La tua giornata lavorativa ti sembra sempre uguale? Ti svegli, rispondi alle stesse email, aggiorni manualmente gli stessi fogli di calcolo e affronti l'ennesima serie di approvazioni, solo per rifare tutto da capo il giorno dopo.
Molte aziende sono ancora bloccate nell'era pre-Internet, caratterizzata da attività ripetitive e stressanti che riducono la produttività e spesso portano al burnout dei dipendenti.
Il Gruppo Stepstone ha recentemente effettuato la reportistica secondo cui un dipendente a tempo pieno trascorre in media circa 8,7 ore alla settimana in attività ripetitive.
Ma attenzione! A quanto pare, il passaggio a un flusso di lavoro automatizzato non è così complicato come pensavi! Questo articolo ti mostrerà esattamente come automatizzare i processi aziendali manuali, risparmiando tempo, riducendo i costi e aumentando la produttività.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ti stai chiedendo come automatizzare i processi aziendali manuali? Ecco una procedura dettagliata per ogni passaggio:
- Identifica: individuare le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo all'interno dei flussi di lavoro attuali
- Ambito: definisci obiettivi chiari e scegli gli strumenti di automazione giusti
- Sviluppo: progetta e crea flussi di lavoro automatizzati in linea con le tue esigenze aziendali.
- Test: effettuate un monitoraggio attento delle prestazioni dei vostri processi di automazione e raccogliete feedback.
- Monitoraggio: perfeziona e migliora continuamente i tuoi flussi di lavoro automatizzati sulla base dei dati e dei feedback.
- Collaborate: coinvolgete il vostro team nel processo e incoraggiate il feedback per un miglioramento continuo.
- Infine, non dimenticare di avvalerti dell'aiuto di strumenti di automazione basati sull'IA come ClickUp, che rendono le automazioni senza codice un gioco da ragazzi!
Comprendere i processi manuali
I processi manuali sono flussi di lavoro o attività eseguiti senza l'ausilio delle automazioni o di tecnologie avanzate. Questi processi si basano sul lavoro richiesto dagli esseri umani, su strumenti fisici o su software di base con un'interconnettività minima. Sono in genere laboriosi e richiedono un input manuale in ogni fase, il che li rende soggetti a inefficienze ed errori.
Alcuni esempi comuni di processi manuali includono:
- Inserimento dati: inserimento manuale dei dati da moduli cartacei o email in fogli di calcolo o altri sistemi
- Elaborazione delle fatture: generazione, invio e riconciliazione manuale delle fatture senza software di fatturazione automatizzato.
- Flussi di lavoro di approvazione: approvazioni con firma fisica o tramite email anziché sistemi digitali tracciabili.
- Inserimento dei dipendenti: raccolta di documenti, compilazione di moduli e svolgimento di orientamenti senza una piattaforma centralizzata.
- Gestione dell'inventario: utilizzo di registri cartacei o fogli di calcolo autonomi per il monitoraggio dei livelli delle scorte e delle esigenze di riordino.
- Pianificazione e assegnazione delle attività: coordinamento dei programmi di lavoro o assegnazione delle attività tramite catene di email o bacheche fisiche.
- Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): mantenere manualmente le informazioni sui clienti e i registri delle interazioni invece di utilizzare un software CRM.
Sfide comuni associate ai processi manuali
Questi processi manuali spesso causano colli di bottiglia, errori e inefficienze che ostacolano la crescita aziendale e l'eccellenza operativa.
Sebbene questi processi siano essenziali, tendono a influire sulla tua produttività. Ecco alcune sfide dei processi manuali.
Dispendioso in termini di tempo
Ogni azienda ha attività manuali ripetitive e noiosissime, che si tratti di smistare le email o assegnare le responsabilità quotidiane. Anche se prese singolarmente sembrano insignificanti, nel loro insieme richiedono un numero infinito di ore che potrebbero invece essere dedicate a iniziative strategiche e creative.
Pensaci. Sono le 9 del mattino e invece di prendere un caffè e goderti un nuovo inizio della tua giornata lavorativa, sei bloccato in un circolo vizioso di lavoro monotono. Non è divertente per nessuno!
Soggetto a errori umani
Immagina di approvare una fattura da un milione di dollari perché qualcuno ha sbagliato un decimale: che guaio! Errori manuali come questo possono portare a risultati problematici, specialmente in campi sensibili ai dati come la finanza o le industrie regolamentate.
