Ci siamo passati tutti: concludiamo una riunione con la sensazione di essere stati produttivi, solo per scoprire pochi giorni dopo che metà del team ricorda punti chiave diversi, che le azioni da intraprendere si perdono in un mare di email e che il follow-up è, nella migliore delle ipotesi, casuale.
Sebbene dovrebbero favorire lo sviluppo, alcune riunioni degenerano rapidamente e diventano dispendiose in termini di tempo senza un approccio metodico per registrare le discussioni e i passaggi successivi.
Un riassunto della riunione ben scritto garantisce chiarezza, responsabilità e follow-up, invece di dover cercare di ricostruire ciò che è stato discusso. Un modello di riassunto della riunione efficace aiuta tutti a rimanere in linea e a raggiungere i traguardi.
Questo articolo spiega perché i modelli di riepilogo delle riunioni sono importanti, cosa includere e come ClickUp ti aiuta a creare riepiloghi/riassunti semplificati e orientati all'azione che fanno avanzare i progetti.
🔮 Bonus: oltre a tantissimi modelli gratis che puoi iniziare a utilizzare subito, ti presenteremo anche ClickUp AI Notetaker, un assistente per riunioni che trascrive, riepiloga e analizza le tue riunioni per un resoconto perfetto!
Cosa sono i modelli di riepilogo delle riunioni?
Un modello di riepilogo riunione elenca gli elementi principali da includere in un riassunto della riunione. Fornisce una struttura coerente per garantire registrazioni complete e uniformi delle informazioni relative alla riunione.
In genere, gli strumenti e i modelli per riunioni online includono i seguenti componenti:
- Dettagli della riunione: titolo della riunione, data, ora, luogo, nome del progetto ed elenco dei partecipanti.
- Panoramica del programma: un breve documento che riassume gli argomenti discussi e l'ambito del progetto.
- Decisioni chiave: conclusioni o risoluzioni importanti raggiunte durante la riunione
- Elementi da intraprendere: attività assegnate, compresi i responsabili e le scadenze
- Passi successivi: attività di follow-up dopo la riunione
L'utilizzo di tali modelli garantisce una condivisione da parte di tutti i partecipanti della visione dei risultati della riunione, contribuendo ad assicurare responsabilità e chiarezza.
Se hai difficoltà a condurre riunioni efficaci, guarda questo breve video su come scrivere un programma PRIMA di programmare il tuo prossimo incontro:
Cosa rende efficace un modello di riepilogo di riunioni?
Un modello di riepilogo riunioni ben fatto è pratico, ordinato e chiaro. Dovrebbe garantire che tutte le persone coinvolte rimangano allineate con le conversazioni e le azioni future, catturando gli elementi importanti senza inutili complicazioni.
Un buon modello include:
- Funzionalità di collaborazione: possibilità di condivisione, modifica e aggiornamento in tempo reale
- Layout strutturato: un formato logico con sezioni chiaramente etichettate per una rapida revisione
- Riepiloghi/riassunti concisi: punti chiave delle discussioni senza dettagli superflui
- Follow-up attuabili: azioni da intraprendere chiaramente definite con responsabilità e scadenze assegnate
- Monitoraggio delle decisioni: una sezione per documentare risoluzioni e accordi
- Formattazione standardizzata: titoli, elenchi puntati ed evidenziazioni coerenti per una facile leggibilità.
Un buon riepilogo delle riunioni aiuta a evitare malintesi e responsabilizza i membri del team. Adottare un approccio disciplinato alla scrittura, sia che si tratti di un riepilogo della riunione di avvio di un progetto o di un aggiornamento sullo stesso, semplifica le procedure e aumenta l'efficacia generale.
🔎 Lo sapevi? Secondo un articolo dell'Harvard Business Review, il 70% dei professionisti ritiene che le riunioni siano un ostacolo al completamento del proprio lavoro.
