Processen bestaan, of je ze nu bewust ontwerpt of niet. Wanneer je iemand een taak toewijst, creëert hij zijn eigen proces dat hij herhaaldelijk gebruikt om het werk voor hem gemakkelijker te maken.
Toen me werd gevraagd dit artikel te schrijven, opende ik een Google Doc, ik kopieerde en plakte de opzet, begon onderzoek te doen voor elk onderdeel, schreef, redigeerde, proeflas, voegde de hyperlinks toe en stuurde het op ter goedkeuring. Als je een dozijn schrijvers had, zou je waarschijnlijk een dozijn processen hebben.
Maar om als merk consistent te zijn in hoe we schrijven, redigeren, publiceren en distribueren, kunnen we het ons niet veroorloven om een dozijn processen te hebben. We hebben één uniform proces nodig.
Je hebt een grondige procesanalyse nodig om een efficiënte, effectieve en uniforme workflow op te zetten. In deze blogpost laten we je zien hoe je dat kunt doen!
Wat is procesanalyse?
Procesanalyse is de systematische aanpak om de innerlijke werking van bedrijfsactiviteiten te begrijpen en te documenteren. Volgens de procesmanagement \Volgens de BPM-denkrichting is procesanalyse een belangrijk onderdeel van continue verbetering.
Voorbeeld van alle processen die zich momenteel in verschillende stadia van het analyseproject bevinden dat op ClickUp wordt beheerd
Het primaire doel van het analyseren van processen is het identificeren van mogelijkheden voor verbetering. Om dit te bereiken, bestudeert een bedrijfsprocesanalyse meestal:
- De stappen die worden uitgevoerd om een taak te voltooien
- Hoe elke stap wordt uitgevoerd
- Hoe ze de volgende stappen beïnvloeden
- Hoe ze bijdragen aan het project
- Wie verantwoordelijk is voor elke stap
- Escalatiematrices
- Redundanties en back-upplannen
- Uitdagingen voor teamleden bij het volgen van het proces
Zodra dit is geobserveerd en gedocumenteerd, gaan BPM-teams op zoek naar manieren om te verbeteren procesefficiëntie zonder het lopende werk te verstoren.
Procesanalyse is geen eenmalige activiteit. Sterker nog, het kan het beste regelmatig worden uitgevoerd ter ondersteuning van voortdurende verbetering. Dit is waarom.
Voordelen van het uitvoeren van procesanalyse
Een goede, voortdurende en strategische procesanalyse kan een bedrijf op vele manieren helpen, waaronder het verhogen van de winst. Dit is hoe.
Inzicht in bestaande systemen: Analyse van bedrijfsprocessen is een fantastische manier om de balans op te maken. Het helpt bij het meten van efficiëntie en effectiviteit door vragen te beantwoorden als:
- Gebruikt ons verkoopteam het CRM efficiënt?
- Heeft iedereen duidelijk zicht op de pijplijn?
- Worden alle tickets aangemaakt in de projectmanagementtool?
- Heeft de laatste sprint zijn doelen bereikt?
- Is de klantenservice productief?
Verbeteringsmogelijkheden identificeren: Als je eenmaal inzicht hebt in je bestaande proces, kun je ook hiaten identificeren en overbruggen. Je kunt beslissingen nemen op basis van gegevens in plaats van intuïtie. Dit is natuurlijk het meest directe en eenvoudige voordeel van procesanalyse.
Operationele efficiëntie: Het is gebruikelijk dat verschillende teams hun eigen processen gebruiken. Het verkoopteam gebruikt bijvoorbeeld Salesforce om interacties vast te leggen, customer success gebruikt ClickUp om relaties te beheren en marketing gebruikt Hubspot om de voortgang bij te houden. Hierdoor kan er veel informatie verloren gaan.
Metrics voor teamproductiviteit en -efficiëntie zoals te zien op het ClickUp Dashboard
Goed workflow-analyse maakt een betere integratie tussen deze systemen mogelijk en vergemakkelijkt een naadloze processtroom.
Operationele kosten verlagen: Analyse van bedrijfsprocessen identificeert redundanties, knelpunten en inefficiënties. Operatieleiders kunnen deze vervolgens elimineren om de kosten voor materiaalinkoop, energieverbruik en arbeid te verlagen projectontwikkeling fase.
