Le ricerche dimostrano che un tipico knowledge worker stabilisce una connessione con sei persone al giorno solo per portare a termine il proprio lavoro, e ognuna di queste interazioni genera ulteriore documentazione da gestire.
Ma il punto è questo: imparare ad automatizzare la documentazione con l'IA è più semplice di quanto pensi. Con strumenti come ClickUp (e le giuste strategie), puoi trasformare quelle ore di scrittura manuale in pochi minuti di automazione intelligente.
Cominciamo subito! 💪🏼
Perché è importante automatizzare la documentazione
Stanco di scrivere sempre le stesse cose? Ti capiamo. La documentazione manuale dei progetti è la cosa peggiore.
- Ti fa perdere tempo ⏳
- È ripetitivo 📋
- Ed è fin troppo facile combinare pasticci ❌
Ora immagina questo:
- Gli aggiornamenti avvengono automaticamente
- La sincronizzazione dei dati necessari avviene istantaneamente tra i vari strumenti.
- Tutti sono sempre sulla stessa pagina
Questa è l'automazione per te. Acquisisce le informazioni in tempo reale, mantiene la coerenza e ti libera per dedicarti al lavoro strategico che richiede acutezza mentale, a differenza dei processi manuali tradizionali che aumentano il rischio di errore umano e rallentano i team.
Cosa sono gli strumenti di documentazione /IA?
Gli strumenti di documentazione basati sull'IA sono software che creano e organizzano automaticamente i tuoi documenti aziendali utilizzando l'IA.
Questi strumenti di IA utilizzano tecnologie quali l'elaborazione del linguaggio naturale, la visione artificiale, il riconoscimento ottico dei caratteri e l'apprendimento automatico per identificare e organizzare con precisione le informazioni rilevanti da dati non strutturati e documenti scansionati.
Invece di inserire manualmente i dati, è possibile estrarli da più fonti, tra cui email, documenti di progetto o ticket dei clienti. Le tue videochiamate, il sistema di project management o le comunicazioni del team vengono tutti alimentati dall'IA.
Lo strumento di assistenza alla scrittura analizza quindi le informazioni, identifica i punti chiave e genera una documentazione su misura per il formattare che preferisci.
Come automatizzare la documentazione con l'IA
Quindi, come automatizzare la documentazione con l'IA?
Analizziamo passo dopo passo ClickUp, l'app completa per il lavoro che combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto basato sull'IA che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Seguiamo un esempio: il tuo team di prodotto ha appena lanciato una nuova funzionalità/funzione e tu vuoi documentarne il rilascio, aggiornarla man mano che le cose evolvono e promuovere la condivisione con altri team.
Ecco esattamente come automatizzare la gestione del ciclo di vita dei documenti. 💁
Passaggio n. 1: definisci una struttura chiara prima di iniziare a scrivere
Inizia con un piano per il tipo di documentazione di processo necessaria al tuo team per il rilascio.
Per una nuova funzionalità/funzione, ecco alcuni tipi di documenti comuni:
- Panoramica del prodotto
- Nota di rilascio
- Riepilogo/riassunto di QA e test
- Problemi noti e risoluzione dei problemi
- Monitoraggio del feedback personalizzato dei clienti
- Manuali utente
- Procedure operative standard
Crea un documento ClickUp per la funzionalità/funzione e suddividilo in pagine nidificate per ciascuna di queste sezioni. In questo modo il documento sarà facile da consultare e aggiornare man mano che arrivano nuove informazioni. Puoi collegare il documento all'attività di ClickUp in modo che rimanga sempre collegato al lavoro.
Questi documenti faranno parte di una struttura più ampia di file e cartelle organizzati all'interno del Hub documenti, consentendo al tuo team di consultarli ogni volta che ne avrà bisogno.
Passaggio n. 2: redigi una bozza del contenuto da pubblicare basandoti sui dati reali delle attività
Una volta che il documento è pronto, è il momento di iniziare a compilarlo. Scrivere tutto manualmente rallenta il team, soprattutto quando i dettagli chiave sono già presenti all'interno delle attività.
Accedi alla pagina delle note di rilascio e utilizza ClickUp Brain, l'assistente integrato basato sull'intelligenza artificiale, per generare la prima bozza. Digita "/" e seleziona Scrivi con l'IA, oppure utilizza l'icona dell'IA e inserisci un prompt del tipo: "Redigi una bozza di nota di rilascio utilizzando i dettagli dell'attività collegata".
Puoi anche attingere alla vasta libreria di modelli di scrittura di contenuto della piattaforma per strutturare rapidamente le note di rilascio, le correzioni di bug o la documentazione della funzionalità/funzione.
