Tutti noi abbiamo partecipato a riunioni che iniziano bene ma finiscono con una confusione di idee, decisioni e note a metà.
Mentre le conversazioni volano, sembra impossibile tenere traccia di tutto. Ci si ritrova con pagine di scarabocchi caotici, incerti su ciò che deve essere terminato. È qui che un verbale di riunione strutturato può essere un salvavita. Un modello ben progettato consente di catturare le discussioni e le decisioni in tempo reale.
In questo blog esploreremo otto modelli gratuiti di verbali di riunione che vi aiuteranno a rimanere organizzati, a garantire l'account e a trasformare le sessioni di brainstorming in passaggi attuabili che tutti possono seguire. 📋
**Che cosa sono i modelli di verbale di riunione?
I modelli di verbale di riunione sono documenti preformattati che registrano e organizzano i punti chiave, le decisioni e gli elementi d'azione discussi durante una riunione
Questi modelli standardizzati hanno solitamente sezioni per registrare la data della riunione, i partecipanti, gli elementi all'ordine del giorno, gli argomenti di discussione e le attività di follower.
L'utilizzo di questi modelli consente di mantenere la le note della riunione coerente in tutte le impostazioni, siano esse aziendali, accademiche o di altro tipo.
Ecco perché sono un ottimo strumento. 👇
- Consistenza: Ogni riunione ha lo stesso format, il che rende più facile il monitoraggio
- Efficienza: Velocizzano la presa di note in modo da potersi concentrare sulla conversazione
- Clarità: Avrete un registro chiaro e conciso a cui fare riferimento in caso di malintesi
- Account: I compiti e le scadenze sono definiti, aiutando tutti a mantenere la propria responsabilità
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Cosa rende un buon modello di verbale di riunione?
Una buona verbale di riunione il modello mantiene le cose semplici, chiare e organizzate. Inoltre, aiuta a catturare i dettagli giusti e a mantenere tutti sulla stessa pagina.
Vediamo gli elementi chiave che trasformano un modello di base in uno strumento indispensabile per qualsiasi riunione.
- Dettagli di base: Data, ora, posizione e scopo della riunione
- Partecipanti: Un elenco dei partecipanti, dei loro ruoli e degli assenti
- Programma: I punti chiave della discussione e il riepilogo/riassunto di ogni elemento di discussione
- Decisioni: Un registro di tutte le decisioni, comprese le votazioni
- Elementi di azione: Una lista di attività con assegnatari e scadenze
- Prossima riunione: La data, l'ora e il programma della prossima riunione
- Firma: Firma di chi prepara e approva il documento
- Documenti rilevanti: Tutti i documenti rilevanti per la riunione, come reportistica o presentazioni
8 Modelli gratuiti di verbali di riunione
La stesura di un verbale di riunione efficace non deve sembrare un lavoro faticoso.
Che si tratti di un piccolo team o di un aggiornamento di un progetto importante, è possibile utilizzare semplici modelli per risparmiare tempo. Preparazione di una riunione inizia con la scelta del giusto modello di verbale di riunione.
Ecco otto modelli gratis che vi permetteranno di mantenere note impeccabili. ✅
1. Modello di verbale di riunione ClickUp
Il primo del nostro elenco è il modello Modello di verbale di riunione ClickUp è una soluzione completa per il monitoraggio dei partecipanti, degli elementi all'ordine del giorno e dei punti d'azione durante le riunioni.
Durante lo svolgimento delle discussioni, è possibile annotare gli approfondimenti per ogni elemento per catturare tutti i punti chiave e le decisioni in tempo reale. Inoltre, è possibile registrare i partecipanti e taggarli in modo da tenere conto di tutti.
Volete personalizzare le note delle riunioni ? Questo modello è altamente flessibile. È possibile aggiungere campi per le scadenze, i ruoli dei partecipanti o altri dettagli che si adattano allo stile della riunione. Include anche funzionalità di monitoraggio e analisi per visualizzare i risultati e monitorare lo stato nel tempo.
📖 Leggi anche: Come gestire una riunione produttiva con tutte le mani (con modelli)
2. Modello di note per le riunioni ricorrenti di ClickUp
Il Modello di note per riunioni ricorrenti di ClickUp mantiene le riunioni ricorrenti efficienti e ben organizzate. È costruito per catturare le informazioni cruciali e garantire che il team rimanga allineato riunione dopo riunione.
