Che si tratti di vita, affari, un progetto o un'attività, il rischio è una parte inevitabile.
Queste sfide inaspettate potrebbero includere recessioni economiche, variazioni di mercato, minacce alla sicurezza informatica o interruzioni della catena di fornitura che potrebbero far deragliare lo stato di avanzamento e causare costose battute d'arresto. Per questo motivo, un piano di gestione del rischio potrebbe fare la differenza tra esito positivo e negativo.
🧠 Curiosità: La ricerca ha indicato che il 41% delle organizzazioni ha assistito a tre o più eventi di rischio critico in un anno solare!
Ma che aspetto ha un piano di gestione del rischio? Quali sono i suoi componenti principali?
Questa guida risponde alle tue domande più scottanti, dalle nozioni di base agli scenari reali. Quindi, tuffiamoci!
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Un piano di gestione del rischio è un approccio strutturato per identificare e mitigare i rischi
- I componenti chiave di un piano di gestione del rischio includono: Registro dei rischi Struttura di ripartizione dei rischi Matrice di valutazione dei rischi Metodologia di gestione del rischio Piano di risposta al rischio Piano di comunicazione del rischio Bilancio e documentazione del rischio
- Registro dei rischi
- Struttura di ripartizione dei rischi
- Matrice di valutazione del rischio
- Metodologia di gestione del rischio
- Piano di risposta al rischio
- Piano di comunicazione del rischio
- Bilancio dei rischi e documentazione
- Alcuni tipi comuni di piani di gestione del rischio riguardano piani di gestione del rischio aziendale, di progetto, informatico e finanziario
- La preparazione di un piano di gestione del rischio è un processo in 7 passaggi che comprende l'identificazione del rischio, la valutazione, la pianificazione della risposta, l'assegnazione della titolarità, la documentazione del trigger, la pianificazione del backup e l'impostazione delle soglie di rischio
- Come app per il lavoro, ClickUp semplifica il processo dall'inizio alla fine, dall'identificazione del rischio alla mitigazione
- Registro dei rischi
- Struttura di ripartizione dei rischi
- Matrice di valutazione del rischio
- Metodologia di gestione del rischio
- Piano di risposta al rischio
- Piano di comunicazione del rischio
- Bilancio dei rischi e documentazione
Che cos'è un piano di gestione del rischio?
Un piano di gestione del rischio è un approccio strutturato per monitorare, identificare, analizzare e rispondere ai potenziali rischi che interessano un'azienda o un progetto. È una strategia proattiva di mitigazione del rischio che riduce al minimo l'incertezza, affronta le sfide, salvaguarda le risorse e facilita le operazioni.
Se implementato correttamente, un piano di gestione del rischio adeguato migliora il processo decisionale, la resilienza operativa e mantiene la fiducia delle parti interessate anche in circostanze impreviste.
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Componenti chiave di un piano efficace di gestione del rischio
Un programma di gestione del rischio è altamente strutturato e contiene diversi elementi. Alcuni dei componenti chiave includono:
1. Registro dei rischi
Il registro dei rischi è un documento centralizzato che registra tutti i rischi identificati nel progetto. Di solito viene creato durante la fase di pianificazione.
Una volta ottenuto un elenco dei potenziali rischi, sarà possibile mappare il loro impatto, la probabilità di occorrenza e le strategie di mitigazione del rischio. Il registro dei rischi è un riferimento per gli stakeholder chiave per il monitoraggio dei rischi durante il ciclo di vita del progetto.
2. Struttura di ripartizione del rischio (RBS)
L'RBS è un quadro gerarchico che classifica i rischi in base alle loro fonti. Queste fonti possono essere fattori tecnici, operativi, finanziari o esterni.
Un layout così strutturato rende più facile per i membri del team e per gli stakeholder chiave analizzare e dare priorità ai rischi in modo sistematico e allocare le risorse durante il lavoro richiesto per la mitigazione dei rischi.
3. Matrice di valutazione del rischio
La matrice di valutazione del rischio è un'illustrazione visiva del registro dei rischi. In questa matrice, si assegnano priorità a ciascun rischio, il che aiuta a identificare i rischi ad alto impatto.
