Stai per automatizzare parti del tuo flusso di lavoro con un agente IA, il che significa che devi fare alcune scelte deliberate in anticipo.
Fai la scelta giusta e il tuo team risparmierà ore di lavoro ogni settimana. Se sbagli, passerai il martedì mattina a spiegare perché l'agente ha archiviato 200 attività attive.
Imparare a scegliere un Super Agente significa abbinare le capacità all'ambito di competenza.
ClickUp ti offre i controlli necessari per impostare tutto questo con precisione. Puoi configurare le autorizzazioni a livello granulare, iniziare con un ambito limitato mentre convalidi il flusso di lavoro ed espandere l'accesso man mano che l'agente dimostra il proprio valore.
Inoltre, il Super Agent acquisisce conoscenze ed esperienza man mano che lavora, proprio come un essere umano. Ciò ti consente di implementare le automazioni al ritmo più adatto alla tolleranza al rischio e alla complessità operativa del tuo team.
Questa guida illustra in dettaglio le decisioni chiave. Iniziamo! 📝
Che cos'è un Super Agent IA?
Un Super Agente IA è un sistema avanzato di intelligenza artificiale progettato per gestire in modo autonomo attività complesse, effettuare l'automazione dei flussi di lavoro e interagire con gli utenti proprio come un essere umano. A differenza degli assistenti IA di base, i Super Agenti possono essere personalizzati, apprendono dai dati ed eseguono processi in più passaggi su vari strumenti e piattaforme.
Un Super Agente ClickUp è il tuo compagno di squadra basato sull'IA che si adatta alla tua area di lavoro. Alimentati da ClickUp Brain, questi agenti aiutano a gestire il lavoro ripetitivo o manuale e puoi interagire con loro tramite messaggi diretti.
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Super agenti IA vs agenti Autopilot: quale ti serve?
Gli agenti ClickUp Autopilot e i Super Agent automatizzano entrambi il lavoro, ma soddisfano esigenze diverse. Ecco una panoramica di quale dei due è più adatto alle tue esigenze in base ai tuoi flussi di lavoro e ai tuoi obiettivi aziendali.
| Funzionalità | Super agenti | Agenti Autopilot |
| Intelligenza | Adattabile, apprende dal feedback, logica di passaggio multiplo | Basato su regole, segue trigger prestabiliti |
| Interazione | Simile all'umano, linguaggio naturale, personalizzabile | Nessuna conversazione, funziona in modo silenzioso |
| Complessità del flusso di lavoro | Gestisce flussi di lavoro complessi e dinamici | Ideale per attività semplici e ripetitive |
| Casi d'uso | Ricerca, riepiloghi/riassunti, brief creativi, escalation | Aggiornamenti di stato, notifiche, promemoria |
| Personalizzazione | Altamente personalizzabile, sensibile al contesto | Limitato a trigger/azioni predefiniti |
| Flessibilità | Capace di ragionare, adattarsi ed evolversi | Logica fissa, nessun apprendimento |
| Ideale per | Lavoro dinamico e in continua evoluzione | Automazioni prevedibili e routinarie |
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Cosa scegli effettivamente quando scegli un Super Agent
Quando scegli un Super Agent, stai prendendo quattro decisioni correlate che determinano come l'automazione del flusso di lavoro si adatta alle tue operazioni:
- Tipo di agente: che tu abbia bisogno di qualcosa che risponda a trigger, funzioni secondo una pianificazione o gestisca azioni specifiche del flusso di lavoro. Ogni tipo risolve diversi problemi operativi
- Ambito: cosa può effettivamente fare l'agente: aggiornare i campi, spostare le attività tra gli stati, assegnare il lavoro alle persone o estrarre dati da altri strumenti. L'ambito determina direttamente l'utilità dell'agente e il suo potenziale di causare problemi se configurato in modo errato
- Autorizzazioni: dove l'agente può operare: a quali spazi, cartelle ed elenchi può accedere. Autorizzazioni restrittive comportano meno rischi ma anche una minore utilità. Autorizzazioni ampie comportano un maggiore potenziale di automazione ma richiedono una maggiore supervisione
