Alcune informazioni sono destinate a rimanere segrete, come la leggendaria miscela di spezie segreta di KFC, che è stata la pietra miliare del suo impero del pollo fritto per decenni.
Questo è il potere delle informazioni: la capacità di preservare ciò che funziona in modo che possa continuare a funzionare. La vostra azienda potrebbe non custodire un segreto commerciale di 11 erbe e spezie, ma probabilmente possiede un tesoro di strategie e conoscenze che hanno determinato gli esiti positivi del passato.
Da fare, quindi, con tutte queste conoscenze critiche? Idealmente, in un wiki aziendale.
Mentre i wiki tradizionali sono spesso considerati solo un'altra base di conoscenze, un wiki aziendale offre molto di più, categorizzando le informazioni specializzate in base alle esigenze del team.
In questo articolo analizzeremo come i wiki aziendali si differenziano dalle basi di conoscenza e come la vostra azienda possa trarre vantaggio dalle moderne soluzioni wiki aziendali.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- **Capire cos'è un wiki aziendale: Iniziate dallo scopo del vostro wiki aziendale: Si vuole consentire ai team di collaborare creando, modificando e condividendo le conoscenze interne
- Esplorare una base di conoscenza: Fornisce un accesso strutturato a FAQ, guide e documentazione sui prodotti per utenti interni ed esterni
- Implementare le best practice: Implementare gradualmente il sistema wiki aziendale, stabilire politiche chiare e riconoscere i collaboratori per il miglioramento continuo
- Utilizzare i wiki aziendali: I wiki aziendali sono fondamentali per diversi processi in un'organizzazione. Dal miglioramento dell'onboarding allo snellimento dei processi interni, fino al miglioramento della collaborazione tra team
- Scegliete ClickUp Documenti: Combina wiki e basi di conoscenza con strumenti per creare e organizzare la conoscenza in modo dinamico
- Collaborare efficacemente: Utilizzate gli aggiornamenti in tempo reale, l'assegnazione di commenti e il collegamento delle attività di ClickUp
- Accesso sicuro: Gestire la condivisione dei documenti con ruoli e autorizzazioni personalizzabili in ClickUp
- Ottimizzare i contenuti: Utilizzare ClickUp Brain per la creazione, la traduzione e gli aggiornamenti basati sull'IA per migliorare la chiarezza e l'efficienza del nostro wiki aziendale
Cos'è un wiki aziendale?
Un wiki aziendale, noto anche come wiki d'impresa, wiki aziendale o wiki interno, è uno strumento di collaborazione che consente agli utenti interni di un'azienda, come dipendenti, team o reparti, di creare, modificare e mantenere contenuti su vari argomenti.
Si tratta di un repository centralizzato per le conoscenze aziendali, che aiuta a garantire che nessuna informazione vitale vada persa nell'abisso delle catene di email o delle note delle riunioni dimenticate.
Se sapete come funziona Wikipedia, conoscete già il concetto di wiki aziendale.
La differenza chiave: Un wiki aziendale è strettamente riservato all'uso interno e funge da spazio sicuro per i dipendenti che possono contribuire, cercare e condividere le informazioni in modo efficiente.
Molte aziende hanno adottato i wiki aziendali con risultati eccezionali. Pixar usa il suo per facilitare la produttività dei film, dando ai team un facile accesso ai dettagli e agli aggiornamenti del progetto.
Carbon Five fa un ulteriore passaggio, utilizzando un wiki per la condivisione delle conoscenze interne e la collaborazione con i client attraverso una extranet.
Sony Ericsson, invece, offre un wiki per gli sviluppatori che fornisce informazioni dettagliate sui progetti documentazione tecnica
Cos'è una base di conoscenza?
Passiamo ora al contendente che spesso viene scambiato per un wiki aziendale: la base di conoscenza.
Una base di conoscenza è uno scrigno ben organizzato di informazioni progettato per memorizzare, recuperare e condividere dettagli su prodotti, servizi o argomenti specifici dell'azienda.
