State gestendo un progetto cruciale e all'improvviso uno dei vostri membri più anziani decide di abbandonare. Da fare in questa situazione? Come affrontereste il rischio imminente di perdere un know-how tecnico fondamentale?
Senza un piano sistematico di trasferimento delle conoscenze, l'abbandono del vostro collega causerebbe notevoli problemi. Il trasferimento delle conoscenze, o condivisione delle stesse, è fondamentale per garantire la continuità delle operazioni, sia che si tratti di trasferire le competenze dai membri chiave del team ai colleghi o ai nuovi assunti.
Le organizzazioni che enfatizzano il trasferimento delle conoscenze sono 4.5 volte hanno più probabilità di avere dipendenti altamente impegnati. Inoltre, un trasferimento efficace delle conoscenze è associato a una un notevole incremento del 25% produttività e una sostanziale riduzione del 35% del turnover dei dipendenti.
È necessario investire nel trasferimento delle conoscenze per garantire una crescita aziendale sana.
Da fare per impostare un buon sistema di trasferimento delle conoscenze? Continuate a leggere per scoprirlo.
Che cos'è il trasferimento delle conoscenze? Trasferimento della conoscenza (KT) si riferisce alla condivisione o alla diffusione di conoscenze, competenze, abilità, informazioni o esperienze da un individuo, un team, un reparto o un'organizzazione a un altro.
Si tratta di trasmettere preziose intuizioni, best practice, lezioni apprese o il know-how tecnico per aiutare gli altri ad apprendere e utilizzare tali conoscenze in situazioni di lavoro.
Il trasferimento delle conoscenze avviene in diversi modi: attraverso sessioni di formazione, mentorship, documentazione, collaborazione o strumenti tecnologici.
Da fare per trasferire le conoscenze?
Considerate il patrimonio di conoscenze all'interno della vostra organizzazione e, cosa ancora più importante, valutate in che misura queste conoscenze vengono diffuse.
Spesso le conoscenze critiche non vengono trasmesse o conservate all'interno dell'organizzazione a causa della mancanza di un'adeguata gestione del trasferimento delle conoscenze.
L'obiettivo principale del trasferimento delle conoscenze è evitare che questa tragedia si verifichi. Immaginate come potreste incrementare lo stato e l'efficienza utilizzando la gestione interna della conoscenza.
Promuovendo un ambiente di condivisione di competenze ed esperienze, i membri del team sapranno cosa funziona, eviteranno gli errori e prenderanno decisioni migliori per migliorare le prestazioni, la produttività e i profitti.
Trasferimento formale e informale delle conoscenze
Il trasferimento della conoscenza implica la diffusione della conoscenza all'interno di un'organizzazione in un qualche modo, forma o modo. La differenza tra formale e informale è data dalla metodologia utilizzata e dal modo in cui avviene il trasferimento.
Non è così complicato come sembra. Affrontiamoli uno per uno:
Trasferimento formale della conoscenza
Il trasferimento formale della conoscenza riguarda la conoscenza esplicita. Questo tipo di conoscenza è semplice e facilmente documentabile.
La conoscenza esplicita comprende le procedure operative standard (SOP), le reportistiche di marketing, le guide al funzionamento e i manuali di istruzioni la documentazione di avvio . Quando questi "manuali di istruzioni" scritti o parlati vengono trasmessi da un gruppo all'altro, si parla di trasferimento formale della conoscenza (KT).
Per istanza, la condivisione delle relazioni di mercato dell'anno scorso aiuta i nuovi assunti a comprendere le strategie di esito positivo delle campagne commerciali.
Trasferimento informale delle conoscenze
Il processo di trasferimento informale della conoscenza si concentra sulla diffusione della conoscenza tacita. Questa conoscenza deriva dalle esperienze di vita, sia personali che professionali. È soggettiva e non può essere facilmente scritta o documentata.