La matrice di valutazione del rischio favorisce inoltre un processo decisionale informato, garantendo che il piano di gestione del rischio si concentri sulle minacce più critiche per ridurre al minimo le interruzioni.
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4. Metodologia di gestione del rischio
Questa componente del piano di gestione dei rischi delinea l'approccio dell'organizzazione all'identificazione, all'analisi, alla mitigazione e al monitoraggio dei rischi.
Contiene strutture come l'analisi qualitativa e quantitativa del rischio, tecniche di controllo del rischio e meccanismi di monitoraggio del rischio. Questo passaggio è fondamentale per un piano di gestione del rischio efficace.
5. Ruoli e responsabilità
Questa sezione definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità all'interno del piano di gestione del rischio e identifica le parti interessate responsabili dell'identificazione, valutazione, mitigazione e comunicazione del rischio.
Una chiara assegnazione di ruoli e responsabilità mantiene la responsabilità e prepara la fase per una gestione efficace del rischio quando necessario.
6. Piano di risposta al rischio
Un piano di risposta al rischio delinea le azioni necessarie per affrontare i rischi identificati. Contiene principalmente strategie di evitamento, mitigazione, trasferimento e accettazione.
Fondamentalmente, il piano di risposta riduce al minimo l'impatto dei rischi e migliora la preparazione. Nel complesso, è fondamentale per ridurre i ritardi o il fallimento dei progetti.
*7. Piano di comunicazione del rischio
Il piano di comunicazione del rischio descrive in dettaglio come le parti interessate chiave condivideranno tutte le informazioni relative al rischio. Aggiornamenti tempestivi durante una crisi possono aiutare a mantenere la trasparenza e dare un tocco di proattività ai piani di mitigazione del rischio.
Questo modello di piano di comunicazione di ClickUp è dotato di strutture di reportistica predefinite, canali di comunicazione e frequenza delle discussioni sui rischi. Avere un piano di comunicazione strutturato previene i malintesi durante la condivisione di aggiornamenti critici, mentre i team lavorano insieme per gestire i rischi in modo efficace.
8. Budget per la gestione dei rischi
Alcuni rischi di progetto possono comportare un elemento finanziario. In questo caso, i project manager possono stanziare un budget per coprire eventuali costi legati al rischio. Ciò include la spesa per gli strumenti di analisi del rischio, la pianificazione di emergenza e le misure di risposta alle crisi.
9. Documentazione e reportistica
La sezione relativa alla documentazione e alla reportistica del piano di gestione del rischio pone le basi per un miglioramento continuo. Utilizzala per analizzare l'occorrenza dei rischi, l'efficacia della risposta e i risultati. Questo è un riferimento per aiutarti a mettere a punto le tue strategie di rischio per progetti futuri e rispettare gli standard prevalenti del settore.
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🔎 Lo sapevi?
I cinque principali rischi per le aziende globali includono:
- Incidenti informatici (38%)
- Interruzione dell'attività (31%)
- Catastrofi naturali (29%)
- Modifiche normative (25%)
- Cambiamento climatico (19%)
Tipi di piani di gestione del rischio con esempi
Le tue esigenze di gestione del rischio dipendono dal settore, dall'organizzazione o dal progetto.
Tuttavia, esistono ampie categorie di piani di gestione del rischio che è possibile personalizzare in base alle proprie esigenze specifiche e uniche. Diamo un'occhiata a questi diversi tipi di piani di gestione del rischio:
1. Piano di gestione del rischio aziendale
Un piano di gestione dei rischi aziendali identifica e mitiga i rischi che potrebbero avere un impatto sulle operazioni, sulla reputazione o sulla stabilità finanziaria. Questi includono problemi di conformità normativa, fluttuazioni del mercato, interruzioni della catena di fornitura e danni alla reputazione.
Un solido piano di gestione del rischio aziendale protegge l'azienda dalle incertezze interne ed esterne.