Un semplice errore di battitura o una svista possono compromettere i progetti, interrompere i flussi di lavoro e costare una fortuna alle aziende (per non parlare della tua dignità nelle riunioni di team).
👀 Lo sapevate? Mizuho Securities, una società giapponese, ha perso oltre 225 milioni di dollari a causa di un errore tipografico in un'operazione di borsa nel 2005: un costoso promemoria di come l'inserimento manuale dei dati possa portare a errori.
Costi di manodopera elevati
Ogni attività che richiede un intervento manuale comporta anche ore di lavoro, che si traducono in spese monetarie. Che si tratti di assumere personale aggiuntivo o di pagare gli straordinari per completare i processi, l'affidamento allo sforzo umano per attività ripetitive può gonfiare inutilmente i costi operativi.
Mancanza di standardizzazione
Pronti per una verità scomoda? Uno dei maggiori problemi che i manager devono affrontare è quello di far sì che tutti seguano gli stessi passaggi per ottenere risultati coerenti. Questo spesso porta a confusione e ritardi nel lavoro.
Senza adeguate procedure operative standard (SOP), i dipendenti potrebbero agire a loro piacimento. È come chiedere a cinque persone di preparare lo stesso piatto senza una ricetta. Un piatto risulterà troppo salato, un altro bruciato e nessuno capirà cosa sia andato storto.
Ma questo ti rende un cattivo manager? Assolutamente no! Hai solo bisogno del processo giusto.
Scalabilità limitata
Affidarsi a processi manuali per gestire le attività significa limitare le risorse umane disponibili.
Se la tua attività cresce, acquisendo più clienti, gestendo set di dati più grandi o gestendo più parti interessate, i tuoi attuali processi aziendali potrebbero cedere sotto la pressione.
Collaborazione inefficiente
La collaborazione sul lavoro dovrebbe essere divertente, non una partita infinita di email del tipo "Ehi, hai approvato questo?" e "Oh, pensavo l'avessi fatto tu!".
Aggiungete qualche riunione e i ritardi si accumulano. Il risultato sono infinite catene di comunicazioni che non riescono a comunicare in modo efficace, lasciando tutti esausti e frustrati.
📮ClickUp Insight: l'83% dei knowledge worker si affida principalmente alle email e alle chat per la comunicazione con il team. Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni.
Con un'app completa per il lavoro come ClickUp, il project management, la messaggistica, le email e le chat convergono tutte in un unico posto! È ora di centralizzare e dare energia!
Vantaggi dell'automazione dei processi manuali
Tutte queste irregolarità possono essere risolte con una soluzione semplice: l'automazione.
Ecco alcuni modi in cui l'automazione può aiutare la tua azienda.
- Trasformazione digitale: l'automazione dei processi è come aggiornare la tua attività dall'analogico al digitale. Sostituisce montagne di documenti cartacei e l'inserimento manuale dei dati con flussi di lavoro digitali eleganti.
- Risparmia tempo alla tua azienda: perché dedicare ore a attività ripetitive quando l'automazione può completarle in pochi secondi? Libera il tempo del tuo team per lavoro più strategico e creativo.
- Riduci l'intervento umano: dì addio alla microgestione costante. L'integrazione dell'automazione robotica dei processi (RPA) nella tua attività si occupa delle attività di routine, riducendo le possibilità di errore.
- Migliora l'efficienza operativa: Le automazioni semplificano i processi, aiutano a utilizzare le risorse in modo efficiente, velocizzano le attività, riducono gli errori e mantengono coerenti i flussi di lavoro per una migliore efficienza complessiva.
- Collaborazione più fluida: non dovrai più cercare aggiornamenti nelle email! L'automazione centralizza le informazioni e rende più facile per i team effettuare la condivisione degli aggiornamenti attraverso commenti su attività specifiche e rimanere sempre allineati.
- Aumenta la soddisfazione dei clienti: quando risparmi tempo sulle attività, puoi concentrarti maggiormente sullo sviluppo della qualità della tua attività. Un esempio di automazione nel servizio clienti potrebbe essere l'invio automatico di email di aggiornamento.
In breve, l'automazione non solo risolve le inefficienze, ma migliora la tua attività nel suo complesso.
🧠 Curiosità: l'Harvard Business Review ha riportato che il 60% dei dipendenti ritiene che le automazioni abbiano aumentato la propria produttività e la qualità del proprio lavoro, rendendo più sicuro il proprio impiego.