Si tratta di consigli su questioni astratte come l'estetica, la leadership, le nuove idee o i trucchi per il posto di lavoro che avete scoperto. Siete entrati da poco in un nuovo ufficio aziendale e avete bisogno di aiuto con un nuovo software. Invece di aspettare una sessione di formazione formale, un collega più esperto vi aiuta alla vostra scrivania con suggerimenti e trucchi appresi sul lavoro: questa è la KT informale.
Spero che ora abbiate capito la differenza tra le due cose. Riassumiamo tutte queste informazioni con una rapida occhiata a questa tabella:
| Trasferimento formale della conoscenza | Trasferimento informale della conoscenza | ||
|---|---|---|---|
| Tratta la conoscenza esplicita | Tratta la conoscenza tacita | ||
| e' un processo formale | E' un processo informale | E' un processo formale | E' un processo informale |
| Di solito è documentato | Di solito non è documentato | ||
| Include reportistica di marketing, guide su come fare e documentazione sull'onboarding | Include idee astratte, suggerimenti per la leadership, trucchi e altri hack |
Casi d'uso del trasferimento della conoscenza
Ecco alcuni casi d'uso quotidiano del trasferimento di conoscenze per aiutarvi a capire meglio:
Caso d'uso n. 1: Inserimento dei dipendenti
Un sistema di trasferimento delle conoscenze è la guida definitiva per i nuovi assunti. Il processo di onboarding copre le politiche e le procedure dell'azienda e va oltre per fornire informazioni privilegiate e la possibilità di imparare da professionisti esperti.
I nuovi dipendenti capiscono la cultura aziendale e comprendono gli obiettivi generali.
Il trasferimento di conoscenze aiuta i nuovi arrivati a partecipare a sessioni di orientamento, programmi di mentorship e workshop interattivi facilitati da professionisti esperti, che offrono approfondimenti reali sui loro ruoli e promuovono una cultura collaborativa. Gli eventi e gli incontri a livello aziendale creano un ambiente inclusivo.
Caso d'uso #2: Piano di esito positivo
Il trasferimento delle conoscenze è fondamentale per l'esito positivo. Prima del pensionamento di un membro chiave, è necessario mettere in atto un piano di successione che aiuti a trasmettere il suo know-how ad altri. Grazie a questo processo, l'azienda conserva conoscenze istituzionali cruciali.
Un piano di successione efficace significa trasmettere le conoscenze necessarie prima che i membri chiave del team vadano in pensione, ottengano una promozione o cambino lavoro per vari motivi. I programmi di mentorship consentono la condivisione personalizzata delle conoscenze esplicite e tacite, mentre la documentazione e i repository delle conoscenze catturano le intuizioni esplicite per consentire a tutti di accedervi rapidamente.
La conduzione di colloqui di uscita consente ai membri che lasciano l'organizzazione di condividere esperienze e intuizioni preziose, contribuendo a un processo di trasferimento delle conoscenze senza soluzione di continuità.
Caso d'uso #3: Trasferimento di conoscenze tra i vari dipartimenti
La condivisione delle conoscenze da parte dei team rompe le barriere tra i reparti, aumenta la collaborazione e migliora il processo decisionale dell'organizzazione.
Prendete in considerazione l'impostazione di team in cui membri di reparti diversi lavorano insieme a progetti. È un ottimo modo per condividere diverse prospettive e competenze. L'uso di piattaforme digitali o di strumenti di comunicazione aiuta a far fluire le informazioni in modo fluido, assicurando che le intuizioni non siano isolate all'interno di specifici dipartimenti.
I team imparano l'uno dall'altro quando partecipano a regolari workshop o sessioni di formazione. Questo rende più fluido il processo decisionale e contribuisce a creare prodotti, servizi o processi migliori.
Caso d'uso #4: Fusioni e acquisizioni
Quando si verifica una fusione o un'acquisizione, il trasferimento delle conoscenze diventa fondamentale. Garantisce che i dipendenti abbiano le informazioni e le competenze necessarie per continuare a lavorare senza problemi nella nuova configurazione.
