Notion Mail vs Gmail: quale piattaforma email vincerà nel 2025?

Sei immerso nella pianificazione degli sprint della prossima settimana quando, ding!, un'altra email ti distrae. 📧

Ma non è solo uno. La tua finestra In arrivo è piena di email: un link a un documento, un aggiornamento di un'attività e una newsletter che non ricordi nemmeno di aver richiesto.

Notion Mail promette di risolvere proprio questo problema quotidiano, integrando l'email con la tua area di lavoro. Tuttavia, Gmail non è esattamente obsoleto: è veloce, affidabile e ancora utilizzato da milioni di persone.

Allora, chi vince questo confronto tra Notion Mail e Gmail? Scopriamolo. 🎯

Cos'è Notion Mail?

Lo strumento collega il tuo account Gmail per sincronizzare la comunicazione con le attività. Puoi incorporare le email nelle pagine, collegarle alle attività o trasformare i thread in elementi su cui agire.

Funzionalità/funzioni di Notion Mail

Ecco alcune funzionalità di questo software di gestione email che potrebbero aumentare la produttività. 💁

Funzionalità/funzione n. 1: etichettatura automatica basata su IA

Puoi impostare Notion IA per etichettare automaticamente le email in arrivo utilizzando semplici istruzioni simili a quelle umane. Basta chiedere "Etichetta le email inviate direttamente a me, non le newsletter" e si metterà al lavoro.

Una volta etichettate, puoi creare visualizzazioni personalizzate nella barra laterale, organizzando le email in base a qualsiasi criterio, dal mittente all'urgenza. È un modo intelligente per tenere sotto controllo la finestra In arrivo, oltre alle solite cartelle e ai filtri.

Funzionalità/funzione n. 2: proprietà e filtri in stile database

Come il resto di Notion, Notion Mail tratta le email come dati. Puoi aggiungere proprietà a ciascuna email (ad esempio stato, priorità o persino tag), quindi ordinarle, raggrupparle o filtrarle in base a tali proprietà.

Hai bisogno di monitorare i follow-up o di tenere in visualizzazione i messaggi con priorità elevata? Nessun problema. Puoi filtrare in base a qualsiasi criterio: mittente, parole chiave, allegati o proprietà personalizzate.

Funzionalità/funzione n. 3: formattazione avanzata e scrittura basata sull'IA

Scrivere email in Notion Mail è come creare un documento Notion. Puoi usare titoli, caselle di controllo, callout e persino colori.

In questo modo è più facile organizzare le idee, condividere elementi su cui intervenire o semplicemente rendere i messaggi più coinvolgenti, soprattutto nella comunicazione all'interno del team.

Inoltre, Notion IA estrae i dati dalla tua area di lavoro per aiutarti a scrivere risposte email IA che sembrano scritte da te o dal tuo brand. Puoi anche impostarlo in modo che suggerisca automaticamente le risposte non appena arrivano le email e migliorare la tua scrittura.

Prezzi di Notion Mail

(Notion Mail è disponibile come parte del tuo piano Notion, non come sottoscrizione separata)*

Cos'è Gmail?

Lo strumento si collega ad altri servizi Google come Google Drive, Calendario e Meet ed è accessibile tramite browser web, app mobili e client di posta elettronica di terze parti.

Gmail supporta anche account multipli e offre un'esperienza semplificata nella finestra In arrivo.

Funzionalità/funzioni di Gmail

Ecco alcune funzionalità di Gmail che puoi esplorare. 👇

Funzionalità/funzione n. 1: risposte IA e pulizia della finestra In arrivo

L'ultima novità di Gmail è l'assistenza alla scrittura contestualizzata di Gemini, il suo assistente IA. È un grande risparmio di tempo quando la finestra In arrivo è piena e devi tenere vive le conversazioni.

Puoi anche impostare l'inoltro automatico sulla piattaforma.

Hai bisogno di fare pulizia? Chiedi a Gemini di eliminare "tutte le promozioni non lette dell'anno scorso" o di archiviare le newsletter che hai già sfogliato. L'assistente si occupa di queste noiose faccende, così tu passi meno tempo a cliccare su "elimina".

Funzionalità/funzione n. 2: Pianificazione senza interruzioni e visualizzazione flessibile

Quando un'email inizia a spostarsi nel territorio del calendario, Gmail lo nota. Appare un piccolo pannello con i tuoi slot liberi, pronti per essere incollati nel thread. I client scelgono un orario, tu clicchi su conferma e i calendari di tutti vengono aggiornati.