Esistono due tipi principali di basi di conoscenza:
- Base di conoscenza interna: È la vostra riserva privata, riservata ai dipendenti. È dove risiedono le politiche aziendali, i materiali di formazione e i dettagli dei progetti, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina (letteralmente)
- Base di conoscenza esterna: La versione pubblica, destinata ai clienti e ai potenziali clienti. Risponde alle domande frequenti, spiega la produttività e permette agli utenti di aiutarsi da soli
Una base di conoscenza offre un numero di funzioni, ma ecco le più importanti da conoscere: Le funzionalità di ricerca consentono agli utenti di trovare informazioni in pochi secondi, evitando di scorrere interminabili pagine irrilevanti. Nel frattempo, le analisi forniscono preziose informazioni, aiutando i provider a identificare le informazioni mancanti e a migliorare i contenuti.
Se tutto questo suona sospettosamente simile a un wiki aziendale, non siete i soli a pensarlo. Tuttavia, le differenze tra questi due strumenti sono più profonde della prima impressione.
Leggi anche: 10 Modelli di wiki gratis: Lo scorciatoia per una gestione dei dati senza soluzione di continuità
Wiki aziendale vs. base di conoscenza
Fino a una decina di anni fa, le aziende Fortune 500 perdevano almeno 31,5 miliardi di dollari all'anno a causa della scarsa condivisione delle conoscenze.
Da allora, la storia è cambiata drasticamente 90% delle organizzazioni riconosce l'innegabile valore di un buon sistema di gestione della conoscenza per migliorare la produttività dei dipendenti, affinare il processo decisionale ed elevare il servizio clienti.
In questo contesto, è fondamentale esaminare i due principali attori nel regno della condivisione e dell'archiviazione della conoscenza: il wiki aziendale e la base di conoscenza.
Esploriamo questi sistemi e le loro differenze per vedere come si posizionano a supporto delle aziende.
Aspetto | Corporate Wiki | Base di conoscenza | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Una piattaforma collaborativa che consente ai dipendenti di contribuire, modificare e gestire le conoscenze interne dell'azienda. Un repository centralizzato di informazioni progettato per l'accesso self-service da parte di clienti o dipendenti | Scopo primario | Facilitare la condivisione e la collaborazione delle conoscenze all'interno di un'azienda | Fornire risposte e informazioni facilmente accessibili sia per i clienti che per i dipendenti | | Base di utenti | Utenti interni (dipendenti, team e stakeholder) | Utenti interni (dipendenti) e utenti esterni (clienti e client) | | Content Contribution | Modifica collaborativa da parte di dipendenti di diversi reparti | Contenuti creati e gestiti da team designati o da esperti di materia | | Funzione di ricerca | Ricerca avanzata e predittiva ottimizzata per la collaborazione interna | Ricerca robusta con suggerimenti automatici, filtri e FAQ per un rapido self-service dei clienti | | Capacità di integrazione | Connessione con strumenti di project management, CRM e piattaforme interne | Integrazione con CRM, strumenti di supporto clienti e altri sistemi rivolti all'esterno | | Analitica e reportistica | Traccia l'impegno dei dipendenti e identifica le lacune di conoscenza | Fornisce approfondimenti sulle query dei clienti, sull'impegno degli utenti e identifica /href/https://clickup.com/it/blog/220709/aree-di-miglioramento/areas per il miglioramento/%href/ | | Casi d'uso | Onboarding dei nuovi dipendenti, documentazione dei processi interni, guide tecniche e conoscenza dei progetti | Portali di supporto clienti, documentazione tecnica, aggiornamenti dei prodotti e materiali di formazione | | Personalizzazione | Personalizzato in base al marchio e ai flussi di lavoro dell'azienda | Marchiato per un'esperienza cliente senza soluzione di continuità | | Esempio | Pixar utilizza un wiki aziendale per gestire i dettagli della produzione cinematografica e la collaborazione interna | La base di conoscenza di Zendesk consente ai clienti di risolvere i problemi attraverso portali self-service |
📌 Esempio: Immaginate Pixar e un'azienda SaaS come HubSpot.
