Le 13 regole principali delle riunioni per una migliore comunicazione del team

La maggior parte delle riunioni potrebbe facilmente essere costituita da email. Secondo McKinsey, circa 61% dei dirigenti la pensa così. Sì, sessantuno.

E c'è di peggio. Riunioni progettate in modo inadeguato stanno portando a l'80% dei dirigenti di ripensare o già modificare le strutture e gli orari delle riunioni nell'era del lavoro da remoto.

Quando le riunioni virtuali sono diventate l'impostazione predefinita, si sono moltiplicate inutilmente, diffondendosi più velocemente di un cattivo Wi-Fi in una chiamata Zoom.

Qual è l'antidoto a questo caos di riunioni? L'impostazione di regole di base chiare per le riunioni.

Abbiamo raccolto le 13 regole principali di cui ogni riunione di esito positivo ha bisogno per aiutarvi a iniziare.

⏰ Riepilogo di 60 secondi

Volete organizzare riunioni mirate che migliorino la comunicazione del team? Ecco i nostri migliori consigli:

• Fissare regole di base chiare: Definite lo scopo, mantenete le riunioni piccole e assicuratevi che tutti partecipino attivamente per discussioni mirate e produttive
• Pianificare efficacemente: Programmate le riunioni con almeno quattro ore di anticipo, riducete al minimo le distrazioni per essere presenti e registrate note ed elementi d'azione con strumenti come ClickUp Docs
• Favorire l'inclusività e la collaborazione: Creare un ambiente di uguaglianza e rispetto, assicurando che tutte le voci siano ascoltate e che i punti chiave siano condivisi prompt utilizzando ClickUp Chat
• Ottimizzare la frequenza delle riunioni: Rivalutare regolarmente le riunioni ricorrenti, monitorare gli obiettivi con ClickUp Dashboard e concentrarsi sulle soluzioni piuttosto che sulle colpe
• Rispettare il tempo: Rispettare il programma, terminare le riunioni in anticipo se possibile e stabilire giorni senza riunioni per ricaricarsi e aumentare la produttività del team

Perché le regole delle riunioni sono importanti?

Come vorreste che il vostro stile di vita subisse i seguenti cambiamenti?

• Risparmiare tempo
• Eliminare le discussioni inutili
• Concentrarsi su obiettivi critici
• Prendere decisioni più rapide
• Avere azioni e priorità cancellate
• Sentirsi meno svuotati

Questo è esattamente ciò che le regole di base delle riunioni apportano alla tabella.

L'impostazione di regole chiare per le riunioni assicura che tutti rimangano in carreggiata, che le discussioni rimangano produttive e che le decisioni non si trasformino in cicli infiniti di discussione.

I team con regole di base ben definite possono ottenere fino al 30% di efficienza in più, perché dedicano meno tempo alle chiacchiere senza senso e più alle attività realizzabili.

Regole come "tutti contribuiscono" incoraggiano l'inclusività, garantendo che anche le voci più silenziose nella stanza o su Zoom vengano ascoltate. In questo modo si crea un ambiente più equilibrato e diversificato in cui le idee fresche possono davvero fiorire.

🍪 Bonus: La regola più importante è probabilmente l'impostazione di una chiara agenda delle riunioni. Questo dà a tutti una tabella di marcia di ciò che accadrà. Quando i partecipanti sono preparati, le conversazioni rimangono in tema e puntuali, per cui le chat sulla partita di calcio di ieri sera possono essere rimandate al momento del rinfresco.

Le 13 regole di base per riunioni di esito positivo

Partiamo dall'inizio: ecco 13 regole di base per le riunioni che vi renderanno la vita un po' più facile.

💡 Pro Tip: Creare una lista di regole di base per le riunioni lista di controllo per le riunioni che include programmi, elementi d'azione e follower per essere sempre organizzati.

1. Definire lo scopo della riunione

Ogni riunione dovrebbe iniziare con una grande domanda: Perché siamo qui? Se nessuno è in grado di rispondere, la riunione dovrebbe essere annullata per risparmiare a tutti la sofferenza.