Una delle sue funzionalità/funzione è la possibilità di rivedere rapidamente i verbali delle riunioni passate, rendendo più facile mantenere la continuità. È possibile stabilire un'unica fonte di verità per una collaborazione efficace e persino categorizzare le note con campi e stati personalizzati.
Questo modello dispone anche di più viste Elenco, Gantt, Carico di lavoro e Visualizzazione del calendario di ClickUp -in modo da poter monitorare le riunioni e le attività in base al flusso di lavoro. È molto più dinamico delle note statiche.
3. Modello ClickUp per dipendenti e manager 1-on-1
Il Modello per dipendenti e manager ClickUp 1-on-1 è uno strumento utile per rendere più efficaci e produttive le riunioni individuali del personale. Garantisce che le conversazioni siano mirate e vi aiuta a rimanere organizzati con controlli programmati.
Questo modello dettagliato di verbale di riunione offre anche diversi vantaggi chiave, quali:
- Fa risparmiare tempo grazie a un format di riunione strutturato
- Garantisce coerenza affrontando regolarmente gli argomenti chiave
- Spazi per una comunicazione aperta con spazio per il feedback
- Monitoraggio degli stati di avanzamento grazie a discussioni documentate
- Aumenta l'impegno dei dipendenti con un approccio mirato,produttività delle riunioni
👀 Bonus: Esplorate il nostro elenco degli migliori app di programmazione per migliorare la produttività e semplificare il coordinamento delle riunioni in tutta l'organizzazione.
4. Modello per le note delle riunioni dei client di ClickUp
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Il modello di ClickUp per le note sulle riunioni dei clienti è lo strumento perfetto per tenere traccia di tutte le vostre riunioni e discussioni con i clienti.
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Scarica questo modello
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Il Modello di note per le riunioni dei client di ClickUp semplifica l'acquisizione e l'organizzazione delle informazioni durante le riunioni con i clienti. È strutturato in modo da garantire che non vi sfugga nulla e allo stesso tempo è abbastanza flessibile da adattarsi alle esigenze specifiche di ogni cliente.
Questo modello conserva tutti i punti cruciali, dai programmi, ai feedback dei clienti, alle attività di follower, in un unico posto. È anche possibile monitorare delle riunioni con i clienti nel tempo, creando un registro chiaro delle discussioni e delle decisioni in corso.
Il modello garantisce interazioni coerenti in tutto il team. L'utilizzo dello stesso format per le note e le attività di follow-up offre ai client un'esperienza senza soluzione di continuità, indipendentemente dalla persona con cui lavorano.
Il monitoraggio degli elementi di azione e di follow-up direttamente nel modello consente di rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti. Questo dimostra la vostra attenzione e dedizione al loro esito positivo, approfondendo la relazione.
📖 Leggi anche: 10 migliori strumenti di riunione online per i team (Free e a pagamento)
5. Modello di reportistica per riunioni ClickUp
Il Modello di reportistica della riunione ClickUp offre un modo strutturato per catturare i dettagli critici, in modo da non perdere nulla di importante. Questo format vi aiuta a tenere sotto controllo i follower interni e a mantenere allineati la leadership e i membri del team.
Il modello descrive la riunione nei minimi dettagli, monitorando il facilitatore, l'annotatore, il cronometrista, la posizione della riunione, il tipo di riunione, la durata e persino il numero di partecipanti.
Inoltre, la sezione "Passaggi successivi" assicura un piano solido dopo la riunione. Con tutto ciò, il modello facilita la comunicazione e responsabilizza tutti, assicurando la produttività e l'efficacia delle riunioni.
Pro Tip: Stabilite limiti di tempo specifici per ogni impostazione durante le riunioni del consiglio di amministrazione per mantenere le discussioni focalizzate e garantire che tutti affrontino i problemi critici. Questo approccio impedisce a qualsiasi argomento di dominare la conversazione e rispetta il tempo di tutti, portando a risultati più produttivi per i membri del consiglio.
6. Modello per le riunioni ClickUp
Il Modello per le riunioni ClickUp offre una soluzione completa per gestire le riunioni in modo efficiente.
