La creazione di un wiki è una mossa strategica per costruire un futuro migliore per la tua azienda (organizzazione) e i membri del tuo team. Stai gettando le basi per centralizzare le informazioni aziendali e costruire uno spazio collaborativo che crescerà nel tempo.
Questa collaborazione migliora la produttività dei tuoi dipendenti grazie a un migliore accesso alle informazioni e a una guida adeguata per orientarsi nei processi interni. Tuttavia, la creazione di un wiki richiede tempo e un processo ben consolidato.
Questo blog illustra i passaggi dettagliati per creare un wiki con uno dei migliori software wiki. Prima di addentrarci nell'argomento, abbiamo discusso la definizione di wiki, i suoi tipi e i motivi per cui dovresti crearne uno.
Come creare un wiki: passaggi e best practice
Che cos'è un wiki?
Una pagina wiki è un hub della comunità online in cui gli individui condividono le loro competenze, intuizioni e informazioni. Mentre alcune piattaforme wiki, come Wikipedia, sono accessibili al pubblico, le organizzazioni ne utilizzano altre per raccogliere e gestire le informazioni interne, consentendo ai team di condividere le conoscenze e collaborare in modo più efficiente.
In un contesto aziendale, una pagina wiki è un cervello collettivo che incoraggia la collaborazione tra i dipendenti e l'apprendimento tra pari e centralizza tutte le conoscenze all'interno dell'azienda.
Consideralo uno strumento di gestione del lavoro che abbatte i silos informativi e offre a tutti l'accesso alle informazioni essenziali necessarie per svolgere il proprio lavoro. Eliminando il caos delle comunicazioni avanti e indietro, il tuo team potrà concentrarsi maggiormente su ciò che è essenziale entro una determinata Sequenza.
Cosa archiviare in un wiki aziendale
Ecco un elenco di ciò che puoi archiviare in un wiki aziendale:
- Politiche e procedure aziendali: codice di condotta, manuale del dipendente, calendario delle festività, linee guida per il lavoro da remoto, ecc.
- Cultura e valori aziendali: dichiarazioni di missione e visione, programmi di riconoscimento dei dipendenti, iniziative DEI, sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti e moduli di feedback, ecc.
- Materiali di inserimento: grafico organizzativo, risorse di formazione specifiche per ruolo, introduzione agli strumenti e ai software aziendali, domande frequenti per i nuovi dipendenti, stack tecnologico e come utilizzarlo in modo efficace.
- Documentazione di progetto: Obiettivi e risultati attesi, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, rapporti sui progressi e altro ancora.
- Informazioni sul team e sul reparto: flussi di lavoro e strumenti specifici per reparto, elenchi di contatti, ruoli e responsabilità
- Base di conoscenze interna: documentazione tecnica, glossario dei termini e acronimi interni, guide pratiche, rapporti di ricerca e analisi di mercato.
- Informazioni su prodotti o servizi: offerta di servizi e funzionalità principali, specifiche dei prodotti, roadmap, aggiornamenti futuri dei prodotti, note di rilascio interne, storie di successo dei clienti, casi di studio, analisi della concorrenza, ecc.
- Formazione e sviluppo: criteri e modelli di valutazione delle prestazioni, percorsi di sviluppo delle competenze, programmi di formazione, risorse di apprendimento e così via.
- Comunicazioni interne: annunci e aggiornamenti a livello aziendale, newsletter interne, verbali delle riunioni, relazioni sulla reportistica finanziaria, calendari degli eventi aziendali, galateo della comunicazione.
- Supporto e risorse IT: procedure di accesso al sistema (VPN, configurazione email, ecc.), protocolli di sicurezza e politiche di protezione dei dati, guide alla risoluzione dei problemi
- Informazioni sui clienti: politiche e procedure di supporto clienti, processi di onboarding dei clienti, accordi sul livello di servizio (SLA)
- Informazioni relative alle risorse umane e alle retribuzioni: calendario e procedure relative alle retribuzioni, iscrizione ai benefici e richieste di rimborso, procedure di richiesta e approvazione delle ferie.
- Aspetti legali e di conformità: normative di settore e requisiti di conformità, linee guida sulla proprietà intellettuale (IP), contratti e modelli legali, accordi di riservatezza e non divulgazione (NDA)
- Pianificazione di eventi e risorse: guide alla pianificazione di eventi, contatti e accordi con i fornitori, feedback e risultati di eventi precedenti.
Tipi di wiki
Esistono due tipi di wiki: interni ed esterni. Vediamo la differenza tra i due, poiché ciascuno svolge un ruolo diverso in termini di usabilità.