Come effettuare le automazioni sui processi manuali
Come iniziare con l'automazione dei processi aziendali? Puoi fare riferimento a innumerevoli esempi di automazione dei processi aziendali disponibili online, ma non tutti potrebbero essere adatti alle tue esigenze.
Devi sperimentare e creare un processo di flusso di lavoro unico che soddisfi le tue esigenze. Ecco una guida passo passo per iniziare:
Passaggio 1: Identifica i miglioramenti dei processi
Prima di passare direttamente all'automazione, fai un passaggio indietro e valuta i tuoi processi esistenti. Poniti queste domande.
- Qual è il tuo attuale flusso di lavoro?
- Quali sono le attività che richiedono più tempo?
- Quanti di essi possono essere automatizzati?
Queste domande ti aiuteranno a individuare il processo pronto per un miglioramento digitale. Per semplificare questo processo, utilizza strumenti di automazione dei processi aziendali.
ClickUp è il miglior software di automazione delle attività che ti aiuta ad automatizzare i processi aziendali, collaborare e effettuare il monitoraggio dello stato, tutto in un'unica piattaforma.
Utilizza strumenti come ClickUp mappe mentali per visualizzare il tuo flusso di lavoro e identificare facilmente le aree di miglioramento a colpo d'occhio.
💡Suggerimento professionale: coinvolgi il tuo team, collaborando con i tuoi colleghi in tempo reale. Hai bisogno di collegare il tuo brainstorming visivo (con post-it, forme e connettori) alle attività effettive? Prova ClickUp Whiteboards e rendi molto più divertente il processo di perfezionamento del tuo flusso di lavoro!
Passaggio 2: Definisci i requisiti di automazione
Una volta mappate le inefficienze, è il momento di fissare obiettivi chiari. Quali risultati desideri ottenere dalle automazioni? ClickUp ti consente di creare tipi di attività personalizzati su misura per i diversi aspetti della tua attività.
Che tu gestisca le richieste dei clienti, tenga traccia delle attività cardine dei progetti o gestisca i processi HR, puoi definire ogni tipo di attività con campi personalizzati e stati unici che ne riflettono lo scopo.
Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere informazioni specifiche relative a ciascun tipo di attività, come elenchi a discesa per le leve di priorità o formule per il calcolo dello stato.
📌 Esempio: se stai effettuando il monitoraggio delle categorie dei progetti di marketing, puoi creare un campo personalizzato con un elenco a discesa con opzioni come "Media a pagamento", "Contenuti organici" e "Contenuti generati dagli utenti". Aggiungi campi unici per acquisire dettagli importanti, come le scadenze di pubblicazione o i tipi di canale.
Ciò contribuisce a mantenere la coerenza nella registrazione delle informazioni. Salva questi tipi di attività personalizzate come modelli da riutilizzare in tutta la tua organizzazione.
Passaggio 3: Sviluppare l'automazione
Una volta definite le tue attività, è il momento di automatizzarle! ClickUp Automazioni ti consentono di impostare attività ricorrenti e creare trigger che avviano automaticamente le azioni.
Potreste pensare che siano necessarie competenze di programmazione. Non è così! È come un domino: un'azione ne innesca un'altra in perfetta sincronia, fino all'esecuzione automatica anche delle attività più noiose.
📌 Esempio: supponiamo che il tuo team contrassegni un'attività di progettazione come "completata". Puoi creare un'automazione personalizzata che ti avvisa immediatamente per l'approvazione e pianifica un controllo di qualità con una scadenza. Ciò ti consente di mantenere la responsabilità e garantisce che non vi siano ritardi nei progressi.
Non è più necessario ricorrere a promemoria manuali che potremmo dimenticare di inviare. Con pochi clic, puoi evitare il rischio di trascurare tutte le attività coinvolte!
Prima dell'automazione, ogni volta che un copywriter terminava un'attività, dovevamo comunicare manualmente alla catena di comando che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore. È stato fantastico, perché tutto il team segue le proprie attività quotidiane in ClickUp.
Prima dell'automazione, ogni volta che un copywriter terminava un'attività, dovevamo comunicare manualmente alla catena di comando che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore. È stato fantastico, perché tutto il team segue le proprie attività quotidiane in ClickUp.
Passaggio 4: monitorare attentamente l'automazione sin dalle prime fasi
Una volta avviato il processo di automazione, monitoralo attentamente e verifica cosa funziona meglio per il tuo team.
