All'inizio del 1900, un avvocato di nome Reginald Heber Smith dovette affrontare una sfida insolita: gestire un centro di assistenza legale con un budget ridotto.
Per tenere traccia del lavoro terminato su migliaia di casi, ha sviluppato un sistema che registrava con precisione il numero di ore che ogni avvocato dedicava a ciascuna attività.
A distanza di un secolo, molte agenzie creative e di marketing stanno ancora lottando con lo stesso legacy: un modello che presume che ogni minuto di produttività sia fatturabile.
Tuttavia, la domanda ora è: qual è il costo nascosto del monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili per le agenzie?
In questo post del blog, esploreremo come questa idea contabile vecchia di un secolo continui ancora oggi a influire sui tuoi margini. Come bonus, vedremo in che modo ClickUp può offrirti supporto. 🎯
⭐ Modello in primo piano
Il modello di monitoraggio del tempo di ClickUp Consultant è progettato per aiutare i team di consulenza e le agenzie a gestire quotidianamente clienti, progetti e risultati finali. Ogni minuto può essere collegato a un'attività, una riunione o un risultato finale, offrendo piena visibilità su ciò che è fatturabile e ciò che non lo è.
Questa configurazione elimina le congetture, aiutandoti a effettuare il monitoraggio del tempo dedicato alle attività e ai progetti e alla connessione tra questi e la redditività complessiva del progetto.
I costi nascosti derivanti dal mancato monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili
Anche nelle agenzie più impegnate e performanti, non tutte le ore lavorate si traducono in entrate.
Le chiamate dei clienti, le riunioni interne, le revisioni rapide e le attività amministrative si sommano. Ma se non viene effettuato un monitoraggio corretto, erodono silenziosamente i profitti. Cerchiamo di capire dove si verificano i costi aggiuntivi e perché la gestione delle tabelle orarie è importante.
Opportunità di guadagno perse
Quando le ore fatturabili non vengono monitorate, le agenzie perdono denaro.
Consideriamo un'agenzia di design che lavora a un progetto di branding: un designer impiega 10 ore per finalizzare le revisioni del client. Solo sei di queste ore vengono registrate a causa di voci dimenticate e arrotondamenti per difetto. Nel corso di più progetti, questa discrepanza potrebbe costare all'agenzia migliaia di dollari al mese.
📮 ClickUp Insight: Mentre il 40% dei dipendenti dedica meno di un'ora alla settimana a attività invisibili sul lavoro, un sorprendente 15% perde più di 5 ore alla settimana, pari a 2,5 giorni al mese!
Questo spreco di tempo apparentemente insignificante ma invisibile potrebbe lentamente erodere la tua produttività. ⏱️
Utilizza il monitoraggio del tempo e l'assistente IA di ClickUp per scoprire esattamente dove stanno andando a finire quelle ore invisibili. Individua le inefficienze, lascia che l'IA automatizzi le attività ripetitive e recupera tempo prezioso! Guarda questo video per saperne di più sulle tabelle orarie e le approvazioni in ClickUp. 👇🏼
Riduzione della produttività
Confondere il confine tra attività fatturabili e non fatturabili può compromettere l'efficienza del team.
Ad esempio, un esperto di strategie di marketing potrebbe dedicare parte della giornata a una campagna per un cliente, ma anche controllare le email interne, preparare rapporti e partecipare a riunioni ad hoc. Senza un monitoraggio accurato del tempo, è impossibile capire quanta parte della giornata sia stata effettivamente dedicata ad attività che generano entrate.
Il risultato è un duplicato del lavoro richiesto, una perdita di concentrazione e uno spreco di tempo nel tentativo di ricomporre flussi di lavoro frammentati.
🧠 Curiosità: Tutto è iniziato con il timbro cartellino. Willard Bundy brevettò il primo orologio marcatempo pratico nel 1888 e quella capacità meccanica di timbrare le ore rese possibile la moderna fatturazione basata sul tempo.
Difficoltà nella previsione dei budget dei progetti
Trascurare le ore non fatturabili spesso porta a sottovalutare i costi dei progetti.