Predisponete programmi di onboarding approfonditi che forniscano ai nuovi dipendenti le informazioni sulla cultura, le politiche e le procedure della nuova azienda.
Organizzare sessioni di condivisione delle conoscenze in cui i dipendenti di entrambe le aziende si scambiano best practice e competenze crea un'atmosfera di collaborazione tra i nuovi team. Anche l'utilizzo di piattaforme digitali per i documenti e i materiali di formazione aiuta a trasferire senza problemi informazioni cruciali.
Benefici di un trasferimento efficace delle conoscenze
Il trasferimento delle conoscenze è vantaggioso per le organizzazioni in diversi modi:
- Maintainer e migliorare le capacità e le competenze critiche all'interno del team
- Favorisce l'innovazione attraverso la condivisione di best practice e idee
- Incoraggia la collaborazione e la cultura dell'apprendimento
- Migliora l'efficienza riducendo gli errori
- Crea una forza lavoro più adattabile, meglio equipaggiata per affrontare le sfide e promuovere una crescita sostenibile
Vediamo un po' più da vicino i vantaggi di un efficace trasferimento di conoscenze:
Beneficio 1: il KT migliora le competenze del team
Il trasferimento delle conoscenze consente agli esperti dei team di condividere il loro know-how con gli altri membri del team. In questo modo il team è in grado di progredire parallelamente e di comunicare su basi paritarie.
In un team tecnologico, gli sviluppatori esperti condividono spesso le competenze e le intuizioni in materia di codice durante le sessioni di condivisione delle conoscenze. Questo apprendimento collettivo aiuta l'intero team a progredire insieme, promuovendo una serie di competenze condivise e garantendo una comunicazione paritaria tra i membri.
$$$a Beneficio #2: inculca una cultura di condivisione delle conoscenze
La promozione di un processo di trasferimento delle conoscenze favorisce la cultura della condivisione delle informazioni, con conseguente aumento dell'innovazione, dell'efficienza e di una migliore gestione. Considerate un luogo di lavoro in cui il processo di trasferimento delle conoscenze è radicato nella sua cultura.
I membri del team condividono abitualmente competenze, intuizioni e lezioni apprese.
Questo ambiente di condivisione collettiva delle conoscenze stimola l'innovazione in quanto i dipendenti attingono da esperienze diverse e migliora l'efficienza evitando di reinventare la ruota.
Beneficio #3: la KT aiuta a conservare le conoscenze dei dipendenti che vanno in pensione
La perdita di un membro chiave del team per qualsiasi motivo (pensionamento, cambio di lavoro o di ruolo) può interrompere significativamente il flusso di lavoro. Per far sì che tutto fili liscio, create una solida base di conoscenze con l'aiuto dei membri più esperti del vostro team.
Quando un membro chiave se ne va, una solida base di conoscenze creata da compagni esperti aiuta un team dinamico. Il membro che se ne va condivide le intuizioni essenziali e documenta i processi chiave, rendendo più facile per i nuovi assunti o per i membri del team entrare in gioco e continuare a far funzionare le cose senza intoppi.
Beneficio #4: Favorisce la generazione di idee collettive
Quando tutti i dipendenti hanno accesso a informazioni e dati rilevanti, possono prendere decisioni migliori e formulare un piano efficiente di trasferimento delle conoscenze.
Quando il team può accedere a dati prontamente disponibili, attinge alle conoscenze condivise e prende decisioni informate, contribuendo all'esito positivo del progetto.
Beneficio #5: La KT riduce i tempi di formazione e di transizione
Avere una documentazione scritta dei processi riduce i tempi di formazione in modo significativo. I nuovi assunti vengono formati in modo più rapido ed efficiente rispetto a chi parte da zero.
Con una solida base di conoscenze, l'adattamento ai nuovi ruoli diventa facile per i vostri dipendenti. Una solida base alimenta il loro entusiasmo per le nuove sfide e protegge la vostra organizzazione dall'impatto di transizioni difficili.