- Integrazione del flusso di lavoro: come si inserisce nei tuoi processi esistenti. L'agente deve lavorare insieme ai flussi di lavoro attuali del tuo team senza creare confusione su chi o cosa ha apportato modifiche specifiche
I criteri decisionali più importanti
Prima di implementare qualsiasi Super Agent, devi valutare il tuo caso d'uso in base a criteri specifici. Questi fattori determinano quanto l'automazione si adatti alle effettive modalità di lavoro e alla tolleranza al rischio del tuo team. 📋
Frequenza di ripetizione delle attività
Inizia osservando la frequenza con cui viene svolto il lavoro:
- Quando il tuo team esegue la stessa azione 50 volte alla settimana o anche ogni mese, hai un valido motivo per l'automazione dei processi aziendali e dovresti creare un Super Agent adatto a questo scopo
- Quando qualcosa richiede un giudizio umano approfondito, come una decisione sulla valutazione delle prestazioni di un membro del team, puoi utilizzare un agente per riepilogare i dati, ma dovrebbe essere un essere umano a prendere la decisione finale
Gli agenti IA possono gestire facilmente il lavoro amministrativo o ripetitivo. Tuttavia, le attività che richiedono un giudizio umano approfondito dovrebbero essere lasciate agli esseri umani.
🔍 Lo sapevi? In alcuni studi sul processo decisionale, i ricercatori hanno scoperto che quando le persone avevano meno fiducia nei consulenti umani (ad esempio colleghi o esperti), erano più propense ad affidarsi alla guida dell'IA, soprattutto quando i sistemi di IA erano considerati neutrali o imparziali.
Tolleranza agli errori
Successivamente, valuta cosa succede quando l'agente commette un errore:
- L'aggiunta di tag o l'aggiornamento degli stati comporta un rischio minimo
- L'eliminazione di lavori completati o la riassegnazione di progetti critici durante una proroga della scadenza può creare problemi
La tua disponibilità ad accettare errori minori dovrebbe determinare il grado di autonomia concesso all'agente e il livello di restrizione delle sue autorizzazioni.
📮ClickUp Insight: il 30% dei lavoratori ritiene che l'automazione potrebbe far loro risparmiare 1-2 ore alla settimana, mentre il 19% stima che potrebbe far loro usufruire di 3-5 ore per un lavoro approfondito e concentrato.
Anche questi piccoli risparmi di tempo si sommano: solo due ore recuperate ogni settimana equivalgono a oltre 100 ore all'anno, tempo prezioso che potrebbe essere dedicato alla creatività, al pensiero strategico o alla crescita personale. 💯
Con gli agenti AI di ClickUp e ClickUp Brain, puoi automatizzare i flussi di lavoro, generare aggiornamenti sui progetti e trasformare i tuoi appunti delle riunioni in azioni concrete da intraprendere, il tutto all'interno della stessa piattaforma. Non servono strumenti o integrazioni aggiuntivi: ClickUp offre tutto ciò che ti serve per automatizzare e ottimizzare la tua giornata lavorativa in un unico posto.
💫 Risultati reali: RevPartners ha ridotto del 50% i propri costi SaaS consolidando tre strumenti in ClickUp, ottenendo una piattaforma unificata con più funzionalità/funzioni, una collaborazione più stretta e un'unica fonte di verità più facile da gestire e scalare.
Sensibilità dei dati
Considera le informazioni a cui l'agente accede e che modifica.
La gestione interna delle attività comporta rischi diversi rispetto ai processi che coinvolgono dati dei clienti, documenti finanziari o documenti strategici riservati. Le informazioni sensibili richiedono limiti di autorizzazione più rigorosi e percorsi di audit che effettuano il monitoraggio di ogni azione.
Requisiti di visibilità del team
Decidi quanto deve essere trasparente l'automazione:
- L'elaborazione in background funziona bene per gli aggiornamenti di stato di routine che non influiscono sul lavoro immediato di nessuno
- Le modifiche alle assegnazioni o i cambiamenti di priorità richiedono notifiche, in modo che il tuo team capisca perché il carico di lavoro appare diverso
Una chiara visibilità previene la confusione e rafforza la fiducia nel sistema.