Supponiamo che una società di consulenza stia partecipando a una gara d'appalto per un nuovo client. Assegna 50 ore per i risultati finali, ma dimentica di tenere conto della pianificazione interna, delle riunioni di stato e dei controlli di qualità. Quando il progetto va in ritardo, le scadenze non vengono rispettate, i margini di profitto si riducono e la soddisfazione del cliente diminuisce.
💡 Suggerimento professionale: monitora i costi opportunità insieme alle ore non fatturabili. Se un team dedica 40 ore alla formazione interna, calcola l'equivalente delle ore fatturabili perse. Questo aiuta i responsabili finanziari a giustificare il ROI della formazione.
Aumento delle controversie relative alla fatturazione dei clienti
Voci di tempo vaghe o imprecise possono rapidamente causare conflitti di fatturazione.
Supponiamo che un'agenzia di sviluppo web fatturi a un cliente 15 ore di lavoro per la riprogettazione di un sito web, ma non abbia registrato attività minori come la risoluzione di problemi o i test. Il cliente contesta gli addebiti, ritardando il pagamento mentre l'agenzia si affretta a giustificare le ore lavorate.
🔍 Lo sapevate? Negli anni '40, l'American Bar Association (ABA) iniziò a promuovere l'idea che gli avvocati monitorassero il loro tempo con incrementi di sei minuti. Questa pratica fu formalizzata nel 1958, quando l'ABA suggerì che gli avvocati dovessero puntare a fatturare 1.300 ore all'anno.
Allocazione inefficiente delle risorse
Senza dati chiari, i manager possono valutare erroneamente come i membri del team impiegano il loro tempo.
Ad esempio, un copywriter senior potrebbe sembrare sottoutilizzato perché le sue ore dedicate alla ricerca non fatturabile o al tutoraggio degli stagisti non vengono sottoposte a monitoraggio. Nel frattempo, il personale junior potrebbe essere sovraccarico di attività fatturabili. Una valutazione errata delle capacità come questa può portare a burnout, spreco di talenti e un'esecuzione irregolare dei progetti.
💡 Suggerimento professionale: Smetti di pensare solo in termini di ore e inizia a pensare in termini di modelli. Se noti che gli strateghi registrano sempre molte ore non fatturabili il lunedì, si tratta di un problema sistemico. Forse è possibile consolidare le chiamate settimanali di aggiornamento o sostituire metà della preparazione con report automatizzati.
Come mitigare i costi nascosti derivanti dal mancato monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili
Categorizzare le attività, effettuare il monitoraggio del tempo in modo coerente, esaminare le informazioni e adeguare i flussi di lavoro aiutano le agenzie a riprendere il controllo sulla gestione del tempo.
ClickUp ti aiuta in questo. 🤩
È il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo che combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto alimentato dall'intelligenza artificiale che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Ecco come puoi mitigare i costi nascosti delle ore non tracciate utilizzando la piattaforma:
Passaggio n. 1: classificare le attività come fatturabili o non fatturabili
Inizia chiarendo cosa è fatturabile e cosa non lo è.
✔️ Ecco una lista di controllo delle ore fatturabili!
- Lavoro sui progetti dei clienti (progettazione, codifica, scrittura, consulenza)
- Sessioni strategiche e piano dei risultati finali per i clienti
- Riunioni e chiamate con i clienti relative a progetti specifici
- Revisioni e modifiche richieste dai clienti
- Ricerca a diretto supporto di un progetto del cliente
- Produzione di risultati (grafica, reportistica, presentazioni)
- Workshop per clienti in loco o virtuali
- Revisione e controllo qualità dei materiali dei clienti
Annotali in un semplice elenco di riferimento, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Successivamente, rendi facile il monitoraggio aggiungendo etichette coerenti, come "Fatturabile" e "Non fatturabile". Organizza una breve sessione con il tuo team per esaminare alcuni esempi, in modo che tutti applichino gli stessi standard.