ClickUp Brain analizza l'attività, il log delle modifiche, le note di sviluppo e i commenti interni e crea un riepilogo chiaro. Puoi rivedere, modificare e inserirlo nella pagina senza cambiare strumento per l'automazione del flusso di lavoro.
clickUp Brain MAX è la tua IA ottimizzata per desktop, creata per la dettaturaSe lavori con lunghi runbook, registrazioni audio di riunioni o aggiornamenti di documenti in batch, usa ClickUp Brain MAX, la versione di Brain ottimizzata per desktop. La sua funzionalità/funzione distintiva è Talk-to-Text*: dettate o caricate le registrazioni sul vostro desktop e Brain MAX le trasformerà in documenti strutturati e pronti per la ricerca (titoli, elenchi puntati e attività suggerite).
Risultati immediati:
- Dettate la nota della riunione o caricate le registrazioni dello schermo → bozza istantanea con timestamp
- Elabora in blocco lunghe trascrizioni senza perdere la capacità di formattare o il contesto
- Ottieni riassunti pronti per la revisione e suggerimenti sulle attività che puoi inserire nel documento di rilascio
Passaggio n. 3: mantieni la documentazione collegata al lavoro attivo
I documenti sono più utili quando rimangono collegati a ciò che il tuo team sta effettivamente facendo. Collegare il tuo documento alle attività garantisce che rifletta sempre i progressi reali e il contesto.
In ClickUp, puoi creare relazioni tra documenti e attività. Per questa funzionalità/funzione, collega il documento di rilascio all'attività principale e a qualsiasi attività secondaria per lo sviluppo, il controllo qualità e il feedback. Questi collegamenti alle attività vengono visualizzati nella barra laterale, consentendo al tuo team di passare dalla documentazione alle azioni da intraprendere con un solo clic.
Supponiamo che il tuo team del supporto registri un picco di ticket correlati. Può aprire il documento, controllare la sezione dedicata alla risoluzione dei problemi e collegare direttamente ad essa le nuove attività di assistenza. Ciò migliora la qualità dei documenti e consente di offrire un servizio clienti ottimizzato.
💡 Suggerimento professionale: utilizza l'analisi dei dati (o chiedi al tuo software di IA) per identificare i documenti che hanno un traffico elevato ma un basso coinvolgimento. Questi sono i candidati ideali per chiarimenti, contenuti multimediali più ricchi o miglioramenti del layout.
Passaggio 4: attiva automaticamente gli aggiornamenti quando le attività procedono
Una volta che la tua attività è stata contrassegnata come completata, potresti voler aggiornare la nota di rilascio, informare gli altri team o creare una lista di controllo di follow-up. Puoi automatizzare tutto questo.
Usa ClickUp Automazioni per triggerare azioni di documentazione in base allo stato delle attività, eliminando i processi manuali ridondanti.
Per esempio:
- Quando un'attività passa allo stato "Terminato"
- Trigger IA per riassumere l'attività
- Inserisci il riepilogo/riassunto nella pagina delle note di rilascio
- Notifica al canale di supporto che il documento è stato aggiornato
Ora, quando il tuo sviluppatore completa l'attività, puoi affidarti alla tua soluzione di elaborazione automatizzata dei documenti per aggiornare automaticamente il sistema e informare tutte le parti interessate.
📮 Approfondimento ClickUp: 1 dipendente su 4 utilizza quattro o più strumenti solo per creare un contesto di lavoro. Un dettaglio chiave potrebbe essere nascosto in un'email, ampliato in un thread su Slack e documentato in uno strumento separato, costringendo i team a perdere tempo alla ricerca di informazioni invece di portare a termine il lavoro.
ClickUp riunisce l'intero flusso di lavoro in un'unica piattaforma unificata. Con funzionalità/funzione come ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Docs e ClickUp Brain, tutto rimane in connessione, in sincronizzazione e immediatamente accessibile. Dite addio al "lavoro sul lavoro" e recuperate il vostro tempo di produttività.
💫 Risultati reali: I team sono in grado di recuperare più di 5 ore ogni settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe realizzare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Passaggio 5: ricava automaticamente informazioni utili dalle attività correlate
Dopo l'attivazione della funzionalità/funzione, appariranno nuove attività, come feedback dei clienti, bug e richieste interne. La tua IA per la documentazione dovrebbe riflettere tutto questo senza necessità di riscrittura manuale.
Utilizza i campi AI nella tua vista Elenco ClickUp per generare automaticamente riepiloghi, registri di feedback o passaggi successivi per ogni attività correlata. Quindi inserisci questi risultati in una nuova sezione del tuo documento, come "Approfondimenti post-lancio" o "Feedback dei clienti in evidenza".
Ad esempio, se il tuo team del supporto registra cinque attività di feedback, puoi impostare un campo IA per riepilogare/riassumere ciascuna di esse e incollare tali riepiloghi direttamente nel documento.