A seconda del tuo obiettivo, scegli il tipo più adatto alla tua azienda.
Wiki interno
Un wiki interno, chiamato anche wiki privato, è un sito chiuso riservato ai tuoi dipendenti che collaborano in tempo reale per mantenere e aggiornare le informazioni interne dell'azienda. Il wiki aziendale diventa per loro una fonte di riferimento quando desiderano conoscere le normative, cercare riferimenti quando si trovano in difficoltà e acquisire conoscenze dagli esperti.
Il wiki interno consente a tutti di effettuare la condivisione di note e suggerimenti e di contribuire con risorse, in particolare per un team virtuale.
Le organizzazioni archiviano dati proprietari e informazioni sensibili sull'azienda nelle pagine wiki interne. Ospita il wiki del team sul tuo server o su un servizio di hosting wiki per avere il controllo completo sui dati e sulle pagine personali.
Se cerchi una sicurezza avanzata per proteggere i tuoi dati, devi ospitare il wiki interno sul tuo server. Hai bisogno di un team IT che monitori gli aggiornamenti regolari e lo spazio di archiviazione sulla sintassi wiki.
Wiki esterno
I wiki esterni sono wiki pubblici accessibili a chiunque disponga di una connessione Internet. Una pagina di Wikipedia è il miglior esempio di wiki esterno che accetta contributi da milioni di utenti in tutto il mondo.
Un wiki fandom è un altro esempio di wiki esterno: si tratta di una comunità di persone che condividono gli stessi interessi e amano scriverne online.
I wiki esterni possono anche fungere da siti web self-service per ridurre le query dei clienti e i tempi di attesa per rispondere alle loro domande.
L'idea è quella di creare un wiki che contenga i problemi più comuni che i clienti potrebbero incontrare e renderlo accessibile al pubblico.
Se un cliente si trova in difficoltà, può accedere al wiki e provare a risolvere il problema in modo autonomo. Si tratta di una soluzione vantaggiosa sia per il cliente, che vede risolti rapidamente i propri problemi, sia per la tua azienda, poiché il team del supporto può concentrarsi sulla risoluzione di problemi più complessi.
I wiki interni ed esterni aiutano a centralizzare le conoscenze relative ai prodotti e all'organizzazione.
Motivi per creare una pagina wiki
Sebbene il concetto di wiki sia antico quasi quanto Internet, l'uso delle pagine wiki per aumentare la produttività è relativamente nuovo. In linea di massima, i wiki aziendali vengono utilizzati per due scopi principali:
- Per trovare informazioni e imparare qualcosa
- Per contribuire con le tue conoscenze e insegnare qualcosa
Approfondiamo i vantaggi della creazione di un wiki.
Risparmia tempo
Wiki significa "veloce" in hawaiano. È così che Wikipedia ha ottenuto il suo nome: un'unica posizione per un accesso rapido alle informazioni.
Una pagina wiki consente al tuo team di lavorare più velocemente, diventando una fonte di conoscenza completa che aiuta a portare a termine il lavoro più rapidamente. Dai dipendenti esperti ai nuovi assunti, tutti hanno bisogno di informazioni rapide per svolgere il proprio lavoro. Con un wiki di team, sanno dove trovare i dati senza dipendere da altri team, come il reparto IT.
Ma devi creare un wiki per evitare di mandarli in un viaggio improduttivo nel labirinto delle informazioni che costerà loro un sacco di tempo prezioso. Il risultato è una bassa produttività e il burnout dei dipendenti.
Esempio: Jenna è entrata recentemente a far parte del tuo team di progettazione. Invece di cercare affannosamente le linee guida del marchio, il tono e gli standard di progettazione, si reca alla sezione "Guida di stile" del tuo wiki. Jenna ottiene immediatamente l'accesso alle linee guida e agli standard. Lo stesso vale quando desidera saperne di più sulle politiche aziendali e sul codice di condotta sul posto di lavoro.
Incoraggia la collaborazione
I siti wiki sono ottime piattaforme per incoraggiare la collaborazione tra dipendenti di team diversi. Le organizzazioni creano wiki come sistemi di conoscenza che si basano sul lavoro di squadra, sui contributi e sulle opinioni di diversi utenti.
Considera gli articoli wiki come una piattaforma in cui i dipendenti possono effettuare la condivisione di idee e pensieri, aggiungere pagine e contenuti, fare riferimento alle linee guida della comunità e aggiornare costantemente il materiale affinché sia sempre pertinente e attuale.
