgewijs uit. Stel een tijdlijn voor het project op, onderverdeeld in taken die per week, maand, kwartaal of jaar moeten worden voltooid. Dit helpt ook om de procesverbeteringen te volgen en eventuele afwijkingen bij te sturen.

De Gantt-grafiekweergave van ClickUp maakt automatisch een tijdlijn op basis van de taken en deadlines die je in de projectmanagementtool hebt ingesteld.

Meet de ROI: Elke verandering brengt kosten met zich mee. Leg daarom alle kosten vast die gepaard gaan met het doorvoeren van uw verbeteringen. Toon bovendien voor elk geval het rendement op de investering aan.

Begin met verandermanagement: Niemand houdt van verandering, tenzij het in hun voordeel is. Stel daarom een strategie voor verandermanagement op en betrek alle belanghebbenden hierbij. Leg uw voorstel aan hen uit en zorg dat ze erachter staan. Luister naar feedback en pas uw aanpak daarop aan.

Stimuleer verandering: zelfs als u uw uiterste best doet, moeten de teams wel meewerken. Werkt het verkoopteam het CRM-systeem niet regelmatig bij? Koppel dan kwartaalbonussen aan het bijwerken van het CRM-systeem. Zijn sommige leden van het team niet enthousiast over de nieuwe technologie? Zoek dan voorvechters binnen het team en werk met hen samen.

Houd de nieuwe bedrijfsprocessen in de gaten

Elk initiatief voor procesverbetering is alleen succesvol als het cyclisch is. De laatste stap is dus terugkeren naar de eerste stap.

Zodra u de verandering hebt doorgevoerd, keert u terug naar stap één en begint u met het analyseren van de nieuwe processen.

Stel op basis hiervan uw strategie voor continue verbetering op.

Bedrijfsprocesanalyse in de praktijk met een ClickUp-sjabloon

Als procesanalyse nieuw voor je is of als je je huidige werkwijze wilt optimaliseren, is de ClickUp-sjabloon voor procesaudit en -verbetering een uitstekend startpunt.

Categoriseren: Gebruik het sjabloon om uw procesanalysetaak in te delen in de categorieën proces, middelen, beheer en monitoring. Zo wordt de taak met betrekking tot netheid bijvoorbeeld onder ‘middelen’ vermeld en worden succesindicatoren onder ‘beheer’ opgenomen.

Zo kunt u eigenaars van processen aanwijzen, activiteiten beheren en de voortgang van elke Taak bijhouden.

Auditscore toekennen: U kunt voor elke Taak een auditscore toekennen op basis van uw observaties. Als bijvoorbeeld de toegewezen middelen voor een bepaald onderdeel van het proces ontoereikend zijn, kunt u daar een score aan toekennen.

Het sjabloon biedt verschillende opties, zoals 'conformiteit', 'verbetermogelijkheid', 'kleine afwijking' en 'grote afwijking'. U kunt dit aangepast aanpassen aan de manier waarop u elke Taak wilt beoordelen.

Bewijsmateriaal uploaden: Geen enkele analyse van bedrijfsprocessen is voltooid als u uw observaties niet kunt onderbouwen. Met dit sjabloon kunt u bewijsmateriaal uploaden in de vorm van foto's, schermafbeeldingen of documenten.

Beheer het project: wijs gebruikers toe, stel deadlines in, voeg actiepunten toe en werk samen aan opmerkingen. Gebruik het overzicht met auditscores om de status van elke taak te bekijken. Gebruik de lijstweergave ‘Vereist aandacht’ om taken met hoge prioriteit in de gaten te houden.

Beheer de procesanalyse als een project, rechtstreeks in ClickUp.

Analyseer en optimaliseer je processen met ClickUp

Goed projectmanagement is meer dan alleen taakbeheer. Het voorziet elk lid van het bedrijf van de informatie, tools en processen die nodig zijn om optimaal te werken.

Een belangrijk onderdeel van goed projectmanagement, ongeacht de grootte van het team of de branche, is regelmatige procesanalyse en voortdurende verbetering.

Toch hebben projectteams tegenwoordig niet de tijd of de middelen om regelmatig bedrijfsprocesanalyses uit te voeren. Door de drukte van hun dagelijkse werkzaamheden komt procesanalyse op de achtergrond te staan.

Nou, dat hoeft niet zo te zijn. De verschillende sjablonen voor procesanalyse van ClickUp helpen je om sneller vooruitgang te boeken en ideeën in daden om te zetten.

Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit en ontdek hoe het je processen kan verbeteren.