Complessità del rollback
Infine, mappa come annullare le azioni dell'agente se qualcosa va storto.
Gli aggiornamenti dei campi richiedono pochi secondi per essere corretti manualmente. Le operazioni in blocco o le modifiche a cascata su più elenchi possono richiedere ore per essere risolte e potresti non disporre dei dati necessari per ripristinare lo stato precedente. Conosci il tuo percorso di ripristino prima di effettuare l'automazione.
🧠 Curiosità: esiste un robot sociale chiamato Nadine in grado di riconoscere le persone, stabilire un contatto visivo, ricordare conversazioni passate e persino mostrare stati d'animo diversi, comportandosi essenzialmente come un compagno di squadra virtuale a lungo termine.
Passo dopo passo: come scegliere un Super Agent
La selezione di un Super Agente richiede lo stesso livello di rigore necessario per l'assunzione di un nuovo manager.
ClickUp è la prima area di lavoro AI convergente al mondo. La tua documentazione vive insieme a attività, progetti e flussi di lavoro, piuttosto che in strumenti separati che richiedono il cambio di contesto. Questo elimina il Work Sprawl mantenendo i tuoi documenti collegati al lavoro effettivo.
Per gli agenti IA, devi assicurarti che la logica sia in linea con i tuoi obiettivi e che l'agente abbia l'accesso giusto per svolgere il proprio lavoro. Segui questi passaggi per scegliere un Super Agente che aggiunga valore senza creare lavoro extra per il tuo team. 👇
Passaggio n. 1: inizia con un risultato del flusso di lavoro (non un mandato di dimensioni di reparto)
Comunica al tuo agente builder cosa desideri e dove lo desideri. Scegli un problema che causa attrito o che presenta margini di miglioramento in termini di efficienza. L'obiettivo è dimostrare il valore in un'area circoscritta prima di espandere l'ambito di applicazione del tuo strumento di agente IA.
Quando definisci il risultato, collegalo a qualcosa di misurabile. Prendi in considerazione questi traguardi comuni:
- Riduci il tempo di risposta ai ticket da 4 ore a 30 minuti
- Riduci il tempo necessario per preparare gli aggiornamenti settimanali sul stato da 2 ore a 15 minuti
- Individua gli ostacoli entro 24 ore dalla menzione in tre team
Iniziare in modo limitato ti consente di testare il comportamento dell'agente, perfezionare le istruzioni e creare fiducia senza interrompere le operazioni più ampie. Una volta che il risultato è chiaro, mappa gli input, le decisioni e le azioni che l'agente deve fornire per ottenerlo.
Evita obiettivi vaghi come "migliorare l'efficienza operativa ", poiché mancano della chiarezza necessaria per configurare correttamente un agente.
🚀 Vantaggio di ClickUp: cattura tutte le esigenze, le aspettative e i criteri di successo degli stakeholder per un flusso di lavoro con il modello di raccolta dei requisiti di ClickUp. Aiuta a garantire che tutti siano d'accordo su ciò che il lavoro comporta prima di creare l'automazione.
Utilizza questo modello per documentare:
- Chi fa cosa oggi
- Quali input e output esistono
- Casi limite che richiedono un trattamento speciale
- Condizioni e misure per un esito positivo.
Poiché questo modello si trova in ClickUp Docs, puoi collegarlo direttamente ad attività, flussi di lavoro e dashboard. Diventa un'unica fonte di verità a cui puoi fare riferimento quando definisci le istruzioni, gli ambiti e i trigger dell'agente.
Passaggio n. 2: decidete se avete bisogno di un Super Agent o di un Autopilot Agent
I Super Agent gestiscono flussi di lavoro complessi che richiedono giudizio, contesto e ragionamenti in più passaggi. Gli Autopilot Agent sono ottimi per eseguire attività semplici e deterministiche su un trigger fisso.