11 modelli di riepilogo delle riunioni
Un modello strutturato per registrare le idee e i riassunti delle riunioni del team garantisce chiarezza, responsabilità e un follow-up efficace. Questi 11 modelli di riepilogo delle riunioni di ClickUp, l'app quotidiana per il lavoro, sono molto efficaci per semplificare il processo di documentazione, a seconda delle tue esigenze specifiche:
1. Modello di verbale di riunione ClickUp
Il modello di verbale di riunione ClickUp è uno strumento strutturato ma flessibile, progettato per raccogliere tutti i dettagli essenziali delle riunioni in un unico posto. Assicura che le conversazioni abbiano un risultato concreto, a differenza dei verbali di riunione convenzionali , che a volte vengono sepolti nelle email o dimenticati tra le carte.
La struttura preformattata copre tutti gli aspetti, dai punti al programma e dai dettagli della riunione alle decisioni importanti e agli elementi da intraprendere.
Inoltre, assegnare elementi da svolgere ai membri del team con date di scadenza precise e effettuare il monitoraggio all'interno del tuo processo ti aiuta a garantire che i follow-up non vengano mai trascurati. I team possono accedere rapidamente alle note delle riunioni passate e collegarle agli obiettivi a lungo termine e ai modelli di avvio dei progetti, poiché sono compatibili con ClickUp Docs, ClickUp Obiettivi e ClickUp Lavagne online.
⭐ Cosa ti piacerà di più:
- Trasforma facilmente le conversazioni in attività con le attività di ClickUp.
- Inserisci note, aggiorna gli elementi da intraprendere e lascia anche commenti per chiarimenti nei verbali delle riunioni.
- Utilizza ClickUp Meetings per assicurarti che nessuna attività venga trascurata grazie alle attività ricorrenti automatizzate e ai promemoria.
- Organizza una breve riunione con il team o una sessione strategica approfondita per poter modificare i campi in base alle tue esigenze.
Ideale per: Teams alla ricerca di una soluzione interattiva e altamente personalizzabile per i verbali delle riunioni che mantenga i follow-up organizzati e in linea con gli obiettivi.
2. Modello ClickUp per note di riunioni ricorrenti
Il modello ClickUp per le note delle riunioni ricorrenti è progettato per ottimizzare il processo di documentazione e monitoraggio delle riunioni ricorrenti. Questo modello fornisce un approccio strutturato per registrare le discussioni, monitorare le azioni da intraprendere e garantire la responsabilità per la riunione successiva.
Il modello si integra con il sistema di gestione delle attività di ClickUp, consentendo agli utenti di convertire le azioni da intraprendere in attività, assegnarle ai membri del team e monitorarne lo stato direttamente all'interno di ClickUp. Ciò elimina la necessità di creare elenchi di cose da fare separati e garantisce che ogni riunione porti ad azioni concrete.
⭐ Cosa ti piacerà di più:
- Confronta le note delle sessioni precedenti, identifica le priorità in corso e assicurati che nessun argomento importante venga trascurato.
- Più membri del team contribuiscono contemporaneamente, aggiungendo commenti, aggiornamenti e approfondimenti man mano che la discussione procede.
- Cattura diverse prospettive e assicurati che nulla vada perso nella traduzione.
- Modifica i campi in base alle esigenze specifiche della riunione, sia che tu abbia bisogno di una struttura formale per gli aggiornamenti della leadership o di un formato più flessibile per una sessione di brainstorming o una riunione di follow-up.
Ideale per: Teams alla ricerca di un modo strutturato ed efficiente per documentare riunioni ricorrenti, effettuare il monitoraggio dei follow-up e mantenere la coerenza nelle discussioni.
➡️ Per saperne di più: Le migliori app IA per prendere appunti durante le riunioni
3. Modello di note per riunioni ClickUp
Il modello di note di riunione ClickUp è progettato per aiutare i team a documentare le discussioni, le decisioni e i passaggi successivi in modo strutturato e organizzato. Invece di affannarsi a mettere insieme appunti frammentari provenienti da fonti diverse, questo modello fornisce un'unica risorsa centralizzata che conserva i documenti di supporto in un unico posto.
