「リレーションシップは難しい」というのは、おそらく中学校で初めて別れた後、あなたの頭の中に残っていた考えだろう。あなたが大人になった今、顧客との関係を築き、維持しようとするとき、同じ考えが頭に浮かぶかもしれない。😅
幸いなことに、現在ではほとんどのビジネスで 顧客リレーションシップ・マネジメント (CRM)ソフトウェア、さらに重要なのはCRMワークフローを作成することである！
これらのワークフローは、カスタマーサポート・タスク、アカウント管理タスク、セールス・タスク、そしてカスタマーサポートがやることでさえも自動化することができる。 マーケティングチーム その結果、従業員はより生産性を高め、反復的なタスク以外に頭脳と努力を注ぐことができるようになる。
この記事では、CRMワークフローとは何か、CRMを導入するメリットは何かについて深く掘り下げていきます。 ワークフロー管理ツール を使えば、あなたのビジネスやチームが顧客を獲得し、最高の仕事をするために必要な競争力を得ることができます。
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CRM ワークフローとは？
その一方で CRMは顧客リレーションシップを管理する戦略である。 CRMワークフローは、慎重に設計されたシーケンスで実行されるCRM関連のアクションを表します。このシーケンス内の各アクションは、設定された条件が満たされた場合にのみCRMシステム内で開始され、特定の目標に近づくことを目的としています。
このアプローチで特に優れているのは、プロセス全体の概要を把握できるため、進捗状況を把握できるという点です。言い換えれば、CRMワークフローを使えば、成約のためにどのようなアクションが必要かを正確に把握することができます。 やることリスト .
また、CRMのワークフローの中には、まだ以下のフォームでしか存在しないものもあるかもしれない。 図やチャート でエンコードされる。 CRMソフトウェア ビジネスプロセスを効率的に完了するための基盤として機能します。
CRMワークフロー自動化とは？
ここまで、CRMワークフローの理論的な側面について説明してきましたが、技術的なステップや説明に入る前に、もう一つ取り上げておかなければならないことがあります。
CRMワークフローの自動化では、部分的または完全に以下のことが可能です。 プロセスの自動化 またはワークフローの一部を、事前に定義されたワークフロールールに沿って自動化します。これは、生産性と効率性を向上させるだけでなく、プロセスを完了するために必要な人的入力の量を削減するために有益であることが証明されている。
カスタムまたは構築済みの自動化レシピを使用して、ルーチンワークを自動化し、複雑なワークフローを簡素化する。
CRMワークフロー自動化の良い例は、営業プロセスの自動化で見ることができます。一般的に、営業プロセスは、リードの生成から顧客プロフィールの作成、顧客ニーズへの対応まで、多くのタスクで構成されています。 営業チーム .
以下にワークフローの例を示す。 ClickUpのホワイトボード :
MailtrapのDzenana Kajtazが作成したClickUpホワイトボードを使用して、ワークフローを視覚的に表現しましょう。
CRMのワークフロー自動化によって、営業プロセスは慌ただしいものから、以下のようなトリガーベースの構造にすることができます：
- 見込み顧客がフォームに記入してビジネスにコンタクトしてくる。
- CRMソフトウェアがその見込み客に連絡を送る
- 返信がない場合、CRMソフトウェアはフォローアップを送信します。
- 返信があった場合、CRMソフトウェアはリードのスコアリングを行い、リード候補について適切なチームに通知します。
ワークフロー自動化を使用する場合
素晴らしい！と思うかもしれません。 ワークフロー自動化 チャンスがあればいつでも、だろ？"
すべてのプロセスが同じではないので、答えは「依存関係」だ。どのプロセスやチームがワークフロー自動化の恩恵を受けられるか、そうでないかを見極める必要がある。
ワークフロー自動化は、成熟したビジネスプロセスに対してのみ仕事となり、非効率的で無駄の多いビジネスプロセスには適用されない。ビジネスプロセスが最適化されていないところに適用すると、このアプローチはかえって害をなすことになりかねない。
従って、ワークフロー自動化に真っ先に飛び込む前に、それが正しい決断であることを確認してください。もしそうであれば、自動化されたCRMワークフローを作成し、カスタマイズする方法は無制限になります！
CRMワークフロー自動化のメリット
