Perché la gestione del cambiamento è il fattore decisivo, ora più che mai
Se oggi sei a capo di un team o di un'organizzazione, sai bene che il terreno sotto i tuoi piedi sta cambiando.
Il ritmo del cambiamento sul posto di lavoro è inarrestabile, soprattutto quando si tratta di affrontare la trasformazione dell'IA. Ho dedicato la mia carriera ad aiutare le organizzazioni ad adattarsi e posso affermare con certezza che la vera differenza tra i team che prosperano e quelli che ristagnano non è il set di strumenti, ma l'efficacia con cui gestiscono il cambiamento.
E l'urgenza di farlo nel modo giusto non è mai stata così grande.
Senza una corretta gestione del cambiamento, investire in nuove tecnologie non ti darà i risultati che cerchi. I leader devono riflettere attentamente su come viene terminato il lavoro, su come collaborano i team e su come viene creato valore dai nuovi strumenti.
La posta in gioco è più alta che mai e l'urgenza di gestire correttamente il cambiamento dell'IA non è mai stata così grande.
Lavoro Sprawl: il costo nascosto della frammentazione
Prima di entrare in ClickUp, gestivo i sistemi aziendali di una grande azienda sanitaria. Avevamo tutti gli strumenti SaaS immaginabili, comprese piattaforme di account, risorse umane, ingegneria, marketing e investimenti.
Ogni team aveva i propri preferiti e nessuno di loro comunicava con gli altri. Il risultato? Bottleneck persistenti, ore perse e continue interruzioni IT solo per ottenere un aggiornamento sullo stato.
Questo è il cosiddetto "Work Sprawl": la proliferazione di strumenti scollegati, flussi di lavoro frammentati e contesto perso, un ostacolo alla gestione efficace del cambiamento. Inquadrarlo come un problema IT significa perdere di vista il punto. Si tratta semplicemente di un problema aziendale, puro e semplice.
Quando le informazioni sono disperse e i team passano da un sistema all'altro, la produttività diminuisce, l'innovazione ristagna e l'impegno cala.
Inoltre, comporta un pesante costo finanziario: 2,5 trilioni di dollari persi in produttività globale.
Anche quando le aziende cercano di risolvere il problema, spesso i lanci non vanno a buon fine.
Quando abbiamo provato a implementare Jira per il marketing nella mia vecchia azienda, il team ha partecipato diligentemente alla formazione, ma poi è tornato subito alle proprie lavagne online. Perché? Perché non avevamo spiegato perché il cambiamento fosse importante, in che modo li avrebbe aiutati o quale supporto avrebbero ricevuto.
L'adozione fallisce non perché gli strumenti non funzionano, ma perché le persone non vedono come il cambiamento instauri una connessione con il loro lavoro quotidiano.
La corsa alla convergenza: perché il contesto è tutto
Harvard Business Review ha scoperto che i dipendenti trascorrono il 61% del loro tempo a scambiarsi informazioni, a cercarle o ad aggiornarle su vari strumenti.
Ogni giorno, nuovi strumenti e tecnologie promettono di semplificare il lavoro, ma la maggior parte delle organizzazioni finisce per aumentare i silos e la complessità. La vera svolta arriva quando si convergono il lavoro, le conoscenze e il contesto in un unico posto: un principio fondamentale per una gestione del cambiamento e una trasformazione IA di esito positivo.
Perché la verità è che l'intelligenza artificiale, l'automazione e la trasformazione digitale sono potenti solo quanto il contesto a cui possono accedere. Se devi alimentare manualmente il tuo strumento di intelligenza artificiale ogni volta, stai ancora facendo doppio lavoro. Il futuro appartiene alle organizzazioni che unificano il contesto, dove lavoro, conoscenza e dati coesistono e l'intelligenza può operare senza soluzione di continuità all'interno dei flussi di lavoro reali. E questo futuro sta arrivando, che tu sia pronto o meno.