Questo è particolarmente utile per i team che lavorano in un ambiente di lavoro remoto o ibrido. I diversi fusi orari ostacolano il flusso di informazioni tra i team che collaborano a un progetto. Un wiki risolve questo problema diventando una fonte comune per ottenere tutti gli ultimi aggiornamenti sul progetto ed evitare ritardi, indipendentemente dalla posizione dei team.
Man mano che i tuoi dipendenti inizieranno a comprendere i vantaggi dei siti wiki, parteciperanno naturalmente alla creazione di una fonte più solida di conoscenza istituzionale.
La parte migliore è che questo non è riservato solo ai tuoi dipendenti esperti; anche i nuovi membri del team hanno la possibilità di partecipare alla condivisione e all'acquisizione di conoscenze fin dall'inizio.
Organizza i contenuti
I wiki potrebbero essere un promemoria per strumenti familiari come i fogli di calcolo. Dopotutto, i fogli di calcolo sono noti per la loro capacità di gestire grandi quantità di dati.
Tuttavia, ci sono due aree in cui i fogli di calcolo sono nettamente inferiori ai siti wiki: la collaborazione e l'organizzazione. Abbiamo già spiegato la prima; concentriamoci sull'organizzazione.
Il wiki consente agli utenti di aggiungere tag ai contenuti e creare categorie con un layout strutturato. I tag sono strumenti wiki che consentono agli utenti di recuperare le informazioni più rapidamente. I membri del team si taggano a vicenda per indicare loro la fonte ed evitare confusione.
Questo modo di organizzare i contenuti è utile anche quando si inseriscono nuovi stakeholder (fornitori, venditori, agenzie, ecc.).
Tradizionalmente, l'onboarding comporta una raffica di scambi di email e documenti sparsi. Il sito web wiki esterno consente ai tuoi nuovi stakeholder di accedere facilmente alle linee guida di conformità, ai protocolli di collaborazione e alle sequenze dei progetti in diverse categorie all'interno di un'unica fonte.
Collega le informazioni collegate
Un'altra caratteristica degna di nota dei siti wiki è la loro capacità di collegamento. Un collegamento che utilizza il codice CSS è un link ipertestuale ad altre pagine correlate o pagine web esterne.
Questa funzionalità di collegamento interno rende il wiki più potente perché consente all'utente di accedere ai dettagli specifici di un progetto o di un'informazione senza uscire dal sito wiki.
Il flusso ininterrotto di informazioni lo rende anche una facile fonte di apprendimento per i tuoi nuovi dipendenti. Consenti loro di esplorare l'intero wiki al proprio ritmo, così non dovranno passare ore inutili alla ricerca di informazioni rilevanti su altre pagine e articoli.
Inoltre, un wiki è un sistema di gestione dei contenuti open source con funzionalità collaborative e consente di creare account utente individuali con accesso basato sui ruoli.
Revisioni dei contenuti
Avere un wiki è un risultato significativo, ma è solo la punta dell'iceberg. I principali collaboratori continuano a effettuare delle modifiche ai contenuti nel wiki del team per rimanere aggiornati con le mutevoli esigenze aziendali.
Tuttavia, è necessario utilizzare una delle piattaforme wiki più popolari e affidarsi a strumenti di elaborazione testi per effettuare il monitoraggio delle revisioni online. Il ritorno al contenuto wiki originale è possibile solo se qualcuno ha mantenuto attivo il pulsante della cronologia delle revisioni durante la modifica.
Un software o una piattaforma wiki salva ogni versione revisionata delle modifiche e gli amministratori hanno l'ultima parola nel monitorare cosa viene inserito nel wiki e cosa no. Il meccanismo integrato rende facile il monitoraggio delle modifiche e di quando sono state apportate da altri utenti.
Come creare una pagina wiki
Segui questi passaggi per creare un wiki efficace per la tua azienda. Più avanti ti mostreremo anche come ClickUp può aiutarti.
Passaggio 1: definisci lo scopo e l'ambito
Determina l'obiettivo principale del wiki. È destinato alla documentazione interna, alla condivisione delle conoscenze, all'inserimento dei nuovi assunti o a tutte queste cose insieme? Definirlo ti aiuterà a dare forma al contenuto e alla struttura.
Una volta chiarito lo scopo, decidi quali tipi di informazioni includere nel wiki.
Passaggio 2: scegli la piattaforma wiki
Scegli una piattaforma wiki che soddisfi le esigenze della tua organizzazione. Alcune opzioni popolari includono:
- ClickUp: ottimo per creare wiki collaborativi e interconnessi
- Confluence (di Atlassian): ottimo per i team che utilizzano Jira e altri strumenti Atlassian.