CRMワークフローの自動化により、生産性・効率性が向上し、ワークフローの使用量が削減されます。 人的資源 以上、CRMワークフロー自動化の主なメリットをご紹介しました。しかし、まだ他にもあるのでしょうか？はい、他にもたくさんあります！
- 👩💻 ヒューマンエラーが減る：CRMワークフローの自動化は、反復的なタスクやアクティビティを完了する際に人間が犯すエラーをほぼ完全に根絶することができます。このようなエラーは、些細な転記ミスから顧客への連絡忘れまで、様々な範囲に及びます。
- ⚡️生産性の向上：繰り返しのタスクはエラーになりやすいだけでなく、生産性の妨げにもなります。CRMワークフロー自動化により、反復タスクから解放され、よりクリティカルで、示唆に富み、創造的な活動に集中する時間とエネルギーを得ることができます。
- 透明性とアカウンタビリティの向上：多くのタスクをこなす大規模チームや中規模チームでは、タスクの完了状況やメンバー個々 のパフォーマンスを追跡することは困難です。CRMワークフロー自動化ツールを使用することで、マネージャーやスーパーバイザーはすべてのタスクの透明性の高い概要を提供することができ、チームメンバーは以下のようなメリットを得ることができます。自動化通知通知、リマインダー、トリガーにより、タスクの最新状態を維持し、最適なパフォーマンスをサポートする環境を構築することができます。 💪🏻
- 🤝 顧客とのコミュニケーションとエンゲージメントの向上：顧客との良好なコミュニケーションを維持することは、特に多数のアカウントを一 度に管理する場合には難しいものです。CRMワークフローの自動化により、顧客とのコミュニケーションを自動的 に、適切なタイミングで、すべてのステップで行うことができます。カスタマージャーニー ᘌ *仕事の満足度の向上：チームメンバーや従業員の満足度は、平凡で反復的なタスクが少ないほど高いことは言うまでもない。チームにより重要で創造的な仕事ができるよう、チームに時間をプレゼントしましょう。
- 💰コスト削減：CRMワークフローの自動化は、非効率を減らし、製品開発やマーケティングキャンペーンなどに資金を振り向けることを可能にするため、コスト削減にも役立ちます。
- 🚀 拡張性の向上：CRMワークフローの自動化により、一貫性のあるプロセスを構築し、より多くのカスタマ ーにアプローチし、ビジネスの成長に集中することができます。
4つのステップでCRMワークフローを作成する方法
さて、CRMワークフローの最も重要な概要に触れましたので、次はワークフローを作成するために必要なステップを説明します。
1.ワークフロー自動化が必要なCRMプロセスを決定し、理想的なワークフローのプランニングを始める
前述したように、すべてのプロセスが自動化できるわけではないので、CRMワークフロー作成プロセスの最初のステップは、自動化したいプロセスを決めることです。経験則として、自動化はファネルの初期にやることの多い反復タスクに適しているため、人手による入力がかなり必要なプロセスの自動化はなるべく避けましょう( セールスファネル、マーケティングファネルなど。 )
この決断を助けるために、自動化する価値のあるプロセスをいくつかリストアップした：
- リードの生成と認定
- コンタクトの生成と管理
- カスタマーのオンボーディング &カスタマージャーニー* カスタマライフサイクルマネジメント
- 案件管理
- 電子メールマーケティング
- アウトバウンドセールス
- その他
自動化したいプロセスが決まったら、ワークフローをプランニングし、障害となる可能性のあるプロセスを特定し、すべてのステップをカバーできるようにします。クリックアップのホワイトボード機能を使って、ワークフロー図をゼロから作成することもできます。 クリックアップのCRMテンプレート を使えば、プロセスをマップするのに役立ちます。
クリックアップホワイトボードでCRMワークフロー自動化のマップを作成するためにクリックアップのCRMテンプレートを使用します。
2.CRMの構築とカスタム
CRMワークフローを実装する前に、それを促進し、ビジネスニーズを満たすCRMツールを選択する必要があります。やることを怠れば、目指していたレベルの効率性と生産性を達成することはできません。
次のような方にお勧めします。 完璧なCRMを構築する はClickUp-強力な生産性プラットフォームであり、オールインワンです。 無料プロジェクト管理ソフトです。 プログラム。ClickUpは何百もの高度な機能と完全にカスタマイズ可能なプラットフォームを提供します。
