Voordat een project van start gaat, is een van de eerste dingen die managers vaststellen een deadline, d.w.z. de dag vóór welke het project moet worden opgeleverd. De deadline, ook wel de uiterste datum genoemd, fungeert als een baksteen voor het project.
Uit een onderzoek onder productmanagers blijkt dat volgens Gartner 45% van de productlanceringen minstens een maand vertraging oploopt! In allerlei projecten, afdelingen, organisaties en regio's komt het om verschillende redenen vrij vaak voor dat deadlines niet worden gehaald.
In deze blogpost gaan we in op waarom het halen van deadlines essentieel is, welke uitdagingen je tegenkomt en hoe je je kansen kunt vergroten om deadlines in je projecten te halen.
Het belang van het halen van deadlines tijdens vergaderingen
Door het contract te ondertekenen, verbinden projectteams zich aan een deadline. Deze toewijzing is op zich al reden genoeg om die deadlines te halen. Maar er is meer.
Geloofwaardigheid: Het halen van de door jou toegezegde deadlines is de belangrijkste maatstaf voor geloofwaardigheid. Het laat zien dat je betrouwbaar en geloofwaardig bent.
Operationele uitmuntendheid: Het op tijd opleveren van een project toont je vaardigheden, capaciteiten en operationele uitmuntendheid aan. Het laat zien dat je een project kunt inschatten, plannen en opleveren.
Financiële voorzichtigheid: Soms bevatten contracten boeteclausules voor vertraagde oplevering, wat betekent dat je geld kunt verliezen als je de projectdeadlines niet haalt. Door het project op tijd te voltooien, zorg je ervoor dat je het afgesproken bedrag ontvangt.
Vrijheid om vooruit te plannen: Als je weet dat een project op tijd voltooid wordt, kun je vol vertrouwen het volgende project inplannen. Dit draagt bij aan de bedrijfscontinuïteit en, bij uitbreiding, aan de winstgevendheid.
Hoewel het vanzelfsprekend is dat het halen van deadlines de meest elementaire professionele verplichting is, is het niet altijd even gemakkelijk.
Veelvoorkomende uitdagingen bij het halen van deadlines tijdens vergaderingen
Organisaties hebben vaak moeite om de deadlines te halen waaraan ze zich hebben verbonden. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen zijn de volgende.
Te veel toezeggingen doen: Het verkoopteam heeft de deadline wellicht te optimistisch ingeschat, waardoor de projectteams moeite hebben om deze te halen.
Onderschatting: Projectteams onderschatten vaak de benodigde inspanning en wijzen zichzelf een onmogelijk strakke deadline toe.
Onhaalbare planning: Projectteams hebben tijd nodig om de vereisten te begrijpen en op gang te komen. Door taken vanaf dag één in te plannen, zorgen projectmanagers ervoor dat zijzelf en hun teams de deadline niet halen.
Slechte prioritering: Taaken hebben een hiërarchie en zijn onderling afhankelijk. Als er geen juiste prioriteiten worden gesteld, raken teams in chaos en verwarring, waardoor ze uiteindelijk deadlines missen.
Gebrek aan samenwerking: Wanneer verschillende leden van het team niet regelmatig met elkaar communiceren, raakt informatie vaak zoek. Dit leidt tot ondermaatse resultaten, die moeten worden herwerkt, waardoor deadlines nog verder worden opgeschoven.
Het goede nieuws is dat duizenden organisaties deze uitdagingen al eerder hebben aangepakt en beproefde strategieën en best practices hebben ontwikkeld om ze het hoofd te bieden. Laten we daar inspiratie uit putten!
10 beproefde strategieën om deadlines te halen
Om een deadline haalbaar te maken, moet deze realistisch zijn, d.w.z. dat het werk redelijkerwijs binnen die tijdlijn kan worden voltooid.
Voordat je deadlines voor projecten vaststelt, moet je de omvang ervan duidelijk in kaart brengen. Breng de taken in kaart, bepaal de grootte van het team, maak een schatting van het benodigde aantal manuren en stel een opleveringsschema op. Ga er pas mee akkoord als het haalbaar lijkt.
Nu je een realistische deadline hebt vastgesteld, volgen hier tien beproefde strategieën om die te halen.