Inoltre, il formato chiaro del modello consente ai team di delineare l'ordine del giorno della riunione, acquisire i punti chiave della discussione e documentare le decisioni importanti man mano che vengono prese.
⭐ Cosa ti piacerà di più:
- Assegna responsabilità, fissa scadenze e monitora lo stato, il tutto all'interno dell'ecosistema integrato di ClickUp.
- Contribuisci alle note delle riunioni in tempo reale, assicurandoti che nulla vada perso o venga interpretato in modo errato.
- Adatta il modello in base al tuo stile di riunione, poiché è anche altamente personalizzabile.
- Effettua il monitoraggio delle discussioni, riduci le incomprensioni e assicurati che i follow-up siano dettagliati.
Ideale per: team alla ricerca di un modo strutturato ma flessibile per documentare le riunioni.
💡 Suggerimento professionale: se desideri semplificare le tue riunioni pianificandole, prendendo appunti dettagliati e convertendoli in verbali di riunione di facile consultazione, inizia a utilizzare i modelli di appunti di riunione per risparmiare tempo, aumentare l'efficienza e organizzare senza sforzo i punti chiave!
4. Modello ClickUp per incontri individuali tra dipendenti e manager
Il modello ClickUp Employee & Manager 1-on-1 è progettato per rendere le riunioni individuali tra manager e dipendenti più strutturate, produttive e significative. Aiuta manager e dipendenti a concentrarsi su argomenti chiave come la crescita professionale, gli aggiornamenti sui progetti, le sfide e il feedback.
Il modello semplifica la documentazione dei punti di discussione, la discussione dello stato e la revisione delle conversazioni precedenti per garantire il rispetto degli impegni.
⭐ Cosa ti piacerà di più:
- Assegna attività, stabilisci priorità e aggiungi scadenze direttamente dal modello.
- Modifica i campi in base alla frequenza delle riunioni, al tipo di discussione e agli obiettivi dei dipendenti, assicurandoti che ogni incontro individuale sia in linea con le esigenze individuali.
- Integralo con le funzionalità di project management e di gestione delle attività di ClickUp, consentendo sia ai manager che ai dipendenti di collegare le discussioni con aggiornamenti in tempo reale sul lavoro.
- Archivia tutto in un unico posto, senza bisogno di cercare tra le email o le note sparpagliate per ricordare le conversazioni passate.
Ideale per: teams che desiderano un approccio strutturato e concreto alle riunioni individuali tra dipendenti e manager senza perdere flessibilità o personalizzazione.
Con ClickUp, abbiamo ridotto il tempo necessario per assegnare le attività e portarle a termine da un paio di giorni a un paio d'ore. Ora le persone sanno quali attività sono in sospeso per il loro inserimento e cosa devono fare, cosa che sarebbe un incubo cercare di organizzare tramite email. Grazie ai modelli, i manager possono creare con un solo clic delle bacheche di inserimento per ogni nuovo assunto. Una vera rivoluzione.
Con ClickUp, abbiamo ridotto il tempo necessario per assegnare le attività e portarle a termine da un paio di giorni a un paio d'ore. Ora le persone sanno quali attività sono in sospeso per il loro inserimento e cosa devono fare, cosa che sarebbe un incubo cercare di organizzare tramite email. Grazie ai modelli, i manager possono creare con un solo clic delle bacheche di inserimento per ogni nuovo assunto. Una vera rivoluzione.
📮 ClickUp Insight: il 37% dei lavoratori invia note di follow-up o verbali delle riunioni per effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere, ma il 36% continua ad affidarsi ad altri metodi frammentari. Senza un sistema unificato per registrare le decisioni, le informazioni chiave di cui hai bisogno potrebbero andare perse tra chat, email o fogli di calcolo.
Con ClickUp, puoi trasformare istantaneamente le conversazioni in attività concrete in tutti i tuoi compiti, chat e documenti, assicurandoti che nulla venga trascurato.
