State lavorando a un progetto importante e avete bisogno di trovare la procedura esatta per presentare una richiesta di finanziamento.
All'ultimo momento cercate in tutta la vostra area di lavoro e vi sembra quasi impossibile trovare quello che state cercando. Vi ricorda qualcosa?
Queste situazioni si verificano troppo spesso. La maggior parte delle informazioni organizzative è archiviata in sistemi silo, come cartelle e applicazioni diverse, che rendono difficile trovare le informazioni necessarie.
Ma cosa succederebbe se aveste un organizzatore digitale per il cervello collettivo del vostro team, come una biblioteca ben organizzata dove poter cercare e accedere rapidamente alle informazioni importanti?
È qui che entrano in gioco i sistemi di gestione della conoscenza.
In questo blog parliamo dei sistemi di gestione della conoscenza e della loro importanza. Inoltre, elenchiamo esempi di sistemi di gestione della conoscenza molto diffusi per darvi un'idea più chiara delle soluzioni disponibili e di come migliorano l'efficienza organizzativa.
Capire il sistema di gestione della conoscenza
Un sistema di gestione della conoscenza aiuta un'organizzazione a catturare, archiviare e condividere la conoscenza esplicita (documenti, reportistica o manuali) e la conoscenza tacita (esperienze o intuizioni personali)
Il KMS sfrutta la conoscenza collettiva dell'organizzazione per promuovere l'innovazione, migliorare l'efficienza e migliorare il processo decisionale. Vediamo perché avete bisogno di un sistema di gestione della conoscenza e quali sono i vantaggi di integrarlo nelle vostre attività aziendali.
Ruolo di un sistema di gestione della conoscenza in scenari diversi
Il sistema di gestione della conoscenza serve nei casi seguenti:
- Centralizzare le informazioni: Un solido sistema di gestione della conoscenza funge da piattaforma centralizzata per archiviare e organizzare diversi tipi di informazioni organizzative e conoscenze preziose
- Condivisione della conoscenza: Questi sistemi hanno solitamente funzionalità/funzione come forum di discussione o wiki che possono essere utilizzate per rendere disponibile la conoscenza dell'organizzazione in diversi team
- Formazione e onboarding: I nuovi dipendenti possono accedere ad articoli su come fare, a sistemi di gestione dei contenuti, a repository centralizzati, ecc. per ottenere materiale formativo dettagliato. Una strategia di gestione della conoscenza ben congegnata accelera il time-to-value per i dipendenti e consente loro di essere rapidamente al passo con i tempi
- Self-service: I clienti possono accedere alla piattaforma di gestione delle conoscenze per trovare da soli le soluzioni alle query
Vantaggi di un sistema di gestione delle conoscenze
- Facile accesso alle informazioni critiche dell'organizzazione, che aiutano a prendere decisioni informate più rapidamente
- Riduzione del tempo dedicato alla ricerca di informazioni e aumento del lavoro terminato
- Cattura e salvataggio di intuizioni e strategie chiave per garantire la continuità delle operazioni
- Sfruttare le informazioni esistenti per migliorare i processi attuali, supportare l'apprendimento continuo e creare nuove soluzioni
$$$a Caratteristiche di un buon sistema di gestione della conoscenza
Ecco alcune funzionalità/funzione da considerare nella scelta di un sistema di gestione della conoscenza efficace.
- Usabilità: Scegliete un software di gestione della conoscenza che sia intuitivo e facile da usare. I sistemi complicati aumentano il carico cognitivo degli utenti, portandoli ad abbandonare il sistema
- Collaborazione: Il giusto sistema di gestione della conoscenza offre funzionalità/funzione come forum di discussione, chattare in-app e wiki per incoraggiare la condivisione della conoscenza senza soluzione di continuità
- Analitica: gli strumenti di reportistica e di analisi integrati forniscono informazioni sull'utilizzo del sistema, sul coinvolgimento degli utenti, sulla soddisfazione dei clienti e sull'efficacia dei lavori richiesti per la gestione della conoscenza
- Gestione dei contenuti: Il sistema deve consentire agli utenti di utilizzare diversi formati di contenuto e di caricare immagini, video, file audio e presentazioni. Cercate anche funzionalità/funzione che vi permettano di categorizzare diversi tipi di contenuto
- Ricerca e recupero: Una potente funzione di ricerca con filtri permette agli utenti di cercare e recuperare facilmente le informazioni nel vostro sistema di conoscenza
- /IA: i migliori strumenti di gestione della conoscenza sono ora dotati di funzioni di IA e ML
Pro Tip: Assicuratevi di utilizzare un sistema di gestione della conoscenza efficace strategia di gestione della conoscenza che include il controllo di qualità e la gestione meticolosa dei contenuti per fare buon uso delle informazioni organizzative.