Per comprendere il reale impatto dei flussi di lavoro frammentati, abbiamo recentemente condotto un sondaggio tra i knowledge worker su come trasformano le conversazioni in azioni concrete. I risultati rivelano una lacuna critica: la maggior parte dei team si affida ancora a metodi manuali o incoerenti per tenere traccia dei passaggi successivi e pochissimi utilizzano strumenti dedicati alla project management. Questa mancanza di struttura fa sì che spesso attività importanti vengano trascurate, rendendo più difficile per i team rimanere allineati e in produttività.
Questo è il nostro obiettivo principale in ClickUp. Siamo stati fondati per rendere le persone più produttive e, per farlo, andiamo oltre la semplice creazione di funzionalità/funzione per creare una base in cui il contesto è unificato, i flussi di lavoro sono collegati e i team possono muoversi più rapidamente con meno attriti. Le organizzazioni che agiscono ora, abbattendo i silos e convergendo il loro lavoro, definiranno il prossimo decennio.
Ma prima di tutto, devi capire a che punto sei oggi. È qui che entra in gioco la Matrice di trasformazione dell'IA.
La matrice della trasformazione dell'IA: diagnosticare la tua posizione attuale
Per aiutare le organizzazioni a capire dove si trovano e dove devono arrivare, utilizzo la Matrice di trasformazione dell'IA, uno strumento pratico per diagnosticare lo stato attuale e tracciare un percorso da seguire.
Ecco una rappresentazione visiva della matrice di trasformazione dell'IA:
I quattro quadranti della matrice di trasformazione dell'IA
- Basso contesto, bassa convergenza: è da qui che partono la maggior parte delle organizzazioni. Gli strumenti sono frammentati, i dati sono sparsi e l'intelligenza ha un limite, essendo limitata a progetti pilota isolati. Le soluzioni manuali sono la norma e ogni nuova iniziativa sembra una reinvenzione della ruota
- *contesto elevato, bassa convergenza: alcuni team dispongono di dati ricchi e competenze approfondite, ma questi rimangono confinati in silos. I progetti possono sembrare promettenti, ma non è possibile scalarli perché il flusso del contesto non si estende all'interno dell'organizzazione
- Contesto limitato, elevata convergenza: in questo caso hai unificato i tuoi strumenti, ma i dati e le conoscenze che alimentano l'intelligenza sono ancora scarsi o obsoleti. L'automazione è possibile, ma i risultati sono generici e privi di impatto perché manca ancora il contesto
- contesto elevato, elevata convergenza:* questo è l'obiettivo. Lavoro, conoscenza e contesto sono unificati. L'intelligenza opera all'interno di flussi di lavoro in tempo reale, fornendo approfondimenti e automazioni su misura che fanno davvero la differenza. I team dedicano meno tempo alla ricerca e più tempo alla creazione di valore
Quindi inizia rispondendo onestamente alla domanda: Dove mi trovo in questa matrice? In base alla mia esperienza, la maggior parte delle aziende pensa di essere più avanti di quanto non sia in realtà.
La domanda successiva è: Come posso andare avanti? È qui che la gestione del cambiamento diventa il ponte.
Dalla diagnosi all'azione: perché la gestione del cambiamento è il ponte
Comprendere la tua posizione nella matrice è solo l'inizio.
La vera sfida, e opportunità, è spostarsi verso il quadrante in alto a destra, una zona caratterizzata da un contesto elevato e un'elevata convergenza.
Vale la pena ribadire che la tecnologia da sola non basta per raggiungere questo obiettivo. Ma le persone sì.
Il percorso dalla frammentazione alla convergenza, dai dati isolati al contesto unificato, è fondamentalmente un percorso umano e costituisce la spina dorsale di qualsiasi strategia di trasformazione digitale efficace.
Ciò richiede un cambiamento di mentalità, la creazione di nuove abitudini e la creazione delle condizioni per un cambiamento sostenibile. Gli strumenti più avanzati al mondo non daranno risultati se i tuoi team non hanno accettato e si sono impegnati a seguire l'idea. Hai anche bisogno di leader che diano l'esempio e di processi flessibili che offrano supporto al miglioramento continuo.