Uno scopo chiaramente definito dirige la discussione e assicura che tutti arrivino preparati con domande e idee pertinenti.

La definizione dello scopo aiuta inoltre i partecipanti a concentrarsi sul quadro generale, riducendo le comuni insidie delle riunioni, come le distrazioni. Comunicare lo scopo in anticipo assicura che tutti entrino nella stanza (o nella chiamata virtuale) in modo positivo e siano pronti a contribuire a riunioni produttive. Gestione delle riunioni con ClickUp aiuta il team a rimanere organizzato, produttivo e allineato durante e dopo le riunioni. Grazie agli strumenti per la collaborazione in tempo reale, ai programmi dettagliati e al monitoraggio del tempo, ClickUp consente di organizzare riunioni più mirate e funzionali!

💡 Pro Tip: Per semplificare questo passaggio, provare a Il modello di Programma di ClickUp . Il modello delinea gli oggetti, gli obiettivi e gli scopi chiave, dando alla riunione la struttura necessaria.

2. Invitare meno partecipanti

Dato che abbiamo già parlato delle dimensioni delle riunioni, di solito è meglio che siano piccole.

Secondo una ricerca pubblicata su Harvard Business Review, la riduzione delle dimensioni delle riunioni ha portato ad alcune risultati soddisfacenti delle riunioni : la media dei partecipanti è scesa da 6.7 a 6,3 le riunioni si sono accorciate di diversi minuti e le valutazioni di attivazione delle telecamere (sì, le persone accendono le telecamere!) sono aumentate di oltre il 2%.

Mantenere le riunioni compatte massimizza le risorse, riduce i costi e garantisce che solo le persone veramente necessarie partecipino alla discussione.

3. Tutti partecipano

Niente distrugge l'energia di una riunione più velocemente dei partecipanti che non si impegnano.

In qualità di leader della riunione, il vostro compito è quello di assicurarvi che tutti partecipino in modo efficace alla riunione . Per far sì che ciò accada, stabilite alcune regole di base per il vostro team:

• Invitare solo persone in grado di fornire un contributo significativo
• Dare a tutti la possibilità di esprimere i propri pensieri e le proprie idee
• Incoraggiare l'ascolto attivo, assicurandosi che nessuno interrompa mentre qualcuno sta parlando

📌 Esempio: Se state conducendo una riunione per il lancio di un progetto, invitate solo il product manager, il responsabile marketing, il responsabile commerciale e il coordinatore della logistica. Ciascuna persona fornisce aggiornamenti essenziali (strategia della campagna, prontezza del prodotto, piani commerciali e sequenze logistiche) per garantire che le discussioni siano mirate. Invece di invitare l'intero team di marketing o di magazzino, condividete con loro un riepilogo/riassunto della riunione per tenerli informati senza disturbare il loro lavoro e i loro orari.

Per semplificare questo processo, è possibile utilizzare un assistente IA come ClickUp Brain per generare automaticamente un riepilogo/riassunto dei verbali delle riunioni, in modo da garantire che tutti siano allineati sugli elementi chiave e sulle azioni da intraprendere. ClickUp offre anche un'ottima modelli di verbale di riunione per aiutarvi a iniziare.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/Meeting-Notes.jpg Note sulle riunioni https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true Iniziare a utilizzare ClickUp Brain /$$$cta/

Inoltre, è possibile utilizzare ClickUp Brain per creare sondaggi e raccogliere input su disponibilità, orari preferiti o suggerimenti alternativi. È un ottimo modo per garantire la flessibilità e consentire ai partecipanti con impegni precedenti di rinunciare senza problemi.

4. Programmate con almeno quattro ore di anticipo

Niente fa deragliare la produttività come un invito improvviso a una riunione che inizia tra 30 minuti.

Ecco perché una buona regola per le riunioni è quella di dare un preavviso di almeno quattro ore per tutte le riunioni. In questo modo i partecipanti possono pianificare la loro giornata, considerare lo scopo della riunione e preparare domande o idee ponderate.

