Se sei un fondatore o un dirigente, la maggior parte delle giornate sembra un susseguirsi frenetico di mille microdecisioni. Ti svegli con un piano in mente, ma nel giro di un’ora ti ritrovi coinvolto in discussioni nei commenti, le richieste di approvazione si accumulano e ciò che alle 8 del mattino sembrava urgente alle 11 è già stato messo da parte. All’ora di pranzo, è difficile capire su cosa dovresti effettivamente lavorare per primo.
Questa lacuna rispecchia esattamente ciò che ho riscontrato nei miei flussi di lavoro. Mi sono reso conto che gli strumenti che utilizzavo — elenchi di attività, bacheche, dashboard — mi dicevano cosa c’era, ma non cosa contava oggi. È stato allora che mi sono rivolto a un nuovo tipo di collaboratore per aiutarmi in questo.
Un collaboratore basato sull’IA all’interno di ClickUp: un "Daily Focus Super Agent" progettato per la definizione delle priorità delle attività tramite l’IA.
A differenza degli assistenti IA isolati, i Super Agent operano all’interno della tua area di lavoro di ClickUp, dove dispongono di un contesto reale relativo al tuo lavoro — attività, documenti, chat, scadenze e attività tutte insieme — e possono aiutarti a individuare le priorità in modi comprensibili per l’utente.
Chi sono: ClickUp Verified Consultant ed esperto di efficienza
Mi chiamo Yvonne “Yvi” Heimann, sono una ClickUp Verified Consultant e coach per l’efficienza aziendale, e conosco fin troppo bene questa difficoltà. In un recente webinar della community di ClickUp, ho condiviso come utilizzo i Super Agent di ClickUp per la mia attività.
In questo post ti spiegherò come utilizzo il "Daily Focus Super Agent" per:
- Evita le riunioni che “avrebbero potuto essere un messaggio”
- Metti in evidenza ciò che conta davvero nel momento in cui conta
- Trasforma le attività sparse in un elenco di priorità semplice e concreto
Non si tratta di sostituire i manager o di affidare la tua attività all’IA. I Super Agent sono lì per aiutarti a prendere decisioni più rapidamente e a capire su cosa concentrarti in seguito, non per gestire la tua azienda al posto tuo.
📚 Leggi anche: Come stabilire le priorità nel tuo lavoro
Perché la definizione delle priorità delle attività con l’IA è fondamentale per i team moderni
Negli ultimi anni, il volume di lavoro che i team devono gestire è aumentato a dismisura. Il 40% di noi lavoratori della conoscenza passa da uno all’altro tra oltre 26 strumenti al giorno, e quasi il 60% di una tipica settimana lavorativa è dedicato al “lavoro sul lavoro”. Si pensi al coordinamento, al cambio di contesto e agli aggiornamenti di stato piuttosto che all’effettiva esecuzione delle attività.
La produttività non consiste sempre e solo nel portare a termine più attività. Si tratta piuttosto di rispondere in modo affidabile a una domanda quotidiana: “Su cosa dovrei lavorare per primo?” Gli elenchi tradizionali da fare e le dashboard possono mostrare tutte le scadenze imminenti, ma non tengono conto del contesto.
Anche con Spazi, Elenchi e flussi di lavoro ben strutturati, c'è ancora un divario tra ciò che è presente in ClickUp e ciò che viene effettivamente terminato. Il lavoro si blocca non perché il sistema non funzioni, ma perché:
- Nessuno individua costantemente i passaggi successivi più importanti
- Le decisioni e le approvazioni rimangono in sospeso nei thread dei commenti
- I titolari non sempre si rendono conto che c'è un blocco o che la scadenza è oggi
È proprio per questo che la definizione delle priorità delle attività tramite IA sta prendendo piede.
Questo strumento riduce il carico cognitivo legato alla scelta delle attività più importanti. Sintetizza il contesto attingendo da più fonti e applica regole decisionali coerenti.
Ed è proprio questo che si può usufruire con il “Daily Focus Super Agent”. Il mio obiettivo era quindi quello di creare questo “Super Agent” che fungesse da assistente operativo professionale, assicurandomi che nulla di fondamentale andasse perso nel caos.
📮Approfondimento ClickUp: Solo il 7% dei professionisti si affida all’IA principalmente per la gestione e l’organizzazione delle attività. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che gli strumenti sono limitati ad app specifiche come calendari, liste di cose da fare o app di email.
