La tua giornata lavorativa sembra il film "Ricomincio da capo"? Ti svegli, rispondi alle stesse email, aggiorni manualmente gli stessi fogli di calcolo e affronti l'ennesima serie di approvazioni, solo per rifare tutto da capo il giorno dopo.
Molte aziende sono ancora bloccate nell'era pre-Internet, caratterizzata da attività ripetitive e demotivanti che riducono la produttività e spesso portano al burnout dei dipendenti.
Il Gruppo Stepstone ha recentemente riportato che un dipendente a tempo pieno trascorre in media circa 8,7 ore alla settimana in attività ripetitive.
Ma attenzione! A quanto pare, passare a un flusso di lavoro automatizzato non è così complicato come pensavi! Questo articolo ti mostrerà esattamente come automatizzare i processi aziendali manuali, risparmiando tempo, riducendo i costi e aumentando la produttività.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ti stai chiedendo come automatizzare i processi aziendali manuali? Ecco una procedura dettagliata:
- Identifica: Individua le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo all'interno dei tuoi attuali flussi di lavoro
- Ambito: Definire obiettivi chiari e scegliere gli strumenti di automazione giusti
- Sviluppo: Progettazione e creazione di flussi di lavoro automatizzati in linea con i requisiti aziendali
- Test: monitora attentamente le prestazioni dei tuoi processi automatizzati e raccogli feedback
- Monitoraggio: Perfeziona e migliora continuamente i flussi di lavoro automatizzati sulla base dei dati e dei feedback
- Collaborare: Coinvolgi il tuo team nel processo e incoraggia il feedback per un miglioramento continuo
- Infine, non dimenticare di avvalerti degli strumenti di automazione basati sull'IA come ClickUp, che rendono le automazioni senza codice un gioco da ragazzi!
Comprendere i processi manuali
I processi manuali sono flussi di lavoro o attività eseguiti senza l'ausilio dell'automazione o di tecnologie avanzate. Questi processi si basano sul lavoro richiesto, su strumenti fisici o su software di base con un'interconnettività minima. Sono in genere laboriosi e richiedono un input manuale in ogni fase, il che li rende soggetti a inefficienze ed errori.
Alcuni esempi comuni di processi manuali includono:
- Inserimento dati: inserimento manuale dei dati da moduli cartacei o email in fogli di calcolo o altri sistemi
- Elaborazione delle fatture: generazione, invio e riconciliazione manuali delle fatture senza un software di fatturazione automatizzato
- Flussi di lavoro di approvazione: approvazioni con firma fisica o tramite email invece che con sistemi digitali tracciabili
- Inserimento dei dipendenti: raccolta di documenti, compilazione di moduli e svolgimento di orientamenti senza una piattaforma centralizzata
- Gestione dell'inventario: utilizzo di registri cartacei o fogli di calcolo autonomi per monitorare i livelli delle scorte e le esigenze di riordino
- Pianificazione e assegnazione delle attività: coordinamento dei programmi di lavoro o delle assegnazioni delle attività tramite catene di email o bacheche fisiche
- Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): mantenimento manuale delle informazioni sui clienti e dei registri delle interazioni invece di utilizzare un software CRM
Sfide comuni associate ai processi manuali
Questi processi manuali spesso causano colli di bottiglia, errori e inefficienze che ostacolano la crescita aziendale e l'eccellenza operativa.
Sebbene questi processi siano essenziali, tendono a influire sulla produttività. Ecco alcune sfide dei processi manuali.
Dispendioso in termini di tempo
Ogni azienda ha attività manuali ripetitive e noiose, che si tratti di smistare email o assegnare responsabilità quotidiane. Sebbene sembrino insignificanti se considerate singolarmente, collettivamente divorano innumerevoli ore che potrebbero essere dedicate a iniziative strategiche e creative.
Pensateci. Sono le 9 del mattino e invece di prendere un caffè e godervi l'inizio della giornata lavorativa, siete bloccati in un ciclo di lavoro monotono. Non è divertente per nessuno!
Soggetto a errori umani
Immagina di approvare una fattura da un milione di dollari perché qualcuno ha sbagliato un decimale: che guaio! Errori manuali come questo possono portare a risultati problematici, specialmente in campi sensibili ai dati come la finanza o i settori regolamentati.
Un semplice errore di battitura o una svista possono compromettere i progetti, interrompere i flussi di lavoro e costare una fortuna alle aziende (per non parlare della tua dignità nelle riunioni di team).