L'importanza dell'IA e del machine learning nei moderni sistemi di gestione della conoscenza
L'IA e l'apprendimento automatico svolgono un ruolo chiave nel migliorare la capacità dei sistemi di gestione della conoscenza di acquisire e organizzare le informazioni.
Un motore di ricerca alimentato dall'IA può comprendere meglio le query degli utenti, migliorando la pertinenza dei risultati di ricerca mostrati agli utenti. Interpreta l'intento dell'utente dalla query analizzando parole chiave specifiche e confrontandole con le informazioni disponibili nel sistema. I contenuti che corrispondono strettamente alle parole chiave vengono quindi mostrati all'utente.
Gli algoritmi di ML possono anche analizzare i dati disponibili e confrontarli con le parole chiave comunemente utilizzate o con le query più frequenti per identificare le eventuali lacune di contenuto nella base di conoscenze.
Pro Tip: Strumenti di IA per la scrittura possono essere configurati per automatizzare la creazione di contenuti, garantendo una documentazione rapida e accurata delle informazioni aziendali.
10 Esempi di sistemi di gestione della conoscenza
Ecco le migliori opzioni se state cercando uno strumento di gestione della conoscenza per snellire i processi organizzativi come la formazione e l'onboarding, centralizzare le informazioni per facilitarne l'accesso e migliorare la collaborazione tra i membri del team.
1. ClickUp
Semplificate la gestione del lavoro con il Project Management di ClickUp ClickUp è un potente strumento di project management all-in-one che, grazie alle sue robuste funzionalità, funge anche da sistema di gestione della conoscenza. Offre diverse funzionalità per acquisire, organizzare e condividere le informazioni.
Le sue versatili funzionalità/funzione, come Documenti di ClickUp e Attività di ClickUp permette la creazione di wiki, repository di documenti e gestione delle attività legate alla conoscenza. È possibile organizzare le conoscenze in diversi Spazi di ClickUp cartelle ed elenchi, facilitando la ricerca e l'accesso alle informazioni rilevanti.
Inoltre, gli strumenti di collaborazione di ClickUp, come ad esempio ClickUp Chattare e Commenti assegnati consentono ai team di collaborare ai documenti, condividere le informazioni e assicurarsi che tutti siano allineati sugli ultimi aggiornamenti.
Fornendo un hub centralizzato per la condivisione delle conoscenze e la collaborazione, ClickUp può snellire i processi, migliorare l'efficienza e promuovere una cultura di apprendimento continuo all'interno dell'organizzazione.
2. SharePoint
via Microsoft SharePoint di Microsoft è una suite completa di strumenti per la gestione dei contenuti e della conoscenza in azienda che consente alle organizzazioni di condividere e gestire le informazioni tra i team. Funzionalità/funzione come la libreria di documenti, l'intranet e i filtri di ricerca rendono facile per gli utenti trovare informazioni rilevanti.
3. IBM Watson
via IBM IBM Watson comprende una serie di strumenti e applicazioni basati sull'IA per ottimizzare il processo di scoperta delle conoscenze. La funzione di ricerca della piattaforma,Watson Discovery, utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale per far emergere le conoscenze nascoste nei documenti aziendali.
IBM Watson analizza grandi quantità di dati e contenuti per estrarre automaticamente intuizioni e modelli utili.
4. Notion
via Notion Notion è un'area di lavoro all-in-one per la presa di note e la gestione della conoscenza. La piattaforma viene utilizzata per costruire basi di conoscenza personalizzabili con categorie, tag e collegamenti.
Funzionalità come l'area di lavoro condivisa, i commenti e le menzioni consentono la collaborazione in tempo reale e lo rendono un buon sistema di gestione della conoscenza. Inoltre, è possibile collegare documenti, pagine e database in modo che le informazioni siano contestuali e facilmente accessibili.