Descriverò questo concetto attraverso i quattro pilastri della gestione del cambiamento, ovvero le leve che consentono alle organizzazioni di passare dalla consapevolezza di ciò che deve cambiare alla sua effettiva realizzazione.
I quattro pilastri della gestione del cambiamento e come li mettiamo in pratica in ClickUp
Ecco come i quattro pilastri della gestione del cambiamento si concretizzano nella pratica.
1. Sponsorizzazione esecutiva: le fondamenta
Il cambiamento parte dall'alto. I leader migliori non si limitano ad approvare il cambiamento, ma si immergono completamente in esso. Utilizzano la piattaforma, ne imparano le peculiarità e il valore, quindi comunicano la visione e si assicurano che i team abbiano ciò di cui hanno bisogno. Il sostegno dei dirigenti ha visibilità, è esplicito e costante.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- Il nostro CEO e COO partecipano regolarmente a iniziative di IA, promuovono la condivisione del proprio flusso di lavoro e celebrano i successi nei canali aziendali
- La leadership "predica bene" utilizzando ClickUp e strumenti di IA nel proprio lavoro quotidiano e con condivisione del risultato
- Quando i dirigenti danno il loro sostegno, stabiliscono uno standard per tutti gli altri
Passaggi per promuovere il sostegno da parte dei dirigenti:
- Assicurati il supporto visibile da parte dei vertici aziendali
- Elabora una strategia di comunicazione chiara affinché i leader possano comunicare le ragioni del cambiamento e i benefici attesi
- Assegna il tempo, il budget e il personale necessari per un'implementazione con esito positivo
- Consenti ai leader di utilizzare i nuovi strumenti e di promuovere attivamente la condivisione delle loro esperienze
2. Coinvolgimento del team: coinvolgi i membri sin dall'inizio e con frequenza
I cambiamenti imposti dall'alto raramente hanno successo. I risultati migliori si ottengono quando i team si sentono titolari fin dall'inizio. Coinvolgi i membri del team sin dalle prime fasi, invitali a testare il nuovo cambiamento e crea dei circuiti di feedback quando offrono suggerimenti per migliorarlo. Quindi, invitali a mostrare in che modo il cambiamento influisce in modo significativo sul loro lavoro.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- Organizziamo concorsi sull'IA a livello aziendale in cui chiunque, da qualsiasi reparto, può presentare i propri flussi di lavoro basati sull'IA
- Gli invii vincitori vengono pubblicati nei nostri principali canali di Chattare per ispirare gli altri e diffondere idee
- La partecipazione coinvolge i reparti commerciali, finanza, risorse umane e marketing, non solo quello dei prodotti e dell'ingegneria
Passaggi per ottenere il consenso del team:
- Coinvolgi i membri del team sin dalle prime fasi dell'implementazione e del processo decisionale
- Crea canali aperti per la condivisione di opinioni, preoccupazioni e suggerimenti da parte del personale
- Utilizza il feedback per perfezionare i flussi di lavoro e dimostrare la tua reattività
- Spiega chiaramente in che modo i cambiamenti influiscono sul lavoro quotidiano e rispondi alla domanda "cosa ci guadagno?"