Pixar si affida al suo wiki aziendale per gestire i dettagli della produttività dei suoi film. È uno spazio interno in cui i membri del team contribuiscono e accedono alle informazioni su sequenze, sceneggiature e flussi di lavoro della produzione.
HubSpot utilizza invece una knowledge base per supportare i propri clienti. La base di conoscenze offre FAQ, guide alla risoluzione dei problemi ed esercitazioni sui prodotti che consentono ai clienti di trovare soluzioni in modo indipendente, riducendo la dipendenza dai team del supporto.
Leggi anche: Come diventare manager della Knowledge Base?
Vantaggi e potenziali svantaggi dell'uso di un wiki aziendale
Vantaggi dell'utilizzo di un wiki aziendale
1. Migliora la collaborazione
I wiki aziendali sono una miniera d'oro per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Fornendo una piattaforma condivisa, incoraggiano i team a lavorare insieme in modo più efficace.
Esempio: Un team di marketing che lavora a una campagna può usare il wiki per condividere brief, aggiornamenti e file di progettazione, consentendo a tutti di rimanere allineati senza infiniti thread di email.
2. Conservare più conoscenze
Un wiki aziendale funge da repository centralizzato, evitando la perdita di conoscenze critiche quando i dipendenti lasciano l'azienda.
Con un buon sistema, le aziende salvaguardano la memoria istituzionale, assicurando che gli esiti positivi del passato e le lezioni apprese rimangano accessibili.
📌 Esempio: Quando un ingegnere senior se ne va, i suoi processi di risoluzione dei problemi documentati nel wiki rimangono disponibili per il team, evitando tempi di inattività durante le operazioni critiche.
3. Ridurre l'abbandono dei dipendenti
Quando i dipendenti possono accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno, i livelli di frustrazione diminuiscono e il coinvolgimento aumenta. Un wiki aziendale favorisce un ambiente in cui il personale si sente supportato, con conseguente riduzione delle valutazioni.
📌 Esempio: I nuovi assunti possono consultare il wiki per le guide all'ingresso e le domande frequenti, riducendo la loro dipendenza dai manager per le informazioni di base.
Leggi anche: i 10 migliori software per wiki aziendali interni
Svantaggi dell'uso di un wiki aziendale
1. Struttura limitata
Senza un sistema organizzativo chiaro, i wiki aziendali possono trasformarsi in una confusione caotica. La mancanza di una gerarchia dei contenuti rende difficile per gli utenti navigare e trovare le informazioni pertinenti, generando confusione e perdite di tempo.
2. Scarsa funzione di ricerca
I wiki spesso non dispongono di adeguate funzionalità di ricerca, il che rende difficile trovare rapidamente informazioni specifiche. Il risultato è che i dipendenti perdono ore a cercare qualcosa di cui hanno bisogno con urgenza.
3. Scarso controllo di qualità
Quando tutti possono modificare i contenuti, possono insinuarsi imprecisioni e informazioni non aggiornate. Questo può portare alla diffusione di informazioni errate e a potenziali inefficienze.
📌 Esempio: Una guida alla risoluzione dei problemi non aggiornata sul wiki potrebbe indurre un agente dell'assistenza a dare consigli errati a un cliente, aggravando il problema invece di risolverlo.
4. Personalizzazione al limite
La mancanza di opzioni personalizzate può rendere il wiki difficile da usare. Un'interfaccia mal progettata può scoraggiare i dipendenti dall'adottare pienamente lo strumento.
Vantaggi e svantaggi di una Knowledge Base
Vantaggi di una base di conoscenza
1. Controllo della qualità del contenuto
Uno dei vantaggi più significativi di una base di conoscenza è la capacità di mantenere il controllo della qualità dei contenuti. A differenza dei wiki aziendali, dove chiunque può contribuire (a volte in maniera disastrosa), una base di conoscenza è curata da scrittori dedicati o da esperti della materia.