👀 Lo sapevate? Mizuho Securities, una società giapponese, ha perso oltre 225 milioni di dollari a causa di un errore tipografico in un'operazione di borsa nel 2005: un costoso promemoria di come l'inserimento manuale dei dati possa portare a errori.
Costi di manodopera elevati
Ogni attività che richiede un intervento manuale richiede anche ore di lavoro, che si traducono in spese monetarie. Che si tratti di assumere personale aggiuntivo o di pagare straordinari per completare i processi, l'affidarsi al lavoro umano per attività ripetitive può aumentare inutilmente i costi operativi.
Mancanza di standardizzazione
Pronti per una verità scomoda? Uno dei maggiori problemi che i manager devono affrontare è quello di far sì che tutti seguano gli stessi passaggi per ottenere risultati coerenti. Questo spesso porta a confusione e ritardi nel lavoro.
Senza procedure operative standard (SOP) adeguate, i dipendenti potrebbero lavorare a modo loro. È come chiedere a cinque persone di preparare lo stesso piatto senza una ricetta. Un piatto risulterà troppo salato, un altro bruciato e nessuno saprà cosa è andato storto.
Ma questo fa di te un cattivo manager? Assolutamente no! Hai solo bisogno del processo giusto.
Scalabilità limitata
Affidarsi a processi manuali per gestire le attività significa limitare le risorse umane disponibili.
Se la tua azienda cresce, acquisendo più client, gestendo set di dati più grandi o più stakeholder, i tuoi attuali processi aziendali potrebbero cedere sotto pressione.
Collaborazione inefficiente
La collaborazione sul lavoro dovrebbe essere divertente, non una partita infinita di email del tipo "Ehi, hai approvato questo?" e "Oh, pensavo l'avessi fatto tu!"
Aggiungete alcune riunioni e i ritardi si accumulano. Il risultato sono thread di comunicazione infiniti che non riescono a comunicare in modo efficace, lasciando tutti esausti e frustrati.
📮ClickUp Insight: l'83% dei knowledge worker si affida principalmente alle email e alla chat per comunicare con il proprio team. Tuttavia, quasi il 60% della loro giornata lavorativa viene perso passando da uno strumento all'altro e cercando informazioni.
Con un'app completa per il lavoro come ClickUp, il project management, la messaggistica, le email e le chat convergono tutte in un unico posto! È ora di centralizzare e dare energia!
Vantaggi dell'automazione dei processi manuali
Tutte queste irregolarità possono essere risolte con una soluzione semplice: l'automazione.
Ecco alcuni modi in cui l'automazione può aiutare la tua azienda.
- Trasformazione digitale: L'automazione dei processi è come aggiornare la tua azienda dall'analogico al digitale. Sostituisce montagne di documenti cartacei e l'inserimento manuale dei dati con flussi di lavoro digitali eleganti
- Risparmia tempo alla tua azienda: Perché dedicare ore ad attività ripetitive quando l'automazione può completarle in pochi secondi? Libera il tempo del tuo team per attività più strategiche e creative
- Riducete l'intervento umano: Dite addio alla microgestione costante. L'integrazione dell'automazione dei processi robotici (RPA) nella vostra azienda si occupa delle attività di routine, riducendo le possibilità di errore
- Migliora l'efficienza operativa: le automazioni semplificano i processi, aiutano a utilizzare le risorse in modo efficiente, velocizzano le attività, riducono gli errori e mantengono coerenti i flussi di lavoro per una migliore efficienza complessiva
- Collaborazione più fluida: Non dovrete più cercare email per aggiornamenti! Le automazioni centralizzano le informazioni e rendono più facile per i team condividere gli aggiornamenti attraverso commenti su attività specifiche e rimanere sulla stessa pagina in qualsiasi momento
- Aumenta la soddisfazione dei clienti: risparmiando tempo nelle attività, potrai concentrarti maggiormente sullo sviluppo della qualità della tua azienda. Un esempio di automazione nel servizio clienti potrebbe essere l'invio automatico di email di aggiornamento
In breve, l'automazione non si limita a risolvere le inefficienze, ma migliora l'azienda nel suo complesso.
🧠 Curiosità: L'Harvard Business Review ha riportato che il 60% dei dipendenti ritiene che l'automazione abbia aumentato la propria produttività e la qualità del lavoro, rendendo il proprio lavoro più sicuro.