5. Confluence di Atlassian
via Atlassian I team di sviluppatori utilizzano spesso Confluence di Atlassian per creare basi di conoscenza interne e documentare processi aziendali critici.
Funzionalità/funzione come la modifica simultanea, i commenti in linea, le menzioni e le notifiche consentono ai team di lavorare insieme in tempo reale all'interno del sito di Confluence sistema di gestione della conoscenza per risparmiare tempo alla ricerca di informazioni isolate.
La funzione di motore di ricerca indicizza le informazioni disponibili, in modo che gli utenti possano localizzarle utilizzando vari attributi come titolo, contenuto o tag.
6. Guru
via Guru Il guru è una software di gestione della conoscenza che connette documenti, applicazioni e chat in un'unica fonte di verità. In questo modo i team possono cercare tra le conoscenze collettive dell'organizzazione da un hub centralizzato, senza dover setacciare informazioni sparse.
La funzionalità/funzione NLP può essere utilizzata per analizzare le query degli utenti e visualizzare le informazioni più pertinenti in base a specifiche come ruolo, posizione e attività passate.
7. Helpjuice
via Aiuto-succo Se siete alla ricerca di una soluzione di knowledge-base per l'inserimento di nuovi clienti, il self-service e la formazione dei dipendenti, Helpjuice è una buona opzione. La sua interfaccia utente è facilmente personalizzabile e può essere adattata alle preferenze estetiche del vostro marchio.
Helpjuice può essere utilizzato per **il supporto clienti e per la condivisione di informazioni con i team interni
8. Documento360
via Documento360 Uno dei più popolari sistemi di gestione dei documenti, Document360 offre funzionalità avanzate di modifica e condivisione dei documenti. Il suo costruttore drag-and-drop consente di creare repository personalizzati che rispecchiano l'identità del marchio. Ha fino a sei livelli di categorie e sottocategorie per organizzare le informazioni disordinate e collegare gli articoli collegati.
9. Bloomfire
via Bloomfire Il sistema di knowledge engagement di Bloomfire semplifica l'implementazione e l'adozione di strumenti e processi aziendali. Invece di organizzare le informazioni in complicate strutture di file, è possibile utilizzare le funzioni di gestione dei documenti di Bloomfire per categorizzare, taggare e ricercare i contenuti
Le funzionalità di sincronizzazione automatica sincronizzano automaticamente le informazioni da più fonti, garantendo agli utenti le informazioni più recenti e riducendo gli aggiornamenti manuali.
10. HubSpot
Via HubSpot HubSpot Service Hub aiuta le aziende a migliorare il servizio clienti fornendo una funzionalità/funzione di knowledge base per creare risorse self-service. È possibile creare un repository di conoscenze strutturato che comprende FAQ, articoli di aiuto e guide su come fare per fornire risposte alle query ripetitive dei clienti.
La funzionalità/funzione di analisi fornisce informazioni su metriche chiave come il coinvolgimento degli utenti, la deviazione dei ticket, le prestazioni degli articoli e le tendenze di ricerca, aiutando a valutare l'efficacia della base di conoscenza.
Tipi di sistemi di gestione della conoscenza
Esistono diversi tipi di sistemi di gestione della conoscenza, ognuno con funzioni diverse. Una volta individuato esattamente il tipo di conoscenza organizzativa che si desidera condividere e con chi, è possibile scegliere il sistema giusto tra gli esempi riportati di seguito.
1. Base di conoscenza interna
Una base di conoscenza interna è un sistema progettato per condividere le informazioni con i dipendenti di un'organizzazione. L'obiettivo è quello di organizzare e gestire tutte le informazioni aziendali importanti in un'unica posizione, in modo che i team possano accedervi quando necessario.
I dipendenti possono lavorare in modo più efficiente con un accesso rapido alle politiche aziendali, alle procedure, ai manuali e ad altra documentazione critica. Il vantaggio maggiore di una base di conoscenza interna è che i membri del team di tutta l'organizzazione utilizzano le stesse risorse aggiornate.
Una base di conoscenza interna completa funge anche da portale self-service per i dipendenti, riducendo la necessità per i team di collegarsi alle risorse umane, all'IT o ad altri reparti per chiarire query ripetitive.