5. Modello di rapporto di riunione ClickUp
Il modello di rapporto di riunione ClickUp aiuta i manager a comunicare e documentare in modo efficace i risultati delle riunioni, garantendo che tutti siano informati e allineati. Questo modello di attività pronto all'uso e completamente personalizzabile semplifica la chiusura del ciclo di feedback con i clienti, i membri del team e la leadership.
Il formato strutturato guida gli utenti nella registrazione dei dettagli essenziali delle riunioni, quali obiettivi, punti chiave della discussione, decisioni prese e azioni da intraprendere. La flessibilità del modello lo rende uno strumento prezioso per diversi tipi di riunioni.
⭐ Cosa ti piacerà di più:
- Utilizza questo pratico strumento per migliorare la comunicazione con i clienti, i membri del team e la dirigenza.
- Incorpora progetti e attività, consentendo ai manager di assegnare responsabilità, creare scadenze e seguire lo stato dei progressi.
- Adatta il modello alle esigenze specifiche della tua organizzazione o del tuo team aggiungendo o modificando le sezioni secondo necessità.
- Utilizza sette diversi campi personalizzati come Luogo della riunione, Tipo di riunione, Cronometrista e Numero totale di partecipanti.
Ideale per: manager che necessitano di una soluzione strutturata e personalizzabile per documentare i risultati delle riunioni e consentire una comunicazione chiara a tutti i livelli dell'organizzazione.
6. Modello di lista di controllo per riunioni ClickUp
Il modello di lista di controllo per riunioni di ClickUp trasforma le riunioni improduttive in sessioni organizzate ed efficienti. La creazione di un programma completo ti guida nella definizione di tutti gli argomenti importanti da discutere, garantendo che le riunioni rimangano concentrate e in linea con gli obiettivi.
Il modello consente di impostare efficacemente l'ordine del giorno, prendere appunti e assegnare le azioni da intraprendere. Che si tratti di un incontro settimanale con il team o di una revisione trimestrale delle prestazioni, questo pratico strumento ti consentirà di organizzarti e concentrarti su ciò che conta davvero.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Documenta i punti chiave e le decisioni direttamente nel modello, assegnando le attività alle persone responsabili con scadenze specifiche.
- Mantieni tutti allineati e sulla stessa lunghezza d'onda con funzionalità per il monitoraggio delle scadenze e dello stato.
- Integra ClickUp Brain e automatizza i promemoria da impostare prima delle riunioni.
- Inizia con il modello per sviluppare il tuo flusso di lavoro ClickUp, incorporando Elenco, Gantt, Carico di lavoro, Calendario e strumenti aggiuntivi.
Ideale per: professionisti e team che necessitano di una soluzione strutturata e completa per pianificare, eseguire e dare seguito alle riunioni.
🌻 Immagina di avere uno strumento che trascrive perfettamente le tue riunioni, le riepiloga/riassume, estrae gli elementi rilevanti e le persone responsabili di essi. Questo è esattamente ciò che fa ClickUp AI Notetaker.
Guardalo in azione qui:
7. Modello ClickUp Meeting Tracker
Il modello ClickUp Meeting Tracker aiuta i team a organizzare e monitorare riunioni produttive. Fornisce una piattaforma centralizzata per preparare programmi, documentare discussioni e effettuare il monitoraggio degli elementi da intraprendere.
Integrando questo modello nel tuo flusso di lavoro, i team possono migliorare l'efficienza delle riunioni e garantire la responsabilità. Inoltre, aggiorna gli stati man mano che le riunioni procedono per tenere informati gli stakeholder, quindi monitorali e analizzali per garantire la massima produttività.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Tieni traccia dei progressi con stati personalizzati come Chiuso, Aperto e In corso per monitorare i risultati delle riunioni.
- Cattura i dettagli chiave utilizzando campi personalizzati come tipo di riunione, posizione, cronometrista e segretario.
- Visualizza le riunioni con viste personalizzate come Bacheca, Calendario e Riunioni per un facile accesso e organizzazione.
- Ottimizza la gestione con strumenti di project management come dipendenze delle attività, automazioni e commenti per un migliore monitoraggio delle riunioni.