De klantloyaliteit verhogen: Klanten houden van een consistente ervaring. Een analyse van bedrijfsprocessen helpt daarbij. Nog relevanter is dat het bedrijven helpt om problemen en tekortkomingen van hun klantervaring te identificeren en werkstromen te optimaliseren .
Als je je processen in de gaten houdt, kun je terugkerende problemen signaleren en proactief oplossingen ontwikkelen. Je kunt klanten ook van tevoren informeren over problemen die komen gaan, wat vertrouwen schept.
Conformiteit: Geen enkele organisatie wil niet-compliant zijn. Maar zonder voortdurende controle en aandacht zien ze complianceproblemen soms over het hoofd.
Een regelmatige analyse van bedrijfsprocessen voorkomt dit en behoedt bedrijven voor boetes en juridische geschillen.
Betere werknemerservaring: Niet alleen klanten hebben baat bij een analyse van bedrijfsprocessen. Efficiënte processen leiden tot een lagere werkdruk en dus een hogere tevredenheid. Gemotiveerde werknemers werken harder, beter en winstgevender.
Concurrentievoordeel: In de sterk concurrerende markt is het echte concurrentievoordeel hoe je dingen doet. Procesanalyse helpt u bij het bewaken, evalueren en verfijnen van uw processen om uw concurrentievoordeel te behouden.
Nu je weet waarom je procesanalyse nodig hebt, laten we eens kijken naar de soorten en hoe je er een uitvoert.
Soorten processen in kaart brengen
Zoals de naam al doet vermoeden, proces in kaart brengen is een techniek die helpt om de processtroom visueel in kaart te brengen. Het schetst een beeld van hoe een proces wordt uitgevoerd, wat de betrokken stappen zijn, wie de belanghebbenden zijn en hoe lang het duurt.
Een proceskaart biedt een overzicht op hoog niveau van alles wat erbij betrokken is en helpt bedrijfsoperationele teams bij het simuleren van mogelijke verbeteringen.
Je kunt je proceskaart op verschillende manieren maken. Enkele van de meest gebruikte methoden zijn de volgende.
Basisstroomdiagram
ClickUp sjabloon voor stroomschema wervingsproces
De populairste en meest gebruikte proceskaart is het stroomschema, gemaakt van vakjes en pijlen om een reis visueel weer te geven. Dat het eenvoudig is, betekent niet dat het beperkt is.
Met een stroomdiagram kun je complexe processen met meerdere afhankelijkheden en onderlinge verbindingen in kaart brengen. Het kan stappen, beslissingen en meerdere paden bevatten. Het kan ook teruggaan naar vorige stappen als aan een voorwaarde niet wordt voldaan. Je kunt kiezen uit verschillende stroomdiagram-sjablonen in Word, PowerPoint, Excel of ClickUp.
De Clickup proces stroomdiagram sjabloon visualiseert een wervingsproces als voorbeeld. Van het verzoek van een aanwervende manager voor een nieuwe medewerker tot het doen van een aanbod, dit stroomschema bevat alle stappen, belanghebbenden en de stroom van de ene stap naar de volgende.
Best geschikt voor: Complexe sequentiële processen met meerdere beslissingen.
Zwemstroomdiagram
Gebruik een stroomdiagram om in kaart te brengen wie wat doet in het hele proces
Een swimlane diagram is een verbetering op het basisstroomdiagram. Het gebruikt de vorm van een zwembad om het bedrijfsproces visueel weer te geven, waarbij het project wordt opgedeeld in banen voor elk betrokken team/individu.
Het swimlane stroomschema helpt om iedereen aan boord van een project te krijgen en effectief samen te werken. Het helpt workflow optimalisatie door taken en verantwoordelijkheden duidelijk af te bakenen. Deze worden vaak gebruikt in engineeringteams voor continue integratie/continue ontwikkeling tijdens het implementeren van incrementele codewijzigingen.