Per una pianificazione e un monitoraggio centralizzati, Visualizzazione del calendario di ClickUp è geniale.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/Organize-meetings-and-tasks-with-ClickUps-Calendar-View-1400x951.png Organizzate riunioni e attività di ClickUp con la visualizzazione Calendario.
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visualizzate tutte le riunioni e gli impegni in un'unica soluzione e spostateli con la vista Calendario di ClickUp

Si sincronizza perfettamente con Google Calendar, Zoom e Apple Calendar, consentendo di vedere tutte le riunioni e le attività in tempo reale in un unico luogo. È possibile trascinare e rilasciare facilmente le riunioni per riprogrammarle o regolare le priorità, assicurando che le attività importanti abbiano la precedenza.

💡 Pro Tip: Usate ClickUp per creare attività pre- e post-riunione con promemoria automatici per tenere sotto controllo gli elementi da svolgere. Le viste giornaliere, settimanali e mensili consentono di visualizzare il carico di lavoro, di tenere traccia dello stato e di pianificare facilmente le riunioni in base agli impegni del team.

5. Rimanere presenti

Durante le riunioni è facile che la mente vada alla ricerca di un'attività in ritardo o di cosa c'è per pranzo.

Tuttavia, rimanere presenti è essenziale per discutere in modo costruttivo e mantenere un flusso produttivo.

Ecco quindi cosa Da fare: Stabilite un contatto visivo con i colleghi per dimostrare che siete pienamente coinvolti e che state veramente elaborando i loro contributi. È un modo semplice ma efficace per mantenere le conversazioni significative.

Poi, per ridurre al minimo le distrazioni esterne, bisogna silenziare le notifiche, chiudere le schede non necessarie e mettere il telefono in un posto irraggiungibile. Con meno interruzioni, la concentrazione rimane sui punti principali della riunione, aiutandovi a contribuire in modo efficace e a rimanere nel momento.

Leggi anche: 10 modelli di note di riunione gratis per verbalizzare meglio le riunioni

6. Registrare le note e gli elementi d'azione

Un altro modo per rimanere impegnati e rendere produttive le riunioni è prendere note dettagliate sulla riunione e cancellare gli elementi d'azione. Note sulla riunione assicurano che ogni intuizione, idea e decisione presa durante la discussione sia documentata. Gli elementi di azione, invece, assicurano che non ci siano ambiguità su chi deve fare cosa dopo la fine della riunione.

Con Documenti di ClickUp la presa di nota diventa un lavoro richiesto dal team. Invece di affidarsi a un solo addetto alle note che scarabocchia furiosamente, tutti i partecipanti alla riunione possono contribuire in tempo reale, aggiungendo i loro pensieri e assicurando che nessun dettaglio chiave venga tralasciato.

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utilizzate ClickUp Teams per catturare i punti salienti di una riunione con il vostro team mentre si sta svolgendo_

ClickUp Docs consente inoltre di creare modelli personalizzabili per le note delle riunioni, in modo da mantenere la coerenza in tutte le sessioni.

💡 Pro Tip: Collegate le vostre note di riunione a specifiche attività di ClickUp per collegare senza soluzione di continuità le discussioni con l'esecuzione. In questo modo, gli elementi d'azione non rimangono solo nelle note, ma si trasformano in uno stato effettivo.

È inoltre possibile utilizzare Modello di verbale di riunione di ClickUp per documentare ciò che è avvenuto durante una riunione in una struttura adeguata, in modo da non dover lavorare da zero.

7. Creare un ambiente inclusivo

Le riunioni devono sembrare spazi sicuri in cui si dà valore alle idee di tutti, indipendentemente dal ruolo, dal background o dalla prospettiva.

La Tabella inizia con l'invitare partecipanti diversi che portino in tabella idee uniche.

Ma l'inclusione non si ferma agli inviti; si tratta di garantire che ogni voce sia ascoltata e rispettata.

Ricordate: Quando incoraggiate la partecipazione, fate attenzione a rischi quali pregiudizi di genere o favoritismi.