Ideale per: team alla ricerca di una soluzione strutturata e personalizzabile per gestire e effettuare il monitoraggio delle riunioni in modo efficace.
Ecco cosa pensa Philip Storry, amministratore di sistema senior presso SYZYGY, dell'utilizzo dei modelli ClickUp:
Il coordinamento presso SYZYGY è migliorato su tutta la linea. L'esempio migliore è il nostro processo di inserimento dei nuovi assunti, che richiede il coordinamento tra quattro reparti: Risorse umane, Finanza, IT e Strutture. L'utilizzo di un modello e di un modulo ci ha permesso di acquisire rapidamente i dettagli relativi a un nuovo assunto che entra a far parte della nostra organizzazione e quindi di creare un'attività con attività secondarie assegnate a ciascun reparto per il lavoro richiesto.
Il coordinamento presso SYZYGY è migliorato su tutta la linea. L'esempio migliore è il nostro processo di inserimento dei nuovi assunti, che richiede il coordinamento tra quattro reparti: Risorse umane, Finanza, IT e Strutture. L'utilizzo di un modello e di un modulo ci ha permesso di acquisire rapidamente i dettagli relativi a un nuovo assunto che entra a far parte della nostra organizzazione e quindi di creare un'attività con attività secondarie assegnate a ciascun reparto per il lavoro richiesto.
8. Modello di elenco partecipanti alla riunione ClickUp
Il modello ClickUp Meeting Roster semplifica il monitoraggio delle presenze alle riunioni e l'organizzazione degli elementi all'ordine del giorno. La possibilità di registrare le presenze per data, ora e categoria di riunione consente ai team di mantenere registrazioni accurate di chi ha partecipato a ciascuna riunione.
Il modello promuove inoltre la trasparenza consentendo la condivisione facile dei dati di partecipazione con i partecipanti alla riunione e con chi non ha partecipato. Ciò garantisce che tutti siano informati sui livelli di partecipazione e possano accedere ai dettagli della riunione secondo necessità.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Organizza le riunioni classificandole e aggiungendo attributi come "Segretario", "Facilitatore" e "Data della riunione".
- Migliora la collaborazione con commenti, tag, automazioni, IA e altro ancora.
- Genera report per identificare le tendenze relative alla partecipazione e al coinvolgimento nelle riunioni.
- Aumenta la produttività creando un ambiente di riunione strutturato per un flusso migliore.
Ideale per: team che cercano un modo efficiente per gestire la partecipazione alle riunioni e mantenere le discussioni in linea con gli obiettivi.
9. Modello di stile per note di riunione ClickUp
Il modello ClickUp Meeting Note Style offre un quadro coerente per organizzare le discussioni delle riunioni, garantendo che i punti chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere siano documentati in modo efficiente. Include sezioni per gli obiettivi della riunione, gli elenchi dei partecipanti, i punti del programma, i punti di discussione e le azioni da intraprendere. Questo layout organizzato aiuta gli utenti a concentrarsi sulle informazioni essenziali.
Assegna le attività direttamente dalle note della riunione, imposta le date di scadenza e monitora lo stato delle attività da intraprendere all'interno di ClickUp. La natura collaborativa del modello consente a più membri del team di contribuire in tempo reale, promuovendo la titolarità collettiva dei risultati della riunione.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Centralizza le informazioni organizzando attività e decisioni in un repository consultabile.
- Condividi immediatamente gli aggiornamenti con i team e le parti interessate per una visibilità in tempo reale.
- Documenta i punti chiave, comprese idee, decisioni e elementi da intraprendere per riferimento futuro.
- Esamina e accedi rapidamente alle informazioni ottimizzando i riassunti delle riunioni passate per una facile consultazione.
Ideale per: team alla ricerca di un approccio strutturato e collaborativo per documentare le riunioni e gestire le attività di follow-up.