- Google Sites: semplice ed economico per wiki di base
- SharePoint: ideale per i team che già utilizzano gli strumenti Microsoft Office
- Gitbook: una piattaforma ideale per pubblicare conoscenze tecniche
- MediaWiki: una piattaforma flessibile e open source spesso utilizzata per wiki di grandi dimensioni.
- Helpjuice: progettato per archiviare le informazioni relative al servizio clienti
Per saperne di più: Il miglior software wiki interno aziendale
Passaggio 3: pianificare la struttura
Definisci le categorie generali del tuo wiki e suddividile in sottocategorie o pagine più specifiche. Collegale tutte con una struttura di menu ben organizzata per rendere il wiki più accessibile.
Ad esempio, i team delle risorse umane potrebbero decidere di dividere un wiki in categorie come "Politiche", "Progetti speciali", "Programmi di inserimento" e così via. Nella categoria "Politiche" potrebbero esserci sottocategorie come "Politiche in materia di ferie", "Benefici", "Codice di condotta", ecc.
Passaggio 4: imposta le autorizzazioni di sicurezza e il controllo degli accessi
Definisci chi avrà accesso al wiki e quale livello di accesso dovrà avere (ad esempio, visualizzare, modificare o gestire). Decidi se il wiki sarà aperto a tutti i membri dell'azienda o se alcune pagine dovranno essere riservate a reparti specifici (ad esempio, risorse umane o IT).
A questo punto, dovresti anche stabilire alcune regole relative all'utilizzo. Specifica le linee guida che desideri che i dipendenti seguano e il processo per aggiornare i wiki esistenti.
Passaggio 5: inserisci i contenuti nel wiki
Inizia raccogliendo tutti i documenti, le politiche e le conoscenze che hai nel tuo piano per aggiungere al wiki. Ciò potrebbe richiedere la collaborazione tra diversi reparti.
Inizia a creare pagine per ogni categoria e sottocategoria. Cerca di mantenere le informazioni su ogni pagina concise, chiare e pertinenti. Se opportuno, collega le pagine tra loro per facilitare la navigazione.
Passaggio 6: aggiungi funzionalità di collaborazione
Scegli una piattaforma in cui i membri del team possano lasciare commenti o porre domande su pagine wiki specifiche. Ciò favorirà la collaborazione e consentirà al wiki di evolversi nel tempo.
Puoi anche effettuare il monitoraggio delle revisioni per evitare la perdita di informazioni e consentire un facile ripristino delle modifiche.
Passaggio 7: condividi il wiki e forma i membri del team
Una volta definita la struttura di base e il contenuto del wiki, invita i dipendenti ad accedervi e incoraggiali a contribuire. Se necessario, fornisci loro una formazione su come utilizzare il wiki in modo efficace.
Best practice per la creazione e l'utilizzo di un wiki
Per sfruttare al meglio il tuo wiki, tieni a mente questi suggerimenti:
- Allinea i membri del team e i colleghi sull'utilizzo del wiki come base di conoscenza interna.
- Crea modelli per diversi tipi di pagine (ad esempio, documentazione di progetto o manuali per i dipendenti) e definisci le regole di formattazione. Ciò garantisce la coerenza nella presentazione delle informazioni.
- Ottimizzalo per la ricercabilità. Utilizza parole chiave pertinenti e titoli di pagina chiari per consentire ai dipendenti di trovare facilmente le informazioni nel wiki. Organizza le pagine in modo logico per rendere la navigazione nel wiki intuitiva. Se la piattaforma scelta lo supporta, aggiungi tag alle pagine con termini correlati per migliorare i risultati di ricerca.
- Designa un team o una persona che controlli regolarmente il wiki per individuare eventuali informazioni obsolete e aggiornarle, garantendone l'accuratezza.
- Fornisci ai dipendenti uno strumento per inviare feedback o suggerire modifiche alle pagine wiki.
- Utilizza gli strumenti di analisi per effettuare il monitoraggio della frequenza di accesso al wiki e quali pagine sono più visitate. Sulla base del feedback e dei dati di utilizzo, modifica la struttura, il contenuto o le autorizzazioni per migliorare l'efficacia del wiki.
Crea wiki senza sforzo utilizzando ClickUp
Ora che sai come creare un wiki, vediamo come ClickUp semplifica l'attività.
Ecco le tre funzionalità/funzioni che ti aiuteranno a creare, scrivere e progettare le tue pagine wiki senza che sembri un'impresa ardua.
