Ci siamo passati tutti: concludere una riunione sentendosi produttivi, solo per scoprire pochi giorni dopo che metà del team ricorda punti chiave diversi, gli elementi di azione si perdono in un mare di email e il follow-up è nel migliore dei casi casuale.
Sebbene dovrebbero favorire lo sviluppo, alcune riunioni degenerano rapidamente e diventano dispendiose in termini di tempo senza un approccio metodico per registrare le discussioni e i passaggi successivi.
Un riepilogo della riunione ben scritto garantisce chiarezza, responsabilità e follow-up, invece di dover discutere per ricostruire ciò che è stato discusso. Un modello efficace di riepilogo della riunione aiuta tutti a rimanere in linea e a raggiungere il traguardo.
Questo articolo spiega perché i modelli di riepilogo delle riunioni sono importanti, cosa includere e come ClickUp aiuta a creare riepiloghi semplificati e orientati all'azione che fanno avanzare i progetti.
🔮 Bonus: oltre a tantissimi modelli gratis con cui puoi iniziare subito, ti presentiamo anche ClickUp AI Notetaker, un assistente per le riunioni che trascrive, riepiloga e analizza le tue riunioni per un resoconto perfetto!
Cosa sono i modelli di riepilogo delle riunioni?
Un modello di riepilogo riunione elenca gli elementi principali da includere in un riepilogo riunione. Fornisce una struttura coerente per garantire registrazioni complete e coerenti delle informazioni della riunione.
In genere, gli strumenti e i modelli per riunioni online includono i seguenti componenti:
- Dettagli della riunione: titolo della riunione, data, ora, posizione, nome del progetto ed elenco dei partecipanti
- Panoramica del programma: un breve documento che riepiloga gli argomenti discussi e l'ambito del progetto
- Decisioni chiave: conclusioni o risoluzioni importanti raggiunte durante la riunione
- Elementi di azione: attività assegnate, inclusi i responsabili e le scadenze
- Passaggi successivi: Attività di follow-up dopo la riunione
L'utilizzo di tali modelli garantisce la condivisione da parte di tutti i partecipanti di una visione comune dei risultati della riunione, contribuendo a garantire responsabilità e chiarezza.
Se hai difficoltà a condurre riunioni efficaci, guarda questo breve video su come scrivere un programma di riunione PRIMA di programmare il prossimo incontro:
Cosa rende un modello di riepilogo riunione efficace?
Un modello di riepilogo della riunione ben fatto è pratico, ordinato e chiaro. Dovrebbe garantire che tutti i partecipanti rimangano allineati con le conversazioni e le azioni future, catturando gli elementi importanti senza inutili complicazioni.
Un buon modello include:
- Funzionalità/funzioni di collaborazione: Possibilità di condivisione, modifica e aggiornamento in tempo reale
- Layout strutturato: un formato logico con sezioni chiaramente etichettate per una rapida revisione
- Riepiloghi concisi: Punti chiave delle discussioni senza eccessivi dettagli
- Follow-up attuabili: Elementi d'azione chiaramente definiti con responsabilità e scadenze assegnate
- Monitoraggio delle decisioni: Una sezione per documentare risoluzioni e accordi
- *formattazione standardizzata: titoli, elenchi puntati ed evidenziazioni coerenti per una facile leggibilità
Un buon riepilogo della riunione aiuta a evitare malintesi e a responsabilizzare i membri del team. Adottare un approccio disciplinato alla scrittura, sia per il kickoff di un progetto che per il riepilogo di una riunione di aggiornamento del progetto, semplifica le procedure e aumenta l'efficacia generale.
🔎 Lo sapevi? Secondo un articolo dell'Harvard Business Review, il 70% dei professionisti ritiene che le riunioni siano un ostacolo al completamento del proprio lavoro.