❌ Ecco alcune attività non fatturabili:
- Lavori amministrativi (email, archiviazione, inserimento dati)
- Riunioni interne del team e standup
- Formazione o sviluppo professionale
- Marketing o sviluppo aziendale per l'agenzia
- Pianificazione interna dei progetti o documentazione dei processi
- Il tempo che i dipendenti dedicano all'apprendimento di nuovi strumenti o software
- Valutazioni delle prestazioni o attività relative alle risorse umane
- Gestione dell'ufficio o coordinamento del team
Le attività di ClickUp sono gli elementi costitutivi del tuo flusso di lavoro. Ciascuna di esse contiene più componenti, tra cui descrizioni, allegati, tag, liste di controllo e commenti. In questo modo, puoi contrassegnare le attività come "fatturabili" o "non fatturabili", creando un sistema coerente per il tuo team e mantenendo tutto il contesto in un unico posto.
Ad esempio, un autore di contenuti che lavora al blog di un cliente crea un'attività con il titolo "Bozza blog cliente Y" e la contrassegna come "fatturabile". Aggiunge una descrizione con scadenze e requisiti. Alla fine del mese, il responsabile marketing filtra per tag per selezionare le ore fatturabili.
Passaggio 2: monitorare il tempo in modo coerente
Ora è il momento di incoraggiare il tuo team a registrare il tempo ogni giorno, piuttosto che aspettare la fine della settimana, in modo che le voci siano accurate e complete.
ClickUp Monitoraggio del tempo rende tutto questo facile. Consente ai membri del team di avviare e interrompere i timer sulle attività dal desktop, dal cellulare o anche da un browser tramite l'estensione gratis per Chrome.
Preferisci l'inserimento manuale? Nessun problema. Puoi registrare il tempo in modo retroattivo o specificare un intervallo di date per effettuare il monitoraggio dei tuoi progressi. Ogni voce può essere collegata direttamente a un'attività o a un'attività secondaria, in modo che ogni ora sia legata a un risultato specifico. Le tabelle orarie personalizzabili ti consentono di visualizzare il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o qualsiasi altro periodo. Puoi anche aggiungere la durata stimata all'interno delle schede delle attività per confrontare in seguito le ore stimate con quelle effettive.
Ad esempio, un'agenzia di social media sta lavorando alla campagna di un cliente. Un copywriter trascorre la mattinata a redigere didascalie per i post Instagram del cliente. Non appena inizia a scrivere, avvia il timer direttamente sull'attività "Didascalie Instagram - Cliente Z".
Chiedi all'IA approfondimenti contestuali
ClickUp Brain è uno strumento basato sull'intelligenza artificiale integrato direttamente nel tuo spazio di lavoro, che collega attività, documenti, persone e conoscenze organizzative. Automatizza le attività di routine relative alla gestione dei progetti, come il monitoraggio dei progressi, gli stand-up, gli aggiornamenti e la generazione di attività, utilizzando funzioni di automazione assistite dall'intelligenza artificiale come AI Assign e AI Prioritize, consentendo al tuo team di concentrarsi sul lavoro strategico invece che su attività non fatturabili.
Torniamo al nostro esempio dell'agenzia di social media. Mentre il copywriter lavora, ClickUp Brain può effettuare il monitoraggio automatico dello stato di avanzamento delle attività secondarie, generare un riepilogo/riassunto del lavoro completato e aggiornare le parti interessate sulle ore fatturabili attuali.
In seguito, se il team leader desidera una rapida panoramica, può semplicemente chiedere a ClickUp Brain:
- Mostrami il totale delle ore fatturabili per [Nome client] questa settimana
- Quali attività richiedono più tempo del previsto?
- Genera un riassunto dei progressi della campagna Instagram
ClickUp Brain suggerisce anche alcune modifiche, come la riallocazione delle risorse se alcune attività secondarie sono in ritardo, in base al monitoraggio del tempo.
💡 Suggerimento professionale: integra l'IA nelle verifiche dei tempi. Inserisci i tuoi dati storici fatturabili/non fatturabili in ClickUp Brain per individuare le inefficienze nascoste: ad esempio, l'IA potrebbe segnalare che i designer senior dedicano più tempo alle riunioni interne rispetto ai junior, suggerendo una cattiva delega.