Chiediti: questo flusso di lavoro richiede che l'agente valuti il contesto, dia priorità alle azioni o si adatti alle eccezioni? Se sì, hai bisogno di un Super Agente. Se la logica è statica e il risultato è prevedibile, Autopilot sarà sufficiente.
Ecco come individuare la differenza:
- Competenze del Super Agent: smistamento dei ticket di assistenza personalizzati in base all'urgenza e alla cronologia, redazione di riassunti dei progetti a partire da aggiornamenti sparsi, assegnazione dei membri del team più adatti e coordinamento dei passaggi di consegne tra i team quando cambiano le dipendenze
- Autopilot: assegnazione automatica delle attività quando lo stato cambia, invio di promemoria 24 ore prima della data di scadenza, spostamento degli elementi completati in un elenco di archivio
I Super Agent interpretano, mentre gli Autopilot Agent eseguono. Scegli in base al carico decisionale richiesto dal flusso di lavoro.
Un utente reale condivide le sue opinioni sull'utilizzo di ClickUp:
Trovo ClickUp incredibilmente prezioso in quanto consolida le funzioni in un'unica piattaforma, che garantisce che tutto il lavoro e la comunicazione efficace siano raccolti in un unico posto, fornendomi il 100% del contesto. Questa integrazione semplifica il project management, migliorando l'efficienza e la chiarezza. Mi piace particolarmente la funzionalità Brain AI, poiché funziona come un agente AI che esegue i miei comandi, svolgendo efficacemente i compiti per mio conto. Questo aspetto di automazione è molto utile perché semplifica il mio flusso di lavoro e riduce il lavoro richiesto.
Trovo ClickUp incredibilmente prezioso in quanto consolida le funzioni in un'unica piattaforma, che garantisce che tutto il lavoro e la comunicazione efficace siano raccolti in un unico posto, fornendomi il 100% del contesto. Questa integrazione semplifica il project management, migliorando l'efficienza e la chiarezza. Mi piace particolarmente la funzionalità Brain AI, poiché funziona come un agente IA che esegue i miei comandi, svolgendo efficacemente i compiti per mio conto. Questo aspetto di automazione è molto utile perché semplifica il mio flusso di lavoro e riduce lo sforzo richiesto.
Passaggio n. 3: definisci l'ambito di competenza dell'agente, le azioni consentite e le condizioni di interruzione
Stabilisci dei limiti su ciò che l'agente può fare, dove può operare e quando deve interrompere o segnalare un problema. Questo impedisce lo slittamento degli obiettivi e garantisce che l'agente rimanga utile senza oltrepassare i limiti.
L'ambito include gli strumenti a cui può accedere, i dati che può leggere e le decisioni che può prendere. Le condizioni di interruzione definiscono quando l'agente deve passare il testimone a un essere umano, ad esempio in caso di informazioni mancanti, priorità contrastanti o decisioni ad alto rischio.
Mappa questi tre livelli prima di configurare qualsiasi cosa:
- Cosa può vedere l'agente: spazi, cartelle o elenchi specifici che deve monitorare
- Cosa può modificare l'agente: creazione di attività, aggiornamento degli stati, taggatura dei membri del team, pubblicazione di commenti
- Cosa blocca l'agente: campi obbligatori mancanti, soglie di budget superate, parole chiave di escalation rilevate
Confini chiari rendono l'agente prevedibile e sicuro. Se salti questo passaggio, rischi azioni indesiderate che minano rapidamente la fiducia.
Come funziona in ClickUp
Puoi gestire e creare Super Agent ClickUp attraverso l'AI Hub centralizzato, dove puoi anche visualizzare, filtrare e modificare tutti i tuoi agenti AI.
Quando crei o effettui una modifica su un Super Agente, definisci esplicitamente:
- Istruzioni: definisci il ruolo dell'agente, gli obiettivi e i passaggi per ottenere un esito positivo utilizzando un linguaggio naturale chiaro e strutturato
- Trigger: imposta quando e come agisce l'agente. I trigger includono @menzioni nei commenti o nella chat, messaggi diretti, assegnazioni di attività, orari programmati o automazioni. Ogni trigger può avere istruzioni aggiuntive specifiche per il Super Agent.