Per dare a tutti la possibilità di contribuire visivamente con le proprie idee, provate con Lavagne online ClickUp per sessioni di brainstorming.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Whiteboards-4.png Lavagne online di ClickUp /$$$img/

utilizzate l'interfaccia intuitiva di ClickUp Whiteboards per rendere il processo coinvolgente e collaborativo

Inoltre, è possibile collegare direttamente alla lavagna online i documenti, i file e le note della riunione, fornendo un contesto essenziale a portata di mano dei partecipanti.

Leggi anche: 16 esempi di programmi per riunioni e modelli gratis

8. Condivisione dei riepiloghi/riassunti delle riunioni con le parti interessate

I riepiloghi/riassunti delle riunioni sono il segreto per garantire che nessuna decisione, discussione o elemento d'azione vada perso dopo la fine della riunione.

Quanto più velocemente li condividete, tanto più diventeranno attuabili.

Con ClickUp Chat la condivisione dei verbali delle riunioni è semplicissima. Ecco come fare:

• Condivisione di file: Allegate riepiloghi/riassunti delle riunioni, note o documenti di supporto direttamente nella chat, assicurando alle parti interessate e ai membri del team l'accesso immediato ai dettagli chiave
• Assegnazione di attività: Evidenziate gli elementi d'azione del verbale taggando i compagni di squadra con @menzioni e assegnando attività specifiche direttamente dalla chat
• Integrazione della gestione delle attività: Collegate senza problemi i punti chiave o le decisioni del verbale della riunione alle attività, consentendo il monitoraggio dello stato senza il fastidio di passare da un'attività all'altrastrumenti per le riunioni online
  • Aggiornamenti in tempo reale: Notificare istantaneamente ai membri del team le nuove attività assegnate, le azioni di follower o i chiarimenti del verbale della riunione

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creare (e connettere) direttamente attività a partire da elementi d'azione utilizzando ClickUp Chat

9. Impostazione di date di fine per le riunioni ricorrenti

Le riunioni ricorrenti possono diventare rapidamente una perdita di tempo se il loro scopo svanisce. Per evitare questo problema, assegnate una data di fine a ogni riunione ricorrente e rivalutatene regolarmente la rilevanza.

Con strumenti come la visualizzazione del calendario di ClickUp, è possibile tenere facilmente traccia delle riunioni ricorrenti e impostare promemoria per la loro revisione.

10. Misurare le riunioni in base agli obiettivi raggiunti

Le riunioni hanno esito positivo solo se fanno registrare uno stato di avanzamento verso obiettivi specifici.

Quindi, continuate a chiedervi: gli elementi di azione sono stati completati? Le scadenze sono state riunite?

Valutate regolarmente l'efficacia delle vostre riunioni con ClickUp dashboard per trasformare i dati delle riunioni in informazioni utili.

Questo strumento estrae le informazioni dalle attività e le presenta in un formato visivo personalizzabile, facilitando la misurazione dello stato rispetto agli obiettivi.

💡 Pro Tip: Utilizzare Visualizzazioni personalizzate in ClickUp per tenere traccia delle attività generate dalle riunioni, organizzandole in schede Kanban o Sequenze, a seconda delle preferenze. Per istanza, una tavola Kanban può classificare le attività come "Da fare", "In corso" e "Completate", fornendo un quadro chiaro dell'impatto della riunione.

11. Accettare di non essere d'accordo

Lo scopo di ogni riunione è quello di affrontare le sfide e trovare soluzioni, non di puntare il dito.

Anche se non siete d'accordo con il punto di vista di qualcuno, concentratevi sulla condivisione delle vostre opinioni supportate da fatti e informazioni adeguate, piuttosto che trasformare la discussione in un gioco di colpe.

Leggi anche: 9 tipi di riunione comuni - I migliori tipi di riunione per i team

12. Non prolungare la riunione

Dopo aver affrontato il programma della riunione, non allungate la sessione solo per riempire il tempo.

Terminare una riunione in anticipo, quando è possibile, è un segno di buona leadership e mostra rispetto per gli orari di tutti.