Suggerimento: Utilizzate Il modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp per creare una risorsa di conoscenza interna completa per la creazione e la gestione della documentazione rivolta ai dipendenti. Fornisce un quadro strutturato che copre argomenti essenziali come le informazioni sul provider, i diritti e le responsabilità dei dipendenti, la retribuzione e i benefit, la gestione delle prestazioni e altro ancora.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Employee-Handbooks-Policies-Procedures-Template.png Modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6171484 Scarica questo modello /$$cta/
2. Base di conoscenza esterna
Utilizzate una base di conoscenza esterna per condividere le informazioni con gli stakeholder esterni all'organizzazione, come partner, venditori o personalizzati.
Funge da hub dove chiunque al di fuori dell'organizzazione può accedere a risorse importanti senza dover contattare il team del supporto dell'azienda. Una base di conoscenza esterna può includere la documentazione del prodotto, le FAQ, le guide alla risoluzione dei problemi, gli aggiornamenti del prodotto e persino la documentazione API.
Le basi di conoscenza esterne sono accessibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, rendendo più facile per gli utenti trovare risposte alle query in modo indipendente. Questo migliora l'esperienza dell'utente e riduce il carico di lavoro del team di supporto
È possibile creare e pubblicare documenti esterni utilizzando ClickUp Docs tramite un link accessibile pubblicamente.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-15.gif ClickUp Documenti /$$$img/
Scrivete, modificate e pubblicate le politiche aziendali esterne con ClickUp Documenti
3. Sistemi di gestione dell'apprendimento
Un sistema di gestione dell'apprendimento consente di creare, gestire e distribuire contenuti educativi al pubblico desiderato. La maggior parte delle organizzazioni utilizza un LMS per facilitare la formazione aziendale e lo sviluppo professionale. I corsi complessi vengono suddivisi in moduli più piccoli per essere facilmente digeribili.
Gli istruttori possono creare materiali formativi in molti formati, come video, quiz, presentazioni e compiti. Gli studenti possono accedere ai contenuti in formati che meglio si adattano al loro stile di apprendimento.
La maggior parte dei sistemi di gestione dell'apprendimento ha integrato analisi che permettono ai formatori di monitorare l'efficacia del contenuto del corso. L'analisi di metriche come il tasso di completamento del corso, il tempo di raggiungimento del primo valore e il coinvolgimento dell'utente possono fornire indicazioni sul tipo di contenuto formativo che funziona meglio e su quello che deve essere migliorato.
ClickUp Documenti può essere utilizzato anche per creare documenti strutturati e logicamente formati per la formazione e l'inserimento dei dipendenti. È possibile impostare i traguardi utilizzando Obiettivi di ClickUp per monitorare lo stato di apprendimento e completare i corsi.
4. Sistemi di gestione dei documenti
Supponiamo che la vostra azienda abbia a che fare con grandi volumi di documenti come contratti, accordi, moduli o note di casi. Con l'aumento del numero di questi documenti, avrete bisogno di un sistema centralizzato per organizzare, modificare e gestire questi file. In questo caso è utile una soluzione di gestione dei documenti.
Un DMS, o soluzione di gestione documentale, è un sistema per caricare, archiviare e categorizzare i documenti elettronici. Questi sistemi offrono solitamente potenti funzioni di ricerca e recupero, controlli di accesso e protocolli di crittografia per proteggere i dati sensibili. Le robuste funzionalità di collaborazione consentono ai team di condividere i documenti, aggiungere commenti e lasciare feedback per garantire un lavoro più fluido sui file comuni.
Alcune soluzioni di gestione documentale offrono anche funzionalità di automazione del flusso di lavoro per automatizzare le attività di routine, come l'approvazione dei documenti, le notifiche e l'assegnazione delle attività.
5. Intranet
Le grandi aziende, le società sanitarie o le imprese con più sedi e team remoti utilizzano spesso una intranet per condividere le informazioni, centralizzare la comunicazione e consentire la collaborazione.
Una intranet è molto simile a Internet, ma è più una rete privata riservata ai dipendenti di un'organizzazione. Offre funzionalità/funzione come flussi di notizie e annunci, in cui è possibile pubblicare aggiornamenti a livello aziendale in modo che tutti siano aggiornati.
I dipendenti possono utilizzare la intranet per accedere alle risorse interne (elenchi, politiche aziendali, manuali per i dipendenti, portali IT e HR) e collaborare a progetti utilizzando funzioni di collaborazione come forum di discussione e chat.