📌 Esempio reale:
Le banche britanniche come Barclays, Lloyds e NatWest hanno dovuto affrontare una potenziale instabilità finanziaria dovuta alle fluttuazioni dei tassi di interesse. Per combattere questo fenomeno, hanno implementato swap sui tassi di interesse per proteggersi dal calo dei tassi. Questa strategia "a bruco" genererà più di 50 miliardi di sterline in tre anni. La copertura strutturale è una componente chiave dei piani di gestione del rischio aziendale delle banche.
2. Piano di gestione del rischio del progetto
Un piano di gestione del rischio di progetto identifica, valuta e mitiga i rischi che ostacolano l'esito positivo del progetto. Questi rischi includono la variazione dell'ambito, i vincoli di risorse, i ritardi nella programmazione e i superamenti dei costi. Un piano convincente tiene conto di tutti i rischi del progetto, dalla pianificazione all'esecuzione.
📌 Esempio reale:
Il Gordie Howe International Bridge prevede la costruzione di un ponte a sei corsie al confine tra Stati Uniti e Canada. Si tratta del più grande progetto infrastrutturale del Nord America, con un piano completo di gestione del rischio di progetto data la sua complessità. Ciò include una valutazione regolare dei rischi, una pianificazione di emergenza e un monitoraggio continuo per garantire l'esito positivo del progetto.
3. Piano di gestione del rischio informatico
Il piano di gestione dei rischi informatici riduce al minimo i rischi legati alla tecnologia, alla sicurezza informatica e alla protezione dei dati. Questo protegge i sistemi dalle minacce informatiche, dagli attori malintenzionati, dai guasti del software, dalle violazioni della conformità e da altri rischi del progetto.
📌 Esempio reale:
Capital One ha riconosciuto la necessità di modernizzare la propria infrastruttura IT per soddisfare le richieste dei clienti e l'efficienza operativa. L'azienda ha implementato un piano di gestione dei rischi IT mentre migrava le proprie operazioni sul cloud. Le strategie proattive di mitigazione dei rischi hanno aiutato l'azienda a rafforzare le proprie misure di sicurezza informatica e a migliorare la resilienza del sistema durante la trasformazione digitale.
4. Piano di gestione del rischio finanziario*
Come indica il nome, il piano di gestione del rischio finanziario riduce al minimo i rischi legati alla volatilità del mercato, ai tassi di interesse, all'esposizione al credito e ai problemi di liquidità. Comprende strategie per gestire gli sconvolgimenti economici, le perdite di investimento e le interruzioni finanziarie impreviste.
📌 Esempio reale:
Il Fondo Pensione Governativo Norvegese Global ha riconosciuto i rischi finanziari associati al degrado ambientale e all'esaurimento delle risorse naturali. Come risultato, il suo piano di gestione del rischio finanziario tiene conto dei rischi ecologici per salvaguardare gli investimenti dagli impatti economici dell'esaurimento delle risorse naturali e del cambiamento climatico.
5. Piano di gestione dei rischi di conformità
Un piano di gestione dei rischi di conformità garantisce la conformità legale e normativa alle norme vigenti. Il mancato rispetto di questi requisiti potrebbe comportare sanzioni, controversie legali e danni alla reputazione. Questo piano aiuta a identificare i rischi normativi, a monitorare la conformità e ad attuare azioni correttive.
📌 Esempio reale:
All'indomani dello scandalo dei falsi account del 2016, Wells Fargo ha dovuto affrontare notevoli problemi di conformità. Per superarli, l'azienda ha migliorato il suo piano di gestione dei rischi di conformità assumendo esperti esterni per i ruoli di conformità e seguendo piani strutturati per affrontare le questioni normative. Ha chiuso cinque azioni normative, a dimostrazione del suo impegno nei confronti del piano di gestione dei rischi di conformità stabilito.
6. Piano di gestione del rischio operativo
Un piano operativo di gestione dei rischi consente alle aziende di mitigare i rischi associati ai processi quotidiani, come interruzioni della catena di fornitura, guasti alle attrezzature e carenza di personale.
Nel complesso, un piano di questo tipo consente di mantenere la regolarità delle operazioni aziendali nonostante le difficoltà operative.