🧠 Da fare: Jeff Bezos di Amazon e Jack Dorsey di Square favoriscono le riunioni che iniziano in silenzio, dove i partecipanti leggono un promemoria per prepararsi prima di contribuire, eliminando la sindrome dell'improvvisazione. Allo stesso modo, la dottoressa Katherine Grace, veterinaria epidemiologa del Regno Unito, usa le riunioni "a tavola d'uccello", in cui gli aggiornamenti vengono forniti in meno di due minuti mentre tutti sono in piedi.

13. Dite no alla giornata delle riunioni

Proprio come il vostro corpo ha bisogno di giorni di riposo dalla palestra, la vostra mente merita una pausa dalle riunioni.

Un giorno senza riunioni permette a tutti di fare una pausa, ricaricarsi e concentrarsi su lavoro profondo senza interruzioni.

Leggi anche: Le migliori 25 soluzioni software per la gestione delle riunioni e dei programmi

Come implementare le regole di base per le riunioni del team?

Le regole di base sono valide quanto la loro esecuzione. Sebbene l'elenco sopra riportato sia pronto all'uso, è possibile modificarlo o crearne uno proprio in dipendenza della cultura aziendale.

Iniziate discutendo con il team le regole di base proposte per la riunione e concordate insieme la versione finale. Una volta finalizzate, condividetele con gli organizzatori e i partecipanti, possibilmente via email o tramite un documento condiviso come ClickUp Docs.

Da lì, lavorate per costruire una mentalità di team allineata con queste linee guida. Con il tempo, le regole verranno percepite meno come politiche e più come pratiche naturali.

Se occasionalmente qualcuno commette un errore, valutatene la gravità e affrontatelo con calma. Spesso basta una leggera spinta per riportare le cose sulla retta via.

Pro Tip: Avete bisogno di una soluzione rapida per il caos delle riunioni? Consultate la nostra guida su Come usare le Regole dell'Ordine di Robert per le riunioni

$$$a Ruolo del facilitatore nel mantenere le regole di base

Quando si tratta di seguire costantemente le regole di base della riunione, un facilitatore può essere d'aiuto.

Assicurano che il regole di galateo delle riunioni virtuali vengono rispettate attraverso l'impostazione delle aspettative in anticipo, il monitoraggio del comportamento e una leggera promemoria quando necessario. Più o meno così:

• Stabilire le regole di base in anticipo: Iniziare ogni riunione comunicando chiaramente le regole concordate per stabilire l'impostazione
• Monitoraggio attivo: Tenere d'occhio il comportamento dei partecipanti per cogliere tempestivamente eventuali deviazioni
• Promemoria gentili: Se qualcuno si allontana, riportatelo gentilmente alle linee guida: non sono necessari scontri
• Rispondere alle preoccupazioni: Se una regola non funziona o viene ripetutamente infranta, affrontate il problema con il gruppo e raccogliete suggerimenti per migliorarla
• Rinforzo positivo: Celebrare i partecipanti che seguono le regole: niente motiva come il riconoscimento

Esempio: Supponiamo di partecipare a una sessione di brainstorming in cui un partecipante continua a interrompere gli altri. Il facilitatore promemoria delicatamente il gruppo sulla regola di non interruzione e loda coloro che aspettano di parlare. In questo modo si crea un'atmosfera rispettosa e si rafforza l'importanza delle regole.

Garantire il rispetto delle regole di base da parte dei membri

Assicurarsi che le regole della riunione siano chiaramente comunicate e seguite per evitare situazioni in cui il facilitatore deve intervenire.

Discutete e concordate le regole in anticipo, quindi esponetele o condividetele per iscritto per renderle facilmente accessibili.

Strategie chiave per far rispettare le regole:

• Condividere le regole per iscritto e discuterne l'importanza con il gruppo
• Monitorare attivamente il comportamento e promemoria educati per le deviazioni minori
• Affrontare le ripetute inosservanze con rispetto, preferibilmente in privato
• Celebrare e riconoscere il rispetto delle regole per incoraggiare esempi positivi
• Rivedere e aggiornare periodicamente le regole per mantenerle pertinenti e pratiche

Strumenti e risorse per migliorare la qualità delle riunioni

Le grandi riunioni non si fanno per caso, ma si costruiscono con gli strumenti e le strategie giuste. Ecco come fa ClickUp:

💡 Pro Tip: Terminate il vostro preparazione della riunione come un professionista con il programma Modello per le riunioni ClickUp una soluzione completamente personalizzabile che consente di gestire senza problemi programmi, note, follow-up e assegnazioni di attività.