Con ClickUp, la stessa IA potenzia la tua email e gli altri flussi di lavoro di comunicazione, il calendario, le attività e la documentazione. Basta chiedere: “Quali sono le mie priorità oggi?” ClickUp Brain effettuerà una ricerca nell’area di lavoro di ClickUp e ti dirà esattamente cosa devi fare in base all’urgenza e all’importanza. In questo modo, ClickUp riunisce per te più di 5 app in un’unica super app!
📚 Leggi anche: Come generare etichette di priorità delle attività con l’IA
In che modo i "Super Agent" di ClickUp consentono di stabilire le priorità delle attività grazie all’IA
Quando ho sentito parlare per la prima volta dei "Super Agent" di ClickUp, ero curioso ma anche un po’ scettico. Molti strumenti di IA sembrano solo una moda passeggera finché non si verifica se riescono a rimanere in linea con il proprio lavoro reale.
I Super Agent di ClickUp si distinguono perché non si limitano a generare testo: comprendono il contesto. Operano all’interno della tua area di lavoro, comprendono le tue autorizzazioni e vedono attività, chat, documenti, pianificazioni e attività come elementi interconnessi del lavoro reale.
Questo video spiega come funzionano:
Per quanto riguarda la definizione delle priorità delle attività, ciò significa che il tuo "Super Agent" analizza la tua attività effettiva, le scadenze e la titolarità delle attività, utilizzando tutte queste informazioni per aiutarti a fare chiarezza.
Il "Super Agent" specifico che ho creato si concentra su un unico, semplice compito: analizzare la mia area di lavoro e fornire un elenco chiaro e ordinato per priorità di ciò che è importante oggi.
Ti presento il “Super Agent” che mi comanda a bacchetta (nel senso buono del termine)
Il mio "Super Agent" si trova direttamente all’interno di ClickUp, nella scheda "IA" sul lato sinistro. Lì ho creato quello che chiamo il mio "Daily Focus and Delegation Assistant".
Lo considero come un capo di stato maggiore operativo che non dorme mai. Il suo compito è semplice ma efficace:
- Dai un'occhiata all'attività nell'area di lavoro
- Decidi cosa conta davvero oggi
- Forniscimi direttamente un elenco breve e chiaro delle attività prioritarie
Come viene triggerato l’agente
Ogni mattina dei giorni feriali, esattamente alle 8:00, l’agente si avvia automaticamente. Non aspetta che io mi ricordi di cliccare un pulsante o di controllare un report: si attiva, analizza ciò che sta accadendo e prepara un nuovo messaggio di focus. Oltre alla mia lista di attività e alle mie priorità personali, tiene conto delle date di scadenza, dei cambiamenti di stato, delle menzioni e della titolarità, rendendo l’elenco delle priorità altamente contestuale.
Come l’agente individua le mie priorità principali
Ogni mattina, apro ClickUp e trovo un messaggio diretto dal mio "Super Agent" con tre cose su cui dovrei concentrarmi oggi.
Ogni priorità include:
- Di cosa si tratta: il nome dell’attività, collegato direttamente in ClickUp
- Perché proprio oggi: una spiegazione in una sola frase del perché è importante proprio ora
- Come gestirlo: un'etichetta chiara: Da fare, Da decidere o Da delegare
Oltre al messaggio stesso, l’agente aggiunge queste tre attività prioritarie alle mie “Priorità delle attività ” in modo che abbiano una maggiore visibilità per tutta la giornata, anche se non posso affrontarle immediatamente. È proprio questo che lo rende utile: non si limita a inserire le attività, ma spiega la logica alla base della loro urgenza.
Inoltre, mette in evidenza alcuni elementi da tenere presenti, senza sovraccaricare l’elenco principale di informazioni superflue.
Invece di presentarmi l’ennesima dashboard o un elenco infinito, il mio “Super Agent” trasforma questa attività in indicazioni chiare. Così, so che se riesco a terminare quelle tre cose, sarò “un passo avanti”, senza dovermi districare tra finestre In arrivo, visualizzazioni e bacheche.
E poiché l’agente collega l’elenco delle priorità alle attività effettive in ClickUp, posso agire immediatamente. Non devo passare da uno strumento all’altro né cercare di ricomporre frammenti di contesto.