Scegli tra oltre 15 visualizzazioni ClickUp per monitorare il tuo lavoro nel modo più adatto al tuo team. Utilizza la vista Elenco per una gestione dettagliata delle attività, la vista Calendario per il monitoraggio delle scadenze e la vista Gantt per visualizzare tutte le attività cardine e le dipendenze.
Queste visualizzazioni sono completamente personalizzabili, quindi puoi modificarle come preferisci. Puoi anche filtrare le attività in base allo stato, agli assegnatari e altro ancora per mettere ulteriormente ordine nella gestione dei tuoi processi aziendali.
Inoltre, le dashboard di ClickUp forniscono una panoramica in tempo reale dei tuoi flussi di lavoro e ti consentono di monitorare efficacemente i KPI.
Dal carico di lavoro dei dipendenti alle tempistiche dei progetti, queste dashboard ti consentono di tenere sotto controllo tutto e automatizzare la reportistica aziendale.
Passaggio 5: Ottimizzare l'automazione nel tempo
Per quanto le automazioni siano comode, richiedono comunque un certo livello di supervisione umana. Quindi, non basta effettuare l'impostazione e dimenticarsene.
ClickUp offre gli strumenti di reportistica più affidabili per l'automazione. Il nostro software di reportistica ti consente di creare dashboard all-in-one come centro di controllo delle tue attività.
È facile come aggiungere schede di misurazione e grafici, inserire i tuoi dati e personalizzare le immagini. Puoi vedere tutto il lavoro ad alto livello per gestire persone, attività, tempo, documenti, incorporamenti e sprint in un unico posto.
Imposta i tuoi obiettivi trimestrali e effettua il monitoraggio del lavoro di ogni dipendente in un unico dashboard. La gestione delle risorse ti aiuta a visualizzare quanto stai sfruttando al meglio il tuo team, mentre l'analisi del carico di lavoro mostra la produttività del tuo team monitorando il completamento delle attività.
L'obiettivo finale? Identificare ciò che stai facendo bene e rimuovere i colli di bottiglia nei tuoi processi attraverso un'automazione efficace. Visualizzando ogni passaggio del tuo flusso di lavoro, potrai gestire team più efficienti e produrre risultati migliori.
📮ClickUp Insight: Recentemente abbiamo scoperto che circa il 33% dei knowledge worker invia messaggi a 1-3 persone al giorno per ottenere le informazioni di cui ha bisogno. Ma cosa succederebbe se tutte le informazioni fossero documentate e prontamente disponibili?
Con ClickUp al tuo fianco, il cambio di contesto diventa un ricordo del passato grazie agli aggiornamenti automatici.
Desideri un rapido riassunto dello stato del team senza dover consultare la dashboard? Utilizza ClickUp Brain, il tuo assistente basato sull'IA!
Brain ha una risposta per ogni domanda relativa al progetto perché attinge le informazioni dalla tua area di lavoro: attività, appunti delle riunioni e persino conversazioni in chat. Ciò significa che ottieni solo ciò di cui hai bisogno, senza inutili fronzoli e con una precisione del 100%!
Puoi anche utilizzarlo per creare automazioni personalizzate in ClickUp utilizzando prompt in linguaggio naturale.
Bonus Passaggio 6: Coinvolgi il tuo team per un miglioramento costante
Il tuo team è la tua risorsa più importante, quindi coinvolgi i tuoi collaboratori! Aggiungi commenti alle attività per raccogliere feedback sui flussi di lavoro automatizzati e incoraggiare suggerimenti di miglioramento.
Organizza incontri regolari per discutere di ciò che funziona e raccogliere idee per l'ottimizzazione.
Tutto, dall'ideazione all'implementazione e alla reportistica, avviene qui su ClickUp:
- Identifica le attività ripetitive e che richiedono molto tempo
- Risparmia tempo creando modelli per tipi di attività e campi in base alle tue esigenze aziendali.
- Attiva notifiche e promemoria automatici per rispettare tutte le scadenze.
- Ottieni informazioni in tempo reale sulle tue automazioni
- Collabora in modo produttivo con il tuo team e conserva tutte le attività e le conversazioni in un unico posto.
L'interfaccia intuitiva e le funzionalità/funzioni completamente personalizzabili di ClickUp ti aiutano a dire finalmente addio a quelle fastidiose attività manuali:
È ottimo per automatizzare i processi ripetitivi, aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, evitare di dover fare tre volte il giro della fabbrica per raccogliere informazioni da tre diversi membri del team. Immagino che la maggior parte delle persone lo utilizzi per supportare l'amministrazione o i progetti, ma noi lo abbiamo implementato piuttosto bene per digitalizzare il nostro processo di produzione.