1. Verdeel het project in taken en subtaken
Rome is niet in één dag gebouwd; dat geldt ook voor jouw project. Verdeel je project daarom in behapbare delen, bestaande uit kleinere taken.
- Maak de projectdoelstellingen duidelijk
- Stel een duidelijke hiërarchie van taken en subtaken op, waarbij je ervoor zorgt dat de ene taak naadloos aansluit op de volgende
- Schrijf voor elke taak gedetailleerde opdrachten/gebruikersverhalen om ervoor te zorgen dat teamleden begrijpen wat ze nog moeten doen
- Stel mijlpalen vast die de voltooiing van specifieke fasen van het project markeren
- Wijs aan elke taak gebruikers en leidinggevenden toe om een gelijkmatige verdeling van de werklast te garanderen
- Voeg checklists toe om ervoor te zorgen dat de taak volgens de verwachte normen wordt voltooid
- Stel voor elke taak een startdatum en een deadline vast
- Stel zorgvuldig prioriteiten voor taken en subtaken
Vergeet je operationele taken niet, zoals stand-upvergaderingen, retrospectieven, rapportages, enz.
2. Gebruik projectmanagementsoftware
Het belangrijkste doel van software voor taakbeheer is om de operationele last voor jou en je team te verlichten. Projectmanagementtools zoals ClickUp kunnen je helpen met het volgende:
Zichtbaarheid: Iedereen in het team kan zien welk werk er gepland staat, wat er momenteel wordt gedaan, wat er nog moet gebeuren en meer. Dit helpt iedereen om de context te begrijpen en een holistische bijdrage te leveren.
Toegang: Alle informatie over het project is op één plek gebundeld, zodat iedereen er toegang toe heeft wanneer dat nodig is. Zo zorgt u letterlijk voor het op dezelfde pagina brengen van iedereen.
Samenwerking: Heb je een vraag voor een collega? Plaats dan gewoon een opmerking onder de Taak en tag de collega. Hij of zij krijgt een melding en zal je op tijd en in de juiste context antwoorden.
Verbindingen: Een project is meer dan alleen een verzameling taken. Het omvat documentatie, werkstroom, gesprekken en andere institutionele kennis. Een tool als ClickUp kan deze verbindingen voor elk teamlid toegankelijk maken.
Inschatting: Als je eerder een soortgelijk project op ClickUp hebt beheerd, beschik je al over alle operationele gegevens die je nodig hebt. Daarmee kun je snel de benodigde inspanningen inschatten en plannen maken om deadlines te halen.
Dagelijkse planning: ClickUp kan ook dienen als app voor dagelijkse planning, waardoor je een duidelijk overzicht krijgt van het werk dat dagelijks door jou en je team moet worden gedaan.
Nu ClickUp de aspecten van ‘projectmanagement’ voor zijn rekening neemt, kunnen je teamleden zich concentreren op hun taken.
3. Let op de afhankelijkheden
Een gegarandeerde manier om deadlines te missen, is ervan uitgaan dat taken los van elkaar staan en onafhankelijk van elkaar kunnen worden voltooid. In werkelijkheid zijn de meeste taken in elk project afhankelijk van andere taken.
Het ontwikkelteam kan bijvoorbeeld pas aan de startpagina beginnen als het ontwerpteam de gebruikersinterface heeft voltooid. Om de gebruikersinterface te kunnen ontwerpen, moet de tekstschrijver de tekst al hebben geschreven. Dat kan pas als het businessteam hen een briefing heeft gegeven.
Een vertraging in welke fase dan ook zal ofwel de uiteindelijke deadline verschuiven, ofwel onnodige druk leggen op degenen die aan de laatste stappen werken. Hoewel een gedetailleerd schema helpt, is het een heel ander verhaal om dat ook daadwerkelijk te beheren.
Houd rekening met de afhankelijkheden bij het opzetten van taken. Met ClickUp-taken kun je deadlines toewijzen aan elke taak en subtaken. Breng het team bij elkaar en bespreek de afhankelijkheden met hen. Zorg ervoor dat ze zich ertoe verbinden hun deadlines te halen in het belang van het project.
Breng deze afhankelijkheden in kaart met behulp van de prioriteiten van ClickUp-taaken, zodat iedereen in het team weet wat de gevolgen zijn van vertragingen.