Come automatizzare i processi manuali
Da dove iniziare con l'automazione dei processi aziendali? È possibile fare riferimento a innumerevoli esempi di automazione dei processi aziendali disponibili online, ma non tutti potrebbero funzionare per voi.
È necessario sperimentare e creare un processo di flusso di lavoro unico che soddisfi le vostre esigenze. Ecco una guida passo passo per iniziare:
Passaggio 1: identificare i miglioramenti dei processi
Prima di passare direttamente all'automazione, fai un passo indietro e valuta i processi esistenti. Poniti queste domande.
- Qual è il tuo attuale flusso di lavoro?
- Quali attività richiedono più tempo?
- Quanti di essi possono essere automatizzati?
Queste domande ti aiuteranno a individuare il processo pronto per un aggiornamento digitale. Per semplificare questo processo, utilizza strumenti di automazione dei processi aziendali.
ClickUp è il miglior software di automazione delle attività che ti aiuta ad automatizzare i processi aziendali, collaborare e monitorare lo stato di avanzamento, il tutto in un'unica piattaforma.
Utilizza strumenti come le mappe mentali di ClickUp per visualizzare il tuo flusso di lavoro e identificare facilmente le aree di miglioramento a colpo d'occhio.
💡Suggerimento: coinvolgi il tuo team e collabora con i tuoi colleghi in tempo reale. Hai bisogno di collegare il tuo brainstorming visivo (con note adesive, forme e connettori) alle attività reali? Prova le lavagne online di ClickUp e rendi molto più divertente il perfezionamento del tuo flusso di lavoro!
Passaggio 2: Definizione dei requisiti di automazione
Una volta mappate le inefficienze, è il momento di fissare obiettivi chiari. Quali risultati desideri ottenere dall'automazione? ClickUp ti consente di creare tipi di attività personalizzati su misura per i diversi aspetti della tua attività.
Che si tratti di gestire le richieste dei clienti, monitorare le attività cardine di un progetto o gestire i processi HR, è possibile definire ogni tipo di attività con campi personalizzati e stati unici che ne riflettono lo scopo.
Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere informazioni specifiche relative a ciascun tipo di attività, come elenchi a discesa per le leve di priorità o formule per calcolare lo stato di avanzamento.
📌 Esempio: se stai monitorando le categorie dei progetti di marketing, puoi creare un campo personalizzato a elenco a discesa con opzioni come "Media a pagamento", "Contenuti organici" e "Contenuti generati dagli utenti". Aggiungi campi univoci per acquisire dettagli importanti, come le scadenze di pubblicazione o i tipi di canale.
Ciò contribuisce a mantenere la coerenza nella registrazione delle informazioni. Salva questi tipi di attività personalizzate come modelli da riutilizzare in tutta l'organizzazione.
Passaggio 3: Sviluppare l'automazione
Una volta definite le attività, è il momento di automatizzarle! Le automazioni di ClickUp ti consentono di impostare attività ricorrenti e creare trigger che avviano automaticamente le azioni.
Si potrebbe pensare che siano necessarie competenze di codifica. Non è così! È come un domino: un'azione trigger l'altra in perfetta sincronizzazione, fino all'esecuzione automatica anche delle attività più noiose.
📌 Esempio: supponiamo che il tuo team contrassegni un'attività di progettazione come "completata". Puoi creare un'automazione personalizzata che ti avvisa immediatamente per l'approvazione e pianifica un controllo di qualità con una scadenza. In questo modo sei responsabile e garantisci che lo stato non venga compromesso.
Non è più necessario ricorrere a promemoria manuali che potremmo dimenticare di inviare. Con pochi clic, puoi evitare il rischio di trascurare tutte le attività coinvolte!
Prima delle automazioni, ogni volta che un copywriter terminava un'attività, dovevamo comunicare manualmente alla catena di comando che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore. È stato fantastico, perché tutto il team segue le proprie attività quotidiane in ClickUp.
Prima delle automazioni, ogni volta che un copywriter terminava un'attività, dovevamo comunicare manualmente alla catena di comando che il testo era pronto. Ciò poteva richiedere fino a 36 ore. È stato fantastico, perché tutto il team segue le proprie attività quotidiane in ClickUp.
Passaggio 4: monitorare attentamente l'automazione sin dalle prime fasi
Una volta avviato il processo di automazione, monitoralo attentamente e verifica cosa funziona meglio per il tuo team.