そのため、業種を問わずあらゆるサイズのチームが、それぞれのニーズに合わせてClickUpを柔軟に設定することができます。また、効果的な顧客関係管理プロセスの構築も可能です。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/image2.gif ClickUpビュー /%img/
ClickUpの15以上のビューをご覧いただき、ワークフローをお客様のニーズに合わせてカスタマイズしてください。
クリックアップで独自のCRMを構築するには、リストビュー、カンバンビュー、テーブルビュー、その他からお好みのカスタムビューを選択するだけです。 クリックアップのカスタムビュー .次に、見込み客と現在の顧客それぞれにタスクを作成し、次のように追加します。 カスタムフィールド を使用して、各顧客に関する重要な詳細を追加します。 カスタムステータス を使用すると、顧客のジャーニーを整理して追跡できます。
例やヘルプが必要ですか？カスタマイズ可能な CRMテンプレート のような ClickUpのシンプルCRMテンプレート を参考にしてください。
クリックアップのCRMテンプレートを使って、クリックアップホワイトボードでCRMワークフローの自動化をマップする
使い始めたら クリックアップでCRMプロジェクト管理 ClickUpを使用することで、顧客とのリレーションシップをこれまで以上に簡単に構築することができます。さらに重要なことは、ビジネスが成長し、新たなニーズが生まれたとしても、ClickUpを成長するニーズに合わせて調整できることです。何度もやり直す必要がなく、クライアント情報を失うこともありません！
3.ワークフロー自動化の設定により、最も頻繁に発生する手作業を削減できます。
プランもツールもできました。次は、ワークフローの自動化を設定する番だ。 カスタムCRMワークフロー .
このプロセスはツールによって異なります。また、それぞれのインストラクションセットに含まれる可能性のあるすべてをカバーすることはできませんが、完了する必要がある最も一般的なステップのリストを以下に示します：
- タスクの作成
- 自動化の構築
- アラートと通知の設定
リストアップされたタスクの中で、自動化の構築は最も重要なステップである。だからこそ、ルーティン・タスクを簡単に自動化できるツールを使ってやることだ。
ClickUpには、以下の機能が付属しています。 自動化機能 自動化機能とは、手作業を自動で設定し、シームレスなCRMワークフローを実現する機能です。ClickUpでは、カスタムアクションやトリガーを使って自動化を設定することができます。
自動化できるアクションの数は非常に多く、この記事を書いている時点で50を超えています。
あらかじめ構築された自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
カスタム自動化を作成したり、カスタマイズ可能な自動化テンプレートを使用して、スペース、フォルダ、リストに適用することができます！
CRMワークフローツールでワークフローを実装する場合、数分と数ステップで完了します。また、最終的な結果に満足できない場合でも、すべて柔軟で必要に応じて調整することができるので心配はいりません。
以下をチェックしてください。 ***Mac用CRMソフトウェアツール* !
4.混乱を避けるため、最初にワークフローをテストする
📣 "Testing 1, 2F4E3.テスト、1、2、3...みんなのワークフローはうまく機能していますか？"📣
この質問に正確な答えを得る唯一の方法は、テストを実行することです！CRMワークフローを導入したら、それを実行し、欠点や各自動化がどの程度効果的かを判断しましょう。
そうしないと、役に立たない自動化やチーム全体の混乱を招く危険性があります。
CRMワークフローから送信される電子メールのテスト
CRMワークフローの中で、電子メールはCRMの重要な役割を担っています。ClickUpをプロジェクト管理およびCRMツールとして使用することで、ClickUpタスクから直接電子メールを送受信することができます。 メールClickApp機能 .
しかし、電子メールを送信する前に、次のようなツールで電子メールをテストしてください。 メールトラップ -ユーザーが電子メールをテスト、送信、コントロールできる電子メール配信プラットフォーム。☝️
Mailtrapの 電子メールのテスト を使えば、電子メールのプレビュー、スパムのコンテンツ分析、HTML/CSSの検証、その他多くのことをやることができます。その上、Mailtrap 電子メールテスト は、仮想受信トレイを使用するという原則に基づき、テスト用電子メールでユーザーをスパムするリスクのない安全な環境を作り出します。
Bonus: 電子メールによる代替案 !