11 modelli di riepilogo riunione
Un modello strutturato per registrare idee e riepiloghi/riassunti delle riunioni del team garantisce chiarezza, responsabilità e follow-up efficace. Questi 11 modelli di riepilogo delle riunioni di ClickUp, l'app quotidiana per il lavoro, sono molto efficaci per semplificare il processo di documentazione, a seconda delle esigenze specifiche:
1. Modello di verbale di riunione ClickUp
Il modello di verbale delle riunioni di ClickUp è uno strumento strutturato ma flessibile, progettato per catturare ogni dettaglio essenziale della riunione in un unico posto. Assicura che le conversazioni risultino in azioni pratiche, a differenza dei verbali delle riunioni convenzionali , che a volte sono sepolti nelle email o dimenticati nei documenti.
La struttura preformattata affronta tutti gli aspetti, dai punti all'ordine del giorno e le specifiche della riunione alle decisioni importanti e agli elementi di azione designati.
Inoltre, assegnare elementi di azione ai membri del team con date di scadenza e monitorarli all'interno del processo aiuta a garantire che i follow-up non passino mai inosservati. Teams può accedere rapidamente alle note delle riunioni passate e collegarle agli obiettivi a lungo termine e ai modelli di avvio dei progetti poiché si adattano a ClickUp Docs, ClickUp Goals e ClickUp Whiteboards.
⭐ Cosa ti piacerà:
- Trasforma subito le conversazioni in attività con le attività di ClickUp
- Inserisci note, aggiorna elementi di azione e lascia anche commenti per chiarimenti nel verbale della riunione
- Utilizza ClickUp Meetings per assicurarti che nessuna attività venga trascurata grazie ad attività ricorrenti e promemoria automatizzati
- Esegui un breve check-in del team o una sessione strategica approfondita per consentirti di cambiare campo in base alle tue esigenze
Ideale per: Team alla ricerca di una soluzione interattiva e altamente personalizzabile per i verbali delle riunioni che mantenga i follow-up organizzati e in linea.
2. Modello di note per riunioni ricorrenti ClickUp
Il modello di note per riunioni ricorrenti di ClickUp è progettato per ottimizzare il processo di documentazione e monitoraggio delle riunioni ricorrenti. Questo modello fornisce un approccio strutturato per acquisire le discussioni, monitorare gli elementi di azione e garantire la responsabilità per la riunione successiva.
Il modello si integra con il sistema di gestione delle attività di ClickUp, consentendo agli utenti di convertire gli elementi dell'azione in attività, assegnarli ai membri del team e monitorarne lo stato direttamente all'interno di ClickUp. In questo modo non è più necessario creare elenchi di cose da fare separati e si garantisce che ogni riunione porti ad azioni concrete.
⭐ Cosa ti piacerà:
- Confronta le note delle sessioni precedenti, identifica le priorità in corso e assicurati che nessun argomento importante venga trascurato
- Più membri del team contribuiscono simultaneamente, aggiungendo commenti, aggiornamenti e approfondimenti man mano che le discussioni si svolgono
- Cattura prospettive diverse e assicurati che nulla vada perso nella traduzione
- Modifica i campi per allinearli alle esigenze specifiche della riunione, sia che tu abbia bisogno di una struttura formale per gli aggiornamenti della leadership o di un formato più flessibile per una sessione di brainstorming o una riunione di follow-up
*ideale per: Teams alla ricerca di un modo strutturato ed efficiente per documentare riunioni ricorrenti, monitorare i follow-up e mantenere la coerenza nelle discussioni.
➡️ Per saperne di più: Le migliori app di IA per prendere appunti durante le riunioni
3. Modello di note per riunioni ClickUp
Il modello di note per riunioni di ClickUp è progettato per aiutare i team a documentare le discussioni, le decisioni e i passaggi successivi delle riunioni in modo strutturato e organizzato. Invece di cercare di mettere insieme note frammentarie provenienti da fonti diverse, questo modello fornisce un'unica risorsa centralizzata che conserva i documenti di supporto in un unico posto.