Barriere della conoscenza
Alcuni ostacoli o sfide impediscono il flusso di conoscenze dell'organizzazione. Comprendere questi ostacoli e come affrontarli vi aiuterà a migliorare i vostri processi KT. Queste barriere possono includere:
1. Mancanza di documentazione adeguata:
Garantire il passaggio delle conoscenze all'interno dell'azienda può essere difficile quando la documentazione è insufficiente. Potrebbero sfuggirvi informazioni critiche perché le comunicazioni e i documenti scritti non coprono tutto o non sono ancora stati completati.
I vincoli di tempo spesso rendono difficile documentare tutto in modo esauriente. Il trasferimento della conoscenza tacita rappresenta una sfida: è come cercare di spiegare qualcosa di profondamente radicato che è difficile da articolare.
2. Ostacoli socio-culturali:
Le differenze nelle norme culturali, le barriere linguistiche, gli stili di comunicazione e le strutture sociali rendono difficile la condivisione e la comprensione delle informazioni.
Inoltre, quando le persone hanno valori o credenze diverse, influiscono sul modo in cui vedono le informazioni, causando malintesi o esitando ad accettare nuove conoscenze.
È necessario promuovere un'atmosfera inclusiva, essere consapevoli delle diverse culture, mantenere aperta la comunicazione e colmare le lacune di comprensione per affrontare le barriere socioculturali. Questo aiuta i team o gli individui diversi a condividere le conoscenze in modo più efficace.
3. Ambiguità del ruolo:
Quando i ruoli non sono chiari in un'organizzazione, il trasferimento delle conoscenze ne risente in vari modi. Non sapere chi deve condividere o ricevere una determinata conoscenza rende la cosa difficile, e le persone esitano a condividere quando non sono sicure dei confini del loro ruolo.
Inoltre, quando i ruoli non sono chiari, c'è una mancanza di trasparenza su chi sa cosa, il che rende difficile chiedere consiglio. Questa mancanza di chiarezza ostacola il lavoro di squadra e blocca la condivisione delle informazioni.
Ecco cosa può essere d'aiuto: assicurarsi che la vostra organizzazione abbia impostato una chiara descrizione dei ruoli, abbia definito le responsabilità e abbia promosso una buona comunicazione.
Come creare un processo di trasferimento delle conoscenze
Creare un processo di trasferimento delle conoscenze efficiente richiede tempo, impegno e lavoro richiesto. Sebbene non esista un approccio unico per tutti i processi di trasferimento delle conoscenze, ecco una suddivisione generale dei passaggi per stabilire un processo di trasferimento delle conoscenze di esito positivo:
Passaggio 1: raccogliere informazioni per il processo di KT
Raccogliere le conoscenze dai dipendenti competenti o utilizzare una base di conoscenze stabili utilizzando Strumenti software wiki per raccogliere i contributi degli esperti. Considerate l'utilizzo di uno strumento digitale completo come ClickUp. Documenti ClickUp consente di documentare la base di conoscenza e i passaggi per implementarla, rendendo la gestione del trasferimento della conoscenza gratuita.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Docs.gif Formattazione ricca e comandi slash in ClickUp Docs /$$$img/
Utilizzate ClickUp Teams per gestire documenti importanti e favorire la collaborazione del team
Inserite informazioni come programmi di formazione, guide alle procedure e wiki di conoscenza a cui tutti i membri del team possono accedere.
Passaggio 2: organizzare le informazioni
Ora che avete tutte le informazioni che volete utilizzare, è il momento di organizzare queste conoscenze per renderle più chiare. Ordinate i dati e mostrate come i documenti sono collegati per un accesso rapido e una comprensione coesa. Gerarchia dei progetti in ClickUp fornisce una visualizzazione olistica organizzando le informazioni con tag e campi personalizzabili. Selezionate la visualizzazione che preferite: Spazio, Cartella, Elenco, Attività o Attività secondaria annidata.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/clickup-project-hiearchy.gif ClickUp Hiearchy del progetto /$$$img/
Organizzate qualsiasi cosa con la gerarchia dei progetti di ClickUp.