Mailtrap Email TestingでCRMワークフロー電子メールのテストを開始するには、単に Mailtrapアカウント を使い 専用電子メール・アドレス を受信トレイのアドレスとして使用します。
Mailtrapを使った電子メールのテスト
送信をクリックすると、電子メールはすぐに仮想受信トレイに届くはずです。
Mailtrapを使って、カスタムに送信する前にテスト電子メールを送受信する
CRMワークフローのベストプラクティス
優れたCRMワークフローは、ただコピーして貼り付けただけの生産性ではありません。その作成には、ビジネス独自のアプローチとベストプラクティスの遵守が必要です。✅
以下に、ベストプラクティスをいくつか紹介します。このベストプラクティス を活用することで、プロセス全体が少し楽になり、CRMワークフローが使いやすく、時 間を節約し、収益を上げるツールになる可能性が高まります。
CRMツールに何を求めるか👀を知る
CRMツールの選択については、この記事の「CRMワークフローの作り方」で説明しました。
しかし、CRMツールに何を求めるべきかを知ることは、様々な選択肢がある中で、多くの方にとって難しいことであることは理解していますので、優れたワークフローの作成を容易にするCRMツールの機能のリストをまとめました：
- 使いやすさ：使いやすさ：直感的で、技術的な知識がほとんど必要ない。
- アクセシビリティ：様々なデバイスからアクセス可能
- カスタマイズ性：カスタマイズ性：特定のビジネスニーズに合わせることができる。
- 柔軟性：柔軟性：ビジネスニーズに適応し、変化させることができる。
- 拡張性：スケーラビリティ：成長し、一貫したプロセスを作成・実行できる
- 統合性：他の仕事ツールとの接続が可能で、シームレスなエクスペリエンスを実現します。
- カスタム自動化：どのようなユースケースにも適合するカスタム自動化を作成できます。
- サポートとトレーニング：カスタマーサポートとトレーニングリソースを提供します。
もちろん、上記の機能リストに他のものを追加し、効率的なCRMソリューションの探求を支援するために必要な包括的なものにすることもできます。
市場には無限の選択肢があり、必要なものが明確であれば、良いものと悪いものを簡単に選別できるはずです。
サードパーティのアプリを統合する
これほどワークフローの効率を高めるものはない。
/サードパーティアプリの統合 https://clickup.com/ja/blog/27393/undefined/ サードパーティアプリの統合 /%href/
をCRMツールと統合する。
使用しているツールによっては、サードパーティアプリの統合に加え、システム間で情報を同期するAPIやwebhookを利用できる場合があります。
これらをシステムに接続することで、あなた自身やチームができるだけ気を散らさずに仕事を進められるようになります。
ワークフローの有効性を定期的に見直す。
ワークフローを作成したときにいかに完璧であったとしても、会社や市場の変化により、いつかは更新が必要になります。必要なアップデートを行う適切なタイミングを見つけるために、定期的なワークフロー監査は必須です。
監査する際には、細かいことから大きなことまですべてに目を配り、ボトルネックを特定し、ワークフローがチームにとってどのように機能しているかをチームに尋ねること。
効率的なCRMワークフローは適切なツールと自動化から始まる
ワークフローを作成するのは気が引けるかもしれませんが、CRMワークフローを導入することで、顧客とのリレーションシップを最大限に活用できるようになるため、時間と努力をかける価値があります。
最後のアドバイスとして、CRMワークフローは、あなたのビジネスがユニークであるように、ユニークであるべきです。あなたのビジネスのニーズを把握し、ClickUpのようなCRMツールを使って、そのニーズに合ったワークフローを導入してください。
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ゲスト・ライター:*
_Dzenanaカジタズ のテクニカルコンテンツライター。
_メールトラップ ライター、エディター、コンテンツ・マーケターとして長年の経験を持つ。技術関連のトピックを専門としているが、他のニッチコンテンツでも楽しく魅力的なコンテンツを作るのが好き。