Scegli tra oltre 15 viste ClickUp per monitorare il tuo lavoro nel modo più adatto al tuo team. Utilizza la vista Elenco per una gestione dettagliata delle attività, la vista Calendario per monitorare le scadenze e la vista Gantt per visualizzare tutte le tappe fondamentali e le dipendenze.
Queste visualizzazioni sono completamente personalizzabili, quindi puoi modificarle come preferisci. Puoi anche filtrare le attività in base allo stato, agli assegnatari e altro ancora per mettere ulteriormente ordine nella gestione dei processi aziendali.
Inoltre, le dashboard di ClickUp forniscono una panoramica in tempo reale dei flussi di lavoro e consentono di monitorare efficacemente i KPI.
Dal carico di lavoro dei dipendenti alle sequenze dei progetti, queste dashboard ti consentono di tenere sotto controllo tutto e automatizzare la reportistica aziendale.
Passaggio 5: Ottimizzare l'automazione nel tempo
Per quanto comoda, l'automazione richiede comunque un certo livello di supervisione umana. Quindi, non basta impostarla e dimenticarsene.
ClickUp offre gli strumenti di reportistica più affidabili per l'automazione. Il nostro software di reportistica ti consente di creare dashboard all-in-one come centro di controllo.
È facile come aggiungere schede e grafici di misurazione, inserire i dati e personalizzare gli elementi visivi. Puoi visualizzare tutto il lavoro a un livello elevato per gestire persone, attività, tempi, documenti, elementi incorporati e sprint in un unico posto.
Imposta i tuoi obiettivi trimestrali e monitora il lavoro di ogni dipendente in un'unica dashboard. La gestione delle risorse ti aiuta a visualizzare l'efficacia con cui stai sfruttando il tuo team, mentre l'analisi del carico di lavoro mostra la produttività del team monitorando il completamento delle attività.
L'obiettivo finale? Identificare ciò che state facendo bene e rimuovere i colli di bottiglia nei vostri processi attraverso un'automazione efficace. Visualizzando ogni passaggio del vostro flusso di lavoro, potrete gestire team più efficienti e produrre un lavoro migliore.
📮ClickUp Insight: Abbiamo recentemente scoperto che circa il 33% dei knowledge worker invia ogni giorno da 1 a 3 messaggi per ottenere le informazioni di cui ha bisogno. Ma cosa succederebbe se tutte le informazioni fossero documentate e prontamente disponibili?
Con ClickUp al tuo fianco, il cambio di contesto diventa un ricordo del passato grazie agli aggiornamenti automatici.
Desideri un riepilogo/riassunto rapido dello stato di avanzamento del team senza dover consultare la dashboard? Utilizza ClickUp Brain, il tuo assistente basato sull'IA!
Brain ha una risposta per ogni domanda relativa ai progetti perché attinge le informazioni dalla tua area di lavoro: attività, note delle riunioni e persino conversazioni in chat. Ciò significa che ottieni solo ciò di cui hai bisogno, senza inutili fronzoli e con una precisione del 100%!
Puoi anche utilizzarlo per creare automazioni personalizzate in ClickUp utilizzando prompt in linguaggio naturale.
Passaggio bonus 6: Coinvolgi il tuo team per un miglioramento costante
Il tuo team è la tua risorsa più importante, quindi coinvolgi tutti! Aggiungi commenti alle attività per raccogliere feedback sui flussi di lavoro automatizzati e incoraggiare suggerimenti di miglioramento.
Pianifica controlli regolari per discutere ciò che funziona e raccogliere idee per l'ottimizzazione.
Tutto, dall'ideazione all'implementazione e alla reportistica, avviene qui su ClickUp:
- Identificate le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo
- Risparmia tempo creando modelli per tipi di attività e campi in base alle esigenze aziendali
- Attiva notifiche e promemoria automatici per rispettare tutte le scadenze
- Ottieni informazioni in tempo reale sulle tue automazioni
- Collabora in modo produttivo con il tuo team e mantieni tutte le attività e le conversazioni nello stesso posto
L'interfaccia intuitiva e le funzionalità/funzioni completamente personalizzabili di ClickUp ti aiutano a dire finalmente addio a quelle temute attività manuali:
È ottimo per automatizzare i processi ripetitivi, aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, per evitare di dover girare per la fabbrica 3 volte per raccogliere informazioni da 3 diversi membri del team. Immagino che la maggior parte delle persone lo utilizzi per supportare l'amministrazione o i progetti, ma noi lo abbiamo implementato piuttosto bene per digitalizzare il nostro processo di produzione.