Best for: Functionele teams die aan één proces werken
Waardestroomkaart
Gebruik waardestroomkaarten om delen van een proces te identificeren die geen waarde toevoegen om ze te minimaliseren Waardestroomkaarten helpen bij het identificeren van de inefficiënties in een proces en het duidelijk onderscheiden van de waarde toevoegende en niet waarde toevoegende delen. Value stream maps worden meestal gebruikt in productteams en vergemakkelijken vier verschillende stappen:
- Productfamilie definiëren
- Huidige staat documenteren
- Toekomstige staat ontwerpen
- Maak implementatieplan
Het primaire doel van value stream maps is om veranderingen te ontwerpen die leiden tot besparingen op kosten, tijd en middelen.
Gebruik de ClickUp sjabloon voor waardestroom in kaart brengen om het proces te ontwerpen, notities achter te laten, bestanden bij te voegen en doelstellingen te definiëren om uw toeleverings- en leveringslogistiek te schetsen. U kunt direct in de sjabloon verbetertaken aanmaken en toewijzen.
Voldoet dit niet aan uw behoeften? We hebben er nog veel meer. Bekijk de top tien van value stream mapping sjablonen om uw teamprocessen te verbeteren.
Beste voor: Teams die processen van product tot oplevering ontwerpen
SIPOC
Bordaanzicht van een SIPOC-proceskaart op ClickUp
SIPOC staat voor leveranciers, input, processen, output en klanten. Onder de Zes Sigma methodologie definieert SIPOC de grenzen en reikwijdte van een end-to-end proces.
Het grootste voordeel van de methode is de focus op de klant. Om dat te weerspiegelen gebruiken sommige experts ook de term COPIS, waarbij de klant centraal staat.
Best for: Bedrijven die stappen en bijbehorende belanghebbenden willen afbakenen
Bedrijfsprocesmodel en -notatie [BPMN]
BPMN-voorbeeld voor Amazon orderverwerking gemaakt door Trisotech | via
Broedmachine voor bedrijfsprocessen Het bedrijfsprocesmodel en -begrip, ontworpen door de Object Management Group, is een gedetailleerd stroomschema om complexe en onderling verbonden bedrijfsprocessen in kaart te brengen.
Net als een stroomschema bevat het stappen voor gebeurtenissen, activiteiten, stromen en gateways. Onder elke stap bevinden zich meerdere symbolen.
Een gateway kan bijvoorbeeld exclusief, inclusief, gebeurtenisgebaseerd, parallel of een combinatie hiervan zijn, elk met een eigen symbool. Flow kan worden aangeduid als sequentiestroom, berichtenstroom, associatie of gegevensassociatie.
Met dit detailniveau geeft BPMN voldoende details aan elke belanghebbende om een nauwkeurige implementatie mogelijk te maken.
Best for: Bedrijven die processen van begin tot eind in kaart brengen; het meest nuttig voor software engineering teams
Een procesanalyse uitvoeren
Procesanalyse moet consistent, strategisch en cyclisch zijn. Laten we eens kijken hoe u dat in uw organisatie kunt realiseren.
Reikwijdte en doel definiëren
Hoewel u elke zes maanden een procesanalyse moet uitvoeren, zullen de reikwijdte en het doel niet elke keer hetzelfde zijn. Afhankelijk van de maturiteit van het proces dat je analyseert, kan dit sterk variëren.
Begin dus met het definiëren van het volgende.
Omvang: Welke processen ga je analyseren? Wat is de omvang van de analyse?
Als verantwoordelijke voor het klantensucces analyseer je bijvoorbeeld het volledige klanttraject na de aankoop. Hier neem je een voorbeeld van klanten, bestudeer je de stappen en mijlpalen in hun reis, luister je naar 1-2 gesprekken en interview je een paar managers die verantwoordelijk zijn voor het succes van de klant.
Aan de andere kant kun je een diepgaande analyse maken van maandelijkse klantbeoordelingen. In dit geval luister je naar elk klantbeoordelingsgesprek over een bepaalde periode. Je maakt diepere observaties over hoe de klant zich voelde, wat hun voornaamste grief was of wat ze als oplossing willen zien.
Doel: Waar ben je naar op zoek? Welke actie onderneemt u naar aanleiding van de bevindingen?
Het onmiddellijke doel van elke procesanalyse is natuurlijk het vinden van mogelijkheden voor verbetering. Sommige verbeteringen kosten echter meer, andere duren langer of hebben gevolgen voor andere delen van de organisatie. Bedenk wat je doelen zijn voordat je begint.