**Questi esperti seguono una strategia di contenuti definita, assicurando coerenza, accuratezza e allineamento con il marchio e la voce dell'azienda
2. Organizzazione adeguata
Le basi di conoscenza eccellono per organizzazione e accessibilità. I contenuti sono creati con una struttura chiara e una gerarchia delle informazioni che ne facilita la posizione e la navigazione. Funzionalità/funzione come il tag, la categorizzazione e i menu intuitivi assicurano che gli utenti trovino esattamente ciò di cui hanno bisogno senza dover fare una caccia al tesoro.
📌 Esempio: Un team commerciale alla ricerca di un confronto dettagliato tra prodotti può trovarlo immediatamente, grazie alla categorizzazione e al tag appropriati, consentendo di concludere più rapidamente gli affari.
3. Analisi integrata
Con una base di conoscenza, potete misurare l'impatto della vostra conoscenza organizzativa. **Le analisi integrate monitorano i contenuti a cui gli utenti accedono, i loro comportamenti di ricerca e le lacune di conoscenza nel vostro sistema
📌 Esempio: Un'azienda identifica che le sue FAQ sull'onboarding sono i contenuti più ricercati. Grazie a queste informazioni, le aziende possono creare guide più approfondite, migliorando l'esperienza di onboarding e la soddisfazione dei dipendenti.
4. Forte funzione di ricerca
Grazie a tag, metadati e strumenti avanzati come IA e machine learning, le basi di conoscenza consentono ai dipendenti di trovare rapidamente risposte precise. Ciò è particolarmente utile nelle grandi organizzazioni, dove il sovraccarico di informazioni è comune.
📌 Esempio: Un cliente alla ricerca di istruzioni per la configurazione di un prodotto può cercare in una base di conoscenza utilizzando parole chiave e trovare una facile guida passo passo, riducendo la necessità di ticket per il supporto clienti.
Leggi anche: Modelli gratuiti di Knowledge Base in Word e ClickUp
Svantaggi di una base di conoscenza
1. Richiede un investimento iniziale in contenuti
A differenza di un wiki aziendale che cresce organicamente grazie ai contributi del team, una base di conoscenza richiede una base strutturata fin dall'inizio. È necessario dedicare risorse per creare la documentazione essenziale prima di espandersi.
📌 Esempio: Una startup che lancia una base di conoscenza potrebbe impiegare settimane per sviluppare guide e FAQ per ogni prodotto, ritardando il lancio.
2. Affidamento a esperti in materia
Mantenere una base di conoscenze di alta qualità significa fare molto affidamento su esperti in materia. Queste persone devono creare, aggiornare e perfezionare costantemente i contenuti per mantenere la base di conoscenza pertinente e utile.
📌 Esempio: Una base di conoscenze tecniche per un'azienda SaaS può richiedere aggiornamenti regolari per riflettere le nuove funzionalità, il che può richiedere molte risorse se il prodotto si evolve rapidamente.
Leggi anche: I 10 esempi più importanti di sistemi di gestione della conoscenza
Implementare un wiki aziendale o una base di conoscenza
Cerchiamo di capire cosa serve per integrare un sistema di gestione della conoscenza nel vostro flusso di lavoro.
Scegliere il software giusto: considerazioni e suggerimenti
Sia che si tratti di inserire un nuovo assunto, di risolvere problemi con i clienti o di migliorare la produttività quotidiana, la gestione delle conoscenze può far risparmiare tempo, denaro e grattacapi.
**Da fare: la condivisione inefficiente delle conoscenze costa alle grandi aziende americane circa 47 milioni di dollari all'anno .