Invece di concentrarsi solo sulla programma della riunione o note, questo modello organizza tutti gli elementi del programma, le note e i follower, rendendo più facile rintracciare ciò che è stato discusso e ciò che deve accadere in seguito.
Utilizza Riunioni ClickUp per fornire un modo semplice di gestire e personalizzare il processo delle riunioni. È inoltre possibile modificare facilmente il modello in base alle proprie esigenze e collegarlo ad altri modelli collegati per una migliore continuità. Questo approccio interconnesso mantiene tutto allineato, evitando che le riunioni diventino eventi isolati.
Se cercate un modello che dia la priorità alla chiarezza e all'organizzazione delle riunioni, questo è il massimo.
È stato fenomenale vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Quello che prima ci portava via tre ore a settimana per la pianificazione e gli aggiornamenti degli eventi ora ci porta via poco più di un'ora. I team coinvolti hanno ora più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
Alaina Maracotta, Marketing eventi, Vida Health su ClickUp
7. Modello di riunione individuale dei dipendenti ClickUp
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Il modello di ClickUp per le riunioni uno-a-uno dei dipendenti è stato progettato per aiutarvi a impostare e gestire le riunioni uno-a-uno con i dipendenti.
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Il Modello di riunione individuale dei dipendenti ClickUp rende le riunioni individuali con i dipendenti più produttive e orientate agli obiettivi.
Incoraggia il dialogo aperto e il monitoraggio dello stato, offrendo ai gestori del team un modo chiaro per allineare gli oggetti individuali e di squadra. Il modello consente anche di prepararsi per le riunioni future riunioni del team che vi permetterà di organizzare il programma principale per il vostro prossimo incontro individuale.
Questo modello di ClickUp può essere adattato anche a team remoti. Il suo formato strutturato supporta check-in regolari, essenziali per gli ambienti di lavoro in cui le interazioni faccia a faccia sono rare. ClickUp Brain migliora questo processo riepilogando/riassumendo le note delle riunioni e le discussioni critiche. Automatizza le trascrizioni e contribuisce a creare una base di conoscenze completa per il team. In questo modo, il team può rimanere in connessione e allineato, indipendentemente dal luogo o dal fuso orario in cui si trova.
💡 Suggerimento per i professionisti: Esplora Strumenti di IA per le riunioni per semplificare i processi di preparazione e follow-up. Questi strumenti possono gestire i verbali delle riunioni, analizzare le tendenze delle discussioni e persino ricordare ai membri del team le attività assegnate, rendendo le riunioni più fluide ed efficaci.
8. Modello di verbale di riunione di Canva
Via: Canva
Il Modello di verbale di riunione di Canva offre un modo visivamente accattivante e flessibile per documentare le riunioni.
Permette di modificare il testo, regolare i colori e riorganizzare il layout in base alle proprie esigenze, assicurando che il verbale formale della riunione metta in evidenza i punti essenziali mantenendo un aspetto visivamente accattivante.
Il modello è stato progettato per mantenere le cose organizzate e cancellate. Consente di registrare dettagli critici come la data della riunione, i partecipanti, gli elementi da trattare e altre informazioni rilevanti.
💡 Suggerimento: Creare un modello di lista di controllo per la preparazione delle riunioni che include elementi essenziali come la data della prossima riunione e una revisione delle note della riunione precedente. Questa pratica garantisce che i partecipanti arrivino preparati e comprendano ciò che è stato discusso l'ultima volta e ciò che deve essere preso in considerazione nella prossima riunione Bacheca.
'Riunione' delle esigenze di documentazione con ClickUp
Ora che disponete di una solida serie di modelli di verbali di riunione dettagliati, siete pronti a catturare i dettagli "minuti" (per usare un gioco di parole) e a strutturare le vostre riunioni.
Potrete mantenere tutti allineati utilizzandoli per riunioni individuali, check-in con i client o riunioni dei dirigenti.
ClickUp trasforma il semplice prendere appunti in un potente e completo strumento di registrazione e project management. Grazie alla perfetta integrazione con la gestione delle attività, è possibile trasformare le discussioni in azioni in tempo reale.
Assegnate attività, stabilite priorità, monitorate le scadenze e rendete tutti responsabili, il tutto dalla stessa piattaforma che utilizzate per gestire i vostri progetti. Iscrivetevi a ClickUp ed evita la seccatura delle note delle riunioni non strutturate!