Breng een team samen
Voor een goede procesanalyse zijn de juiste experts nodig. Kies een team van analisten die:
- Ervaring hebben met de processen die je analyseert
- Het proces regelmatig gebruiken
- Weten waarom taken worden uitgevoerd zoals ze nu worden uitgevoerd
- De impact op de grotere organisatorische workflows begrijpen
Creëer een samenwerkingsomgeving waarin ze hun observaties kunnen bespreken en bediscussiëren. De ClickUp taakweergave en commentaren zijn een geweldige manier om dit mogelijk te maken.
Beheer weergaven, workflows en automatisering op teamniveau zonder zware administratieve last of handmatige handelingen.
De huidige status begrijpen
Begin met een kwalitatieve analyse. Richt u bij het doorlichten van bestaande processen op zowel het hoe als het waarom. U kunt bijvoorbeeld te weten komen dat klachten van klanten vandaag worden geregistreerd op een spreadsheet. Vraag waarom. Er kan een zakelijke reden achter deze keuzes zitten.
Benader bedrijfsprocesanalyse met een open geest zonder oordeel. Luister en verzamel informatie zo gedetailleerd mogelijk.
Voorbeeld van een eenvoudige proceskaart voor marketinge-mails, gemaakt met ClickUp Whiteboard
Zodra u het proces goed begrijpt, gaat u over op kwantitatieve analyse. Verzamel belangrijke prestatie-indicatoren voor een aantal van de volgende zaken:
- Productie-/oplostijden
- Mate waarin service level agreements (SLA's) worden nageleefd
- Foutenpercentages
- Escalatiepercentages
- Gebruik van middelen
In dit stadium kunnen ook verschillende hulpmiddelen voor het in kaart brengen van processen en methodologieën om uw huidige toestand te visualiseren. Enkele voorbeelden en suggesties vindt u in de volgende sectie.
Zorgvuldig en doordacht analyseren
Zodra u alle gegevens hebt, analyseert u ze in hun context. Onderzoek elke stap in het proces op inefficiënties, afhankelijkheden en redundanties. Dit kunnen zijn:
- Repetitieve taken die door meerdere mensen worden uitgevoerd
- Teamleden die niet genoeg te doen hebben
- Stappen in het proces die te lang duren door knelpunten
- Te veel fouten, waardoor extra middelen nodig zijn om ze te corrigeren
Overweeg het volgende voordat je verbeteringen voorstelt.
Benchmarking: Hoe presteren andere teams/afdelingen/bedrijven in vergelijkbare processen?
Impactstudie: Als een alternatieve stap/methode wordt voorgesteld, welke impact heeft dit dan op het team en de organisatie als geheel?
Bronnenanalyse: Wat is er nodig om een alternatief te implementeren? Hoeveel zal het kosten? Hoe lang duurt het? Is er extra training nodig?
Verstoring: Welke processen worden tijdens de verandering beïnvloed? Hoe zal dit het bedrijf beïnvloeden?
Verbeteringen voorstellen
Stel op basis van uw analyse verbeteringen voor. Dit kan een eenvoudige verandering zijn van het gebruik van spreadsheets naar onboarding ClickUp sjablonen. Het kan ook een complete herziening van het hele systeem zijn. Welke verbeteringen u ook voorstelt, documenteer ze grondig.
Lijst alle wijzigingen: Maak een lijst van alle wijzigingen die u voorstelt, hoe klein of groot ze ook zijn. Terwijl je dit documenteert, schets je het huidige proces en detailleer je het voorgestelde proces. Markeer de veranderingen.
Stel prioriteiten: Het is nooit een goed idee om alles tegelijk te veranderen. Geef prioriteit aan de dingen die je wilt veranderen en doe ze één voor één.
Stel tijdlijnen: Begin met de stappen die onmiddellijke veranderingen vereisen en breid ze stapsgewijs uit. Maak een projecttijdlijn opgesplitst in taken die elke week, maand, kwartaal of jaar moeten worden uitgevoerd. Dit helpt ook om de procesverbeteringen te observeren en eventuele afwijkingen aan te passen. ClickUp's Gantt-diagramweergave creëert automatisch een tijdlijn op basis van de taken en deadlines die u hebt ingesteld in de projectbeheertool.