6. Piattaforme di collaborazione
Gli strumenti di collaborazione aiutano i team di un'organizzazione a lavorare insieme e a condividere informazioni e aggiornamenti importanti. I team possono condividere istantaneamente le conoscenze attraverso messaggi diretti, gruppi o canali per la risoluzione dei problemi in tempo reale
La maggior parte di questi strumenti offre anche funzionalità/funzione di audiochiamata e videoconferenza, molto utili per rompere i silos dipartimentali e incoraggiare la collaborazione interfunzionale.
7. Sistemi di gestione dei contenuti
Un sistema di gestione dei contenuti può essere utilizzato per creare, modificare e pubblicare contenuti digitali sui siti web. Il vantaggio dei sistemi di gestione dei contenuti è che anche gli utenti non tecnici (quelli che non hanno familiarità con il codice o la programmazione) possono facilmente utilizzare i loro editor integrati per creare e formattare i contenuti.
È possibile aggiornare rapidamente i contenuti, caricare file multimediali per aggiungere contesto e utilizzare la piattaforma per condividere le conoscenze con il pubblico.
8. Forum della comunità online
Un forum della comunità è una piattaforma in cui utenti e organizzazioni possono $$$a condividere le loro esperienze, intuizioni e conoscenze su un particolare argomento. Gli utenti possono parlare con altri membri della comunità e utilizzare la conoscenza collettiva del forum per trovare soluzioni a problemi comuni. Nel corso del tempo, queste discussioni possono essere archiviate per creare una base di conoscenza ricercabile che risponde alle domande più comuni.
Reddit, Quora e Discord sono gli esempi più comuni di forum comunitari.
9. Sistemi di gestione delle decisioni
I sistemi di gestione delle decisioni consentono alle organizzazioni di riunire in un'unica piattaforma tutti i dati esistenti provenienti da più fonti. Questi dati, in combinazione con le analisi aziendali, possono essere utilizzati per ottimizzare il processo decisionale di un'azienda.
I sistemi di gestione delle decisioni possono analizzare con facilità grandi quantità di dati e identificare modelli ripetitivi e il loro impatto sulla crescita aziendale.
Un sistema di gestione delle decisioni consiste in genere in un motore di regole aziendali che indica come devono essere condotti determinati processi operativi. Spesso sono dotati di funzionalità di analisi predittiva in grado di prevedere eventi futuri sulla base di modelli esistenti.
Sono poi disponibili funzionalità di reportistica in tempo reale e strumenti di test e simulazione che consentono di studiare l'impatto di varie decisioni e regole prima di applicarle a scenari reali.
10. Sistemi esperti
Un sistema esperto è una soluzione basata sull'IA che combina la potenza di una base di conoscenza con quello che chiamiamo "motore di inferenza" Il componente della base di conoscenza contiene informazioni molto specifiche costruite grazie all'esperienza di specialisti umani.
Il motore di inferenza elabora le informazioni della base di conoscenza per fornire risposte a problemi complessi. Le aziende possono utilizzare i sistemi esperti per ottenere raccomandazioni e best practice in campi come la medicina, l'ingegneria o la finanza.
Per istanza, i sistemi esperti possono essere utili per diagnosticare condizioni mediche, valutare i rischi di credito, analizzare documenti legali e risolvere problemi tecnici.
**Per saperne di più i 10 migliori strumenti di IA per la gestione della conoscenza
Implementare un sistema di gestione della conoscenza con ClickUp La piattaforma di gestione della conoscenza di ClickUp offre solide funzionalità/funzione che consentono di gestire molteplici aspetti della gestione della conoscenza, come la documentazione interna, la collaborazione, la creazione di contenuti e altro ancora.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUps-Knowledge-Management-Hub-Dashboard-Image-1400x842.png L'hub per la gestione della conoscenza di ClickUp /$$$img/
Creare un potente repository centralizzato con Knowledge Management Hub di ClickUp
In quanto piattaforma di knowledge base per aziende, ClickUp è un hub centrale per organizzare diversi tipi di informazioni a cui tutti possono accedere, dai membri del team interno ai client.
Ecco come utilizzare ClickUp per implementare sistemi di gestione dei documenti nella vostra organizzazione.