È ottimo per automatizzare i processi ripetitivi, aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, per evitare di dover girare per la fabbrica 3 volte per raccogliere informazioni da 3 diversi membri del team. Immagino che la maggior parte delle persone lo utilizzi per supportare l'amministrazione o i progetti, ma noi lo abbiamo implementato piuttosto bene per digitalizzare il nostro processo di produzione.
💡 Suggerimento: non partire da zero. Per accelerare l'automazione, utilizza modelli su misura per il tuo settore, come quelli per i flussi di lavoro di onboarding dei clienti o i tracker delle campagne di marketing.
Best practice per un'automazione dei processi di successo
L'automazione della gestione dei processi aziendali è un percorso, non una destinazione. Segui queste best practice per garantire una transizione fluida e di successo.
Inizia in piccolo
Non cercare di automatizzare tutto in una volta. Inizia con un singolo processo ben definito all'interno di un reparto specifico. Questo ti consentirà di testare il terreno, identificare potenziali sfide e perfezionare il tuo approccio prima di estendere il lavoro richiesto per l'automazione a tutta l'organizzazione.
Coinvolgi gli stakeholder fin dal primo giorno
L'automazione modifica in modo significativo il flusso di lavoro, quindi assicurati di coinvolgere più parti interessate sin dalla fase di pianificazione.
Ciò mantiene tutti coinvolti nel processo e li aiuta a comprendere gli obiettivi dell'automazione. Raccogli input da dipendenti, manager e persino clienti per identificare i punti critici e le aree di miglioramento.
Standardizza il processo
Prima di implementare qualsiasi automazione, definisci, documenta e standardizza i tuoi processi in tutta l'organizzazione. Questo getta le basi per una transizione fluida e di esito positivo verso flussi di lavoro automatizzati.
Valuta la possibilità di creare e implementare procedure operative standard (SOP) per tutti i processi chiave, in modo che anche un principiante possa utilizzare la piattaforma con una guida manuale minima.
Test approfonditi
Testate accuratamente i vostri flussi di lavoro automatizzati prima di finalizzarli. Monitorate attentamente le prestazioni dopo l'implementazione. Tenete traccia delle metriche chiave come i tempi di elaborazione, i tassi di errore e la soddisfazione dei clienti.
Ciò consente di identificare e risolvere tempestivamente eventuali problemi, garantendo che l'automazione fornisca i risultati attesi.
Incorpora l'intelligenza artificiale
L'IA può migliorare significativamente il lavoro richiesto dall'automazione. Quindi, utilizzala il più possibile per semplificarti la vita. Esplora le soluzioni basate sull'IA per l'analisi dei dati, la modellazione predittiva e le attività di assistenza clienti.
Ti aiuta a identificare modelli, prendere decisioni più informate e personalizzare le esperienze dei clienti.
Mantieni il controllo umano
Sebbene l'automazione possa ridurre significativamente l'intervento umano, è fondamentale mantenere un certo grado di supervisione umana. Alcune attività richiederanno sempre il giudizio, la creatività e il pensiero critico dell'uomo.
Bilanciate l'automazione con la supervisione umana per garantire i migliori risultati possibili.
Seguendo queste best practice, potrete massimizzare i vantaggi dell'automazione dei processi, migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e passare con successo all'automazione senza essere sopraffatti dall'aspetto tecnologico.
Liberati dalle catene della carta con ClickUp
Le attività ripetitive sono come piccoli sassolini nelle scarpe: all'inizio li sopporti, ma col tempo diventano fastidiosi e ti rallentano. Ricordi la sensazione quando finalmente riesci a toglierli? Ecco, l'automazione è proprio così.
Ma perché scegliere ClickUp per l'automazione?
È la piattaforma definitiva per l'automazione dei processi, con automazioni personalizzate, dashboard e un assistente IA intelligente. È la chiave per flussi di lavoro più fluidi, team più felici e clienti soddisfatti. Quindi, perché accontentarsi della monotonia quando l'innovazione è a portata di clic?
È piuttosto semplice. Inizia in piccolo, coinvolgi il tuo team e apporta modifiche man mano che procedi. Prima che te ne accorga, ti chiederai come hai fatto a lavorare senza automazioni.
Sei pronto per l'automazione? Registrati subito per un account ClickUp gratis!