ClickUp's Gantt-diagramweergave om procesverbeteringen door te voeren
Meet de ROI: Aan elke verandering zijn kosten verbonden. Documenteer dus alle kosten die gepaard gaan met de implementatie van uw verbeteringen. Toon ook het rendement op investering aan voor elk geval.
Begin veranderingsmanagement: Niemand houdt van verandering, tenzij het in hun eigen belang is. Creëer dus een strategie voor veranderingsmanagement en betrek alle belanghebbenden erbij. Leg je voorstel aan hen uit en zorg dat ze ermee instemmen. Luister naar feedback en pas dienovereenkomstig aan.
Stimuleer verandering: Zelfs bij je beste inspanningen moeten de teams meewerken. Werkt het verkoopteam het CRM niet regelmatig bij? Koppel driemaandelijkse incentives aan CRM-updates. Houden sommige teamleden niet van de nieuwe technologie? Identificeer de voorstanders binnen het team en sluit je bij hen aan.
Houd de nieuwe bedrijfsprocessen in de gaten
Elk procesverbeteringsinitiatief is alleen succesvol als het cyclisch verloopt. De laatste stap is dus teruggaan naar de eerste stap.
Zodra u de verandering hebt doorgevoerd, gaat u terug naar stap één en begint u met het analyseren van de nieuwe processen.
- Heeft de verbetering de gewenste impact gehad?
- Zijn de statistieken verbeterd?
- Zijn er andere hiaten die door het nieuwe proces zijn ontstaan?
Van hieruit bouwt u aan uw strategie voor continue verbetering.
Analyse van bedrijfsprocessen in actie met een sjabloon voor Clickup
Als procesanalyse nieuw voor u is of u wilt optimaliseren hoe u deze nu uitvoert, dan is de ClickUp sjabloon voor procesaudit en -verbetering is een geweldige plek om te beginnen.
Optimaliseer uw bedrijfsprocessen met kwaliteitscontroles, analyses en wijzigingsbeheer met behulp van ClickUp's Process Audit Template
Categoriseer: Gebruik de sjabloon om uw procesanalysetaken te categoriseren over proces, middelen, beheer en monitoring. Bijvoorbeeld, de taak met betrekking tot netheid is opgenomen onder middelen en succesmetriek onder beheer.
Dit helpt u om proceseigenaren toe te wijzen, activiteiten te beheren en de voortgang van elke taak bij te houden.
Assign audit score: Je kunt een auditscore toewijzen op basis van je observaties voor elke taak. Als bijvoorbeeld de middelen die zijn toegewezen aan een deel van het proces niet voldoende zijn, kunt u dat een score geven.
De sjabloon geeft opties, zoals naleving, kans op verbetering, kleine niet-naleving en grote niet-naleving. Je kunt dit aanpassen op basis van hoe je elke taak wilt scoren.
Bewijsmateriaal uploaden: Een bedrijfsprocesanalyse is niet compleet als je je observaties niet kunt onderbouwen. Met deze sjabloon kun je bewijs uploaden in de vorm van foto's, screenshots of documenten.
Beheer het project: Wijs gebruikers toe, stel vervaldatums in, voeg actie-items toe en werk samen aan opmerkingen. Gebruik de scorebordweergave om de status van elke taak te bekijken. Gebruik de lijst met taken die aandacht nodig hebben om taken met een hoge prioriteit te controleren.
Beheer de procesanalyse als een project binnen ClickUp.
Analyseer en optimaliseer uw processen met ClickUp
Goed projectmanagement is meer dan alleen taakbeheer. Het stelt elk lid van het bedrijf in staat met de informatie, tools en processen hun beste werk te doen.
Een belangrijk onderdeel van goed projectmanagement, ongeacht de grootte van het team of de bedrijfstak, is regelmatige procesanalyse en voortdurende verbetering.
Toch hebben projectteams vandaag de dag niet de tijd of de middelen om een regelmatige analyse van bedrijfsprocessen uit te voeren. Door de intensiteit van hun dagelijkse activiteiten komt procesanalyse op de achtergrond te staan.
Nou, dat zou niet moeten. De verschillende procesanalysesjablonen van ClickUp helpen u uw reis te versnellen en ideeën in actie om te zetten. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit en zie hoe het uw processen kan verbeteren.