1. Creazione della conoscenza
È possibile utilizzare Documenti ClickUp per creare documenti dettagliati sulle politiche aziendali, sulle best practice e sui flussi di lavoro dei progetti.
Funzionalità/funzione come pagine annidate e opzioni di stile precostituite consentono di suddividere informazioni complesse in parti gestibili e di formattarle in modo logico. Gli utenti possono facilmente immergersi nelle sezioni desiderate senza essere sopraffatti da troppe informazioni in una sola volta.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Subpages-Simplified-1400x934.png Le sottopagine dei documenti di ClickUp 3.0 semplificate /$$$img/
Utilizzate i documenti di ClickUp per creare e gestire le informazioni sull'organizzazione per uso interno ed esterno
Invitate i membri del team a collaborare ai documenti in tempo reale, a lasciare commenti e ad aggiungere le loro opinioni. È anche possibile utilizzare le menzioni @ per taggare specifici membri del team e assegnare loro elementi d'azione direttamente dal documento.
Ad esempio, per le basi di conoscenza del supporto clienti, è possibile creare più documenti per vari argomenti e organizzarli nell'Hub documenti in modo che siano facili da trovare.
💡Pro Tip: Creare un wiki aziendale per raccogliere le informazioni interne all'azienda, consentire ai team di contribuire con le loro competenze collettive e rompere i silos informativi.
2. Ricerca innovativa
Consentite ai vostri team di trovare le informazioni all'interno di ClickUp, in un'app connessa o nel disco locale, utilizzando la funzione di ricerca di informazioni ClickUp Ricerca universale . Fornisce un modo rapido per far emergere quasi tutte le informazioni relative al lavoro, indipendentemente dalla posizione in cui sono archiviate nel sistema.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Universal-Search-Feature-simplified.png ClickUp 3.0 funzionalità di ricerca universale semplificata /$$$img/
Cercate facilmente le informazioni sparse in più sistemi grazie a ClickUp Ricerca universale
La cosa migliore è che potete creare un comando di ricerca personalizzato per aiutarvi a trovare informazioni specifiche. Ad istanza, è possibile creare scorciatoie per i collegamenti aperti di frequente o salvare determinati testi (note, idee o altri frammenti di informazioni) e recuperarli in seguito.
Il vantaggio più significativo della ricerca universale è quello di combinare le informazioni archiviate in sistemi isolati e renderle immediatamente accessibili a tutti i membri dell'organizzazione.
3. Collaborazione
Semplificate la comunicazione in tempo reale tra i team con l'applicazione ClickUp Chattare . La finestra di chat si apre accanto all'area di lavoro, evitando così di dover passare da un'applicazione all'altra per avviare le conversazioni con i membri del team.
È sufficiente usare le @menzioni per invitare un compagno di squadra a chattare, condividere aggiornamenti o assegnare elementi d'azione direttamente all'interno della conversazione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-menu-expanded-1400x934.png ClickUp 3.0 Menu della chat espanso /$$$img/
Collaborate con i membri del team in tempo reale grazie a ClickUp Chat
Se volete una tela digitale per il brainstorming di idee con il vostro team remoto, Lavagne online ClickUp vengono in soccorso.
I team possono condividere idee e spiegare concetti in modo visivo. Aggiungete note, caricate immagini e inserite collegamenti per aggiungere il maggior contesto possibile alle vostre idee. Utilizzate i connettori per stabilire collegamenti tra le idee e mostrare come i vari argomenti siano interconnessi.
Una volta che le idee sono state finalizzate, trasformatele in attività tracciabili dalla lavagna online per garantire che vengano completate in tempo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Lavagne online semplificate /$$$img/
Con ClickUp Whiteboards è possibile fare brainstorming con i membri del team su una tela digitale
4. Risposte immediate
Se volete un modo più semplice per cercare un'informazione, ClickUp Brain è la vostra risposta. Funge da AI knowledge management e fornisce informazioni su tutte le attività, i documenti o i progetti connessi a ClickUp ogni volta che si pone una domanda relativa al lavoro.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-AI-view.png ClickUp 3.0 Visualizzazione dell'IA /$$$img/
Utilizzate ClickUp Brain per creare informazioni sui progetti, riepilogare/riassumere le note delle riunioni e molto altro ancora
ClickUp Brain automatizza attività ripetitive come l'invio di aggiornamenti sul progetto ai membri del team, la modifica dello stato delle attività e la riepilogazione/riassunto delle relazioni e delle note delle riunioni. In questo modo i team possono concentrarsi sui lavori più importanti e ridurre al minimo il tempo dedicato ad attività ridondanti.