Inoltre, avrai a disposizione opzioni di visualizzazione flessibili.

Scegli la visualizzazione predefinita, comoda o compatta per visualizzare sullo schermo tutti i messaggi che desideri. Attiva il riquadro di anteprima per leggere un messaggio mentre continui a scorrere l'elenco. Meno clic, smistamento più rapido.

Funzionalità/funzione n. 3: Organizzazione delle email e gestione delle attività affidabili

Le etichette funzionano come cartelle, ma sono migliori. Puoi taggare un'email con più etichette, assegnare loro un codice colore e nascondere quelle che non ti servono oggi. Le stelle contrassegnano tutto ciò che è importante e i filtri nascondono automaticamente lo spam e le cose a bassa priorità.

E con un solo tocco, puoi trasformare un'email in un'attività, che verrà inserita in Google Tasks e nel tuo Calendario. Scadenze, promemoria e follow-up viaggiano con te; nulla va perso tra le app.

Prezzi di Gmail

(Il prezzo di Gmail è incluso nei piani tariffari di Google Workspace)*

Notion Mail vs Gmail: confronto delle funzionalità/funzioni

Se stai confrontando Notion Mail e Gmail per semplificare la comunicazione, è ovvio che hanno approcci diversi. Uno punta sull'integrazione e la personalizzazione dell'area di lavoro, mentre l'altro affina il proprio vantaggio competitivo con l'IA e l'affidabilità.

Analizziamo cosa distingue questi due strumenti per la produttività delle email. ⚒️

Funzionalità/funzione n. 1: Organizzazione delle email

Per mantenere ordinata la finestra In arrivo, è importante organizzare le email. Vediamo come lo fa ogni strumento.

Notion Mail

Notion Mail è interamente incentrato sulla personalizzazione. Puoi creare le tue etichette, come "Client", "Newsletter" o "Urgente", e lasciare che l'IA le ordini automaticamente. È flessibile e si adatta a flussi di lavoro di nicchia, consentendoti di creare "mini finestre In arrivo" all'interno della tua finestra In arrivo principale.

Gmail

Gmail offre anche solidi strumenti di organizzazione, come etichette, filtri e categorie, ma gran parte di essi è manuale. È affidabile ma meno dinamico se desideri qualcosa di più adattabile o basato sull'IA.

Funzionalità/funzione n. 2: IA e automazione

Scopriamo come entrambi gli strumenti utilizzano l'IA e l'automazione per rendere le email più intelligenti e veloci.

Notion Mail

Notion Mail prende sul serio l'IA nelle email.

Può redigere email, generare risposte intelligenti, riepilogare/riassumere thread e persino dare priorità a ciò che arriva per primo nella finestra In arrivo.

Lo strumento supporta anche snippet riutilizzabili e automatizza le attività ripetitive, rendendolo più un assistente per il flusso di lavoro che un semplice client di posta elettronica.

Gmail

Gmail dispone di funzioni intelligenti integrate come il filtro antispam, le risposte intelligenti e i promemoria di follow-up. Sono affidabili ma meno personalizzabili, più adatte per un uso generico che per flussi di lavoro complessi.

Con Gemini, Gmail offre un aiuto basato sull'IA per scrivere, riepilogare/riassumere e comprendere il contesto, anche se sembra ancora più un componente aggiuntivo che uno strumento nativo del flusso di lavoro.

Funzionalità/funzione n. 3: integrazione ed ecosistema

Vediamo come ogni strumento si inserisce nel più ampio ecosistema di aree di lavoro e app.

Notion Mail

Notion Mail si integra perfettamente con la suite Notion, inclusi calendario, documenti e progetti. Puoi fare riferimento alle pagine Notion nelle email e pianificare riunioni dalla finestra In arrivo. Tuttavia, non è ancora possibile collegare le email direttamente ai database Notion, il che limita una maggiore integrazione.

Gmail

Le integrazioni di Gmail prosperano nell'ecosistema Google.

Tutto, da Google Calendar a Drive a Meet, è a portata di clic. È particolarmente utile per i team già integrati in Google Workspace.

Funzionalità/funzione n. 4: Sicurezza e privacy

La sicurezza è importante, soprattutto nella finestra In arrivo. Ecco come ogni strumento protegge i tuoi dati.

Notion Mail

Notion Mail è sicura, con conformità SOC 2 Tipo 1 e HIPAA. Tuttavia, dopo l'acquisizione di Skiff, ha recentemente abbandonato la crittografia end-to-end, deludendo alcuni utenti attenti alla privacy.