Passaggio n. 3: rivedi regolarmente la reportistica
Stabilisci un programma per controllare i rapporti sulle ore lavorate. Potrebbe essere qualcosa del tipo:
- Ogni giorno per controlli rapidi sulle singole attività
- Settimanale per i progetti attivi
- Mensile per le tendenze generali
Confronta le ore fatturabili con quelle non fatturabili per individuare modelli ricorrenti, come attività di scarso valore o fatturazione insufficiente. Presta attenzione ai valori anomali: attività che hanno richiesto molto più tempo del previsto o che sono state classificate in modo errato. La condivisione di questi risultati con il team aiuta tutti a comprendere l'impatto del proprio tempo e mantiene alta la motivazione.
ClickUp Automazioni può velocizzare la reportistica sul monitoraggio del tempo. Funziona secondo una semplice logica "Se succede questo, allora fai questo" e può combinare trigger, azioni e condizioni per adattarsi al tuo flusso di lavoro.
Ecco alcuni esempi di automazioni:
- Avvisa i manager quando un'attività supera le ore stimate
- Tag automaticamente le attività come fatturabili o non fatturabili in base al tipo di attività.
- Invia riepiloghi settimanali delle ore monitorate ai responsabili del team.
- Aggiorna i dashboard ogni volta che vengono registrati o aggiornati i dati relativi al tempo impiegato.
Con ClickUp Brain, puoi persino creare agenti IA personalizzati utilizzando il linguaggio naturale, ad esempio:
- Avvisami ogni venerdì se qualche attività ha superato le ore stimate questa settimana.
- Evidenzia le attività che superano del 10% il tempo stimato.
- Invia automaticamente un rapporto delle ore fatturabili totali per client.
Ecco come si presenta nella pratica:
💡 Suggerimento professionale: utilizza micro-budget per le ore non fatturabili. Invece di dire "mantieni le spese amministrative al di sotto del 20%", assegna a ogni progetto un budget massimo non fatturabile (ad esempio, 10 ore). Questo mantiene i team consapevoli dello scope creep e li costringe a risolvere i problemi in modo creativo quando vengono raggiunti i limiti.
Scopri ulteriori informazioni sull'automazione del flusso di lavoro qui. 👇🏼
Passaggio 4: Adeguare i flussi di lavoro sulla base delle informazioni raccolte
Utilizza i dati per prendere decisioni più intelligenti. Concentrati sulle attività ad alto ROI e riduci il lavoro interno di scarso valore. Affina le tue stime delle attività utilizzando dati temporali reali, in modo che i preventivi dei progetti futuri siano più accurati.
Modifica l'allocazione delle risorse assegnando più persone alle attività fatturabili di alto valore e semplifica il lavoro non fatturabile, essenziale ma dispendioso in termini di tempo, con modelli, automazioni o outsourcing. Nel tempo, queste piccole modifiche contribuiscono a migliorare la produttività.
I dashboard di ClickUp offrono una visione centralizzata del tuo spazio di lavoro, consentendoti di visualizzare e analizzare i dati in tempo reale. Utilizzando schede mobili e ridimensionabili, puoi monitorare lo stato di avanzamento delle attività, le prestazioni del team, i rapporti sul tempo e persino integrare i dati provenienti da strumenti esterni.
Personalizza i dashboard con filtri e impostazioni per concentrarti su ciò che conta di più, che si tratti di metriche a livello di progetto, ore specifiche per cliente o produttività complessiva del team.
Supponiamo che un'agenzia di marketing gestisca più campagne. Sulla propria dashboard ClickUp, ha impostato diverse schede:
- La scheda di reportistica sulle ore lavorative mostra le ore fatturabili e non fatturabili per ciascun membro del team e progetto.
- La scheda di avanzamento delle attività visualizza le attività completate e quelle in sospeso per ciascun client.
- La scheda del carico di lavoro mostra la capacità di ogni singolo membro del team.
- La scheda rivolta al cliente fornisce una panoramica di alto livello sullo stato del progetto, le scadenze e i risultati finali.
Bonus: un modello!
Come bonus aggiuntivo, se non vuoi perdere tempo a configurare un flusso di lavoro personalizzato, ecco un modello per liberi professionisti che puoi utilizzare! ⚡
Il modello di monitoraggio del tempo per consulenti di ClickUp è uno strumento eccellente per monitorare il tempo direttamente all'interno delle attività, il che significa che saprai sempre esattamente a cosa ha contribuito ogni ora registrata. Il modello di tabella oraria per consulenti include campi personalizzati per acquisire metriche chiave come tariffe orarie, costi stimati e importi fatturabili totali.