- Riconosci pubblicamente i contributi, anche se non tutti i suggerimenti vengono adottati
3. Identifica i tuoi campioni: colma il divario
I campioni sono agenti di cambiamento nella tua organizzazione che creano la connessione tra leadership e l'organizzazione in senso lato. Sono molto rispettati, innovativi e conoscono profondamente come viene terminato il lavoro. I campioni non si limitano a evangelizzare, ma costruiscono, risolvono i problemi e ispirano fiducia nel processo di cambiamento.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- I campioni guidano dall'avanguardia, rimboccandosi le maniche per aiutare i compagni di squadra ad adottare nuovi strumenti
- Il mio team ed io organizziamo workshop e webinar settimanali in cui sia i campioni che i nuovi arrivati possono imparare, porre domande e ottenere supporto pratico
- Quando i team incontrano ostacoli, i campioni e i membri del mio team fanno il passaggio per risolvere i problemi, co-creare i flussi di lavoro e condividere la best practice
Passaggi per potenziare i campioni:
- Seleziona campioni rispettati e innovativi con una solida conoscenza dei flussi di lavoro
- Coinvolgi i tuoi dipendenti come consulenti, costruttori e promotori del cambiamento
- Coinvolgi i campioni sin dalle prime fasi delle sessioni di formazione e mantienili presenti durante le fasi di implementazione
- Consenti ai campioni di rafforzare la comunicazione, affrontare le preoccupazioni e modellare l'adozione
- Assicurati che i campioni agiscano come ambasciatori attivi del cambiamento in tutta l'organizzazione
4. Abbraccia il cambiamento incrementale: crea slancio
Cercare di cambiare tutto in una volta crea resistenza. Lo slancio si crea quando i team possono sperimentare in sicurezza, personalizzare la loro esperienza e celebrare lo stato lungo il percorso.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- Ogni concorso sull'IA si concentra su un flusso di lavoro o un problema aziendale, con miglioramenti iterativi nel tempo
- I team sono incoraggiati a personalizzare la loro esperienza, con confini chiari su ciò che può e non può essere modificato
- Gli utenti creano viste private che soddisfano le loro esigenze, pur rimanendo in linea con gli standard organizzativi
- I piccoli successi vengono celebrati nei canali aziendali, rafforzando lo stato come un percorso continuo
Passaggi per abbracciare il cambiamento incrementale:
- Implementa i cambiamenti in fasi gestibili per creare slancio
- Consenti ai team di testare nuove funzionalità/funzione e suggerire miglioramenti
- Stabilisci dei limiti per i flussi di lavoro flessibili rispetto a quelli fissi
- Consenti la personalizzazione con viste private e sperimentazioni sicure
- Collabora con i campioni per diffondere l'adozione e normalizzare il cambiamento come pratica di condivisione
Il ruolo del manager: tradurre la visione in azione
I grandi leader guidano con l'esempio e i manager sono il fulcro di qualsiasi trasformazione. In ClickUp, i manager devono comunicare il "perché" e il "come", facilitare il feedback e dare l'esempio dei comportamenti che si aspettano dai membri del loro team.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- I manager non sono semplici spettatori. Partecipano ai workshop, promuovono la condivisione dei propri successi in termini di flusso di lavoro e incoraggiano i propri team a partecipare ai concorsi
- Supportano i campioni, creano spazi sicuri per la sperimentazione e utilizzano essi stessi nuovi strumenti
Passaggi per i manager:
- Spiega chiaramente lo scopo e il processo del cambiamento
- Facilita il feedback aperto e affronta le preoccupazioni
- Utilizza nuovi strumenti e processi insieme ai tuoi team
- Forniamo assistenza e collaboriamo con i campioni
Il ruolo del Customer Success Manager
Quando aiutiamo i nostri clienti a implementare ClickUp, il processo che incoraggiamo è lo stesso. E qui, i nostri Customer Success Manager (CSM) sono partner chiave nella trasformazione.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- I nostri CSM forniscono servizi di consulenza, assistenza nel piano e condivisione delle best practice
- Migliorano i risultati aziendali, facilitano le revisioni esecutive e garantiscono ai team l'accesso alla formazione e alle risorse
- Ci aiutano a monitorare i KPI, a eseguire programmi di "formazione dei formatori" e a metterci in connessione con nuove funzionalità e webinar
Passaggi per sfruttare al meglio il tuo CSM:
- Utilizza i servizi di consulenza per la governance e le best practice
- Sviluppa piani di esito positivo personalizzati e forma i formatori interni
- Utilizza il coinvolgimento KPI e la reportistica per il monitoraggio dello stato
- Sfrutta le risorse disponibili, come corsi di formazione e webinar
Pianificare l'esito positivo: su cosa puntare
L'esito positivo delle implementazioni non è frutto del caso o delle buone intenzioni. È necessario progettarle e pianificarle strategicamente.