Inoltre, il modello è chiaramente formattato e consente ai team di delineare il programma della riunione, catturare i punti chiave della discussione e documentare le decisioni importanti man mano che si verificano.
⭐ Cosa ti piacerà:
- Assegnare responsabilità, impostare scadenze e monitorare lo stato di avanzamento: tutto all'interno dell'ecosistema integrato di ClickUp
- Contribuisci alle note della riunione in tempo reale, assicurandoti che nulla vada perso o interpretato male
- Adatta il modello in base al tuo stile di riunione, poiché è anche altamente personalizzabile
- Tieni traccia delle discussioni, riduci le incomprensioni e assicurati che i follow-up siano dettagliati
*ideale per: Teams alla ricerca di un modo strutturato ma flessibile per documentare le riunioni.
💡 Consiglio dell'esperto: Se vuoi semplificare le tue riunioni pianificandole, prendendo appunti dettagliati e convertendole in verbali di riunione per un facile riferimento, inizia a utilizzare i modelli di note per riunioni per risparmiare tempo, aumentare l'efficienza e organizzare senza sforzo i punti chiave!
4. Modello per riunioni individuali ClickUp per dipendenti e manager
Il modello ClickUp per riunioni individuali tra dipendenti e manager è progettato per rendere le riunioni individuali tra manager e dipendenti più strutturate, produttive e significative. Aiuta manager e dipendenti a concentrarsi su argomenti chiave come la crescita professionale, gli aggiornamenti sui progetti, le sfide e il feedback.
Il modello semplifica la documentazione dei punti di discussione, la discussione sullo stato di avanzamento e la revisione delle conversazioni precedenti per garantire che i commit vengano rispettati.
⭐ Cosa ti piacerà:
- Assegnare attività, impostare priorità e aggiungere scadenze direttamente dal modello
- Modifica i campi in base alla frequenza delle riunioni, al tipo di discussione e agli obiettivi dei dipendenti, assicurandoti che ogni incontro faccia riferimento alle esigenze individuali
- Integrazione con le funzionalità/funzioni di gestione delle attività e dei progetti di ClickUp, che consentono sia ai manager che ai dipendenti di collegare le discussioni con aggiornamenti in tempo reale sul lavoro
- Conserva tutto in un unico posto, senza bisogno di frugare tra email o note sparse per ricordare conversazioni passate
Ideale per: Teams che desiderano un approccio strutturato e attuabile alle riunioni individuali tra dipendenti e manager senza perdere flessibilità o personalizzazione.
Con ClickUp, abbiamo ridotto il tempo necessario per assegnare le attività ed eseguirle da un paio di giorni a un paio d'ore. Ora le persone sanno quali attività sono in sospeso per il loro inserimento e cosa devono fare, il che è un incubo da organizzare via email. I manager sono a un clic di distanza, grazie ai modelli, dalla creazione di bacheche di inserimento per ogni nuovo arrivato. Una svolta.
Con ClickUp, abbiamo ridotto il tempo necessario per assegnare le attività ed eseguirle da un paio di giorni a un paio d'ore. Ora le persone sanno quali attività sono in sospeso per il loro inserimento e cosa devono fare, il che è un incubo da organizzare via email. I manager sono a un clic di distanza, grazie ai modelli, dalla creazione di bacheche di inserimento per ogni nuovo arrivato. Una svolta.
📮 ClickUp Insight: il 37% dei lavoratori invia note di follow-up o verbali delle riunioni per monitorare gli elementi di azione, ma il 36% si affida ancora ad altri metodi frammentati. Senza un sistema unificato per acquisire le decisioni, le informazioni chiave di cui hai bisogno potrebbero finire sepolte in chat, email o fogli di calcolo.
Con ClickUp, puoi trasformare istantaneamente le conversazioni in attività pratiche tra tutte le tue attività, chat e documenti, assicurandoti che nulla vada perso.