Utilizzate sistemi di gestione delle conoscenze affidabili supportati da software per le basi di conoscenza per organizzare le informazioni con parole chiave, tag ed etichette.
Passaggio 3: scegliere il metodo di divulgazione
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png Modello di piano di comunicazione ClickUp /$$$img/
Utilizzare il Modello di piano di comunicazione ClickUp per creare una roadmap di processo per una comunicazione perfetta tra team e clienti
La divulgazione si riferisce alla diffusione o alla distribuzione di conoscenze ad altri, utilizzando vari modi per distribuirle:
Metodo 1: Mentorship
La mentorship è un modo efficace per gestire e trasferire la conoscenza tacita, soprattutto quando si trasmettono concetti o idee astratte.
I mentori o gli esperti trasmettono le loro esperienze cruciali nel mondo reale ai dipendenti nuovi o meno esperti di un'azienda. La conoscenza tacita è difficile da includere in un piano di trasferimento della conoscenza e la mentorship ha un ruolo cruciale nell'organizzare questo trasferimento in modo efficace.
Uno sviluppatore esperto, per istanza, potrebbe fare da mentore a un collega più giovane, assicurando il trasferimento non solo delle competenze di codice, ma anche delle conoscenze tacite e sfumate. Il mentore condivide consigli sulla risoluzione dei problemi e sulla ricerca del giusto equilibrio tra efficienza e maintainer.
Questa mentorship va oltre le pratiche esplicite, aggiungendo preziosi concetti e principi astratti al piano di trasferimento delle conoscenze dell'organizzazione.
Metodo 2: modellazione
La modellazione prevede che un esperto o un team dimostri praticamente un'idea ai membri del team e chieda loro di replicarla.
Questo piano di trasferimento della conoscenza consente di condividere sia la conoscenza tacita che quella esplicita.
Per istanza, un project manager esperto può utilizzare la modellazione per il trasferimento delle conoscenze. Durante le riunioni del team, il gestore mette in mostra la comunicazione e la collaborazione efficaci del progetto utilizzando esempi reali, incoraggiando il team a seguirne l'esempio.
Questo metodo insegna tecniche di project management esplicite e conoscenze tacite sul lavoro di squadra efficace, promuovendo una cultura in cui i membri del team condividono la comprensione comune e le best practice.
Metodo 3: affiancamento al lavoro
Il work shadowing consiste nell'osservare i professionisti al lavoro per comprendere meglio un ruolo. È un'esperienza pratica che dà vita a un lavoro, spesso scelta da studenti e laureati che stanno esplorando percorsi di carriera. È un modo semplice per trasferire le conoscenze, a volte anche senza un piano formale.
Ad esempio, un neolaureato desideroso di esplorare il marketing può scegliere di lavorare in affiancamento ai dirigenti del reparto marketing dell'azienda.
Durante la settimana, il neolaureato osserva i professionisti, partecipa alle riunioni e acquisisce esperienza pratica nel piano delle campagne. Questa esperienza pratica rende reale il lavoro e aiuta a condividere le conoscenze, fornendo preziose intuizioni e comprensione con un punto di vista pratico.
Metodo 4: Tecniche di collaborazione
I team creativi tendono a frammentarsi. Nella gestione della conoscenza, è fondamentale concentrarsi su strutture che migliorano la collaborazione all'interno del team creativo.
Sfruttate app come ClickUp per il trasferimento delle conoscenze, soprattutto quando la distanza è impegnativa. Utilizzate strumenti intelligenti per costruire un processo efficace di trasferimento delle conoscenze.
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Passaggio 4: Misurare l'esito positivo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Team-Docs-Template-1.png Modello dei documenti del team ClickUp /$$$img/
Questo modello è il compagno ideale per una collaborazione efficiente tra team e per la gestione delle conoscenze
L'esito positivo del trasferimento di conoscenze significa adottare e applicare efficacemente le conoscenze trasferite, migliorando le prestazioni, l'innovazione e la risoluzione dei problemi.
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