Gmail

Gmail è leader nella sicurezza matura e di livello aziendale. Ottieni l'autenticazione a due fattori (autenticazione a due fattori), protezione avanzata dal phishing e patch di sicurezza regolari.

Ma essendo un prodotto Google, i critici della privacy spesso sottolineano il suo modello aziendale basato sulla pubblicità.

Notion Mail vs Gmail su Reddit

Non riesci ancora a decidere? Forse queste recensioni reali su Reddit possono aiutarti!

Sebbene non esistano thread specifici che mettono a confronto i due servizi, ecco cosa ha da dire un utente su Notion Mail:

La mia prima impressione è che mi ricorda Notion e mi sembra più funzionale rispetto ad altri wrapper di Gmail che ho provato in passato. Penso che molto di questo abbia a che fare con le funzionalità delle visualizzazioni personalizzabili (filtri, raggruppamenti, proprietà)... Al momento l'unica cosa che mi confonde è: le proprietà sono universali o legate solo a una visualizzazione? Mi sembra di vedere continuamente le proprietà "Priorità" e "Stato", che secondo me dovrebbero essere la stessa cosa. Non sono sicuro di quanto siano predefinite nell'app/nel sistema.

Sebbene alcuni utenti menzionino che si tratta di un'alternativa al front-end di Gmail:

Dopo aver provato il nuovo Notion Mail, penso che ci siamo sbagliati. Non è davvero una nuova app di posta elettronica che cambia la vita, è solo un front-end alternativo a Gmail... Ha un aspetto decisamente migliore. Offre una panoramica semplice della tua posta. Ti aiuta a ordinare le email con etichette automatiche (visualizzazioni). Ma questo è tutto... Continuerò a usarla poiché non presenta reali svantaggi, ma finché non vedremo un'integrazione tra Notion Mail e i database Notion, non ci sono motivi importanti per utilizzarla.

Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Notion Mail e Gmail

Sei indeciso tra la personalizzazione di Notion Mail e l'affidabilità di Gmail? Forse è ora di smettere di scegliere tra finestre In arrivo.

ClickUp è l'app che fa tutto per il lavoro, che combina project management, documenti e comunicazione del team, tutto in un'unica piattaforma, accelerata dall'automazione e dalla ricerca IA di nuova generazione.

Vediamo come questo strumento di gestione delle attività email si confronta con questi due strumenti. ⚖️

Il vantaggio di ClickUp n. 1: project management via email

Le email e il project management non sempre vanno d'accordo. Potresti ricevere una richiesta da un client via email, passare al tuo task manager per registrarla, taggare un collega sul tuo canale di comunicazione per il follow-up e poi dimenticare in quale scheda avevi salvato l'allegato.

Il project management via email di ClickUp elimina questo problema.

Lo strumento di project management per email porta la tua finestra In arrivo direttamente nel tuo flusso di lavoro, letteralmente.

Centralizza le comunicazioni con il project management via email di ClickUp

Supponiamo che tu faccia parte di un team di una startup remota che si occupa dell'onboarding dei clienti. Un client ti invia alcune domande e richieste via email. Basta collegare l'email a un'attività in ClickUp, assegnarla al tuo team e allegare tutti i file pertinenti.

Hai già una serie di strumenti email fissi? Non devi rinunciarvi.

L'integrazione di ClickUp con Gmail ti consente di trasformare la finestra In arrivo in uno strumento di produttività. Puoi creare attività direttamente da Gmail, allegare email ad attività esistenti e persino commentare le attività utilizzando il contenuto delle email.

In questo modo è facile acquisire richieste importanti, assegnare il lavoro e impostare scadenze in tempo reale.

Puoi anche impostare un'automazione ClickUp per triggerare la creazione di attività o risposte email in base all'attività di Gmail.

L'integrazione tra ClickUp e Outlook offre agli utenti Microsoft lo stesso flusso di lavoro semplificato. Puoi anche rispondere o inviare email da ClickUp utilizzando il tuo indirizzo Outlook.

Scopri cosa dice Samantha Dengate, Senior Project Manager, su Diggs che utilizza ClickUp:

Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via email avanti e indietro portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano lasciati invisibili e incustoditi. Per questo motivo, le attività non venivano riviste in tempo e nessuno sapeva come stava andando lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando le azioni devono essere completate, chattare e collaborare all'interno delle attività.

ClickUp One-Up #2: Assistenza IA contestuale

Mentre Gmail e Notion dispongono di assistenti basati sull'IA, ClickUp reinventa il modo in cui il lavoro viene svolto attraverso un'IA appositamente progettata che va ben oltre la finestra In arrivo.