📚 Leggi anche: Come scegliere un "Super Agent"
Priorità senza sovraccarico: perché il limite alla produzione rende questo agente davvero utilizzabile
Si è tentati di affidare a un agente basato sull’IA tutto ciò che deve monitorare e chiedergli di riepilogare/riassumere tutto. Ma questo è il modo più veloce per rendere l’agente — e te stesso — meno efficaci.
Ecco perché il mio "Daily Focus Super Agent" è volutamente limitato:
- Solo tre priorità principali
- Alcuni “aspetti da tenere presenti”
- Una piccola serie di etichette di azione chiare
Inizia in modo semplice. Parti davvero dai tre punti chiave e da ciò di cui devi tenere conto. Poi costruisci su questa base.
Ci sono due ragioni principali alla base di questa scelta progettuale:
- Troppe attività da svolgere possono essere opprimenti. Se l’agente ti presenta una valanga di attività, finirai per ignorarle proprio come faresti con qualsiasi altra notifica fastidiosa
- La qualità dei prompt è tutto. Il modo in cui indichi al "Super Agent" come prendere le decisioni — quali sono i valori che hai, come preferisci ricevere le informazioni — è il fattore determinante per stabilire se lo strumento sia davvero utile.
Limitando l’ambito di applicazione e chiarendo le regole decisionali, l’agente diventa una voce affidabile anziché un semplice avviso in più.
📚 Leggi anche: Ti presentiamo il tuo prossimo collega: i Super Agent basati sull’IA e l’ascesa dell’IA agentica
Come la definizione delle priorità delle attività tramite IA con un “Super Agent” di ClickUp cambia il modo in cui inizi la giornata
Prima di questa configurazione, il mio team seguiva un metodo operativo quotidiano più tradizionale: controllare le finestre In arrivo, esaminare le bacheche, passare da una vista all’altra e cercare di capire cosa fosse più importante.
Ora, la giornata inizia in modo diverso:
- Il "Super Agent" ha già analizzato l'area di lavoro
- Le tre priorità principali mi arrivano nei messaggi diretti con il contesto e le etichette delle azioni
- Le attività con una priorità alta vengono evidenziate e contrassegnate in modo che non passino inosservate
Non ero così produttivo da tantissimo tempo, da quando ho iniziato a utilizzare questo "Super Agent".
Non ero così produttivo da tantissimo tempo, da quando ho iniziato a utilizzare questo Super Agent.
Invece di iniziare la giornata correndo da una parte all’altra e cercando di capire come muovermi, so che:
- Quali decisioni devo prendere
- Quali attività devo fare personalmente
- Quali elementi dovrebbero essere delegati ad altri
Questa è la promessa della definizione delle priorità delle attività con l’IA all’interno di uno spazio di lavoro convergente come ClickUp, che riunisce attività, documenti, progetti e IA. Potrai contare su meno distrazioni, maggiore concentrazione e un elenco di attività pronte per essere affrontate che ti aspetta ogni mattina.
Come creare il proprio "Daily Focus Super Agent" (Versione 1)
I principi alla base della mia configurazione del "Super Agent" sono abbastanza semplici da poter essere adattati da qualsiasi team.
Ecco come pensare alla tua versione uno:
1. Assegnare all’agente un unico compito ben definito
Inizia con un solo "Super Agent" la cui unica missione sia quella di concentrarsi sulle attività quotidiane, senza cercare di fare tutto in una volta.
📌 Esempi di attività ben definite:
- «Ogni mattina nei giorni feriali, indicami le mie tre priorità principali nell’area di lavoro»
- “Individuare il lavoro che è in stallo e in attesa di una mia decisione”
- "Evidenzia le approvazioni e le threads in cui sono io a bloccare il processo"
Se la descrizione delle mansioni del tuo agente è poco chiara, anche i risultati saranno poco chiari.
2. Limita i risultati a ciò su cuiagirai effettivamente
Limita i risultati restituiti dal tuo agente:
- Le tre attività principali su cui concentrarsi oggi
- Un breve elenco di ulteriori elementi da tenere presenti
- Spiegazioni in una sola frase sul perché ogni elemento in cima alla lista è importante oggi
In questo modo l'elenco delle priorità rimane abbastanza breve da poter essere effettivamente letto e utilizzato.
3. Insegna all’agente come prendi le decisioni
La magia non sta solo in ciò che il "Super Agent" prende in considerazione, ma nel modo in cui viene istruito a decidere.