10. Modello di riunione individuale ClickUp
Il modello di riunione individuale ClickUp migliora la produttività delle riunioni individuali tra manager e membri del team. La sua versatilità nel soddisfare vari scopi di riunione consente di fornire programmi personalizzabili per adattarsi a diversi obiettivi.
Il formato strutturato del modello include sezioni predefinite per impostare gli obiettivi della riunione, annotare i punti di discussione e delineare le azioni da intraprendere. Documentando i punti chiave e assegnando le responsabilità all'interno del modello, i team migliorano efficacemente la responsabilità e monitorano i progressi.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Utilizza ClickUp Clips per consentire agli utenti di effettuare la condivisione delle registrazioni in modo semplice, per promuovere la responsabilità e semplificare la collaborazione.
- Ottimizza la preparazione delle riunioni individuali e promuovi un ambiente di lavoro più trasparente e con più supporto.
- Aggiungi attività sia per i membri del tuo team che partecipano alla riunione che per vedere
- Allega allegati e documenti rilevanti per la riunione.
Ideale per: manager e membri del team che necessitano di una soluzione strutturata e adattabile per condurre riunioni individuali.
➡️ Leggi anche: Come prepararsi per una riunione in 5 passaggi
11. Modello ClickUp per riunioni plenarie
Il modello ClickUp All Hands Meeting aiuta i team a pianificare, organizzare e svolgere riunioni efficaci con tutto il personale. Include sezioni predefinite per l'impostazione dell'ordine del giorno della riunione, il monitoraggio delle decisioni chiave e l'assegnazione degli elementi da intraprendere. Migliora l'efficienza delle riunioni, mantieni un registro ufficiale delle discussioni importanti e assicurati che tutti gli elementi da intraprendere siano monitorati incorporando questo modello nella tua routine.
Inoltre, il modello offre diverse visualizzazioni, come Elenco, Bacheca, Sequenza e Gantt, garantendo flessibilità nella presentazione e nella gestione delle informazioni. Il modello si integra con ClickUp, consentendo agli utenti di assegnare attività direttamente dal programma della riunione, impostare date di scadenza e monitorare lo stato delle attività.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Incoraggia la partecipazione del team creando uno spazio per la condivisione di idee e approfondimenti.
- Tratta gli argomenti essenziali assicurandoti che ogni riunione affronti i punti chiave della discussione.
- Adatta facilmente i programmi grazie alla flessibilità integrata che consente di modificare l'attenzione secondo necessità.
- Mantieni le riunioni in linea con gli obiettivi per discussioni più produttive ed efficienti in termini di tempo.
Ideale per: team alla ricerca di un approccio strutturato e collaborativo per condurre riunioni con tutto il personale.
🧠 Curiosità: la London School of Economics ha stimato che le riunioni improduttive costano alle aziende statunitensi più di 250 miliardi di dollari all'anno.
Semplifica i riassunti delle riunioni con ClickUp
La selezione del modello di riepilogo riunioni più adatto dipende dal tuo flusso di lavoro, dalla struttura del team e dal livello di dettaglio che devi registrare. Se cerchi un modo semplice ma efficace per documentare le discussioni delle riunioni, il modello di appunti riunioni di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Per le riunioni ricorrenti che richiedono il monitoraggio degli elementi in corso, le app per prendere appunti e i modelli già pronti garantiscono continuità e responsabilità.
Hai bisogno di un approccio più strutturato per il monitoraggio delle presenze e della partecipazione? Il modello di elenco partecipanti alle riunioni di ClickUp fa al caso tuo.
Inoltre, la piattaforma basata sull'intelligenza artificiale di ClickUp è l'ideale per chi desidera trasformare le riunioni in risultati concreti grazie all'assegnazione automatica delle attività e ai follow-up. La collaborazione e gli aggiornamenti in tempo reale, la profonda integrazione con il project management e gli strumenti di IA per gli appunti delle riunioni trasformano il modo in cui i team gestiscono le riunioni dall'inizio alla fine.
Iscriviti gratis oggi stesso per scoprire come ClickUp può aiutare il tuo team a organizzare riunioni più efficaci e di alta produttività.