Passaggio 6: rivedi e aggiorna la documentazione senza ricominciare da capo
I documenti che non vengono modificati diventano rapidamente obsoleti, quindi crea cicli di revisione regolari in modo che il tuo team possa perfezionare il contenuto man mano che le cose evolvono.
Imposta attività ricorrenti in ClickUp per dare un promemoria al tuo team di rivedere il documento di rilascio una volta al mese. Quando è il momento, usa ClickUp Brain all'interno del documento per riscrivere le sezioni più vecchie, riepilogare le pagine lunghe o ripulire le formulazioni obsolete.
Ad esempio, quando il tuo team rilascia una patch o un aggiornamento minore, evidenzia la vecchia sezione nel documento e fai prompt a Brain di riscriverla utilizzando i nuovi dati dell'attività. Otterrai contenuto pulito e aggiornato in pochi secondi.
💡 Suggerimento professionale: Applica il modello della "piramide della documentazione". Struttura le tue conoscenze in livelli:
- Livello 1: Risposte rapide (FAQ, frasi brevi)
- Livello 2: Istruzioni e procedure operative standard
- Livello 3: Contesto approfondito (white paper, motivazioni)
L'IA è in grado di gestire meglio tutti i dati quando questi sono strutturati in modo chiaro e formattati in modo coerente.
I migliori software di IA per l'automazione dei documenti
Diversi strumenti possono aiutarti ad automatizzare diverse parti del processo di documentazione. Alcuni si concentrano sulla creazione di contenuto, mentre altri collegano la documentazione al lavoro di progetto.
Per i team che desiderano creare una documentazione strutturata e scalabile, ecco alcune opzioni. 📋
1. Grammarly
Grammarly ti aiuta a perfezionare i tuoi testi mentre lavori, suggerendo miglioramenti per il tono, la grammatica e la chiarezza, in modo che anche i documenti più complessi risultino chiari e facili da seguire. Che tu stia redigendo specifiche di prodotto, proposte o email, Grammarly garantisce che il tuo messaggio risulti professionale e coerente su strumenti come Documenti Google, Slack e Gmail.
Le migliori funzionalità/funzioni di Grammarly
- Rileva in tempo reale problemi grammaticali, ortografici e di punteggiatura.
- Adatta il tono al contesto: formale, amichevole o sicuro di sé.
- Suggerisce la riscrittura delle frasi per renderle più chiare e concise.
- Lavora su browser, email e app di collaborazione.
Limiti di Grammarly
- Può occasionalmente correggere eccessivamente la scrittura creativa o la conversazione.
- Richiede una connessione Internet per la piena funzione.
Prezzi di GrammarlyGratuitoPremium: 30 $/meseBusiness: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di GrammarlyG2: 4,7/5 (oltre 11.000 recensioni)Capterra: 4,7/5 (oltre 7.000 recensioni)
2. Zapier
Zapier collega le tue app per automatizzare le attività tra i diversi strumenti. Puoi configurarlo per avvisare i colleghi quando i contenuti vengono aggiornati, trasferire i dati inseriti nei moduli nella documentazione, trigger azioni di follow-up e persino accedere alla cronologia delle versioni dei documenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zapier
- Si integra con oltre 6.000 app, tra cui ClickUp, Slack e Fogli Google.
- Flusso di lavoro in più passaggi ("Zaps") per automazioni complesse
- Logica della condizione per un routing avanzato
- Configurazione senza codice con modelli predefiniti
Limiti di Zapier
- Le automazioni complesse possono diventare costose su larga scala
- Occasionali ritardi di sincronizzazione per set di dati di grandi dimensioni
Prezzi ZapierFreeStarter: 29,99 $/meseProfessional: 73,50 $/meseTeam: 103,50 $/meseAzienda: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di ZapierG2: 4,5/5 (oltre 1.800 recensioni)Capterra: 4,7/5 (oltre 2.600 recensioni)
3. Speechify
Speechify ti aiuta ad ascoltare contenuti scritti o a convertire il tuo discorso in testo modificabile. È perfetto per prendere appunti, fare brainstorming o delineare idee mentre sei in movimento. Con le opzioni vocali basate sull'IA, puoi leggere o dettare documenti in modo naturale sul web e sui dispositivi mobili.
Le migliori funzionalità/funzioni di Speechify
- Converte il testo in voce con voci IA dal suono naturale
- Trascrive le note vocali in testo modificabile
- Lavora su browser, telefoni e PDF.
- Velocità di riproduzione e stili vocali regolabili
Limiti di Speechify
- Le voci avanzate e l'accuratezza della trascrizione richiedono un piano a pagamento.