- Strumenti: assegna gli strumenti che l'agente può utilizzare per eseguire azioni (ad esempio, creare attività, cercare documenti, inviare messaggi). Puoi aggiungere o rimuovere strumenti in qualsiasi momento e l'accesso agli strumenti determina ciò che può fare
- Conoscenza: specifica a quali origini dati può accedere l'agente. Ciò include i dati pubblici dell'area di lavoro, spazi/elenchi/documenti selezionati, app esterne tramite ricerca connessa e persino articoli di ricerca web o del Centro assistenza ClickUp
Queste impostazioni definiscono insieme l'ambito dell'agente, ciò che può modificare (azioni che può intraprendere) e quali contesti o eventi lo triggerano.
Passaggio n. 4: imposta le autorizzazioni e gli accessi in modo mirato
Concedi all'agente l'accesso minimo necessario per completare il suo flusso di lavoro, al fine di proteggere i dati sensibili e limitare l'impatto di eventuali errori.
Le autorizzazioni devono riflettere il ruolo dell'agente. Supponiamo che si occupi dello smistamento delle richieste in entrata: avrà bisogno di accesso in lettura allo spazio di immissione e di accesso in scrittura a un elenco di smistamento.
Applica questi principi quando assegni l'accesso:
- Inizia a livello di spazio o cartella, mai a livello di area di lavoro
- Rivedi le autorizzazioni ogni 30 giorni man mano che le responsabilità dell'agente evolvono
- Revoca l'accesso a qualsiasi strumento o origine dati che l'agente non ha utilizzato nelle ultime due settimane
Trattate l'agente come un membro del team: fornitegli ciò di cui ha bisogno, niente di più. Un accesso illimitato crea rischi inutili.
Come funziona in ClickUp
Super Agent Memory consente agli agenti di ricordare e sfruttare il contesto delle interazioni passate, le preferenze degli utenti e le informazioni apprese per migliorare le loro prestazioni nel tempo. È anche altamente configurabile:
- La memoria recente memorizza i dettagli episodici delle conversazioni e delle azioni recenti, consentendo all'agente di fare riferimento a ciò che è accaduto in precedenza in contesti rilevanti
- Le preferenze raccolgono i requisiti o le istruzioni specifici dell'utente, come le lingue preferite o gli stili di formattazione, che l'agente rispetterà nelle risposte future
- Intelligence consente all'agente di decidere autonomamente quali informazioni sono utili da conservare per attività future, aumentando la sua capacità di fornire un supporto proattivo e sensibile al contesto
Puoi abilitare o disabilitare ogni tipo di memoria dal profilo del Super Agent e rivedere o effettuare una modifica su ciò che è memorizzato per garantire che le informazioni sensibili siano gestite in modo appropriato.
💡 Suggerimento professionale: la memoria Super Agent può conservare informazioni provenienti sia da posizioni pubbliche che private. Tuttavia, è necessario prestare attenzione a ciò che vi si inserisce; consentire la memorizzazione di informazioni sensibili o private solo se necessario e con misure di sicurezza adeguate. È sempre possibile rivedere e effettuare modifiche alla memoria dell'agente per rimuovere i dati riservati.
📖 Leggi anche: Privacy, sicurezza e autorizzazioni di Super Agent
Passaggio n. 5: scegli le fonti di conoscenza su cui l'agente dovrebbe fare affidamento
Identifica i documenti, i dashboard, le attività e le risorse esterne a cui l'agente dovrebbe fare riferimento quando prende decisioni.
Le fonti di conoscenza modellano il contesto dell'agente IA e determinano la qualità dei suoi risultati. Le fonti affidabili sono aggiornate, accurate e specifiche per il flusso di lavoro. Le fonti inaffidabili sono obsolete, vaghe o scollegate dall'ambito di competenza dell'agente.