5. Modello di report della riunione ClickUp
Il modello di report delle riunioni di ClickUp aiuta i manager a comunicare e documentare i risultati delle riunioni in modo efficace, assicurando che tutti siano informati e allineati. Questo modello di attività pronto all'uso e completamente personalizzabile semplifica la chiusura del ciclo di feedback con clienti, membri del team e leadership.
Il formato strutturato guida gli utenti nella registrazione dei dettagli essenziali della riunione, come obiettivi, punti chiave della discussione, decisioni prese ed elementi di azione. La flessibilità del modello garantisce che rimanga uno strumento prezioso per diversi tipi di riunioni.
⭐ Cosa ti piacerà:
- Utilizza il pratico quadro di riferimento per migliorare la comunicazione con clienti, membri del team e dirigenti
- Incorporare progetti e attività, consentendo ai manager di assegnare responsabilità, creare scadenze e seguire lo stato
- Adatta il modello alle specifiche esigenze organizzative o del team aggiungendo o modificando le sezioni secondo necessità
- Utilizza sette diversi campi personalizzati come Posizione della riunione, Tipo di riunione, Cronometrista e Numero totale di partecipanti
Ideale per: manager che necessitano di una soluzione strutturata e personalizzabile per documentare i risultati delle riunioni e consentire una comunicazione chiara a tutti i livelli dell'organizzazione.
📚 Leggi anche: Come organizzare riunioni produttive e ottimizzare l'efficienza del team
6. Modello di lista di controllo per riunioni ClickUp
Il modello ClickUp per la lista di controllo delle riunioni trasforma le riunioni improduttive in sessioni organizzate ed efficienti. La creazione completa del programma ti guida nella definizione di tutti gli argomenti importanti da discutere, assicurando che le riunioni rimangano focalizzate e in linea con gli obiettivi.
Il modello consente un'efficace impostazione del programma, la presa di note e l'assegnazione di elementi di azione. Che si tratti di un controllo settimanale del team o di una revisione trimestrale delle prestazioni, questo pratico strumento vi aiuterà a mantenervi organizzati e concentrati su ciò che conta veramente.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Documenta i punti chiave e le decisioni direttamente all'interno del modello, assegnando le attività ai responsabili con scadenze specifiche
- Mantieni tutti allineati e sulla stessa pagina con funzionalità/funzioni per il monitoraggio delle scadenze e dello stato di avanzamento
- Integrazione con ClickUp Brain e automazione dei promemoria da impostare prima delle riunioni
- Inizia con il modello per sviluppare il flusso di lavoro ClickUp, incorporando Elenco, Gantt, Carico di lavoro, Calendario e strumenti aggiuntivi
Ideale per: Professionisti e team che necessitano di una soluzione strutturata e completa per pianificare, eseguire e seguire le riunioni.
🌻 Immagina di avere uno strumento che trascriva perfettamente le tue riunioni, le riepiloghi/riassuma, estragga gli elementi di azione rilevanti e le persone responsabili. Questo è esattamente ciò che fa ClickUp AI Notetaker.
Guarda come funziona qui:
7. Modello ClickUp per il monitoraggio delle riunioni
Il modello ClickUp per il monitoraggio delle riunioni aiuta i team a organizzare e monitorare riunioni produttive. Fornisce una piattaforma centralizzata per la preparazione dei programmi, la documentazione delle discussioni e il monitoraggio degli elementi di azione.
Integrando questo modello nel flusso di lavoro, i team possono migliorare l'efficienza delle riunioni e garantire la responsabilità. Inoltre, aggiornare lo stato man mano che le riunioni procedono per tenere informati gli interessati, quindi monitorarle e analizzarle per garantire la massima produttività.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Tieni traccia dello stato con stati personalizzati come chiuso, aperto e in corso per monitorare i risultati delle riunioni
- Cattura i dettagli chiave utilizzando campi personalizzati come Tipo di riunione, Posizione, Cronometrista e Segnalibro
- Visualizza le riunioni con visualizzazioni personalizzate come Bacheca, Calendario e Riunioni per un facile accesso e organizzazione
- Ottimizza la gestione con strumenti di project management come dipendenze delle attività, automazioni e commenti per un migliore monitoraggio delle riunioni
Ideale per: Teams alla ricerca di una soluzione strutturata e personalizzabile per gestire e monitorare efficacemente le riunioni.