ClickUp Brain è il motore IA neurale della piattaforma per gestire il lavoro.

A differenza degli assistenti IA generici, ClickUp Brain è integrato direttamente nei tuoi flussi di lavoro, offrendo un supporto intelligente e contestualizzato per progetti, documenti e team.

Supponiamo che tu stia guidando il lancio di un prodotto e gestendo decine di parti in movimento: ricerche di mercato, bozze di testi, approvazioni di progetti e feedback delle parti interessate. ClickUp Brain interviene come AI Knowledge Manager per individuare istantaneamente i documenti o gli aggiornamenti pertinenti.

Basta chiedere "Qual è l'ultima versione della sequenza di lancio?" e recupera esattamente ciò di cui hai bisogno.

Quindi, funge da AI Project Manager, riepilogando/riassumendo lo stato di avanzamento del progetto, creando aggiornamenti per il team e generando bozze di contenuti per la campagna di marketing. Con oltre 100 strumenti di IA specifici per ruolo integrati, ClickUp Brain accelera il tuo flusso di lavoro.

A completare il tutto c'è ClickUp AI Notetaker, un assistente per le riunioni che rende ogni conversazione importante, anche quando non sei nella stanza.

Supponiamo che il tuo team UX abbia una sessione di feedback con le parti interessate. Durante la riunione, l'IA Notetaker trascrive l'intera conversazione in tempo reale, catturando ogni punto del feedback.

Al termine della chiamata, il Notetaker ha già generato un riepilogo/riassunto, identificato gli elementi chiave e assegnato attività come "rivedere i wireframe" o "aggiornare il flusso degli utenti" ai membri del team appropriati in ClickUp.

ClickUp è un passo avanti #3: Strumenti di collaborazione

Mentre ClickUp Brain gestisce l'automazione, gli strumenti di collaborazione di ClickUp mantengono tutti sulla stessa pagina.

Iniziamo con ClickUp Chat, un hub di messaggistica integrato che mantiene le conversazioni del tuo team proprio dove si svolge il lavoro.

Ad esempio, supponiamo che il tuo team di marketing stia facendo brainstorming su idee per una campagna in un canale di chat e qualcuno suggerisca: "Facciamo un sondaggio sul feedback dei clienti". Puoi trasformare questo messaggio in un'attività, assegnarla, impostare una data di scadenza e collegarla all'elenco delle campagne del secondo trimestre, il tutto senza uscire dalla chat!

Inoltre, ClickUp Brain riepiloga/riassume interi thread di chat, suggerisce i passaggi successivi e fornisce persino un TL;DR rapido se entri in una chat in ritardo. I team leader possono anche effettuare videochiamate o chiamate audio rapide con SyncUps.

Hai bisogno di risposte rapide e non sai dove trovarle? Chiedi a uno degli agenti IA Autopilot e non dovrai aspettare che il tuo collega in un fuso orario diverso ti risponda.

Desideri qualcosa per una collaborazione più strutturata, come la creazione di una proposta o la stesura di materiali di onboarding?

ClickUp Docs è protagonista assoluto.

Collabora con il tuo team in tempo reale utilizzando ClickUp Docs

Supponiamo che tu sia un project manager che sta lanciando un nuovo prodotto. Apri un documento ClickUp per redigere il piano di lancio. Mentre scrivi, puoi incorporare un elenco di attività con le date di scadenza, taggare il tuo designer per approvare i mockup e inserire una bacheca Kanban live che mostra lo stato in tempo reale.

Il team può lavorare insieme, commentando, modificando, formattando e monitorando le modifiche.

E con modelli predefiniti personalizzabili per tutto, dalle proposte ai wiki del team, non dovrai mai partire da zero. Hai bisogno di un accesso rapido? L'Hub documenti rende la ricerca di qualsiasi cosa un gioco da ragazzi.

Semplifica la comunicazione sul posto di lavoro con ClickUp

Quando si tratta di scegliere tra Gmail e Notion Mail, la scelta giusta dipende dalle tue priorità. Preferisci l'ecosistema collaudato di Gmail o l'approccio innovativo di Notion Mail alla comunicazione minimale e mirata?

Ma il punto è questo: nessuna delle due gestisce altro che le email.

È qui che entra in gioco ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro. Connette la tua finestra In arrivo, le attività, i file e le note delle riunioni con strumenti di IA e collaborazione, aiutando a creare chiarezza tra i team su tutto ciò che riguarda il lavoro.

Allora, cosa aspetti? Registrati gratis a ClickUp oggi stesso! ✅