I campi formula calcolano automaticamente le ore fatturabili, consentendoti di confrontare istantaneamente i guadagni stimati con quelli effettivi. Ciò significa che puoi identificare facilmente i progetti sottofatturati o le attività eccessivamente estese. In combinazione con diverse opzioni di visualizzazione, come elenchi, tabelle e dashboard, puoi filtrare, ordinare e visualizzare il tempo monitorato tra progetti, membri del team e clienti.
Il lavoro dispersivo è uno dei maggiori fattori nascosti che riducono la produttività all'interno delle agenzie. I team creativi spesso passano da uno strumento all'altro per i progetti, un altro per la fatturazione, una piattaforma separata per il monitoraggio del tempo e un altro ancora per la comunicazione con i clienti. Ogni passaggio interrompe la concentrazione, rallenta lo slancio e crea lacune in cui le ore non vengono monitorate, i brief vanno persi e i risultati finali slittano.
Quando il tuo flusso di lavoro è disperso tra diverse schede, non solo stai sprecando tempo, ma stai anche perdendo ore fatturabili e aggiungendo attrito a ogni progetto dei clienti. Uno spazio di lavoro consolidato riunisce tutto questo: project management, monitoraggio del tempo, fatturazione, risorse e comunicazione in un unico sistema integrato. Niente più passaggio da una scheda all'altra, niente più ricerca di file, niente più reset del contesto. Il tuo team lavora più velocemente, i progetti rimangono allineati e l'agenzia protegge il tempo fatturabile che effettivamente genera entrate.
Esempio reale di monitoraggio delle ore fatturabili
Quando i team iniziano al monitoraggio delle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili, i risultati spesso parlano da soli. I dati rivelano inefficienze, opportunità mancate e potenziali perdite di profitto.
Comprendiamo il passaggio dopo passaggio il flusso di lavoro che abbiamo discusso in azione.
Supponiamo che StudioBright, un'agenzia creativa di medie dimensioni, decida di esaminare più da vicino dove va realmente a finire il suo tempo. Nonostante il lavoro costante con i clienti, i margini di profitto continuano a diminuire.
Passaggio 1: Stabilire definizioni chiare
Ecco come il responsabile delle operazioni suddivide il lavoro:
- Fatturabile: risultati finali per il client come progettazione di campagne, revisioni o chiamate al client.
- Non fatturabile: riunioni interne, attività di marketing e formazione
Creano tag nell'area di lavoro per mantenere trasparente ogni attività.
Passaggio n. 2: registra il tempo ogni giorno con ClickUp
Ad esempio, il copywriter avvia un timer per "Ad Copy - Cliente A" quando scrive. Il project manager registra manualmente 45 minuti trascorsi in una riunione di feedback con il cliente. L'AI Project Manager di ClickUp Brain riepiloga le ore totali per cliente e segnala le attività che superano le durate stimate.
Ecco cosa ha detto Manaswi Dwivedi di Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. sull'utilizzo di ClickUp:
La sua dashboard ci aiuta a rappresentare i dati in modo significativo e ci fa anche risparmiare tempo. Posso anche creare diversi spazi in cui lavorare sui problemi e sui miglioramenti. Inoltre, è possibile monitorare il nostro lavoro quotidiano e il monitoraggio del tempo che dedichiamo a un'attività specifica contribuisce anche a migliorare l'efficienza del lavoro.
La sua dashboard ci aiuta a rappresentare i dati in modo significativo e ci fa anche risparmiare tempo. Posso anche creare diversi spazi in cui lavorare sui problemi e sui miglioramenti. Inoltre, è possibile monitorare il nostro lavoro quotidiano e il monitoraggio del tempo che dedichiamo a un'attività specifica contribuisce anche a migliorare l'efficienza del lavoro.
Passaggio 3: Esamina regolarmente la reportistica
Alla fine di ogni settimana, il team esamina i dati relativi al tempo utilizzando i dashboard di ClickUp.
Hanno individuato uno schema ricorrente: i designer dedicano quasi 10 ore alla settimana alle chiamate interne, tempo non fatturabile che intacca i margini di profitto.