Als je twijfelt over het stellen van prioriteiten bij taken en afhankelijkheden, bekijk dan de prioriteitensjablonen van ClickUp voor hulp.
4. Gebruik de S-curve
Een S-curve is een wiskundige grafiek waarin cumulatieve gegevenspunten op de X- en Y-as worden uitgezet. Een typisch project vertoont de vorm van de letter S, vandaar de naam.
Stel dat je software voor klantrelatiebeheer (CRM) aan het ontwikkelen bent. Voordat je kunt beginnen met het schrijven van code, moet je inzicht krijgen in de branche, het soort klanten dat je zult hebben, de informatie die je moet vastleggen, enzovoort. Dit kost in het begin tijd.
Als je programmeertaaken pas vanaf de eerste dag inplant, zul je deadlines missen en jezelf blootstellen aan vertragingen gedurende het hele proces.
Door je tijd en voortgang in de vorm van een S-curve in kaart te brengen, kun je rustig beginnen en de voltooiing van taken in de loop van de tijd versnellen.
Gebruik de start- en deadlines van ClickUp voor elke taak om ervoor te zorgen dat je de planning goed opbouwt. Op deze manier heb je aan het begin van het project wat ademruimte en kun je vaart maken zodra je er vertrouwen in hebt.
5. Plan buffertijd in
Een van de grootste fouten die projectmanagers maken, is het vastleggen van strakke deadlines en vervolgens cruciale taken te dicht op elkaar in te plannen. Dit leidt tot twee specifieke problemen.
- Het creëert een gevoel van urgentie, waardoor er geen ruimte meer is om innovatief te zijn of je te concentreren op kwaliteit
- Laat geen ruimte voor onvoorziene omstandigheden, zoals een persoonlijke noodsituatie van een teamlid
Zorg er bij het plannen van een project voor dat je wat buffertijd inbouwt in je werkplanningsapp. Geef je teamleden de ruimte om creatief te zijn en niet alleen maar achter het voltooien van taken aan te jagen.
De functies voor tijdbeheer van ClickUp kunnen je daarbij helpen! Zodra je de taken, subtaken en afhankelijkheden hebt ingesteld, kun je de ClickUp-kalenderweergave gebruiken om het totaaloverzicht te bekijken.
Als de deadlines te dicht op elkaar liggen, sleep ze dan naar een andere dag. Hierdoor worden afhankelijke taken verderop in het proces automatisch ook opnieuw ingepland.
Maar vergeet de wet van Parkinson niet, die stelt dat werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan te vullen. Geef jezelf niet te veel speling om uitstelgedrag te voorkomen. Deadlines geven aan hoe urgent het is dat het project wordt voltooid.
6. Voorkom scope creep
Er is sprake van scope creep wanneer de client of projectopdrachtgever wijzigingen of toevoegingen aanbrengt aan de oorspronkelijke doelstellingen van een project. Scope creep leidt doorgaans tot een toename van het werk dat nog te doen is, het halverwege invoegen van nieuwe taken en het in de war raken van de planning voor deadlines.
Als projectmanager is het jouw verantwoordelijkheid om scope creep te voorkomen. Dit kun je doen door vanaf het begin duidelijke vereisten vast te leggen. De sjablonen voor productvereistendocumenten (PRD) van ClickUp vormen een uitstekend uitgangspunt.
Je kunt het project ook opnieuw plannen met een nieuwe deadline, zodat het past bij de nieuwe omvang.
7. Bijhoud de voortgang
Heb je ooit meegemaakt dat de deadline vandaag is, maar je nog lang niet het project hebt voltooid? Dit gebeurt vooral wanneer je meerdere projecten tegelijkertijd beheert.
Om te voorkomen dat je op de laatste dag overweldigd raakt, moet je regelmatig de voortgang in de gaten houden.
- Bekijk het ClickUp-dashboard om de burn-up- en burn-down-grafieken te zien
- Bekijk de werklastweergave om te zien wie voorloopt op of achterloopt op het schema. Bied hulp aan degenen die het moeilijk hebben
- Gebruik de Kanban-weergave om taken op status te sorteren
- Gebruik het Gantt-diagram om aankomende taken en hun onderlinge afhankelijkheden in beeld te brengen
- Gebruik de kalenderweergave om toekomstige taken per dag, week of maand te bekijken
8. Je tijd effectief indelen
Een van de cruciale factoren voor een succesvolle projectoplevering is tijdmanagement. Door de tijd van je team te monitoren, bij te houden en te beheren, kun je ervoor zorgen dat je op schema blijft. Bovendien kun je zo voorkomen dat iemand overbelast raakt en eindeloos lange dagen maakt. En je zorgt er niet voor dat ze gedoemd zijn om strakke deadlines niet te halen.