📌 Esempio reale:
Un incendio nella sottostazione di North Hyde dell'aeroporto di Heathrow ha causato un'interruzione di corrente e interrotto le operazioni. Il piano di gestione del rischio operativo prevedeva la riconfigurazione della rete, l'implementazione di sistemi di alimentazione di backup, il coordinamento con le compagnie aeree e la comunicazione dell'ultimo stato alle parti interessate per una maggiore trasparenza. Un piano di gestione del rischio così proattivo ha contribuito a ripristinare più rapidamente le operazioni.
Come creare un piano di gestione del rischio
La creazione di un piano di gestione dei rischi implica l'identificazione, la valutazione e la mitigazione efficaci dei rischi. Prendiamo l'esempio di una società di sviluppo software che cerca di lanciare un nuovo prodotto per capire il processo.
Eseguire l'identificazione dei rischi
Il primo passaggio è l'identificazione del rischio. È necessario tenere conto di tutti i potenziali rischi che possono avere un impatto sul progetto. Fai un brainstorming con il tuo team di progetto, analizza i progetti passati ed esamina le minacce specifiche del settore per identificare tutti i possibili rischi del progetto.
Ad esempio, i rischi in un progetto di sviluppo software potrebbero includere variazioni di scopo, bug del software e vulnerabilità della sicurezza informatica. Documentare tali rischi del progetto nelle prime fasi può prepararti meglio ad affrontarli.
Effettuare valutazioni dei rischi
Una volta che avrai l'elenco dei rischi identificati, valuta la loro probabilità e il loro impatto potenziale. A seconda della loro probabilità e gravità, puoi utilizzare una lista di controllo per la valutazione del rischio o una matrice per classificare i rischi come bassi, medi o alti.
Un incidente di sicurezza informatica in uno scenario di sviluppo software potrebbe avere un impatto elevato ma una bassa probabilità. Tuttavia, i ritardi nei test potrebbero avere un impatto elevato e un'alta probabilità. Eseguire le valutazioni del rischio in questo modo per dare priorità ai rischi e affrontare prima quelli più critici.
*il modello per lavagna online di valutazione dei rischi di ClickUp aiuta il team del progetto a mappare visivamente i potenziali rischi e classificarli in base alla gravità. In questo modo è possibile creare e assegnare piani di risposta efficaci per neutralizzare il rischio, qualora si verifichi.
*perché amerai questo modello
- Consentire la collaborazione tra i team per sviluppare strategie di riduzione del rischio
- Implementare stati personalizzati come Aperto e Completato per monitorare lo stato di avanzamento della valutazione del rischio
- Ottimizzare il monitoraggio della valutazione del rischio con tag, attività secondarie annidate, più assegnatari ed etichette di priorità
Preparare un piano di risposta al rischio
Il piano di risposta al rischio guida il team del progetto nelle strategie per mitigare, trasferire, accettare o evitare i rischi. Le azioni variano per ogni rischio identificato, ma l'obiettivo è lo stesso: ridurne l'impatto. Un piano di risposta impedisce un processo decisionale reattivo e prepara a gestire meglio la calamità.
Prendendo come esempio la sicurezza informatica, la risposta immediata sarebbe mettere in quarantena i set di dati e affrontare rapidamente la violazione. A lungo termine, si dovrebbe rafforzare la crittografia ed effettuare frequenti controlli di sicurezza.
Quando si incontra un rischio, è possibile:
Accettare: riconoscere il rischio e preparare piani di emergenza nel caso in cui si concretizzi ✅
Evitare: eliminare il rischio introducendo modifiche ai processi o al piano 🛠️
Mitigare: ridurre al minimo la probabilità o l'impatto del rischio attraverso misure preventive 🎯
Trasferimento: Trasferire la responsabilità del rischio a terzi 🔁
Assegnare i titolari del rischio
Il titolare del rischio è responsabile del monitoraggio e della gestione del rischio a lui assegnato. Questo meccanismo garantisce la responsabilità e un'azione tempestiva in caso di evento rischioso.