Nel prompt e nella configurazione, assicurati di:
- Spiega quali segnali sono più importanti (ad esempio, date di scadenza, menzioni o cambiamenti di stato)
- Chiarisci cosa significa davvero “urgente” per il tuo team
- Specifica il tono e il formato che preferisci ricevere nei tuoi messaggi diretti quotidiani
Più l’agente rispecchia il tuo reale processo decisionale, più ti sembrerà un assistente operativo umano che ti “capisce” davvero.
4. Inizia con un solo agente, poi procedi per iterazioni
E, infine, il mio consiglio più importante: non cercare di creare cinque “Super Agent” contemporaneamente.
- Inizia con un unico "Daily Focus Agent"
- Lascialo in esecuzione per un po'
- Modifica il prompt e i filtri man mano che capisci cosa funziona (e cosa no)
Una volta che la prima versione si sarà dimostrata davvero utile, potrai espandere l’utilizzo con ulteriori “Super Agent” per i flussi di lavoro di delega, la concentrazione a livello di team o la reportistica.
💡 Suggerimento da esperto: Non è necessario scrivere una sola riga di codice per creare un "Daily Focus Super Agent". Il generatore di Super Agent in linguaggio naturale di ClickUp ti guida passo dopo passo mentre descrivi ciò che desideri che l’agente realizzi. Inoltre, pone domande di approfondimento e perfeziona il proprio comportamento direttamente nell’hub IA.
Quando inizi a creare un nuovo agente dalla barra laterale dell’IA, il generatore ti guida nella scelta delle fonti di conoscenza dell’agente, nell’impostazione dei trigger (come un programma giornaliero) e nella definizione della forma con cui l’agente interpreta il tuo lavoro.
Una volta creato un Super Agent, puoi testarlo e perfezionarlo direttamente dal suo profilo inviando un messaggio diretto o avviandolo secondo una pianificazione prestabilita per vedere come si evolve il risultato. Poiché i Super Agent dispongono di un quadro completo del contesto all’interno della tua area di lavoro — attività, documenti, chat e pianificazioni — configurarli in questo modo produce informazioni reali e pertinenti sulla definizione delle priorità.
📚 Leggi anche: Per ulteriori spunti su come creare flussi di lavoro basati sull’IA in ClickUp, dai un’occhiata a:
Crea il tuo Super Agent personale come prima “riunione” della giornata
In conclusione? I "Super Agent" dovrebbero aiutarti a mantenere il lavoro senza che tu debba intervenire in ogni singolo passaggio del processo.
In conclusione? I "Super Agent" dovrebbero aiutarti a mantenere il flusso di lavoro senza che tu debba intervenire in ogni singolo passaggio del processo.
Trasformando tutto ciò che già avviene in ClickUp — attività, commenti, processi e priorità — in un semplice messaggio di focus quotidiano, il mio Super Agent:
- Evita che il lavoro fondamentale subisca rallentamenti
- Riduce la necessità di riunioni di aggiornamento sullo stato
- Mi offre ogni mattina un punto di partenza sereno e sicuro
Se sei pronto a provarlo nella tua area di lavoro:
- Definisci un compito ben preciso per il tuo primo Super Agent (il Daily Focus è un ottimo punto di partenza)
- Limita il risultato a un elenco breve e fruibile (tre priorità, qualche informazione aggiuntiva)
- Insegnagli come prendi le tue decisioni, poi perfezionalo in base a ciò che ti sembra più utile
Inizia in piccolo, agisci con determinazione e lascia che i Super Agent di ClickUp diventino lo strumento affidabile che mantiene i tuoi progetti in movimento, senza aggiungere ulteriori strumenti o dashboard alla tua giornata già piena di impegni.
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Yvonne Heimann è la fondatrice di FemAuthority LLC, CEO di Ask Yvi e autore della Boss Your Business Academy, dove aiuta gli imprenditori a costruire attività sostenibili attraverso sistemi semplici e flussi di lavoro basati sull’IA. In qualità di esperto di ClickUp e stratega dell’automazione, è specializzata nella riduzione del lavoro manuale, nel miglioramento dell’esecuzione e nella promozione della crescita attraverso un design incentrato sull’uomo.
Se vuoi diventare un esperto di produttività, dai un’occhiata al nuovo libro di Yvi, “Mastering the Basics of ClickUp”, 2ª edizione. Questa versione aggiornata include sistemi perfezionati, consigli pratici e un capitolo dedicato a ClickUp AI per aiutare i team a trasformare potenti funzionalità in flussi di lavoro strutturati e scalabili.
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