Verifica la tua base di conoscenze prima della connessione:
- Rimuovi i documenti ridondanti o in conflitto che potrebbero confondere l'agente
- Conferma i timestamp sulle guide di processo e sui registri delle decisioni (i contenuti obsoleti compromettono le prestazioni)
- Collega l'agente ai documenti attivi che i team aggiornano regolarmente
Ad esempio, se l'agente smista le richieste di funzionalità, indirizzalo alla tua roadmap di prodotto, al framework di prioritizzazione e alla dashboard di interazione con i clienti. Assicurati che l'agente abbia sempre un percorso chiaro verso la verità.
Come funziona in ClickUp
I Super Agent sono trattati come utenti ClickUp, quindi il loro accesso è regolato dalle autorizzazioni dell'area di lavoro. Per impostazione predefinita, hanno accesso a tutti i dati pubblici, ma è possibile limitare o espandere il loro accesso nella sezione Conoscenze.
Puoi renderli privati (visibili solo a te) o condividerli con persone o team specifici e impostare autorizzazioni granulari (può attivare, può gestire).
💡 Suggerimento professionale: segui sempre il principio del privilegio minimo: concedi agli agenti IA per le aziende l'accesso solo ai dati e agli strumenti necessari per svolgere le loro attività. Se a un Super Agent viene concesso l'accesso a dati privati o esterni, può utilizzare tali dati quando risponde a chiunque abbia l'autorizzazione per triggerarli, anche se tali utenti non hanno accesso diretto ai dati originali.
Passaggio n. 6: scegli il modello di implementazione giusto: sandbox > pilota > scalabilità
Prova l'agente in un ambiente controllato prima di rilasciarlo all'intero team. Ciò ti consentirà di individuare tempestivamente eventuali problemi e perfezionarne il comportamento senza interrompere i flussi di lavoro attivi.
Inizia in uno spazio sandbox pieno di dati fittizi e con un piccolo gruppo di test. Verifica che l'agente funzioni come previsto. Passa quindi a una fase pilota utilizzando flussi di lavoro reali e un sottogruppo di utenti. In questo modo, potrai raccogliere feedback, modificare le istruzioni e monitorare i casi limite. Una volta che l'agente si sarà dimostrato affidabile, estendilo a tutto il team.
Come funziona in ClickUp
Dopo aver convalidato il tuo Super Agent in un ambiente controllato, il passaggio successivo è quello di integrarlo nelle routine del tuo team in modo che la sua visibilità sia misurabile e affidabile.
I Super Agent sono progettati per lavorare a fianco degli esseri umani, imparando da ogni interazione e adattandosi alle esigenze specifiche della tua area di lavoro. Possono essere attivati nella chat di ClickUp, consultati nei documenti e monitorati tramite i dashboard di ClickUp, garantendo che i loro contributi siano sempre trasparenti e attuabili.
Ecco come i teams utilizzano ogni giorno i Super Agent di ClickUp:
- Il team del supporto @menziona il Super Agente "Ticket Triage" per assegnare immediatamente i ticket urgenti e pubblicare un riepilogo/riassunto del lavoro arretrato di oggi
- Durante una riunione di lancio, il Super Agente "Launch Planner" genera una lista di controllo e la aggiunge direttamente al documento condiviso Launch Plan Doc, crea singole attività e attività secondarie e le assegna ai membri del team interessati
- Il team commerciale utilizza un widget della dashboard per vedere quanti lead il Super Agente "Lead Qualifier" ha valutato e assegnato questa settimana
Passaggio n. 7: valuta e confronta i candidati agenti con una rubrica semplificata
Se stai valutando più flussi di lavoro per l'automazione, utilizza una rubrica per stabilire le priorità in modo obiettivo. Ciò evita l'affaticamento decisionale e ti assicura di investire prima nell'agente con il maggiore impatto.
Valuta ogni candidato in base a questi criteri:
- Frequenza: con quale frequenza si verifica questo flusso di lavoro ogni settimana?
- Risparmio di tempo: quanto tempo risparmierà l'agente per ogni istanza?
- Riduzione degli errori: il processo attuale fallisce regolarmente o richiede rielaborazioni?
- Allineamento del team: l'agente ridurrà gli attriti di passaggio delle consegne o i colli di bottiglia del progetto?