Il manager imposta un'automazione ClickUp in modo che ogni venerdì venga condiviso automaticamente un "rapporto settimanale sulle ore lavorative" nel canale di chat #Operations di ClickUp.
💡 Suggerimento professionale: confronta l'efficienza dei clienti. Confronta i rapporti tra ore fatturabili e non fatturabili per ciascun cliente. Alcuni clienti richiedono due ore di spese generali per ogni ora fatturabile, altri solo 15 minuti. Utilizza queste informazioni per dare la priorità ai clienti più efficienti quando la pipeline è piena.
Passaggio 4: Adeguare i flussi di lavoro sulla base delle informazioni raccolte
Grazie ai dati raccolti, StudioBright perfeziona il proprio flusso di lavoro:
- Le riunioni interne hanno una durata massima di 15 minuti.
- La comunicazione con i clienti è consolidata nei dashboard dei progetti
- Le attività non fatturabili che richiedono troppo tempo vengono automatizzate o raggruppate.
Dopo tre mesi, i risultati sono chiari:
⚡ L'utilizzo fatturabile aumenta del 18%
💰 I margini di profitto migliorano del 22%
📅 Il tempo medio di completamento dei progetti diminuisce del 15%.
💟 Bonus: Brain MAX è il tuo assistente desktop basato sull'IA, progettato per aiutare le agenzie a massimizzare le ore fatturabili e ottimizzare il lavoro con i clienti. Grazie alla profonda integrazione con i tuoi strumenti di project management, monitoraggio del tempo e fatturazione, Brain MAX riunisce tutte le tue attività fatturabili in un'unica dashboard unificata.
Puoi utilizzare la funzione talk-to-text per registrare le ore, aggiornare lo stato dei progetti o acquisire le note dei clienti senza usare le mani, mentre diversi modelli di IA all'avanguardia ti aiutano a generare tabelle orarie dettagliate, riassumere lo stato di avanzamento dei progetti e segnalare il lavoro non fatturato. Brain MAX può automatizzare i promemoria per l'inserimento delle ore, organizzare le attività fatturabili e non fatturabili e garantire che ogni minuto di lavoro del cliente venga monitorato e contabilizzato, rendendo la tua agenzia più efficiente, trasparente e redditizia.
Una lista di controllo per il monitoraggio del tempo e della fatturazione basata sull'IA per le agenzie
Ecco una tabella di riepilogo per aiutarti a tenere sotto controllo le attività:
| Passaggio | Voce della lista di controllo |
|---|---|
| 1. Automatizza le attività di scarso valore in modo che il tuo team possa rimanere creativo | Utilizza l'IA per automatizzare le attività amministrative che distraggono designer, strateghi e account manager. In questo modo potranno concentrarsi su attività fatturabili ad alto impatto invece che su infinite attività amministrative e scambi di comunicazioni. |
| 2. Identifica i costi nascosti nella tua pipeline di consegna | Le agenzie perdono redditività a causa di costi nascosti che passano inosservati, come revisioni, verifiche interne, riunioni e lavoro non fatturabile. È importante individuare tempestivamente questi modelli, perché le ore non fatturabili hanno un peso maggiore di quanto la maggior parte dei team creda. |
| 3. Migliora l'accuratezza della fatturazione con il monitoraggio automatizzato | Abilita il monitoraggio automatico del tempo per garantire che i creativi registrino tutte le ore dedicate al lavoro dei clienti, offrendoti una fatturazione accurata e un processo di monitoraggio del tempo più fluido, particolarmente importante per i team di produzione in rapida evoluzione. |
| 4. Aumenta l'utilizzo fatturabile in tutta l'agenzia | Effettua il monitoraggio del tasso di utilizzo del tuo team, del tasso di utilizzo fatturabile e delle ore di lavoro totali per capire come sono distribuite tra più progetti e scoprire opportunità per aumentare le ore fatturabili. |
| 5. Offri ai project manager un controllo più chiaro sulla consegna | Lascia che l'IA ti aiuti nel monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti, nel chiarire quali attività sono fatturabili e quali non lo sono e nell'offrire supporto ai project manager nel coordinamento di progetti complessi con scadenze strette e ambiti mutevoli. |