Superare le sfide comuni e implementare le best practice nelle riunioni

Anche con i migliori strumenti e le giuste strategie, sorgono dei problemi. Nella maggior parte dei casi, si tratta di problemi di persone piuttosto che di software. Ecco alcune delle sfide più comuni che si possono incontrare nelle riunioni:

1. Gestione di opinioni diverse e risoluzione dei conflitti

Quando diverse prospettive si scontrano in una riunione, è segno di una sana dinamica di team, ma la gestione di opinioni diverse richiede abilità.

Incoraggiate il dialogo aperto creando un ambiente psicologicamente sicuro in cui i membri del team si sentano a proprio agio nella condivisione dei loro pensieri. Concentratevi sul problema, non sulla persona, per evitare discussioni improduttive.

2. Creare e far rispettare un programma efficace

Un programma di riunione ben strutturato è la spina dorsale di ogni discussione con esito positivo. Condividete il programma con i partecipanti in anticipo, in modo che possano preparare contributi ponderati.

Durante la riunione, attenetevi al programma per evitare che la conversazione vada fuori rotta.

Inoltre, assegnate dei blocchi di tempo per ogni argomento per mantenere la concentrazione e garantire che tutti gli elementi vengano trattati senza sforare il tempo a disposizione.

3. Incoraggiare il feedback costruttivo e le azioni di follow-up

Il feedback costruttivo è essenziale per la crescita, ma fornirlo in modo efficace può essere difficile.

Ecco perché è necessario creare una cultura in cui il feedback sia visto come un'opportunità per migliorare piuttosto che per criticare.

L'utilizzo di strumenti come ClickUp per documentare i feedback e assegnare attività di ClickUp è un modo semplice per risolvere questa sfida.

4. Integrare la tecnologia per le riunioni virtuali

Le riunioni virtuali sono fantastiche, ma spesso l'uso di componenti aggiuntivi della tecnologia durante le chiamate presenta delle difficoltà. A parte le limitate capacità di condivisione dello schermo, si deve passare manualmente da un'app all'altra per partecipare alla riunione, prendere note o condividere attività dopo la riunione.

La soluzione? Optare per uno strumento come ClickUp che permette di fare tutto questo in un'unica piattaforma.

ClickUp 🤝🏻 Zoom L'integrazione di ClickUp con Zoom consente di organizzare le riunioni. Grazie a questa funzionalità, gli utenti possono avviare le riunioni di Zoom direttamente da un'attività di ClickUp.

Una volta iniziata la riunione, viene automaticamente pubblicato un collegato nei commenti dell'attività, per avvisare i membri del team di partecipare.

Al termine della sessione, ClickUp aggiunge un altro commento che riepiloga i dettagli della riunione, tra cui data, ora, durata e partecipanti. Fornisce anche un'opzione di condivisione della registrazione, rendendo più facile rivedere le discussioni importanti e condividere gli aggiornamenti con chi non ha potuto partecipare.

Date il via alle vostre riunioni con queste regole di base e ClickUp

Uso ClickUp per centralizzare il mio lavoro quotidiano. Mi aiuta in ogni aspetto. Se voglio gestire qualsiasi riunione con i client o con un team o voglio controllare lo stato dei miei lavori precedenti, allora ClickUp è la soluzione migliore.

Nidhi Rajput, BDM di CedCommerce

Questo riassume perfettamente la magia di ClickUp per le riunioni. Dalla creazione di programmi collaborativi al monitoraggio dello stato in tempo reale, fino alla perfetta integrazione con strumenti come Zoom per le sessioni virtuali, ClickUp è la vostra soluzione unica.

Siete pronti a cambiare l'energia della vostra sala riunioni?

/Riferimenti/ https://clickup.com/signup Iscrivetevi a ClickUp /%href/

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