Assegna un punteggio da 1 a 5 a ciascuna dimensione, quindi somma i punteggi. Il flusso di lavoro con il punteggio più alto diventa il tuo primo agente.
Supponiamo che tu debba scegliere tra un riassuntore di appunti di riunione e un agente di triage. La rubrica ti indica quale dei due consente di risparmiare più ore complessive e riduce maggiormente gli attriti.
🚀 Vantaggio ClickUp: confronta le tue opzioni in modo visivo e oggettivo in una griglia 2×2 con il modello di matrice decisionale ClickUp Assumption Grid.
Inizia acquisendo tutti i flussi di lavoro dell'IA agente, come i potenziali Super Agent, su post-it nel Pool di idee. Quindi, sposta ciascuno di essi nel quadrante appropriato della griglia in base alla tua comprensione del processo (certezza) e al livello di rischio percepito se automatizzato (rischio).
Best practice per scegliere Super Agent IA che rimangano fedeli
I tipi di agenti IA che scegli devono adattarsi al modo di lavorare del tuo team. Queste best practice ti aiutano a effettuare la selezione e l'implementazione di Super Agent che le persone continueranno a utilizzare anche molto tempo dopo il lancio iniziale. 📨
Inizia con attività ad alta visibilità e basso rischio
Scegli con attenzione la tua prima automazione. È meglio scegliere qualcosa che il tuo team fa costantemente e di cui si lamenta regolarmente, ma che non causerà il caos se non funziona.
L'assegnazione automatica di tag alle attività in base a parole chiave o aggiornamenti di stato programmati per flussi di lavoro ricorrenti si adattano entrambi a questo profilo. Il tuo team ne vede immediatamente il valore e tu riduci al minimo le conseguenze se l'agente necessita di adeguamenti. I primi successi creano lo slancio per un'adozione più ampia.
🔍 Lo sapevi? Nella ricerca di psicologia sociale, un echoborg è quando il discorso di un essere umano è guidato in tempo reale da un'IA e gli osservatori quasi non se ne accorgono. Questo dimostra quanto la presentazione e i segnali umani influenzino la forma in cui interpretiamo il risultato dell'agente.
Coinvolgi il tuo team nelle decisioni relative all'ambito di applicazione
Chi svolge il lavoro sa bene in quali casi l'automazione è utile e in quali invece è d'intralcio.
Prima di configurare o creare un agente IA, parla con i membri del team che interagiranno quotidianamente con esso. Chiedi loro quali attività ripetitive richiedono più tempo e quali processi necessitano del giudizio umano. Questa conversazione mette in luce casi limite che potresti trascurare e conferisce al tuo team la titolarità dell'automazione.
Documenta ciò che fa l'agente e perché
Annota lo scopo, l'ambito e le condizioni di trigger dell'agente in un linguaggio semplice. Condividi questa documentazione in modo che il tuo team possa consultarla in caso di domande e includi esempi di ciò che l'agente gestirà e non gestirà.
Una documentazione chiara dei processi evita confusione quando qualcuno nota che le attività vengono spostate automaticamente o che i campi si aggiornano da soli. Inoltre, semplifica l'inserimento dei nuovi membri del team che si chiedono perché alcune attività si aggiornino automaticamente.
Monitora attentamente le prime due settimane
Osserva come si comporta l'agente durante il periodo iniziale di implementazione. Verifica se ci sono comportamenti inaspettati, esamina le azioni che intraprende e prendi nota di eventuali dubbi da parte del tuo team. È in questa fase che potrai individuare eventuali problemi di configurazione o scoprire flussi di lavoro che necessitano di modifiche.
Il monitoraggio tempestivo ti consente di risolvere i problemi prima che diventino abitudini e dimostra al tuo team che stai gestendo attivamente l'automazione.
🔍 Lo sapevi? Una ricerca sulla fiducia nell'automazione ha scoperto che gli stessi schemi cognitivi che usiamo per fidarci delle persone si applicano anche al modo in cui ci fidiamo degli agenti, tra cui la prevedibilità, la competenza percepita e l'affidabilità passata.