È ottimo per automatizzare i processi ripetitivi, aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, evitare di dover fare tre volte il giro della fabbrica per raccogliere informazioni da tre diversi membri del team. Immagino che la maggior parte delle persone lo utilizzi per supportare l'amministrazione o i progetti, ma noi lo abbiamo implementato piuttosto bene per digitalizzare il nostro processo di produzione.
💡 Suggerimento professionale: non partire da zero. Per accelerare l'automazione, utilizza modelli personalizzati per il tuo settore, come quelli per i flussi di lavoro di onboarding dei clienti o i tracker delle campagne di marketing.
Best practice per un'automazione dei processi con esito positivo
L'automazione della gestione dei processi aziendali è un percorso, non una destinazione. Segui queste best practice per garantire una transizione fluida e di successo.
Inizia in piccolo
Non cercare di automatizzare tutto in una volta. Inizia con un unico processo ben definito all'interno di un reparto specifico. Questo ti consentirà di testare il terreno, identificare potenziali sfide e perfezionare il tuo approccio prima di estendere il lavoro richiesto di automazione a tutta l'organizzazione.
Coinvolgi gli stakeholder sin dal primo giorno
L'automazione modifica in modo significativo il flusso di lavoro, quindi assicurati di coinvolgere più parti interessate sin dalla fase di pianificazione.
In questo modo tutti saranno coinvolti nel processo e comprenderanno gli obiettivi delle automazioni. Raccogliete i contributi di dipendenti, manager e persino clienti per identificare i punti critici e le aree di miglioramento.
Standardizza il processo
Prima di implementare qualsiasi automazione, definisci, documenta e standardizza il tuo processo in tutta l'organizzazione. Questo getta le basi per una transizione fluida e con esito positivo verso flussi di lavoro automatizzati.
Valuta la possibilità di creare e implementare procedure operative standard (SOP) per tutti i processi chiave, in modo che anche un principiante possa utilizzare la piattaforma con una guida manuale minima.
Esegui test approfonditi
Testate accuratamente i vostri flussi di lavoro automatizzati prima di finalizzarli. Monitorate attentamente le prestazioni dopo l'implementazione. Tenete traccia delle metriche chiave come i tempi di elaborazione, i tassi di errore e la soddisfazione dei clienti.
Ciò ti consentirà di identificare e risolvere tempestivamente eventuali problemi, garantendo che l'automazione produca i risultati attesi.
Incorpora l'intelligenza artificiale
L'IA può migliorare significativamente il tuo lavoro di automazione. Quindi, utilizzala il più possibile per semplificarti la vita. Esplora le soluzioni basate sull'IA per l'analisi dei dati, la modellazione predittiva e le attività di assistenza clienti.
Ti aiuta a identificare modelli, prendere decisioni più informate e personalizzare le esperienze dei clienti personalizzate.
Mantieni il controllo umano
Sebbene l'automazione possa ridurre significativamente l'intervento umano, è fondamentale mantenere un certo grado di supervisione umana. Alcune attività richiederanno sempre il giudizio umano, la creatività e il pensiero critico.
Bilanciate le automazioni con la supervisione umana per garantire i migliori risultati possibili.
Seguendo queste best practice, potrai massimizzare i vantaggi dell'automazione dei processi, migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e passare con esito positivo all'automazione senza lasciarti sopraffare dall'aspetto tecnologico.
Liberati dalle catene della carta con ClickUp
Le attività ripetitive sono come piccoli sassolini nelle scarpe: all'inizio li sopporti, ma col tempo diventano fastidiosi e ti rallentano. Ricordi la sensazione che provi quando finalmente riesci a toglierli? Ecco, l'automazione è proprio così.
Ma perché dovresti scegliere ClickUp per le automazioni?
È la piattaforma definitiva per l'automazione dei processi, con automazioni personalizzate, dashboard e un assistente IA intelligente. È la chiave per flussi di lavoro più fluidi, team più felici e clienti soddisfatti. Quindi, perché accontentarsi della monotonia quando l'innovazione è a portata di clic?
È piuttosto semplice. Inizia in piccolo, coinvolgi il tuo team e apporta modifiche man mano che procedi. Prima che te ne accorga, ti chiederai come hai fatto a gestire tutto senza le automazioni.
Sei pronto per l'automazione? Registrati subito per ottenere un account ClickUp gratis!