Scegliere il software o il wiki giusto software di base di conoscenza è fondamentale per affrontare queste sfide. Ecco cosa cercare in una soluzione:
- Facilità d'uso: Selezione di uno strumento intuitivo, in modo che i dipendenti possano iniziare a contribuire e ad accedere ai contenuti senza dover conseguire un dottorato in sistemi informatici
- Funzione di ricerca: Strumenti di ricerca avanzati come i tag e le raccomandazioni basate sull'IA assicurano che gli utenti trovino rapidamente ciò di cui hanno bisogno
- Integrazione: Scegliere un software wiki aziendale che si connetta perfettamente con strumenti esistenti come CRM, piattaforme di project management, processi aziendali e sistemi di supporto clienti
- Scalabilità: Pensate a lungo termine. Il vostro sistema deve crescere con le esigenze della vostra azienda
🧠 Da fare: Slack ha integrato la sua base di conoscenze interna con Confluence per consentire ai dipendenti di effettuare ricerche direttamente all'interno dei thread delle chat, risparmiando ore di produttività ogni settimana.
Passaggi per creare e mantenere un sistema di gestione della conoscenza efficace
Passaggio #1. Ricavare le informazioni
Iniziare a identificare le conoscenze da documentare. **Cercate le FAQ, le richieste ripetitive dei clienti e le sfide interne più comuni
Passaggio #2. Organizzare le informazioni
Strutturate il sistema con categorie cancellate e una navigazione logica. **Suddividete il contenuto in sezioni gestibili e assicuratevi che i collegamenti interni guidino gli utenti verso le risorse correlate
📌 Esempio: Google organizza il suo Centro assistenza in categorie facili da usare, come "Gmail", "Drive" e "Area di lavoro", per consentire agli utenti di trovare facilmente le soluzioni a colpo d'occhio.
Passaggio #3. Analizzare e ottimizzare
Monitorate metriche come le percentuali di esito positivo della ricerca, la frequenza di rimbalzo e il feedback degli utenti. Questi dati evidenziano le lacune dei contenuti e le aree da migliorare.
Passaggio 4. Mantenere il sito aggiornato
La gestione della conoscenza è una maratona, non uno sprint. Monitorate le tendenze, aggiornate le informazioni obsolete e aggiungete continuamente nuovi contenuti per rimanere rilevanti.
📌 Esempio: Shopify aggiorna trimestralmente la documentazione per i commercianti, incorporando il feedback dei team del servizio clienti per risolvere i problemi emergenti.
Best practice per l'onboarding e il miglioramento continuo
- Capire le persone e la cultura della vostra organizzazione: Valutare lo stile di collaborazione, l'esperienza e la competenza tecnologica del team. Personalizzate il vostro approccio alla gestione della conoscenza per adattarlo alle loro esigenze e incoraggiare la partecipazione
- Implementare in passaggi pianificati: Implementare il sistema gradualmente. Iniziate con la documentazione essenziale, analizzate i problemi di adozione e perfezionate il processo man mano che procedete
- Impostazione di politiche chiare: Definite i livelli di accesso per salvaguardare le informazioni sensibili. Utilizzate autorizzazioni basate sui ruoli per bilanciare apertura e sicurezza
- Riconoscere i collaboratori: Premiate i dipendenti che contribuiscono attivamente al vostro sistema. Il riconoscimento può essere semplice come un saluto durante le riunioni del team o ricompense tangibili come schede regalo
- Concentrarsi sul miglioramento continuo: Esaminate regolarmente le prestazioni del sistema attraverso feedback e metriche di utilizzo. Affrontate i contenuti a basso rendimento e modificate le strategie per colmare le lacune di conoscenza
Leggi anche: Come creare un piano di formazione efficace sulla conoscenza del prodotto
Utilizzo di ClickUp per wiki e basi di conoscenza aziendali
Se siete indecisi tra una base di conoscenza e un wiki aziendale, ClickUp vi copre.
Quante volte in un'azienda i progetti, le conoscenze e le comunicazioni sono disperse in più strumenti? Questo rallenta tutti e fa sì che si perdano informazioni importanti.
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🚀 ClickUp Documenti
Iniziamo con Documenti di ClickUp .