Errori comuni da evitare
La maggior parte delle implementazioni di Super Agent fallisce per motivi prevedibili. Ecco gli errori che mettono in difficoltà i team e come evitarli.
| Errore | Perché succede | Come evitarlo |
| Automazioni dei processi poco chiari | Provi ad automatizzare un flusso di lavoro che il team gestisce in modo incoerente o che presenta troppe eccezioni | Documenta e standardizza prima il processo. Se gli esseri umani non riescono a mettersi d'accordo su come funziona, un agente non riuscirà magicamente a capirlo |
| Impostazione di autorizzazioni troppo generiche | Concedi all'agente l'accesso a interi spazi o a tutti gli elenchi per risparmiare tempo durante la configurazione | Concedi l'accesso solo alle cartelle e agli elenchi specifici di cui l'agente ha bisogno. Espandi le autorizzazioni in un secondo momento, dopo aver convalidato il flusso di lavoro |
| Saltare la fase di test | Si procede direttamente alla produzione perché la configurazione sembra corretta e si desiderano risultati rapidi | Esegui l'agente in un ambiente di prova o su un piccolo sottoinsieme di attività. Individua i problemi prima che influenzino il lavoro reale |
| Nessuna titolarità chiara | Hai configurato l'agente, ma non hai assegnato nessuno per monitorarlo, rispondere alle domande o apportare modifiche | Designa un titolare responsabile per la manutenzione, la risoluzione dei problemi e i feedback |
| Effettuare troppe automazioni in una volta sola | È possibile distribuire più agenti specializzati su diversi flussi di lavoro contemporaneamente per massimizzare i guadagni in termini di efficienza | Implementa un agente alla volta. Lascia che il team si adatti prima di introdurre la prossima automazione |
| Ignorare il feedback del team | Presumi che la resistenza significhi che le persone non comprendono il valore, quindi lasci l'agente invariato | Prendete sul serio il feedback. Problemi ricorrenti indicano che l'agente ha bisogno di essere messo a punto, non di ulteriori spiegazioni |
🔍 Lo sapevi? Gli agenti IA progettati con una personalità altamente gradevole sono statisticamente più propensi a essere scambiati per esseri umani nei test di tipo Turing. Ciò dimostra come i tratti della personalità percepiti influenzino l'accettazione da parte degli utenti.
Non stare lì seduto, dai una mano al tuo ClickUp-per!
Imparare a scegliere un Super Agent non deve essere necessariamente un salto nel buio. Quando abbini le giuste capacità a un ambito chiaramente definito, trasformi l'automazione da un esperimento rischioso a un compagno di squadra affidabile.
ClickUp rende questa transizione semplice offrendo uno spazio di lavoro convergente in cui le tue attività specifiche, i tuoi documenti e gli agenti AI convivono. Che tu abbia bisogno di un Super Agente per ragionare su complessi riassunti di progetto o di un Agente Autopilota per gestire le notifiche di routine, hai il controllo granulare per impostare esattamente il livello di autonomia che desideri concedere.
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Domande frequenti (FAQ)
Un Super Agent è un compagno di squadra intelligente basato sull'IA in grado di gestire attività complesse e flessibili e di interagire in linguaggio naturale. Un Autopilot Agent, invece, segue regole e trigger prestabiliti per effettuare l'automazione di azioni semplici e ripetitive.
Un Super Agente dovrebbe avere solo le autorizzazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Inizia con un accesso limitato e amplialo secondo necessità.
Inizia con un Super Agente che esegue attività utili e a basso rischio come l'invio di promemoria, il riepilogamento degli aggiornamenti o la risposta a domande comuni.
Se il flusso di lavoro richiede ragionamenti, si adatta alle informazioni in evoluzione o trae vantaggio dall'interazione in linguaggio naturale, è adatto a un Super Agent.
Imposta un limite alle autorizzazioni, rivedi le istruzioni e richiedi l'approvazione umana per azioni sensibili o critiche.
Istruzioni chiare, gli strumenti giusti e una buona memoria aiutano un Super Agente a prendere decisioni migliori, lavorare in modo più efficiente e fornire risultati più accurati.