Suggerimento: Utilizzate modelli di manuali per i dipendenti per creare politiche HR complete, ben scritte e conformi alla legge, facili da capire.
5. Modelli precostituiti
ClickUp offre una vasta libreria di modelli predefiniti per diversi casi d'uso. Ciò significa che non dovrete ricominciare da zero ogni volta che dovrete creare un nuovo documento, un processo o un piano di progetto.
Da fare non solo per risparmiare tempo, ma anche per mantenere la coerenza tra le attività.
Per istanza, il modello Modello della Knowledge Base di ClickUp è una struttura personalizzabile per creare e organizzare informazioni importanti. Dispone di sezioni predefinite per le FAQ, le guide ai prodotti, le politiche e altro ancora.
Con questo modello è possibile:
- Creare e condividere informazioni personalizzate in base alle esigenze e ai flussi di lavoro specifici della vostra organizzazione
- Organizzare le informazioni in diverse categorie e cartelle, in modo da facilitarne la ricerca
- Monitorare lo stato degli aggiornamenti dei documenti
- Controllare chi può visualizzare e modificare la base di conoscenze
Allo stesso modo, utilizzare l'elemento Modello Wiki aziendale ClickUp per organizzare informazioni aziendali come la missione e i valori fondamentali dell'organizzazione, i manuali per i dipendenti, le risorse per lo sviluppo della carriera e le politiche sulle spese. È il modo perfetto per garantire che tutti in azienda siano allineati con i processi e le procedure più importanti.
Con questo modello, è possibile:
- Semplificare l'onboarding ela gestione della conoscenza per i nuovi dipendenti e renderli rapidamente operativi
- Collaborare con gli stakeholder per garantire che le informazioni siano perspicaci e accurate
- Organizzare le conoscenze per categorie, come le politiche HR, le informazioni sui reparti, le guide all'inserimento e altro ancora
- Includere immagini, video e collegamenti per rendere il documento più contestuale per i membri del team
Oltre a questo, è possibile creare istruzioni rapide e fornire una solida base a chiunque nel proprio team per creare una base di conoscenza utilizzando il template Modello di Wiki ClickUp . Si tratta di un modello flessibile che può essere adattato al design del vostro marchio e garantire che i vostri team siano informati su argomenti importanti.
**Per saperne di più Modelli di base di conoscenza gratis in Word e ClickUp
6. Basi di dati
Oltre a questo, in ClickUp è possibile creare database utilizzando gli elenchi e le cartelle. In questo modo è possibile memorizzare vari tipi di informazioni e utilizzare campi personalizzati per acquisire attributi come informazioni di contatto, date, bilanci, valutazioni, collegamenti e altro ancora.
In questo modo i vostri compagni di squadra potranno **recuperare le informazioni rilevanti dal database in modo semplice e veloce
7. Controllo della versione
Uno degli aspetti più importanti della gestione della conoscenza è la comprensione dell'evoluzione del contenuto di questi sistemi.
ClickUp offre il controllo delle versioni, che consente di monitorare le modifiche e di rivedere le versioni storiche di un documento. Mantiene una traccia di audit che consente di vedere chi ha apportato le modifiche e quando sono state fatte per mantenere l'accuratezza e la trasparenza delle informazioni.
Semplificare la gestione della conoscenza con ClickUp
La gestione della conoscenza è un processo completo che garantisce l'efficienza dell'organizzazione e dei processi aziendali in generale.
È necessario scegliere un sistema di gestione della conoscenza che risponda alle esigenze e alle preferenze specifiche della vostra organizzazione.
ClickUp si distingue come un'eccellente soluzione di gestione della conoscenza perché può servire sia come base di conoscenza interna che esterna.
Funzionalità/funzione come l'assistente IA integrato, la documentazione collaborativa, la gestione delle attività, il controllo delle versioni e la ricerca universale assicurano che le informazioni preziose siano sempre a disposizione dei dipendenti quando ne hanno bisogno. Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp per costruire un sistema di gestione della conoscenza intuitivo per la vostra organizzazione.