Con ClickUp Docs è possibile caricare documenti esistenti o crearne di nuovi, pianificare e assegnare attività e monitorare il tempo dedicato alla scrittura o alla revisione dei documenti. Inoltre, le opzioni di formattazione del testo, come titoli, tabelle e immagini di copertina, aiutano a rendere i contenuti più leggibili e professionali.
clickUp Docs consente di creare o caricare documenti, assegnare attività e monitorare il tempo_
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Sia che dobbiate redigere un briefing di progetto sia che dobbiate lucidare la documentazione esistente, i prompt specifici per ruolo e le funzionalità/funzione come Tradurre e Riassumere assicurano chiarezza e accessibilità a tutti i dipendenti.
clickUp Brain assiste nella creazione di contenuti, offrendo prompt specifici per ruolo per la stesura di brief di progetto
Leggi anche: Strategie di trasferimento della conoscenza per una condivisione perfetta delle conoscenze
🚀 Integrazione del software wiki all'interno di ClickUp
La parte migliore dell'utilizzo di ClickUp è che può integrarsi perfettamente nei flussi di lavoro esistenti.
Grazie ai ruoli degli utenti personalizzabili e ai controlli basati sull'area di lavoro, è possibile gestire chi vede o modifica cosa nel wiki aziendale. La condivisione dei documenti è semplice, sia attraverso collegamenti privati, URL pubblici sicuri o inviti di utenti ospiti.
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Questa flessibilità lo rende ideale sia per i team interni che per i collaboratori esterni.
Leggi anche: Migliori strategie e software di gestione della conoscenza per i team
🚀 Funzionalità collaborative dal vivo in ClickUp
La collaborazione è l'ambito in cui ClickUp brilla veramente.
ClickUp consente di effettuare modifiche in tempo reale e di collaborare immediatamente e dal vivo, permettendo ai team di rivedere le modifiche e di commentarle direttamente.
Per le attività che richiedono un'ulteriore discussione, è possibile taggare i membri del team usando ClickUp Assegnazione di commenti o anche assegnare attività direttamente all'interno di wiki.
clickUp eccelle nella collaborazione grazie agli aggiornamenti in tempo reale e alla modifica dal vivo
Inoltre, l'aggiunta di supporti visivi come video didattici, diagrammi di flusso o diagrammi aumenta la chiarezza. Strumenti come ClickUp Clip consentono di creare rapide registrazioni di schermate da incorporare direttamente nel wiki, facilitando ai team la comprensione di processi complessi.
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Il miglior esempio di come ClickUp possa essere utilizzato come unica fonte di verità è il seguente Il caso di studio di Lulu .
Lulu, un'azienda editoriale con oltre 500 dipendenti, si è rivolta a ClickUp per affrontare le inefficienze nello sviluppo dei prodotti e nel marketing. L'obiettivo era migliorare la trasparenza, snellire i processi e consentire ai team di collaborare in modo efficace.
Sfida: Strumenti complicati e processi manuali rallentavano l'innovazione e creavano inefficienze tra i vari reparti.
**Soluzione: ClickUp è diventato la loro unica fonte di verità, aiutandoli a snellire i cicli di rilascio dei prodotti, a creare flussi di lavoro di marketing iterativi e a migliorare la visibilità dell'organizzazione.
**Risultato: Lulu ha ottenuto un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro, ha unificato la sua forza lavoro su un'unica piattaforma e ha ritirato due strumenti legacy.
I nostri ingegneri e i responsabili di prodotto erano impantanati negli aggiornamenti manuali dello stato tra Jira e altri strumenti. Grazie all'attività di ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato i rilasci dei prodotti migliorando il passaggio dei lavori tra QA, redazione tecnica e marketing.
Nick Foster, Direttore della gestione dei prodotti di Lulu Press
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Senza un wiki aziendale, rischiate di sprecare la vostra risorsa più preziosa: il tempo. Immaginate le ore perse a cercare documenti, a decifrare note obsolete o a ricreare informazioni già esistenti.
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