| 6. Proteggi i ricavi degli incarichi a tariffa fissa | Molte agenzie stabiliscono i prezzi dei propri servizi attraverso contratti a forfait o progetti a prezzo fisso, il che significa che la mancata registrazione del tempo lavorato o lo scostamento dagli obiettivi prefissati possono tradursi in una perdita di denaro. L'IA aiuta a evidenziare i problemi che ostacolano i ricavi diretti e la salute della consegna. |
| 7. Semplifica le operazioni all'interno dei sistemi dell'agenzia | Utilizza un software di project management basato sull'IA per semplificare i processi interni, ridurre il debito amministrativo e migliorare il flusso quotidiano, dalla pianificazione delle risorse alla gestione delle buste paga. |
| 8. Migliora l'esperienza dei clienti e la loro fidelizzazione | Le grandi agenzie dipendono da solide relazioni con i clienti. L'IA aiuta a mantenere la soddisfazione dei clienti con consegne più prevedibili, una migliore visibilità sugli stati dei progetti e meno sorprese nelle tempistiche o nella fatturazione. |
| 9. Genera fatture accurate in pochi minuti | L'IA è in grado di analizzare il tempo fatturabile, aiutare a monitorare il lavoro fatturabile su tutti gli account e aiutare il tuo team a produrre fatture chiare con pochi clic, riducendo gli attriti sia per l'agenzia che per il cliente. |
| 10. Adatta i flussi di lavoro in base ai diversi tipi di progetto | Il carico di lavoro delle agenzie varia a seconda dei contratti di consulenza, delle campagne con molti risultati da consegnare o dei progetti a prezzo fisso, quindi i tuoi sistemi devono adattarsi al tuo mix di servizi e alla tua capacità in continua evoluzione. |
Garantite una fatturazione accurata con ClickUp
Il monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili ruota attorno alla comprensione di dove va a finire l'energia del tuo team, all'individuazione delle entrate perse e al prendere decisioni più intelligenti sui progetti.
ClickUp, lo spazio di lavoro convergente basato sull'intelligenza artificiale, rende tutto questo semplice. Il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti garantisce che ogni attività e sottoattività venga registrata con precisione. ClickUp Brain aiuta ad automatizzare gli aggiornamenti sui progressi e a monitorare lo stato di salute dei progetti. Le automazioni mantengono coerenti le attività ripetitive e la reportistica, mentre i dashboard forniscono una visione in tempo reale della produttività, massimizzando le ore fatturabili e la capacità del team.
Insieme, questi strumenti ti aiutano a recuperare le ore perse e a ottimizzare i flussi di lavoro per aumentare i margini di profitto.
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Domande frequenti (FAQ)
Le agenzie sanno esattamente come viene impiegato il tempo dai vari team grazie al monitoraggio del tempo dedicato ai progetti. Le ore fatturabili rappresentano il lavoro svolto per i clienti che può essere fatturato, mentre le ore non fatturabili coprono le attività interne, come le riunioni o il lavoro amministrativo. Un monitoraggio accurato previene la perdita di entrate, consente una fatturazione trasparente e aiuta a comprendere l'allocazione delle risorse.
ClickUp consente ai team di monitorare il tempo in tempo reale con timer, inserire manualmente le ore o registrare il tempo. Le voci di tempo sono collegate direttamente alle attività e ai progetti, creando tabelle orarie e riepiloghi dettagliati. L'integrazione con altri strumenti di monitoraggio del tempo riduce gli errori manuali, offrendoti una visione precisa delle ore fatturabili e rendendo la fatturazione accurata e semplice.
Il monitoraggio delle ore fatturabili può portare a una fatturazione insufficiente dei clienti, a una perdita di entrate, a una cattiva gestione delle risorse e a relazioni tese con i clienti. Potreste non riuscire a identificare le inefficienze o il lavoro non fatturabile eccessivo, con il risultato di una riduzione dei margini di profitto.
Il monitoraggio del tempo mostra esattamente dove viene impiegato il lavoro richiesto, consentendoti di concentrarti su attività di alto valore e ridurre il lavoro non fatturabile. Consente una stima accurata dei costi del progetto, una migliore distribuzione del carico di lavoro e l'identificazione dei colli di bottiglia.