Come si presenta questo approccio in ClickUp:
- Abbiamo un piano per il lancio in fasi, con attività cardine e comunicazioni chiare
- Identifichiamo tempestivamente i vincoli, quali limiti delle risorse, sfide tecniche o priorità concorrenti, e li affrontiamo in modo diretto
- Definiamo gli MVP per ogni iniziativa, fissiamo obiettivi misurabili e creiamo team di progetto interfunzionali
Passaggi per pianificare il piano per il successo:
- Scegli tra un'implementazione unica o un'introduzione graduale in base alla preparazione dell'organizzazione
- Fissa attività cardine realistiche e comunicali in modo chiaro
- Identifica tempestivamente i potenziali ostacoli
- Chiarisci cosa significa "prodotto minimo funzionante" per la tua trasformazione
- Stabilisci obiettivi misurabili per il nuovo sistema o processo
- Crea un team interfunzionale che includa uno sponsor, dei sostenitori, dei responsabili dell'implementazione, un supporto alla formazione e dei tester
Integrare l'intelligenza nel cambiamento
Uno dei maggiori ostacoli al cambiamento non è la resistenza vera e propria, ma l'attrito. Le persone vogliono adottare nuovi modi di lavorare, ma se ciò comporta più passaggi, più strumenti o più costi generali, tendono a ricadere nelle vecchie e comode abitudini.
È qui che ClickUp Brain e ClickUp Brain Max cambiano le regole del gioco. Invece di chiedere ai team di ricordare nuovi processi, Brain integra l'intelligenza direttamente nei flussi di lavoro quotidiani.
- clickUp Brain * rende le conoscenze universalmente ricercabili tra attività, documenti e commenti. Invece di chiedersi "Dov'è quell'aggiornamento?", i team devono solo chiedere a ClickUp Brain e ottenere immediatamente la risposta
- clickUp Brain MAX va oltre: acquisisce gli aggiornamenti tramite input vocale, trasforma le note in elementi da intraprendere* e persino evidenzia automaticamente il lavoro urgente
Riducendo il carico cognitivo e rendendo facili le azioni giuste, le nuove abitudini prendono piede in modo naturale e sostenibile.
Lezioni dalla prima linea
La gestione del cambiamento non è una lista di controllo, ma un lavoro continuo che richiede ascolto, iterazioni e celebrazione degli esiti positivi. In ClickUp abbiamo organizzato concorsi sull'IA, offerto incentivi e diffuso gli esiti positivi attraverso i canali aziendali. Ma l'impatto maggiore deriva dalla creazione di abitudini e dalla dimostrazione ai team di come lo strumento risolva i loro specifici problemi lavorativi. Niente è più efficace che vedere il proprio problema risolversi davanti ai propri occhi.
Uno dei miei momenti preferiti è stato durante un evento Secret Supper a Città del Messico. Ho presentato un flusso di lavoro automatizzato per valutare le chiamate commerciali e generare contenuto per le campagne. Vedere le persone rendersi conto che "Questo risolve davvero il mio problema" è stato un punto di svolta.
Sono proprio quei momenti di illuminazione che spingono verso una vera adozione.
L'urgenza del presente
La spinta sempre più forte verso la convergenza dei contesti, che unisce flussi di lavoro, contesti e IA, significa che il margine per ottenere un vantaggio competitivo si sta riducendo. Le organizzazioni che considerano la gestione del cambiamento come una strategia, e non come un ripensamento, supereranno le altre.
Se stai iniziando la tua trasformazione, non aspettare. Inizia in piccolo, celebra i successi, dai potere ai tuoi campioni e non perdere mai di vista le persone al centro del cambiamento. Le organizzazioni che si muovono ora, quelle che unificano il contesto del lavoro, riducono la dispersione del lavoro e guidano la trasformazione dell'IA, definiranno il futuro del lavoro.
Costruiamo qualcosa di meglio, insieme.