- Limite offline per alcune funzioni su alcuni dispositivi
Prezzi di SpeechifyGratuitoPremium: 11,58 $/mese (fatturato annualmente)Accesso agli audiolibri: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di SpeechifyG2: 4,6/5 (oltre 150 recensioni)Capterra: 4,7/5 (oltre 80 recensioni)
4. ClickUp
ClickUp riunisce il processo di documentazione e il lavoro vero e proprio in un unico spazio. Collega i contenuti alle attività, alle tempistiche e ai team, in modo che i tuoi documenti rimangano pertinenti e utilizzabili.
Ecco alcune funzionalità aggiuntive del software di automazione della documentazione disponibili in ClickUp:
- Visualizza il tuo processo: pianifica il piano della documentazione, crea connessioni tra idee e attività, e converti i brainstorming in documenti strutturati con ClickUp Whiteboards.
- Monitorare i progressi: impostare schede personalizzate in tempo reale nelle dashboard di ClickUp che tengono traccia degli aggiornamenti dei documenti, delle revisioni scadute e del carico di lavoro del team.
- Pianifica il lavoro senza sforzo: assegna scadenze per la scrittura, la revisione e la pubblicazione di documenti senza interrompere il tuo flusso di lavoro con ClickUp Assign Comments.
- Dividi le attività utilizzando le liste di controllo: delega sezioni specifiche di un documento a diversi membri del team e monitora il completamento tramite le attività secondarie in ClickUp.
- Mantieni le conversazioni concentrate: condivisione di aggiornamenti in tempo reale e risoluzione degli ostacoli senza cambiare contesto con ClickUp Chat per la collaborazione in team.
- Trova i contenuti all'istante: effettua ricerche tra attività, documenti e commenti per migliorare rapidamente l'estrazione dei dati con ClickUp Connected Search.
Limiti di ClickUp
- Curva di apprendimento ripida per gli utenti alle prime armi a causa delle numerose funzionalità/funzioni
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUpG2: 4,7/5 (oltre 10.000 recensioni)Capterra: 4,6/5 (oltre 4.000 recensioni)
ClickUp offre tantissime funzionalità in un unico posto, come project management, opzioni di brainstorming, gestione delle attività, pianificazione dei progetti, gestione della documentazione, ecc. Ha decisamente semplificato la vita, perché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo riusciti a gestire meglio il lavoro, a monitorarlo e a generare reportistica facilmente e, sulla base dello stato quotidiano, la pianificazione futura è stata facile.
ClickUp offre tantissime funzionalità in un unico posto, come project management, opzioni di brainstorming, gestione delle attività, pianificazione dei progetti, gestione della documentazione, ecc. Ha decisamente semplificato la vita, perché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo riusciti a gestire meglio il lavoro, a monitorarlo e a redigere reportistica con facilità e, sulla base dello stato quotidiano, è stato facile pianificare il futuro.
Best practice per la documentazione automatizzata
Ecco alcune tecniche per l'automazione della documentazione. 👀
- Trasforma le conoscenze tacite in risorse ricercabili: acquisisci le competenze tacite documentando automaticamente le motivazioni delle decisioni, le soluzioni alternative e le lezioni apprese dai post mortem dei progetti.
- Crea flussi di lavoro predittivi per la gestione della documentazione: utilizza l'IA per identificare quali processi sono più suscettibili di richiedere aggiornamenti in base a modelli stagionali, cambiamenti nel team o fasi di crescita aziendale, quindi segnalali in modo proattivo per la revisione.
- Crea materiali di formazione dinamici: crea una documentazione che si adatti a diversi stili di apprendimento e livelli di esperienza, regolando automaticamente la complessità e gli esempi in base al ruolo e al background del lettore.
- Implementa la documentazione automatizzata delle informazioni sui clienti: trasforma i feedback dei clienti, i ticket di assistenza e le conversazioni commerciali in business intelligence utilizzabile.
💡 Suggerimento professionale: contrassegna o censura i dati sensibili prima di pubblicare documenti pubblici o documenti in condivisione con la moderazione dei contenuti basata sull'IA per la conformità normativa (ad esempio, PII, credenziali di sicurezza). Ciò è particolarmente utile per le knowledge base rivolte ai clienti.
Metti i tuoi documenti in pilota automatico con ClickUp
La documentazione manuale rallenta i team, introduce errori e distoglie l'attenzione dal lavoro ad alto impatto. Quando ogni processo, decisione e aggiornamento segue un flusso attraverso un sistema centralizzato, la collaborazione migliora e l'esecuzione accelera.
ClickUp combina documenti strutturati, assistenza AI istantanea e potenti automazioni in un'unica interfaccia unificata e intuitiva. I team creano una documentazione viva, ricercabile, utilizzabile e costantemente aggiornata che evolve insieme al loro lavoro.
Allora, cosa aspetti? Iscriviti a ClickUp gratis oggi stesso! ✅