Ecco cosa pensa Philip Storry, amministratore di sistema senior di SYZYGY, dell'utilizzo dei modelli ClickUp:
Il coordinamento in SYZYGY è migliorato su tutta la linea. Il miglior esempio è il nostro nuovo processo di inserimento, che richiede il coordinamento tra quattro reparti: Risorse umane, Finanza, IT e Strutture. L'utilizzo di un modello e di un modulo ci ha permesso di acquisire rapidamente i dettagli di un nuovo dipendente che entra a far parte della nostra organizzazione e quindi di creare un'attività con attività secondarie assegnate a ciascun reparto per il lavoro richiesto.
Il coordinamento in SYZYGY è migliorato su tutta la linea. Il miglior esempio è il nostro nuovo processo di inserimento, che richiede il coordinamento tra quattro reparti: Risorse umane, Finanza, IT e Strutture. L'utilizzo di un modello e di un modulo ci ha permesso di acquisire rapidamente i dettagli di un nuovo dipendente che entra a far parte della nostra organizzazione e quindi di creare un'attività con attività secondarie assegnate a ciascun reparto per il lavoro richiesto.
8. Modello per il registro delle riunioni ClickUp
Il modello ClickUp per il registro delle riunioni semplifica il monitoraggio delle presenze alle riunioni e l'organizzazione degli elementi del programma. La possibilità di registrare le presenze per data, ora e categoria di riunione consente ai team di mantenere registri accurati di chi ha partecipato a ciascuna riunione.
Il modello promuove anche la trasparenza, consentendo la facile condivisione dei dati di partecipazione con i partecipanti e i non partecipanti alla riunione. In questo modo tutti sono sempre informati sui livelli di partecipazione e possono accedere ai dettagli della riunione in base alle necessità.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Organizza le riunioni classificandole e aggiungendo attributi come Segretario, Facilitatore e Data della riunione
- Migliora la collaborazione con reazioni ai commenti, tag, automazioni, IA e altro ancora
- Genera reportistica per identificare le tendenze nella partecipazione e nel coinvolgimento alle riunioni
- Aumenta la produttività creando un ambiente strutturato per le riunioni per un flusso migliore
Ideale per: Team che cercano un modo efficiente per gestire la partecipazione alle riunioni e mantenere le discussioni in carreggiata.
9. Modello ClickUp per note di riunione
Il modello di stile per le note delle riunioni di ClickUp fornisce un quadro coerente per l'organizzazione delle discussioni durante le riunioni, garantendo che gli elementi chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere siano documentati in modo efficiente. Include sezioni per gli obiettivi della riunione, gli elenchi dei partecipanti, gli elementi del programma, i punti di discussione e le azioni da intraprendere. Questo layout organizzato aiuta gli utenti a concentrarsi sulle informazioni essenziali.
Assegnare attività direttamente dalle note della riunione, impostare le date di scadenza e monitorare lo stato degli elementi di azione all'interno di ClickUp. La natura collaborativa del modello consente a più membri del team di contribuire in tempo reale, promuovendo la titolarità collettiva dei risultati della riunione.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Centralizza le informazioni organizzando attività e decisioni in un repository ricercabile
- Condivisione istantanea degli aggiornamenti con i team e le parti interessate per una visibilità in tempo reale
- Documenta i punti chiave, tra cui idee, decisioni ed elementi di azione per riferimento futuro
- Rivedi e accedi rapidamente alle informazioni semplificando i riepiloghi delle riunioni passate per un facile riferimento
*ideale per: Teams alla ricerca di un approccio strutturato e collaborativo per documentare le riunioni e gestire le attività di follow-up.