Hoewel er verschillende tools voor tijdmanagement op de markt zijn, ben je het meest gebaat bij een tool die is ontworpen om tijdsregistratie in te zetten voor het succes van je projecten.
De functie voor tijdsregistratie van ClickUp doet precies dat. Je team kan ClickUp gebruiken om vanaf elk apparaat tijd te registreren. Ze kunnen de timer starten en stoppen terwijl ze een taak uitvoeren, of achteraf tijd toevoegen via handmatige registratie.
Ze kunnen aantekeningen toevoegen aan tijdregistraties om precies aan te geven waaraan ze hun tijd hebben besteed. Ze kunnen ook prioriteiten stellen voor taken met behulp van de tijdmanagementmatrix, rechtstreeks in ClickUp.
Als projectmanager heb je toegang tot gedetailleerde urenregistraties en tot tijdsinschattingen en bijgehouden tijd. Gebruik deze informatie om inzicht te krijgen in de prestaties van elk teamlid en hen de hulp te bieden die ze nodig hebben.
9. Automatiseer wat je kunt
Dagelijks moeten tientallen kleine, repetitieve taken op het gebied van projectmanagement worden voltooid. Projectmanagers maken vaak gebruik van apps met dagelijkse checklists om ervoor te zorgen dat deze taken worden voltooid.
Maar je hoeft dit niet allemaal handmatig zelf te doen. Automatiseer zoveel mogelijk om tijd vrij te maken voor het oplossen van problemen en het ondersteunen van je team. ClickUp Automatisering biedt meer dan 100 kant-en-klare werkstroomvoorbeelden voor allerlei projectscenario's, zoals:
- Een toegewezen persoon toevoegen bij een statuswijziging
- Notificatie versturen bij wijziging van prioriteit
- Maak terugkerende taken aan op specifieke data
- Voeg een volger toe wanneer de deadline is verstreken
- Breng de manager op de hoogte wanneer de geregistreerde tijd de tijdsinschatting overschrijdt
Ben je nieuw op het gebied van automatisering? Wij helpen je graag. Hier is onze gids over automatisering, compleet met voorbeelden!
10. Communiceer proactief met alle belanghebbenden
Ondanks al je inspanningen lukt het soms niet om een deadline te halen vanwege factoren waar je geen invloed op hebt. Zo hebben de wereldwijde pandemie en de oorlog in Oekraïne onoplosbare problemen in de toeleveringsketen veroorzaakt, waardoor de deadlines van verschillende organisaties zijn verschoven.
Als een deadline dreigt te worden gemist, houd de belanghebbenden dan op de hoogte. Laat de projectopdrachtgever of client weten dat er vertragingen worden verwacht. Overleg met het projectteam om te kijken of je iets kunt doen om het project dichter bij de deadline te voltooien.
Mis nooit meer een deadline
Een belofte doen en die nakomen zijn de kenmerken van professionaliteit. Net als een belofte zijn deadlines belangrijk.
Hoewel algemeen wordt aanvaard dat deadlines soms niet worden gehaald, geeft een achterstand op het schema geen goed beeld van je projectmanagementvaardigheden.
Verbeter je projectmanagement en mis nooit meer een deadline met ClickUp. Moet je je project plannen? Gebruik taken. Moet je het inplannen? Gebruik datums en tijden. Maak je je zorgen over afhankelijkheden tussen taken? Koppel taken eenvoudig aan elkaar.
Weet je niet zeker of je deadlines haalbaar zijn? Gebruik de kalender- of werklastweergave om te zien wat er mogelijk is. Wil je de voortgang goed in de gaten houden? Gebruik dan het dashboard. Meerdere projecten tegelijk beheren? Geen probleem!
ClickUp is ontworpen met alle tools die je nodig hebt om op koers te blijven. Nog niet overtuigd? Ontdek het zelf.