Il team di sicurezza informatica sarebbe il titolare di tutti i rischi di sicurezza informatica, mentre il project manager supervisionerebbe i rischi relativi all'ambito. Questa titolarità chiara e ben definita evita confusione e attiva un lavoro richiesto di mitigazione.
Documentare i trigger di rischio
I trigger di rischio sono segnali di avviso precoci indicativi di un evento rischioso. Identificare questi trigger in anticipo consente al team del progetto di agire prima che il problema si aggravi.
Ad esempio, frequenti cambiamenti nelle richieste del cliente possono innescare un cambiamento di portata. Il project manager può implementare un processo di controllo delle modifiche per monitorare questo aspetto e prevenire i rischi relativi alla portata.
Creare un piano di backup
Un piano di backup o di emergenza offre strategie alternative per quando un rischio si trasforma in una crisi. Ciò può comportare l'impiego di risorse aggiuntive, la garanzia di finanziamenti di emergenza o la riprogettazione delle sequenze dei progetti. Anche in questo caso, se uno sviluppatore chiave lascia il team a metà dello sviluppo del software, il piano di backup può prevedere la formazione incrociata dei dipendenti, l'assunzione di un appaltatore o l'esternalizzazione dell'attività per evitare ritardi.
Identificare la soglia e la tolleranza al rischio
Ogni progetto ha una tolleranza al rischio e una soglia di rischio. La soglia definisce principalmente quanto rischio un'organizzazione è disposta a tollerare. Stabilire una soglia di rischio chiara supporta il processo decisionale. Aiuta i project manager a valutare quando continuare, cambiare o inoltrare un problema. La soglia influisce anche sulla fattibilità di un progetto, prevenendo perdite eccessive e altri rischi.
Per esempio, se il ritardo nei test del software supera un certo numero di giorni, l'alta dirigenza può esternalizzare il processo o coinvolgere più tester per accelerarlo.
In che modo l'IA può essere utile nella gestione dei rischi?
- Per massimizzare l'efficienza, gli strumenti di IA possono automatizzare la raccolta dei dati, l'assegnazione delle attività e la creazione di report all'interno dei flussi di lavoro di gestione del rischio
- Per una migliore comprensione dei rischi, l'IA fornisce informazioni analitiche, identificando modelli e prevedendo potenziali rischi attraverso l'analisi dei dati e la PNL
- Per favorire una collaborazione senza soluzione di continuità, uno strumento di IA integrato può aiutare a riepilogare le discussioni e automatizzare le notifiche, garantendo una comunicazione chiara e tempestiva tra le parti interessate
Cerchi uno strumento di IA che faccia tutto questo e altro ancora? ClickUp Brain, l'assistente IA integrato di ClickUp, può aiutarti.
*strumenti e modelli per la gestione del rischio
Molte organizzazioni utilizzano strumenti e modelli specializzati per semplificare la gestione del rischio. Ecco una panoramica delle diverse opzioni disponibili:
Software per la registrazione dei rischi (ideale per il monitoraggio centralizzato dei rischi)
Il software di registrazione dei rischi aiuta le aziende a mantenere un database strutturato dei potenziali rischi e del loro stato, impatto e azioni di mitigazione assegnate. Questo quadro offre una visualizzazione centralizzata di tutti i rischi identificati, consentendo ai team di monitorare e aggiornare le informazioni sui rischi in tempo reale.
Inoltre, gli strumenti avanzati di registrazione dei rischi includono automazione, flussi di lavoro personalizzabili e integrazione con strumenti di project management.
software di gestione del rischio aziendale (ERM) (ideale per la supervisione del rischio strategico)*
Il software di gestione del rischio aziendale è il traguardo delle organizzazioni che cercano un approccio olistico alla gestione del rischio tra i vari reparti. Offre un'analisi del rischio a livello aziendale, si allinea agli obiettivi strategici e garantisce la conformità alle normative del settore.