ClickUp Docs – Il miglior software wiki interno aziendale
ClickUp Docs è il punto di partenza per creare wiki. Ti consente di creare e aggiungere contenuti e modificare documenti da zero. Per strutturare le tue informazioni in modo appropriato, utilizza le numerose opzioni di stile disponibili nei documenti, come segnalibri, tabelle ed elenchi puntati.
Il software wiki ClickUp ti consente di collaborare con i tuoi colleghi in tempo reale. La funzionalità di collaborazione istantanea e in tempo reale ti permette di monitorare le modifiche mentre vengono apportate e di aggiungere i tuoi commenti per condividere immediatamente le tue opinioni. Ciò consente all'editor di rivedere e rielaborare le modifiche prima di pubblicarle.
Se le revisioni richiedono discussioni interne, tagga i membri del team e assegna loro delle attività dal wiki per velocizzare il lavoro. Oppure, avvia semplicemente una chat utilizzando ClickUp Chat.
Sentiti libero di includere file multimediali come video tutorial o istruzioni all'interno dei documenti. Aggiungi diagrammi di flusso, schemi e altri elementi interattivi per rendere il tuo wiki visivamente accattivante e di facile comprensione.
Se stai documentando un processo o effettuando una condivisione di una guida pratica, registra rapidamente lo schermo con ClickUp Clips e incorpora il video nel tuo wiki.
Inoltre, ClickUp ti consente di collegare le pagine wiki ai tuoi flussi di lavoro esistenti. Collega i documenti esistenti, aggiungi widget all'interno dei documenti per assegnare attività e aggiorna lo stato del progetto per tenere tutti informati sui progressi. In questo modo, le informazioni e le azioni da intraprendere sono raccolte tutte nello stesso posto.
ClickUp AI – Autore di wiki basato sull'IA
Anche gli scrittori più esperti possono trovare difficile creare nuove pagine da zero all'interno di un wiki. I modelli di scrittura dei contenuti di ClickUp aiutano i principali collaboratori a strutturare i loro contenuti. Il miglior complemento a ciò è l'assistente di scrittura ClickUp Brain AI.
L'AI Writer di ClickUp è uno dei migliori strumenti di IA per scrivere, modificare e formattare i contenuti delle tue pagine wiki. Se sei a corto di idee, esegui un prompt e prepara la tua prima bozza in pochi secondi. L'editor interno ti aiuta a perfezionare il contenuto per renderlo più incisivo e coinvolgente.
Hai bisogno di una spinta creativa? ClickUp Brain è il tuo partner di brainstorming per stimolare la tua creatività e rendere i tuoi contenuti divertenti e pertinenti.
Utilizza intestazioni pre-strutturate per formattare i tuoi contenuti e risparmiare tempo. Riassumi i tuoi appunti delle riunioni e gli aggiornamenti delle attività e aggiungili al tuo wiki per assicurarti che nessuna discussione importante venga tralasciata nel tuo software di gestione delle conoscenze.
Modelli ClickUp
Il modello Wiki di ClickUp semplifica notevolmente il tuo lavoro, ottimizzando il processo di organizzazione e condivisione delle conoscenze con i tuoi team.
I modelli di knowledge base come questo sono dotati di uno stile predefinito per la creazione del repository. Il design reattivo garantisce una visualizzazione pulita su tutti i dispositivi e i modelli sono accessibili su diverse applicazioni.
Utilizza stati personalizzati per creare attività e tenere traccia dei progressi della pagina wiki. Allo stesso modo, aggiungi attributi per gestire la tua piattaforma wiki e le tue pagine e ottenere informazioni più accurate.
Creare un wiki è impegnativo e richiede tempo; tuttavia, con il software wiki giusto, come ClickUp, creare le pagine della tua azienda e del wiki è un gioco da ragazzi.
ClickUp è utile, soprattutto quando i tuoi flussi di lavoro e i tuoi progetti richiedono un uso intensivo di documenti. I modelli wiki predefiniti di ClickUp ti consentono di creare procedure operative standard dettagliate, linee guida e istruzioni per il tuo team. Personalizza i modelli in base alle esigenze aziendali e ai requisiti informativi.
Ad esempio, inserisci un modello di piano di comunicazione nelle pagine wiki per la comunicazione interna ed esterna all'organizzazione. Specifica il pubblico di destinazione, le modalità di comunicazione, la frequenza di comunicazione e la struttura del messaggio del modello.
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Per un flusso di informazioni in tempo reale, ClickUp si integra con altri strumenti di gestione del lavoro, aumentando la produttività del tuo team e l'accuratezza dei dati.
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