10. Modello per riunione individuale ClickUp
Il modello Riunione individuale di ClickUp migliora la produttività delle riunioni individuali tra manager e membri del team. La sua versatilità nel soddisfare vari scopi di riunione gli consente di fornire programmi personalizzabili per adattarsi a diversi oggetti.
Il formato strutturato del modello include sezioni predefinite per l'impostazione degli obiettivi della riunione, per prendere nota dei punti di discussione e per delineare gli elementi attuabili. Documentando i punti chiave e assegnando le responsabilità all'interno del modello, i team migliorano efficacemente la responsabilità e monitorano lo stato di avanzamento.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Utilizza ClickUp Clips per consentire agli utenti di condividere facilmente le registrazioni per promuovere la responsabilità e semplificare la collaborazione
- Ottimizza la preparazione delle riunioni individuali e promuovi un ambiente di lavoro più trasparente e di supporto
- Aggiungi attività per entrambi i membri del tuo team che partecipano alla riunione per vedere
- Allega file e documenti rilevanti per la riunione
*ideale per: manager e membri del team che necessitano di una soluzione strutturata e adattabile per condurre riunioni individuali.
➡️ Leggi anche: Come prepararsi per una riunione in 5 passaggi
11. Modello ClickUp per riunione plenaria
Il modello ClickUp per riunioni plenarie aiuta i team a pianificare, organizzare e svolgere riunioni plenarie efficaci. Include sezioni predefinite per l'impostazione del programma della riunione, il monitoraggio delle decisioni chiave e l'assegnazione di elementi di azione. Migliora l'efficienza delle riunioni, conserva una registrazione ufficiale delle discussioni importanti e assicurati che tutti gli elementi di azione siano monitorati incorporando questo modello nella tua routine.
Inoltre, il modello offre più visualizzazioni, come Elenco, Bacheca, Sequenza e Gantt, offrendo flessibilità nel modo in cui le informazioni vengono presentate e gestite. Il modello si integra con ClickUp, consentendo agli utenti di assegnare attività direttamente dal programma della riunione, impostare date di scadenza e monitorare i progressi.
⭐ Ecco cosa ti piacerà:
- Incoraggia la partecipazione del team creando uno spazio in cui tutti possano condividere idee e opinioni
- Tratta argomenti essenziali assicurandoti che ogni riunione affronti punti chiave della discussione
- Adatta facilmente i programmi con la flessibilità integrata per regolare l'attenzione in base alle necessità
- Mantieni le riunioni in carreggiata per discussioni più produttive ed efficienti in termini di tempo
*ideale per: Teams che cercano un approccio strutturato e collaborativo per condurre riunioni con tutti i membri.
🧠 Curiosità: La London School of Economics ha stimato che le riunioni improduttive costano alle aziende statunitensi più di 250 miliardi di dollari all'anno.
Riassunti delle riunioni semplificati con ClickUp
La selezione del modello di riepilogo della riunione giusto dipende dal flusso di lavoro, dalla struttura del team e dal livello di dettaglio che si desidera acquisire. Se si sta cercando un modo semplice ma efficace per documentare le discussioni durante le riunioni, il modello di note per riunioni ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Per le riunioni ricorrenti che richiedono il monitoraggio degli elementi in corso, le app per prendere appunti e i modelli già pronti garantiscono continuità e responsabilità.
Da fare. Hai bisogno di un approccio più strutturato per il monitoraggio delle presenze e della partecipazione? Il modello ClickUp per la lista dei partecipanti alle riunioni fa al caso tuo.
Inoltre, la piattaforma basata sull'IA di ClickUp è ideale per chi vuole trasformare le riunioni in risultati concreti con assegnazioni e follow-up automatici delle attività. La collaborazione e gli aggiornamenti in tempo reale, la profonda integrazione con la gestione dei progetti e gli strumenti di IA per le note delle riunioni trasformano il modo in cui i team gestiscono le riunioni dall'inizio alla fine.
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