Gli strumenti ERM contengono tipicamente dashboard di reportistica, analisi predittive e automazioni del flusso di lavoro per una governance efficace dei rischi.
strumento di governance, rischio e conformità (GRC) (ideale per la conformità normativa e politica)*
Come indica il nome, il software GRC integra i processi di governance, rischio e conformità in un unico flusso di lavoro. Questo è fondamentale per le organizzazioni di settori specifici che vogliono soddisfare i requisiti normativi gestendo al contempo in modo efficace i potenziali rischi.
Inoltre, gli strumenti GRC sono ricchi di funzionalità/funzioni come il monitoraggio degli audit, la gestione delle politiche e la reportistica automatizzata sulla conformità, che aggiungono la conformità al quadro di gestione del rischio e di governance.
ClickUp (ideale per una gestione completa dei rischi)
ClickUp è l'app che offre strumenti completi per migliorare la gestione del rischio rendendola più strutturata e proattiva.
Con l'aiuto di ClickUp, i team identificano, valutano e mitigano i rischi in modo efficiente sfruttando le sue funzionalità/funzioni personalizzabili, come dashboard, campi personalizzati, automazioni e attività. Grazie alla collaborazione e alla visibilità in tempo reale, i team di progetto sono sempre un passo avanti rispetto ai potenziali rischi e garantiscono il successo del progetto.
Per il monitoraggio dei rischi, ClickUp consente agli utenti di creare un registro dei rischi utilizzando campi personalizzati per classificare i rischi in base a gravità, probabilità e impatto. Teams può assegnare priorità specifiche per ogni rischio e utilizzare gli stati delle attività per monitorare lo stato di mitigazione dei rischi.
Se crearne uno da zero sembra troppo lavoro, c'è il modello di registro dei rischi ClickUp per iniziare. Usalo per identificare i rischi, il loro impatto e le strategie di mitigazione, e rimanere sistematico e organizzato senza alcuna seccatura.
Sono disponibili anche lavagne online ClickUp per visualizzare in modo centralizzato tutti i rischi del progetto, facilitando il monitoraggio delle tendenze e l'adozione di azioni preventive. È possibile convertire i dati in una matrice di valutazione del rischio, visualizzare i possibili rischi e classificarli in sezioni codificate per colore per garantire che nulla sfugga all'attenzione.
Inoltre, le viste Grafico Gantt e Sequenza forniscono rappresentazioni visive delle attività e dei potenziali ritardi, aiutando i team ad affrontare i rischi prima che influiscano sulle scadenze del progetto.
*ecco cosa ha detto Raúl Becerra, Product Manager di Atrato, sull'utilizzo di ClickUp per il monitoraggio dei rischi
ClickUp non solo mi permette di mantenere i progetti in carreggiata e di individuare i rischi in anticipo, ma mi aiuta anche come collaboratore individuale nelle mie attività quotidiane.
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Le attività di ClickUp consentono di assegnare i rischi come attività, rendendone più facile l'osservazione. Ogni attività è tracciabile ed è possibile assegnare priorità, designare i titolari del rischio e automatizzare i piani di risposta.
ClickUp contribuisce ulteriormente a mitigare i rischi automatizzando i flussi di lavoro, impostando le dipendenze e assegnando le responsabilità. Le automazioni attivano avvisi o riassegnano attività quando i livelli di rischio cambiano, garantendo una gestione proattiva.
Per la documentazione, ClickUp Docs consente ai team di archiviare valutazioni dei rischi, piani di emergenza e registri dei rischi passati in un formato centralizzato e facilmente accessibile. Le funzionalità di collaborazione in tempo reale consentono ai team di discutere e aggiornare in modo dinamico le informazioni relative ai rischi.
Inoltre, le integrazioni con gli strumenti di archiviazione cloud assicurano che tutti i documenti critici siano connessi all'interno della piattaforma per la valutazione dei rischi.
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Un piano strutturato di gestione del rischio aiuta le organizzazioni a prevedere, valutare e rispondere alle incertezze che potrebbero altrimenti interrompere le operazioni. Che si tratti di gestire rischi aziendali, di progetto, informatici o finanziari, una chiara strategia di gestione del rischio alimenta un processo decisionale informato e la stabilità a lungo termine.
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